Los activos fijos constituyen la columna vertebral de toda organización. Desde edificios y maquinaria hasta vehículos y equipos, son los recursos de larga duración que garantizan el funcionamiento las operaciones e impulsan el crecimiento del negocio. Por eso, es fundamental realizar su seguimiento, mantenimiento y contabilidad.
En este artículo, analizamos qué es un activo fijo, cómo se deprecia con el tiempo, cuál es la mejor forma de gestionarlo de manera eficaz y cómo ayuda el rastreo del ciclo de vida y el contar con un software adecuado.
Definición de activo fijo
Los activos fijos son recursos tangibles de larga duración que utiliza una empresa para operar y producir bienes o servicios. Aunque resultan esenciales para el negocio, se consideran de vida extensa porque no se pueden vender rápidamente ni convertir en efectivo. Algunos ejemplos son los edificios, la maquinaria, los terrenos, el mobiliario y los vehículos.
Si bien el término suele aplicarse a elementos físicos, algunas empresas también clasifican determinados bienes intangibles (como marcas comerciales, patentes o fondo de comercio) como activos fijos cuando proporcionan beneficios económicos a largo plazo.
Tipos de activos fijos
El significado de los activos fijos varía de una organización a otra: por ejemplo, un tractor podría formar parte del inventario de una empresa que los fabrica, pero sería un activo fijo para una compañía agrícola que lo utiliza para la producción.
A pesar de estas diferencias, es posible considerar estos tipos de activos fijos:
#1. Terrenos
Los terrenos representan uno de los activos fijos más estables que posee una empresa. No se deprecia con el tiempo. Sin embargo, cualquier mejora (vallas, iluminación o estacionamientos) se registra por separado y puede depreciarse.
#2. Edificios
Se trata de oficinas, fábricas, depósitos y locales comerciales. Son esenciales para las operaciones y suelen depreciarse gradualmente a lo largo de su vida útil, ya que reflejan el desgaste.
#3. Maquinaria y equipo
Esta categoría abarca todas las máquinas y herramientas utilizadas para producir bienes o prestar servicios. Algunos ejemplos son los equipos industriales, los de fabricación o los instrumentos para la construcción.
#4. Vehículos
Los vehículos de la empresa, los camiones de reparto o los aviones se consideran activos fijos cuando brindan soporte a las operaciones comerciales. Además, se espera que se usen durante varios años.
#5. Mobiliario y accesorios
Los escritorios, las sillas, las estanterías, los sistemas de iluminación y otros muebles similares también ayudan a mantener las operaciones diarias, pero suelen depreciarse con el tiempo.
#6. Equipos informáticos
Los equipos informáticos son las computadoras, los servidores y los periféricos que operan los diversos departamentos. En comparación con otros activos, tienden a depreciarse rápidamente, por lo cual su ciclo de vida es relativamente corto.
#7. Software (en casos específicos)
El software se considera un activo fijo si se compra, posee y utiliza por un tiempo prolongado para proporcionar apoyo a las operaciones. Casos como los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP - enterprise resource planning) o las herramientas de contabilidad entran dentro de este grupo.
Sin embargo, el software basado en suscripción o en la nube (SaaS) representa un gasto operativo, en lugar de un activo fijo.
Ejemplos de activos fijos
Para comprender mejor cómo resultan en la práctica, aquí algunos ejemplos de activos fijos en diferentes sectores:
- Empresas manufactureras: maquinaria, líneas de producción, autoelevadores y depósitos.
- Compañías tecnológicas: servidores, mobiliario de oficina y software con licencia utilizado durante más de un año.
- Construcción: maquinaria pesada, como grúas, excavadoras y camiones.
- Locales minoristas: tiendas, exhibidores y sistemas de puntos de venta.
- Instituciones educativas: edificios escolares, equipos de laboratorio y autobuses.
- Organizaciones sanitarias: dispositivos médicos, equipos de diagnóstico e infraestructura hospitalaria.
Gestión de la vida útil del activo fijo
La gestión de la vida útil del activo fijo se refiere al proceso completo de administración de dicho recurso, desde su adquisición hasta su eliminación. Su objetivo es garantizar que se controle con precisión, se mantenga adecuadamente y se utilice de forma óptima durante su existencia.
Un ciclo de vida bien definido ayuda a las organizaciones a planificar las inversiones de capital, supervisar la depreciación y tomar decisiones estratégicas sobre reparaciones, sustituciones o eliminaciones. También favorece el cumplimiento de las normas de información financiera y reduce el riesgo de pérdida o mala gestión de los activos.
