Hay muchas formas de enfocar la Gestión de Activos. Todo depende de tus objetivos personales, las capacidades de tu equipo y las necesidades de tu empresa.
De hecho, según un estudio publicado por Gartner en 2024, la mayoría de las empresas confían en métodos manuales (41%) y hojas de cálculo (26%) para sus operaciones diarias de Gestión de Inventarios . Por lo tanto, es muy probable que desee utilizar Excel para la gestión de activos.
En esta entrada del blog, analizaremos cómo sacar el máximo partido a Excel para la gestión de activos. También podrá descargar una plantilla de Excel con todos los elementos necesarios para empezar (o quizás para compararla con la que utiliza actualmente).
Por último, te presentaremos InvGate Asset Management, nuestro software dedicado a la Gestión de Activos, y te explicaremos por qué es una gran idea comenzar a considerar la implementación de una solución como ésta.
Índice de contenidos
- TL;DR
- ¿Qué incluye Asset Management?
- ¿Cómo puede utilizarse Excel para la gestión de activos?
- Descargar plantilla Excel para la Gestión de Activos
- 10 razones por las que usar Excel para ITAM no es suficiente
- Sustitución de la plantilla Excel ITAM por un software ITAM
- Reflexiones finales
- Preguntas más frecuentes
TL;DR
- Excel como punto de partida: Útil para el seguimiento básico de activos, pero limitado en cuanto a escalabilidad, precisión y automatización.
- Principales limitaciones de Excel: No hay monitoreo en tiempo real, actualizaciones manuales propensas a errores y falta de integraciones o automatización.
- Por qué cambiar al software ITAM: InvGate Asset Management ofrece inventario centralizado, procesos automatizados, monitoreo proactivo y sólidos informes.
- Transición sin problemas: Comience con nuestra plantilla de Excel gratuita y cárguela en InvGate para obtener una solución ITAM eficiente y escalable.
- Capacidades mejoradas: Funciones como gestión de licencias, mitigación de riesgos de ciberseguridad y optimización de costos superan las posibilidades de Excel.
¿Qué incluye Asset Management?
Puesto que vamos a explorar cómo sacar el máximo partido de Excel para la Gestión de Activos, es esencial definir primero qué se incluye en el amplio paraguas de la Gestión de Activos y qué debe permitir su hoja de cálculo. No todas las organizaciones son iguales, y esto influirá en el alcance y las posibilidades de su estrategia.
Si está leyendo esto, es probable que utilice Excel para crear, actualizar y realizar un seguimiento de los inventarios de activos. Técnicamente, esto se llama Gestión de Inventarios, y es una parte crucial de cualquier estrategia eficaz de Gestión de Activos. Sin embargo, la Gestión de Activos y, en concreto, la Gestión de Activos de IT (ITAM ) abarca las siguientes prácticas:
- Gestión de Activos de Software - que incluye Monitorización de Licencias de Software, Medición de Software, Gestión de Parches, y más.
- Gestión de activos de hardware: incluye el inventario de hardware, el seguimiento de activos, etc.
- Gestión financiera.
- Gestión de contratos de IT - que incluye contratos de software (como stand-alone, suite, Sistema Operativo), contratos SaaS y contratos de hardware (como leasing, mantenimiento, alquiler, soporte y acuerdos de garantía).
- CMDB - que incluye la base de datos que almacena y gestiona información sobre los diversos componentes de su infraestructura de IT y un mapa visual que ayuda a simplificar el proceso de gestión y mantenimiento de un entorno de IT.
- Informes: los informes ofrecen una comprensión exhaustiva de la infraestructura de IT de su organización y de los gastos relacionados, lo que en última instancia le permite optimizar tanto el presupuesto como el rendimiento de IT.
¿Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios en particular implica el seguimiento y la gestión sistemáticos de todos los activos físicos y digitales de una organización. Esto incluye garantizar que los datos sobre cada activo -como su tipo, ubicación, estado y propiedad- sean precisos y estén actualizados.
