5 consejos para un correcto inventario de equipos de cómputo

Emiliano Pardo Saguier junio 21, 2022
- 9 minutos de lectura

Mantener los activos tecnológicos en orden es fundamental para toda organización pero requiere de varias cuestiones importantes. El inventario de activos de cómputo o gestión del inventario de activos de IT es solo una de las muchas aristas de esta hidra siempre cambiante. A pesar de esto, los encargados de la organización suelen pasarlo por alto y focalizarse en los problemas más urgentes o graves.

Por eso, en esta guía centraremos la atención en los siguientes puntos:

  • La necesidad de conservar el orden de esos activos de cómputo
  • La importancia de la higiene informática
  • Las buenas prácticas requeridas sobre este asunto

Es cierto que la gestión de activos de IT (ITAM, por sus siglas en inglés) puede resultar un poco pesada, y si agregamos el inventario de equipos de cómputo, parecería ya un exceso. Sin embargo, es una tarea indispensable para que todo funcione de manera eficiente y ordenada.

En un contexto donde el 46% de las PYMES realizan un seguimiento manual del inventario –e incluso a veces es inexistente–, resulta fundamental avanzar hacia una comprensión acabada de lo que deberíamos hacer y cómo hacerlo mejor.

¿Qué es la gestión de activos de IT?

Si bien ya hemos hablado en numerosas oportunidades sobre la gestión de activos, aquí volvemos a compartir su definición: 

"ITAM es el conjunto de prácticas empresariales –incluyendo las funciones financieras, contractuales y de inventario– orientadas a sostener la gestión del ciclo de vida y la toma de decisiones estratégicas para el entorno de IT. Los activos incluyen todos los elementos de software y hardware que se encuentran en el entorno empresarial". 

En resumen, y en un lenguaje más sencillo, ITAM son las personas, los procesos y las herramientas involucradas para gestionar, controlar y proteger todos los activos de IT de una organización a lo largo del tiempo.

De la definición expuesta se desprende que ITAM debe ser una parte clave de la estrategia de una organización de IT. 

Al recopilar información sobre el hardware y el software que componen los servicios de IT, ITAM puede utilizarse como herramienta de toma de decisiones en relación con el uso, las compras y la redistribución del hardware y el software.

La gestión de activos de IT también ayuda a las organizaciones a administrar su patrimonio de IT de forma más eficiente: al conocer los servicios clave de una organización, se ahorra tiempo y dinero ya que se evita la compra de activos duplicados o innecesarios, además de garantizar que las licencias de software estén al día. 

Esto implica que con ITAM se puede mitigar el riesgo en términos de multas y sanciones relacionadas con la falta de licencias, así como proporcionar un valioso apoyo a las auditorías de software.

¿Qué es un inventario de equipos de cómputo?

Cuando decimos "inventario de equipos de cómputo" nos referimos a un conocimiento exhaustivo y profundo de los activos que componen una empresa. 

Con frecuencia, las organizaciones descubren sus equipos de cómputo a través de una variedad de sistemas de descubrimiento y seguimiento de activos. Estas son las herramientas que hacen posible la gestión del inventario de activos.

Y, por supuesto, siempre hay confusión con la gestión de inventarios. Aunque estos términos están muy relacionados, no significan lo mismo. Más adelante hablaremos de ello y de cómo interactúan.

Pero primero, echemos un vistazo a lo que puede ayudar a que tus estrategias de gestión de activos tengan éxito.

Las 5 mejores prácticas de gestión del inventario de equipos de cómputo

1. Definir cuáles son realmente tus activos

Si vas a hacer un inventario de tus equipos de cómputo, necesitas definiciones precisas que no dejen margen de error. De lo contrario, algún aspecto de IT que quede inconcluso supone riesgos que pueden comprometer la seguridad de las operaciones de tu empresa. 

Además, cuanto más sepas sobre el seguimiento de activos, más proactivo (en lugar de reactivo) podrás ser.

En principio, no se puede dirigir eficazmente un negocio si no se conocen las partes móviles que lo componen. Por ello, es necesario definir las categorías de equipos de cómputo (especialmente aquellos activos fijos) y asegurarse de que se sabe lo que ocurre en todo momento. 

