Elegir un software de inventario informático que se adapte a las necesidades de tu organización requiere mucha investigación. Y con tantas opciones existentes en el mercado, posiblemente te resulte abrumador.
Sin embargo, no es tan complicado. En base a nuestra experiencia en el tema, te vamos a proporcionar un resumen de las mejores herramientas para que optes por la alternativa que más se acomode a tus requerimientos.
Así que sigue leyendo para saber qué debes tener en cuenta al adquirir el software de inventario informático ideal para ti.
¿Por qué y cómo gestionar el inventario IT?
Independientemente del tamaño o la complejidad de tu infraestructura IT, la gestión del inventario resulta fundamental para cualquier equipo informático por varias razones. La primera es que te ayuda a controlar el gasto, ya que proporciona información sobre todos tus activos disponibles, su estado, valor, contratos y depreciación. En síntesis, facilita el seguimiento financiero de este sector, además de aprovechar al máximo tus dispositivos. Y también contribuye a administrar todos los recursos IT.
Otra de las razones es que permite la gestión de la seguridad de tus activos informáticos. Las alertas de monitoreo de los activos IT ayudan a descubrir cuándo existe una amenaza o riesgo, así como a planificar mejor las estrategias de seguridad. Además, ofrece facilidades de automatización para que tus gestores de activos y agentes de soporte IT trabajen de forma eficiente.
La manera más fácil -pero menos efectiva- de crear un inventario es usar una hoja de Excel. Sí, te brindará una lista de los activos de tu empresa, pero tendrás que hacerla a mano y, seamos honestos, estará desactualizada apenas termines de completarla.
En cambio, necesitas un software de inventario informático para obtener una imagen completa de los dispositivos conectados a tu red, así como de su estado, ubicaciones y red de relaciones. Además, puedes automatizar ciertas tareas e incluso integrarlo con tu service desk para introducir los datos de los activos en los tickets de asistencia.
Así que busca un software de Gestión de Activos IT con funciones de inventario.
¿Qué debe incluir un inventario de activos IT?
El primer paso para elaborar un inventario de activos IT adecuado es definir qué “activos” incluir en la lista.
En términos generales, la mayoría de los inventarios abarcan lo siguiente:
- Activos de hardware: PCs y dispositivos móviles.
- Licencias de software.
- Servicios o accesorios relacionados: impresoras, escaners, cables, monitores, routers y otros periféricos.
- Usuarios y ubicaciones: importados a través de inventarios como Active Directory.
- Activos físicos: sillas y estaciones de trabajo fácilmente rastreables con códigos QR.
Una vez asignados todos estos elementos, es posible crear rápidamente una CMDB para detallar sus relaciones y cómo podrían verse afectados en caso de inactividad.
Por último, asegúrate de que el software de inventario informático también te permita generar categorías de CI y campos personalizados. Porque cada organización tendrá necesidades específicas; las cuales deben ser satisfechas por el software ITAM.
8 características imprescindibles del software de inventario de informático
Ahora que ya sabe qué se necesita para gestionar el inventario correctamente y cómo elegir la herramienta ITAM adecuada, aquí tiene una lista de las características que debe tener tu software de inventario informático:
- Seguimiento de los activos: permite rastrearlos y conocer su ubicación.
- Monitoreo de los activos IT: con la función de seguimiento y un sistema de alertas, sabrás en tiempo real qué está ocurriendo con cualquiera de tus activos.
- Análisis y reportes: debe generarlos rápidamente para optimizar el uso del inventario.
- Gestión de activos de software: ayuda a manejar todas las licencias de software y a garantizar su conformidad con las normas.
- Monitoreo de alertas y reglas de estado: estas últimas permiten definir cuándo y cómo deben activarse las alertas para estar al tanto de tus activos. Esto incluye etiquetas de salud personalizables para que coincidan con las normas de cumplimiento de tu empresa.
- Medición de software: permite rastrear el uso de software, ayudando a optimizar costos.
- Normalización de software: para estandarizar el software y facilitar la creación de reportes y el análisis de tu inventario.
