Una gestión de activos de IT eficaz es absolutamente necesaria para garantizar servicios informáticos de alta calidad, sin grandes gastos. Una estrategia ITAM conlleva varias ventajas en diversas áreas, como la gestión del conocimiento, la seguridad de IT, las finanzas y la experiencia de los empleados. Sin embargo, la única forma de beneficiarse de todas ellas es realizar una gestión de activos de IT proactiva.
Para ayudarte a conseguirlo, elaboramos una lista de diez formas de llevarlo a cabo. Además, analizamos cuáles son las consecuencias de ser reactivo en lugar de proactivo.
Sigue leyendo para saber más sobre el tema.
¿Qué significa adoptar un enfoque de gestión de activos de IT proactiva?
Un enfoque de gestión de activos de IT proactiva anticipa los servicios informáticos que pueden necesitar los empleados de la organización. Como parte de este proceso, asegura la disponibilidad para satisfacer estos requerimientos a un costo mínimo.
ITAM proactiva comienza por considerar los activos de IT de la organización y crea luego los respectivos inventarios detallados. De esta forma conocerás de antemano el número de licencias de software, los dispositivos de hardware y los activos no informáticos existentes (y si están asignados o vacantes). Con estos datos, podrás automáticamente realizar un seguimiento para detectar su estado en tiempo real.
Entonces, una vez realizado el inventario, sabrás si los activos cumplen los requisitos de la empresa, si es necesario invertir ahora o en el futuro, ¡y mucho más!
En definitiva, una gestión de activos de IT proactiva le proporciona a tu organización (y a tu equipo ITAM) información valiosa para predecir y actuar antes de que surjan los problemas.
4 beneficios de una gestión de activos de IT proactiva
Una gestión de activos de IT proactiva conlleva los siguientes beneficios:
- Permite reducir el gasto en IT de la organización.
- Mejora la seguridad informática y ayuda con la gestión de las vulnerabilidades.
- Mantiene la organización y sus IT ágiles.
- Reduce el riesgo de incumplimientos.
¿Cuál es la diferencia entre una gestión de activos de IT proactiva y una reactiva?
Si ser proactivo es adelantarse a los problemas (y evitarlos, la mayoría de las veces), un enfoque de gestión de activos reactivo consiste en resolver a medida que surgen.
Por ejemplo, el equipo de ITOps informa que la empresa no dispone del hardware necesario para soportar su infraestructura. En lugar de adoptar una estrategia proactiva y estar al tanto de los requisitos de la empresa (que en este caso hubiese implicado que el departamento de IT previó el problema, actuó en consecuencia basándose en el inventario de hardware; y, de hecho, probablemente lo evitó), trabajas en una solución recién una vez que aparece el inconveniente. Y si no posees un inventario actualizado, la única opción es adquirir el nuevo hardware.
En síntesis, un enfoque reactivo implica menos planificación o estrategia a largo plazo, lo que significa que gastarás dinero imprudentemente, estará expuesto a riesgos de ciberseguridad e improvisarás sobre la marcha.
10 tareas que contribuyen a una gestión de activos de IT proactiva
Dejemos de lado la teoría. Es hora de presentar diez tareas en pos de una gestión de activos de IT proactiva en tu organización.
1. Crear un equipo de gestión de activos
Un equipo dedicado a la gestión de activos es imprescindible para una estrategia de gestión de activos de IT proactiva.
ITAM es compleja e implica múltiples procesos y responsabilidades. Las organizaciones utilizan un gran número de herramientas de software y hardware que requieren una gestión cuidadosa: deben actualizarse con regularidad, monitorearse para detectar vulnerabilidades de seguridad y problemas de rendimiento, y cambiarse según sea necesario.
Además, los fallos en la gestión de activos resultan costosos, tanto si son los vinculados a la conformidad, que implican fuertes multas y sanciones; como las vulnerabilidades del software, que somete a la organización a ciberataques si no se parchea a tiempo.
Todas estas tareas se asignan a gestores de activos de IT que poseen los conocimientos y el tiempo necesarios para ocuparse de ellas.
2. Adquirir un software de gestión de activos
Un software de gestión de activos se encarga de la mayoría de las acciones asociadas a una gestión de activos de IT proactiva. Por lo tanto, es fundamental adquirirlo y deshacerse de la arcaica hoja de Excel.