También te ayudará a seleccionar un sistema de gestión de inventario adecuado cuando llegue el momento de hacerlo (que debería ser lo antes posible). 

Así que, teniendo esto en cuenta, puedes definir los activos de las siguientes tres maneras: 

  • Individualmente, la forma más básica y directa. 
  • Como parte de un "sistema de sistemas" mayor, de interdependencias y relaciones complejas. Ejemplos: líneas de producción, sistemas de instalaciones. 
  • Como parte de una cartera de activos, como inmuebles, infraestructuras municipales, etc. Muchos de ellos son activos fijos, y normalmente activos físicos. 

Una vez que tengas una idea de cuáles son tus activos, podrás gestionarlos de forma más concreta. 

En lo que respecta al seguimiento de los activos de IT, un sistema de gestión de inventario de equipos de cómputo con herramientas eficaces de detección será la pieza clave de todo. 

2. Revisar la información que se importa

Cuando dispongas de un software de gestión de inventario de activos, es fundamental examinar detenidamente la información que estás importando. Un problema común aquí es encontrar incoherencias.

Por ejemplo, una gran cantidad de nombres de productos repetidos o de activos gemelos. Limpiar todo puede llevar un buen rato; pero si no lo haces, tarde o temprano deberás perder tiempo en la tediosa tarea de control de daños. Y así y todo, nunca resultará tan eficiente como empezar de nuevo. 

Si a pesar de esto quieres que la información que ya tienes no se desperdicie, entonces deberás tomarte el tiempo necesario para revisarla en detalle y limpiarla. De este modo, evitarás futuros dolores de cabeza.

Recuerda: un poco de esfuerzo hoy puede ahorrar tiempo y recursos mañana. Además, es prácticamente imposible realizar un seguimiento correcto de los equipos de cómputo con conjuntos de datos "sucios".

3. Entender los beneficios del inventario de equipos de cómputo y de la gestión de activos

El inventario de equipos de cómputo y la gestión de activos no implican realizar esfuerzos adicionales en la organización. Y lo mejor es que un trabajo bien hecho podrá ahorrarte tiempo y dinero. 

Cassandra Campbell, de Shopify Blogs, explica esta cuestión con su negocio: 

"Cuando tienes un sistema de inventario sólido sabrás exactamente la cantidad de producto que dispones; y basándote en las ventas, puedes proyectar cuándo se te acabará y asegurarte de reponerlo a tiempo. Esto no solo ayuda a garantizar que no se pierdan las ventas (algo fundamental para el cash flow), sino que también permite planificar con antelación la compra de más productos y el efectivo disponible".

Cassandra Campbell, Shopify Blogs.

Como ves, no se trata de ser detallistas porque sí, sino de maximizar la entrada y salida de productos y dinero, realizar predicciones optimizadas y tomar las mejores decisiones. 

4. Considerar el seguimiento de los activos

Como primer paso para la gestión de bienes, es necesario considerar la posibilidad de contar con un repositorio central de activos. Luego llegará el turno de utilizar técnicas modernas de seguimiento, para asegurarse de que todo está donde debe estar y es utilizado por los propietarios de los activos correspondientes. 

Aunque esto es fácil de implementar con los activos informáticos, resulta más complejo con los activos físicos. Elementos como las etiquetas de código de barras escaneables, la RFID, el BLE (bluetooth de baja energía) y el GPS pueden ayudarte a saber dónde está todo, en todo momento.

Si combinas esto con el ya mencionado repositorio de activos y los registros de activos que lo acompañan, tendrás mucho más control sobre los bienes de tu empresa. 

Los registros, en particular, pueden ayudarte a hacer un seguimiento de los activos etiquetados con códigos de barras. Y, como bonus, también es una buena forma de controlar la cadena de custodia. 

En resumen, contar con un inventario de equipos de cómputo y con un seguimiento de esos equipos pueden considerarse fácilmente maneras de tomar las decisiones más informadas. De lo contrario, te guiarás por tu instinto, mientras tus competidores utilizarán las mejores herramientas disponibles para saber todo: qué es qué y dónde se ubica. 

