El Coste Total de Propiedad o Total Cost of Ownership (TCO) aparece frecuentemente cuando se habla de gestión de IT. Sin embargo, no todos conocen su utilidad. La mayoría de las veces, el costo de un activo de IT se asocia a su compra o al pago de la licencia. Pero no es el único gasto a tener en cuenta.
Hay varios costos relacionados, involucrados en el TCO, como el mantenimiento, el soporte y la garantía. Por eso, resulta muy útil, ya que te brinda una idea clara de cuánto estás invirtiendo en tus activos.
Dado que existen numerosas variables, esta métrica de gestión de activos de IT (ITAM) es difícil de calcular, especialmente si no se disponen de las herramientas adecuadas para obtener la información actualizada.
En este artículo vamos a detallar cómo calcular el TCO, y explorar una herramienta para hacerlo fácil y correctamente: InvGate Insight.
¿Qué es el Coste Total de Propiedad?
El TCO, cuyo seguimiento te ayudará en tu trabajo diario, mide los costos totales asociados a un activo, que surgen a lo largo de su ciclo de vida.
El Coste Total de Propiedad contempla los siguientes ítems:
- Precio de compra.
- Configuración e instalación.
- Capacitación.
- Gastos legales y de licencia.
- Hosting.
- Soporte del sistema.
- Mantenimiento de hardware y software.
Sumando estas cifras, las organizaciones comprenderán mejor cuánto gastan en cada activo, así como el costo total de adquirir otros nuevos. Además, les permite comparar distintas opciones para obtener la solución adecuada de acuerdo a sus necesidades a un valor total competitivo.
Ventajas y desventajas del TCO
El Coste Total de Propiedad resulta muy beneficioso para que tu organización planifique eficazmente su estrategia ITAM. Sin embargo, también existen ciertas dificultades que debes tener en cuenta a la hora de realizar su seguimiento.
Entre las ventajas, encontramos las siguientes:
- Visibilidad: te ayuda a identificar el costo total preciso de un activo.
- Mejor toma de decisiones: comparar sencillamente diferentes soluciones e identificar cuál es la más rentable a largo plazo.
- Planificación presupuestaria: colabora con la asignación de recursos de una manera más eficiente al momento de comprar los activos.
Como contracara de las ventajas, el TCO conlleva algunas dificultades, como la incorporación de todos los costos implicados, porque algunos son complicados de calcular:
- Incluso con una estimación, no siempre es posible saber exactamente cuánto se gastará en el mantenimiento de un producto.
- Es complejo identificar algunos costos que no están relacionados en forma directa con el activo y se encuentran sujetos a variaciones externas (como la capacitación o los gastos legales).
La fórmula del Coste Total de Propiedad
Ahora veremos cómo calcular el TCO de tus activos. Para iniciar el proceso, las empresas deben detectar e incorporar todos los costos asociados a los activos informáticos que están rastreando. Una vez identificados, la fórmula es la siguiente:
TCO = Coste inicial (I) + Coste de mantenimiento (M) + Coste restante (R)
Componentes del Coste Total de Propiedad
Vamos a analizar en detalle los tres elementos principales de la fórmula:
- Coste inicial (I): es el precio de compra de un activo informático. Podría ser desde la adquisición de un nuevo hardware o software, los gastos de configuración e instalación, hasta cualquier gasto adicional asociado con la puesta en marcha.
- Coste de mantenimiento (M): gastos corrientes, como licencias, suscripciones y otras cuestiones relacionadas con el servicio.
- Coste restante (R): gastos adicionales asociados al activo, como las tasas de hosting, capacitación y educación, soporte del sistema y temas legales o relacionados con el cumplimiento de la normativa.
Cómo aprovechar el Coste Total de Propiedad de IT con InvGate Insight
La principal ventaja que ofrece InvGate Insight a la hora de calcular tu Coste Total de Propiedad es que proporciona una visión completa y ordenada de los costos de tus activos de IT.
Nuestro software ITAM te permite crear un inventario unificado de tus activos, incluyendo hardware, software, usuarios, ubicaciones, contratos y CIs personalizados. También te brinda la posibilidad de registrar el costo de cada activo independiente y de acceder fácilmente a los datos a través de su perfil. Además, puedes generar reportes y obtener una visión rápida de los costos de un grupo de activos utilizando la barra de búsqueda, los filtros y los condicionales.
Supongamos que deseas revisar una pieza de software. Con sólo abrir su perfil, accederás a los siguientes datos:
- Licencias.
- Soporte y mantenimiento.
- Contratos asociados.
- Otros activos relacionados, como características de las flags, usuarios con licencia y dispositivos donde está instalado.
Así, con un solo clic, obtendrás la información actualizada sobre la mayoría de las variables necesarias para calcular el TCO de ese software.
