Los informes de inventario de activos de IT, esenciales para que los agentes planifiquen su estrategia ITAM con mayor detalle, proporcionan información valiosa para poder tomar decisiones basadas en datos e identificar las áreas que necesitan mejoras. Además, facilita la comprensión de la infraestructura de IT disponible en la organización y los costos asociados, lo que implica la posibilidad de optimizar los gastos y el rendimiento informático.
Generalmente nos quedamos en las tareas de rutina y no destinamos un tiempo para analizar los posibles puntos débiles. Por eso, es fundamental la generación de informes o reportes ITAM periódicamente; y un software específico te ayudará con este proceso. Así, InvGate Asset Management ofrece un conjunto de funciones, incluyendo un módulo de informes, que te permitirán sacar el máximo provecho de tu Gestión de Activos.
Profundicemos en ello.
Beneficios y desafíos de los informes de inventario de activos de IT
Los informes de inventario de activos de IT recopilan, analizan y presentan los datos de los activos informáticos de forma organizada y clara.
Estos son los beneficios que proporcionan los reportes ITAM:
- Mayor visibilidad: una buena comprensión del rendimiento de los activos te permite planificar con antelación, identificar áreas de mejora y tomar decisiones más informadas.
- Mejora del cumplimiento: los informes de inventario de activos de IT te ayudan a acatar las normas de conformidad, reduciendo el riesgo de sanciones económicas y posibles consecuencias legales.
- Ahorro de costos: al analizar periódicamente el rendimiento de los activos, puedes rastrear rápidamente oportunidades de ahorro y optimizar los gastos de IT.
- Satisfacción del cliente: con reportes precisos y actualizados, es posible ofrecer a los usuarios un mejor servicio y soporte.
Pero, al mismo tiempo, hay algunos desafíos asociados con los informes de inventario de activos de IT que debes tener en cuenta:
- Recopilación de datos: los activos informáticos abarcan una amplia gama de categorías. Reunirlos y consolidar sus datos de múltiples fuentes resulta un verdadero reto. Sin embargo, para facilitar esta tarea, InvGate Asset Management brinda la posibilidad de crear un inventario unificado y actualizado.
- Calidad de la información: los datos incorrectos o desactualizados llevan a tomar decisiones equivocadas. Para evitar esta situación, el Agente de InvGate monitorea tus dispositivos informáticos para contar con información en tiempo real.
- Falta de herramientas: evita tener tu inventario de IT en Excel u otras soluciones que no estén diseñadas específicamente para ITAM. Pueden parecer perfectas al principio, pero acabarán retrasándote a largo plazo.Con los instrumentos adecuados, es más fácil recopilar, organizar y obtener información de tus activos de IT.
- Consumo de tiempo: la creación de informes de inventario de activos de IT insume muchas horas de trabajo. Asegúrate de contar con suficiente tiempo para esta tarea.
Creación de informes de inventario de activos de IT con InvGate Asset Management
Si ya tienes todo tu inventario de IT en InvGate Asset Management, crear informes es fácil, rápido e intuitivo.
Solo debes hacer una consulta de tus activos y luego exportarla. En la Barra de Búsqueda, introduce el tipo de activo y los filtros que quieras aplicar.
Por ejemplo, si deseas ver cuántos y qué Chromebooks están asignados, tienes que ir a la Barra de Búsqueda, e incorporar los siguientes condicionales:
- Activo > Estado es Asignado
- Activo > Tipo es Chromebook
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Luego, accederás a una lista con todos los activos y sus detalles. También obtendrás la vista de un panel donde podrás establecer otros filtros y un resumen del costo total del activo.
Puedes guardar este informe o descargarlo para compartirlo con otras personas.
10 casos de uso de los informes de inventario de activos de IT
Ahora que conoces sus aspectos básicos, veamos algunas de las situaciones más comunes para hacer uso de los informes de inventario de activos de IT.
Si bien cada organización posee sus propias necesidades y los reportes deben ser capaces de adaptarse a ellas, aquí enumeramos los informes más comunes que los agentes eligen para analizar y mejorar su estrategia ITAM.
1. Número de tipos de dispositivos relacionados con un incidente
Los incidentes vinculados con un determinado modelo de PC o categoría de dispositivo son muy frecuentes. A veces, puede ser un lote que tiene un problema común. Para decidir qué hacer con él, el primer paso es realizar un informe sobre el número de máquinas afectadas. Después, hay que rastrearlas y actuar en consecuencia. Te sorprenderá la frecuencia con la que utilizarás este tipo de reportes.
2. Valores de los dispositivos para el departamento de Finanzas
El área de Finanzas conoce el costo de los activos de la organización. Por ejemplo, está interiorizado sobre la cantidad de dinero invertida en un determinado tipo de CI, su riesgo y la depreciación de su valor.
Este tipo de informes de inventario de activos de IT suele ejecutarse periódicamente y compartirse con un usuario externo. Por lo que necesitarás generarlos de una forma comprensible para profesionales sin conocimientos técnicos.
3. Dispositivos por ubicación
Saber dónde se encuentra cada dispositivo es extremadamente importante: se utiliza para localizar una máquina, planificar una implementación o saber quién tiene una determinada pieza de hardware. Además, los equipos de soporte de IT pueden usarlo a su favor a la hora de ejecutar tareas en varias ubicaciones.
4. Activos por estado
En ocasiones, es posible que necesites obtener una visión general de todos los activos en un estado específico. Por ello, resulta muy beneficioso realizar informes de inventario de activos de IT, haciendo foco en el número y tipo de dispositivos asignados, en reparación, en stock o dados de baja. Te ayudarán a:
- Identificar y prevenir problemas antes de que surjan.
