El onboarding automatizado: Beneficios y mejores prácticas

InvGate septiembre 10, 2021

El proceso de onboarding, o incorporación de empleados, juega un papel crucial en el crecimiento de una empresa, ya sea una empresa incipiente o una multinacional establecida. El proceso de incorporación es la primera vez que un empleado nuevo se familiariza con su organización, su marca y su cultura laboral. Y su experiencia inicial dictará el futuro de la relación entre el empleado y la organización. Una experiencia de incorporación automatizada de empleados puede garantizar una buena experiencia constante para sus nuevos empleados.

Ya sea una aplicación, una organización o un producto que desarrollaste, el proceso de incorporación es un paso crucial que puede hacer o deshacer la experiencia de una persona con él. Con un proceso de incorporación automatizado, puede ajustar esta experiencia a la perfección y, al mismo tiempo, fácil para su organización. No es de extrañar que las organizaciones inviertan recursos importantes en la incorporación de clientes, usuarios y empleados.

Si bien los procesos de incorporación de empleados siguen siendo manuales, al menos hasta cierto punto, la incorporación automatizada de clientes o usuarios es muy común para las empresas B2C y las aplicaciones SaaS. Dado que gran parte del trabajo se realiza en línea y los lugares de trabajo remotos y digitales van en aumento, las organizaciones y los profesionales de recursos humanos están adoptando cada vez más sistemas de incorporación totalmente automatizados para los empleados.

Las herramientas avanzadas de incorporación de empleados disponibles en la actualidad hacen que sea más fácil que nunca automatizar por completo cada paso desde el momento en que se contrata a un empleado.

La importancia de un onboarding efectivo

Una mirada casual a la experiencia de los empleados y las estadísticas de retención reiterará la importancia de la incorporación efectiva de empleados en una organización.

Una excelente experiencia de onboarding puede mejorar las tasas de retención de empleados en un 82% e incentivar a alrededor del 69% de los empleados a quedarse durante al menos 3 años. Por otro lado, una experiencia negativa aumenta en un 200% las posibilidades de que los empleados busquen una nueva oportunidad. Como puedes ver, el proceso de incorporación juega un papel muy importante en la mejora de las tasas de retención de empleados.

Los primeros días en una nueva organización crean una impresión duradera en la mente de un nuevo empleado sobre la organización y su función allí. Y si no se ajusta a sus expectativas, es probable que busquen nuevas oportunidades a pesar de una compensación adecuada.

El proceso de incorporación también juega un papel muy importante para lograr que un empleado alcance su máxima productividad en el menor tiempo posible. Las estimaciones sugieren que esto lleva una media de 8 meses. La ausencia de un proceso de incorporación eficaz puede incluso provocar que los empleados no sepan exactamente cuál es su función o cómo hacerlo de forma eficaz. Por ejemplo, un empleado que no conoce la mejor herramienta para un trabajo puede probar 2 o más herramientas con las que esté familiarizado para hacerlo.

Un buen proceso de incorporación también es importante para cultivar su cultura organizacional. Junto con las prácticas y rutinas estándar, transmitirá el tono de la organización a los nuevos empleados. Le dará una buena idea de cómo será su vida laboral y su entorno en la organización, y qué se espera de ellos.

El departamento de recursos humanos puede aprovechar un sistema automatizado de incorporación de empleados para crear un proceso de incorporación eficiente que mejore la retención y la productividad de los empleados en la organización, además de fomentar una gran cultura organizacional.

El primer día de un empleado

Si bien los expertos recomiendan un proceso de incorporación de un año, generalmente va desde un solo día hasta un par de meses. De cualquier manera, el primer día de un empleado es un paso importante en el proceso de incorporación. Es comprensible que el nuevo empleado esté un poco nervioso y emocionado, y un gran primer día puede ser de gran ayuda para crear una impresión duradera sobre la organización.

Aquí hay una para el primer día de un nuevo empleado.

