Crear un inventario de activos detallado puede parecer una tarea abrumadora. Sin embargo, con las herramientas adecuadas y un proceso bien definido, es posible lograrlo de manera eficiente y sin complicaciones.
En este artículo te voy enseñar cómo crear un inventario de activos en 4 simples pasos con InvGate Asset Management, nuestra herramienta de Gestión de Activos. También encontrarás definiciones, los tipos de activos que deberías incluir en tu inventario y tips a tener en cuenta durante la creación del inventario.
Recuerda que puedes solicitar la versión de prueba de 30 días de InvGate Asset Management para poder descubrir por ti mismo lo fácil que es crear un inventario de activos.
¿Listo? ¡Empecemos!
Cómo crear un inventario de activos de una empresa en 4 simples pasos
Si deseas tener un mayor control sobre los activos de tu empresa, es importante que cuentes con un inventario de activos adecuado. En forma resumida, un inventario de activos es un listado detallado de todos los elementos valiosos que utiliza una empresa. Pueden ser recursos físicos, software, documentos, servicios, instalaciones, etcétera.
Estos recursos son identificados y cargados (en el mejor de los casos) mediante un software especializado. InvGate Asset Management es una plataforma de Gestión de Activos que te permite crear y mantener un inventario de activos de manera fácil y eficiente.
Como demuestra la demo del producto, con esta herramienta, podrás automatizar la recopilación de información de tus activos, monitorear su uso y llevar un registro actualizado de su ubicación y estado. No obstante, hay una serie de pasos que te recomiendo seguir antes de utilizar la herramienta para sacarle un mejor provecho.
Inventario de activos: paso a paso
Si tu objetivo es crear un inventario de activos detallado, te recomiendo seguir un proceso estandarizado. Esto asegura llegar a buenos resultados. Sin preámbulos, estos son los pasos:
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Identifica todos los activos de tu empresa - Esto incluye hardware, software, aplicaciones, instalaciones, personal y cualquier otro dato que sea significativo y valioso para la empresa en la que trabajas (los clasificamos con mayor detenimiento en los siguiente párrafos). Es importante que identifiques todos los activos que se utilizan en tu empresa.
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Crea un listado de activos detallado - Una vez que hayas identificado todos los activos, crea un listado detallado que incluya información como su ubicación, estado, fecha de adquisición, entre otros datos relevantes. InvGate Asset Management te permite customizar todos estos campos y agregar los que creas necesarios. Incluso, si tienes o armas tu inventario en un excel, puedes subirlo directamente a la plataforma que comenzará a monitorearlos.
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Carga los activos con una herramienta de Gestión de Activos - Para facilitar la creación y gestión de tu inventario de activos, considera utilizar una herramienta como InvGate Asset Management. Recuerda que puedes probarlo por 30 días sin ningún costo.
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Actualiza tu inventario de forma regular - Asegúrate de mantener tu inventario actualizado, ya que esto te permitirá tomar decisiones informadas sobre la gestión de tus activos.
Cómo cargar tu inventario de activos con InvGate Asset Management
Seguramente te estés preguntando cómo crear un inventario de activos en InvGate Asset Management. Básicamente, cómo realizar el tercer paso del listado que presentamos en el título anterior. Es realmente muy simple.
Se puede crear un inventario en InvGate Asset Management de distintas maneras, según las necesidades o preferencias de cada usuario. Sin importar el método que elijas, siempre podrás modificar las cualidades de los activos y agregar nuevas.
Formas de carga de activos en InvGate Asset Management
InvGate Asset Management tiene cinco formas de carga de activos diferentes. Te la presento a continuación para que identifiques cuál te convendría utilizar:
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Carga manual - Esta modalidad consiste en rellenar un formulario por cada activo nuevo. Es importante destacar aquí que los campos son completamente personalizables.
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Documento .xls/.csv - Este método es ideal para quienes quieren migrar de un inventario en Excel a InvGate Asset Management. Simplemente tendrás que completar la plantilla (que puedes descargar desde la misma plataforma) y cargar el archivo en la herramienta.
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Discovery - Permite detectar todos los equipos conectados a un rango de IP predeterminado y seleccionar cuáles se quieren agregar en el inventario.
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Agente - Se trata de instalar un agente en cada equipo de cómputo para inventariarlo y que reporte cambios y actualizaciones en tiempo real.
