Inventario de activos fijos: cómo crearlo y hacer un seguimiento de activos no informáticos

Melisa Wrobel febrero 10, 2023
- 5 min read

El objetivo principal del software ITAM es proporcionar un inventario completo y exhaustivo de los activos IT de tu organización. Sin embargo, si lo limitas a la tecnología dejas afuera los activos no informáticos o fijos, lo cual te impide gestionarlos de forma rentable.

Por eso, es esencial elaborar un inventario de activos fijos, junto con los de hardware y software. De esta manera, contarás con un inventario unificado que te permitirá acceder a los activos y las relaciones existentes entre ellos para poder actuar en consecuencia.

InvGate Insight te brinda todo lo que necesitas para hacer un seguimiento de los activos fijos, incluyendo categorías y campos personalizados, relaciones entre activos, generación de reportes y muchos otros beneficios que involucran un inventario IT.

¡Vamos a conocerlos! 

 

5 razones para hacer un inventario de activos fijos

Independientemente del tamaño o la industria donde opera tu empresa, un inventario de activos fijos generado con InvGate Insight te traerá varios beneficios a tu trabajo diario. Aquí, cinco razones para hacerlo de inmediato:

  • Precisión: contar con un inventario completo, actualizado y preciso ayudará a tu organización a estar al tanto de sus activos y, en consecuencia, a tomar decisiones informadas sobre una mejor asignación de recursos y una óptima elaboración de presupuestos.
  • Optimización: mediante el seguimiento y el monitoreo regulares del uso de los activos fijos, identificarás aquellos que están infrautilizados para reubicarlos en otras áreas de la empresa donde seguramente serán más valiosos, optimizando su uso y reduciendo el despilfarro.
  • Cumplimiento: un inventario de activos fijos ayudará a tu organización a cumplir los requisitos y las normas del sector.
  • Seguridad: la supervisión de tus activos mejorará la seguridad de tu organización, reducirá el riesgo de pérdida o robo y facilitará algunos procesos, como el onboarding y el offboarding.
  • Licencias gratuitas: puedes tener un inventario de activos fijos sin costo adicional en InvGate Insight, ya que aquellos que no son rastreados remotamente tampoco involucran pagos añadidos de licencia. 

Cómo crear un inventario de activos fijos con InvGate Insight 

Para crear un inventario de activos fijos simplemente debes agregar los activos a InvGate Insight. Nuestra solución viene con una lista preconfigurada de categorías, pero si ninguna de ellas se ajusta a tus necesidades, puedes crear y personalizar una nueva. 

Para definir las categorías personalizadas, debes ir a Configuración >> Activos >> Tipo y hacer clic en "Agregar". Aquí, puedes nombrar el tipo de activo, elegir los campos obligatorios y seleccionar un icono de nuestra biblioteca para localizarlo fácilmente. También es posible establecer las categorías existentes en el menú. Esto resultará muy útil para los sectores de la minería y la educación, así como para cualquier otro rubro que necesite realizar un seguimiento de activos fijos específicos.

Ahora que ya tienes las categorías personalizadas (o las predefinidas), añades los activos fijos de dos maneras:

  • Para crear un nuevo CI manualmente, basta con ir al botón "+" de la parte superior, seleccionar el tipo de activo que deseas incorporar y completar los campos. 
  • Para importar un archivo con los datos de los activos, elige la opción "Importar CIs", descarga la plantilla CSV y complétala con los detalles requeridos (esta es una gran alternativa para aquellos que están migrando de excel a un software ITAM). Luego, sube el archivo a tu instancia, y listo.

Cómo hacer un seguimiento de los activos fijos

Una vez hecho el inventario de activos fijos, es hora de realizar el seguimiento. La clave es completar y mantener actualizados todos los detalles de los activos (los que rellenaste al crearlo). Esto te ayudará a encontrarlos cuando los busques en tu inventario.

Para ello, debes ir a la barra de búsqueda en el menú "Activos". InvGate Insight ofrece muchos filtros y operadores diferentes, y utiliza el lenguaje natural y la IA a tu favor para encontrar los activos en cuestión de segundos.  

Beneficios adicionales de usar InvGate Insight para rastrear los activos fijos

Además de todos los beneficios de contar con un inventario de activos fijos, existen ventajas adicionales al utilizar InvGate Insight: 

  • Códigos QR: puedes crear, asignar e imprimir códigos QR directamente desde nuestra herramienta ITAM. Adjúntalos a tus activos físicos y escanéalos para conocer sus características.
  • ID personalizable: es posible seguir utilizando la nomenclatura de activos de tu empresa como ID de inventario.
  • Asignación de activos: crea relaciones entre activos (asígnalos a usuarios, ubicaciones o incluso contratos).
  • Personalización: añada etiquetas inteligentes y campos personalizados a cada activo o tipo de activo para mejorar las búsquedas y los informes.
  • Reportes: crea informes sobre tus activos fijos para tomar decisiones más inteligentes.

Puntos clave

Un inventario de activos fijos creado en InvGate Insight es exactamente lo que necesitas para optimizar tus tareas diarias. Te ayudará a tener todos los datos de los activos en un solo lugar, mejorará tu seguridad y tus finanzas, además de garantizarte que cumples todas las normativas que rigen en tu organización.  

Asimismo, sabrás cómo se están usando, dónde y a quién están asignados, si están infrautilizados, y de qué modo y a quién o quiénes afecta su mal funcionamiento.

También puedes aprovechar la personalización de InvGate Insight para crear categorías y campos que mejor se ajusten a tus necesidades, y sacar el máximo provecho de sus funciones de seguimiento y reportes.

¿Demasiado bueno para ser verdad? Compruébalo tú mismo solicitando una prueba gratuita de 30 días. Y no olvides que todos los datos que incluyas en esta fase pueden convertirse posteriormente en tu instancia de trabajo.

Evaluate InvGate as Your ITSM Solution

30-day free trial - No credit card needed