Sin embargo, la gestión de activos va más allá del mero inventario. Esta práctica ha evolucionado significativamente con el tiempo. Hoy en día, cuando hablamos de gestión de activos, nos referimos a escalabilidad, automatización y, lo que es más importante, integración con otros sistemas. De este modo, las organizaciones aprovechan esta práctica para optimizar significativamente los costes e impulsar la eficiencia relacionada con el funcionamiento de sus activos.
A estas alturas, ya puede intuir que el uso de una hoja de cálculo de activos probablemente se queda corto para hacer el trabajo, pero estamos a punto de echar un vistazo más de cerca a dónde y por qué ocurre esto.
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¿Cómo puede utilizarse Excel para la gestión de activos?
En el episodio 17 de Ticket Volume, Brian Skramstad compartió su experiencia en el uso de Excel. Mencionó, entre otras cosas, que es una gran herramienta para empezar, un buen "punto de partida". Por lo tanto, Excel puede ser una gran herramienta si estás empezando a construir tu inventario de activos.
De hecho, puede ser una buena idea empezar con una hoja de cálculo, ya que es una herramienta con la que la mayoría de la gente está familiarizada, y luego utilizarla como base una vez que esté listo para implementar una herramienta dedicada a la gestión de sus activos.
Básicamente, Excel te permite crear una serie de columnas para cada atributo de tus activos. Como hemos mencionado antes, estos atributos suelen incluir el nombre, el tipo, el fabricante, el modelo, el estado, el propietario, la ubicación, el ID de inventario, etcétera. La lista puede continuar indefinidamente en función de las características que desee documentar en su archivo Excel.
A continuación, puedes crear filas para cada uno de tus activos, ya sean hardware (como ordenadores, portátiles, auriculares, teléfonos, etc.) o software (licencias de programas, sistemas operativos, aplicaciones, etc.).
Descargar una plantilla Excel para la gestión de activos
Para ayudarle a empezar de la forma correcta y con una plantilla que garantice resultados, hemos diseñado una con los campos básicos que todo inventario de activos debe incluir. Los campos que hemos añadido son los siguientes:
- Nombre.
- Tipo.
- Fabricante.
- Modelo.
- Estado.
- Propietario.
- Localización.
- ID de inventario.
- Número de serie.
- Fecha de adquisición.
- Tipo de adquisición.
- Factura Orden de compra.
- Proveedor.
- Precio de adquisición.
- Precio actual.
- Porcentaje de amortización.
- Centro de coste.
- Vencimiento de la garantía.
Todo lo que tiene que hacer es rellenar la hoja Excel con los datos correspondientes a sus activos. Y ya está. Una vez completada la plantilla, tendrá todo su inventario consolidado.
Sin embargo, como hemos estado insinuando, este inventario es estático. Tendrá que actualizarlo manualmente, lo que significa que probablemente quedará obsoleto rápidamente.
Pero no se preocupe. Para eso están hechas las herramientas ITAM. Puedes subir esta misma plantilla como CSV a la versión demo de InvGate Asset Management y probar sus funciones (¡sin compromiso!). Ahora, veamos más de cerca por qué esta es la opción más conveniente.
10 razones por las que usar Excel para Asset Management no es suficiente
La Gestión de Activos puede mejorarse significativamente con el uso de software dedicado a la Gestión de Activos de IT. Si bien la gestión de activos con Excel puede parecer sencilla en un principio, para lograr una gestión de activos de IT adecuada se requiere algo más que hojas de cálculo: se necesitan herramientas especializadas como el software ITAM e, idealmente, un gestor de activos de TI que supervise el proceso de forma eficaz.
1. La Gestión de Activos no es sólo mantener una lista de activos
La gestión de activos es mucho más que mantener una lista de los activos que posee o utiliza la organización. Su poder no sólo lo proporciona el inventario en sí mismo, sino lo que puede hacer una vez hecho.
Si utiliza hojas de cálculo de Gestión de Activos en Excel, lo que tiene es una instantánea del stock de activos de su empresa en una fecha concreta. Pero para tener esa imagen, tienes que crear la hoja de cálculo manualmente y luego rellenarla con todos los activos que necesitas controlar.
