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¿Estás buscando crear un inventario de los equipos de cómputo de tu negocio o organización? Si aún no tienes un sistema en marcha, es hora de ponerte al día.
No importa cuán grande o pequeña sea tu empresa, un software de Gestión de Inventario de Activos debe ser una parte integral de tu administración de IT.
En este artículo revisaremos a qué nos referimos cuando hablamos de un inventario IT y que deberías incluir en él. Además, te mostraremos cómo crear un inventario de equipos de cómputo y te presentaremos la herramienta de Gestión de Activos InvGate Asset Management.
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¿Qué es un inventario de equipos de cómputo?
Un inventario de equipos de cómputo es una lista detallada de todos los dispositivos y sistemas informáticos que se encuentran en un entorno determinado (en este caso, tu compañía).
Sin embargo, en un sentido estricto dentro del contexto de la Gestión de Activos de IT (ITAM), un inventario se refiere específicamente al stock disponible de equipos que aún no han sido asignados a usuarios finales. Es importante notar que una vez que un equipo se asigna a un usuario, este sale del inventario para pasar a ser trackeado como un activo en su ciclo de vida.
La principal finalidad de un inventario de este tipo es la de rastrear y administrar los activos, a fin de garantizar que todos los equipos estén en buenas condiciones y se encuentren en el lugar correcto.
¿Qué debe tener un inventario de equipos informáticos?
Un inventario de equipos de cómputo debe ser exhaustivo y organizado para facilitar la gestión y, sobre todo, el mantenimiento de los activos tecnológicos para que no se deprecien o entren en riesgos innecesarios.
Esto es lo que debes incluir.
Hardware
- Tipo de equipo: Identificar si es un ordenador de escritorio, portátil, servidor, etc.
- Modelo
- Marca
- Número de serie
- Dimensiones
- Capacidad de almacenamiento: Espacio disponible en disco duro o SSD.
- Memoria RAM
- Velocidad del procesador
- Periféricos: Listar componentes como teclado, mouse, impresora y escáner.
- UPS (Sistema de Alimentación Ininterrumpida): Detallar si está presente y sus características.
Software
- Nombre del software.
- Número de licencia/serial.
- Tipo de licencia: Especificar si es propietario, libre, etc.
- Fecha de instalación.
- Actualizaciones realizadas: Historial de actualizaciones para cada software.
Redes y comunicaciones
- Direcciones IP: IP asignadas a cada dispositivo.
- Dispositivos de red: Listar routers, switches y puntos de acceso utilizados.
- Configuraciones de seguridad: Detallar firewalls y otras medidas implementadas.
Mantenimiento y soporte
- Historial de mantenimiento: Registro de reparaciones y mantenimiento realizado.
- Responsable del equipo: Persona encargada del mantenimiento del equipo.
- Fechas clave: Fechas de compra, garantía y renovación de licencias.
Documentación adicional
- Manual del usuario: Disponibilidad del manual para cada equipo.
- Políticas de uso: Normativas sobre el uso adecuado del hardware y software.
Lectura recomendada
4 tipos de activos de IT que debe incluir tu inventario informático
¿Qué es la Gestión de Activos de IT?
La Gestión de Activos IT es la disciplina que se encarga de identificar, evaluar, controlar y optimizar el uso de los recursos de una organización. Esto incluye todos los bienes tangibles e intangibles que tienen valor para la compañía y que pueden ser utilizados para alcanzar sus objetivos.
La gestión ITAM es un proceso continuo que abarca desde la adquisición de los activos informáticos hasta su retiro. En cada paso de su ciclo de vida, las empresas deben tomar decisiones acerca de su empleo, almacenamiento, mantenimiento y, eventualmente, reemplazo.
Una gestión eficiente de los activos contribuye a mejorar el rendimiento general de la compañía y a reducir los costos.
En este sentido, contar con un mapa de todo el software y hardware de tu organización (y su ubicación en tiempo real) te permitirá tomar decisiones informadas, ahorrar tiempo y dinero comprando activos duplicados o innecesarios y garantizar que tus licencias de software estén al día.
Software de Gestión de Activos
4.4
Gartner
Beneficios de hacer un inventario de equipos de cómputo
Mantener un inventario actualizado del stock de equipos de cómputo disponibles es fundamental para una Gestión de Activos de Hardware y Gestión de Activos Software.
Este control nos permite tener una visibilidad clara y precisa de los recursos que tenemos a disposición para futuras asignaciones.
Los beneficios principales de mantener este control incluyen:
- Control y visibilidad del stock: Permite saber exactamente cuántos equipos están disponibles para asignación y su ubicación precisa en el almacén. Además, ayuda a gestionar la depreciación de los activos, permitiendo un seguimiento preciso de su valor a lo largo del tiempo.
- Planificación de compras: Al tener visibilidad clara del stock disponible, es más fácil determinar cuándo es necesario adquirir nuevos equipos para mantener niveles óptimos de inventario.
- Control de calidad: Facilita la verificación del estado de los equipos disponibles, asegurando que cuando se asignen a un usuario, se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento.
