Muchos equipos siguen utilizando Excel para la Gestión de Activos. De hecho, según un estudio de Gartner, la mayoría de las empresas recurren a métodos manuales (41%) y hojas de cálculo (26%) para sus operaciones diarias de administración del inventario.
Teniendo en cuenta dicho panorama, en esta nota exploramos la forma de crear un inventario de equipos de cómputo en Excel, ofrecemos una plantilla con todos los elementos necesarios para comenzar con el proceso y presentamos a InvGate Asset Management, una solución indispensable para la tarea.
¿Cómo se puede hacer un inventario tecnológico en Excel?
Para construir un inventario de equipos de cómputo en Excel es necesario generar una tabla estructurada donde registrar los detalles clave de cada activo, como el tipo, la ubicación, el propietario y el estado, que se debe actualizar manualmente a medida que se producen cambios.
¿Por qué es una idea interesante utilizar esta herramienta? Porque resulta sencilla, accesible y, lo más importante, constituye un buen punto de partida para el seguimiento de los activos.
Excel, o cualquier otra hoja de cálculo, es un instrumento en el que la mayoría de la gente está familiarizada, que puede servir de base para implementar una herramienta específica para gestionar los activos, una vez que la organización esté lista para ello.
Plantilla con el formato para el inventario de equipos de cómputo en Excel
Como ayuda para comenzar con el proceso, creamos una plantilla con el formato para el inventario de equipos de cómputo en Excel, lista para usar, con todos los campos necesarios para la tarea.
La configuración ya está hecha, solo hay que introducir los datos de los activos y, en cuestión de minutos, la empresa tendrá a su disposición un registro completo y consolidado.
¿Qué hay que registrar en un inventario TI en Excel?
La plantilla descargada representa un formato para el inventario de equipos de cómputo en Excel, que el equipo de IT debe completar con detalles de cada activo. El objetivo es recopilar datos que lo ayuden a saber qué dispone, dónde se encuentra, quién lo utiliza y cuál es su estado actual.
En la práctica esto significa contar con columnas para el tipo de activo, el fabricante, la ubicación, el propietario y la fecha de vencimiento de la garantía, así como el costo y la fecha de adquisición para supervisar los presupuestos y planificar las sustituciones.
La clave es centrarse en la información que respalda la toma de decisiones, ya sea para el mantenimiento, la elaboración de los presupuestos, el cumplimiento normativo o la seguridad. Todo aquello que se registre responderá a un propósito, no solo completar el espacio en la hoja de cálculo.
Limitaciones del inventario de hardware y software en Excel
Como mencionamos, Excel representa un excelente punto de partida para organizar un inventario. Sin embargo, no fue diseñado para las exigencias de la gestión moderna de activos. Además, a medida que crece una organización, sus limitaciones se vuelven más difíciles de ignorar. En este punto, las hojas de cálculo suelen quedar rezagadas.
Aquí desplegamos las limitaciones más comunes que presenta el inventario de equipos de cómputo en Excel:
#1: Ofrece una vista estática
Una hoja de cálculo muestra el inventario en un momento determinado. Una vez creado, cada cambio (desde la incorporación de un nuevo dispositivo hasta la retirada de uno antiguo) debe introducirse de forma manual.
Esto significa que los datos quedan obsoletos rápidamente, lo cual dificultará la toma de decisiones precisas y oportunas basadas en una visión del momento sobre el entorno.
#2: No existe monitoreo en tiempo real
Si una laptop se desconecta, el software necesita una actualización o aparece un equipo no autorizado en la red, Excel no lo señalará. De hecho, solo se descubrirá manualmente, o cuando el problema ya sea grave.
Sin una supervisión automática, los incidentes que podrían haberse solucionado a tiempo se convertirán en períodos de inactividad, inconvenientes en la seguridad o incumplimientos normativos.
#3: Precisión y trazabilidad limitadas
La introducción manual de los datos invita a cometer errores tanto en el tipeo, como los ingresos duplicados o la información faltante, que son habituales en las hojas de cálculo. Además, con el tiempo suelen acumularse y generar detalles poco confiables.
