El objetivo principal de la Gestión de Activos de IT (ITAM) es gestionar, controlar y proteger tus activos informáticos a lo largo de su ciclo de vida. Para alcanzar el éxito en esa tarea, es importante crear una estrategia de ITAM eficaz, que te ayude a trabajar de forma más eficiente hacia tus metas y objetivos, y a sacar el máximo provecho de esta práctica.
En este artículo, describiremos qué debe incluir una Estrategia de Gestión de Activos de IT, así como los principales beneficios que aportará a tu organización. Además, explicaremos la manera de crear un plan de ITAM efectivo siguiendo las mejores prácticas, y cómo puede contribuir InvGate Asset Management para lograr todo eso.
¿Listo para comenzar? ¡Hacia allá vamos!
¿Qué es la Estrategia de Gestión de Activos de IT?
La Estrategia de Gestión de Activos de IT o Strategic Asset Management (SAM) es un enfoque estructurado e integral para gestionar los activos informáticos de una organización con el fin de alcanzar sus objetivos. Esto incluye la planificación, el despliegue, el soporte, la optimización y la retirada de los activos para maximizar su valor y reducir el riesgo.
Dicho abordaje se sustenta en una visión holística de los activos de IT (hardware, software y equipos de red), además de determinar qué aportan para alcanzar el éxito de la organización. En pocas palabras, no se trata de una solución rápida, sino del desarrollo de una estrategia a largo plazo para ITAM que tiene en cuenta el valor, el rendimiento y los riesgos de los equipos.
Por lo tanto, una Estrategia de Gestión de Activos de IT eficaz significa que la organización posee una práctica de ITAM sólida, la cual es especialmente importante. De lo contrario, tu alcance tenderá a ser demasiado amplio, al igual que tus procesos y, consecuentemente, los usuarios quedarán insatisfechos.
Un plan adecuado permitirá reducir los costos, aumentar la confiabilidad y el valor de los activos, garantizará el cumplimiento de las normas y regulaciones de los prestadores, así como de las obligaciones financieras y las auditorías de los proveedores.
¿Por qué necesitas una Estrategia de Gestión de Activos de IT? 7 beneficios clave
Luego de conocer cómo es una estrategia de ITAM, profundicemos sobre algunas de sus principales ventajas.
1. Mejora de la rentabilidad
Al tener un panorama claro sobre la totalidad de los activos de IT (los que están en uso, cómo se están utilizando y las licencias, en el caso de la Gestión de Activos de Software, así como cuándo deben ser reemplazados), las organizaciones evitan adquisiciones innecesarias y duplicadas, además de disminuir el riesgo asociado con multas y licencias de emergencia durante las auditorías de software.
Para ayudarte con todo esto, InvGate Asset Management proporciona un inventario de IT completo y actualizado, junto con funciones clave, como Usuarios Asignados, Gestión de Licencias, Gestión del Ciclo de Vida y Medición de Software.
2. Mayor transparencia y una clara rendición de cuentas
La Estrategia de Gestión de Activos de IT colabora con las organizaciones en el rastreo de los dispositivos y software usados por el personal. Esto permite mejorar la rendición de cuentas y reducir el riesgo de activos olvidados, extraviados o robados.
Para facilitarte esta tarea, InvGate Asset Management incluye la geolocalización de activos. También contribuye a la transparencia por parte de la organización, porque durante mucho tiempo los equipos de IT eran concebidos como un agujero negro que generaba costos. En cambio, con una estrategia de ITAM es posible saber claramente cómo agregan valor y de qué manera conforman los servicios.
3. Más seguridad y ciber resiliencia
Una ITAM eficaz permite identificar los riesgos de seguridad y vulnerabilidades en la infraestructura de IT de una organización, que tomará las medidas adecuadas para mitigarlos y proteger los datos sensibles.
Por ejemplo, tienes la posibilidad de etiquetar los activos de hardware clave y limitar los derechos de acceso de los usuarios en PCs, laptops y dispositivos móviles para evitar que se instale en ellos software no autorizado y potencialmente inseguro. Además, InvGate Asset Management ofrece la ventaja de detectar fácilmente software obsoleto para introducir los parches correspondientes al momento que se lanzan.
4. Mejora en la toma de decisiones
Con información actualizada y precisa, las organizaciones tomarán mejores decisiones sobre qué activos actualizar, mantener o retirar, cuándo hacerlo y cómo asignar los recursos de la forma más eficaz para ofrecer valor.
5. Garantía de cumplimiento
La Estrategia de Gestión de Activos de IT también asiste a las organizaciones en el cumplimiento de las normativas del sector y las políticas internas, así como en el monitoreo de la conformidad de las licencias para evitar costosas multas y sanciones durante las auditorías.
En particular, la función de Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos de InvGate Asset Management te permite estar al tanto de los contratos que prescriben pronto (incluso puedes activar las alertas de vencimiento).
6. Reducción del tiempo de inactividad
Con una estrategia de ITAM, las organizaciones son capaces de identificar proactivamente problemas potenciales de los activos de IT y solucionarlos antes de que devengan en incidentes, tiempo de inactividad u otras interrupciones del servicio.