- Seguridad: Podrás saber si todos los equipos están seguros y protegidos. Al tenerlos mapeados es mucho más fácil asegurarte de que no se pierdan o sean robados.
En última instancia, un inventario bien gestionado es la base para asegurar que la organización pueda responder de manera eficiente a las necesidades de equipamiento.
¿Se puede gestionar un inventario de equipos de cómputo en Excel?
Si bien "centro de cómputo en Excel" no es un término técnico estándar, se lo entiende como la práctica de utilizar una hoja de cálculo de Excel para gestionar y documentar la información sobre los recursos tecnológicos de un área o departamento encargado de la infraestructura de IT.
Este inventario en Excel podría funcionar, pero en realidad es una práctica ineficiente y difícil de escalar cuando tu flota de activos crece.
Una planilla de Excel puede ofrecer solo una "foto" del momento, mientras que una Gestión de Activos efectiva requiere información dinámica y actualizada.
De cualquier manera, puede ser un buen punto de partida. De hecho, creamos una planilla de Excel gratuita que podrás descargar y, posteriormente, importar fácilmente a nuestro sistema para una gestión más robusta y automatizada.
Lectura recomendada: Plantilla para inventario en Excel (coloquemos el link directo a la descarga: https://blog.invgate.com/es/inventario-en-excel#descargar-una-plantilla-excel-para-la-gestin-de-activos)
Lectura recomendada
Excel para la Gestión de Activos: Plantilla gratuita para comenzar
Cómo hacer un inventario de equipos de cómputo con InvGate Asset Management
La mejor opción para crear y gestionar un inventario de equipos de cómputo es contar con una herramienta especializada que te permita automatizar parte del proceso y evitar errores humanos. Veamos cómo se hace.
Para empezar a crear un inventario en InvGate Asset Management tienes que seleccionar el método de ingreso de datos que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes elegir entre:
- Carga manual: A través de formularios personalizables para cada activo.
- Importación masiva: Mediante archivos .xls/.csv, ideal para migrar desde inventarios existentes.
- Métodos automatizados:
- Discovery para detectar equipos por rango IP.
- Agente para monitoreo periódico.
- Integración con cloud para equipos vinculados a servidores.
Una vez hecho esto, ¡tu inventario estará completo! Si decides instalar el Agente, tus activos de software serán actualizados periódicamente, para que no tengas que preocuparte por ingresar nuevas licencias instaladas (y puedas detectar aquellas que tus empleados instalen sin permiso).
La ventaja principal de utilizar un software especializado en lugar de Excel es que permite evolucionar desde un inventario estático hacia una gestión integral del ciclo de vida de los activos. Esto incluye:
- Automatización del proceso de inventario mediante agentes y discovery.
- Monitoreo periódico de cambios y actualizaciones.
- Configuración de alertas personalizadas.
- Generación automática de reportes y dashboards.
- Trazabilidad completa de cambios, reubicaciones y responsables.
- Normalización automática de datos para mantener la consistencia.
5 mejores prácticas para realizar un inventario de equipos informáticos
Realizar un inventario de equipos de cómputo es una tarea relativamente sencilla y no requiere de grandes inversiones. Sin embargo, muchas veces se descuida esta labor o se ejecuta de manera incorrecta.
Después de ayudar a numerosos clientes en la implementación de InvGate Asset Management como herramienta de inventario, sintetizamos nuestra experiencia en estas cinco mejores prácticas.
1. Define correctamente tus activos
Lo primero que tienes que hacer es decidir qué vas a monitorear. No solo es cuestión de hacer una lista con todo el hardware existente en tu empresa; la enumeración tiene que tener una razón de ser.
Esto cobra especial relevancia en la era de la Internet de las Cosas (IoT). Por ejemplo, es posible que tenga más valor hacer un seguimiento de todos los ordenadores de tu compañía que de las cámaras de seguridad ubicadas en tus oficinas.
Es fundamental establecer prioridades claras y definir criterios específicos sobre qué activos necesitan ser monitoreados y por qué. Una vez que tengas una idea de cuáles son tus activos, podrás gestionarlos de forma más concreta.
2. Utiliza un software de inventarios
Como mencionamos anteriormente, es posible que en tu compañía ya exista un inventario de equipos de cómputo en una planilla de Excel. Y también es probable que haya consenso acerca de que este esfuerzo es suficiente.
Sin embargo, nos vemos en la obligación de decirte que no lo es.
¿Por qué? Primero y principal, por el propósito mismo de la herramienta. Si bien Excel es un excelente instrumento para realizar tablas de todo tipo, su función esencial es realizar cálculos. Por ende, si bien podrás confeccionar un listado de hardware, no podrás confiar en que esté actualizado –y, por lo tanto, sería peligroso tomar decisiones en base a esa información–.
Es por eso que te proponemos como segunda mejor práctica para hacer un inventario de equipos de cómputo la adopción de una herramienta creada con ese propósito, como InvGate Asset Management.
