A pesar de que algunos administradores de IT lo promueven, no es una buena idea crear un inventario en Excel para la Gestión de Activos. MS Excel constituye una herramienta poderosa que sirvió a analistas, contadores, personal de finanzas, equipos de logística e incluso a administradores de IT. De hecho, desde su lanzamiento se convirtió en uno de los programas de oficina más omnipresentes. En los últimos años, Google presentó Sheets, un producto similar y competidor potencial.
No obstante sus brillantes características, Excel no está diseñado para la moderna Gestión de Activos de IT (ITAM). Si lo usas, es posible que estés exponiendo a tu empresa a riesgos y hasta perdiendo dinero en el proceso. Sin embargo, hay una manera fácil de solucionar esto.
Así que te invitamos a que leas las diez razones por las que deberías deshacerte de tu planilla de Excel cuanto antes, y cómo InvGate Insight te ayudará a realizar una gestión de activos de la manera correcta.
Veamos, en concreto, por qué Excel no sirve para ITAM.
Tabla de contenidos
- TL;DR
- Qué incluye la Gestión de Activos IT
- 10 razones para no utilizar Excel para la Gestión de Activos
- Sustituir el inventario de Excel para ITAM por software
- Preguntas frecuentes
TL:DR
- ITAM es el proceso de gestionar cada etapa del Ciclo de Vida de la Gestión de Activos de IT para minimizar riesgos, anticiparse a posibles problemas y optimizar el rendimiento y los costos.
- Las hojas de cálculo de Excel son insuficientes para satisfacer las necesidades de la Gestión de Activos de TI. En primer lugar, no monitorea tus activos ni proporciona actualizaciones en tiempo real, lo que resulta en un inventario poco confiable. También carece del nivel de automatización que requiere ITAM (incluida la ausencia de informes automatizados), dejando margen para errores y operaciones ineficientes.
- Con una solución dedicada de ITAM, como InvGate Insight, tienes una plataforma única para gestionar todos los hardware, software, herramientas y soluciones de tu empresa. Puedes superar las capacidades de Excel y lograr un inventario centralizado y actualizado, automatización, gestión de contratos y licencias, informes periódicos y más.
¿Qué incluye la Gestión de Activos de IT?
La Gestión de Activos de IT es el proceso de gestionar todos los aspectos de los activos de una organización, desde la adquisición hasta la eliminación, para minimizar los costos y garantizar que cumplen los requisitos empresariales.
Incluye la evaluación de las necesidades informáticas y la elección de las soluciones adecuadas para satisfacerlas, el mantenimiento, el monitoreo y la actualización de los activos, y el suministro de las herramientas para los empleados para realizar sus actividades con eficiencia.
Normalmente, ITAM abarca las siguientes prácticas:
- Gestión de Activos de software: incluye el monitoreo de licencias de software, la medición de software, la gestión de parches, etc.
- Gestión de Activos de hardware: abarca la gestión del inventario de IT, el monitoreo de activos, etc.
- Gestión de Contratos de IT: contratos de software (como stand-alone, suite, Sistema Operativo), contratos SaaS y contratos de hardware (como leasing, mantenimiento, alquiler, soporte, y acuerdos de garantía).
- CMDB: contempla la base de datos que almacena y gestiona la información sobre los diversos componentes de tu infraestructura de IT y un mapa visual que ayuda a simplificar el proceso de gestión y mantenimiento de un entorno informático.
- Reportes: Ofrecen un conocimiento exhaustivo de tu infraestructura IT y de los gastos relacionados, lo que te permite optimizar tanto el presupuesto IT como el rendimiento de los activos.
Además de estas actividades, la razón por la que ITAM es tan valiosa para las empresas de todos los tamaños es su capacidad de proporcionar información precisa en tiempo real para gestionar los activos, lo que facilita su distribución, la optimización de las inversiones y la anticipación a posibles problemas. En resumen, ITAM te permite ser proactivo.
