La Gestión del Inventario de Hardware de IT es muy compleja, incluso para las organizaciones pequeñas, con 20 o 30 empleados. Cuando las empresas son más grandes, el seguimiento de todas las laptops, impresoras y demás dispositivos se convierte en algo más difícil aún, similar a armar un rompecabezas con miles de piezas.
Sin embargo, tenemos buenas noticias: con las estrategias y herramientas adecuadas, es posible superar esos obstáculos y obtener el control de tu inventario de hardware, maximizando su valor y reduciendo los costos.
Para lograr una eficaz Gestión del Inventario de Hardware son esenciales dos componentes clave: un inventario de activos de IT preciso y una estrategia de Gestión de Activos de IT (ITAM).
El primero constituye la columna vertebral de una eficiente Gestión de Hardware. Y cuando se complementa con la segunda, se obtiene un enfoque holístico al momento de gestionar todo el ciclo de vida de los activos de IT, que abarca la adquisición, el despliegue, el mantenimiento y la eliminación.
Aquí vamos a profundizar sobre qué es un inventario de hardware, su importancia y mejores prácticas. Y también la forma de inventariar equipos informáticos con InvGate Insight, así como los aspectos más importantes a tener en cuenta en un software de Gestión del Inventario de Hardware.
¿Qué es la Gestión del Inventario de Hardware de IT?
La Gestión del Inventario de Hardware de IT es el proceso sistemático de seguimiento, organización y control de los activos de hardware dentro de una organización. Esto incluye todos los dispositivos físicos y equipos esenciales para el funcionamiento de una infraestructura de IT, como laptops, teléfonos, servidores, routers, impresoras y todos los instrumentos electrónicos que pertenecen a la empresa.
En el ámbito más amplio de la Gestión de Activos de Hardware (HAM) -que es una parte integral de las prácticas eficaces de la Gestión de Activos de IT (ITAM)-, la Gestión del Inventario de Hardware desempeña un papel vital.
Así pues, el proceso sirve de base para el éxito de la HAM al proporcionar un registro exhaustivo y preciso de todos los activos de hardware que posee y utiliza la organización. También reúne información sobre las especificaciones, ubicaciones, garantías y estado de uso de los dispositivos a lo largo de su ciclo de vida.
Con todo esto, es posible gestionar eficazmente los recursos de hardware, asegurar una utilización óptima, reducir costos y agilizar las operaciones de IT.
Inventario de hardware vs. inventario de software
Aunque los inventarios de hardware y de software deben concebirse juntos y constituyen dos aspectos esenciales de la Gestión de Activos de IT, también resulta fundamental tener en cuenta sus diferencias.
En este sentido, el primero se refiere al seguimiento y la gestión de los dispositivos físicos dentro de una organización, mientras que el segundo se ocupa del manejo de las distintas aplicaciones de software y licencias instaladas en el hardware.
¿Por qué es necesaria la Gestión del Inventario de Hardware?
Un sistema de Gestión del Inventario de Hardware es muy importante por las siguientes razones:
- Optimizar recursos.
- Cumplir con las licencias de software.
- Garantizar la seguridad y protección de los datos.
- Contar con una presupuestación y planificación financiera.
- Disponer de un soporte y un mantenimiento informáticos eficientes.
Ventajas y desventajas del inventario de hardware
Si bien la Gestión del Inventario de Hardware de IT aporta varias ventajas a las organizaciones, también implica algunos desafíos para que se ejecute correctamente. Analicemos sus pros y sus contras.
Pros de la Gestión del Inventario de Hardware de IT
- Optimización de costos: con el seguimiento de tus activos de hardware, las organizaciones identificarán los que no se encuentran en uso o están infrautilizados. Esta información permitirá tomar mejores decisiones sobre futuras compras, actualizaciones y sustituciones.
- Cumplimiento de las normativas: las organizaciones podrán acatar las reglas del sector, los requisitos de licencia y las normas de seguridad.
- Seguridad de los activos: ayudará a monitorear el uso autorizado del hardware, identificar los dispositivos no autorizados o no contabilizados e implementar las medidas de seguridad adecuadas para proteger aquellos que son valiosos.
