La Gestión del Cumplimiento Normativo es la práctica que facilita a las organizaciones el acatamiento de los requisitos legales, reglamentarios y de seguridad. Además, respalda una óptima Gestión de Riesgos, a la vez que mejora la eficiencia operativa, la reputación y la confianza.
En este artículo presentaremos las principales tareas implicadas en dicha práctica, el proceso de implementación y algunos desafíos a tener en cuenta en el camino. Para finalizar, veremos la manera en que InvGate Asset Management te ayudará a agilizar algunas actividades clave de este procedimiento.
¡Comencemos!
¿Qué es la Gestión del Cumplimiento Normativo?
La Gestión del Cumplimiento Normativo administra las responsabilidades de una organización, garantizando el acatamiento de los requisitos legales y reglamentarios correspondientes. Implica un conjunto de prácticas para identificar y abordar adecuadamente las obligaciones en este aspecto.
Además, establece las funciones y compromisos para que todos las personas involucradas sepan qué esperar de ellos.
Su principal objetivo es gestionar las actividades de cumplimiento de forma cohesionada y proactiva.
Gestión del Cumplimiento Normativo de IT
La Gestión del Cumplimiento Normativo de IT garantiza que los sistemas, las prácticas y las políticas informáticas de una organización estén en consonancia con el marco general de acatamiento empresarial. En este caso, se centra en los aspectos de IT que están estrechamente relacionados con la Gestión de Activos de Software y la Gestión de Licencias de Software, lo cual es particularmente importante para la seguridad de la información, la protección de los datos, la resiliencia cibernética y la prestación de servicios tecnológicos.
Gestión de Riesgos vs. Cumplimiento
Como se tiende a confundir la Gestión de Riesgos con el cumplimiento, analicemos las diferencias entre ambas:
- Gestión de Riesgos: es un concepto más amplio que se encarga de la identificación, evaluación, priorización y administración de las amenazas. Si bien el cumplimiento constituye un aspecto, la práctica va más allá, con la intención de abordar una amplia gama de riesgos, incluyendo aquellos operativos, financieros, estratégicos y de reputación.
- Gestión del Cumplimiento Normativo: conjunto de prácticas muy específicas que garantizan que una organización acata todas las leyes, los reglamentos, las normas del sector y las políticas internas pertinentes. Su objetivo principal es evitar sanciones legales, multas reglamentarias y daños a la reputación, asegurando que la organización opera dentro de los límites establecidos por las autoridades externas.
Seguridad vs. cumplimiento
Ahora exploremos las diferencias entre seguridad y Gestión del Cumplimiento Normativo:
- Gestión de la Seguridad de IT: protege los activos digitales y la información frente a los accesos no autorizados, las vulnerabilidades y las amenazas. Para ello, aplica controles de seguridad, evalúa los riesgos así como los planes de respuesta a incidentes de este tipo para protegerlos contra los ciberataques y la pérdida de datos. Mientras que la Gestión del Cumplimiento suele requerir la adhesión a normativas relacionadas con la seguridad, la Gestión de la Seguridad de IT es una disciplina más amplia que se centra en la protección continua de la infraestructura y la información de una organización.
- Gestión del Cumplimiento Normativo: se focaliza principalmente en alinear las prácticas, políticas y procedimientos de una organización con los requisitos reglamentarios pertinentes, las normas del sector y las directrices internas. Si bien parte de esto incluirá tareas de seguridad de IT, su objetivo fundamental es proteger a la organización en aspectos legales o de reputación mediante el cumplimiento de todos los requisitos relacionados.
¿Por qué es importante la Gestión del Cumplimiento Normativo de IT?
La Gestión del Cumplimiento Normativo de IT es importante porque transparenta el proceso, lo que significa que evitas problemas y proteges a tu empresa, a tus datos y a tu personal.
En síntesis, el cumplimiento resulta vital por las siguientes razones:
- Garantiza el acatamiento de los requisitos legales y reglamentarios: muchas industrias deben adherirse a estrictos controles normativos, cuyo incumplimiento provoca graves consecuencias, incluyendo multas, sanciones, acciones legales y daños en la reputación. Esta práctica ayuda a manejarse por entornos reglamentarios complejos y a evitar penas costosas.
- Protege los datos y la propiedad intelectual: reduce el riesgo de infracciones y de daños financieros, legales y reputacionales.
- Mejora la ciber resiliencia: las actividades de cumplimiento también complementan la ciber resiliencia al proporcionar un marco estructurado y un conjunto de prácticas que ayudan a establecer una base sólida para la ciberseguridad.