Terminar el papeleo

Seamos realistas, a nadie le gusta estar sentado todo el día firmando papeles, pero hay que hacerlo. Utiliza las soluciones automatizadas de incorporación de empleados para hacer esto lo más rápido posible.

Configurar su hardware y espacio de trabajo

Asegúrate de que su estación de trabajo y los dispositivos que necesitarán estén todos configurados. En el caso de lugares de trabajo remotos o culturas BYOD, puede utilizar soluciones de gestión de activos digitales para configurar de forma remota sus sistemas, instalar sus sistemas y entregar las credenciales de forma segura.

Un recorrido por la oficina

Cualquiera del departamento de recursos humanos o de su nuevo equipo podría mostrarles la oficina. Esto les ayudará a acostumbrarse rápidamente a su nuevo entorno de trabajo y les dará la oportunidad de relacionarse con otros empleados.

Conocer al equipo y a su gerente

Conocer al equipo por primera vez puede ser un poco estresante, por lo que puede planificar un par de actividades para romper el hielo para asegurarse de que el nuevo empleado se sienta bienvenido y se lleve bien con su equipo.

Bríndales una descripción general de un día de trabajo promedio

Informa a los nuevos empleados sobre las políticas de la empresa, el horario de entrada y salida, a quién informar, el código de vestimenta y todos los demás detalles esenciales.

Al final del día, asegúrate de que el empleado tenga un buen sentimiento acerca de su empresa, su entorno de trabajo y cultura laboral, su equipo y su gerente. Hazlo sentir bienvenido y cómodo, y presentate abierto a sus preguntas y dudas.

Cómo planificar el primer día de un empleado

Al planificar el primer día de un empleado, es muy importante asegurarse de no abrumarlos. Incluso para los veteranos de la industria, una nueva empresa y un entorno crearán mucha presión. Así que no planees demasiadas cosas para el primer día y asigna suficiente tiempo para todo.

Antes del primer día, informa a los nuevos empleados lo que ha planeado para ellos y brinde un breve resumen sobre ellos a su equipo y colegas. Asegúrate de que el hardware necesario, las credenciales de IT y el espacio de trabajo estén configurados antes del primer día. Configura el software automatizado de incorporación de empleados para que empiece a rodar cuando llegue el nuevo empleado.

Beneficios del onboarding automatizado

El software de incorporación automática de empleados aporta enormes beneficios a la organización, y más organizaciones están comenzando a apoyarse en ellos para optimizar sus programas de incorporación. A continuación, presentamos un par de formas en las que un sistema de incorporación automática ayudará a su organización.

Reducir el tiempo en tareas simples

Piensa en tu primer día en tu trabajo actual. ¿Cuántas horas dedicaste a firmar documentos, configurar tu espacio de trabajo y otras tareas que podrían haberse automatizado por completo? Un sistema de incorporación automatizado puede garantizar que su nuevo empleado dedique menos tiempo a cosas simples y más a actividades significativas.

Reducir costos

Los sistemas automatizados de incorporación de empleados reducen los costos operativos de una organización tanto directa como indirectamente.

Un software de incorporación reducirá el tiempo de formación de los nuevos empleados y hará que trabajen en el menor tiempo posible. Los gerentes pueden invertir su tiempo y el del nuevo empleado en actividades que generen ingresos para la empresa. La productividad perdida simplemente debido a la curva de aprendizaje de un empleado puede costar entre el 1% y el 2,5% de los ingresos comerciales totales. Al minimizar la pérdida de productividad, el sistema de incorporación automática de empleados reduce directamente los costos operativos.

Un sistema de incorporación automática también mejorará las tasas de retención y reducirá la rotación de empleados. Las organizaciones gastan entre $ 3000 y $ 18000 para reemplazar a un empleado promedio. La investigación sugiere que la retención de empleados ha aumentado en un 50% en las organizaciones con un proceso de incorporación estándar, y que la retención de empleados puede aumentar hasta en un 16% con un sistema de incorporación automático.

