El presupuesto de IT es el mecanismo para garantizar el gasto futuro en tecnología, es decir, que puede ayudarte a prever con exactitud el desembolso de dinero previsto y a asegurar la disponibilidad del equipo adecuado, en el momento oportuno, incluyendo a las personas, para que la oferta y la demanda estén efectivamente equilibradas.
Sus tareas forman parte de las prácticas generales de la Gestión Financiera de IT de la organización, que coordinan todas las decisiones financieras y la planificación de los departamentos de informática. En este marco, el presupuesto asegura que los fondos destinados a las operaciones tecnológicas sean precisos y estén correctamente priorizados.
El siguiente artículo desglosará cómo es un presupuesto de IT y proporcionará directrices generales sobre cómo elaborarlo. Además, dado que los activos informáticos constituyen un componente clave de dicho presupuesto, veremos la forma en que InvGate Asset Management es capaz de respaldar estas tareas y sus funciones para ejecutarlo.
¿Estás listo para impulsar tu estrategia tecnológica con el presupuesto de IT? Comencemos.
¿Qué es un presupuesto de IT?
Un presupuesto de IT es un plan definido para un determinado período de tiempo, que presenta los costos de hardware, software y otros servicios tecnológicos. Se trata de una planificación financiera o una asignación de fondos que se reserva para cubrir los gastos, el planeamiento y las inversiones en este rubro. Dicho documento representa una parte clave del presupuesto general de la organización que refleja los recursos comprometidos para la prestación de servicios de IT.
Su objetivo es alinear los requerimientos y el gasto tecnológico con la estrategia empresarial. Lo utilizan los empleados de finanzas, IT y negocios para crear un plan financiero que garantice que se dispone del equipo informático adecuado para proporcionar un soporte eficaz, además de que se optimizan los costos.
Presupuesto vs. ingresos de IT
Algunos términos resultan confusos en la Gestión Financiera de IT. Un ejemplo común es la incomprensión de la diferencia entre presupuesto de IT e ingresos. Definamos ambos conceptos:
- Presupuesto de IT: es la asignación financiera completa reservada por la empresa para prestar servicios tecnológicos; es decir, calcula el dinero necesario para sufragar el gasto en este rubro durante un período determinado. Representa el desembolso previsto en recursos informáticos, infraestructura, software, hardware, servicios, personal y otros costos relacionados. En definitiva, el presupuesto ayuda a asignar recursos, planificar y garantizar que la organización esté en condiciones de satisfacer los requerimientos de IT dentro de sus objetivos financieros.
- Ingresos de IT: son los ingresos totales de una organización a través de sus productos y servicios tecnológicos. Es la entrada financiera de las operaciones informáticas que refleja el valor generado por el uso de los recursos de IT al momento de ofrecer artículos o prestaciones a los clientes. Un presupuesto eficaz no sólo debe garantizar que los fondos asignados son correctos, sino también mantener o aumentar progresivamente los ingresos.
¿Por qué es importante el presupuesto de IT?
El presupuesto de IT tiene los siguientes propósitos importantes:
- Gestión de Costos: es clave para ayudar a gestionar y controlar los gastos de IT (y de la empresa en general). Permite a las organizaciones rastrear y revisar sus desembolsos en este rubro, garantizando que los costos se mantienen dentro de los límites acordados con la empresa.
- Toma de decisiones: también respalda la estrategia general de IT, ya que permite al departamento identificar y planificar los obstáculos y oportunidades financieras del ecosistema tecnológico. En consecuencia, ayuda a tu equipo a llegar a determinaciones informadas sobre prioridades y proyectos en función de la financiación disponible.
- Asignación de recursos: asegura que cada área disponga del dinero preciso para mantener la prestación de servicios de IT. Esto mejora la eficiencia global al centrar los recursos y esfuerzos en las áreas con mayor potencial de impacto.
- Financiación de proyectos: el presupuesto de IT garantiza la disponibilidad de dinero para los planes del sector, incluyendo la actualización tecnológica, la resolución de la deuda técnica y la adopción de medidas de ciberseguridad.
- Comunicación entre equipos: un documento de este tipo permite una mayor transparencia en torno a las IT, además de mantener las mismas expectativas al momento de planificar proyectos y cambios.
- Gestión de Riesgos: también ayuda a realizar un seguimiento de las áreas donde se registran amenazas, por ejemplo, posibles servicios obsoletos que reducen la probabilidad de una deuda técnica.
- Mejores resultados: facilita a las organizaciones la revisión del rendimiento financiero de su departamento tecnológico, ya que evalúan el valor aportado, comparando los gastos reales con las cantidades presupuestadas.
