Las mejores prácticas para mantener un inventario de hardware detallado

Steve Manjaly julio 28, 2022
- 8 minutos de lectura

La gestión de los activos y del hardware no es fácil ni siquiera en organizaciones relativamente pequeñas con 20 o 30 empleados. A medida que el tamaño de la organización aumenta, se hace aún más difícil hacer un seguimiento de todas las laptops, impresoras y otros hardwares. Aquí es donde resulta útil contar con un inventario detallado de los activos de IT, que permite realizar un seguimiento de los dispositivos y equipos que posee o utiliza la organización. En las próximas líneas, entonces, exploraremos qué es un inventario de hardware, así como las 10 mejores prácticas para su mantenimiento.

¿Qué es un inventario de hardware? 

Un inventario de hardware es una lista detallada de todo el hardware utilizado en una organización. Esto incluye laptops, teléfonos y otros dispositivos usados por los empleados, además de equipos comunes como routers, impresoras y casi todos los dispositivos electrónicos que pertenecen a la empresa. 

La lista también tendrá datos de quién los utiliza, cuándo se compraron, información sobre la garantía, el estado de actualización de los software y otras cuestiones relevantes del mantenimiento de los dispositivos. 

La mayoría de las organizaciones suelen utilizar un software de gestión de activos de IT o un software de inventario de hardware para mantenerlo. Además de contar con una base de datos, el software ayudará a la organización a desplegar actualizaciones y a garantizar que los dispositivos funcionen correctamente. 

InvGate Insight es una de estas herramientas, que proporciona a las empresas una visión amplia de todos los activos.

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Ahora veamos algunas de las mejores prácticas de inventario de hardware. 

Consejos de gestión de inventario de hardware

Utiliza un software de gestión de inventario de hardware

Una hoja de Google o un archivo de Excel pueden ser suficientes para gestionar el inventario cuando sólo hay que ocuparse de unos pocos dispositivos y la organización es pequeña. Pero invertir en un software de gestión de activos de IT transformará positivamente tu inventario de hardware, ya que permitirá ayudarte a realizar un seguimiento de tus dispositivos, así como brindarte detalles acerca de si son seguros y si tienen las últimas actualizaciones, todo ello sin exceder tu presupuesto de IT.

Las soluciones de gestión de activos están diseñadas para ampliar el equipo de IT y reducir su carga de trabajo. Las más modernas vienen con funciones automatizadas de descubrimiento y seguimiento de activos e incluso ayudan a gestionar las compras y los gastos. 

Añade toda la información relevante

Para que el inventario de hardware sea eficaz, es mejor tener más datos en lugar de menos cuando se trata de los dispositivos. Las lagunas de información pueden obstaculizar la eficacia del sistema. 

El tipo de información varía según el tipo de dispositivo. Por ejemplo, para una laptop el sistema operativo es un dato relevante, mientras que ésto no se aplica a un router. 

Pero en general, para todos los dispositivos se añade información relacionada con el proveedor, dónde se encuentra, quién lo utiliza, su historial de servicio, etc. 

Además, toda esta data debe actualizarse constantemente. Porque es posible que se añadan nuevos dispositivos, que se sustituyan los antiguos, que se introduzcan nuevas actualizaciones de software y, para obtener los mejores resultados, el inventario debe reflejar los datos más recientes.

Etiqueta tus dispositivos

Esto se aplica a todos los dispositivos, pero especialmente a los que se transportan, como las laptops, los smartphones o tablets. 

La mayoría de las organizaciones colocan etiquetas para hacer un seguimiento de sus dispositivos. Pero una opción más rápida y eficaz sería utilizar códigos QR o etiquetas RFID. Son más fáciles de escanear y facilitan el mantenimiento de la información de los dispositivos. 

También se pueden utilizar etiquetas RFID para hacer un seguimiento y evitar pérdidas en el caso de dispositivos caros o con archivos o información sensible. 

Utiliza la automatización

La automatización es tu gran aliado a la hora de mantener un inventario detallado de los activos informáticos. 

El software de inventario de hardware moderno viene con toda una serie de capacidades de automatización. Incluso el proceso de creación del inventario puede automatizarse. 

Las soluciones de gestión de activos como InvGate Insight pueden escanear la red para producir una lista detallada de todo el hardware conectado, junto con data sobre el software utilizado, el estado de los dispositivos e incluso la información financiera relacionada con el dispositivo. 

Además de la detección de activos, también puedes automatizar las actualizaciones de software, las compras de hardware, etc. 

Con la automatización, el equipo de IT estará disponible para tareas más importantes en lugar de ocuparse de cuestiones simples o rutinarias. 

La automatización también garantizará un servicio de calidad, ya que es menos probable que se pierda algo, como los parches de seguridad o el mantenimiento.

Integra, integra e integra

Para obtener los mejores resultados, integra tu inventario de hardware con otras herramientas y software que utilice tu equipo de IT. 

Por ejemplo, al conectar tu inventario de hardware con tu solución de Service Desk, puedes mantener el primero actualizado y, al mismo tiempo, ofrecer una mejor experiencia a través del servicio de atención al cliente. 