Contras de la Gestión del Inventario de Hardware de IT
- Cantidad de tiempo: requiere recursos dedicados para rastrear, documentar y actualizar la base de datos del inventario. Además de la asignación adecuada de dichos recursos, es necesario el uso de herramientas automatizadas para simplificar la tarea.
- Escalabilidad: el seguimiento y la gestión de un gran número de dispositivos en varias ubicaciones puede resultar abrumador si no se dispone de sistemas y procesos sólidos.
- Precisión de los datos: la Gestión del Inventario de Hardware de IT requiere un esfuerzo continuo para mantener la información exacta, incluyendo actualizaciones periódicas a medida que se añaden nuevos, se sustituyen o retiran activos existentes y también cuando se producen cambios en las configuraciones de hardware.
Cómo inventariar equipos informáticos con InvGate Insight
Un inventario de activos informáticos resulta esencial para una eficiente Gestión del Inventario de Hardware. Si bien esta tarea puede parecer abrumadora, InvGate Insight la facilita al ofrecer la posibilidad de crear un inventario de activos unificado en sólo 24 horas.
El secreto de InvGate Insight es que te permite poblar el inventario de diversas maneras, según las necesidades de tu empresa y la información previa. Veamos en detalle las distintas alternativas para cargar y hacer el seguimiento de los activos.
1. Instala un Agente en tus dispositivos
El Agente de Insight instalado en computadoras, servidores y dispositivos móviles es una de las formas más simples y rápidas de actualizar tu inventario. Este método añade automáticamente los activos y proporciona información detallada y periódica acerca de los estados. Además, cuenta con alertas, configuraciones de reglas de salud y monitoreo en tiempo real.
2. Aprovecha la función Discovery
La función Discovery de InvGate Insight utiliza un servidor proxy para escanear la red e identificar los dispositivos conectados a Internet. Configurando el rango IP, las organizaciones mapean gradualmente sus activos, segmentándolos por subred o ubicación. Este proceso puede automatizarse para rastreos periódicos, garantizando que el inventario se mantenga actualizado. Además, ¡es ideal para detectar dispositivos no autorizados en la red de tu empresa!
3. Usa la integración con la nube
InvGate Insight permite agregar dispositivos móviles desde servicios en la nube como Azure, AWS o JAMF. Al iniciar sesión, las organizaciones sincronizan los activos y acceden a ellos junto a otros datos del inventario.
4. Carga un archivo .xls o .csv
Si no deseas utilizar los agentes, tienes la opción de crear un inventario de activos físicos descargando la plantilla .xls, completándola y subiéndola a Insight. Este método es particularmente útil para migrar desde un inventario de hoja de cálculo Excel existente. También es ideal si necesitas hacer un seguimiento de los suministros de oficina y otros activos no informáticos.
5. Crea activos manualmente
Si bien no es ideal para un número importante de activos, la creación manual de un inventario constituye un método básico para agregar elementos. Además, ofrece flexibilidad para personalizar la información de entrada y es adecuado para actualizar los activos existentes.
6. Importa usuarios y ubicaciones
También puedes unificar tu inventario importando usuarios y ubicaciones desde un archivo .xls o un almacenamiento en la nube. Dichos activos se vinculan a sus dispositivos correspondientes para una Gestión de Activos completa.
Para mejorar tu estrategia de Gestión de Activos de IT, aprovecha las siguientes funciones adicionales que proporciona InvGate Insight:
- Asigna códigos QR a los activos para acceder rápidamente a su información.
- Incorpora geolocalización para recuperarlos en caso de extravío.
- Crea alertas para recibir notificaciones sobre problemas específicos de los activos.
- Configura reglas de salud para los dispositivos con agentes instalados que te permitan monitorear su estado.
- Gestiona los contratos vinculando la información de los activos con las garantías, los datos del proveedor y los datos financieros.
- Realiza un seguimiento de la depreciación de los activos, configurando la ficha financiera.
- Genera y programa reportes para monitorear los Indicadores Clave de Rendimiento.
- Utiliza paneles de control para obtener una representación visual de las métricas de los activos.
10 mejores prácticas de la Gestión del Inventario de Hardware
En las próximas líneas presentamos algunas de las mejores prácticas de Gestión del Inventario de Hardware de IT que respaldarán y optimizarán el proceso.
