Toda estrategia de IT exitosa comienza con la adquisición de bienes informáticos: obviamente que para gestionar los activos tecnológicos de una organización, primero hay que comprarlos; y este proceso implica una serie de pasos bien estructurados.
Las actividades implicadas, que forman parte del marco más amplio de la Gestión Financiera de IT (ITFM - IT Financial Management), desempeñan un papel fundamental de la alineación de las decisiones financieras y la planificación de todos los departamentos de una organización.
Por otra parte, las empresas de todo el mundo están dispuestas a seguir aumentando las compras de IT. Así lo refleja un reciente informe de proyecciones de Gartner que prevé un gasto en tecnología de 5,1 billones de dólares en 2024, lo que supone un incremento del 8% respecto a 2023. La cuestión fundamental es efectuar la compra en forma estratégica para evitar la dispersión y el despilfarro.
Esta completa guía te ayudará en ese aspecto, ya que abordaremos las razones por las que necesitas un plan adecuado de adquisición, los beneficios y desafíos de aplicar esta práctica, así como la forma en que InvGate Asset Management te ayudará a mejorar el proceso y a optimizar los costos a través de sus diversas capacidades.
Tanto si eres un recién llegado al tema como si buscas una comprensión más acabada de la cuestión, aquí encontrarás todo aquello que necesitas para iniciar o transformar tus procedimientos de compras tecnológicas.
¡Comencemos!
¿Qué es el aprovisionamiento de IT?
El aprovisionamiento de IT es el proceso de compra y despliegue de bienes o servicios, en este caso, software, hardware, sistemas o cualquier prestación relacionada con las tecnologías. Por lo tanto, incluye también el proceso de análisis de la estrategia de IT de una organización y sus necesidades, la selección de los proveedores, la negociación de los contratos o licencias y la ejecución de las órdenes de adquisición.
Categorías de la adquisición de equipo de cómputo
Si bien las categorías específicas de adquisición de bienes informáticos varían según el contexto y las necesidades de la organización, las comunes son las siguientes:
- Adquisición directa: compra de bienes o servicios esenciales que se utilizarán directamente en el proceso de producción. En el ámbito tecnológico, son aquellos que integran la infraestructura de IT, como hardware, activos fijos, servidores o licencias de software.
- Adquisición indirecta: contribuye al funcionamiento cotidiano de una empresa, centrándose en las operaciones internas. Dentro de las IT, sería el mantenimiento fluido de las operaciones diarias, como la compra de suministros consumibles, soluciones de software basadas en la nube y gestión de servicios públicos.
- Adquisición de servicios: prestaciones particulares y Software como Servicio (SaaS). El proceso de compra puede abarcar métodos directos e indirectos.
- Adquisición de bienes: activos físicos como hardware o software empresarial. Las prácticas eficaces de Gestión de Adquisiciones de IT desempeñan un papel crucial en este proceso, garantizando la integración fluida de los métodos directos e indirectos dentro del marco de IT.
¿Por qué es necesaria la Gestión de Adquisiciones de IT?
En el complejo panorama digital actual, una estrategia de Gestión de Adquisiciones de IT ayuda a los ejecutivos del sector a garantizar que sus infraestructuras estén equipadas con todos los elementos necesarios, así como a la implementación ágil y sin problemas de los cambios, minimizando las interrupciones de las operaciones de la empresa y ganando control sobre los activos tecnológicos.
A medida que las aplicaciones y el Software como Servicio se vuelven más accesibles en las distintas unidades de negocio, los departamentos de IT pueden perder el control sobre el gasto y la seguridad de la tecnología. De hecho, esta situación generó un problema bastante popular, conocido como SaaS Sprawl, que significa la proliferación descontrolada de aplicaciones de este tipo dentro de una organización.
Así, el 59% de los profesionales de IT señalan al SaaS Sprawl como el desafío más importante en la gestión de las aplicaciones. La falta de supervisión centralizada conlleva apps no autorizadas, visibilidad limitada y dificultades para identificar y mitigar posibles problemas, como el shadow IT.
Teniendo en cuenta este panorama, resulta imprescindible contar con una estrategia adecuada de adquisición de bienes informáticos, además de realizar auditorías de IT con regularidad para obtener una visión completa del cumplimiento de las licencias, la seguridad de los servidores y la salud de los activos.
La adquisición de bienes informáticos se convierte en una cuestión primordial para mejorar la seguridad, optimizar los costos y garantizar que todas las compras de IT se alinean correctamente con tu estrategia empresarial.
