La automatización de los recursos humanos adopta varias formas, y una de ellas es el onboarding digital o la incorporación automatizada de los empleados a una organización. Tiene sentido: el proceso de onboarding es un elemento clave en el ciclo de vida de cualquier empleado. De hecho, el 93% de los nuevos contratados asegura que su proceso de onboarding determinará su permanencia en la empresa.
Es que es en esa instancia donde un nuevo empleado se hace una idea de cómo es la organización, la marca y la cultura de trabajo. Por lo tanto, constituye un aspecto fundamental para las empresas.
En este sentido, el onboarding digital representa una forma inteligente de acelerar el proceso y mejorar la experiencia de los empleados, al tiempo que se utilizan menos recursos.
Y lo mejor es que podrás automatizar todo utilizando InvGate Service Desk. Así es. No necesitarás comprar una nueva herramienta; el service desk de tu empresa lo hará por ti.
Aquí cubriremos los aspectos básicos, los beneficios, las mejores prácticas y los procesos. Comencemos.
¿Qué es el onboarding?
La incorporación de los empleados o el onboarding es el proceso de preparación de un nuevo empleado para trabajar en tu empresa. Constituye una etapa importante porque es el momento en que este trabajador aprende sobre la organización, la cultura de trabajo y lo que se espera de él.
Una buena experiencia de onboarding puede mejorar las tasas de retención de los empleados en un 82% e incentivar a alrededor del 69% de los trabajadores a permanecer durante al menos tres años. Por el contrario, una experiencia negativa aumenta la posibilidad de que los empleados busquen una nueva oportunidad en un 200%.
Como puedes ver, el proceso de onboarding juega un papel muy importante en la mejora de las tasas de retención de los empleados. Más aún, si tenemos en cuenta que sólo el 12% de los trabajadores cree que la organización invierte esfuerzos en el onboarding.
Pero estas cifras no tienen por qué ser malas. Sólo significan que hay margen de mejora. Y eso es exactamente lo que vamos a hacer.
Beneficios del onboarding
El mayor beneficio que genera el onboarding es causar la mejor primera impresión. Como hemos dicho, marcará el tono de la relación y aumentará la retención de los empleados. Pero aparte de eso, aquí presentamos las ventajas más relevantes de un proceso formal de onboarding:
- Mejora los ingresos de la empresa en un 60% interanual.
- El 77% de los empleados con un proceso formal de onboarding alcanzan sus objetivos de rendimiento.
- El 62% de las empresas con programas de onboarding tienen mayores ratios de tiempos de productividad.
- El 54% de las organizaciones informan de un mayor compromiso de los empleados.
- El esfuerzo discrecional de los empleados aumenta en un 20% cuando el onboarding es efectivo.
¿Cómo automatizar el onboarding?
Ya hemos dicho que el onboarding es crucial. Ahora es momento de hablar de la automatización o la utilización del onboarding digital. ¿Por qué molestarse en dar ese paso extra e incluir un software en el proceso? Lo responderemos con una sola estadística: el 73% del tiempo de RRHH se dedica a tareas administrativas.
Si casi tres cuartas partes del día, el equipo de Recursos Humanos se aboca a trabajos administrativos, entonces el proceso de onboarding no es escalable. Probablemente puedan incorporar un par de contrataciones simultáneamente, pero eso no es suficiente para una empresa de rápido crecimiento.
Según el informe 2022 State of Employee Onboarding de Leena, el 41% de los encuestados prevé que adoptará un proceso de onboarding automatizado en los próximos 6-12 meses.
Los procesos de onboarding son en su mayoría papeleo, por lo que es lógico que le consuman al equipo de Recursos Humanos tiempo y esfuerzo, además de ser insatisfactorios para las nuevas contrataciones.
Eso se elimina con InvGate Service Desk. Mediante la creación de una serie de flujos de trabajo sencillos de Recursos Humanos, podrás automatizar completamente cada paso desde el momento en que se contrata a un empleado y también para el resto de las contrataciones. Así, cada vez que un nuevo trabajador se incorpora a tu organización, estarás listo para hacerlo con sólo unos clics. Y lo mejor es que no necesitas convencer a los gerentes para que compren el software; aprovecharás las funcionalidades de InvGate Service Desk.
Otros beneficios del onboarding digital son:
- Reducción del tiempo que el nuevo empleado dedica a tareas simples como firmar documentos o configurar el espacio de trabajo.
- Reducción de los costos al disminuir el tiempo de formación y mejorar la productividad.
- Reducción de la rotación de empleados (si la retención de los empleados aumenta un 50% en las organizaciones con un proceso de onboarding estándar, puede incrementarse hasta un 16% con un sistema de onboarding digital).
- Garantizar que todo el proceso se completa y que lo hace a tiempo.
