Aunque la palabra "contrato" nos remita al departamento legal, también tiene mucho que ver con IT. Contar con una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos de los activos informáticos y de software no solo ayuda a las organizaciones a reducir costos, sino que –si se conecta con los propios activos– se convierte en una forma efectiva de impulsar la productividad.
La manera más fácil y rápida de hacerlo es utilizando InvGate Asset Management como tu software de gestión del ciclo de vida de los contratos, además de ser tu herramienta ITAM. ¿Cómo? Sigue leyendo para ver la forma de aprovechar esta funcionalidad.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?
En términos generales, la gestión del ciclo de vida de los contratos o contract lifecycle management (CLM) es el proceso de monitoreo y gestión de los contratos desde su inicio hasta su finalización, que incluye la creación, negociación, ejecución y renovación de los mismos. Todo eso ayuda a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero, así como a mejorar la eficiencia y el cumplimiento.
Dado que los contratos involucran detalles como los plazos, el cumplimiento de los entregables y los pagos, poder tener las especificaciones a mano es bastante útil para adherirse a ellos y evitar penalizaciones en caso de infracciones.
¿Por qué el departamento de IT debería preocuparse por el ciclo de vida de los contratos de activos y software?
Como hemos mencionado anteriormente, los equipos de compras y legales son los que suelen encargarse de la administración de los contratos, ya que entienden las implicaciones de sus cláusulas. Sin embargo, es vital que el área de IT cuente con herramientas para el seguimiento de los mismos, ya que son ellos los que deben trabajar en base a los marcos establecidos en dichos acuerdos.
¿Esto significa que el departamento de IT debe tener acceso a todos los contratos de la empresa? En absoluto. Solo les interesarán los contratos de IT, es decir, los relacionados con los activos informáticos, el software y las licencias.
Estar al tanto de los detalles y las cláusulas que conlleva cada acuerdo les permitirá estar preparados para las auditorías de software, además de facilitarles el desarrollo de un plan realista de continuidad del negocio en caso de que no funcione un equipo o un software.
Ejemplos de la importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos en IT
Para ver cómo sería en el mundo real, aquí algunos ejemplos en los que los equipos de IT deben tener acceso a la información de los contratos como parte de su proceso de gestión de activos de IT:
- Proceso de onboarding: con el fin de proporcionar a los nuevos empleados todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo, el equipo de IT necesita conocer el número de licencias adquiridas por la empresa (así como su disponibilidad) para una mejor planificación financiera, evitando gastos inútiles (como licencias ya adquiridas).
- Proceso de daño/reparación: a la hora de arreglar un activo que no funciona, es fundamental disponer de la información sobre su compra o alquiler. ¿Está en garantía? ¿Quién es el proveedor? ¿Existe un contrato de mantenimiento? Estas son preguntas clave que pueden agilizar el proceso de reparación y, como consecuencia, que el tiempo de inactividad sea mínimo.
- Negociaciones con proveedores: hacer un seguimiento de los contratos con InvGate Asset Management facilita a los departamentos de IT la creación de informes valiosos para los encargados de negociar las renovaciones, de modo que puedan comprar o renegociar los contratos basándose solo en lo que se necesita (y quizás ahorrar algo de dinero en el proceso).
Proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos: cómo hacer un seguimiento eficaz de los contratos de IT con InvGate Asset Management
Crear, actualizar y hacer el seguimiento de los contratos de activos y software con InvGate Asset Management es muy sencillo, independientemente del tipo de contrato. Aquí hay una guía rápida paso a paso.
1. Crear un contrato
Para crear un nuevo contrato en InvGate Asset Management, simplemente dirígete al menú "Crear CIs" y haz clic en el botón "+". Selecciona la opción "Contrato" y decide si necesitas crear un nuevo contrato para un software o un activo.
En ambos casos, el sistema te pedirá que completes algunos datos básicos, como el nombre del contrato, el propietario y las etiquetas asociadas. Veamos esto en detalle.
