¿Cómo estás llevando el inventario de los equipos de cómputo de tu negocio? Si aún no tienes un sistema en marcha, es hora de ponerte al día. No importa cuán grande o pequeña sea tu empresa, un software de gestión de inventario de activos debe ser una parte integral de tu administración de IT.
En este artículo te mostraremos cómo crear un inventario de equipos de cómputo paso a paso y te presentaremos la herramienta de gestión de activos InvGate Asset Management.
¿Qué es un inventario de equipos de cómputo?
Un inventario de equipos de cómputo es una lista de todos los dispositivos y sistemas informáticos que se encuentran en un entorno determinado (en este caso, tu compañía). Un ejemplo sencillo es realizar un inventario de computadoras.
La principal finalidad de un inventario de este tipo es la de rastrear y administrar los activos, a fin de garantizar que todos los equipos estén en buenas condiciones y se encuentren en el lugar correcto.
En este sentido, inventariar equipos de cómputo forma parte de una estrategia mucho más extensiva de Gestión de Activos de IT (ITAM, por sus siglas en inglés).
¿Qué debe tener un inventario de equipos de cómputo?
Un inventario de equipos de cómputo debe ser exhaustivo y organizado para facilitar la gestión y, sobretodo, el mantenimiento de los activos tecnológicos para que no se deprecien o entren en riesgos innecesarios.
Esto es lo que debes incluir:
Hardware
- Tipo de equipo: Identificar si es un ordenador de escritorio, portátil, servidor, etc.
- Modelo
- Marca
- Número de serie
- Dimensiones
- Capacidad de almacenamiento: Espacio disponible en disco duro o SSD.
- Memoria RAM
- Velocidad del procesador
- Periféricos: Listar componentes como teclado, mouse, impresora y escáner.
- UPS (Sistema de Alimentación Ininterrumpida): Detallar si está presente y sus características.
Software
- Nombre del software.
- Número de licencia/serial.
- Tipo de licencia: Especificar si es propietario, libre, etc.
- Fecha de instalación.
- Actualizaciones realizadas: Historial de actualizaciones para cada software.
Redes y comunicaciones
- Direcciones IP: IP asignadas a cada dispositivo.
- Dispositivos de red: Listar routers, switches y puntos de acceso utilizados.
- Configuraciones de seguridad: Detallar firewalls y otras medidas implementadas.
Mantenimiento y soporte
- Historial de mantenimiento: Registro de reparaciones y mantenimiento realizado.
- Responsable del equipo: Persona encargada del mantenimiento del equipo.
- Fechas clave: Fechas de compra, garantía y renovación de licencias.
Documentación adicional
- Manual del usuario: Disponibilidad del manual para cada equipo.
- Políticas de uso: Normativas sobre el uso adecuado del hardware y software.
¿Qué es la Gestión de Activos de IT?
La Gestión de Activos es la disciplina que se encarga de identificar, evaluar, controlar y optimizar el uso de los recursos de una organización. Esto incluye todos los bienes tangibles e intangibles que tienen valor para la compañía y que pueden ser utilizados para alcanzar sus objetivos.
La gestión ITAM es un proceso continuo que abarca desde la adquisición hasta el retiro del activo. En cada paso de su ciclo de vida, las empresas deben tomar decisiones acerca de su empleo, almacenamiento, mantenimiento y, eventualmente, reemplazo.
Una gestión eficiente de los activos contribuye a mejorar el rendimiento general de la compañía y a reducir los costos. En este sentido, contar con un mapa de todo el software y hardware de tu organización (y su ubicación en tiempo real) te permitirá tomar decisiones informadas, ahorrar tiempo y dinero comprando activos duplicados o innecesarios y garantizar que tus licencias de software estén al día.
¿Es lo mismo que un centro de cómputo en Excel?
Si bien "centro de cómputo en Excel" no es un término técnico estándar, se lo entiende como la práctica de utilizar una hoja de cálculo de Excel para gestionar y documentar la información sobre los recursos tecnológicos de un área o departamento encargado de la infraestructura de IT.
Este "centro de cómputo" en Excel podría funcionar como un inventario básico de equipos, software y otros activos relacionados. Sin embargo, este es solo el primer paso.
Una planilla de Excel puede mostrarte una foto de un instante, pero para lograr una gestión de activos eficiente, es crucial que ese inventario sea preciso y te provea información actualizada acerca de los dispositivos y sus usuarios. De cualquier manera, puede ser un buen punto de partida.
De hecho, creamos una planilla de Excel descargable para que inicies tu proceso. ¿Lo mejor? Es gratuita.
