Posiblemente tengas un inventario completo y exhaustivo de los activos IT de tu organización, pero ¿qué pasa con el inventario de activos fijos? Si te limitas a la tecnología, dejas afuera los activos no informáticos o fijos, lo cual te impide gestionarlos de forma rentable.
Por eso, es esencial elaborar un inventario de activos fijos, junto con los de hardware y software. De esta manera, contarás con un inventario unificado que te permitirá acceder a los activos y las relaciones existentes entre ellos para poder actuar en consecuencia.
InvGate Asset Management te brinda todo lo que necesitas para hacer un seguimiento de los activos fijos, incluyendo categorías y campos personalizados, relaciones entre activos, generación de reportes y muchos otros beneficios que involucran un inventario IT.
¡Vamos a conocerlos!
¿Qué es un inventario de activos fijos?
Un inventario de activos fijos es un registro detallado y sistemático de todos los activos fijos que posee una empresa o organización. Pero, ¿qué son los activos fijos?
Los activos fijos son bienes que una empresa o organización posee y utiliza para generar ingresos, producir bienes o servicios, o para realizar sus operaciones. Estos activos tienen una vida útil prolongada, generalmente superior a un año, y no se consumen o agotan rápidamente.
Ejemplos de activos fijos incluyen:
- Edificios y propiedades
- Maquinaria y equipo
- Vehículos
- Equipos de oficina y tecnología
Un inventario de activos fijos es un registro que contiene información detallada sobre cada activo fijo, incluyendo: Descripción del activo, fecha y costo de adquisición, valor actual, ubicación, etc.
El objetivo de un inventario de activos fijos es proporcionar una visión clara y precisa de los activos que posee una empresa o organización, lo que permite:
- Tomar decisiones informadas sobre la adquisición, mantenimiento y reemplazo de activos
- Optimizar el uso y la utilización de los activos
- Reducir costos y mejorar la eficiencia
- Cumplir con los requisitos legales y regulatorios
No olvides unificar tu inventario con los demás activos que tienes, como hardware y software, para tener una visión completa de tus recursos y tomar decisiones informadas.
Cómo crear un inventario de activos en 4 simples pasos [+Video Tutorial]
4 razones para hacer un inventario de activos fijos
Independientemente del tamaño o la industria donde opera tu empresa, un inventario de activos fijos generado con InvGate Asset Management te traerá varios beneficios a tu trabajo diario. Aquí, cuatro razones para hacerlo de inmediato:
- Precisión: contar con un inventario completo, actualizado y preciso ayudará a tu organización a estar al tanto de sus activos y, en consecuencia, a tomar decisiones informadas sobre una mejor asignación de recursos y una óptima elaboración de presupuestos.
- Optimización: mediante el seguimiento y el monitoreo regulares del uso de los activos fijos, identificarás aquellos que están infrautilizados para reubicarlos en otras áreas de la empresa donde seguramente serán más valiosos, optimizando su uso y reduciendo el despilfarro.
- Cumplimiento: un inventario de activos fijos ayudará a tu organización a cumplir los requisitos y las normas del sector.
- Seguridad: la supervisión de tus activos mejorará la seguridad de tu organización, reducirá el riesgo de pérdida o robo y facilitará algunos procesos, como el onboarding y el offboarding.
Cómo crear un inventario de activos fijos con InvGate Asset Management
Para crear un inventario de activos fijos simplemente debes agregar los activos a InvGate Asset Management. Nuestra solución viene con una lista preconfigurada de categorías, pero si ninguna de ellas se ajusta a tus necesidades, puedes crear y personalizar una nueva.
Para definir las categorías personalizadas, debes ir a Configuración >> Activos >> Tipo y hacer clic en "Agregar". Aquí, puedes nombrar el tipo de activo, elegir los campos obligatorios y seleccionar un icono de nuestra biblioteca para localizarlo fácilmente. También es posible establecer las categorías existentes en el menú. Esto resultará muy útil para los sectores de la minería y la educación, así como para cualquier otro rubro que necesite realizar un seguimiento de activos fijos específicos.