1. Utiliza un software de Gestión del Inventario de Hardware
Una hoja de Google o un archivo de Excel es suficiente en el caso de contar con unos pocos dispositivos y cuando la organización es pequeña. Sin embargo, un software de Gestión de Activos de IT transformará y mejorará completamente tu inventario de hardware y tu práctica general de ITAM, ya que te ayudará a realizar un seguimiento de tus dispositivos, te asegurarás de que estén protegidos y que poseen las últimas actualizaciones, todo ello sin exceder tu presupuesto de IT.
Las soluciones de Gestión de Activos como InvGate Insight están diseñadas para ampliar el equipo de IT, pero reduciendo su carga de trabajo, porque incluye funciones automatizadas de descubrimiento y seguimiento de activos, y también ayuda a gestionar tus compras y gastos.
2. Añade toda la información relevante
Para que un inventario de hardware resulte eficaz, aplica la frase “mejor menos que más”. Sin embargo, las lagunas en los datos pueden obstaculizar su eficacia.
Entonces es fundamental saber qué incluir. De hecho, el tipo de información puede variar según el tipo de dispositivo. Por ejemplo, el sistema operativo es relevante para una laptop, no así para un router.
Pero como guía, los datos indispensables para todos los dispositivos son aquellos relacionados con el proveedor, dónde se encuentran, quiénes lo utilizan, historial de servicio, etc.
Además, esta información debe actualizarse constantemente: si se añaden nuevos dispositivos, se sustituyen los antiguos o se introducen actualizaciones de software. Y el inventario tiene que reflejar los datos más recientes para obtener los mejores resultados.
3. Normaliza tus datos
La normalización de datos es el proceso de organizar y estructurar la información en un formato estandarizado en todo tu inventario de hardware. Este procedimiento garantiza la coherencia y la precisión, además de facilitar el análisis y la elaboración de reportes eficaces. También se evitan situaciones en las que los mismos activos tienen nombres diferentes o se contabilizan como artículos distintos.
Con un software avanzado de Gestión del Inventario de Hardware como InvGate Insight, la normalización de datos se maneja automáticamente, lo que implica que se elimina el esfuerzo manual, se ahorra tiempo y se reduce el riesgo de errores.
4. Etiqueta tus dispositivos
Todos los dispositivos deben contar con etiquetas, muy especialmente los que se trasladan, como las laptops, los smartphones o las tablets. La mayoría de las organizaciones colocan stickers. Pero una opción más rápida y eficaz es utilizar códigos QR o etiquetas RFID. Estas últimas son ideales para realizar un seguimiento y evitar pérdidas en el caso de dispositivos caros o con archivos o información confidencial. Ambas opciones son seguras, fáciles de escanear y simplifican la tarea de mantener actualizados los datos de los activos.
5. Utiliza la automatización
La automatización es tu gran aliada a la hora de mantener un inventario de hardware. Las soluciones modernas vienen con una serie de capacidades de automatización, incluyendo el que permite crear el inventario.
Así, por caso, InvGate Insight escanea a través de la red y genera una lista detallada de todo el hardware conectado a ella, junto con información relacionada, como el software, el estado del dispositivo y los datos financieros de cada máquina.
Otros propósitos de la automatización de la Gestión del Inventario de Hardware son los siguientes: permite el cuidado y el seguimiento de los activos a lo largo de su ciclo de vida, facilita el monitoreo proactivo con alertas de estado en tiempo real, genera reportes completos sobre la utilización del hardware, la garantía y el historial de mantenimiento.
6. Integra, integra e integra
Para obtener óptimos resultados, integra tu inventario de hardware con otras herramientas y software que use tu equipo de IT. Por ejemplo, al conectar tu instrumento ITAM con tu solución de service desk, mantendrás tu inventario actualizado y, al mismo tiempo, ofrecerás una mejor experiencia a través de tu service desk. Al integrar el software de Gestión de Activos con tu solución ERP, las partes interesadas pueden planificar con precisión los proyectos futuros.
La Gestión de Activos también desempeña un papel importante en otras actividades de la organización, ya que permite optimizar el flujo de trabajo y reducir las dependencias. Por ejemplo, en el onboarding, cuando los nuevos empleados deben recibir su equipo. En ese contexto, el departamento de RRHH puede planificar eficazmente este proceso integrando el software de Gestión de Activos con la base de conocimiento de la organización.