Las reglas de salud de activos resultan esenciales para evitar esta situación: configuras la criticidad, según las normas de tu organización, para recibir notificaciones cuando los dispositivos requieran atención.
7. Mayor agilidad
Al contar con una visión clara de los activos de IT, las organizaciones pueden cambiar y adaptarse rápidamente a las necesidades dinámicas del negocio y aprovechar las nuevas oportunidades.
¿Cuáles son los pasos necesarios para generar una Estrategia de Gestión de Activos de IT?
Tras estudiar por qué es clave para tu práctica de ITAM la Estrategia de Gestión de Activos de IT, ahora es momento de delinearla. Una forma de comenzar y organizar el trabajo es mediante una checklist, dividiendo el proceso en etapas manejables. En las próximas líneas vamos a enumerar los pasos más importantes.
1. Saber qué quieres (y estar seguro de ello)
En otras palabras, define claramente tus objetivos. Establece por escrito qué quieres conseguir con tu estrategia de ITAM: ¿Cuál es tu misión principal? ¿Es asegurarte que cuentas con suficientes licencias? ¿Controlar mejor los costos? ¿Responder más eficazmente a las auditorías? ¿Dejar de perder equipos y periféricos?
Si no estás seguro, pregunta. Muchas prácticas de ITAM muestran problemas porque el alcance no es claro, tampoco el objetivo, o revelan una desorientación de las personas que no tienen idea por dónde comenzar. Habla con el personal y la alta dirección y acuerden juntos un plan. De esta forma, todos conocerán los objetivos clave, te asegurarás de que están alineados con los de la organización, y sabrás cómo priorizarlos adecuadamente.
2. Organízate y haz un inventario de tus activos informáticos
Un inventario exhaustivo de todos los activos de IT de tu organización, incluido el hardware, el software y las licencias, te ayudará a comprender qué posees, la ubicación de cada uno y quién es responsable de ellos.
Al recopilar la información sobre los activos, es probable que dispongas de diferentes bases de datos y hojas de cálculo con datos técnicos o de soporte en tu herramienta de IT Service Management o de ITAM.
Es aconsejable que acuerdes de antemano un conjunto de datos común, para que todos los reúnan de forma coherente.
Los que deben incluirse son:
- Identificador único
- Tipo de activo, por ejemplo, servidor, dispositivo de red, aplicación
- Número de versión
- Datos de soporte
- Datos del proveedor
- Propietario
- Relación con otros activos y servicios si dispones de una CMDB
3. Añade estructura con una política clara
ITAM es una práctica que funciona bien cuando está respaldada por una política clara, para que no haya lugar a confusiones. Cada organización tendrá requisitos diferentes, pero entre los aspectos que siempre deben cubrirse se incluyen los siguientes:
- Introducción y propósito: ¿Por qué es esencial ITAM y cómo apoya a la organización?
- Alcance: ¿Qué servicios están cubiertos?
- Requisitos normativos o legales: deben ser cumplidos por la práctica.
- Solicitudes: ¿Cómo pedir hardware, software y periféricos a través del service desk? Además de las prácticas de gestión de solicitudes.
- Directrices de instalación para los equipos de soporte: el personal de IT debe conocer las mejores prácticas, instalar el software con las licencias adecuadas desde una mediateca central o adquirir el equipo adecuado en una tienda del rubro.
- Mantenimiento: ¿Cómo se actualiza y parchea el software de acuerdo con las condiciones de la licencia?, o el modo en que se revisa el hardware según los acuerdos de garantía.
- Activos no usados: orientación para el software que ya no se utiliza o el hardware que no es adecuado para tu propósito.
- Relaciones con otros procesos: por ejemplo, Gestión de Incidentes y Solicitudes, Gestión Financiera y Habilitación para el Cambio.
- Más información: ¿Dónde acudir en busca de ayuda e información?
4. Evalúa el rendimiento y la utilización de los activos
Otro de los pasos para desarrollar una estrategia de Gestión de Activos de IT es evaluar el rendimiento y la forma de uso de los activos: identifica aquellos infrautilizados (no más servidores “zombis”) y considera cómo optimizar su uso para incrementar la eficiencia y reducir el costo asociado a los equipos no operativos u obsoletos.
También es importante que investigues los resultados de otras prácticas, como la Gestión de Incidentes, Problemas o Cambios, para determinar si hay datos clave que permitan mejorar el rendimiento de los activos.
A su vez, resulta crucial definir desde el principio las métricas de ITAM que vas a rastrear y, luego, construir paneles específicos con el fin de contar con una visión actualizada.
5. Dispone de una fuente única
En otras palabras, implementa una base de datos centralizada de Gestión de Activos que los rastree y gestione. Esto te ayudará a mejorar la visibilidad de tus dispositivos y a garantizar la precisión de los reportes.
