El seguimiento y análisis de las métricas de Gestión de Activos de IT resulta fundamental para que las organizaciones de todos los tamaños garanticen una prestación fluida de servicios informáticos.
Una práctica eficaz de ITAM asegura que los activos de hardware y software estén disponibles siempre al menor costo posible. Mediante actualizaciones y mejoras rutinarias, también previene su inactividad innecesaria o inesperada, además de ayudar a reducir los riesgos de seguridad.
Pero, ¿cómo saber si tu Gestión de Activos se encuentra alineada con tu plan y contribuye a alcanzar tus objetivos? Para eso existen los KPIs de ITAM, que permiten conocer cómo está funcionando tu estrategia ITAM. Y con esta información, realizar los ajustes que sean necesarios.
En ese sentido, es importante contar con un software de Gestión de Activos adecuado, que debe incluir herramientas específicas para crear reportes ITAM que te brinden una visión completa y precisa del entorno. Con InvGate Asset Management, por ejemplo, accederás a un inventario unificado que mantiene tus datos centralizados y siempre actualizados, además de poder monitorear los KPIs en tiempo real.
En este artículo, vamos a enumerar cinco métricas de Gestión de Activos de IT que son esenciales y que deberías comenzar a analizar. También explicaremos por qué hacerlo y cuándo es útil el seguimiento. Por último, aprenderemos la forma de calcularlas en InvGate Asset Management.
¡Sigue leyendo para llevar tu práctica de ITAM al siguiente nivel!
¿Por qué son importantes las métricas de Gestión de Activos de IT?
Las métricas de Gestión de Activos de IT ayudan a que la estrategia de ITAM esté operando según lo previsto. Por ejemplo, proporcionan información útil sobre lo bien que funciona una determinada iniciativa y qué tan cerca se encuentra de los resultados esperados.
Es posible medir cualquier ítem: desde la instalación de una nueva herramienta de automatización del flujo de trabajo hasta la creación de una cultura de ciberseguridad. Para lo primero, se medirá si los empleados están utilizando realmente la solución y en qué medida; para lo segundo, se haría un seguimiento del estado de los activos, qué tan seguros son y si cumplen con la normativa.
Al brindar acceso a datos relevantes, las métricas también colaboran en determinaciones más acertadas acerca de la estrategia de Gestión de Activos de IT a futuro. Un ejemplo posible es que con el monitoreo del uso de los activos, los gestores tomarán mejores decisiones de compra y evitarán el derroche de activos.
Otra de las ventajas de estudiar las métricas de gestión de activos de IT es que con su información contribuyen a convencer a las partes interesadas acerca de la adquisición de un producto o servicio. En efecto, esos datos confiables que proporcionan pueden ayudar a "vender" iniciativas o mostrar su importancia. Por ejemplo, presentan cómo un nuevo software o una práctica optimiza la experiencia del usuario final o permite incrementar los ingresos de la organización. Por último, facilitan el cumplimiento de la normativa y la aprobación de las auditorías.
Así que, en última instancia, con unas correctas métricas de Gestión de Activos de IT, los responsables del área se aseguran que las iniciativas de ITAM están alineadas y trabajan en pos de los objetivos de la organización.
Cómo definir las métricas de Gestión de Activos de IT
Si quieres saber en qué métricas de Gestión de Activos de IT debes centrarte, la respuesta es en aquellas que estén alineadas con los objetivos específicos de tu organización. A menudo, las empresas y los directivos eligen las que únicamente muestran cifras positivas, pero no siempre reflejan el crecimiento del negocio.
Por lo tanto, el primer paso es determinar qué pretendes conseguir con tu estrategia ITAM. Un objetivo para comenzar podría ser reducir el gasto global en activos o mejorar la disponibilidad de los servicios de IT.
En segundo lugar, hay que establecer qué métricas responden a esto. Si decides medir el gasto, entonces debes hacer un seguimiento de la utilización de los activos.
Para obtener resultados útiles, es importante que las métricas se definan claramente desde el principio; tienen que ser objetivamente medibles y procesables.
Luego, las métricas elegidas serán validadas por las partes interesadas y explicadas de forma clara y eficaz. Es importante que el equipo completo sea responsable de ello, para asegurarse de que se mide en forma sistemática; para posteriormente aplicar las mejoras correspondientes.