Marco y mejores prácticas de la Gestión Financiera de IT
¿Cómo elaborar un presupuesto de IT? 9 componentes principales
Si bien cada departamento tecnológico es diferente, en términos generales un presupuesto de IT incluye los siguientes componentes:
- Hardware: el costo de comprar, alojar, mantener y actualizar servidores, laptops, dispositivos de almacenamiento, equipos de red y pequeños periféricos.
- Software: el gasto de dar soporte a software y aplicaciones, además de garantizar que se aplican los modelos de licencia y suscripción adecuados.
- Infraestructura: el desembolso que involucra la administración y mejora de centros de datos, salas de servidores, servicios en la nube, servidores de red y voz, energía y refrigeración, y soluciones de continuidad de servicios de IT/DR, por nombrar algunos ejemplos.
- Seguridad de la información: cubre las inversiones en firewalls, sistemas de detección y prevención de intrusiones, software antivirus, herramientas de cifrado, parches de software, auditorías de seguridad, capacitación de empleados y planificación de respuesta a incidentes, todas ellas medidas de seguridad y ciber resiliencia.
- Personal: sueldos, pensiones, prestaciones y formación de los profesionales de IT.
- Tercerización y servicios de consultoría: se refiere a la ayuda y soporte de proveedores externos.
- Mantenimiento y asistencia: los contratos de soporte BAU, las cuotas de mantenimiento y las garantías de los sistemas de hardware y software, así como los gastos relacionados con la resolución de problemas, reparaciones, parches, actualizaciones y soporte técnico.
- Formación y educación: los costos asociados a programas de capacitación, certificaciones, talleres, conferencias y otras actividades de desarrollo profesional orientadas a la mejora de las competencias de los empleados del sector.
- Proyectos de IT: gestiona los fondos asignados a este tipo de planes específicos.
Gestión presupuestaria de IT: 9 pasos del proceso
Estos son los pasos generales para crear un presupuesto de IT:
1. Reúne a tu equipo A
Al momento de crear tu presupuesto, convoca a tus equipos de Finanzas, Compras y Gestión de Proveedores para que el documento responda a las necesidades de toda la empresa, y no sólo de IT.
Si se involucra únicamente al personal de tecnología, se pierden aspectos clave del marco, como la gobernanza y la estructura.
2. Acuerda metas y objetivos claros
Para que el gasto en IT aporte valor, hay que trabajar con ese equipo para alinear su estrategia con los objetivos empresariales y así determinar sus necesidades y prioridades.
3. Conoce tu entorno
Para crear una previsión precisa, dedica tiempo a conocer tus servicios de IT. Para ello, considera lo siguiente:
- Servicios de archivos e impresión
- Microsoft Office
- Prestaciones de red
- Servicios de voz
- Aplicaciones corporativas
- Prestaciones de seguridad de la información y ciber resiliencia
- Infraestructura actual y posibles áreas que necesitan actualizaciones, sustituciones o mejoras para satisfacer los requerimientos de soporte de la organización.
4. Dispone de un plan para la deuda técnica
La deuda técnica se genera al momento de aceptar una cuestión que no está del todo bien con la finalidad de ahorrar tiempo. Pero si no la controlas o dejas pasar el tiempo, costará más su arreglo. Incluso pondrá en riesgo tu reputación y tendrás problemas financieros. Eso sucede cuando el software no posee parches o manejas sistemas inseguros. Así que cuando elabores un presupuesto de IT, ten una sección para abordar o mitigar la deuda técnica.
5. Calcula tus costos
Para facilitar la evaluación, desglosa en categorías los costos asociados a cada proyecto o iniciativa de IT: hardware, software, contratos de mantenimiento, honorarios de consultoría, desembolsos para formación, IT y gastos operativos continuos. Al hacer esto, investiga los precios del mercado, las cotizaciones de los proveedores y las facturas anteriores para estimar las tarifas exactas.
6. Utiliza los recursos con eficacia
Tras comprender los objetivos de la organización y conocer nuestro entorno informático, es momento de priorizar los proyectos de IT en función de su alineación con las metas corporativas. Esto nos permitirá asignar recursos en consecuencia, de modo que los activos se desplegarán donde aporten más valor.
7. Considera el gasto futuro
La única certeza en IT es el cambio. Como responsables del sector, nuestro trabajo consiste en anticiparnos a las necesidades tecnológicas futuras y considerarlas en relación con nuestros entornos laborales. Si puedes, asigna una parte del presupuesto para dar cabida a las herramientas informáticas emergentes y a los posibles requerimientos imprevistos que surjan durante el proceso.
