La Gestión de Activos de Hardware o Hardware Asset Management (HAM) es un componente esencial de la Gestión de Activos de IT. Si se ejecuta correctamente, permite reducir costos y garantizar la disponibilidad del equipo adecuado para las partes interesadas en el momento que lo necesitan. Además, asegura que los activos de hardware se puedan encontrar siempre.
En este artículo, te presentaremos la Gestión de Activos de Hardware, describiremos algunas de sus principales ventajas, analizaremos las fases del ciclo de vida de la HAM y exploraremos las mejores formas de comenzar.
Sigue leyendo para conocer todo esto en más detalle.
¿Qué es la Gestión de Activos de Hardware?
La HAM es la práctica que cuida los activos de hardware de IT. En síntesis, vigila los componentes físicos que conforman tu entorno vivo, incluidos PCs de escritorio, laptops, servidores y equipos de red, a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la adquisición hasta la retirada y el reciclaje.
La Gestión de Activos de Hardware forma parte de la práctica general de ITAM. Debe integrarse cuidadosamente con el service desk y las funciones financieras para garantizar que apoya plenamente a tu departamento de IT.
Al combinar el software ITSM e ITAM, la HAM es capaz de reducir el costo de los equipos y, al mismo tiempo, ayudar a resolver incidentes y solicitudes de servicio. Si lo haces correctamente, dispondrás de un conjunto de hardware en stock constante para distribuirlo de forma inteligente por tu organización y en función de las peticiones que lleguen a través de tu service desk. Esto puede ahorrar tiempo y evitar molestias a los usuarios finales.
HAM vs. SAM
¿Cuáles son las diferencias entre HAM y SAM? Como mencionamos, HAM se centra en garantizar que se aplican las prácticas y procesos correctos para gestionar, controlar y proteger el patrimonio de hardware de IT. Mientras que la Gestión de Activos de Software o SAM (Software Asset Management) se ocupa de los activos de software de IT. Examinemos ambas prácticas en detalle.
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Gestión de Activos de Hardware |
Gestión de Activos de Software |
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Se refiere al seguimiento y la gestión de activos informáticos físicos, como PCs, servidores, impresoras y dispositivos de red. |
Se refiere al seguimiento y la gestión de activos de software, licencias y uso dentro de una organización. |
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Implica la supervisión de todo el ciclo de vida de los activos de hardware, desde su adquisición hasta su eliminación, para maximizar su valor y minimizar los riesgos. |
Garantiza que las licencias de software se adquieren, utilizan, gestionan y notifican correctamente siguiendo los Acuerdos de Licencia de Usuario Final o End-User License Agreements (EULA) y la normativa. |
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Ayuda a las organizaciones a crear y mantener un inventario preciso de sus activos de hardware, y garantiza que se utilicen de forma eficiente y eficaz. |
Ayuda a las organizaciones a optimizar el uso del software y a minimizar el riesgo de incumplimiento o de licencias insuficientes. |
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Normalmente implica el uso de herramientas como software de seguimiento de activos, códigos QR, códigos de barras y etiquetas de activos para realizar un seguimiento físico de los activos de hardware. |
Normalmente implica el uso de herramientas como el software de Gestión de Activos de Software (SAM) para realizar un seguimiento del uso del software y gestionar las licencias. |
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Ayuda a las organizaciones a responder a las solicitudes de los proveedores de auditorías de software para garantizar que se dispone de las licencias adecuadas. |
Ventajas de la Gestión de Activos de Hardware de IT
La implementación de una estrategia de Gestión de Activos de Hardware conlleva múltiples ventajas. En líneas generales, ayuda a las organizaciones a optimizar sus activos de hardware proporcionando un mejor equilibrio entre la oferta y la demanda. Pero es fundamental articularlo con el resto de la empresa.
Estos son los beneficios de la implementación de la HAM:
- Ahorro de costos: ayuda a evitar compras innecesarias de hardware y reducir los gastos de mantenimiento y soporte de los activos.
- Mejor gestión del ciclo de vida de los activos: desde su adquisición hasta su eliminación, de forma estructurada y eficiente, para que nada se pierda, ignore u olvide. Todos escuchamos alguna vez acerca de servidores que ocupan tiempo y recursos valiosos porque nadie sabe para qué se utilizan. Una sólida gestión del ciclo de vida significa que aquello que no se usa activamente se marca y se lo trata adecuadamente.