A esta altura, ya intuyes que un inventario en Excel no alcanza para hacer el trabajo, pero vamos a analizar más detenidamente en qué aspectos y por qué ocurre esto.
10 razones para no utilizar un inventario en Excel para la Gestión de Activos
Una adecuada Gestión de Activos de IT no es complicada en sí misma, pero requiere un software de ITAM y, al menos, un gestor de activos de IT para sacarle el máximo provecho. Entonces te presentamos diez razones para pasarte del inventario en Excel a InvGate Insight, que es garantía de muchos beneficios.
1. La Gestión de Activos no es sólo mantener una lista de activos
ITAM es mucho más que mantener una lista de los activos de una organización. Su poder no sólo está dado por el inventario en sí mismo, sino por sus capacidades una vez que ya está hecho.
Si cuentas con un inventario en Excel, sólo tienes una instantánea del stock de activos de tu empresa en una fecha concreta. Aun así, para disponer de esa imagen, debes crear manualmente la planilla y luego completarla con todos los activos que hay que controlar. Este procedimiento conlleva el riesgo de errores (en los números, fallas de tipeo, falta de normalización de los datos y omisiones, entre otros), que hacen que una hoja de cálculo no sea fiable.
Además, no existe trazabilidad y los activos no están conectados al Excel, por lo que no es posible confiar en que el inventario esté actualizado o refleje el estado presente del dispositivo. Así que tomar decisiones basándose en dicha plantilla resulta arriesgado.
En cambio, con el software de ITAM se obtiene un inventario dinámico y fiable. Si bien es posible comenzar cargando la planilla de Excel a InvGate Insight, al instalar un Agente en los dispositivos de la empresa (que se puede hacer en forma remota) se utiliza la herramienta Network Discovery para detectar todos los activos conectados a la red y así poblar automáticamente el inventario de hardware.
Incluso el Agente permite mapear todo el software instalado -tanto el autorizado como el que no lo está- y hacer que brinde información periódicamente. De este modo, podrás disponer de un inventario siempre actualizado para decidir el mejor movimiento para tu empresa en función de las necesidades actuales.
2. Excel no puede monitorear los activos y proporcionar actualizaciones de estado en tiempo real
Como dijimos, contar con un inventario en Excel para hacer un seguimiento de los activos es limitado. Porque los activos informáticos y el inventario van por caminos paralelos, pero separados. Es decir que lo que ocurre en uno de ellos no se refleja automáticamente en el otro.
Así que, por un lado, tu inventario puede quedar obsoleto rápidamente. Y, por otro, monitorear manualmente los activos requerirá muchos recursos y no será factible. Esto significa que probablemente te enteres de que algo funciona mal después de que estalle el problema.
En cambio, con el software de gestión de activos, tus activos y el inventario están conectados. El Agente de InvGate informa periódicamente lo que sucede dentro de todos los dispositivos de tu organización. Incluso puedes automatizar el escaneo de tu red para detectar nuevos dispositivos (lo cual es extremadamente útil para evitar la shadow IT).
Además, si configuras las reglas de salud, tu equipo de ITAM monitorea constantemente el estado de los activos y recibe alertas cuando funcionan mal, no lo hacen con precisión o requieren mantenimiento. Al supervisar los activos, ofrecerás una experiencia sin problemas a los usuarios finales, actuarás antes de que surjan problemas, mitigando el riesgo (y los costos) del tiempo de inactividad. También se garantiza de esta manera que los activos tengan una larga vida útil.
3. Falta de trazabilidad y normalización de los datos con el inventario en Excel
Otra desventaja de utilizar un inventario en Excel para la gestión de activos es la falta de trazabilidad y normalización de los datos. En pocas palabras, Excel no proporciona suficientes funciones y permisos de usuario para garantizar la trazabilidad de las ediciones de los documentos. No sólo no puedes seleccionar qué secciones de la hoja de cálculo puede editar un usuario, sino que tampoco tienes la posibilidad de hacer un seguimiento de los cambios realizados por cada persona.