Nuestra plataforma fue confeccionada para inventariar y gestionar los activos de tu compañía. Esto quiere decir que todas sus funcionalidades están diseñadas para que tengas la mejor experiencia al utilizarlo con este fin.
3. Asigna un responsable
Lo ideal es que, al momento de implementar un sistema de Gestión de de Activos designes (al menos) a una persona encargada de la carga y mantenimiento de la base de datos. De esta manera evitarás errores y olvidos.
Esta persona debe revisar periódicamente todos los equipos de cómputo para asegurarse de que estén funcionando correctamente y actualizar el inventario cuando se compren nuevos dispositivos o se retiren otros del servicio.
Claro que podrás automatizar este paso con InvGate Asset Management mediante la instalación de un agente en tus equipos de cómputo. Este reportará periódicamente, según tu necesidad, el estado del hardware y software, si se produjo algún cambio o si hay alguna alerta que requiera tu atención.
4. Revisa y normaliza la información
Otra buena práctica al realizar tu inventario de equipos de cómputo es revisar y normalizar tu base de datos. ¿Qué significa esto? Pues sencillamente que los activos cargados no estén repetidos, tengan la información correcta y, si son iguales, lleven el mismo nombre.
Es que, cuando se realiza esta tarea manualmente, es muy común que haya datos inconsistentes. No corregirlos puede generar errores en reportes, asignaciones incorrectas y pérdida de tiempo solucionando problemas que podrían haberse evitado.
Lo bueno es que InvGate Asset Management hace buena parte de esto por ti. Al ingresar nuevos equipos de cómputo, la plataforma te avisará si existe otro activo similar, para que puedas decidir si hay un solapamiento.
5. Actualiza tu inventario de equipos de cómputo periódicamente
Tu inventario no es estático: los equipos se mueven, se reemplazan y, a veces, desaparecen. Si no lo actualizas con regularidad, pronto dejará de reflejar la realidad de tu empresa.
Mantenerlo al día te permite saber qué dispositivos tienes, dónde están y si necesitas hacer compras o redistribuir recursos. Sin esta información, corres el riesgo de tomar decisiones basadas en datos desactualizados.
Una vez más, con InvGate Asset Management este proceso será mucho más rápido y preciso, brindándote métricas fidedignas y dándote la confianza suficiente para tomar decisiones basadas en la situación real de tu compañía.
Reporte de inventario de equipos de cómputo
Como ya mencionamos, InvGate Asset Management te permite generar reportes personalizados que te ayudarán a ahorrar tiempo y te permitirán tomar decisiones acertadas sobre los equipos de cómputo de tu compañía.
Para empezar, ve a la sección "Assets" y usa la barra de búsqueda para agregar filtros. Supongamos que necesitas ubicar todos los equipos en una región específica, como Norteamérica. Puedes usar:
Ubicación: "location.is inside of: North America"
Si además quieres saber dentro de tu inventario de computadoras cuántas tienen Windows instalado, agrega:
Sistema operativo: "OS.Name.contains: Windows"
También puedes filtrar por marca, modelo, fecha de compra, y más. Algunas situaciones en las que esto es útil incluyen:
- Gestión de Garantías: filtra por "Warranty Expiration” para encontrar garantías próximas a vencer y planificar renovaciones.
- Software vulnerable o cerca del fin de vida útil (EoL): busca dispositivos con "Software.Name.contains: X" para encontrar activos con programas que nececitas desinstalar o actualizar.
- Rastrear activos clave: usa nuestras smart tags para agrupar dispositivos críticos y acceder a ellos fácilmente en el futuro.
Una vez creado, tu reporte se verá así:
Ya tienes los datos y ahora puedes exportarlos a CSV o XLSX o guardar tu vista personalizada para consultarla más adelante. También puedes automatizar reportes y configurar alertas para detectar cambios en el estado de tus equipos.
Además de facilitar auditorías, la Gestión de Riesgos y el control de cambios, los reportes te permiten identificar tendencias y tomar decisiones mejor informadas.
En resumen
Contar con un inventario y hacer un seguimiento de tus equipos de cómputo pueden ser las mejores formas de asegurarte de que estás tomando decisiones de la manera más informada posible.
Lo cierto es que hay muchas razones por las que es importante llevar un inventario de equipos de cómputo. Nuestras favoritas son:
- Conocer el número de dispositivos que se tienen y dónde están ubicados.
- Saber qué dispositivos están siendo utilizados y cuáles no.
- Tener una lista actualizada de todos los dispositivos, incluyendo los datos de contacto de los responsables de cada uno.
- Poder planificar la adquisición de nuevos equipos y la reubicación de los existentes.
- Si algo sale mal, poder identificar fácilmente el problema y buscar una solución.
Y lo mejor es que no necesitas buscar más: InvGate Asset Management será un gran aliado para lograr todo esto (¡y más!). Si quieres ver por tí mismo cómo funciona nuestra herramienta de Gestión de Activos, puedes solicitar una prueba gratuita por 30 días.
Comienza a crear tu inventario de equipos de cómputo hoy mismo. Con un poco de organización, podrás estar seguro de que estás tomando las mejores decisiones para tu negocio.