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Cloud - Al configurar un servidor cloud, se detectan todos los equipos de cómputo vinculados a él; luego solo tendrás que seleccionar aquellos que desees añadir al catálogo.
Además, ten en cuenta que los usuarios y locaciones que necesites vincular a los equipos pueden importarse tanto manualmente como mediante archivos .xls o .csv.
Reporte de inventario de equipos
InvGate Asset Management provee la posibilidad de generar reportes personalizados que te ayudarán a ahorrar tiempo y te permitirán tomar decisiones acertadas sobre los equipos de cómputo de tu compañía. Podrás hacerlo con apenas unos clicks desde nuestra plataforma:
Además, ten en cuenta que es posible automatizar los reportes, e incluso crear alertas ante un cambio en los estados de tus equipos.
¿Qué es un inventario de activos?
Un inventario de activos es un listado de todos los recursos de valor que se encuentran en tu organización. Desde dispositivos y sistemas informáticos hasta lo que se conoce como activos fijos, la principal finalidad de un inventario de este tipo es la de rastrear y administrar los activos, a fin de garantizar que todos los equipos estén en buenas condiciones y se encuentren en el lugar correcto.
Inventariar tus activos forma parte de una sólida estrategia de Gestión de Activos.
¿Qué es la Gestión de Activos?
La Gestión de Activos es una práctica clave en cualquier organización que se dedique a identificar, evaluar, controlar y optimizar el uso de sus recursos. Esta gestión abarca todo tipo de bienes tangibles e intangibles que son valiosos para la compañía y que se utilizan para alcanzar los objetivos de la organización.
Es un proceso continuo que abarca desde la adquisición hasta el retiro del activo. En cada paso del ciclo de vida de los activos, las empresas deben tomar decisiones informadas acerca de su uso, almacenamiento, mantenimiento y reemplazo.
Es posible que ya hayas implementado un inventario de activos mediante una hoja de cálculo de Excel, pero esto es solo el primer paso. Una hoja de cálculo puede proporcionar una imagen instantánea de los activos en un momento determinado, pero para lograr una gestión eficiente de los activos, es crucial que este inventario sea preciso y se mantenga actualizado con información detallada (y actualizada) acerca de los dispositivos y sus usuarios.
10 razones para dejar de usar el inventario en Excel para la gestión de activos
Tipos de activos según su función que deberías considerar para tu inventario
Para una correcta gestión, es importante clasificar los activos en distintos tipos, ya que cada uno de ellos requiere un enfoque específico en su seguimiento y mantenimiento. A continuación, te presento los principales tipos de activos que deberías considerar en tu inventario de acuerdo a su función:
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Activos de hardware: Incluyen todos los dispositivos físicos utilizados en la organización, como computadoras, servidores, impresoras, y dispositivos de red. Estos activos suelen tener un ciclo de vida específico y requieren mantenimiento regular para asegurar su funcionalidad.
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Activos de software: Comprende todas las aplicaciones y licencias que utiliza la empresa, desde sistemas operativos hasta programas específicos de negocio. La gestión de estos activos es crucial para evitar problemas de cumplimiento y optimizar el uso de licencias.
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Activos de red: Agrupa todos los componentes de la infraestructura de red, como routers, switches, y firewalls. Estos activos son fundamentales para la conectividad y la seguridad de la empresa, y requieren una vigilancia constante.
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Activos de información: Incluyen los datos y documentos valiosos de la empresa, como bases de datos, archivos de clientes y registros financieros. Su gestión adecuada es esencial para la seguridad de la información y el cumplimiento de las normativas.
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Activos de infraestructura: Se refiere a instalaciones físicas como oficinas, centros de datos y otras propiedades donde se alojan los activos. Estos activos requieren mantenimiento y planificación para su adecuado uso.
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Activos intangibles: Comprenden elementos no físicos, como la propiedad intelectual, derechos de autor y patentes, que aportan valor a la empresa. Aunque no sean tangibles, su gestión adecuada es clave para proteger los intereses de la organización.
Esta clasificación te ayudará a mantener un inventario organizado y a tomar decisiones más precisas en cuanto a la adquisición, mantenimiento y reemplazo de los activos en tu empresa.
4 tipos de activos de IT que debe incluir tu inventario informático
¿Es lo mismo la Gestión de Activos que la Gestión de Activos de IT?