Además, Excel es incapaz de detectar similitudes entre las entradas de datos. Por lo tanto, quizás tengas el mismo activo registrado con diferentes nombres (por ejemplo, una licencia de Adobe Photoshop estará como Adobe Photoshop, Adobe PS, APS, etc.).
Ambos problemas desaparecen con InvGate Insight. Esta solución te proporciona perfiles de usuario para asignar la cantidad adecuada de permisos a tu equipo de gestión de activos. A su vez, es posible acceder a los datos históricos en cualquier momento para revisar su actividad. Y en cuanto a las entradas de datos, las normaliza automáticamente, para que no tengas que preocuparte.
4. Necesitarás muchas soluciones para gestionar licencias con el inventario en Excel
La Gestión de Licencias es otro aspecto importante de la gestión de activos de IT. Las distintas soluciones tienen diferentes tipos de licencias: algunas requieren una por usuario, otras cobran por estación de trabajo y muchas poseen licencias flotantes.
Sin una Gestión de Licencias adecuada, tu empresa puede terminar pagando más de lo necesario. Además, corres el riesgo de no cumplir con los requisitos de licencias, incurriendo en costosas sanciones si pasas por una auditoría de software.
Aunque los equipos de ITAM pueden ser capaces de gestionar licencias con Microsoft Excel, probablemente necesitarán varias soluciones alternativas y aún así no será tan sencillo como contar con una herramienta específica.
5. Falta de automatización
ITAM es un proceso que consume muchos recursos. Es responsable de un gran número de herramientas, soluciones y plataformas. Además, tiene que focalizarse en todos estos activos para asegurarse de que funcionan sin fallos. Como imaginas (o puedes darte cuenta si actualmente utilizas una hoja de cálculo), hacerlo manualmente lleva mucho tiempo y es ineficaz.
El secreto para ejecutarlo bien -y evitar la supervisión humana constante- es la automatización, la cual reduce en gran medida la carga de trabajo de tu equipo, evitando las tareas repetitivas. Por ejemplo, si tienen que actualizar las laptops de los empleados, no irán de cubículo en cubículo a instalarlas en forma manual.
Obviamente, MS Excel no ofrece el nivel de automatización que requiere la gestión de activos, pero el software de ITAM sí: InvGate Insight permite automatizar alertas, escaneo de redes, actualizaciones de inventario, reportes y mucho más.
6. Falta de reportes de rendimiento
Y ya que mencionamos los reportes, tomémonos un momento para entender por qué la falta de esta automatización es crucial. Las capacidades de generación de informes son clave en la gestión de activos de IT porque te permiten tener una visión completa y actualizada de tu oferta informática para que puedas planificar las finanzas y tomar decisiones de compra.
Dicho esto, Microsoft Excel no proporciona a sus usuarios informes automatizados. Si los necesitas, tienes que crearlos manualmente, lo que deja mucho margen para el error. ¿Cuántas veces has lidiado con una fórmula errónea? Resolverlo puede ser desesperante.
Pero con el software, los reportes están cubiertos: con InvGate Insight tienes la posibilidad de personalizar los informes en función de las métricas que te interesan. Además, puedes automatizarlos para que lleguen a tu bandeja de entrada periódicamente, brindándote nuevas perspectivas sobre las que actuar.
7. Excel no puede mantener ni actualizar los activos por sí mismo
Para ofrecer servicios de IT consistentes, mejorar la vida útil de los activos y evitar riesgos de ciberseguridad, los dispositivos de tu empresa deben mantenerse y actualizarse con regularidad. Si se hace manualmente para un gran número de sistemas, consumirá muchos recursos, además de existir la posibilidad de perder las actualizaciones.
A su vez, resulta difícil hacer un seguimiento de las versiones de software de los distintos activos con un inventario en Excel, sobre todo porque los usuarios finales aceptan las actualizaciones en sus dispositivos de la empresa sin avisar al equipo de IT.