Como puedes ver, los sistemas automáticos de incorporación de empleados pueden reducir significativamente los costos operativos de contratación y capacitación de empleados.

La incorporación automatizada se asegurará de que todo el proceso se complete y a tiempo

Los procesos de incorporación son complicados, desde la firma de los documentos hasta garantizar que el nuevo empleado tenga todo para trabajar a su máxima capacidad. Si va por la ruta de incorporación manual, es probable que se pierda un par de cosas. Un sistema de incorporación automatizado puede reducir o eliminar los errores humanos en este proceso.

Una solución de incorporación automatizada garantizará que se lleven a cabo todos los pasos del proceso. Garantizará el cumplimiento de las normas y reglamentos relacionados con el empleo con una amplia documentación.

La incorporación manual también puede perder el conocimiento que un empleado puede necesitar para hacer su trabajo. Un sistema automatizado garantizará que los nuevos empleados cuenten con toda la información y el conocimiento que necesitan para adaptarse perfectamente a su nuevo rol.

Mejora la productividad

Una organización con un programa de incorporación estándar ve en promedio un 54% más de productividad entre sus nuevos empleados. Entre los empleados que alcanzaron sus primeros objetivos de desempeño, el 77% pasó por un proceso de incorporación formal. Las investigaciones muestran que la automatización del proceso de incorporación aumenta la probabilidad de que los empleados alcancen su primer objetivo de desempeño en un 18%.

Mejores prácticas para la automatización del onboarding

Con la evolución de los lugares de trabajo digitales y la creciente popularidad del trabajo remoto, la naturaleza de los procesos de incorporación de empleados ha cambiado drásticamente. El cambio a la incorporación automatizada ha ayudado a las organizaciones a afrontar los procesos de contratación a gran escala y la dinámica cambiante del lugar de trabajo. Aquí hay un par de mejores prácticas para aprovechar al máximo sus sistemas automatizados de incorporación de empleados.

Automatiza, pero no olvides el toque humano

La automatización del flujo de trabajo simplifica y agiliza el proceso de incorporación, pero para obtener los mejores resultados, no puede eliminar el factor humano. Esto es particularmente importante en situaciones de trabajo remoto. Los nuevos empleados dudarán en acercarse o conectarse con sus colegas inicialmente y, a veces, es posible que necesiten un suave empujón. Al final del día, hable con ellos y mantenga una línea abierta de comunicación con ellos. Los primeros días son cuando es más probable que un empleado deje la organización y es importante que se sienta apreciado y valorado.

Realiza un seguimiento del progreso y adapta el proceso

No todos los empleados nuevos tienen la misma curva de aprendizaje, y un enfoque único para todos no siempre funciona. Realiza un seguimiento del progreso de las nuevas contrataciones mediante el software de incorporación y bríndeles la asistencia que puedan necesitar. Asegúrate de que no se enfrenten a ningún obstáculo y, lo que es más importante, de que no se enfrenten a demasiada presión.

Aparte del análisis durante cada proceso de incorporación, mida la eficiencia general de su programa de incorporación. Tal vez tus nuevos empleados estén terminando muy bien el proceso de incorporación, pero luego tengan dificultades para alcanzar sus hitos. O tu organización puede estar enfrentando tasas de retención bajas. Los datos te ayudarán a descubrir la causa raíz y ajustar su programa de incorporación en consecuencia.

Integra tu software de incorporación automática con tus sistemas existentes

Asegúrate de que tu software de incorporación automática no esté separado del resto de sus herramientas. La integración de tu software de incorporación con otro software que utilice la organización ayudará al nuevo empleado a comenzar pronto. Por ejemplo, al integrarse con su solución de lugar de trabajo digital o herramientas de colaboración como Microsoft Teams, sus nuevos empleados tendrán una idea de cómo se hacen las cosas en su organización. Y no tendrán que pasar de un software a otro en un día.