Ahora que ya tienes las categorías personalizadas (o las predefinidas), añades los activos fijos de dos maneras:
- Para crear un nuevo CI manualmente, basta con ir al botón "+" de la parte superior, seleccionar el tipo de activo que deseas incorporar y completar los campos.
- Para importar un archivo con los datos de los activos, elige la opción "Importar CIs", descarga la plantilla CSV y complétala con los detalles requeridos (esta es una gran alternativa para aquellos que están migrando de excel a un software ITAM). Luego, sube el archivo a tu instancia, y listo.
Cómo hacer un seguimiento de los activos fijos
Una vez hecho el inventario de activos fijos, es hora de realizar el seguimiento. La clave es completar y mantener actualizados todos los detalles de los activos (los que rellenaste al crearlo). Esto te ayudará a encontrarlos cuando los busques en tu inventario.
Para ello, debes ir a la barra de búsqueda en el menú "Activos". InvGate Asset Management ofrece muchos filtros y operadores diferentes, y utiliza el lenguaje natural y la IA a tu favor para encontrar los activos en cuestión de segundos.
Beneficios adicionales de usar InvGate Asset Management para rastrear los activos fijos
Además de todos los beneficios de contar con un inventario de activos fijos, existen ventajas adicionales al utilizar InvGate Asset Management:
- Códigos QR: puedes crear, asignar e imprimir códigos QR directamente desde nuestra herramienta ITAM. Adjúntalos a tus activos físicos y escanéalos para conocer sus características.
- ID personalizable: es posible seguir utilizando la nomenclatura de activos de tu empresa como ID de inventario.
- Asignación de activos: crea relaciones entre activos (asígnalos a usuarios, ubicaciones o incluso contratos).
- Personalización: añada etiquetas inteligentes y campos personalizados a cada activo o tipo de activo para mejorar las búsquedas y los informes.
- Reportes: crea informes sobre tus activos fijos para tomar decisiones más inteligentes.
Qué es la Gestión de Activos y Cómo Implementarla en Empresas
5 consejos para tu inventario de activos fijos
Antes de cerrar, queremos sumar estos consejos para tu gestión de activos fijos:
- Nosotros recomendamos que tengas en cuenta la vida útil de tus activos fijos y planes de renovación o reemplazo a largo plazo. Esto te permitirá anticipar y planificar mejor tus necesidades de mantenimiento y adquisición de nuevos activos.
- Asegúrate de que tu inventario de activos fijos esté alineado con tus objetivos y estrategias empresariales. Por ejemplo, si estás planeando expandir tus operaciones, debes considerar cómo tus activos fijos actuales se ajustarán a las nuevas necesidades.
- Sigue la depreciación de tus activos fijos para tener una visión clara de su valor y vida útil. También es importante para reflejar con precisión el valor de los activos fijos en tus estados financieros y cumplir con los requisitos contables y regulatorios.
- Usa reportes para identificar patrones y tendencias en el uso y el desgaste de tus activos fijos. Esto puede ayudarte a optimizar su utilización y a reducir costos.
- Considera la posibilidad de implementar un programa de mantenimiento preventivo para tus activos fijos. Esto puede ayudarte a reducir el riesgo de fallas y a prolongar la vida útil de tus activos.
Puntos clave
Un inventario de activos fijos creado en InvGate Asset Management es exactamente lo que necesitas para optimizar tus tareas diarias. Te ayudará a tener todos los datos de los activos en un solo lugar, mejorará tu seguridad y tus finanzas, además de garantizarte que cumples todas las normativas que rigen en tu organización.
Asimismo, sabrás cómo se están usando, dónde y a quién están asignados, si están infrautilizados, y de qué modo y a quién o quiénes afecta su mal funcionamiento.
También puedes aprovechar la personalización de InvGate Asset Management para crear categorías y campos que mejor se ajusten a tus necesidades, y sacar el máximo provecho de sus funciones de seguimiento y reportes.
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