Una vez que se puso en marcha el proceso, las métricas de Gestión de Activos de IT deben monitorearse constantemente para garantizar no sólo que la iniciativa está resultando un éxito, sino también que las métricas así lo reflejan. A través de este procedimiento, siempre podrás redefinir las métricas en consecuencia.
¿Cuáles son las métricas de Gestión de Activos de IT que debes considerar?
No importa el tamaño o la actividad de tu organización, hay algunas métricas de Gestión de Activos de IT que son esenciales porque te ayudarán a analizar tu escenario y a tomar decisiones informadas.
1. Activos Obsoletos
Los Activos Obsoletos son aquellos que esperan actualizaciones, tanto de software como de hardware. Esta métrica refleja tanto la eficiencia de tu equipo para mantener todo al día, como qué tan protegido estás en términos de ciberseguridad.
Además, la métrica ayuda a priorizar las actualizaciones pendientes y a conocer las que se deben enviar a tu equipo de IT. También proporciona información para poder introducir cambios apropiados en la forma de gestionar este proceso.
Para obtener información más detallada (distinguir entre activos que necesitan actualizaciones menores, mayores y críticas, y determinar aquellas que son fundamentales y cuáles no), tienes la posibilidad de acotar aún más este KPI.
Asimismo, es aconsejable realizar un seguimiento del tiempo promedio para recibir actualizaciones para varias categorías de dispositivos. Por ejemplo, 50 PCs sin la última versión de la interfaz de usuario no es tan peligroso como los tres routers con una actualización de seguridad crítica pendiente.
La mejor manera de ejecutar todo esto en InvGate Asset Management es con la función Estado de Salud, a través de la cual es posible personalizar la urgencia del problema y recibir notificaciones cada vez que algo no funciona como se espera. Esto puede incluir ciertas políticas de seguridad o una alerta si el Objeto de Política de Grupo o Group Policy Object (GPO) no se está aplicando o el antivirus o el firewall se encuentran desactivados.
2. Uso de Activos
Es importante que las organizaciones sepan en qué medida se están utilizando realmente sus activos de hardware y software. El Uso de Activos te dará una imagen clara de las necesidades de IT y de la eficacia de tu presupuesto. Esto ayudará a reducir significativamente los costos del área al asignar mejor los recursos.
Los activos no utilizados, tanto hardware como software, tienen dos aspectos en común: por un lado, no generan ningún valor añadido a la organización; y por otro, su mantenimiento resulta costoso.
Para algunos activos, es útil determinar con qué frecuencia o durante cuánto tiempo se usaron. Por ejemplo, cuando se trata de software, hay que examinar la utilización de las licencias. Mientras que cuando se trata de hardware, es clave aprovechar al máximo su ciclo de vida.
En este escenario, el sistema de etiquetado de InvGate Asset Management constituye la mejor solución para clasificar y hacer un seguimiento de los diferentes tipos de activos. Así, por ejemplo, puedes crear etiquetas inteligentes automatizadas para incorporar nuevos activos cuando coincidan con las condiciones de dichas etiquetas. Para calcular el Uso de Activos, basta con etiquetar e identificar cada uno de ellos que no se haya utilizado en 30 días o más.
3. Gestión del Ciclo de Vida
Otra de las métricas de gestión de activos de IT fundamentales es el Ciclo de Vida de dichos Activos. Seguir y analizar cada etapa resulta útil para planificar futuras inversiones y detectar anomalías. Es necesario rastrear los plazos de los distintos tipos de activos y de los dispositivos que deben retirarse para evitar tiempos de inactividad inesperados y garantizar que se actualizan en el momento indicado.
Para ello, hay que configurar InvGate Asset Management con la intención de que realice un seguimiento del ciclo de vida y te informe cuándo los dispositivos se acercan al final. También te permite saber si están funcionando según lo anunciado por el proveedor. En el caso de que detectes cifras inferiores, revisarás su uso y el trabajo de mantenimiento o, eventualmente, buscarás proveedores alternativos.
Una vez más, el Estado de Salud en InvGate Asset Management te dará todos los datos que necesitas para rastrear el ciclo de vida de tus activos.