Una solución ITAM te brindará una visión completa de tus activos de software y hardware, así como información de su estado. También te proporcionará datos para analizar tus gastos, al igual que una perspectiva para mejorar tus procesos y planificar la estrategia a futuro.
En este sentido, InvGate Asset Management es la solución adecuada, porque te brindará:
- Un conocimiento profundo de tu inventario de hardware y software.
- Una CMDB para visualizar cómo se relaciona tu infraestructura.
- Un seguimiento automatizado de los activos.
- Una gestión del ciclo de vida de los contratos.
- Una medición del software.
- Reportes.
Con estas funciones, podrás agilizar los procesos de gestión de activos de IT de tu empresa.
3. Atender la gestión de la salud de los activos
La gestión de la salud de los activos realiza un seguimiento de la salud de los activos físicos de tu organización. Parte de la gestión de activos de IT proactiva se utiliza para detectar cualquier problema con los dispositivos, para luego decidir si repararlos o sustituirlos. Por tanto, resulta crucial en la mejora de su fiabilidad y vida útil.
Por ejemplo, las reglas de salud de activos de InvGate Asset Management te mostrarán el estado de tus activos en función de los requisitos de cumplimiento de tu organización. Es posible personalizar el conjunto de parámetros que activa la escala de criticidad, para que coincida con lo que consideres un problema.
Con esta información, el equipo ITAM puede detectar incidentes antes de que se conviertan en un problema e intentar predecir cómo se comportarán o rendirán los activos en el futuro.
4. Utilizar la automatización
La gestión de activos de IT proactiva requiere muchos recursos si se realiza manualmente, además de que está sujeto a posibles errores humanos, en casos como el descubrimiento de activos y la gestión de inventarios. Por eso, la automatización es ideal para mejorar tus procesos ITAM y hacerlos más confiables y eficientes.
En particular, InvGate Asset Management te permite automatizar las siguientes tareas:
- Descubrir activos para escanear tu red periódicamente.
- Recibir alertas cuando hay un problema con tus activos.
- Generar reportes, que recibes en forma habitual en tu correo electrónico.
- Y mucho más.
De esta manera, reducirás la carga de trabajo de tu equipo, te asegurarás de que todo esté monitoreado constantemente y reducirás los errores en los procesos.
5. Asociarse con el área de Finanzas
Otro paso inteligente para realizar una gestión de activos de IT proactiva es asociarse con el departamento de Finanzas. De este modo, vas a registrar los activos informáticos desde la fase de compra, lo que significa que podrás elaborar el presupuesto de IT en colaboración con ellos y participar en el proceso de adquisición.
La optimización de los costos asociados a los activos informáticos es una parte importante de ITAM. Al asociarte con Finanzas, trabajarás de forma proactiva para gestionar la compra de activos y tomar decisiones de mantenimiento.
La puesta en común del conocimiento de ambas áreas conducirá a evitar los silos y a tomar decisiones que tengan en cuenta los requisitos y también el estado financiero de la organización.
6. Predecir las necesidades de los empleados
Otra estrategia para implementar un enfoque proactivo de ITAM es predecir los deseos de los empleados antes de sus solicitudes. El equipo debe ser capaz de evaluar las necesidades de activos de IT de la organización, el uso de software y hardware y las tendencias del mercado para cubrir los requerimientos antes que ralenticen el flujo de trabajo o la productividad.
Predecir la demanda incluye monitorear el rendimiento de los activos, conocer la cantidad de empleados que utilizan las distintas soluciones, escuchar sus puntos débiles y tomar en consideración las necesidades de activos de las distintas funciones. Pero eso no es todo; también se refiere al seguimiento de las tendencias del sector, de modo de poder adelantarse a los nuevos requerimientos, obstáculos y peticiones.
En este sentido, el análisis proactivo de la demanda y la adquisición de activos son cruciales para crear una excelente experiencia digital del empleado. Al escuchar activamente a los usuarios, los estarás priorizando y les brindarás las mejores herramientas posibles para realizar su trabajo.
