El inventario unificado de activos de TI facilita la gestión de todos los recursos de una organización, ya sean físicos o digitales, a través de un sistema único.
Su principal ventaja, y tal vez la más valiosa, es que elimina la necesidad de utilizar múltiples herramientas para administrar los diferentes tipos de bienes. Así, todo se consolida en una sola plataforma que centraliza el manejo, mejora la visibilidad y garantiza el abordaje adecuado de cada activo.
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Definición de inventario unificado de activos de TI
Un inventario unificado de activos de TI permite identificar, rastrear, gestionar y visualizar todos los recursos dentro de una organización -ya sea hardware, software, servicios en la nube o incluso bienes no tecnológicos- a través del uso de un sistema único. Esto se logra con software especializado, diseñado para centralizar la información y simplificar la administración.
Dicho enfoque elimina los silos, es decir, que los activos dejan de gestionarse de manera aislada para considerarse parte de un ecosistema conectado en el cual son claras sus relaciones y dependencias. Como resultado, las empresas acceden a un panorama exacto de las interacciones de los recursos, pudiendo optimizar su uso y tomar decisiones más estratégicas.
¿Por qué las organizaciones necesitan una visión unificada de sus activos?
La visión unificada de los activos resulta práctica para la organización, pero sobre todo impulsa la eficiencia, la seguridad y determinaciones más inteligentes sobre su entorno.
Beneficios del inventario centralizado
- Visibilidad unificada: disponibilidad de una sola fuente veraz de información de todos los activos, en lugar de contar con sistemas fragmentados.
- Mayor eficiencia: ahorra tiempo y reduce errores al administrar todo a través de una única plataforma.
- Mejor control de los costos: realiza un seguimiento del uso, la depreciación y los recursos subutilizados para optimizar los gastos.
- Más seguridad y garantía de cumplimiento normativo: supervisa el software, el hardware y el acceso en tiempo real para reducir los riesgos.
- Toma de decisiones más inteligente: ofrece un panorama claro de las dependencias y las conexiones entre los bienes para poder planificar de forma estratégica.
¿Cómo crear un inventario unificado de activos de TI en InvGate Asset Management?
Invgate Asset Management es una solución para administrar recursos que permite crear en muy poco tiempo un inventario unificado de activos de TI, tanto físicos como digitales, y bienes no relacionados con la tecnología, aportando visibilidad y control total del entorno de la organización.
Su enfoque sin código e interfaz intuitiva simplifican la implementación y el uso desde el primer día. Además, cuenta con un modelo de precios predecible que facilita el escalado a medida que la empresa incorpora nuevos activos.
InvGate Asset Management para activos no relacionados con la tecnología
Si bien se especializa en la Gestión de Activos de TI, InvGate Asset Management también ofrece la posibilidad de sumar al inventario bienes físicos no relacionados con la tecnología. Ya sea una flota de vehículos, mobiliario de valor o equipos periféricos (como teclados y audífonos), la plataforma aporta formas flexibles para su registro y administración:
- Tipos personalizados de activos: brinda la alternativa de crear diferentes categorías para que incluso los recursos no informáticos y que son muy específicos tengan un lugar en el inventario. Claro que también dispone de tipos predefinidos para acelerar el proceso del inventario centralizado.
- Método manual: los Elementos de Configuración (CI - Configuration Items) únicos o particulares se pueden agregar de forma manual, lo cual implica más flexibilidad y control.
- Carga masiva: otra opción es importar grandes volúmenes de CIs a través de archivos CSV o XML, una vía ideal para las organizaciones que estén en proceso de migrar desde una Gestión de Activos basada en Excel.
- Códigos QR para el seguimiento de los recursos: la herramienta genera, asigna e imprime esos códigos para el manejo de los bienes. Los mismos se adhieren a los activos tecnológicos y aquellos que no lo son para poder escanearlos usando la aplicación móvil y así recuperar los datos.
- Rastreo de los activos físicos: una vez registrados, la solución realiza un seguimiento de dichos recursos con gran flexibilidad, asignando ubicaciones, propietarios y contratos; y mapeando las relaciones a través de la Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB - Configuration Management Database) para comprender las dependencias y su impacto en todo el entorno.
InvGate Asset Management para activos digitales
InvGate Asset Management ayuda a consolidar el inventario de TI combinando diferentes métodos de recolección en un único sistema. Desde estaciones de trabajo hasta entornos en la nube, es posible integrar y monitorear todos los bienes informáticos en un solo lugar:
- Recopilación basada en agentes: implementación rápida en dispositivos con Windows, macOS, Linux y Android para comenzar a generar informes en cuestión de minutos. Además, admite múltiples métodos de instalación, como GPO, WMI, PsExec o SSH.
- Detección de la red: se puede utilizar un servidor proxy para descubrir e importar automáticamente los aparatos conectados a la red. Solo hay que configurar horarios para esta tarea, rangos de IP y protocolos para un control.
- Integraciones en la nube: la herramienta se conecta con proveedores, como Azure y AWS, para incorporar máquinas virtuales y recursos en la nube, asegurando visibilidad en el entorno híbrido.
- Gestión de Dispositivos Móviles (MDM - Mobile Device Management): también se anexa con JAMF y otras plataformas de administración de equipos iOS junto con la infraestructura existente.
- Consultas y reportes en tiempo real: realiza búsquedas avanzadas para verificar configuraciones (por ejemplo, qué dispositivos tienen desactivados los firewalls), monitorea el cumplimiento y actúa ante potenciales riesgos.
- Actividad y documentación: agrega etiquetas, adjunta documentación útil y realiza un seguimiento del historial de los activos a través de la pestaña de actividad para una completa Gestión del Ciclo de Vida de los Activos.
Funciones para una gestión unificada de los activos
Tras la creación del inventario unificado de activos de TI en el sistema, InvGate Asset Management proporciona otras funciones fundamentales que ayudan a convertir los datos sin procesar en información útil.
Aquí las capacidades de la herramienta, aplicables a todos los tipos de activos:
- Alertas personalizadas: configura notificaciones para eventos o condiciones específicas que afecten a los recursos.
- Reglas de estado: define cómo debe ser un “activo en buen estado” y crea condiciones preestablecidas para señalar los que no cumplan con los requisitos.
- Etiquetas inteligentes: genera tags para organizar mejor los bienes. También fija reglas para el etiquetado automático una vez que se cumplan las condiciones.
- Gestión de los Contratos: vincula los activos con las garantías, los detalles de los proveedores y la información financiera para optimizar la gobernanza.
- Seguimiento financiero: setea esta pestaña para monitorear la depreciación de los bienes a lo largo del tiempo.
- Creación automática de los reportes: programa y exporta los informes con los indicadores clave de rendimiento más importantes para la organización.
- Paneles: obtiene una visión general rápida de las métricas de los activos y profundiza en los detalles cuando sea necesario.