4. Retorno de la Inversión (ROI)
El Retorno de la Inversión (Return On Investment) puede ayudar a convencer a las partes interesadas de la importancia de un activo, a sacar el máximo provecho de aquellos que están disponibles antes de invertir en otros, a saber cuáles demandan recursos sin aportar valor y a comparar nuevas opciones a la hora de incorporar otros. Por ejemplo, si se compra una solución informática que reduce la carga de trabajo en 10 horas semanales sin comprometer la calidad, entonces es una buena idea invertir en ella.
Sin embargo, esta métrica no siempre refleja plenamente la eficacia de un activo. Es posible que algunos no contribuyan directamente a los ingresos, y otros que se usen para mejorar la calidad de los servicios prestados. En estos casos, debes considerar otros indicadores, como las horas ahorradas o los recursos humanos no involucrados. Junto con el ROI, también puedes hacer un seguimiento del Costo Total de Propiedad, la Tasa de Depreciación de los Activos, etc.
5. Servicio y Mantenimiento
Las métricas de Gestión de Activos de IT Servicio y Mantenimiento ayudan a mantener bajos tus costos al garantizar que el mantenimiento de rutina se realiza a tiempo y que se cumplen los estándares de calidad.
Sin embargo, el mantenimiento no sólo debe ejecutarse según lo previsto, sino que tiene que adoptar una posición proactiva para prevenir situaciones futuras que podrían provocar la inactividad de los equipos.
Para ello, es posible hacer un seguimiento de la frecuencia con la que fallan los activos y del tiempo que se demora en volver a ponerlos en servicio. En este caso resultan útiles métricas como el Tiempo Promedio entre Fallos o Mean Time Between Failure (MTBF) y el Tiempo Principal de Reparación o Mean Time To Repair (MTTR). El primero se calcula la duración total de funcionamiento dividido el número de fallos; y el segundo, el lapso total que insume la reparación dividido la cantidad de reparaciones. Ambas garantizan que el servicio y el mantenimiento están a la altura de las circunstancias y que la calidad de la prestación no se ve afectada.
Para seguir aumentando el Retorno de la Inversión, recurre a las Reglas de Salud de InvGate Asset Management, que te informarán siempre que haya un problema.
Panel de control de InvGate Asset Management con las métricas de Gestión de Activos de IT
Los paneles de control constituyen la mejor opción para obtener una idea general del desempeño de las métricas de Gestión de Activos de IT. Proporcionan una presentación visual de tus datos que te permite conocer en forma rápida tu práctica de ITAM.
InvGate Asset Management ofrece la posibilidad de personalizar esos paneles para acceder y analizar el estado de tus CIs. Con estos indicadores podrás tomar decisiones informadas en tu organización.
En resumen, InvGate Asset Management te permitirá hacer lo siguiente:
- Personalizar el contenido y la configuración de tus paneles.
- Interactuar con los datos mostrados.
- Aplicar filtros globales sobre los gráficos.
- Compartir los paneles personalizados entre usuarios.
- Exportarlos en PDF.
En InvGate Asset Management puedes elegir la métrica y la dimensión que mejor se adapte a tus necesidades. Todos los paneles de control son dinámicos, lo que significa que accedes a la lista de activos, interactúas fácilmente con ellos y los ajustas en el caso de que lo precises. También tienes la posibilidad de crear reportes específicos para realizar un seguimiento periódico de las métricas que más te interesen. Solo debes ejecutar determinadas consultas en la barra de búsqueda, y elegir qué comandos aplicar.
Conclusión
Las métricas de Gestión de Activos de IT proporcionan información precisa y actualizada sobre tus activos, del funcionamiento de tu departamento informático y de cualquier cambio que necesites implementar. Por lo tanto, es tu mejor aliado para tomar decisiones informadas y mejorar tus prácticas ITAM.
Existen cinco KPIs centrales para empezar a rastrear en tu organización:
- Activos Obsoletos
- Uso de Activos
- Gestión del Ciclo de Vida
- Retorno de la Inversión (ROI)
- Servicio y Mantenimiento
Elegir el software adecuado es la clave para que todo el proceso resulte efectivo: InvGate Asset Management constituye una opción completa, que proporciona un inventario unificado, junto con toda la información relevante sobre tus activos informáticos. También incluye paneles de control para obtener una imagen clara sobre tu infraestructura ITAM.
Así que solicita una prueba gratuita de 30 días y obtén todas las métricas de Gestión de Activos de IT que necesitas.