O al integrar el software de gestión de activos con la solución ERP, los empleados pueden planificar con precisión los proyectos futuros. 

Además del Service Desk, la gestión de activos también desempeña un papel importante en otras actividades de la organización: mejorará el flujo de trabajo y reducirá las dependencias. 

Por ejemplo, durante el onboarding, deben ser configurados los equipos de los nuevos empleados. Al integrar el software de gestión de activos con la Base de Conocimientos, el departamento de recursos humanos puede planificar eficazmente el proceso de incorporación de estos trabajadores. 

Monitorea continuamente 

Como ocurre con la mayoría de las cuestiones de IT, el inventario de hardware no puede hacerse una sola vez y dejarlo hasta que se necesite. Es importante actualizarlo periódicamente para garantizar que todo el hardware está en buenas condiciones y que funciona correctamente. El monitoreo continuo evitará, además, la pérdida o el robo de dispositivos, así como cualquier amenaza de ciberseguridad. 

GarthMJ, moderador de Windows-noob, recomienda no establecer una hora determinada y programarla para el inventario del hardware, ya que puede causar problemas con los servidores. 

Además, en una organización grande, los empleados pueden estar trabajando en diferentes momentos. Si utilizas un inventario de hardware automatizado, no todos los dispositivos estarán conectados mientras se realiza el inventario.

Planifica cuidadosamente tu presupuesto 

La planificación del presupuesto es una actividad importante en el mantenimiento de un inventario de hardware. De esta manera, te aseguras que tu organización tiene el hardware adecuado en las cantidades requeridas. Y puede ayudarte a ofrecer un servicio de IT de calidad sin exceder tu presupuesto. 

Al preparar el presupuesto de IT, ten en cuenta todo el inventario de hardware de tu organización y los recursos necesarios para mantenerlo. Esto incluye las sustituciones, adquisiciones y reparaciones de hardware, las licencias de software, etc.

El software avanzado de gestión de inventario de hardware viene con herramientas de planificación financiera. Por ejemplo, las herramientas de medición de software ayudarán a garantizar que las licencias se utilicen de forma eficiente. También puede mostrar los próximos gastos en términos de vida útil del hardware y el software. 

Utiliza los datos y los insights

La mayoría de los programas de gestión de inventario de hardware proporcionan una gran cantidad de información que puede hacer que la gestión de activos sea más eficiente en cuanto a recursos al mostrarte tendencias y patrones, como la duración de un determinado dispositivo o las licencias de software que debes comprar en un año. 

También puedes utilizar estos datos para planificar las actividades de reparación o mantenimiento sin que implique la inactividad de los equipos. 

Y, como ya se ha comentado, esos datos del inventario de hardware permiten planificar el presupuesto y tomar mejores decisiones de compra. Por ejemplo, esa información podrá mostrar la infrautilización de los recursos de hardware, así como los cuellos de botella en el flujo de trabajo causados por la dependencia de hardware.  

No comprometas la seguridad

El inventario de hardware desempeña un papel fundamental a la hora de mantener la seguridad de la organización frente a las ciberamenazas. 

Pero también es importante mantener la seguridad del proceso de inventario. Así que toda la comunicación de los dispositivos y los servidores durante el descubrimiento y el monitoreo de los activos debe estar encriptada. 

Un inventario de hardware que no siga las prácticas de seguridad adecuadas puede servir de lista de compra o de guía para los hackers. Al hacerse con los inventarios de hardware, acceden a otros dispositivos y causan estragos en la red. También es fundamental mantener seguro el sistema de gestión de inventarios. 

Preguntas frecuentes

¿Qué es un software de gestión de inventario de hardware?

Un software de gestión de inventario de hardware mantiene la información detallada sobre todo el hardware disponible en una organización. Más que una hoja de Excel, este software recopila automáticamente una lista de todos los dispositivos conectados a una red y la data completa relacionada con ellos. 

También puede realizar pruebas de mantenimiento e instalar actualizaciones de software automáticamente en estos dispositivos, e incluso permitir a los administradores de IT controlarlos de forma remota. 

¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de crear y mantener un inventario de hardware?

El error más común sería no invertir en un software de gestión de inventario de hardware o en un software de gestión de activos. Este es el caso de las organizaciones pequeñas, pero incluso algunas de tamaño medio o grande que confían en un Excel, en hojas de Google o en los registros en papel. 

Con estas prácticas manuales, lo más probable es que no figuren todos los dispositivos. Pero incluso si creas un inventario preciso, éste no rastreará el estado de los dispositivos en tiempo. Los dispositivos pueden extraviarse o perder los parches de software. En conclusión, el inventario no estará nunca actualizado. 

¿Son lo mismo el inventario de activos de IT y el inventario de hardware?

Aunque a menudo se utilizan indistintamente, existen sutiles diferencias entre ambos. 

El inventario de hardware describe los bienes de hardware disponibles para la venta, mientras que el inventario de activos despliega el hardware que la organización está utilizando. 

Y en el caso del inventario de activos, incluye otros activos como el software, mientras que el inventario de hardware se limita a eso: el hardware. 

En cierto modo, el inventario de hardware podría describirse como un componente de la gestión de activos.

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