Esto deja margen paramuchos errores. Errores en los números, errores tipográficos, falta de normalización de los datos y omisiones son sólo algunas de las cosas que hacen que las hojas de cálculo de seguimiento de activos no sean fiables. Además, como no hay trazabilidad y los activos no están conectados en modo alguno a la hoja de cálculo, no se puede confiar en que el inventario esté actualizado o refleje el estado actual del activo. Así que tomar decisiones basándose en eso es, como mínimo, arriesgado.
Con el software ITAM, lo que se obtiene es un inventario dinámico y fiable. Si bien se puede comenzar cargando la hoja de cálculo actual a InvGate Asset Management, instalando un agente en los dispositivos de la empresa (lo que se puede hacer en forma remota) se puede utilizar la herramienta Network Discovery para detectar todos los activos conectados a la red y poblar automáticamente el inventario de activos de IT.
Además, una vez instalado el Agente, puede mapear todo el software instalado -tanto el autorizado como el no autorizado- y hacer que le informe periódicamente. De este modo, realizará un seguimiento de los activos y dispondrá siempre de un inventario actualizado para decidir cuál es la mejor opción para su empresa en función de las necesidades actuales.
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2. Excel no puede supervisar los activos y proporcionar actualizaciones de estado en tiempo real
Ya hemos dicho que utilizar una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de los activos es limitado, y ésta es otra de las razones. Sus activos informáticos y su inventario van por caminos paralelos pero separados. Lo que ocurre en uno de ellos no se refleja en el otro.
Así que, por un lado, su inventario de activos puede quedar obsoleto rápidamente. Y, por otro, supervisar manualmente los activos requerirá muchos recursos y, sencillamente, no es factible. Esto significa que probablemente te enterarás de que algo va mal después de que estalle el problema.
Con el software de Gestión de Activos de IT, susactivos y el inventario están conectados. El agente de InvGate informa periódicamente lo que sucede dentro de todos los dispositivos de tu organización, y puedes automatizar el escaneo de tu red para detectar nuevos dispositivos (lo cual es extremadamente útil para evitar el shadow IT).
Además, si configura las reglas de salud, su equipo de ITAM puede supervisar constantemente el estado de los activos y recibir alertas cuando funcionen mal, requieran mantenimiento o no funcionen correctamente. Al supervisar los activos, puede ofrecer una experiencia sin problemas a los usuarios finales, actuar antes de que surjan problemas y mitigar el riesgo (y los costes) del tiempo de inactividad. También garantizará que los activos tengan una larga vida útil.
3. Falta de trazabilidad y normalización de los datos
Otra desventaja de utilizar hojas de cálculo Excel para la Gestión de Activos es la falta de trazabilidad y normalización de los datos. En pocas palabras, Excel no proporciona suficientes funciones y permisos de usuario para garantizar la trazabilidad de las ediciones de los documentos. No sólo no puedes seleccionar qué secciones de la hoja de cálculo puede editar un usuario, sino que tampoco puedes hacer un seguimiento de los cambios realizados por cada usuario.
Además, Excel no puede detectar similitudes entre las entradas de datos. Así, puede tener el mismo activo registrado con distintos nombres (por ejemplo, una licencia de Adobe Photoshop puede estar bajo Adobe Photoshop, Adobe PS, APS, etc.).
Ambos problemas desaparecen con InvGate Asset Management. La solución te ofrece perfiles de usuario para asignar la cantidad adecuada de permisos a tu equipo de Asset Management, y puedes acceder a los datos históricos en cualquier momento para revisar su actividad. Y en cuanto a los datos ingresados, los normaliza automáticamente, para que no tengas que preocuparte.
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4. Necesitarás amplias soluciones para gestionar licencias con Excel
La gestión de licencias es otro aspecto importante de ITAM. Diferentes soluciones tienen diferentes tipos de licencias; algunas requieren una licencia por usuario, algunas cobran por estación de trabajo, y algunas tienen licencias flotantes.
Sin una gestión de licenciasadecuada, su empresa puede acabar pagando más de lo necesario. Además, corre el riesgo de incumplir los requisitos de licencia, incurriendo en costosas sanciones si una auditoría de software llama a su puerta.