Guía para principiantes sobre presupuesto de IT
Ventajas y desventajas de la adquisición de bienes informáticos
Beneficios de la compra de IT
La implementación de una estrategia de adquisición de bienes informáticos conlleva varias ventajas. He aquí las principales:
- Alineación estratégica con los objetivos de la organización: garantizando que las inversiones en tecnología contribuyen directamente a dichas metas así como al crecimiento del negocio en su conjunto.
- Gestión de Riesgos: la estrategia impulsa la compra de productos y servicios informáticos confiables y de alta calidad, reduciendo las posibilidades de interrupciones operativas y de vulnerabilidades de seguridad.
- Optimización de los costos: también ayuda a las organizaciones a negociar mejores acuerdos, aprovechar el poder de compra a gran escala e identificar soluciones rentables.
- Gestión de las Relaciones con los Proveedores: el establecimiento de vínculos sólidos con los prestadores fomenta la colaboración, la innovación y las condiciones favorables, optimizando la eficiencia general del ecosistema de adquisiciones.
- Toma de decisiones: la comprensión de las limitaciones y oportunidades financieras dentro del entorno de IT permite una planificación más eficaz. Este proceso facilita la toma de decisiones informadas sobre prioridades y proyectos.
- Garantía de GRC: los procesos de adquisición de bienes informáticos imponen el cumplimiento de los requisitos de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC), garantizando que las licencias de software, la gestión de datos y las prácticas de seguridad acatan las normas del sector.
Desafíos de la compra de IT
El aprovisionamiento de IT también implica una serie de cuestiones que hay que tener en cuenta para que resulte exitoso:
- Planificación y presupuestación de IT: la ausencia de una estrategia sólida de adquisición de bienes informáticos supone un obstáculo importante para prever el gasto. Por el contrario, la elaboración de un presupuesto te ayudará a definir las necesidades de aprovisionamiento de IT específicas de tu organización.
- Proceso de RFP: las Solicitudes de Propuestas (RFP - Request for Proposal) son fundamentales en esta instancia para articular los requerimientos de la empresa e impulsar la relación con los posibles proveedores de forma transparente, estructurada y justa.
- Inventario de activos: otra herramienta indispensable que permite saber cuál es el siguiente paso en la adquisición de equipo de cómputo. Sin esto, las organizaciones se enfrentarán a obstáculos en la gestión del hardware y el software a lo largo de su ciclo de vida.
- Gestión de Cambio: la implementación de nuevos procesos de aprovisionamiento de IT a veces conlleva la resistencia de las partes involucradas, que ya están acostumbradas a las prácticas existentes. En consecuencia, se requiere estrategias eficaces de Gestión de Cambio para garantizar transiciones fluidas.
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La estrategia de aprovisionamiento de IT
Aunque la estrategia óptima de adquisición de bienes informáticos puede variar en función de cada organización, te proporcionamos una guía con los principales pasos a tener en cuenta para su eficaz implementación.
1. Auditar y unificar el inventario informático
Antes de adentrarte en el aprovisionamiento de IT, realiza una auditoría exhaustiva de tus activos informáticos existentes: identifica y cataloga el hardware, el software y otros recursos tecnológicos de la organización. Esta información debe encontrarse en un inventario centralizado, para lo cual será de gran ayuda una herramienta de Gestión de Activos Informáticos (ITAM) que te brindará una visión global.
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2. Realizar una evaluación de las necesidades
Una vez que hayas auditado e inventariado tus activos de IT, es momento de analizar y evaluar las necesidades de productos y servicios relacionados con las tecnologías de la información, como sistemas operativos, licencias de software, impresoras, servidores, etc.
3. Establecer un equipo interdisciplinario
Dado que este proceso afecta a la organización en su conjunto, es esencial reunir un equipo en el que participen personas de distintos departamentos, como Finanzas, Gestión de Suministros o RR.HH., en función de los requerimientos de adquisición de equipo de cómputo de la empresa.
4. Definir objetivos y metas
Tras evaluar las necesidades y diseñar un equipo para la tarea, es necesario articular los objetivos y metas de la estrategia de adquisición de bienes informáticos con el plan empresarial general para garantizar un enfoque cohesivo.
5. Planificar el presupuesto de IT
En este paso elabora un presupuesto informático exhaustivo que se ajuste a los objetivos estratégicos, donde se registre el costo de los productos y los servicios de IT, así como otros factores fundamentales como el mantenimiento, la formación y las posibles actualizaciones.
