Muchas organizaciones registran su inventario en Excel al momento de administrar los activos. Así lo refleja un estudio de Gartner, donde se subraya que la mayoría aún depende de métodos manuales (41%) y de las planillas de cálculo (26%) para sus operaciones diarias de Gestión del Inventario.
Teniendo en cuenta este panorama, en el presente artículo exploramos cómo sacar el máximo provecho de Excel para el manejo de los activos, además de compartir una plantilla con todos los elementos necesarios para empezar con dicha tarea. Finalmente, presentaremos a InvGate Asset Management como una solución ideal para la práctica.
¿Cómo se hace el control de equipamiento tecnológico en Excel?
El control de equipamiento tecnológico en Excel se ejecuta mediante una tabla estructurada orientada a registrar los detalles clave de cada equipo -como tipo, ubicación, propietario y estado- para luego actualizarla manualmente a medida que se producen los cambios.
¿Por qué resulta una buena idea la hoja de cálculo? Porque es simple, accesible y, lo más importante, constituye un punto de partida posible para rastrear los activos.
Además, la mayoría de las personas están familiarizadas con esa herramienta, que puede servir como base hasta estar listos para implementar una solución específica para gestionar los activos.
Descargar una plantilla de Gestión de Activos
Para comenzar, creamos una plantilla de Gestión de Activos con todos los campos clave que necesita un inventario. La configuración ya está hecha: solo hay que completar los detalles y el usuario contará en minutos con un registro completo y consolidado.
¿Qué rastrear en un inventario tecnológico en Excel?
Con la plantilla del inventario en Excel, el usuario ya sabe qué tipo de información debería rastrear para cada activo. El objetivo, en última instancia, es captar detalles que ayuden a saber qué dispone, dónde se encuentra, quién lo usa y cuál es su estado actual.
En la práctica, esto implica tener columnas sobre tipo de activo, fabricante, ubicación, propietario y fecha de vencimiento de la garantía. También es buena idea incluir el costo y la fecha de adquisición para controlar los presupuestos y planificar los reemplazos.
La clave es enfocarse en la información relevante que respalde la toma de decisiones, ya sea para el mantenimiento, los presupuestos, el cumplimiento o la seguridad. Todo aquello que se registre responderá a un propósito, no solo completar el espacio en la hoja de cálculo.
Limitaciones de un inventario en Excel para gestionar los activos
Si bien un inventario en Excel representa un buen punto de partida, lo cierto es que esa herramienta no fue diseñada para las demandas de la Gestión de Activos moderna. De hecho, a medida que crece la organización, sus limitaciones se hacen más evidentes.
Estos son los obstáculos de realizar el control de equipamiento tecnológico en Excel:
#1: Ofrece una vista estática
Una hoja de cálculo para control de inventarios muestra los activos en un momento específico. Por lo tanto, cada cambio (desde un dispositivo recientemente incorporado hasta uno antiguo que fue dado de baja) debe registrarse de forma manual.
Esto significa que los datos se vuelven obsoletos rápido, dificultando la toma de decisiones precisas y oportunas que dependen de una visión del entorno en el momento.
#2: No hay monitoreo en tiempo real
Si una laptop se desconecta, un software necesita actualización o aparece un dispositivo no autorizado en la red, Excel no lo notificará. El usuario lo terminará descubriendo mediante una revisión manual o cuando se agrave el problema.
Sin un monitoreo automatizado, los incidentes que podrían haberse solucionado antes se convierten en tiempos de inactividad, inconvenientes de seguridad o incumplimientos normativos.
#3: Precisión y trazabilidad limitadas
El ingreso manual invita a errores: faltas de tipeo, detalles duplicados o información faltante son comunes en un inventario en Excel. Con el tiempo, estas pequeñas equivocaciones se acumulan y generan datos poco confiables.
Y como este tipo de hoja de cálculo no ofrece un historial de ediciones ni permisos granulares, es difícil saber quién hizo los cambios y cuándo los ejecutó, lo cual pasa a ser un problema importante durante las auditorías o las investigaciones.
#4: Seguimiento complejo de las licencias
Excel almacena información de las licencias, pero no rastrea activamente su uso, sus vencimientos o sus requisitos de cumplimiento. Esto suele derivar en el olvido de las renovaciones, la no utilización de las mismas o incluso en riesgos en las auditorías de los proveedores.
Cualquiera de estos escenarios genera gastos o penalizaciones innecesarias, superando muchas veces el costo que implica una herramienta específica para la Gestión de Activos.
#5: Sin automatización
Cada actualización, reporte o recordatorio de mantenimiento en el inventario en Excel se ejecuta de forma manual, lo cual consume tiempo, aumenta la carga de trabajo del equipo de IT y deja más margen para el error humano.
En entornos con muchos activos, la falta de automatización dificulta contar con información actualizada y con procesos eficientes.
#6: Dificultad para escalar
A medida que crece la organización, también lo hace la complejidad del inventario tecnológico en Excel. En consecuencia se hace más difícil el mantenimiento, resulta más propenso a los errores y más lento para compartir de manera segura.
Eventualmente, el esfuerzo necesario para garantizar su precisión supera su conveniencia, convirtiéndose en un cuello de botella para las operaciones de IT.
Reemplazo de la hoja de cálculo para control de inventarios por un software de ITAM
A esta altura, está claro que la hoja de cálculo para control de inventarios constituye un punto de partida, pero no puede igualar la precisión, la eficiencia y la escalabilidad que exige la Gestión de Activos moderna. ¿La buena noticia? La migración de Excel a InvGate Asset Management es un proceso sencillo.
Si el usuario ya dispone de su inventario en nuestra plantilla de Excel (o cualquier otra hoja de cálculo), es posible su traslado directamente a InvGate Asset Management en solo unos pocos clics. La plataforma soporta archivos .csv y .xls, no requiere programación y es lo suficientemente intuitiva para equipos tanto técnicos como los que no lo son.
Una vez que cargados los datos, los beneficios exceden a los ofrecidos por un inventario en Excel:
- Inventario centralizado y actualizado: todos los registros de hardware, software y activos no tecnológicos se mantienen precisos y en un solo lugar.
- Múltiples métodos de descubrimiento: InvGate brinda la ventaja de reunir automáticamente los datos mediante el rastreo basado en agentes, los escaneos de la red, los ingresos manuales y las integraciones.
- Gestión del Ciclo de Vida de los Activos: gracias al monitoreo en tiempo real del estado y el rendimiento para detectar problemas, es posible planificar, desplegar, mantener y retirar los equipos y soluciones de IT activos.
- Automatización: las alertas automáticas, los reportes programados y las acciones del ciclo de vida ayudan a eliminar las actualizaciones manuales repetitivas y a tomar decisiones estratégicas.
- Presupuestos y cumplimiento más inteligentes: los datos precisos también facilitan las compras y los reemplazos. Lo propio ocurre con la gestión de los contratos y las licencias que contribuyen a evitar gastos excesivos y penalizaciones.
- Reportes y tableros personalizados: se puede obtener información accionable sin el trabajo manual que implican las hojas de cálculo.
- Seguridad y acatamiento mejorados: gracias a que los activos están actualizados, monitoreados y son trazables, se reducen las vulnerabilidades, a la vez de estar más preparados para las auditorías.
En conclusión, InvGate Asset Management proporciona más control sobre los activos, lo cual conlleva un menor riesgo y penalizaciones, así como operaciones de IT más fluidas.
¿La mejor parte? Es posible probar la herramienta gratis por 30 días. Solo hay que cargar el inventario actual y en minutos se obtiene un sistema centralizado y dinámico que crece junto a la organización.