7. Monitorea continuamente
Como ocurre con la mayoría de las cuestiones de IT, el inventario de hardware no se hace una sola vez y para siempre. Es importante actualizarlo periódicamente para asegurarse de que todo el hardware está en buenas condiciones y funciona en forma correcta. El monitoreo continuo evitará la pérdida o el robo de los dispositivos así como cualquier amenaza a la ciberseguridad.
Cabe aclarar que si los empleados trabajan en horarios diferentes, no todos los dispositivos estarán en línea mientras se realiza el inventario de hardware automatizado.
8. Planifica cuidadosamente tu presupuesto
La planificación del presupuesto es una actividad esencial en el mantenimiento de un inventario de hardware. Porque te aseguras de que tu organización dispone de los activos adecuados en las cantidades necesarias. Todo esto, te ayuda a ofrecer un servicio de IT de calidad a tu organización, sin exceder el presupuesto en este rubro.
A la hora de planificar, ten en cuenta no sólo el costo de compra inicial del hardware, sino también los asociados a lo largo de su ciclo de vida. El Coste Total de Propiedad o Total Cost of Ownership (TCO) incluye varios gastos, como la adquisición, el despliegue, el mantenimiento, las reparaciones, las licencias de software y la eventual eliminación.
La solución avanzada de Gestión del Inventario de Hardware ofrece herramientas de planificación financiera para facilitarles a los responsables de IT la tarea de planear presupuestos. Por ejemplo, las de medición de software ayudan a garantizar que las licencias se utilicen de forma eficiente.
El software de Gestión de Activos también puede notificarte sobre los próximos gastos de vida útil de hardware y software.
9. Utiliza los datos y la información
La mayoría de los software de Gestión del Inventario de Hardware proporciona mucha información, lo cual hace que el manejo de activos sea más eficiente en cuanto a recursos. Puede mostrarte tendencias y patrones, como la vida útil de un determinado dispositivo o el número de licencias de software que tendrás que comprar en un año. Además, estos datos los usarás para planificar actividades de reparación o mantenimiento sin detener el servicio o caer en tiempos de inactividad de los equipos.
Y, como ya comentamos, también tienes la posibilidad de aprovechar los datos del inventario de hardware para planificar presupuestos y tomar decisiones de compra. A su vez, la información te mostrará la infrautilización de los recursos de hardware y los cuellos de botella en el flujo de trabajo causados por las dependencias de hardware.
10. No comprometas la seguridad
El inventario de hardware desempeña un papel fundamental a la hora de mantener la seguridad en la organización frente a las ciberamenazas. Pero también es esencial garantizar la seguridad en el proceso de inventario. Por lo tanto, toda la comunicación de los dispositivos y los servidores durante la detección y el monitoreo de activos deberá estar cifrada.
Un inventario de hardware que no sigue las prácticas de seguridad adecuadas actúa como una lista de la compra inservible. Además, las ciberamenazas podrían acceder a dispositivos del inventario y causar estragos en la red. En conclusión, debes garantizar que tu sistema de Gestión del Inventario sea seguro.
Características imprescindibles del software de Gestión del Inventario de Hardware
El software de Gestión del Inventario de Hardware debe contar con varias características imprescindibles para mejorar su capacidad al momento de rastrear, manejar y optimizar los activos. Aquí presentamos algunas.
Base de datos de activos centralizada
Para almacenar toda la información relevante de los activos, un software de Gestión del Inventario de Hardware tiene que ofrecer una base de datos centralizada, donde incluir especificaciones del dispositivo, fechas de compra, datos de la garantía, ubicación y usuarios asignados.
Una base de datos única y completa permite acceder fácilmente a información precisa y actualizada sobre tu inventario de hardware.
Seguimiento automatizado de activos
La automatización es una característica crucial que permite ahorrar tiempo y mejorar la precisión de la Gestión del Inventario de Hardware. El software debe realizar un seguimiento automático de los cambios de estado de los activos, incluyendo la asignación de dispositivos, el traslado de ubicaciones o el historial de mantenimiento.
La instalación de un Agente con InvGate Insight constituye un enfoque eficaz para establecer y garantizar un inventario preciso, ya que así es posible recibir regularmente información en tiempo real sobre tus activos de hardware, eliminando el riesgo del error humano y minimizando los esfuerzos manuales innecesarios.