- Asegurarse de que los activos se utilizan de forma correcta y eficiente.
- Monitorear su integridad, hacer un seguimiento de su rendimiento y detectar cualquier irregularidad.
- Planificar con antelación futuras adquisiciones o sustituciones de activos.
5. Recuento de licencias no utilizadas
La gestión de licencias requiere muchos reportes. Uno muy importante es el recuento de licencias no utilizadas. A través de este informe conocerás si la gente está usando otro software o si el equipo necesita verdaderamente esa cantidad de licencias que adquiriste para una propuesta.
6. Uso de licencias
A veces, dispones de un número limitado de licencias para asignar, por lo que necesitas saber si se están usando. Para ello, genera un informe que refleje quién la utilizó y cuánto en los últimos 7 y 30 días.
7. Costo de la licencia
También debes conocer cuánto dinero invertiste en las licencias. Este informe puede incluir el seguimiento de los gastos de costos recurrentes, como el mantenimiento del software y las renovaciones de las licencias.
Con los datos reunidos, sabrás qué parte de tu presupuesto de IT se dedica a licencias de software y si es igual o superior a lo esperado. Además, te ayudará a planificar con mayor precisión a futuro.
8. Versiones por título/proveedor
Es esencial saber qué versión utilizas para reducir los riesgos de seguridad y realizar la gestión de parches correspondiente. Los requisitos, las leyes y el cumplimiento están sujetos a posibles cambios. Así que resulta imprescindible generar un informe que muestre qué versiones de software o hardware (y su proveedor) están relacionadas con un título específico. Este tipo de reportes también suele usarse para procesos de auditoría de software.
9. Contratos por estado
Especialmente en el caso del software, los contratos y su estado determinarán la validez de una licencia. Por lo tanto, una visión general del estado de cada contrato resulta esencial.
Este informe muestra todos los detalles del acuerdo, como la fecha de caducidad, el proveedor, el cliente y cualquier otra información requerida.
10. Contratos pendientes de renovación
Es imprescindible crear un informe para los contratos que van a renovarse, que te ayudará a saber cuándo finalizan y si es necesario renovar o sustituir la licencia. De esta forma, evitarás sorpresas desagradables o costos inesperados.
Mejores prácticas para crear reportes ITAM
Para garantizar el éxito, a continuación se indican algunas de las mejores prácticas para generar informes ITAM:
- Centraliza tus datos: tener toda la información de los activos en un lugar único facilitará el acceso y el análisis.
- Configura reportes automatizados: te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo, ya que podrás concentrarte en otras tareas. InvGate Asset Management ofrece la posibilidad de configurar informes programados para que se ejecuten periódicamente.
- Verifica la exactitud: es esencial contar con datos correctos y actualizados, los cuales deberás comprobar su precisión regularmente e identificar cualquier error.
- Establece puntos de referencia: los indicadores clave de rendimiento (KPIs) son fundamentales para todas tus categorías de activos, de modo que puedas comparar el rendimiento de cada uno. Esto te ayudará a identificar áreas de mejora y a tomar medidas en consecuencia.
- Aprovecha las notificaciones y alertas: personalízalas para garantizar respuestas adecuadas a posibles problemas. Por ejemplo, saber cuándo están a punto de expirar tus contratos optimizará la forma de gestionarlos.
- Comparte los reportes: siempre habrá otras partes interesadas en los informes ITAM. Con InvGate Asset Management, podrás exportarlos y compartirlos con quien los necesite.
- Aprovecha al máximo los datos vivos: éstos sirven para tomar decisiones precisas. Las funciones Discovery o Agent de InvGate Asset Management harán que los dispositivos de tu organización brinden información en tiempo real.
Puntos clave
Un acceso claro y sencillo a los informes de inventario de activos de IT es esencial para el funcionamiento de cualquier organización. Para sacarles el máximo partido, debes centralizar tus datos, automatizar los informes y verificar su exactitud. También es importante establecer notificaciones y alertas, compartir los reportes con otras partes interesadas y realizar comparaciones para tomar las mejores decisiones.
No olvides revisar tus licencias con regularidad, ya que los contratos cambian. Entonces las licencias tienen que renovarse o sustituirse. Así evitarás sorpresas o costos inesperados.
Siguiendo estos consejos y prácticas, podrás estar al tanto de tus reportes ITAM para optimizar tu Gestión de Activos de IT.
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Preguntas frecuentes
¿Qué debo informar de la Gestión de Activos de IT?
Debes informar acerca de todos los activos de IT relacionados con tu organización: dispositivos, licencias, contratos y más. Esto te permitirá conocer qué áreas necesitan mejoras e identificar tendencias, entre otras cuestiones.
¿Cuáles son los tres resultados principales de la Gestión de Activos de IT?
Los tres objetivos principales de la Gestión de Activos Informáticos son la precisión del inventario, el cumplimiento de la normativa y la optimización de los costos: el primero garantizará que dispones de todos los datos necesarios para tomar decisiones con conocimiento de causa; el segundo, ayudará a evitar problemas legales; y el tercero, permitirá ahorrar dinero utilizando mejor tus recursos.
¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento para la Gestión de Activos de IT?
Los indicadores clave de rendimiento para la Gestión de Activos de IT dependerán de las necesidades específicas de tu organización. Por ejemplo, en algunos casos se incluyen el valor total, el riesgo, la depreciación, el uso de licencias (últimos 7 o 30 días), las fechas de renovación de contratos, etc. Estos KPIs te ayudan a comparar la performance de las diferentes categorías de activos.