3 mejores prácticas del onboarding digital
Con la evolución del espacio de trabajo digital y la creciente popularidad del empleo a distancia, la naturaleza de los procesos de onboarding cambió drásticamente. El devenir a un onboarding digital ayudó a las organizaciones a hacer frente a la contratación a gran escala y a la cambiante dinámica del espacio de trabajo digital. Aquí les presentamos algunas mejores prácticas para obtener un óptimo sistema de onboarding digital y automatizado.
1. Automatiza pero no olvides el toque humano
La automatización del flujo de trabajo simplifica y agiliza el proceso de onboarding, pero para obtener los mejores resultados no se puede eliminar el factor humano.
Esto es especialmente importante en situaciones de trabajo a distancia. Los nuevos empleados dudarán al principio en ponerse en contacto con sus colegas, por lo que en ocasiones necesitarán un ligero empujón. Al final del día, habla con ellos y mantén una línea de comunicación abierta. Las primeras jornadas son las más propensas a que un empleado abandone la organización, por lo que es importante que se sienta apreciado y valorado.
Ahora bien, aunque la automatización del flujo de trabajo puede parecer un poco intimidante, InvGate Service Desk lo hace simple. Con sus capacidades Low-Code/No-Code, no se requiere ser un experto en IT. El equipo de RRHH lo armará en un santiamén gracias a sus funciones de arrastrar y soltar, y a sus formularios personalizables.
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2. Sigue el progreso y adáptalo
No todas las nuevas contrataciones tienen la misma curva de aprendizaje, y un enfoque único no siempre funciona. Haz un seguimiento del progreso utilizando InvGate Service Desk y bríndales la asistencia que puedan necesitar los empleados incorporados. Asegúrate de que no se enfrenten a ningún obstáculo y, lo que es más importante, que no deben lidiar con demasiada presión.
Además del análisis durante cada proceso de onboarding, mide la eficiencia general de tu programa de onboarding digital. Tal vez tus nuevas contrataciones están terminando el proceso de incorporación muy bien, pero luego muestran dificultades para alcanzar sus hitos. O es posible que tu organización se enfrente a bajas tasas de retención. En cualquier caso, los datos te ayudarán a averiguar la causa principal y a ajustar en consecuencia tu programa de onboarding.
3. Integra tu software de onboarding digital con tus sistemas existentes
Asegúrate de que InvGate Service Desk no esté separado del resto de tus herramientas. Integrar tu software de onboarding digital con el ecosistema tecnológico de la organización ayudará a que el nuevo contratado comience a trabajar pronto.
Por ejemplo, al integrar InvGate Service Desk con herramientas de colaboración como Microsoft Teams, o con soluciones digitales para el espacio de trabajo como Google Calendar, tus nuevas contrataciones se harán una idea de cómo se trabaja en tu organización. Además, no tendrán que pasarse por varios software en un día.
Asimismo, al usar InvGate Service Desk, podrás aprovechar la base de conocimientos y el portal de autoservicio para que tus nuevos contratados tengan un lugar centralizado donde obtener la información que necesitan. Así que, ¡asegúrate de crear artículos en la base de conocimientos para las preguntas más frecuentes!
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Proceso de onboarding digital y automatizado con InvGate Service Desk
Ya mencionamos algunas cuestiones, pero puedes automatizar el onboarding digital con InvGate Service Desk. Gracias a su flexibilidad y facilidad de uso, es la herramienta perfecta para llevarla más allá del departamento de IT y realizar una transformación digital en otras áreas de tu organización (o implementar un enfoque de Gestión de Servicios Empresariales).
Aunque RRHH suele llevar a cabo el proceso de onboarding, normalmente necesita el aporte de otras áreas. Y eso puede significar un ida y vuelta de muchos correos electrónicos hasta que todo esté listo para la nueva contratación. Pero si automatizas este proceso con InvGate Service Desk, lo resuelves directamente desde la plataforma asignando tareas a otros equipos y creando solicitudes según sea necesario. Además, accederás a su estado en tiempo real.
En particular, InvGate Service Desk será tu aliado para:
- Crear notificaciones automatizadas a los agentes de IT con formularios y listas de tareas con cada requerimiento de la nueva contratación.
- Crear flujos de trabajo para asegurarte de que no te pierdas ningún paso.
- Monitorear el proceso para asegurarse de que se completa a tiempo.
- Guardar el flujo de trabajo y aplicarlo a cada contratación, evitando la necesidad de crear un proceso desde cero cada vez que haya un nuevo miembro.
El trabajo de tu equipo de IT también se simplificará, ya que tendrán a mano toda la información necesaria sobre el espacio de trabajo del nuevo contratado gracias a nuestra integración nativa con InvGate Insight. Con sólo unos pocos clics, sabrán si tu empresa tiene notebooks y otro hardware en stock, dónde buscarlo y si hay suficientes licencias de software para proporcionarle el acceso adecuado al nuevo empleado.
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Lista de verificación para el onboarding digital
Aunque los expertos recomiendan actividades de un año de duración, el proceso automatizado de onboarding digital suele durar desde un solo día hasta un par de meses. En cualquier caso, la primera jornada de un empleado es un paso importante en todo el procedimiento.