6. Determinar y gestionar los riesgos
Es momento de identificar los riesgos potenciales asociados al aprovisionamiento de IT, como la confiabilidad del proveedor, las amenazas a la ciberseguridad y los problemas de cumplimiento. En síntesis, desarrolla estrategias para mitigar y gestionar eficazmente estos riesgos.
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7. Evaluar a los proveedores
Para investigar y designar a los prestadores, establece criterios claros, teniendo en cuenta factores como la reputación, la estabilidad financiera, la experiencia y la capacidad para satisfacer requerimientos informáticos específicos.
8. Solicitar información, presupuesto o propuesta
Antes de cualquier compra, envía una Solicitud de Información (RFI - Request for Information) para conocer el mercado y sus principales actores.
Luego, busca precios de los proveedores potenciales a través de una Solicitud de Cotización. Y, por último, usa una Solicitud de Propuesta (descarga una plantilla gratuita) cuando necesites respuestas de los prestadores acerca de cómo alcanzarían los criterios y objetivos pedidos.
9. Analizar ofertas y negociar los contratos
En base a las respuesta de las RFP, evalúa las ofertas, considerando aspectos técnicos, de seguridad y financieros. A su vez, entabla negociaciones con los proveedores seleccionados para garantizar términos y condiciones favorables.
10. Planificar la implementación
Desarrolla un plan detallado para la implementación de soluciones informáticas, donde incluyas consideraciones sobre la instalación, la formación, la migración de datos y la integración con los sistemas existentes.
11. Monitorear los KPIs y mejorar el rendimiento
Por último, establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito de la estrategia de adquisición de bienes informáticos. Luego, supervisa la performance de los proveedores, la rentabilidad, la consecución de los objetivos estratégicos o cualquier otra estadística en función de tus metas. Posteriormente, revisa y mejora tu plan de compras basándote en los reportes periódicos.
Uso de InvGate Asset Management como software de adquisición de equipo de cómputo
Cuando se trata de agilizar los procesos de adquisición de bienes informáticos, InvGate Asset Management emerge como un poderoso aliado al ofrecer una serie de funciones diseñadas para mejorar la eficiencia y optimizar la toma de decisiones.
A continuación te mostramos las formas en que InvGate Asset Management eleva tus prácticas de aprovisionamiento de IT:
Gestión integral del inventario de IT
InvGate Asset Management permite elaborar un inventario de IT exhaustivo con confianza, sabiendo que no se pasará por alto ningún activo. Al aprovechar las capacidades de escaneo basadas en agente y en red, puedes automatizar el proceso, minimizando el riesgo de errores manuales. De este modo, sabrás exactamente dónde te encuentras antes de iniciar cualquier procedimiento de compra de tecnología.
Descubrimiento de activos de IT: Qué es, cómo funciona y por qué lo necesitas
Visión financiera con los presupuestos en tecnología
La función de Presupuestación de IT y Depreciación de Activos de InvGate Asset Management incorpora datos financieros fundamentales, como inversiones actuales, tasas de depreciación del hardware, medición del software y contratos vinculados a dispositivos, los cuales constituyen indicadores clave para analizar antes y durante un proceso de adquisición de bienes informáticos.
Descubrimiento y visualización de la CMDB
Para el aprovisionamiento de IT resulta fundamental contar con un panorama claro y dinámico de las relaciones entre los sistemas y las aplicaciones.
La Base de Datos de la Gestión de Configuración (CMDB - Configuration Management Data Base) de InvGate Asset Management proporciona una comprensión integral de la interconectividad de todos tus Elementos de Configuración (CI - Configuration Items), ayudando a la identificación de las dependencias, los gaps potenciales y las áreas de mejora.
Gestión de Riesgos en todo el ciclo de vida de los activos
InvGate Asset Management apoya la gestión del ciclo de vida de los activos de IT, desde la adquisición hasta el desmantelamiento/eliminación. Lo hace mediante la implementación de funciones de Gestión de Riesgos, como las reglas de salud de activos, la aplicación de controles internos críticos en varias etapas y facilitando la toma de decisiones más informadas sobre las compras de tecnología.