8. Ajusta lo que sea necesario
Una vez que tengas el borrador del presupuesto, revísalo con los aportes de las partes interesadas: comprueba la precisión, la viabilidad y la alineación con los valores empresariales. A continuación, realiza los ajustes necesarios según corresponda.
9. Revisa y mejora
Cuando finalices el presupuesto, establece procesos para monitorear y gestionar los gastos de IT. Revisa periódicamente el desembolso real en comparación con lo documentado para tomar medidas correctivas.
Buenas prácticas para la elaboración de presupuestos informáticos
Cuando lleves adelante una presupuestación de IT, sigue estas buenas prácticas para asegurarte de que sacas el máximo partido de cada paso:
- Crea tu ciclo presupuestario de forma que coincida con el ejercicio financiero general de la empresa. Así, dispondrás de tiempo suficiente para las aprobaciones, las consultas y las autorizaciones finales.
- Aprende e incorpora conocimientos de los errores anteriores. Para ello, revisa el último presupuesto y la información contable para comprender qué funcionó y qué evitar.
- Utiliza un lenguaje más empresarial que técnico para que el gasto en IT sea más transparente y se comunique con mayor eficacia al resto de la empresa.
- Considera al presupuesto de IT como un documento de mejora continua. En primer lugar, debe alinearse con la estrategia empresarial global, de modo que se adapte con el tiempo a las necesidades de la organización. Además, el presupuesto es un documento vivo, lo que implica incluir ciclos de revisión regulares para que siga respondiendo a su uso y propósito.
Cómo puede ayudarte InvGate Asset Management a crear tu presupuesto de IT
Para crear un presupuesto de IT eficiente, necesitas saber dónde estás parado y hacia dónde quieres ir. Para ello, debes hacer un seguimiento de los activos tecnológicos, incorporando información financiera relevante y precisa (tanto actual como futura).
InvGate Asset Management te ayudará tanto a implementar como a mejorar tu proceso de presupuestación. En primer lugar, te permitirá crear un inventario de IT exhaustivo para que todo esté contemplado en tu presupuesto. Al combinar las capacidades de análisis basadas en agentes y en redes, la herramienta automatiza este proceso, reduciendo posibles errores manuales.
Además, la función de presupuestación de IT y depreciación de activos de InvGate Asset Management incorpora datos financieros relevantes relacionados con estos activos. La herramienta puede configurarse para que te proporcione información sobre tus inversiones actuales, incluida la tasa de depreciación del hardware y todos los contratos vinculados a tus dispositivos. Para ir un paso más allá, a través de la medición del software es posible realizar un seguimiento del uso de las licencias para reubicarlas o retirarlas si es necesario.
Por último, al momento de revisar o realizar mejoras, tienes la opción de personalizar los tableros y los reportes de InvGate Asset Management para analizar el rendimiento de tus presupuestos a través de métricas clave. Al programar y compartir los informes periódicos con otras partes interesadas, fomentas la comunicación y la colaboración en la instancia de toma de decisiones.
Conclusión
Como uno de los componentes centrales de la Gestión Financiera en tecnología, el diseño y seguimiento de un presupuesto de IT busca prever con precisión el gasto en el sector, permitiendo la planificación en consecuencia.
De este modo, te aseguras que dispones de la financiación adecuada y que ésta es rentable. Y también te ayuda a considerar los objetivos empresariales más amplios para garantizar que la tecnología equilibra el valor del negocio.
Una herramienta de ITAM facilitará el proceso: se encargará del trabajo más tedioso, garantizará que todos los activos estén incluidos y controlará las tareas con precisión. En síntesis, proporcionará los datos necesarios para mejorar la eficacia de tu presupuesto.
Si deseas obtener más información sobre un instrumento de este tipo, como InvGate Asset Management, reserva una llamada con nuestros expertos.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia debe realizarse el presupuesto de IT?
La mayoría de los ciclos presupuestarios duran un año, antes de necesitar una revisión.
¿Cómo se presupuesta un departamento tecnológico?
Para presupuestar un departamento de IT, debes tener en cuenta todos los costos de prestación de servicios informáticos, incluidos el hardware, el software, las prestaciones profesionales, los gastos de personal y la seguridad.
¿Quién controla los presupuestos informáticos en las empresas?
Los presupuestos funcionan mejor cuando las personas colaboran. Así que, en la mayoría de los casos, los equipos de IT y Finanzas trabajan juntos para crear un documento de este tipo eficaz.
¿Qué parte del presupuesto de IT debe destinarse a seguridad?
¿La respuesta simple? Probablemente no lo suficiente. Siempre surgen nuevas amenazas, así que recurre a tu equipo de seguridad informática y pídele orientación a la hora de asignar fondos para ese objetivo.
