Las 9 etapas para gestionar el ciclo de vida de los activos de IT

Melisa Wrobel junio 21, 2023
- 13 min read

Dado que los activos constituyen el objeto principal de la práctica de Gestión de Activos de IT, para aprovecharla al máximo es esencial profundizar e implementar una completa Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT o Asset Lifecycle Management (ITLAM). Se trata de un proceso complejo que involucra desde la solicitud del activo hasta su eliminación, por lo que es importante diseñar y aplicar un plan que garantice el abordaje de todos y cada uno de los pasos y requisitos.

Para ayudarte en este proceso, un software específico de ITAM como InvGate Insight, ofrece varias funciones orientadas a optimizar cada etapa. 

En las próximas líneas, vamos a exponer los principales beneficios de ITLAM y la forma de dividirla en pasos manejables, cómo implementarla en tu organización y algunas de las mejores prácticas, y por qué resulta fundamental contar con una solución de ITAM competente que contribuirá con tu Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT. 

Sin más dilación, ¡entremos en tema!

 

Definición de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT 

ITALM es el proceso de gestión de todo el ciclo de vida de un activo informático, desde su adquisición hasta su eliminación. Su objetivo principal es optimizar el valor y el uso de los activos a lo largo de su existencia, al tiempo que se minimizan los costos, mitigan los riesgos y garantizan el cumplimiento de los requisitos normativos.

Dicha práctica está estrechamente relacionada con otras dos muy importantes: la Gestión de Activos de IT (ITAM) y, más concretamente, con la Gestión de Activos de Hardware o Hardware Asset Management (HAM). La primera, que involucra al software y al hardware, asegura que éstos se encuentran debidamente licenciados, utilizados y mantenidos, mientras que la segunda es un subconjunto de ITAM que se ocupa específicamente del hardware, abarcando su adquisición, despliegue, mantenimiento y eliminación.

Pero la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT va más allá de estas dos prácticas: adopta un enfoque holístico para el abordaje de dichos activos durante toda su existencia, desde la planificación y la adquisición hasta la eliminación y el desmantelamiento (a continuación, más detalles sobre esto, ¡lo prometemos!).

5 beneficios de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT

La Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT ofrece a tu organización varios beneficios, ya que realiza un seguimiento de dichos activos de forma exhaustiva e integrada.

Aquí las principales ventajas:

  1. Mejora la visibilidad: proporciona una visión completa de los activos informáticos de una organización, lo que permite a los equipos de IT realizar su seguimiento y gestionarlos de manera más eficaz. Esto es fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa, reducir los riesgos de seguridad y optimizar su utilización.

  2. Genera un ahorro en los costos: ayuda a reducir los gastos al maximizar el uso de los activos, minimizar las compras y sustituciones innecesarias, y evitar las sanciones asociadas al incumplimiento de la normativa.

  3. Logra una mayor eficiencia: agiliza tus procesos generales de gestión gracias a la automatización de tareas, como el seguimiento, el mantenimiento y la retirada de los activos, liberando al personal del sector del trabajo mecánico para que pueda centrarse en aquel más complejo.

  4. Permite una mejor gestión de riesgos: al manejar los activos de forma más estructurada e integrada, las organizaciones reducen la probabilidad de que se produzcan filtraciones de información y garantizar el acatamiento de las normativas.

  5. Ayuda a optimizar la toma de decisiones: al proporcionar datos relevantes a lo largo de todo el ciclo de vida, los equipos adoptan determinaciones más oportunas al estar basadas en información concreta.

  6. Contribuye a elevar la satisfacción del cliente: al garantizar que los activos de IT se mantienen adecuadamente, están disponibles y son seguros.

Las etapas de ITLAM

Ahora es momento de aprender cómo comenzar la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT. El proceso puede organizarse en nueve etapas clave. Aquí, una descripción detallada de cada una.

1. Solicitud de los activos

Esta fase implica la solicitud de hardware por parte de un empleado a través del service desk. Las peticiones deben realizarse de forma organizada y controlada, para que se gestionen rápida y adecuadamente.

Es importante que este proceso esté alineado con el plan y el presupuesto de la Gestión de Activos de IT de la organización. 

En ese sentido, ayuda contar con la integración de InvGate Insight con InvGate Service Desk -que, por cierto, constituye un paso simple y rápido-, ya que brinda la posibilidad de crear flujos de trabajo para todo este procedimiento, que incluye funciones de automatización en ambas soluciones.

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2. Adquisición

La etapa de adquisición, como indica su nombre, es aquella en la que la organización compra, arrienda o consigue un activo. En cualquier caso, debe asegurarse de que la operación sea rentable.

Para esto último, resulta esencial establecer un proceso de adquisición bien definido, documentando el valor y la depreciación -lo puedes hacer en InvGate Insight-. Es necesario incluir todas las variables, como el gasto periférico (por ejemplo, soporte y mantenimiento, entre otros). Esto es clave para calcular el Coste Total de Propiedad de un activo.