Técnicamente, no. La diferencia es sutil pero en este caso tiene sentido hacer una pequeña salviedad. Aunque ambos conceptos comparten la meta de optimizar recursos, la Gestión de Activos es más amplia y abarca todo tipo de bienes en una organización, desde maquinaria hasta propiedad intelectual. Tiene un enfoque general que cubre cualquier recurso que aporte a los objetivos de la empresa.
Por otro lado, la Gestión de Activos de IT se enfoca sólo en los recursos tecnológicos, como hardware, software y redes. Su prioridad es garantizar que estos activos se mantengan seguros, actualizados y en uso óptimo. Debido al ritmo de avance tecnológico, este tipo de gestión necesita herramientas específicas que ayuden a controlar licencias, rendimiento y obsolescencia. Spoiler altert: InvGate Asset Management cuenta con todas estas capacidades.
Beneficios de hacer un inventario de activos de IT
Mantener un inventario de los equipos IT es importante por varias razones. Como ya mencionamos, su ventaja principal es que sabes qué tienes y dónde está cada dispositivo.
Pero además, te ayuda a garantizar que todos los equipos estén funcionando correctamente y se encuentren en buen estado. Si algo sale mal, es mucho más fácil encontrar el problema y solucionarlo, ya que sabes exactamente qué equipos están involucrados.
En tercer lugar, un inventario de equipos de cómputo es útil para planificar mejor el mantenimiento y las actualizaciones. Si conoces cuántos equipos tienes y cuál es su estado, puedes planificar mejor cuándo y cómo realizar actualizaciones. De esta forma, evitarás tener que hacer reparaciones urgentes o inesperadas que podrían interrumpir el flujo de trabajo.
Por último, con él podrás saber si todos los equipos están seguros y protegidos. Al tenerlos mapeados, es mucho más fácil asegurarte de que no se pierdan o sean robados. También puedes controlar que estén protegidos contra virus y otros tipos de malware.
¿Qué es un inventario de activos fijos y en qué se diferencia de un inventario IT?
Un inventario de activos fijos es un registro detallado de los bienes físicos a largo plazo de una empresa, como edificios, maquinaria y equipo de oficina. A diferencia de un inventario IT, que se organiza según funciones tecnológicas (hardware, software, etc.), el inventario de activos fijos clasifica los bienes según su permanencia y valor financiero.
Esta diferencia es crucial para la contabilidad y planificación, ya que los activos fijos reflejan la inversión a largo plazo de la empresa en recursos tangibles.
¿Cómo hacer un inventario de activos fijos?
Para hacer un inventario de activos fijos, es necesario registrar cada bien con datos como su ubicación, fecha de adquisición, costo inicial, estado actual y vida útil estimada.
Este proceso permite llevar un control detallado del desgaste y la depreciación, lo que facilita la toma de decisiones sobre su mantenimiento o reemplazo. Es recomendable utilizar herramientas de software para actualizar y gestionar el inventario de manera continua y precisa.
Las 5 mejores prácticas para realizar un inventario de equipos de cómputo
Realizar un inventario de activos de IT es una tarea relativamente sencilla y no requiere de grandes inversiones. Sin embargo, muchas veces se descuida esta labor o se ejecuta de manera incorrecta.
Después de ayudar a numerosos clientes en la implementación de InvGate Asset Management como herramienta de inventario, sintetizamos nuestra experiencia en estas cinco mejores prácticas.
1. Define correctamente tus activos
Lo primero que tienes que hacer es decidir qué vas a monitorear. No solo es cuestión de hacer una lista con todo el hardware existente en tu empresa; la enumeración tiene que tener una razón de ser. Esto cobra especial valor en la era de la Internet de las Cosas (IoT). Por ejemplo, es posible que tenga más valor hacer un seguimiento de todos los ordenadores de tu compañía que de las cámaras de seguridad ubicadas en tus oficinas.
Una vez que tengas una idea de cuáles son tus activos, podrás gestionarlos de forma más concreta.
En este punto, es importante que existan definiciones precisas que no dejen margen de error, ya que cualquier aspecto de IT que quede inconcluso supone riesgos que pueden comprometer la seguridad de las operaciones de tu empresa.
Este paso también te ayudará a seleccionar un sistema de gestión de inventario adecuado cuando llegue el momento de hacerlo (que debería ser lo antes posible).
Guía definitiva de la Gestión de Activos de Hardware
2. Utiliza un software de inventarios
Como mencionamos anteriormente, es posible que en tu compañía ya exista un inventario de equipos de cómputo en una planilla de Excel. Y también es probable que haya consenso acerca de que este esfuerzo es suficiente.