- Refuerza las prácticas de Gestión de Riesgos: como mencionamos, una eficaz Gestión del Cumplimiento Normativo identifica y mitiga las amenazas asociadas a la prestación de servicios de IT. Al abordar proactivamente las vulnerabilidades y los riesgos de manera estructurada, las organizaciones reducen la probabilidad de incidentes de seguridad e interrupción de la prestación.
- Optimiza la experiencia del cliente: en los últimos años se registraron muchos casos de pérdidas de datos y violaciones de seguridad, provocando un justificado malestar entre los clientes y las partes interesadas. Por lo tanto, la práctica permite demostrar el fehaciente cumplimiento normativo así como tareas de protección de la información, lo cual genera confianza al momento de utilizar los servicios.
- Obtiene ventajas competitivas: además de elevar la reputación, una sólida Gestión de Cumplimiento Normativo proporciona un mejor posicionamiento en el mercado. Incluso tienen más posibilidad de acceder a nuevos nichos y oportunidades que exigen el acatamiento de reglas específicas.
- Fortalece las relaciones con proveedores y socios: aquellos involucrados en las operaciones de servicios de IT tienen que seguir la práctica de cumplimiento de modo de mitigar el riesgo.
Nueve desafíos de la Gestión del Cumplimiento Normativo informático
Si bien el Cumplimiento Normativo de IT ofrece una amplia gama de beneficios, también reúne una serie de actividades que pueden presentar dificultades a las organizaciones.
Aquí, algunos de los desafíos más comunes a tener en cuenta:
- Falta de aceptación: es importante contar con el apoyo de la alta dirección y de otros miembros del equipo. Para ello, debes hacer la siguiente pregunta: si el cumplimiento resulta caro, ¿en qué medida afectará el incumplimiento?
- Desacuerdo con los proveedores y los socios externos: la mayoría de las organizaciones dependen de actores que se encuentran por fuera para los servicios de IT. En ese contexto, es fundamental que los proveedores también cumplan los requisitos y no introduzcan riesgos adicionales en el ecosistema de las prestaciones. Todo esto debe reflejarse en los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs) y en los contratos que los sustentan, de modo que las responsabilidades de ambas partes queden reflejadas, consensuadas y documentadas a nivel contractual.
- Limitación de los recursos: el cumplimiento normativo puede requerir más personal, tecnología y procesos específicos.
- Requisitos cambiantes: el panorama normativo se modifica constantemente a medida que surgen nuevas reglas o se actualizan las existentes de modo de poder hacer frente a las ciberamenazas que también están en permanente evolución. A su vez, la práctica implica abordar una compleja red de leyes específicas del sector y otras internacionales. En consecuencia, resulta difícil mantenerse al día con estos requisitos y garantizar el cumplimiento en múltiples jurisdicciones.
- Infraestructuras informáticas complejas: a medida que crecen las IT, también se complica la parte técnica. En ese sentido, la Gestión del Cumplimiento Normativo debe tener en cuenta los retos que plantean la nube, el trabajo a distancia y la Internet de las Cosas.
- Silos organizativos: esto dificulta la aplicación coherente de los procesos de cumplimiento y puede dar lugar a errores y repeticiones.
- Amenazas a la ciberseguridad: los ciberataques están presentes a diario. Por lo tanto, es importante tomar las medidas adecuadas ahora para evitar problemas en el futuro, revisando constantemente nuestros protocolos de seguridad y abordando de forma proactiva las nuevas amenazas.
El proceso de Gestión del Cumplimiento
La forma de abordar la Gestión del Cumplimiento Normativo dependerá de varios factores, entre ellos el sector de tu empresa, las normas que cumplir, los recursos disponibles y los requisitos de los clientes.
Dicho esto, los elementos básicos del proceso son los siguientes:
- Establecimiento de los objetivos: la Gestión del Cumplimiento Normativo debe comprender claramente las responsabilidades. Por lo tanto, antes de actuar, trabaja con tus equipos jurídicos, de gobernanza y de riesgos para identificar los reglamentos y las normas a acatar a nivel organizativo.
- Diseño de las funciones y responsabilidades: resulta una buena idea codificarlas en un gráfico RACI para que todos sepan cuáles son sus obligaciones y nada se pierda o se olvide.
- Creación de una base de referencia: realiza un análisis exhaustivo de las deficiencias y una evaluación de riesgos, lo cual te ayudará a comprender el panorama de cumplimiento, identificando las lagunas en tus procesos y las prioridades, así como la forma de abordarlas.