- Integraciones: muchas soluciones ITAM ofrecen diversas integraciones con los service desks más populares y otros sistemas de gestión, creando una fuente única de todos sus activos IT. Algunas de las más utilizadas son las integraciones con help desk y desktop remoto.
Las 9 mejores opciones de software de inventario informático
Tras enumerar qué se requiere para iniciar una estrategia ITAM, es momento de buscar el software de inventario informático óptimo para cada organización. Estos son algunos de los mejores que están disponibles en el mercado:
- InvGate Insight
- ¡BMC TrackIt!
- SolarWinds Service Desk
- ManageEngine Asset Explorer
- Lansweeper
- Snipe-IT
- Asset Panda
- ServiceNow
- SysAid
1. InvGate Insight
InvGate Insight permite tener un inventario de activos unificado de forma rápida y sencilla. Puedes cargar tus activos informáticos (y no informáticos) de varias formas: un CSV, con la función Network Discovery, el agente de Insight o manualmente.
Algunas de sus ventajas son:
- Normalización automática de datos.
- Información en tiempo real.
- Automatización.
- Integraciones nativas (con InvGate Service Desk, herramientas de desktop remoto y más).
- Personalización.
Y en cuanto a las principales funciones de Insight, enumeramos las siguientes:
- Monitoreo a distancia.
- Funcionalidad Discovery Network.
- Reportes y paneles de control.
- CMDB.
- Medición de software.
- Códigos QR.
- Gestión del ciclo de vida de los contratos.
- Gestión del ciclo de vida de los activos.
Como ves, InvGate Insight no sólo es una herramienta de Gestión de Inventario sino una plataforma ITAM completa, con una UX intuitiva para incrementar los niveles de adopción. Si deseas conocerla, inscríbete para una demostración en vivo o solicita una prueba gratuita de 30 días. Si te gusta, más adelante podrás convertirla en tu espacio de trabajo definitivo.
2. ¡BMC Track-It!
Como diría Larry David, BMC Track-It! es “bastante, bastante, bastante bueno”. Aunque este software se basa en la sencillez y la facilidad de uso, esto no significa que le falten funciones.
Entre sus ventajas y características, encontrarás:
- Gestión de activos para auditorías de software.
- Creación de presupuestos.
- Gestión de licencias.
- Toma decisiones financieras fiables.
- Herramientas de descubrimiento de software.
- Herramientas de monitoreo.
- Gestión del ciclo de vida de los activos.
Este software de inventario informático también puede combinarse con su propio service desk para obtener una solución ITAM más completa. Sin embargo, en ese caso no es tan intuitivo y fácil de usar como otras soluciones ITAM, lo cual dificulta el aprendizaje de los nuevos usuarios.
3. SolarWinds Service Desk
Diseñada como una plataforma de gestión completa que combina ITAM y Gestión de Servicios, SolarWinds Service Desk ofrece varios beneficios relacionados con la gestión de inventario:
- Facilidad de uso.
- Gestión del ciclo de vida de los activos.
- Gestión de licencias y contratos.
- Automatización.
- Help desk.
Su objetivo es maximizar y agilizar la facilidad de uso para los proveedores de servicios de asistencia y disponer de un sistema de tickets y una plataforma de gestión de activos centralizados. Pero hay que tener en cuenta que su interfaz de usuario puede resultar desordenada y abrumadora, lo que dificulta su navegación y manejo eficaz.
4. ManageEngine Asset Explorer
Por su parte, ManageEngine Asset Explorer merece una mención destacada, ya que se encuentra entre los exploradores de activos plug-and-play más populares. Proporciona las siguientes funciones:
- Datos sobre la propiedad del activo, estado actual y licencia.
- Seguimiento de los contratos.
- Órdenes de compra.
- Acceso al cumplimiento de las licencias.
Si bien la versión gratuita sólo permite hasta 25 nodos, no es tan rica en características o personalizable como otras soluciones ITAM.
5. Lansweeper
Lansweeper es también una gran y popular opción, siendo una solución de gestión de activos que proporciona algo más que detalles básicos de inventario. De hecho, ofrece lo siguiente:
- Seguimiento de información de hardware.
- Integración con help desk.