7. Implementar el mantenimiento preventivo
Para realizar una gestión de activos de IT proactiva, las empresas necesitan una estrategia de mantenimiento preventivo para sus activos. La mayoría de las organizaciones suelen adoptar una política de "si no está roto..." entonces no se cambia. Aunque no es un enfoque necesariamente equivocado (especialmente para activos de bajo riesgo), ser reactivo puede tener un impacto negativo a largo plazo.
El mantenimiento preventivo consiste en programar revisiones y actualizaciones periódicas para evitar costosos tiempos de inactividad y reparaciones, de manera de prolongar la vida útil de los dispositivos.
La buena noticia es que los equipos de gestión de activos tienen la posibilidad de automatizar todo esto. Por ejemplo, programar diagnósticos y realizar comprobaciones de seguridad periódicas de su infraestructura general.
8. Incluir la gestión de activos al final de su vida útil
Aun con un mantenimiento adecuado y actualizaciones periódicas, en algún momento deberás sustituir o actualizar tus activos. Para ser proactivas, las empresas tendrán que planificar el final de la vida útil de sus activos.
La mayoría de las empresas reemplazan o actualizan sus dispositivos sólo mucho después del final de su vida útil, y luego de que su rendimiento ha empezado a afectar a la experiencia de los empleados y clientes (así como la productividad de la organización).
Este enfoque resulta costoso, ya que estar cerca del final del ciclo de vida significa que los activos de hardware ya no son fiables y podrían provocar tiempos de inactividad perjudiciales. Además, es posible que los proveedores dejen de proporcionar actualizaciones de seguridad, lo que implica que la organización se vuelve vulnerable.
Una vez más, es esencial realizar un seguimiento del ciclo de vida de los activos, monitorear su estado de salud y establecer un calendario para deshacerse de ellos tan pronto como queden obsoletos (o incluso antes).
9. Centrarse en la mejora continua del servicio
Una mentalidad de mejora continua del servicio es clave para una gestión de activos de IT proactiva. Esto permite detectar los puntos débiles y las oportunidades de mejora para optimizar la estrategia ITAM.
Para ponerlo en práctica, los equipos ITAM deben recopilar constantemente información de las partes interesadas en el rendimiento de los activos e iterar sus servicios, evaluar los requisitos empresariales y establecer métricas en función de esto. Además deben monitorear y realizar un seguimiento continuo de esas métricas para mejorarlas.
10. Recordar la seguridad informática
Una de las principales ventajas de la gestión de activos de IT proactiva es la mejora de la seguridad informática. En lugar de apresurarse a solucionar las amenazas o lanzar parches, previene o mitiga el riesgo.
Para ello, tu equipo ITAM debe crear una sólida cultura de ciberseguridad que promueva la seguridad desde la fase de adquisición de activos.
Además, deben contar con una estrategia de gestión de parches, un plan para estar al tanto de ellos y garantizar que todos los activos se actualizan a tiempo, y una estrategia general de gestión de vulnerabilidades para realizar un seguimiento de las ciberamenazas asociadas a sus sistemas y mitigar así los riesgos.
Puntos clave
La gestión de activos de IT proactiva ayuda a tu organización a reducir los riesgos de seguridad y cumplimiento, optimiza el rendimiento del hardware y permite gestionar mejor el presupuesto informático.
Incluye el seguimiento de los activos de la organización, el monitoreo de su rendimiento, la gestión de las amenazas a la seguridad, la predicción de los cambiantes requisitos empresariales y la consecuente adaptación de la estrategia ITAM.
A diferencia de ITAM reactiva, este enfoque le otorga a tu organización más tiempo para gestionar los cambios, colaborando para evitar los lapsos de inactividad y la reducción del rendimiento. Las organizaciones que aplican ITAM reactiva tienden a estar apagando incendios constantemente y corriendo de un lado para el otro para arreglar las cosas. Por el contrario, con la gestión de activos de IT proactiva podrán anticiparse a los incidentes antes de que causen problemas.
Para ponerlo en práctica, necesitas un equipo dedicado a la gestión de activos con los conocimientos adecuados. También requieres de InvGate Asset Management para que todo sea más fácil. No olvides que puedes solicitar nuestra prueba gratuita de 30 días para verlo de primera mano, o programar una llamada con el equipo para que te guíen.
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