3. Ingreso a la organización

Una vez adquirido el activo y recibido del proveedor, debes chequearlo y etiquetarlo para poder identificarlo. 

Hay varias maneras de agregar un activo a tu inventario en InvGate Insight: 

  • Instalando un Agente 
  • Agregándolo manualmente
  • Importando una plantilla de archivo .xlx

Tras completar tu inventario, crea y adjunta códigos QR con InvGate Insight. De esta manera, los escaneas cuando necesitas acceder al perfil del activo. Así te aseguras de que el hardware es contabilizado y rastreado durante todo su ciclo de vida.

 

 

4. Garantía de calidad

Este paso de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT involucra el chequeo para determinar si es apto para su propósito; es decir, si cumple los requisitos de utilidad y garantía. Para ello es necesario llevar a cabo un proceso de pruebas bien definido, alineado con el plan de Gestión de Activos de IT de la organización. Y si hay que enviarlo al proveedor con el aval de la garantía, recuerda cambiar el estado del activo.

Con la función de Gestión de Contratos de InvGate Insight este proceso resulta sencillo, ya que se pueden vincular los contratos a otros CI para acceder rápidamente a la información sobre el cumplimiento de la garantía.

5. Despliegue

Para asegurar su correcto funcionamiento y mantenimiento, es clave instalar y configurar el software en el hardware correspondiente. Una vía sencilla de hacerlo es con InvGate Insight, que desarrolla dicho proceso -también la actualización- simultáneamente en múltiples computadoras o servidores. Lo lleva adelante con Software Deployment, que automatiza el procedimiento creando scripts para ser ejecutados en muchas PCs al mismo tiempo. Además, ofrece integraciones nativas con varios desktops remotos para acceder fácilmente a cualquier máquina que esté siendo monitoreada.

6. Soporte BAU

La fase de soporte BAU (Business as Usual) implica proporcionar asistencia continua al activo mediante prácticas estandarizadas de Gestión de Incidentes, de modo de garantizar que está disponible para los empleados y funciona correctamente. También añade los contratos relacionados a tu inventario y automatiza las notificaciones relacionadas con la Gestión del Ciclo de Vida del Software.

7. Mantenimiento

Para que los activos de hardware funcionen a niveles óptimos y prolongar su vida útil, es fundamental realizar un mantenimiento regular. Esto incluye tanto el mantenimiento proactivo, preventivo y reactivo para hacer frente a problemas o fallos inesperados, como las actualizaciones programadas. 

Con la finalidad de que el proceso se ejecute correctamente, las reglas de salud y las etiquetas inteligentes de InvGate Insight constituyen la mejor opción. Mientras que las primeras muestran el estado de salud de los activos monitoreados, las segundas se asignan automáticamente a los activos que cumplen las condiciones de dicha etiqueta. 

8. Retirada

A medida que los activos de hardware se acercan al final de su vida útil, es necesario retirarlos de forma controlada, lo que implica determinar el mejor curso de acción (vender o donar), y garantizar que se borre cualquier dato sensible.

Es posible automatizar las notificaciones para que te recuerden cuándo un activo alcanza determinados años o uso, y cambiar el estado y la propiedad una vez retirado.

9. Eliminación  

Cerrando la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT se encuentra la eliminación, que debe hacerse contemplando la sustentabilidad. Esto implica que cualquier material peligroso se deseche de acuerdo con la normativa local, mientras que el que sea posible de volver a usarse, se lo recicle en forma adecuada. Para este paso, considera si hay algún dato confidencial a tener en cuenta. Por último, investiga si el activo puede venderse o donarse, ya que esto tendrá un impacto positivo en su Coste de Propiedad.

Implementación de un proceso de ITLAM

Si bien llevar adelante la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT puede resultar una tarea compleja, el proceso es esencial para que las organizaciones manejen eficazmente sus activos informáticos. Para ayudarte en este trabajo, te indicamos algunos pasos a seguir:

  1. Define el alcance: identifica los tipos de activos que se gestionarán, las partes interesadas involucradas y cualquier requisito normativo o de cumplimiento. Con InvGate Insight es posible crear campos y CIs personalizados.

  2. Establece roles y responsabilidades: todos los involucrados en el proceso de ITLAM deben asumir un rol. Es necesario conocer quién será responsable de cada etapa del proceso, así como de la gestión y el monitoreo general.

  3. Desarrolla políticas y procedimientos: incluye directrices de solicitudes y adquisición de hardware, etiquetado y seguimiento de los activos, control de calidad, despliegue, mantenimiento, retirada y eliminación. Recuerda establecer las reglas de salud para garantizar que cumplen estas políticas. 

  4. Selecciona una herramienta: tiene que satisfacer las necesidades de tu organización e integrarse con los sistemas existentes de IT. InvGate Insight te ayudará en cada etapa del ciclo de vida de los activos, además de contar con algunas funciones extra para responder a los requerimientos del proceso de ITAM.