A continuación presentamos las principales etapas del ciclo de vida de los activos fijos de una empresa:
#1. Adquisición
Esta fase implica la compra del activo y el registro del costo inicial, que cubre no solo el precio, sino también los impuestos, la entrega, la instalación y los gastos de configuración.
Las políticas de capitalización claras garantizan la coherencia en la forma en que se inscriben y valoran los recursos.
#2. Despliegue y uso
Una vez adquirido, el activo se instala o se pone en servicio. Aquí resulta esencial realizar un seguimiento de su ubicación, usuario asignado y función operativa para asegurar una utilización adecuada y la responsabilidad de quien corresponda.
En este punto, la organización comienza a beneficiarse del valor productivo del bien.
#3. Mantenimiento y monitoreo
A lo largo de su vida útil, el activo debe pasar por diversos procesos de mantenimiento para que funcione de manera eficiente y así evitar tiempos de inactividad inesperados.
Las inspecciones periódicas, el mantenimiento preventivo y las reparaciones prolongan su vida, a la vez de mejorar el retorno de la inversión.
Esta etapa también contempla la supervisión del rendimiento y la actualización de los registros para reflejar posibles cambios en sus condiciones.
#4. Depreciación y valoración
A medida que envejece o se usa el bien, su valor disminuye, es decir, se deprecia o amortiza, lo cual se registra periódicamente en los estados financieros de la organización.
El seguimiento preciso de la amortización de los activos fijos ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas contables, a la vez de proporcionar información sobre la verdadera contribución financiera de un recurso.
#5. Eliminación o sustitución
Cuando un activo llega al final de su vida útil, se procede a su venta, reciclaje o sustitución. Esto es, la eliminación de los registros de la empresa, la evaluación de su valor residual y la implementación de los procedimientos adecuados de extracción de los datos y del descarte siguiendo las pautas medioambientales, cuando corresponda.
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Depreciación de los activos fijos
Una de las principales características de los activos fijos es que su valor disminuye con el tiempo, es decir, se deprecia.
La depreciación de los activos fijos se produce cuando se desgastan por el uso, envejecen o quedan obsoletos debido a los avances tecnológicos o a los cambios en los procesos.
La amortización permite a las empresas distribuir el costo de un activo a lo largo de su vida útil, en lugar de registrar el gasto total de una sola vez. Así, ofrece una visión más precisa del rendimiento financiero en la empresa y del valor real de sus recursos.
¿Cómo funciona la amortización de los activos fijos?
Cada año, una parte del costo original del activo se aborda como un gasto en la cuenta de los resultados, mientras que el valor restante se muestra en el balance. La depreciación acumulada refleja el importe total del valor perdido desde su compra.
Por ejemplo, una empresa que compra un camión por US$ 50.000 y espera utilizarlo durante cinco años podría amortizarlo en US$ 10.000 al año. Así, al cabo de tres años, el valor contable sería de US$ 20.000 (50.000 - 30.000 de depreciación acumulada).
¿Cómo calcular la depreciación?
Para calcular la depreciación, existen diferentes métodos. Estos son los más habituales utilizado por la mayoría de las organizaciones:
- Lineal: el activo pierde la misma cantidad de valor cada año durante su vida útil.
- Saldo decreciente: el activo pierde más valor en los primeros años y menos en los posteriores.
- Unidades de producción: la depreciación depende del uso que se le dé al activo, lo cual es habitual en el caso de la maquinaria y los vehículos.
Cualquiera sea el enfoque elegido, éste debe reflejar cómo el activo aporta valor a la empresa a lo largo del tiempo.
5 características imprescindibles del software de control de activos fijos
Si bien el software de control de activos fijos ofrece muchas funciones útiles, hay algunas que son realmente esenciales. A continuación, presentamos cinco características imprescindibles que todo sistema de este tipo tendría que incluir:
#1. Registro centralizado de activos
Una base de datos unificada almacena toda la información relevante sobre cada activo, es decir, la compra, el costo, la ubicación, el número de serie, el usuario asignado y el estado. Esto proporciona una visibilidad completa, a la vez de garantizar la precisión de los detalles en todos los departamentos.
#2. Seguimiento y monitoreo de los activos
Para una gestión eficaz, es clave saber dónde se encuentran los activos, quién los utiliza y en qué estado se encuentran. Las herramientas modernas brindan la posibilidad de usar códigos QR, de barras o etiquetas RFID para automatizar las actualizaciones sobre la ubicación y así reducir el trabajo manual.