Sin embargo, nos vemos en la obligación de decirte que no lo es. ¿Por qué? Primero y principal, por el propósito mismo de la herramienta. Si bien Excel es un excelente instrumento para realizar tablas de todo tipo, su función esencial es realizar cálculos. Por ende, si bien podrás confeccionar un listado de hardware, no podrás confiar en que esté actualizado –y, por lo tanto, sería peligroso tomar decisiones en base a esa información.
Es por eso que te proponemos como segunda mejor práctica para hacer un inventario de equipos de cómputo la adopción de una herramienta creada con ese propósito, como InvGate Asset Management. Nuestra plataforma fue confeccionada para inventariar y gestionar los activos de tu compañía. Esto quiere decir que todas sus funcionalidades están diseñadas para que tengas la mejor experiencia al utilizarlo con este fin. Mira las video demostraciones de InvGate Asset Management.
3. Asigna un responsable
Lo ideal es que, al momento de implementar un inventario de activos de cómputo, designes (al menos) a una persona encargada de la carga, denominado gestor de activos de IT, y mantenimiento de la base de datos. De esta manera evitarás errores y olvidos.
El gestor de activos de IT debe ser alguien conocedor del tema con acceso a todos los dispositivos. También debe revisar periódicamente todos los equipos de cómputo para asegurarse de que estén funcionando correctamente y actualizar el inventario cuando se compren nuevos dispositivos o se retiren otros del servicio.
Claro que podrás automatizar este paso con InvGate Asset Management mediante la instalación de un agente en tus equipos de cómputo. Este reportará periódicamente, según tu necesidad, el estado del hardware y software, si se produjo algún cambio o si hay alguna alerta que requiera tu atención.
4. Revisa y normaliza la información
Otra buena práctica al realizar tu inventario de equipos de cómputo es revisar y normalizar tu base de datos. ¿Qué significa esto? Pues sencillamente que los activos cargados no estén repetidos, tengan la información correcta y, si son iguales, lleven el mismo nombre.
Es que, cuando se realiza esta tarea, es muy común que haya incoherencias, especialmente si partes de un archivo existente. En este caso particular, si bien limpiar todo puede llevarte un buen rato, es algo que debes realizar ya que, de lo contrario, tarde o temprano tendrás que perder tiempo en la tediosa tarea de control de daños. Y así y todo, nunca resultará tan eficiente como empezar de nuevo.
Lo bueno es que InvGate Asset Management hace buena parte de esto por ti. Al ingresar nuevos equipos de cómputo, la plataforma te avisará si existe otro activo similar, para que puedas decidir si hay un solapamiento. Además, normalizará tu inventario automáticamente.
5. Actualiza tu inventario de activos periódicamente
Dado que la tecnología está en constante evolución, es importante mantener el inventario lo más actualizado posible. De esta forma, podrás saber exactamente qué equipos tienes y cuáles necesitas para que tu negocio funcione de manera óptima. Los inventarios deben actualizarse de forma periódica, ya que los dispositivos pueden cambiar de ubicación o ser sustituidos por otros nuevos.
Una vez más, con InvGate Asset Management este proceso será mucho más rápido y preciso, brindándote métricas fidedignas y dándote la confianza suficiente para tomar decisiones basadas en la situación real de tu compañía.
Gestión de Activos IT: 10 pasos fundamentales
Antes que te vayas
Contar con un inventario y hacer un seguimiento de tus activos pueden ser las mejores formas de asegurarte de que estás tomando decisiones de la manera más informada posible.
Lo cierto es que hay muchas razones por las que es importante llevar un inventario de equipos de cómputo. Mis favoritas son:
- Conocer el número de activos que se tienen y dónde están ubicados.
- Saber qué dispositivos están siendo utilizados y cuáles no.
- Tener una lista actualizada de todos los activos, incluyendo los datos de contacto de los responsables de cada uno.
- Poder planificar la adquisición de nuevos activos y la reubicación de los existentes.
- Si algo sale mal, poder identificar fácilmente el problema y buscar una solución.
Y lo mejor es que no necesitas buscar más: InvGate Asset Management será un gran aliado para lograr todo esto (¡y más!).
Comienza a crear tu inventario de equipos de cómputo hoy mismo. Con un poco de organización, podrás estar seguro de que estás tomando las mejores decisiones para tu negocio.
