Muchos equipos siguen utilizando Excel para el manejo de los activos. Así lo refleja un estudio de Gartner, que indica que un 41% de las empresas utilizan métodos manuales y un 26% hojas de cálculo para sus operaciones diarias de Gestión del Inventario.
Teniendo en cuenta este panorama, en las próximas líneas explicamos cómo realizar un inventario en Excel, proporcionamos una plantilla con todos los elementos necesarios y presentaremos InvGate Asset Management, una solución a considerar para administrar los activos.
¿Cómo hacer un inventario de computadoras en Excel?
Excel se puede utilizar para la Gestión de Activos: mediante la creación de una tabla estructurada que sirve para registrar los detalles fundamentales, como el tipo, la ubicación, el propietario y el estado. Sin embargo, ésta debe actualizarse manualmente a medida que se producen los cambios.
¿Por qué este método es una buena idea? Porque resulta sencillo, accesible y, lo más importante, constituye un punto de partida óptimo para el seguimiento de los activos.
En definitiva, la mayoría de la gente está familiarizada con Excel o cualquier otra hoja de cálculo. Además, sirve de inicio para luego implementar una herramienta específica para gestionar los activos.
Descarga de la plantilla para crear un inventario de IT en Excel
Para construir un inventario en Excel, ponemos a disposición una plantilla lista para usar con todos los campos relevantes que se requieren para comenzar a administrar los activos.
La configuración ya está hecha; solo hay que introducir los datos de los equipos y soluciones de IT. Así, en cuestión de minutos la organización tendrá su registro completo y consolidado.
¿Qué registrar en un inventario en Excel?
El inventario en Excel, donde se registra cada activo, le permite saber al equipo de IT qué tiene, dónde se encuentra, quién lo utiliza y cuál es su estado actual.
En la práctica, esto significa completar con datos referidos al tipo de activo, el fabricante, la ubicación, el propietario y la fecha de vencimiento de la garantía. También se puede incluir el costo y la fecha de compra para supervisar los presupuestos y planificar las sustituciones.
La clave es centrarse en la información relevante que respaldará la toma de decisiones, ya sea para el mantenimiento, la elaboración de presupuestos, el cumplimiento normativo o la seguridad. Todo lo registrado debe tener un propósito claro, no solo ocupar espacio en una hoja de cálculo.
Limitaciones del control de inventario de equipos de cómputo en Excel
Como mencionamos, el control de inventario de equipos de cómputo en Excel representa un excelente punto de partida para organizar los activos, pero no fue diseñado para las exigencias modernas. De hecho, a medida que crece la organización, las limitaciones se vuelven más notorias.
En las próximas líneas indicamos los principales obstáculos de un inventario de IT en Excel.
#1. Sólo ofrece una visión estática
Un inventario en Excel muestra los activos en un momento determinado. Una vez creado, cada cambio (desde la incorporación de un nuevo dispositivo hasta la retirada de uno antiguo) deberá introducirse de forma manual.
Esto significa que los datos quedarán obsoletos rápidamente, lo cual dificulta la toma de decisiones precisas y oportunas basadas en una visión en tiempo real del entorno.
#2. No hay monitoreo en tiempo real
Si una laptop se desconecta, el software necesita una actualización o aparece un dispositivo no autorizado en la red, Excel no lo señalará. Solo se descubrirá cuando se compruebe de manera manual, o si el problema se agrava.
En cambio, el monitoreo automático evita que los incidentes provoquen tiempos de inactividad, brechas de seguridad o incumplimientos normativos.
#3. Limitada precisión y trazabilidad
La introducción manual de los datos es propensa a errores: desde equivocaciones en el tipeo, hasta ingresos duplicados o información faltante.
Con el tiempo, estos pequeños errores suelen acumularse y generar datos poco confiables. Y como Excel no ofrece historiales de edición detallados ni permisos granulares, es difícil rastrear quién realizó las modificaciones y cuándo las hizo. Esto supone un inconveniente durante las auditorías o las investigaciones.
#4. Escaso seguimiento de las licencias
Excel es capaz de almacenar información sobre las licencias, pero no de realizar un seguimiento del uso, las caducidades o los requisitos de cumplimiento, lo cual significa que se pueden pasar por alto las renovaciones, aquellas que no se utilizan e incluso no superar una auditoría del proveedor.
Cualquiera de estas situaciones suele provocar sanciones o costos innecesarios, que a menudo superan el precio de una herramienta específica para la Gestión de Activos.
#5. Sin automatización integrada
Cada actualización, informe o recordatorio de mantenimiento en Excel se realizará manualmente. Esto demanda tiempo, aumenta la carga de trabajo del equipo de IT y deja más margen para el error humano.
En entornos con muchos activos, la falta de automatización dificulta la disponibilidad de información actualizada, así como de procesos eficientes.
#6. Dificultad para escalar
A medida que crece la organización, también lo hace la complejidad de su inventario de activos. Las hojas de cálculo extensas son más difíciles de mantener, más propensas a equivocaciones y más lentas de compartir de forma segura.
Al final, el esfuerzo requerido para garantizar su precisión supera su conveniencia, convirtiéndolas en un cuello de botella para las operaciones de IT.
Sustitución de la plantilla en Excel por un software de ITAM
A esta altura, está claro que un inventario de IT en Excel representa una forma óptima de comenzar a realizar un seguimiento de los activos, pero no iguala la precisión, la eficiencia y la escalabilidad que exige la gestión moderna.
¿La buena noticia? El traspaso de los datos de Excel a InvGate Asset Management resulta muy sencillo. Si la organización dispone de su inventario en nuestra plantilla (Excel o en cualquier otra hoja de cálculo), puede importarlo directamente con solo unos clics.
La plataforma admite archivos .csv y .xls, no requiere codificación y es lo suficientemente intuitiva tanto para equipos técnicos como los que no lo son.
Una vez introducida la información, los usuarios encontrarán muchas más ventajas de dicha herramienta en relación a Excel:
- Inventario centralizado y actualizado: todos los registros de hardware, software y activos no informáticos mantienen su precisión y se encuentran en un solo lugar.
- Múltiples métodos de detección: se completa automáticamente mediante el descubrimiento basado en agentes, escaneos de la red e integraciones, además de la posibilidad de los ingresos manuales.
- Gestión del Ciclo de Vida de los Activos: el equipo puede planificar, implementar, mantener y retirar los dispositivos y soluciones de IT gracias al monitoreo del estado y el rendimiento en tiempo real para detectar problemas de forma temprana.
- Automatización: las alertas automatizadas, los informes programados y las acciones del ciclo de vida eliminan las actualizaciones manuales repetitivas.
- Presupuestos y cumplimiento más inteligentes: los datos precisos facilitan la planificación de las compras y las sustituciones, a la vez de gestionar los contratos y las licencias para evitar gastos excesivos y sanciones.
- Reportes y tableros personalizados: sin el trabajo manual que implican las hojas de cálculo, es posible obtener información útil.
- Mayor seguridad y cumplimiento: gracias a que los activos están actualizados, son supervisados y trazables, hay menos vulnerabilidades, además de que la organización está más preparada para las auditorías.
En definitiva, InvGate Asset Management garantiza un mayor control sobre los activos, lo cual se traduce en menos riesgos y sanciones, así como en un funcionamiento general más fluido de las IT.
¿Lo mejor de todo? se puede probar gratis durante 30 días: solo tienes que cargar tu inventario actual y, en cuestión de minutos, dispondrás de un sistema centralizado y en tiempo real que crecerá con tu organización.