Pero el software de inventario monitorea todo esto por ti. El Agente de InvGate Insight informa periódicamente sobre el software, de modo que sabrás con unos pocos clics qué activos necesitan actualizarse (y cuáles fueron protegidos por sus usuarios), o si su capacidad llegó al límite. Además, si lo tienes conectado a InvGate Service Desk, podrás crear tickets para asignar la tarea y solucionar el problema.
8. Falta de integraciones
Otro aspecto de ITAM en el que el inventario en Excel se queda corto es en las integraciones. Al llevar adelante una estrategia de Gestión de Activos, no sólo hay que listar y monitorear varias cuestiones, sino también realizar tareas en otros dispositivos. Y aunque algunos de ellos pueden ser accesibles para tu equipo -como los servidores de la empresa-, en las organizaciones modernas, los activos rara vez se guardan en una única sala; seguramente estarán distribuidos geográficamente, incluso a continentes de distancia.
Por tanto, tendrás que acceder a ellos en forma remota. Si usas Excel, deberás conseguir otras soluciones para ingresar al dispositivo a distancia y no podrás vincularlos para actualizar el archivo.
Entonces integra InvGate Insight con software como TeamViewer y aprovecha su funcionalidad de desktop remoto sin salir de la plataforma de ITAM, y con la ventaja adicional de la trazabilidad y la actualización automática de los registros.
Y no olvidemos que, como mencionamos arriba, integrar el software de ITAM con tu help desk es una forma inteligente de impulsar la productividad y la eficiencia.
9. Excel e ITAM proactivo son incompatibles
Para sacar el máximo provecho a tus soluciones de hardware y software, las empresas necesitan una estrategia de ITAM proactiva. No es sensato (ni rentable) ir de un lado para otro intentando arreglar las cuestiones. Lo correcto es aplicar una mentalidad preventiva, que permita anticiparse a los requerimientos futuros de la organización, las expectativas de los empleados y clientes, y los posibles problemas, para tomar decisiones en función de todo eso.
Pero para poder hacerlo, necesitas datos detallados sobre el rendimiento de los activos de tu organización, su uso, los gastos asociados y las vulnerabilidades de seguridad. Y sí, lo adivinaste: MS Excel no tiene la capacidad de recopilar esa información. Puede almacenar datos e incluso visualizarlos (hasta cierto punto), pero necesitará soluciones independientes para recopilar y filtrarlos.
10. La Gestión de Activos basada en Excel no es escalable
Para concluir esta lista de razones por las que no es aconsejable realizar la gestión de activos e inventario en Excel es la falta de escalabilidad. Las empresas muy pequeñas que sólo tienen un par de laptops y una impresora pueden acudir a Excel para la gestión de activos.
Pero a medida que la organización crece, necesitará más activos para cubrir sus necesidades. Llegados a este punto, incluso la simple tarea de mantener y actualizar la información sobre activos en planillas de Excel requerirá muchos recursos.
Y no es sólo una cuestión de documentación. Un gran número de activos también aumentará los riesgos asociados. La organización será más susceptible de sufrir ciberataques y puede cometer costosos errores en la gestión de licencias. Para evitarlo, lo mejor es empezar con una solución de gestión de activos específica, incluso cuando se acaba de poner en marcha la empresa.
Sustituir el inventario en Excel de Gestión de Activos por el software de ITAM
Ya explicamos las razones por las que la Gestión de Activos en Excel no es la mejor idea para tu empresa. Sin embargo, si cuentas con esa herramienta, es posible que seas reacio a migrar a una plataforma, ya que supone varios costos en el cambio. Así pues, recapitulemos qué está en juego y cómo disminuir estos valores asociados.
Es importante destacar que con una solución de ITAM específica, adquieres una plataforma única para gestionar todo el hardware, software, herramientas y soluciones de tu empresa en un solo lugar. Esto centraliza todos los datos de los activos, lo que facilita a los equipos su análisis y la toma de mejores decisiones.