InvGate Insight también incluye funciones de automatización para aumentar la precisión del Coste Total de Propiedad. Por ejemplo, es posible hacer un seguimiento de la depreciación de un activo para determinar el valor que perderá con el tiempo. Esto es útil para PCs, tablets y smartphones. O puedes automatizar la fecha de vencimiento del contrato y recibir las notificaciones correspondientes, así como estar al tanto de la gestión del ciclo de vida del contrato.
4 ejemplos de TCO para poner en práctica
Ahora que sabes cómo calcular el Coste Total de Propiedad y los beneficios de usar InvGate Insight para eso, es posible que te hayan surgido muchas ideas para ponerlo en práctica, pero no sabes por dónde comenzar. Así que veamos algunos ejemplos:
- Coste Total de Propiedad en la nube vs. on-premise: si estás considerando una solución de IT empresarial, acude al TCO para decidir qué te conviene más (en la nube u on-premise). En general, el costo inicial de implementación para la nube es inferior, pero los gastos corrientes, como los de mantenimiento y administración, pueden ser superiores.
- Coste Total de Propiedad del hardware: este cálculo te permite saber cuánto gastas y si es viable adquirir más. Al evaluar el TCO, recuerda incluir el precio de compra inicial junto con cualquier costo posterior relacionado con ese activo específico.
- Coste Total de Propiedad del software: al igual que con el hardware, te ayudará a gestionar tu presupuesto de forma más eficiente. No olvides contemplar las licencias o actualizaciones adicionales que serán necesarias durante la vida útil de un activo.
- Coste Total de Propiedad de la infraestructura de IT: invertir en este ítem resulta complejo, porque se pueden dejar afuera piezas esenciales. Así que conviene crear una CMDB para comprender qué incluir. Además proporciona una visión completa que facilita el cálculo correcto del TCO de todo tu estructura de IT.
Resumen
El cálculo del Coste Total de Propiedad resulta esencial para optimizar tu presupuesto y obtener una visión completa y acertada del dinero que estás gastando en tu infraestructura informática. Para hacer los cálculos, recuerda utilizar la fórmula TCO=I+M+R.
Para tomar decisiones basadas en esta métrica, es fundamental contar con información precisa y actualizada. Esto no lo conseguirás con un Excel o una hoja de cálculo, sino con una herramienta adecuada, como InvGate Insight.
Insight te proporcionará todos los datos necesarios en tiempo real, para que tu TCO nunca esté desactualizado. Y esto incluye una CMDB, un inventario de activos de IT, funciones de automatización y varias otras ventajas que puedes explorar con nuestra prueba gratuita de 30 días. Hazlo ahora y accede a una visión total de tus costos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo reducir el Coste Total de Propiedad?
La mejor forma de reducir el Coste Total de Propiedad es aprovechar el software de gestión de activos de IT, ya que te proporcionará una visión completa de tu infraestructura de IT así como de los costos asociados. Además, con una herramienta específica, podrás automatizar los procesos, como las notificaciones de vencimiento de contratos y la depreciación de activos. De este modo, mantendrás tus datos actualizados y precisos.
¿Cuál es la diferencia entre el Coste del Ciclo de Vida y el TCO?
El TCO es una métrica global que tiene en cuenta el costo de propiedad de cualquier activo a lo largo de toda su vida útil. Incluye la adquisición, el mantenimiento, los gastos de sustitución y los pagos adicionales relacionados con el servicio. Mientras que el Coste del Ciclo de Vida es un concepto más limitado que sólo tiene en cuenta los costos directos asociados a la adquisición, el mantenimiento y la sustitución del activo. No abarca ningún costo adicional relacionado con el servicio.
¿Por qué es importante el Coste Total de Propiedad?
El TCO es un concepto importante a la hora de invertir en cualquier activo o servicio porque, al comprender los costos totales asociados a la propiedad, es posible tomar decisiones más informadas sobre la elaboración de presupuestos y el gasto a largo plazo.
¿Puede considerarse al TCO un parámetro del éxito?
El TCO es una herramienta utilizada para medir cuánto te cuesta poseer tus activos y calcular el rendimiento de la inversión a lo largo del tiempo. Aunque no suele considerarse un parámetro del éxito, te dará una idea si una inversión concreta resultó positiva.
¿Cómo se mide el TCO?
El TCO puede medirse utilizando diversos métodos. Nosotros recomendamos la fórmula TCO= Coste inicial (I) + Coste de mantenimiento (M) + Coste restante (R).
¿Cuándo debe realizarse el TCO?
El TCO debe realizarse siempre que se adquiera un activo nuevo o se actualice uno existente. Además, hay que recalcularlo periódicamente para garantizar su exactitud y que muestre cualquier cambio en los patrones de uso o en los costos asociados