- Mayor agilidad empresarial: garantiza que los activos de hardware se usan de forma eficiente y eficaz, lo que puede aumentar la productividad y reducir el tiempo de inactividad.
- Mejor seguridad y prevención de pérdidas: proporciona a las organizaciones control sobre sus activos de hardware, reduciendo el riesgo de extravío o pérdida.
- Cumplimiento optimizado: ayuda a asegurar que tus activos de hardware se utilizan de acuerdo con los requisitos legales y normativos.
- Mejor toma de decisiones: proporciona a las organizaciones información precisa sobre sus activos de hardware, que los guía a tomar determinaciones más acertadas sobre futuras inversiones y tareas de adquisición.
Las 9 etapas del ciclo de vida de la Gestión de Activos de Hardware
Las principales etapas del ciclo de vida de la Gestión los Activos de Hardware son:
- Solicitud de hardware: lo hace un empleado enviando una petición a través del service desk.
- Adquisición: de los activos de hardware. Puede ser la compra propiamente dicha, a través de leasing o tech funds.
- Recepción: el hardware se entrega al departamento IT, se prueba y se etiqueta.
- Garantía de calidad: se asegura que el hardware es adecuado para su propósito y cumple los requisitos de utilidad y garantía de la organización.
- Despliegue: instalación en la ubicación o departamento específicos dentro de la empresa.
- Soporte BAU: el hardware recibe soporte a través de la práctica estándar de Gestión de Incidentes.
- Mantenimiento: de los activos de hardware para garantizar un rendimiento óptimo y una larga vida útil. Esto incluye tanto el mantenimiento proactivo como el reactivo.
- Retirada: el hardware se acerca al final de su vida útil y debe apartarse del servicio de forma controlada.
- Eliminación: los activos de hardware se reciclan o se eliminan al final de su vida útil.
Mejores prácticas ITIL para la Gestión de Activos de Hardware
La HAM requiere un enfoque estructurado para rastrear, supervisar y gestionar eficazmente todos los activos de hardware de IT dentro de una organización.
Al implementar la Gestión de Activos de Hardware, debes considerar algunas cuestiones que se enumeran a continuación.
1. Que sea sencillo (y práctico)
Se trata de un principio rector de ITIL: la práctica de Gestión de Activos de Hardware debe ser simple. Porque si tus clientes lo sienten complicado, lo eludirán, generando burocracia y problemas.
De hecho, muchas implementaciones fracasan porque resultan complejas y demasiado engorrosas para funcionar con eficacia.
2. Conoce a tus colaboradores
Tomando prestado otro principio de ITIL, trabaja en colaboración y de forma holística. Entonces, debes conocer qué aspectos ya están funcionando y qué se puede utilizar para la Gestión de Activos de Hardware. No se trata de reinventar todo nuevamente, sino de trabajar con inteligencia.
Como punto de partida hazte estas preguntas: ¿Todas las solicitudes de hardware pasan por el service desk? ¿Existe un proceso de tramitación de peticiones al que puedas conectarte? ¿Está centralizado el proceso de adquisición? ¿Es posible desplegar nuevo hardware como parte de la gestión de lanzamiento?
3. Identifica y documenta todos los activos de hardware
Esta parte te llevará mucho tiempo y trabajo si quieres hacer una Gestión de Activos de Hardware en forma correcta.
El primer paso es identificar y documentar todos los activos de hardware de la organización, incluyendo PCs, servidores, impresoras y otros periféricos. Es esencial mantener registros precisos de todo esto, con información sobre su ubicación, número de serie, fecha de compra, garantía e historial de mantenimiento.
Para facilitarte la tarea, el Agente de InvGate Insight constituye una gran opción al informarte automáticamente sobre cada activo conectado a la red de tu organización, disponiendo de un inventario completo y unificado en sólo 24 horas. Además, los datos que ya dispones si tienes procesos SAM o de Gestión de la Configuración serán de gran ayuda.
Independientemente de cómo decidas hacerlo, recuerda que esta etapa es fundamental para toda tu práctica, por lo que es imperativo ejecutarlo correctamente.
4. Utiliza un software de seguimiento de activos
Para gestionar los activos de hardware usa un software de seguimiento de activos, que te proporciona actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación, el estado y el historial de mantenimiento de cada uno.