Además, con InvGate Insight podrás superar las capacidades de Excel y lograr lo siguiente:
- Un inventario de software y hardware centralizado y actualizado.
- Hacer gestión de inventario no informático (que puede realizarse con códigos QR).
- Monitorear los activos para controlar su rendimiento y solucionar los problemas antes de que aparezcan.
- Automatizar los procesos para liberar el tiempo de tu equipo de tareas repetitivas y centrar su atención en las más importantes.
- Gestionar contratos y licencias para garantizar el cumplimiento y evitar multas.
- Medir el software para controlar el uso de las licencias y garantizar su correcta distribución.
- Acceder a reportes periódicos para monitorear el rendimiento de tu equipo y los activos, y realizar los ajustes necesarios.
- Lograr una mejor experiencia del empleado y del cliente al garantizar un rendimiento adecuado de las herramientas y los activos de la organización.
- Contar con un entorno seguro, a salvo de posibles ciberamenazas, que mitiga el riesgo de inactividad de los activos.
- Planificación inteligente de gastos y presupuestos para invertir de forma adecuada (y ahorrar dinero en activos innecesarios).
Además, su intuitiva interfaz de usuario, las funciones de arrastrar y soltar, y las múltiples formas de unificar el inventario ayudan a reducir los costos de cambio. Si a esto le añadimos el hecho de que no necesitas involucrar a toda tu empresa para migrar de un inventario en Excel al software de ITAM (ya que sólo tu equipo de IT tendrá que ser consciente de ello), la decisión es muy simple.
Reflexiones finales
Microsoft Excel es una solución potente, pero no se diseñó para la gestión de activos informáticos. Por lo tanto, no tiene suficientes características para soportarlo y se queda corto en cualquier intento de escalar - ya sea en el número de activos o funcionalidades-.
Una ITAM moderna no sólo permite mantener la información de los activos, sino también brindar las siguientes funciones:
- Optimizar el costo de los activos.
- Garantizar su rendimiento.
- Mejorar la satisfacción de empleados y clientes.
- Y garantizar la seguridad de la organización.
Por lo tanto, necesitas una herramienta que pueda cubrir todo eso, y que acompañe a tu organización a medida que crece. ¿Quieres ver qué puede hacer InvGate Insight por ti? Solicita nuestra prueba gratuita de 30 días y te darás cuenta. Y si todavía tienes dudas, puedes programar una llamada con nuestro equipo para preguntarles lo que sea.
Preguntas frecuentes
¿Los gestores de activos utilizan Excel?
Las empresas muy pequeñas que tienen un número reducido de activos que gestionar pueden utilizar Excel. En este caso, la función de MS Excel se limita a realizar un seguimiento de los activos, proveedores, información de soporte y parches de seguridad.
Pero a medida que crece la organización, no será factible seguir usando un inventario en Excel. En cambio, resultará mejor una solución específica para la gestión de activos.
¿Excel sirve para hacer un seguimiento del inventario?
MS Excel puede utilizarse para almacenar información de inventario. Pero no para hacer un seguimiento automático de los activos ni recopilar datos sobre ellos. De hecho, los usuarios tendrán que recopilar la información e introducirla manualmente en las planillas. Si la organización cuenta con un gran número de activos y debe reunir y actualizar distintos tipos de datos, no será fácil utilizar Excel para realizar un seguimiento del inventario.
¿Cuál es la mejor manera de monitorear los activos?
El software de ITAM es la mejor forma de monitorear los activos. Para ofrecer una prestación de servicios continua, las empresas tienen que supervisar constantemente sus activos en busca de anomalías. Deben contar con tiempo suficiente para solucionar los problemas antes de que afecten a la calidad de la prestación. Por tanto, una solución de ITAM sólida realizará el monitoreo automáticamente y emitirá alertas si los parámetros salen de los valores predefinidos.