Escaneo de códigos de barras o QR
El software debe admitir funciones de escaneo de códigos de barras o QR para agilizar el proceso de añadir nuevos activos a tu inventario y actualizar su estado. De este modo, se automatiza la introducción de datos, a la vez de minimizar los errores manuales, haciendo que el seguimiento y la gestión de los activos de hardware sean más rápidos y eficientes.
Con InvGate Insight puedes crear y asignar directamente un código QR a tus dispositivos, por lo que no necesitarás utilizar software de terceros ni hardware específico para la impresión.
Reportes y análisis de inventario
Un software robusto de Gestión del Inventario de Hardware debe ofrecer capacidades integrales de reportes y análisis, los cuales tienen que ser personalizables y proporcionar información sobre la utilización de los activos, el historial de mantenimiento, la depreciación y otras métricas clave.
Estas estadísticas te ayudarán a tomar decisiones informadas, identificar tendencias, optimizar la asignación de recursos y planificar futuras necesidades de hardware.
Con InvGate Insight, puedes personalizar tus paneles según las métricas clave de ITAM más relevantes para tu organización. Además, es posible generar reportes personalizados, descargarlos y compartirlos según tus preferencias.
Categorización y agrupación de activos
Un software de Gestión de Inventario de Hardware eficaz te permite categorizar y agrupar tus activos en función de varios criterios, como el tipo de dispositivo, el departamento, la ubicación o el estado. De este modo, podrás organizar tu inventario para alinearlo con tus necesidades específicas, facilitando la localización y el análisis de dichos dispositivos cuando lo requieras.
InvGate Insight cuenta con la función de generar etiquetas inteligentes para identificar activos, movimientos no autorizados o cambios de forma automática.
Interfaz fácil de usar
Una interfaz fácil de usar resulta esencial para una navegación eficiente e intuitiva dentro del software de Gestión del Inventario de Hardware.
Sus características principales incluyen buen diseño, visualmente atractiva y sencilla de entender, incluso para usuarios sin conocimientos técnicos. A su vez, debe ofrecer menúes, íconos y etiquetas claros que simplifiquen tareas como añadir nuevos activos, actualizar información o generar reportes.
Una interfaz sensible e intuitiva mejora la adopción por parte del usuario, reduce el tiempo de formación y aumenta la productividad en la Gestión del Inventario de Hardware.
Integración con otros sistemas
La perfecta integración con otros sistemas, como los de compras, help desk o herramientas de Gestión de Servicios resulta esencial para una eficaz Gestión del Inventario de Hardware.
La integración facilita el flujo de datos fluido y reduce la necesidad de introducir información manualmente en varias plataformas. Además, permite aprovechar los sistemas y procesos existentes, a la vez que mantiene datos precisos y coherentes en los distintos departamentos.
Seguridad
La seguridad es un aspecto crítico de la Gestión de Activos de Hardware, teniendo en cuenta que contiene información sensible. Al elegir una solución de software es importante que incluya funciones de seguridad que protejan tus datos y garanticen la integridad de tu infraestructura de IT.
Con las funciones de InvGate Insight, es posible detectar dispositivos que ejecutan software no autorizado, recibir alertas de aquellos que poseen versiones de software obsoletas y sin mantenimiento, y comprobar los activos cuya garantía está próxima a vencer.
Alertas y notificaciones
El software de Gestión del Inventario de Hardware debe proporcionar funciones de alerta y notificación para estar al tanto de los eventos y cambios importantes relacionados con el inventario, como tareas de mantenimiento programadas, niveles bajos de stock o cualquier otra cuestión crítica que requiera atención.
Las alertas y notificaciones te ayudan a gestionar de forma proactiva tus activos de hardware y a tomar las medidas oportunas para evitar interrupciones.
Soporte
Un servicio de atención al cliente confiable y receptivo es crucial cuando se utiliza un software de Gestión del Inventario de Hardware. Así que busca proveedores que ofrezcan esta prestación, incluido el acceso a una base de conocimiento, documentación, tutoriales y materiales de capacitación.
Un servicio de atención al cliente rápido y útil a través de diversos canales, como el correo electrónico, el chat o el teléfono, es de gran ayuda para resolver problemas, responder preguntas o proporcionar orientación cuando sea necesario.