Excel para la Gestión de Activos: Plantilla gratuita para comenzar
Beneficios de hacer un inventario de equipos de cómputo
Mantener un inventario de los equipos de cómputo es importante por varias razones. Como ya mencionamos, su ventaja principal es que sabes qué tienes y dónde está cada dispositivo.
Pero además, te ayuda a garantizar que todos los equipos estén funcionando correctamente y se encuentren en buen estado. Si algo sale mal, es mucho más fácil encontrar el problema y solucionarlo, ya que sabes exactamente qué equipos están involucrados.
En tercer lugar, un inventario de equipos de cómputo es útil para planificar mejor el mantenimiento y las actualizaciones. Si conoces cuántos equipos tienes y cuál es su estado, puedes planificar mejor cuándo y cómo realizar actualizaciones. De esta forma, evitarás tener que hacer reparaciones urgentes o inesperadas que podrían interrumpir el flujo de trabajo.
Por último, con él podrás saber si todos los equipos están seguros y protegidos. Al tenerlos mapeados, es mucho más fácil asegurarte de que no se pierdan o sean robados. También puedes controlar que estén protegidos contra virus y otros tipos de malware.
Las 5 mejores prácticas para realizar un inventario de equipos informaticos
Realizar un inventario de equipos de cómputo es una tarea relativamente sencilla y no requiere de grandes inversiones. Sin embargo, muchas veces se descuida esta labor o se ejecuta de manera incorrecta.
Después de ayudar a numerosos clientes en la implementación de InvGate Asset Management como herramienta de inventario, sintetizamos nuestra experiencia en estas cinco mejores prácticas.
1. Define correctamente tus activos
Lo primero que tienes que hacer es decidir qué vas a monitorear. No solo es cuestión de hacer una lista con todo el hardware existente en tu empresa; la enumeración tiene que tener una razón de ser. Esto cobra especial valor en la era de la Internet de las Cosas (IoT). Por ejemplo, es posible que tenga más valor hacer un seguimiento de todos los ordenadores de tu compañía que de las cámaras de seguridad ubicadas en tus oficinas.
Una vez que tengas una idea de cuáles son tus activos, podrás gestionarlos de forma más concreta.
En este punto, es importante que existan definiciones precisas que no dejen margen de error, ya que cualquier aspecto de IT que quede inconcluso supone riesgos que pueden comprometer la seguridad de las operaciones de tu empresa.
Este paso también te ayudará a seleccionar un sistema de gestión de inventario adecuado cuando llegue el momento de hacerlo (que debería ser lo antes posible).
2. Utiliza un software de inventarios
Como mencionamos anteriormente, es posible que en tu compañía ya exista un inventario de equipos de cómputo en una planilla de Excel. Y también es probable que haya consenso acerca de que este esfuerzo es suficiente.
Sin embargo, nos vemos en la obligación de decirte que no lo es. ¿Por qué? Primero y principal, por el propósito mismo de la herramienta. Si bien Excel es un excelente instrumento para realizar tablas de todo tipo, su función esencial es realizar cálculos. Por ende, si bien podrás confeccionar un listado de hardware, no podrás confiar en que esté actualizado –y, por lo tanto, sería peligroso tomar decisiones en base a esa información.
Es por eso que te proponemos como segunda mejor práctica para hacer un inventario de equipos de cómputo la adopción de una herramienta creada con ese propósito, como InvGate Asset Management. Nuestra plataforma fue confeccionada para inventariar y gestionar los activos de tu compañía. Esto quiere decir que todas sus funcionalidades están diseñadas para que tengas la mejor experiencia al utilizarlo con este fin.
3. Asigna un responsable
Lo ideal es que, al momento de implementar un inventario de activos de cómputo, designes (al menos) a una persona encargada de la carga y mantenimiento de la base de datos. De esta manera evitarás errores y olvidos.
La persona designada debe ser alguien conocedor del tema con acceso a todos los dispositivos. También debe revisar periódicamente todos los equipos de cómputo para asegurarse de que estén funcionando correctamente y actualizar el inventario cuando se compren nuevos dispositivos o se retiren otros del servicio.
Claro que podrás automatizar este paso con InvGate Asset Management mediante la instalación de un agente en tus equipos de cómputo. Este reportará periódicamente, según tu necesidad, el estado del hardware y software, si se produjo algún cambio o si hay alguna alerta que requiera tu atención.