Muchas organizaciones comienzan su camino en ITAM impulsando a que cada equipo de soporte recopile su propia información sin un software de ITAM o una Estrategia de Gestión de Activos de IT adecuados. Sin embargo, en algún momento deben buscar un lugar único para almacenar todos los datos. De lo contrario, la información quedará almacenada en una serie de hojas de cálculo (¡siempre es hojas de cálculo!), sitios de SharePoint, unidades de red, y así sucesivamente.
Idealmente, tu base de datos central tendría que estar integrada con cualquier herramienta ITSM existente para que puedas vincular los datos de ITAM a incidentes, cambios y solicitudes de servicio.
6. La capacitación es importante
Como parte de la Estrategia de Gestión de Activos de IT, la capacitación de los empleados constituye otro paso fundamental. El personal debe comprender la importancia de ITAM y su papel en el proceso, así como saber sobre las mejores prácticas, incluidos el seguimiento adecuado del inventario, la Gestión de Licencias de Software y la eliminación de los activos. La formación también involucra a los usuarios finales.
Asimismo, concientízalos que sólo deben usar el equipo otorgado por el departamento de IT en el lugar de trabajo, al igual que la necesidad de captar cualquier problema que surja para evitar el shadow IT.
7. Mejora, mejora y mejora
Para garantizar una mejora continua debes monitorear y actualizar tu Estrategia de Gestión de Activos de IT muy a menudo. Esto asegura que siga siendo eficaz, que alcances tus metas y que progreses hacia tus objetivos.
6 mejores prácticas para desarrollar un plan de ITAM
Cuando generes un plan de ITAM para tu organización, ten en cuenta las siguientes mejores prácticas.
1. Saber qué es importante
Busca posibles riesgos o áreas de mayor exposición: en caso de avería o tiempo de inactividad de un activo, ¿afectaría a tu empresa? Si la respuesta es afirmativa, entonces ese activo es crítico, así que debes asignarle prioridad en tu plan.
En el caso de los activos de hardware, podrías organizar intercambios con los equipos de misión crítica. Para el software, tendrías que asegurarte de que las licencias estén en condiciones para los principales actores de Microsoft, Oracle y Adobe.
2. Aprender de errores anteriores
Para saber por dónde comenzar o en qué centrarse, revisa actividades anteriores de HAM y SAM o intentos que hayas hecho de Gestión de Activos de IT. Entre los ítems a mirar se incluyen auditorías, registros, bases de datos de activos existentes, datos del service desk o información de problemas y errores conocidos. Al comprender qué causó problemas en el pasado, podrás crear una hoja de ruta y ajustar donde más se necesita.
3. Los datos importan
Tu base de datos de ITAM es tan buena como la información que contiene. Incorpora puntos de comprobación a tus procesos para asegurarte que todo está actualizado y refleja con precisión tu entorno activo.
4. Mantén el control
La instalación de software constituye un punto de control fundamental, por lo que es importante saber que sólo se instala aquél que tiene licencia y esté parcheado en los dispositivos corporativos. Por lo general, es más seguro restringir el acceso a los dispositivos de la empresa para evitar que los usuarios finales instalen accidentalmente software inadecuado o sin licencia.
Lo mismo ocurre con los activos de hardware, por ejemplo con los cables de carga, desde el punto de vista de la seguridad eléctrica. Así que trabaja con los equipos de compras para garantizar que solo se adquieran equipos para los usuarios autorizados y certificados.
5. Dispone de un plan de mantenimiento
Por lo general, es más fácil reparar un dispositivo que contó con un mantenimiento periódico, que uno al que no se le prestó atención durante meses. Así que planifica y presupuesta un mantenimiento proactivo y predictivo para que todo siga funcionando sin problemas.
6. Recuerda el ciclo de vida
Muchos procesos de ITAM no sirven si te olvidas de los activos una vez adquiridos e instalados. Porque seguirán requiriendo gestión, mantenimiento y un retiro de forma controlada cuando ya no se necesiten.
Cuando planifiques los tipos de activos utilizados para crear servicios, negocia contratos con tus proveedores para no olvidar las tareas de mantenimiento y qué ocurre cuando el activo ya no se precisa.
Conclusión
ITAM es la práctica que garantizará que tu entorno de producción se mantiene y soporta de forma eficaz, eficiente y segura. Es importante disponer de una Estrategia de Gestión de Activos de IT para asegurar que el enfoque se ajusta a los objetivos generales de la organización.
Un plan bien establecido permitirá que tu práctica de ITAM aumente la productividad de tu empresa, reduciendo el tiempo de inactividad y los costos de reparación mediante el mantenimiento preventivo.
Para ayudarte a desglosar y organizar el proceso de forma óptima, es aconsejable seguir una serie de pasos y buenas prácticas. Pero no olvides que tu Estrategia de Gestión de Activos debe estar determinada por los tipos de activos con los que opera tu empresa, así como por tus necesidades y objetivos individuales.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los beneficios de una Estrategia de Gestión de Activos de IT?
Algunas de las ventajas son la reducción de riesgos, la mejora de las decisiones de compra y la reducción del tiempo de inactividad del sistema.
¿Qué debo incluir en mi plan de ITAM?
Política y procedimientos, alcance y planificación del mantenimiento.