  5. Capacita al personal: los empleados deben estar al tanto de las políticas, los procedimientos y la herramienta, y saber cómo utilizarla. Esto incluye los procesos de solicitudes y adquisición de hardware, seguimiento y etiquetado de los activos, control de calidad, despliegue, mantenimiento, retirada y eliminación.

  6. Implementa el proceso: una vez finalizado el programa piloto y realizados los ajustes necesarios, es hora de aplicar la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT en toda la organización. Asegúrate de que todo el personal conoce el proceso, que tiene acceso a las herramientas y recursos necesarios, y que el procedimiento se sigue de forma coherente.

  7. Monitorea y evalúa: supervisa la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT de forma continua y examina su eficacia. Esto incluye el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de ITAM para que se efectúen los ajustes y se realicen las mejoras para garantizar que los activos se gestionan de la forma más eficaz posible.

4 mejores prácticas de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT 

Al momento de implementar la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT, ten en cuenta las siguientes mejores prácticas:

  1. Establece políticas y procedimientos claros: deben describir todo el proceso de ITLAM, desde la adquisición hasta la eliminación. Esto garantizará la coherencia y la normalización de la gestión de los activos informáticos en toda la organización.

  2. Utiliza un software de gestión de activos: InvGate Insight es una solución de software de ITAM que te ayudará a agilizar y automatizar todo el proceso de ITLAM, mediante su seguimiento y monitoreo en tiempo real del ciclo de vida de los activos.

  3. Realiza auditorías internas periódicas de los activos de hardware y software: te permitirá identificar cualquier discrepancia o error en los registros, lo cual asegurará que tu organización dispone de un inventario preciso de los activos de IT.

  4. Capacita a los empleados: deben recibir formación sobre el proceso, además de comprender sus funciones y responsabilidades, de manera de asegurar que los activos se gestionan de forma eficiente y que todos siguen los mismos procedimientos.

Uso de un software para automatizar el proceso

Como mencionamos, el software específico de ITAM es tu mejor aliado para ayudarte en todo el proceso de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT al automatizar ciertas tareas.

En ese sentido, InvGate Insight te ofrece las siguientes funciones:

  • Reglas de salud: son parámetros del estado de los activos que se determinan según cuán crítica sea su salud. Esto dependerá del cumplimiento normativo de tu empresa. Son personalizables y funcionan con un código de colores: verde significa que los dispositivos son seguros, amarillo que hay una advertencia y rojo que se encuentran en estado crítico.
  • Etiquetas inteligentes: puedes crearlas estableciendo determinadas reglas que se asignarán automáticamente a los activos que las cumplan. Son ideales para reducir el tiempo de inactividad de los equipos, ya que permiten saber cuándo surge un problema o se produce un cambio.
  • Automatización: con esta función es posible generar reglas y los detonantes que respondan a determinadas acciones. Incluye un amplio abanico de posibilidades: desde notificaciones por correo electrónico hasta cambios en los campos de un activo.

Puntos clave

La Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT es un marco integral para gestionar los activos informáticos de una organización a lo largo de todo su ciclo de vida, que comienza con su adquisición y termina con su eliminación. Si se realiza de forma eficaz, ayudará a tu organización en lo siguiente: 

  • Reducir costos. 
  • Optimizar la utilización de los activos. 
  • Garantizar el cumplimiento de las normativas obligatorias.
  • Mejorar el rendimiento y la confiabilidad generales de tu infraestructura de IT. 

Una implementación exitosa debe incluir tanto contar con un proceso bien definido desde el principio, con etapas, roles y responsabilidades claramente otorgados, como disponer de una herramienta de ITAM adecuada para respaldar tu trabajo. 

Para cada paso del camino, InvGate Insight constituye un software de ITAM ideal.

Así que solicita una prueba gratuita de 30 días y comienza a implementar de inmediato una estrategia ITLAM!

Preguntas frecuentes

¿Un plan de Gestión de Riesgos incluye la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT?

Un plan de Gestión de Riesgos debe incluir la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT como un componente clave, ya que los activos pueden desencadenar diversos problemas para una organización, como brechas de seguridad, pérdida de datos y violaciones de cumplimiento.

¿Cuáles son los tres tipos principales de Gestión de Activos?

Los tres tipos principales de Gestión de Activos son la Gestión de Activos de Hardware (HAM), que se centra en el manejo de activos físicos como PCs y servidores, la Gestión de Activos de Software o Software Asset Management (SAM), que se ocupa de las licencias de software, y la Gestión de Servicios de IT (ITSM), orientada a los servicios de IT y a garantizar que satisfacen las necesidades de la organización.

¿Cuál es el primer paso en el ciclo de vida de los activos de IT?

El primer paso en el ciclo de vida de los activos de IT es la solicitud de hardware, a través del service desk. Implica recopilar información sobre las necesidades de hardware, como el tipo de equipo, la cantidad y el plazo de entrega.

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