También puedes aprovechar mejor otras herramientas, como la base de conocimientos y la mesa de servicio, integrándolas con su software de incorporación. Una base de conocimientos integrada y un portal de autoservicio ayudarán a los nuevos empleados a obtener la información que necesitan. Una integración de la mesa de servicio les ayudará a hacer uso de los servicios del departamento de IT para establecerse rápidamente en el nuevo entorno.

El rol de la mesa de servicios en el onboarding

Una mesa de servicio simplificará todas las consultas de IT que el personal de RRHH o las nuevas contrataciones puedan tener durante el proceso de incorporación. Cuando un nuevo empleado se une a su organización, hay un montón de tareas de las que debe ocuparse con la ayuda del departamento de IT. Debe asegurarse de que tengan el hardware y el software adecuados para su función, configurar un acceso seguro al lugar de trabajo digital, así como a la organización, y mantener un registro de todas estas actividades.

Se vuelve más complicado cuando los nuevos empleados se unen a su organización todos los días. Las tareas deben repetirse para cada empleado y un porcentaje significativo de ellos tendrá sus propias consultas de IT. Llamar al departamento de IT para cada uno de estos definitivamente los abrumará y creará un cuello de botella para su proceso de incorporación. Sin una mesa de servicio de IT sólida, el proceso de incorporación automática puede convertirse en un proceso manual.

Una mesa de servicio de TI puede simplificar la incorporación. Garantizará la gestión fluida de los activos de hardware y software necesarios sin problemas. Puede realizar un seguimiento eficiente de todas las solicitudes de servicio, aclararlas de manera eficiente y asegurarse de que el proceso de incorporación se realice sin problemas.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo se puede utilizar la incorporación automática de empleados para el trabajo remoto?

La incorporación automática de empleados hará maravillas para el departamento de recursos humanos cuando la organización esté trabajando de forma remota. A diferencia de la incorporación en persona, no será práctico sujetar al empleado durante todos y cada uno de los pasos de la incorporación. Por ejemplo, no puedes estar allí para ayudarlos a configurar su hardware o guiarlos a través de las herramientas de colaboración. Es posible que deba realizar alguna capacitación presencial a través de llamadas, pero llevarlas manualmente a través de todo el proceso será una pérdida de tiempo y productividad.

Una herramienta automatizada de incorporación de empleados se encargará de esto, se asegurará de que el empleado se incorpore sin problemas a la organización y al equipo.

¿Cómo logra que los nuevos empleados se sientan bienvenidos en su organización cuando utiliza los sistemas automáticos de incorporación de empleados?

Un sistema de incorporación de empleados se asegurará de que todo esté configurado antes del primer día de la nueva contratación. Puede enviar los documentos que necesitan para firmar, verificar sus documentos y otros detalles incluso antes del primer día, y reservar el primer día para que se acostumbren a su nuevo entorno y equipo. El simple hecho de estar preparado para ellos y tener todo bien en marcha hará que un nuevo empleado se sienta bienvenido.

¿Cuáles son los pasos en un proceso de incorporación automatizado?

El sistema automatizado de incorporación de empleados es una parte integral de todo el proceso de incorporación.

El primer paso, una vez que el empleado acepta la oferta, es preparar la organización para el nuevo empleado. Esto incluye la documentación adecuada, informar y preparar los departamentos pertinentes. Es mejor mantenerse en contacto con el empleado incluso antes del período de incorporación, transmitir información sobre la empresa, tal vez incluso enviar el botín de la empresa. El primer día, instale al nuevo empleado, preséntelo al equipo y transmita la información básica.

A esto le sigue el período de orientación y capacitación, durante el cual se capacita al empleado para ser un miembro efectivo de la organización. El proceso de incorporación no finaliza después del período de formación. Como comentamos anteriormente, un empleado puede tardar hasta 8 meses en alcanzar la productividad total, y todo este tiempo el proceso de incorporación debe continuar.

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