5. Comprender el cruce entre activos e inventarios de IT y su importancia

Como hemos dicho, la gestión de inventarios y la gestión de activos de IT no significan lo mismo. Pero, como muestra el punto de este artículo, sí se cruzan. Por lo tanto, es esencial contar con un panorama completo de ellos.

Tomemos como ejemplo el punto de vista de Lowry Solutions

"Los activos y el inventario se cruzan ocasionalmente dentro de la misma organización. Algunas empresas utilizan las soluciones de gestión de activos para seguir y gestionar equipos para el servicio y el mantenimiento que ya han entregado a los clientes (como servidores, bombas de aceite o maquinaria pesada). En este caso, un artículo de uso final, que fue rastreado utilizando una solución de gestión de inventario durante la producción y las ventas, ahora está siendo rastreado con una solución de gestión de activos.

Tanto el seguimiento de activos como la gestión de inventarios son aspectos cruciales para las empresas que buscan optimizar los costos y mejorar la producción. Conocer la diferencia entre estas operaciones y los sistemas que pueden mejorarlas ayudará a las organizaciones a abordar y gestionar mejor sus desafíos únicos".

Gestión de inventarios vs. gestión de activos: ¿uno u otro, o ambos? 

Para hacer aun más sencilla la cuestión podemos decir que:

  • Los activos constituyen la totalidad de lo que se posee. Son los artículos (físicos y no físicos) que se utilizan para dirigir la empresa. 
  • El inventario, en cambio, es lo que se pretende vender, o consumir para crear o vender esos artículos. 

Mientras que el primero tiende a mantenerse bastante estable a lo largo del tiempo, el segundo es siempre cambiante. 

Como puedes ver, ambos son cruciales para el correcto funcionamiento de una empresa. La gestión del inventario es una cosa, pero el control de los activos informáticos es algo totalmente distinto. Por eso, necesitas las herramientas adecuadas; de lo contrario, es probable que fracases en el negocio. 

InvGate Insight como solución unificada de gestión de inventario de equipos de cómputo

Cuando se trata de catalogar la totalidad de los activos informáticos, InvGate Insight es actualmente la mejor opción, al ofrecer un software unificado de gestión de inventario de equipos de cómputo.

Lo que InvGate Insight brinda es una visión completa de tus bienes de IT, incluyendo los servicios en la nube y elementos de IoT, todo ello como parte de la elaboración de un catálogo normalizado y una CMBD

Esto conduce, indefectiblemente, a una mejora en los procesos de toma de decisiones, reducción de los costes y optimización de los índices de gobernanza y cumplimiento. 

Gracias a su variedad de herramientas de descubrimiento de activos y opciones de compatibilidad, permite obtener una visión constantemente actualizada y en tiempo real de los activos de IT.

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En pocas palabras, InvGate Insight ofrece una imagen completa y on-demand del ecosistema informático de tu empresa, haciendo la gestión de activos de IT más fácil. Además, su integración sencilla y sin complicaciones con nuestro Service Desk puede hacer que la calidad de tu servicio de entrega de IT se optimice. 

En resumen, si lo que necesitas es tener una visión clara de todos los activos de IT de tu empresa (y realmente deberías tener una), InvGate insight es el camino a seguir. Y lo mejor de todo es que puedes probarlo durante 30 días y descubrirlo por ti mismo.

Resumen

Tener una visión completa de lo que sucede en cada nivel de las operaciones de tu empresa es equivalente a hacer un buen negocio. Y, aunque no estés totalmente convencido y te digas a tí mismo "lo estoy haciendo bien", ten en cuenta que los pequeños fallos tienden a acumularse y entonces tienes que perder un día (o más) de operaciones por falta de previsión. 

Por lo tanto, mantener estas prácticas de inventario de equipos de cómputo no solo tiene que ver con la eficiencia sino con la sostenibilidad. Así, no solo continuarás en el juego sino que saldrás vencedor.

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