El primer paso para implementar tu estrategia de Gestión de Activos de IT (ITAM) es definir los tipos de activos de IT que debe incluir el inventario informático. No se trata sólo de comprender la clasificación, sino también de saber cómo monitorear y administrar cada uno. Así te aseguras una utilización optimizada, la mitigación de los riesgos y el control de los costos.
A la hora de implementar prácticas de ITAM en tu organización debes comenzar por lo más importante y evitar incorporar todo a la vez. ¿Cómo hacerlo? Categorizando la información: una vez que agrupes los tipos de activos, podrás establecer una estrategia gradual de ITAM.
Sobre esta premisa, exploraremos la línea de base, así como los cuatro tipos de activos de IT principales para sumar en el inventario de tu organización:
A medida que revisemos estas cuestiones, te mostraremos cómo implementar fácilmente InvGate Asset Management como tu herramienta de ITAM para monitorear estos activos.
Así que, sin más preámbulos, ¡entremos en tema!
¿Qué son los activos en la industria de IT?
Un activo de IT se refiere a cualquier hardware, software o recurso tecnológico que una organización utiliza para gestionar y prestar sus servicios informáticos. Para las empresas, resultan esenciales ya que les permite alcanzar sus objetivos, agilizar sus operaciones y mantenerse competitivas y sustentables.
Por eso, su gestión eficaz es crucial para optimizar costos y minimizar riesgos. Para lograrlo, hay que crear un inventario de IT completo con todas las variantes.
La base de datos actúa como una única fuente de verdad de todas tus posesiones para que puedas gestionar los activos a lo largo de su ciclo de vida y establecer las relaciones entre ellos, que también se consideran Elementos de Configuración (CI - Configuration Items).
Los principales tipos de activos de IT de tu inventario
Los activos de IT abarcan una amplia gama de componentes que contribuyen colectivamente al ecosistema tecnológico de una organización. Es posible clasificarlos en diferentes tipos, que sirven a propósitos específicos dentro de la infraestructura de IT. Además, pueden ramificarse en tantas categorías como sea necesario (por ejemplo, tipo de dispositivo, uso, proveedor, modelo).
Más allá de esta amplitud, aquí te presentaremos los cuatro tipos de activos de IT más usuales, que constituyen los cimientos de tu inventario.
Activos de hardware
Los activos de hardware consisten en los componentes tangibles que forman la infraestructura de IT de una organización. Los dispositivos típicos incluidos en esta categoría son:
- Computadoras
- Dispositivos móviles
- Periféricos
- Servidores
- Routers
- Impresoras y escáneres
- Cámaras de seguridad
Estos tipos de activos de IT suelen abordarse mediante la práctica de Gestión de Activos de Hardware.
Entre las tareas que se enfrentan los gestores de activos figuran:
- Controlar eficazmente el stock, la propiedad y la ubicación.
- Realizar un seguimiento a lo largo de su ciclo de vida.
- Detectar los primeros signos de requerimiento de algún tipo de mantenimiento para ampliar su vida útil.
- Verificar las garantías para evitar costos innecesarios.
Obviamente que los problemas crecen exponencialmente si el inventario se encuentra en Excel y se confía en las operaciones manuales. Por el contrario, los inconvenientes disminuyen en forma significativa con un software de Gestión de Activos de IT.
En ese sentido, InvGate Asset Management no sólo te ayuda a construir el inventario que mencionamos, sino también a monitorear de cerca los dispositivos de hardware. Para agregarlos, puedes hacerlo manualmente, utilizando la función Discovery o cargando una plantilla de Excel.
Una vez completa, con la herramienta tendrás la posibilidad de hacer lo siguiente:
- Automatizar la Gestión de Riesgos para detectar problemas antes de que se agraven.
- Realizar un seguimiento de los contratos de garantía y mantenimiento asociados para hacer el mantenimiento a tiempo.
- Crear relaciones con sus propietarios y garantías para gestionar su ciclo de vida.
- Automatizar las notificaciones para contar con una cantidad mínima de activos en stock.
Activos de software
A diferencia del hardware, los activos de software no son físicos, sino que existen si están instalados en un dispositivo. Los más comunes son:
- Licencias
- Sistemas operativos
- Aplicaciones
- Programas
Para llevar a cabo una correcta Gestión de Activos de Software (SAM), necesitas realizar un seguimiento de cada activo instalado en tu entorno de IT y registrar su ubicación, cumplimiento, estado y uso. Esta práctica te ayudará a:
- Hacer un rastreo eficiente de la utilización de los activos para asignar los recursos de forma inteligente.