#3. Rastreo automatizado de la depreciación
Dado que la depreciación es una de las características clave de los activos fijos, merece un seguimiento específico. Las funciones especializadas calculan y aplican automáticamente la amortización según el método elegido (lineal, saldo decreciente o unidades de producción) para mantener la precisión de los informes financieros y el cumplimiento normativo.
#4. Gestión del ciclo de vida y del mantenimiento
Esta función cubre todas las etapas de la vida útil de un activo (desde la adquisición hasta la eliminación), a la vez de ayudar a los equipos a programar el mantenimiento preventivo, realizar un rastreo de las garantías y registrar el historial de servicio.
Una gestión adecuada del ciclo de vida maximiza el valor y reduce el tiempo de inactividad.
#5. Reportes y análisis
Los tableros y los informes personalizados brindan información sobre el rendimiento, la utilización, la depreciación y los costos de mantenimiento de los activos. Dichos análisis contribuyen a planificar presupuestos, prever sustituciones y tomar mejores decisiones de inversión.
Administración de activos fijos con InvGate Asset Management
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Para las organizaciones que buscan realizar una administración de activos fijos, InvGate Asset Management constituye la solución ideal. Diseñada para gestionar tanto los recursos tecnológicos como los que no lo son, proporciona una visión completa de la infraestructura, lo cual ayuda al seguimiento, mantenimiento y optimización a lo largo de su ciclo de vida.
Estas son algunas de las principales funciones que ofrece InvGate Asset Management:
- Base de datos centralizada: crea y mantiene un inventario de activos fijos con múltiples métodos de recopilación, tanto de forma manual como automática, cubriendo todo el portfolio con un mínimo esfuerzo.
- Seguimiento exhaustivo: de manera automática para los activos de IT a través del agente InvGate instalado en computadoras y servidores; y manualmente o mediante ingresos personalizados para los bienes no tecnológicos.
- Rastreo de los activos fijos: para los recursos físicos de IT, InvGate brinda un sólido seguimiento, con la posibilidad de imprimir códigos QR que facilitan el etiquetado y la identificación. Además, se están desarrollando integraciones para mejorar aún más el rastreo de los bienes que no son informáticos.
- Cálculo automático de la depreciación: utilizando el método lineal, se pueden definir reglas por tipo de activo, fabricante o vida útil para garantizar datos financieros precisos y planificar las sustituciones con facilidad.
- Reportes y tableros personalizados: genera informes automáticos y paneles visuales para supervisar el valor, la depreciación y el rendimiento de los activos. Esta información ayudará a tomar decisiones más estratégicas y a planificar a largo plazo.
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Prácticas recomendadas para la Gestión de Activos Fijos de una empresa
Para proteger la inversión y asegurar registros financieros precisos, aquí una serie de prácticas recomendadas para la gestión de activos fijos de una empresa:
1. Mantener un inventario actualizado de los activos fijos
El inventario debe estar detallado y ser preciso, con información sobre la ubicación, el estado, el costo de adquisición y el propietario. Esto ayudará a evitar la pérdida, agilizar las auditorías y garantizar el cumplimiento de las normas contables.
2. Utilizar un software confiable de seguimiento
Para automatizar la recopilación de los datos, las actualizaciones y los cálculos de depreciación, es menester contar con un software de gestión o seguimiento de los activos fijos. Herramientas como InvGate Asset Management simplifican el rastreo, la elaboración de reportes y la toma de decisiones, al tiempo que reducen el esfuerzo manual.
3. Etiquetar los bienes para facilitar su identificación
Un sistema de etiquetado de los activos fijos con códigos QR o de barras permite a los equipos localizar y verificar rápidamente dichos bienes durante las auditorías, así como para las tareas de mantenimiento o las transferencias.
Además, mejora la visibilidad y las responsabilidades.
4. Monitoreo regular de la depreciación
Otra de las prácticas recomendadas es el seguimiento de la depreciación de los activos fijos a lo largo del tiempo para mantener la precisión de los datos financieros.
La gestión automatizada de la amortización garantiza que los registros reflejen el valor real de cada activo, lo cual facilita la toma de decisiones más inteligentes sobre su sustitución o actualización.
5. Revisión y optimización de las políticas
Para alinearlas con los objetivos operativos y financieros, es clave evaluar periódicamente las políticas de Gestión de los Activos Fijos mediante la definición de umbrales de capitalización claros, la actualización de los ciclos de vida y la revisión de los procesos de eliminación o sustitución para maximizar el valor.