Aunque los equipos de ITAM pueden ser capaces de gestionar licencias con Microsoft Excel, probablemente necesitarán muchas soluciones alternativas y aún así no será tan sencillo como una solución dedicada.
5. Falta de automatización
ITAM es un proceso que consume muchos recursos. Es responsable de un gran número de herramientas, soluciones y plataformas, y tiene que estar constantemente encima de todos estos activos para asegurarse de que funcionan sin fallos. Como puede imaginar (o incluso darse cuenta si actualmente utiliza una hoja de cálculo), hacerlo manualmente lleva mucho tiempo y es ineficaz.
El secreto para hacerlo bien -y evitar la supervisión humana constante - es la automatización. Con la automatización, puede reducir en gran medida la carga de trabajo de su equipo evitando tareas repetitivas. Por ejemplo, si tienen que actualizar los portátiles de los empleados, no tendrán que ir de cubículo en cubículo e instalar manualmente las actualizaciones.
Obviamente, MS Excel no ofrece el nivel de automatización que requiere Asset Management, pero el software ITAM sí. InvGate Asset Management permite automatizar alertas, escaneo de redes, actualizaciones de inventario, informes y mucho más.
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6. Falta de informes de rendimiento
Y ya que mencionamos los informes, tomémonos un momento para entender por qué la falta de esta automatización es crucial. Las capacidades de generación de informes son clave en IT Asset Management porque te permiten tener una visión integral y actualizada de tu parque informático para que puedas planificar las finanzas y tomar decisiones de compra.
Dicho esto, un archivo Excel no proporciona a sus usuarios informes automatizados. Si los necesita, tiene que crearlos manualmente, lo que dejamuchomargen para el error. ¿Cuántas veces has tenido que lidiar con una fórmula errónea? Sabemos que puede ser exasperante solucionarlo.
Pero con el software, los informes están cubiertos. Con InvGate Asset Management puedes personalizar los informes de los tableros en función de las métricas que te interesan. Además, puedes automatizarlos para que lleguen a tu bandeja de entrada periódicamente, brindándote nuevas perspectivas sobre las que actuar.
7. Excel no puede mantener ni actualizar los activos por sí solo
Para ofrecer servicios de TI coherentes, mejorar la vida útil de los activos y evitar riesgos de ciberseguridad, los activos de su empresa deben mantenerse y actualizarse con regularidad. Actualizar manualmente un gran número de sistemas consumirá muchos recursos, y existe una gran posibilidad de que algunos de los dispositivos pierdan sus actualizaciones.
También resulta difícil hacer un seguimiento de las versiones de software de los distintos activos en una hoja de cálculo, sobre todo porque los usuarios finales aceptan las actualizaciones en sus dispositivos de empresa sin avisar al equipo de TI. Se limitan a pulsar el botón de la caja.
Pero el software de inventario puede monitorear todo esto por usted. El Agente de InvGate Asset Management informa periódicamente sobre el software, para que puedas saber en unos pocos clics qué activos necesitan actualizarse (y cuáles han sido protegidos por sus usuarios), o si su capacidad ha llegado al límite. Además, si lo tienes conectado a InvGate Service Management, puedes crear tickets para asignar la tarea y resolver el problema.
8. Falta de integraciones
Otro aspecto de ITAM en el que Excel se queda corto es enlas integraciones. Al llevar a cabo una estrategia de Gestión de Activos, no sólo tienes que listar y monitorizar cosas, sino también hacer cosas en otros dispositivos. Y aunque algunos de ellos puedan ser accesibles para tu equipo -como los servidores de la empresa-, en las empresas modernas los activos rara vez se guardan en una única sala; en el caso de los equipos distribuidos geográficamente, pueden estar incluso a continentes de distancia.
Por tanto, tendrás que acceder a ellos a distancia. Ahora bien, si usas Excel, tendrás que conseguir otras soluciones para el acceso remoto, y no podrás vincular ambas para actualizar el archivo. Mientras tanto, puede integrar InvGate Asset Management con software como TeamViewer y aprovechar su funcionalidad de escritorio remoto sin salir de la plataforma ITAM, y con la ventaja adicional de la trazabilidad y la actualización automática de los registros.