4. Revisa y normaliza la información
Otra buena práctica al realizar tu inventario de equipos de cómputo es revisar y normalizar tu base de datos. ¿Qué significa esto? Pues sencillamente que los activos cargados no estén repetidos, tengan la información correcta y, si son iguales, lleven el mismo nombre.
Es que, cuando se realiza esta tarea, es muy común que haya incoherencias, especialmente si partes de un archivo existente. En este caso particular, si bien limpiar todo puede llevarte un buen rato, es algo que debes realizar ya que, de lo contrario, tarde o temprano tendrás que perder tiempo en la tediosa tarea de control de daños. Y así y todo, nunca resultará tan eficiente como empezar de nuevo.
Lo bueno es que InvGate Asset Management hace buena parte de esto por ti. Al ingresar nuevos equipos de cómputo, la plataforma te avisará si existe otro activo similar, para que puedas decidir si hay un solapamiento. Además, normalizará tu inventario automáticamente.
5. Actualiza tu inventario de equipos de cómputo periódicamente
Dado que la tecnología está en constante evolución, es importante mantener el inventario lo más actualizado posible. De esta forma, podrás saber exactamente qué equipos tienes y cuáles necesitas para que tu negocio funcione de manera óptima. Los inventarios deben actualizarse de forma periódica, ya que los dispositivos pueden cambiar de ubicación o ser sustituidos por otros nuevos.
Una vez más, con InvGate Asset Management este proceso será mucho más rápido y preciso, brindándote métricas fidedignas y dándote la confianza suficiente para tomar decisiones basadas en la situación real de tu compañía.
Cómo hacer un inventario de equipos de cómputo con InvGate Asset Management
Se puede crear un inventario en InvGate Asset Management de distintas maneras, según las necesidades o preferencias de cada usuario. Sin importar el método que elijas, siempre podrás modificar las cualidades y agregar nuevas.
¿Cuáles son estas alternativas?
- Carga manual - Esta modalidad consiste en rellenar un formulario por cada activo nuevo. Es importante destacar aquí que los campos son completamente personalizables.
- Documento .xls/.csv - Este método es ideal para quienes quieren migrar de un inventario en Excel a InvGate Asset Management. Simplemente tendrás que completar la plantilla (que puedes descargar desde la misma plataforma) y cargar el archivo en la herramienta.
- Discovery - Permite detectar todos los equipos conectados a un rango de IP predeterminado y seleccionar cuáles se quieren agregar en el inventario.
- Agente - Se trata de instalar un agente en cada equipo de cómputo para inventariarlo y que reporte cambios y actualizaciones en tiempo real.
- Cloud - Al configurar un servidor cloud, se detectan todos los equipos de cómputo vinculados a él; luego solo tendrás que seleccionar aquellos que desees añadir al catálogo.
Además, ten en cuenta que los usuarios y locaciones que necesites vincular a los equipos pueden importarse tanto manualmente como mediante archivos .xls o .csv.
Reporte de inventario de equipos de cómputo
Como ya mencionamos, InvGate Asset Management provee la posibilidad de generar reportes personalizados que te ayudarán a ahorrar tiempo y te permitirán tomar decisiones acertadas sobre los equipos de cómputo de tu compañía. Podrás hacerlo con apenas unos clicks desde nuestra plataforma:
Una vez creado, tu reporte se verá así:
Además, ten en cuenta que es posible automatizar los reportes, e incluso crear alertas ante un cambio en los estados de tus equipos de cómputo.
Conclusiones
Contar con un inventario y hacer un seguimiento de tus equipos de cómputo pueden ser las mejores formas de asegurarte de que estás tomando decisiones de la manera más informada posible.
Lo cierto es que hay muchas razones por las que es importante llevar un inventario de equipos de cómputo. Nuestras favoritas son:
- Conocer el número de dispositivos que se tienen y dónde están ubicados.
- Saber qué dispositivos están siendo utilizados y cuáles no.
- Tener una lista actualizada de todos los dispositivos, incluyendo los datos de contacto de los responsables de cada uno.
- Poder planificar la adquisición de nuevos equipos y la reubicación de los existentes.
- Si algo sale mal, poder identificar fácilmente el problema y buscar una solución.
Y lo mejor es que no necesitas buscar más: InvGate Asset Management será un gran aliado para lograr todo esto (¡y más!). Si quieres ver por tí mismo cómo funciona nuestra herramienta de gestión de activos, puedes explorar la demo online o solicitar una prueba gratuita por 30 días.
Comienza a crear tu inventario de equipos de cómputo hoy mismo. Con un poco de organización, podrás estar seguro de que estás tomando las mejores decisiones para tu negocio.