En este sentido, InvGate Insight no sólo te brindará funciones de rastreo, sino también de Gestión de Activos de Software. Además, está integrado de manera nativa con InvGate Service Desk para que las tareas del equipo de soporte de IT resulten más fluidas.
5. Realiza auditorías periódicas
Para garantizar registros precisos e identificar cualquier faltante o activo no contabilizado, organiza auditorías periódicas. Esto garantizará que los datos que tienes en tus bases de datos de activos coincidan con las existencias en tu entorno de IT.
Si tienes InvGate Insight, también puedes automatizar los reportes de ITAM para recibir actualizaciones periódicas sobre la salud de tus activos de hardware, su estado, el uso de licencias y más.
KPIs de la Gestión de Activos de Hardware
Como sabemos, no sólo es crucial contar con procesos adecuados sino también monitorearlos en forma permanente. Por lo tanto, aquí hay algunos indicadores clave de rendimiento de ITAM o KPIs que te ayudarán a gestionar tu nueva práctica de la Gestión de Activos de Hardware:
- Utilización del hardware: mide el porcentaje de tiempo que están en uso los activos de hardware. Esta métrica ayuda a identificar aquellos infrautilizados que pueden reasignarse o retirarse.
- Coste total de propiedad (TCO): registra el costo total de poseer y mantener activos de hardware, incluyendo el precio de compra, la asistencia, el mantenimiento y la eliminación.
- Ciclo de vida de los activos: realiza un seguimiento de su vida útil desde la fase de solicitud hasta su eliminación. De este modo, es posible saber cuáles requieren actualización, sustitución o retirada.
- Tiempo promedio entre fallos o Mean Time Between Failure (MTBF): mide la duración media entre los fallos de los activos de hardware. Esta métrica ayuda a determinar posibles problemas de mantenimiento o fallos recurrentes para pasarlos a una investigación más profunda, a través de la práctica de Gestión de Problemas.
- Mantenimiento de los activos: registra el porcentaje de activos de hardware que se revisan y mantienen de acuerdo con su programa o contratos de asistencia. Ayuda a identificar posibles problemas de mantenimiento y a mejorar la durabilidad de los activos de hardware.
- Precisión de los activos: mide la precisión de la base de datos de activos de hardware, permitiendo identificar aquellos desaparecidos, perdidos o robados.
- Cumplimiento de la seguridad: evalúa la conformidad de los activos de hardware con las políticas y normativas de seguridad. La métrica contribuye a detectar posibles infracciones y a mejorar la seguridad de los activos de hardware.
- Cohesión de procesos: mide cómo los procesos individuales (gestión de incidentes, solicitudes y financiera, habilitación de cambios, gestión de versiones y gestión de la seguridad de la información) alineados con la Gestión de Activos de Hardware se apoyan mutuamente de forma eficaz.
Reflexiones finales
La Gestión de Activos de Hardware, que forma parte de la práctica general de ITAM, te ayudará a manejar, controlar, realizar un seguimiento y proteger los activos de hardware de tu portfolio informático.
Para gestionar los activos informáticos de forma eficaz, es necesario que la HAM y SAM trabajen juntos.
Recuerda que la Gestión de Activos de Hardware implica:
- Manejar los activos a lo largo de todo su ciclo de vida.
- Contar con un plan estructurado para que nada se pase por alto ni se olvide.
- Disponer de indicadores clave de rendimiento y métricas adecuadas, los cuales te ayudarán a mantener tu práctica de HAM en el buen camino.
Por último, el software de Gestión de Activos de Hardware es tu mejor opción para alcanzar el éxito en la implementación de un plan. ¿Quieres saber qué puede hacer por ti InvGate Insight para gestionar eficazmente tus activos de IT? Te recomendamos que veas la demostración en vivo o solicites una prueba gratuita de 30 días.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante la Gestión de Activos de Hardware?
La HAM es esencial para gestionar los activos de hardware informático de forma eficaz y eficiente.
¿Cuál es el objetivo de la HAM?
El objetivo de la Gestión de Activos de Hardware es realizar un seguimiento de los activos, lo cual contribuye a reducir los costos y los riesgos.
¿Cuál es el valor que aporta la Gestión de Activos de Hardware?
La Gestión de Activos de Hardware puede ayudarte a ahorrar tiempo, dinero y riesgos por incumplimiento.
¿Cuáles son los distintos tipos de activos de hardware?
PCs, laptops, servidores y equipos de red, por nombrar algunos.