Como Excel no ofrece historiales de edición ni permisos granulares, es difícil rastrear quién realizó los cambios y cuándo los hizo. Esto supone un problema importante durante las auditorías o las investigaciones.
#4: Seguimiento complejo de las licencias
Si bien Excel almacena información sobre las licencias, no permite realizar un seguimiento activo del uso, los vencimientos o los requisitos de cumplimiento.
Esto significa que hay más posibilidad de ignorar las renovaciones, que pasen desapercibidas las licencias no utilizadas e incluso se corre el riesgo de suspender una auditoría del proveedor.
Cualquiera de estas situaciones dará lugar a costos o sanciones innecesarios, que a menudo superan el precio de una herramienta específica para la Gestión de Activos.
#5: Sin automatización
Cada actualización, informe o recordatorio de mantenimiento en Excel debe realizarse manualmente, lo cual conlleva tiempo, aumento de la carga de trabajo del equipo de IT y más margen para el error humano.
En entornos con muchos activos, la falta de automatización dificulta la disponibilidad de información actualizada y de procesos eficientes.
#6: Dificultad para escalar
A medida que crece la organización, también lo hace la complejidad del inventario de activos. Las hojas de cálculo extensas son más difíciles de mantener, más propensas a errores y más lentas para compartir de forma segura.
Al final, el esfuerzo para garantizar su precisión supera su comodidad, convirtiéndolas en un cuello de botella para las operaciones de IT.
Sustitución del inventario de equipos de cómputo en Excel por un software de ITAM
A esta altura, ya tenemos claro que un inventario de equipos de cómputo en Excel constituye una forma óptima para empezar a realizar el seguimiento de los activos. Sin embargo, no iguala la precisión, la eficiencia y la escalabilidad que exige la gestión moderna de los equipos y las soluciones de IT. ¿La buena noticia? El traspaso del registro de Excel a InvGate Asset Management es un proceso muy sencillo.
Así, si la organización ya dispone de su inventario plasmado en nuestra plantilla de Excel (o en cualquier otra hoja de cálculo), puede importarlo directamente a InvGate Asset Management con solo unos clics. La plataforma admite archivos .csv y .xls, no requiere codificación y es lo suficientemente intuitiva tanto para los equipos técnicos como no técnicos.
Una vez introducidos los datos, las ventajas de este instrumento exceden a Excel, ya que proporciona lo siguiente:
- Inventario centralizado y actualizado: todos los registros de hardware, software y activos no tecnológicos se mantienen precisos y en un solo lugar.
- Múltiples métodos de descubrimiento: InvGate brinda el beneficio de reunir automáticamente los datos mediante el rastreo basado en agentes, los escaneos de la red, los ingresos manuales y las integraciones.
- Gestión del Ciclo de Vida de los Activos: gracias al monitoreo en tiempo real del estado y el rendimiento para detectar problemas, es posible planificar, desplegar, mantener y retirar los equipos y soluciones de IT.
- Automatización: las alertas automáticas, los reportes programados y las acciones del ciclo de vida ayudan a eliminar las actualizaciones manuales repetitivas y a tomar decisiones estratégicas.
- Presupuestos y cumplimiento más inteligentes: la información precisa también facilita las compras y los reemplazos. Lo propio ocurre con la gestión de los contratos y las licencias que contribuyen a evitar gastos excesivos y penalizaciones.
- Reportes y tableros personalizados: se pueden obtener datos sin el trabajo manual que implican las hojas de cálculo.
- Mayor seguridad y cumplimiento normativo: gracias a que los activos están actualizados, monitoreados y son trazables, se reducen las vulnerabilidades, a la vez de estar más preparados para las auditorías.
En conclusión, InvGate Asset Management proporciona más control sobre los activos, lo cual conlleva menores riesgos y sanciones, así como operaciones de IT más fluidas.
¿La mejor parte? Es posible probar la herramienta gratis por 30 días. Solo hay que cargar el inventario actual y en minutos se obtiene un sistema centralizado y dinámico que crecerá junto a la organización.