Cargar información detallada según el tipo de contrato
En el caso de los contratos de software, InvGate Asset Management muestra diferentes tipos de contratos de software comunes (como stand-alone, suites, sistemas operativos o SaaS). Una vez que selecciones el que necesitas, podrás ingresar información crítica como la cantidad y el tipo de licencias, así como también una explicación acerca de cómo asignarlas. Además, tendrás la posibilidad de automatizar cómo y cuándo reciclar esas licencias.
Por otro lado, cuando trabajas con contratos de activos, elegirás entre las siguientes opciones: arrendamiento, mantenimiento, alquiler, soporte o garantía. Una vez hecho esto, podrás cargar el número de licencias e indicar cómo asignarlas y cuándo reciclarlas.
Información financiera
Independientemente del tipo de contrato, tendrás la posibilidad de proporcionar la información financiera, que consiste en el costo (ya sea total o por licencia), la periodicidad de los pagos, la duración del contrato, el proveedor, si el contrato incluye o no servicios de soporte, un centro de costos y el número de orden de compra asociado.
Información sobre el software
Al crear contratos de software, también tendrás la oportunidad de relacionar los datos del contrato con la información que InvGate Asset Management recopiló durante el proceso de descubrimiento. Para ello, puedes seleccionar el software por nombre (vinculando al contrato todas las versiones de software detectadas) o por versiones específicas.
Información del licenciatario
Si se especifica el número de licencias en el contrato, se habilitará la pestaña "Información del licenciatario" para indicar qué activos deben vincularse a dichas licencias. Para grandes compras se puede utilizar la asignación automática de licencias en función de los usuarios activos, con la opción de excluir a los usuarios según las etiquetas.
2. Acceder a la información del contrato
Como ves, es posible crear contratos rápidamente con InvGate Asset Management y tener el nivel de detalle que necesitan tus operaciones. Pero, una vez creados, ¿cómo se aprovecha esta información?
Es muy sencillo, porque una vez ingresados y asociados a los activos o al software, su contenido se integra a toda la información que contiene InvGate Asset Management.
Los datos se pueden ver de varias maneras:
- A través de las pestañas de Activos/Software, lo que permite filtrar la información y crear informes a demanda.
- Por medio del perfil del contrato. Si vas a la pestaña "Contratos", accederás a la información de todos los acuerdos creados en InvGate Asset Management, filtrando según sea necesario (activos o no, estado, tipo y proveedor). Si quieres ver los detalles de uno en particular, solo tienes que seleccionarlo para entrar en su perfil. Una vez allí, podrás ver los datos completos y un gráfico con la evolución en el tiempo de la asignación de licencias asociadas a ese contrato.
3. Convertir la información derivada de los contratos en acciones
Completar todo con InvGate Asset Management es el primer paso, pero es importante qué haces con esa información una vez ingresada. Veamos algunas de las acciones que puedes realizar:
- Crear informes financieros detallados.
- Utilizar la información de los contratos en la resolución de solicitudes (por ejemplo, exigir el reemplazo de equipos rotos en garantía), gracias a la integración nativa con InvGate Service Management.
- Crear alertas sobre el vencimiento de los contratos, automatizando las notificaciones a los responsables de su renovación o renegociación.
Resumen
Hacer una correcta gestión del ciclo de vida de los contratos es clave para cualquier equipo de IT que quiera mantener toda la información sobre los activos informáticos y el software en un solo lugar con la finalidad de dirigir las operaciones de la empresa.
Al hacerlo con InvGate Asset Management, tendrás una experiencia perfecta que te permitirá obtener una visión de todo, tomar mejores decisiones y ser más eficaz en tus propias tareas.
Si crees que tu equipo se beneficiará con esta función, consulta por nuestra prueba gratuita por 30 días y compruébalo tú mismo. O agenda una llamada con nuestros expertos para explorar cómo InvGate Asset Management puede mejorar la forma en que realizas el seguimiento de tus activos.