- Monitoreo de activos.
- Descubrimiento de activos.
- Integraciones.
En definitiva, Lansweeper constituye una excelente alternativa para la gestión integral de activos IT. Sin embargo, puede resultar lento o consumir muchos recursos, especialmente cuando se escanean grandes redes o sistemas con múltiples datos.
6. Snipe-IT
Otro de los software de inventario informático es Snipe-IT. Se trata de un sistema de gestión de activos informáticos de código abierto que te ayudará a realizar un seguimiento de las licencias, accesorios, consumibles y mucho más. Entre sus principales características se incluyen:
- Una sólida base de datos de activos.
- Capacidad de generación de reportes.
- Integración con aplicaciones de terceros.
- Interfaz fácil de usar.
- Personalización.
Si bien constituye una herramienta gratuita, el servicio de soporte es pago, un punto a tener en cuenta como parte del costo total de propiedad.
7. Asset Panda
Basado en la nube, Asset Panda es un sistema de gestión de activos informáticos que te permite hacer un seguimiento de todo tipo de activos, desde PCs y mobiliario hasta herramientas y equipos. Te ofrece lo siguiente:
- Registro de entrada y salida de los activos.
- Personalización
- Localización de activos.
- Integraciones.
Asset Panda es una buena opción tanto para pequeños negocios como para empresas. No obstante, recuerda que el proceso de personalización puede resultar complejo y llevar mucho tiempo, por lo cual no es aconsejable para las organizaciones con recursos o conocimientos limitados.
8. ServiceNow
ServiceNow es una solución notable para aquellos que buscan un sistema de gestión de activos a nivel empresarial. Entre sus principales características proporciona:
- Seguimiento de activos.
- Relaciones entre activos.
- Campos personalizados.
- Capacidad de generación de reportes.
- Seguimiento de licencias, garantías y números de pedido.
Se trata de una de las soluciones más populares del mercado, pero como está dirigida a grandes empresas, es una opción más cara que otras enumeradas en esta lista.
9. SysAid
Para cerrar la nómina de software de inventario informático, SysAid es una solución completa que te ayudará a rastrear y gestionar los activos IT de tu organización. Viene con estas funciones:
- Seguimiento de activos.
- Gestión de licencias.
- Inventario de red.
- Solicitudes de servicio.
- Reportes personalizados.
Aunque ofrece muchas características, la interfaz de usuario puede ser difícil de navegar.
Conclusión
Todas las soluciones enumeradas anteriormente ofrecen excelentes herramientas para gestionar y realizar un seguimiento de tus activos informáticos. En última instancia, la elección dependerá del tamaño de tu organización y de tus necesidades específicas.
Tanto si optas por una solución de código abierto como paga, estos Sistemas de Gestión de Activos informáticos te ayudarán a realizar un mejor seguimiento del hardware y el software de tu entorno y ahorrar tiempo y dinero en el proceso.
Cuando busques un nuevo software de inventario informático, ten en cuenta las funciones imprescindibles que debe tener para evitar futuros problemas:
- Seguimiento y monitoreo de activos.
- Análisis y reportes.
- Gestión de activos de software.
- Medición de software.
- Automatización e integraciones.
¿Tienes dudas? Siempre puedes ponerte en contacto con nuestros expertos para solicitar más información.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de gestión de activos IT?
Un sistema de gestión de activos IT es una herramienta que ayuda a las organizaciones a gestionar los activos de hardware y software de su entorno. Les permite realizar fácilmente un seguimiento de dichos activos y almacenar información importante, como números de serie y de modelo, claves de licencia, programas instalados, etc.
¿Cómo elijo el sistema de gestión de activos IT más adecuado para mi empresa?
La elección del sistema de gestión de activos IT ideal dependerá del tamaño y las necesidades específicas de tu organización. Sin embargo, ten en cuenta características como el seguimiento, los reportes y las integraciones con otras aplicaciones, así como si cumple las normas del sector. También debes fijarte en la facilidad de uso, el costo y si ofrece una versión o un período de prueba gratuita. En definitiva, la solución adecuada será la que funciona mejor para tu organización.