Y no olvidemos que, como mencionamos más arriba, integrar el software ITAM con la mesa de ayuda es una manera inteligente de aumentar la productividad y la eficiencia.
9. Excel e ITAM proactivo son incompatibles
Para sacar el máximo partido a sus soluciones de hardware y software, las empresas necesitan una estrategia ITAM proactiva. No es sensato (ni rentable) ir de un lado para otro intentando arreglar las cosas. Lo correcto es aplicar una mentalidad preventiva, que permita prever los requisitos futuros de la organización, las expectativas de empleados y clientes y los posibles problemas, y tomar decisiones en función de ello.
Pero para poder hacerlo, necesita datos detallados sobre el rendimiento de los activos de su organización, su uso, los gastos asociados y las vulnerabilidades de seguridad. Y sí, lo ha adivinado, MS Excel simplemente no tiene la capacidad de recopilar estos datos. Puede almacenar información e incluso visualizarla (hasta cierto punto), pero necesitará soluciones independientes para recopilar y filtrar estos datos.
10 tareas indispensables para realizar una gestión de activos de IT proactiva
10. La gestión de activos basada en Excel no es escalable
Para concluir esta lista de razones por las que hacer Gestión de Activos con una hoja de cálculo Excel no es aconsejable es la falta de escalabilidad. Las empresas muy pequeñas que sólo tienen un par de portátiles y una impresora pueden hacer que Excel funcione para la Gestión de Activos.
Pero a medida que la organización crece, necesitará más activos para cubrir sus necesidades. Llegados a este punto, incluso la simple tarea de mantener y actualizar la información sobre activos en hojas de Excel pronto requerirá muchos recursos.
Y no es sólo una cuestión de documentación. Un gran número de activos también aumentará los riesgos asociados. La organización será más susceptible de sufrir ciberataques y puede cometer costosos errores en la gestión de licencias. Para evitar esto, lo mejor es empezar con una solución de Gestión de Activos dedicada, incluso cuando acaba de empezar su negocio.
Sustitución de la plantilla Excel de Gestión de Activos de IT por el software ITAM
A estas alturas, está claro que una hoja de cálculo Excel puede ser un buen punto de partida para la Gestión de Activos, pero no es en absoluto escalable. El siguiente paso natural para los gestores de activos o los equipos responsables del seguimiento de los activos de una organización es implementar una solución de gestión de activos dedicada. Y aquí es donde nos destacamos.
InvGate Asset Management es una solución integral que no sólo te permite crear y mantener fácilmente tu inventario de activos, sino que también te permite automatizar todo el ciclo de vida de los activos, optimizar los gastos y vincular los activos con la generación de tickets a través de sus funciones de integración. Además, con InvGate Asset Management podrá superar las capacidades de Excel y lograr:
- Un inventario de software y hardware centralizado y actualizado.
- Gestión de inventario no informático (que puede realizarse con códigos QR).
- Supervisión de activos para vigilar su rendimiento y abordar los problemas antes de que aparezcan.
- Automatización para liberar el tiempo de su equipo de tareas repetitivas y centrar su atención en tareas más importantes.
- Gestión de contratos y licencias para garantizar el cumplimiento y evitar multas.
- Medición del software para controlar el uso de las licencias y garantizar su correcta distribución.
- Informes periódicos para supervisar el rendimiento de su equipo y sus activos y realizar los ajustes necesarios.
- Una mejor experiencia del empleado y del cliente al garantizar un rendimiento perfecto de las herramientas y los activos de la organización.
- Un entorno seguro, a salvo de posibles ciberamenazas, que mitiga el riesgo de inactividad de los activos.
- Una planificación inteligente de gastos y presupuestos para invertir de forma inteligente (y ahorrar dinero en activos innecesarios).
Además, su intuitiva interfaz de usuario, las funciones de arrastrar y soltar y las múltiples formas de unificar el inventario ayudan a reducir los costes de cambio. Si a esto le añadimos el hecho de que no necesita incorporar a toda su empresa para migrar de una plantilla de Excel al software ITAM (ya que sólo su equipo de TI tendrá que ser consciente de ello), la decisión es pan comido.