Además, garantiza que se puedan aprovechar al máximo las ventajas del software y solucionar cualquier inconveniente durante la implementación o el uso diario.
Conclusión
La Gestión del Inventario de Hardware es crucial para que las organizaciones puedan realizar un seguimiento, gestionar y optimizar sus activos de forma eficiente. Constituye una parte central de las prácticas de Gestión de Activos de IT, que contribuye a la racionalización de las operaciones informáticas, al ahorro de costos, al cumplimiento de las normas y a la mitigación de los riesgos.
Para establecer una base sólida en la gestión racionalizada del inventario resulta fundamental implementar mejores prácticas, incluyendo el uso de un software de Gestión del inventario de Hardware, el monitoreo continuo y el mantenimiento de la seguridad.
Si bien la creación de un inventario de hardware unificado puede parecer una tarea ardua, InvGate Insight lo hace sencillo. Debido a sus características, te ayuda a mejorar la eficiencia, la precisión y la accesibilidad, permitiéndote tomar decisiones informadas y optimizar la utilización de tu inventario de activos. Así que solicita una prueba gratuita de 30 días o explora la demostración en vivo para comprobarlo tú mismo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se organiza el inventario de hardware?
Aquí, algunos consejos para organizar el inventario de hardware:
- Crea una lista de todos tus activos de hardware.
- Asigna identificadores únicos.
- Agrupa tus activos en categorías lógicas.
- Implementa una base de datos centralizada.
- Revisa y actualiza periódicamente tu inventario.
¿Qué ejemplo existe de inventario de hardware?
Un ejemplo de inventario de hardware puede ser una lista exhaustiva o una base de datos que incluya información detallada sobre todos los activos que posee o utiliza una organización.
He aquí un ejemplo de cómo sería un inventario de hardware para una laptop:
Etiqueta de activo/número de serie: LT00123
Tipo de dispositivo: laptop
Marca/Modelo: Dell Latitude 7490
Sistema Operativo: Windows 10 Pro
Procesador: Intel Core i7-8550U
RAM: 16 GB
Almacenamiento: 512 GB SSD
Tamaño de pantalla: 14 pulgadas
Fecha de compra: 2022-03-15
Vencimiento de la garantía: 2024-03-14
Usuario asignado: John Smith
Ubicación: Departamento de Marketing, 3ª planta
¿Cuáles son las dos herramientas habituales para crear inventarios de hardware?
Las dos herramientas habituales que se suelen utilizar para crear inventarios de hardware son las hojas de cálculo y el software específico de Gestión de Inventarios.
¿Cuáles son los cuatro tipos de sistemas de Gestión de Inventarios?
Los cuatro tipos de sistemas de Gestión de Inventarios son los siguientes:
- Gestión Periódica del Inventario: es el tipo más sencillo, que consiste en contar los activos de forma periódica, por ejemplo, una vez por mes o por trimestre.
- Gestión Permanente del Inventario: mantiene un registro actualizado y en tiempo real de los niveles del inventario. Para ello, utiliza tecnología como códigos de barras, etiquetas RFID u otros métodos de seguimiento.
- Gestión Justo a Tiempo del Inventario (JIT, Just in Time): sólo hace pedidos cuando se necesitan. Si bien puede ayudar a reducir costos, también genera situaciones críticas en el stock si la demanda no se prevé con precisión.
- Planificación de Necesidades de Material (MRP, Material Requirements Planning): utiliza las previsiones de demanda para crear un calendario de pedidos de materiales. Garantizar que se dispone de la cantidad adecuada de stock en el momento oportuno.
¿Cómo mantener organizado el hardware?
He aquí algunos consejos sobre cómo mantener organizado el hardware:
- Designa un espacio de guardado físico.
- Etiquétalo todo.
- Crea una documentación clara y completa.
- Inspecciona y mantén periódicamente tus activos de hardware.
- Aplica medidas de seguridad.
¿Cómo encontrar un ID de activo de hardware?
Para encontrar un ID de activo de hardware, sigue estos pasos:
- Busca un sticker o etiqueta.
- Comprueba la documentación.
- Comprueba el embalaje.
- Utiliza un software de gestión.
- Contacta al fabricante o proveedor.