- Generación de procesos y procedimientos: esto fomentará que tus flujos de trabajo de cumplimiento se sigan de forma coherente. Además, demostrarás a los auditores, reguladores y partes interesadas del negocio que tu organización está acatando sus obligaciones.
- Utilización de un Sistema de Gestión del Cumplimiento: este último ofrece un enfoque estructurado para revisar y actualizar las políticas, comunicarse con los empleados, estar apto para una auditoría y demostrar el cumplimiento de las normas y reglamentos del sector.
- Capacitación al personal: toda la gente de tu organización es responsable del cumplimiento, así que deben tener acceso a la formación adecuada.
- Automatización: esta capacidad permite que las tareas rutinarias sean más eficientes, mejora la cohesión y reduce el error humano, a la vez de liberar a los equipos de soporte del trabajo simple para que puedan centrarse en otros aspectos de la Gestión del Cumplimiento Normativo.
- Contar con un plan para las auditorías: primero debes ejecutar una auditoría interna para corregir problemas y crear una estrategia de mejora en caso de hallazgos importantes. Las actividades clave incluirán:
1. Definir el calendario y los procedimientos de la auditoría
2. Identificar quién la realizará
3. Realizarla sobre las líneas de base establecidas
4. Generar reportes
5. Gestionar las excepciones
6. Documentar las lecciones aprendidas - Parchear y comprobar las vulnerabilidades con frecuencia: el panorama de las amenazas cambia continuamente. Por eso, es importante analizar el entorno en busca de vulnerabilidades y aplicar los parches con regularidad. La Gestión de Parches resulta fundamental en tus prácticas de Habilitación del Cambio para que dichos parches puedan probarse e implantarse rápidamente en el entorno activo de modo de protegerlo de amenazas externas.
- Mejorar en forma continua: el escenario del cumplimiento también evoluciona constantemente, por lo que debemos incorporar actividades orientadas a la optimización permanente para garantizar que sigan satisfaciendo las necesidades de la empresa.
Uso de InvGate Asset Management para mejorar la Gestión del Cumplimiento
Como vimos, la Gestión del Cumplimiento Normativo implica una amplia gama de actividades. Específicamente para IT, involucra la Gestión de Activos de Software, que asegura que las licencias estén correctamente rastreadas, evitando multas innecesarias, sanciones legales y tiempos de inactividad.
Para agilizar este proceso, la función de Cumplimiento de Software de InvGate Asset Management aprovecha la información de tus contratos registrados y la cruza con el uso de software informado. Luego, puedes administrar y filtrar estos datos de la manera que te resulte más conveniente para controlar las instalaciones que no cumplen con las normas y otros aspectos importantes como la utilización, los costos y las fechas de vencimiento.
Conclusión
Si se ejecuta correctamente, la Gestión del Cumplimiento Normativo protege a tu organización, a tu personal y a tus datos, ayudándote a acatar las obligaciones legales, reglamentarias y de conformidad. Entre sus beneficios se incluyen un entorno operativo más transparente, una gestión de riesgos eficaz y una mayor confianza de los clientes.
Dado que ataca muchos frentes, esta práctica implica varios procesos. Por lo tanto, para una implementación exitosa es importante planificar el proceso en consecuencia y priorizar según las necesidades y objetivos de tu empresa. En cuanto al sector de IT, la atención se centra en la eficaz Gestión de las Licencias y los Contratos.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la función de la Gestión del Cumplimiento Normativo?
La Gestión del Cumplimiento Normativo es la práctica utilizada para ayudar a las organizaciones a acatar las obligaciones legales, reglamentarias y de conformidad.
¿Cuáles son las cinco áreas de cumplimiento?
Las cinco áreas de cumplimiento son el legal y normativo, el financiero, el de protección de datos y privacidad, el IT y el ético y de gobernanza.
¿Qué ejemplo existe de Gestión del Cumplimiento?
Un ejemplo de Gestión del Cumplimiento Normativo sería garantizar la existencia de un registro de auditoría para captar cualquier actividad de acceso a datos sensibles.
¿Qué es un gerente de cumplimiento?
Es la persona responsable de la práctica de la Gestión del Cumplimiento Normativo.
¿Qué es un Sistema de Gestión del Cumplimiento?
Un Sistema de Gestión del Cumplimiento es un enfoque estructurado y sistemático que las organizaciones utilizan para administrar y supervisar el acatamiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas internas aplicables. Su objetivo principal es garantizar que la empresa lleva a cabo sus actividades de manera ética, minimizando al mismo tiempo los riesgos asociados al incumplimiento.