- Minimizar el riesgo de incumplimiento de normativas o de concesión de licencias insuficientes.
- Responder eficazmente a las solicitudes de los proveedores de auditorías de software.
En este caso, el mayor desafío reside en la gestión simultánea de múltiples títulos, proveedores, versiones, usuarios y dispositivos. Con esta cantidad de variables, es fácil que existan puntos ciegos, especialmente si lo haces manualmente.
Sin embargo, si instalas en tus dispositivos el Agente de InvGate Asset Management, éste informará automáticamente e incorporará a tu inventario todos los títulos asociados. Además, realizará un seguimiento de las licencias de software, las actualizaciones de versiones y los patrones de uso.
La recopilación de estos valiosos datos de ITAM te permitirá:
- Monitorear el cumplimiento de las licencias, reduciendo riesgos y costos.
- Obtener información sobre el uso del software para optimizar la asignación de las licencias.
- Relacionar los títulos de software con los contratos para mejorar los costos y comprobar el cumplimiento.
- Añadir etiquetas inteligentes para automatizar su clasificación.
Activos en la nube
Otro de los tipos de activos de IT son los que se encuentran en la nube: se trata de recursos virtuales alojados en plataformas en la nube que ofrecen a las organizaciones la escalabilidad y flexibilidad que necesitan para realizar sus operaciones diarias. Algunos de los más comunes son:
- Máquinas virtuales
- Recursos de almacenamiento
- Activos de red
- Plataformas de Gestión de Identidades y Accesos
- Servicios de seguridad
- Firewalls
Estos tipos de activos de IT suelen estar en el ámbito de la Gestión de Infraestructuras en la Nube. Al ser abstracto, es fácil pasar por alto sus detalles. No obstante, resulta fundamental incorporarlos a tu inventario, ya que a menudo contienen datos relacionados con toda tu infraestructura.
Para agregar tus activos en la nube a tu inventario y monitorearlos dentro de tu entorno de IT, InvGate Asset Management ofrece la ventaja de integrarse con instancias de Amazon Web Services (AWS), máquinas virtuales de Microsoft Azure y recursos de Google Cloud.
Si usas estas vías, podrás:
- Gestionar las suscripciones a la nube.
- Identificar los recursos en la nube infrautilizados para ahorrar costos.
- Monitorear el consumo de los recursos y predecir las necesidades futuras.
- Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de servicios en la nube y las políticas de seguridad.
Activos de datos
Los activos de datos abarcan la información que una organización recopila, procesa y almacena. Clave para garantizar el cumplimiento y gestionar los costos, estos tipos de activos de IT mantienen un registro de todas las inversiones y términos legales. En esta categoría encontramos:
- Contratos
- Garantías
- Ubicaciones
- Usuarios
- Aplicaciones empresariales
El desafío aquí radica en poder visualizar lo invisible. Para resolverlo, debes incluir los activos de datos en tu inventario de InvGate Asset Management siguiendo esta metodología:
- Crea activos personalizados manualmente.
- Intégralos con tus directorios.
- Mapea tus aplicaciones de negocio.
El siguiente paso para gestionarlos a lo largo de su ciclo de vida es mapear las relaciones que tienen con otros CIs agregándolos a tu CMDB, siguiendo las fechas clave y cruzando los datos para generar reportes.
InvGate Asset Management te ayuda a administrar los datos a través de su clasificación, control de acceso y estrategias de respaldo. Con todo esto, lograrás lo siguiente:
- Crear relaciones, dependencias y asignar las propiedades entre estos y otros activos.
- Implementar políticas de retención de datos para alinearse con los requisitos legales.
- Aplicar controles de acceso para proteger los datos confidenciales.
- Automatizar las notificaciones cuando el contrato esté a punto de expirar.
- Automatizar las notificaciones para saber cuándo quedan pocas licencias.
Resumen
Un inventario de IT bien organizado, reforzado por una solución de Gestión de Activos, no implica sólo una mayor comodidad en las tareas, sino también un recurso estratégico.
Estos te permiten asignar recursos de manera eficiente, minimizar riesgos, cumplir con las regulaciones y allanar el camino para el crecimiento futuro.
En concreto, InvGate Asset Management te asegura la gestión y el rastreo eficiente de los cuatro tipos de activos de IT para que las cuestiones importantes de tu infraestructura tecnológica estén bajo control.
Para crear y manejar tu inventario de IT con InvGate Asset Management, solicita una prueba gratuita de 30 días.