Etiquetado de activos informáticos para su seguimiento
El seguimiento de tus dispositivos es esencial para adaptarte a las cambiantes necesidades de aprovisionamiento. Mediante el etiquetado de los activos de IT físicos y digitales, InvGate Asset Management te permite implementar medidas proactivas de ITAM, mantenerte al tanto de todo tu entorno informático y predecir los próximos reemplazos.
Despliegue de software sin esfuerzo
En el ámbito de la adquisición de bienes informáticos, la implementación eficiente de software es crucial. InvGate Asset Management ofrece la puesta en marcha de este proceso basado en scripts, garantizando que la solución o las actualizaciones recién adquiridas se instalen sin problemas en toda la organización.
Mejores prácticas del aprovisionamiento de IT
Las empresas que buscan mejorar la eficiencia operativa deben establecer una estrategia adecuada de adquisición de bienes informáticos.
Algunas de las mejores prácticas de aprovisionamiento de IT orientadas a optimizar el proceso son:
- Asegurarse que el ciclo de adquisición de IT se alinee con el año financiero de tu organización para que dispongas de suficiente tiempo para evaluar, planificar, comprar e implementar activos tecnológicos.
- Establecer criterios claros y específicos para la selección de proveedores, elaborando para esta instancia una RFP integral, que considere factores como la reputación, la estabilidad financiera y las medidas de ciberseguridad.
- Implementar el monitoreo continuo del desempeño de los prestadores y el cumplimiento de los contratos para permitir la resolución proactiva de los problemas, fomentando relaciones sólidas y sostenibles con dichos proveedores.
- Adoptar soluciones tecnológicas como InvGate Asset Management para optimizar los procesos, automatizar la gestión del inventario e incrementar la eficiencia en la toma de decisiones para el aprovisionamiento de IT.
Resumen
Como mencionamos, una estrategia de IT exitosa comienza con la adquisición de activos tecnológicos (hardware, software y servicios informáticos), alineando las decisiones financieras entre los departamentos de una organización.
Aquí algunas conclusiones clave de este artículo:
- Una estrategia integral de adquisición de bienes informáticos es fundamental para garantizar cambios rápidos y sin interrupciones, abordar desafíos como la expansión de SaaS e impulsar las auditorías de IT para el cumplimiento.
- Algunos beneficios de dicha estrategia incluyen la alineación estratégica, la mitigación de los riesgos y la optimización de los costos. Por otro lado, hay que considerar ciertas cuestiones críticas como la necesidad de presupuestos, procesos de RFP e inventario diversificado.
- Los pasos involucrados en una estrategia de aprovisionamiento de IT contemplan la auditoría del inventario, la evaluación de las necesidades y la implementación del plan, entre otros.
- Para agilizar y mejorar este proceso, InvGate Asset Management es una herramienta perfecta que proporciona visibilidad financiera, admite la Gestión de Riesgos y el descubrimiento y la visión del CMDB.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el papel de IT en las compras?
Presupuestar, elaborar una Solicitud de Propuesta (RFP) para los proveedores, analizar prospectos, seleccionar tecnología y controlar la Gestión de Activos tecnológicos durante todo su ciclo de vida.
¿Quiénes son los actores clave en el proceso de adquisición?
Los actores clave en el proceso de adquisiciones son empleados de esta área, compradores, proveedores, partes interesadas de varios departamentos y, a menudo, profesionales de IT.
¿Qué hace un gerente de adquisiciones de IT?
Un gerente de adquisiciones de IT es responsable de supervisar la compra de bienes y servicios tecnológicos. Su función incluye la selección de los proveedores, la negociación de los contratos y la gestión del presupuesto, además de garantizar que el aprovisionamiento de IT se alinee con los objetivos estratégicos de la organización.
¿Cómo pueden trabajar juntos los sectores de Adquisiciones e IT?
Ambas áreas pueden colaborar con el establecimiento de canales de comunicación claros y la alineación de objetivos estratégicos. También IT debe involucrarse desde el principio en el proceso de planificación de las compras.
¿Cómo contratar servicios tecnológicos?
La adquisición de servicios de IT implica definir requisitos, identificar proveedores potenciales, emitir Solicitudes de Propuestas (RFPs), evaluar dichas alternativas, negociar contratos y gestionar las relaciones con los prestadores.
¿Cómo establecer KPIs para la adquisición de productos informáticos?
Los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para la adquisición de bienes informáticos pueden incluir métricas como ahorro de costos, desempeño del proveedor, cumplimiento del contrato, tiempo del ciclo de adquisición y satisfacción de las partes interesadas.