¿Y lo mejor? Ya tiene un inventario completo gracias a la plantilla de Excel que diseñamos para este fin. Para empezar a explorar InvGate Asset Management, todo lo que tiene que hacer es cargar el archivo en formato .csv. Automáticamente importará tus activos al sistema.
Los pasos para hacerlo son sencillos y están detallados en la segunda hoja de la plantilla.Si ya estás entusiasmado, es hora de pasar a la acción. Prueba InvGate Asset Management gratis durante 30 días y carga tu inventario en sólo unos segundos.
Reflexiones finales
Excel es una herramienta útil para crear un inventario básico, pero tiene sus límites cuando se trata de manejar las complejidades de la Gestión de Activos de TI. A medida que su organización crece, también lo hacen sus necesidades de gestión de activos, por lo que una solución ITAM dedicada es el siguiente paso lógico. Herramientas como InvGate Asset Management agilizan los procesos, reducen el esfuerzo manual y garantizan que su inventario sea siempre preciso y procesable.
Si está listo para actualizar su estrategia ITAM, InvGate Asset Management le ofrece la solución perfecta. Con funciones como actualizaciones automatizadas de inventario, monitoreo proactivo de activos e integración transparente con su ecosistema de TI, le permite a su equipo trabajar de manera más inteligente, no más ardua. Pruébelo gratis y vea cómo transforma sus operaciones de gestión de activos.
Por lo tanto, necesitas una herramienta que pueda cubrir todo eso, y que acompañe a tu organización a medida que crece. ¿Quiere ver lo que InvGate Asset Management puede hacer por usted? ¡Solicite nuestra prueba gratuita de 30 días y eche un vistazo! Y si todavía tenés dudas, podés programar una llamada con nuestros expertos para preguntarles cualquier cosa.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo puedo hacer un seguimiento de los activos en Excel?
Cree una hoja de cálculo con columnas para los datos clave de los activos (por ejemplo, nombre, tipo, ubicación, estado, número de serie). Rellene las filas con los datos correspondientes a cada activo. Sin embargo, tenga en cuenta que los cambios deben actualizarse manualmente, ya que Excel no puede automatizar las actualizaciones.
2. ¿Cómo se calcula el rendimiento de los activos en Excel?
Utilice la fórmula: Rendimiento de los activos (ROA) = Ingresos netos / Activos totales. Introduce los valores en las celdas de Excel y aplica la fórmula para calcular. Tenga en cuenta que cualquier cambio en los datos deberá actualizarse manualmente, ya que Excel no admite la automatización de actualizaciones dinámicas.
3. ¿Utilizan Excel los gestores de activos?
Las empresas muy pequeñas que tienen que gestionar un número reducido de activos pueden utilizar Excel. En este caso, el papel de MS Excel puede limitarse a realizar un seguimiento de los activos, sus proveedores, la información de soporte y sus parches de seguridad.
.Pero a medida que crezca el tamaño de la organización, no será factible utilizar Excel para la gestión de activos. Estarán mejor con una solución dedicada a la Gestión de Activos.
4. ¿Sirve Excel para hacer un seguimiento del inventario?
MS Excel puede utilizarse para almacenar información de inventario. Pero no puede hacer un seguimiento automático de los activos ni recopilar información sobre ellos; los usuarios tendrán que recopilar los datos e introducirlos manualmente en las hojas. Si la organización tiene un gran número de activos y tiene que recopilar y actualizar distintos tipos de información, no será fácil utilizar Excel para hacer un seguimiento del inventario.
5. ¿Cuál es la mejor manera de controlar los activos?
El software ITAM sería la mejor forma de supervisar los activos. Para ofrecer una prestación de servicios continua, las empresas tienen que supervisar continuamente sus activos en busca de anomalías. Deben tener tiempo suficiente para solucionar los problemas antes de que afecten a la calidad del servicio. Por tanto, una solución ITAM sólida puede realizar la supervisión automáticamente y emitir alertas si los parámetros se salen de los valores predefinidos.