Es comprensible que el empleado incorporado esté un poco nervioso y también contento, así que asegúrate de no abrumarlo. Incluso para los veteranos del sector, una nueva empresa y un nuevo entorno crearán mucha presión. Intenta no planificar demasiadas tareas para el primer día y asigna tiempo suficiente para todo.
Antes del primer día, comunica a los nuevos contratados lo que has planeado para ellos y entrégales un pequeño resumen sobre ellos a tu equipo y compañeros. Luego, prepáralo para sus funciones. Asegúrate de que el hardware, las credenciales de IT y el espacio de trabajo están listos antes del primer día.
Teniendo en cuenta todo esto, he aquí una lista de verificación para el onboarding digital de un nuevo empleado en su primera jornada.
1. Terminar el papeleo
Aceptémoslo, a nadie le gusta sentarse a firmar papeles todo el día, pero hay que hacerlo. Sin embargo, con InvGate Service Desk, esta tarea resulta mucho más fácil, ya que los equipos de Recursos Humanos pueden automatizar el proceso para entregar toda la documentación que debe ser firmada, recibir notificaciones una vez realizada, y crear formularios y listas de tareas para todos los miembros de la empresa involucrados en el proceso.
2. Configurar su hardware y espacio de trabajo
Debes garantizar que su puesto de trabajo y dispositivos estén configurados. En el caso de espacios de trabajo remotos, o culturas BYOD (Bring Your Own Device o Trae tu Propio Dispositivo), puedes usar las integraciones de escritorio remoto de InvGate Insight para configurar sus sistemas, instalar el software y entregar las credenciales de manera segura.
Como esto es comúnmente ejecutado por agentes del área de informática, el equipo de RRHH puede crear una solicitud automática en InvGate Service Desk para pedir al soporte de IT y al equipo de instalaciones que se encarguen de configurar el hardware, el software y los suministros que necesitará el nuevo empleado.
Y al integrarlo con InvGate Insight, los agentes tendrán la ventaja de validar rápidamente si cuentan con hardware y licencias de software disponibles y dónde están los activos físicos y los suministros. Además, asignarán los activos de IT al perfil del nuevo empleado para acelerar cualquier problema técnico que pueda tener en el futuro, controlar el presupuesto de la empresa y acelerar el proceso de incorporación.
3. Visitar la oficina
Alguien del departamento de RRHH o de su nuevo equipo podría mostrarles la oficina. Esto los ayudará a acostumbrarse rápidamente a su nuevo entorno de trabajo y les dará la oportunidad de conocer a otros empleados.
4. Conocer al equipo y a su jefe
Reunirse con el equipo por primera vez puede ser un poco incómodo, así que planifica un par de actividades para romper el hielo y asegurarse de que el nuevo empleado se siente bienvenido y se lleva bien con su equipo. Por ejemplo, en lugar de presentarle a todo el equipo a la vez, aliviana un poco las cosas y programa primero reuniones con el jefe de equipo y sus compañeros directos.
Probablemente sea una buena idea fijar esos encuentros por adelantado. Si integras InvGate Service Desk con tu aplicación de calendario preferida, puedes programarlos automáticamente y asegurarte de que todos se reserven un espacio de su tiempo para recibir al nuevo miembro del equipo.
5. Presentarle un resumen de un día de trabajo promedio
Informa a los nuevos contratados sobre las políticas de la empresa, el horario de entrada y salida, a quién deben presentarse, el código de vestimenta y diversos detalles esenciales.
Al final del día, asegúrate de que el empleado se haya creado una buena primera impresión de la empresa, el entorno y cultura de trabajo, equipo y jefe. Haz que se sientan bienvenidos y cómodos, y estate abierto a sus preguntas y dudas.
Conclusión
El onboarding es una necesidad fundamental para todas las empresas y una parte indispensable de la automatización de los recursos humanos. Tiene un impacto en la experiencia, el rendimiento y la retención de los empleados, y también resulta una gran manera de presentarle a la persona los objetivos, los valores y la cultura de la organización. Y el onboarding digital y automatizado constituye la mejor alternativa, así como el modo más eficiente de hacerlo.
Con un proceso de onboarding digital y automatizado, tu empresa asegura un recibimiento adecuado de los nuevos miembros, la configuración correcta para comenzar con sus tareas desde el principio y una coherencia en las nuevas contrataciones. Todo el mundo tendrá la misma experiencia de incorporación, aunque quizá quiera adaptarla un poco a las necesidades del perfil. Además, facilita mucho el trabajo de tu equipo de RRHH, eliminando tareas repetitivas que consumen tiempo y son improductivas.
Y por último, no olvides que no es necesario que imprimas este artículo y se lo muestres a tu gerente para convencerlo de que compre un nuevo software de onboarding digital. ¡Puedes aprovechar las ventajas de InvGate Service Desk!
