Para muchos equipos de IT, un inventario en Excel representa el punto de partida para registrar sus equipos tecnológicos. De hecho, según Gartner Digital Markets, el 34% de las organizaciones todavía utiliza métodos manuales para gestionar sus activos informáticos. Esto se debe al bajo costo, la disponibilidad de la herramienta y la familiaridad que tienen la mayoría de las personas con ella.
En dicho artículo abordamos cómo armar un inventario de equipos de cómputo en Excel, qué columnas usar y cómo realizar la carga. Incluso ofrecemos una plantilla de inventario en Excel para descargar de forma gratuita. Pero también explicamos en qué momento esta herramienta comienza a presentar limitaciones y así migrar a una solución especializada.
¿Para qué sirve un inventario en Excel?
Un inventario en Excel sirve para registrar y organizar la información de los equipos de IT -activos existentes, responsables, lugar y estado- de una organización en un solo lugar. Se trata de una solución inicial para el control de inventario que permite tomar decisiones sobre asignaciones, compras y mantenimiento.
Excel es una buena opción cuando:
- El inventario tiene hasta 100 activos en uso.
- Las actualizaciones son poco frecuentes y se pueden realizar por lotes.
- Una sola persona es responsable de mantener el archivo.
- No se necesita detección automática de activos ni alertas de vencimiento.
- El equipo no requiere un historial de cambios ni controles de acceso.
Para no arrancar de cero, te dejamos un formato de inventario en Excel listo para descargar y completar con tus propios equipos.
Las columnas que tiene que tener un inventario en Excel
Una hoja de cálculo resulta útil cuando cada columna tiene una razón de ser: registra información que alguien usará para tomar una decisión, realizar una auditoría o un seguimiento. La versión mínima debería incluir lo siguiente:
| Campo | Qué se carga |
| Nombre del activo | Nombre para identificar el equipo, como “Iphone XS” |
| Tipo | Teléfono, laptop o auriculares |
| Fabricante | Marca del equipo, como Dell o Apple |
| Modelo | Modelo del equipo, como Iphone XS |
| Estado | En uso, disponible, en reparación, perdido o dado de baja |
| Responsable | Persona que utiliza el activo |
| Ubicación | Lugar donde se encuentra el activo: país, ciudad, sede |
| ID en el inventario | Identificador único. Por ejemplo, INV-00022 |
| N° de serie | Código que identifica físicamente al equipo, como TDLC35A |
| Fecha de compra | Día, mes y año de compra |
| Factura | N° de factura |
| Tipo de compra | Compra directa, leasing o arrendamiento |
| Proveedor del activo | Empresa que vendió el equipo |
| Precio de compra | Importe |
| Precio actual | Valor actual, según criterio de la organización |
| Porcentaje de depreciación | Cuánto valor perdió con el paso del tiempo |
| Centro de costos | Área o departamento al que se asigna el costo del activo |
| Vencimiento de la garantía | Fecha en que termina la cobertura de la garantía |
Para los profesionales que realizan un seguimiento de dispositivos físicos, los campos relacionados con el seguimiento del hardware -número de serie, fecha de compra y vencimiento de la garantía- son especialmente importantes. Son las columnas que probablemente se consulten con mayor frecuencia durante una auditoría o un proceso de renovación de equipos.
¿Cómo mantener el inventario actualizado sin que se desarme?
El mantenimiento de un inventario en Excel requiere disciplina operativa y reglas estrictas para evitar registros duplicados, campos incompletos o datos desactualizados.
Una rutina básica puede incluir:
- Rutina de carga inmediata: cualquier movimiento de un activo (ingreso, asignación, traslado, reparación o baja) debe registrarse en la hoja de cálculo lo antes posible.
- Revisión periódica: según la cantidad de equipos y la frecuencia de los cambios, es suficiente un control de inventario semanal o mensual.
- Responsable único del archivo: persona (Administrador de IT u Operaciones) debe estar a cargo de mantener la información y verificar que se realicen las actualizaciones.
- Fecha de última revisión: agregar una columna obligatoria con el día de la última supervisión completa, no solo de la última edición puntual. Esa fecha ofrece una idea rápida de qué tan confiable es la información.
- Estandarización mediante la validación de los datos: bloquear la edición libre en campos críticos (como estado, ubicación o tipo).
Los límites de Excel: ¿Cuándo deja de alcanzar?
El problema de un inventario en Excel aparece cuando crece la organización, la cantidad de dispositivos y las personas que necesitan acceder al archivo.
Aquí algunas señales que indican la necesidad de un cambio de herramienta:
- Versiones duplicadas: cuando varias personas trabajan con copias del archivo se generan diferentes versiones del inventario, con información contradictoria y desactualizada.
- Cambios sin historial: si alguien sobrescribe un dato, es difícil saber qué modificó, quién lo hizo y en qué momento.
- Errores en los registros manuales: como Excel no tiene detección automática, cada incorporación, reasignación, traslado o baja depende de una actualización, aumentando el riesgo de equivocaciones.
- Vencimientos que pasan desapercibidos: al no contar con alertas nativas, las fechas de vencimiento de garantías y contratos registradas en una columna pueden omitirse.
- Información fragmentada: a partir de cierto volumen, el enfoque de un único archivo deja de funcionar. Entonces aparecen varias hojas separadas para compras, asignaciones, garantías o reparaciones, lo cual dificulta la disponibilidad de una fuente confiable.
Para evitar estos obstáculos, hay que elegir una herramienta como InvGate Asset Management, que ofrece detección automática de los activos con y sin agente, alertas nativas de garantías y contratos, seguimiento completo del ciclo de vida y un historial de auditoría.
¿Qué viene después de Excel?
La razón más común para retrasar el cambio de un inventario en Excel a una herramienta especializada no es el costo, sino la idea errónea de que la migración significa empezar de cero.
Sin embargo, una solución de Gestión de Activos de IT como InvGate Asset Management garantiza un procedimiento sencillo, partiendo precisamente del archivo que ya tiene el equipo. Aquí los pasos:
- Exportar el inventario actual a CSV: cualquier archivo de Excel puede guardarse como .csv en pocos segundos.
- Importar el CSV a InvGate Asset Management: la plataforma permite importar archivos para crear el inventario inicial.
- Instalar el Agente: actualiza continuamente los registros de los activos. Luego, es posible complementar con InvGate Discovery y otras fuentes de descubrimiento conectadas mediante integraciones.
- Configurar automatizaciones: para recibir alertas y notificaciones relacionadas con garantías, contratos, licencias de software, estado de los activos y procesos de renovación.
- Utilizar tableros en tiempo real: para centralizar la visibilidad del inventario y dejar de depender de filtros manuales. También es posible configurar reportes automáticos para que se generen y envíen periódicamente.
Si todavía estás comenzando a organizar tus equipos, puedes descargar esta plantilla de inventario en Excel y utilizarla como punto de partida.
Plantilla de inventario en Excel
Descargar plantilla
Cuando el inventario crezca y las actualizaciones manuales dejen de ser suficientes, será más fácil evaluar el paso a una herramienta especializada. Para conocer más sobre InvGate Asset Management, contacta al equipo de Ventas.
