Si deseas tener un mayor control sobre los activos de tu empresa, es importante que cuentes con un inventario de activos adecuado. Este inventario es un listado detallado de todos los elementos y datos que están siendo utilizados por tu compañía. La creación y gestión de este inventario puede parecer abrumadora, pero no te preocupes, existen herramientas como InvGate Insight que pueden ayudarte a realizar esta tarea de manera rápida y efectiva.
InvGate Insight es una plataforma de gestión de activos de IT que te permite crear y mantener un inventario de activos de manera fácil y eficiente. Con esta herramienta, podrás automatizar la recopilación de información de tus activos, monitorear su uso y llevar un registro actualizado de su ubicación y estado. Mira la Demo del producto en YouTube.
Si deseas crear un inventario de activos, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
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Identifica todos los activos de tu empresa: desde dispositivos electrónicos hasta software y datos, es importante que identifiques todos los activos que se utilizan en tu empresa.
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Crea un listado detallado: una vez que hayas identificado todos los activos, crea un listado detallado que incluya información como su ubicación, estado, fecha de adquisición, entre otros datos relevantes.
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Utiliza una herramienta de gestión de activos: para facilitar la creación y gestión de tu inventario de activos, considera utilizar una herramienta como InvGate Insight. Recuerda, puedes probarlo por 30 días sin costo.
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Actualiza tu inventario de forma regular: asegúrate de mantener tu inventario actualizado, ya que esto te permitirá tomar decisiones informadas sobre la gestión de tus activos de IT.
En este artículo te mostraremos cómo crear un inventario de activos paso a paso y te daremos algunos consejos útiles para mantenerlo actualizado y organizado.
Indice
- ¿Qué es un inventario de activos?
- ¿Qué es la gestión de activos de IT?
- Beneficios de hacer un inventario de activos
- Mejores prácticas
- Inventario de activos con InvGate Insight
¿Qué es un inventario de activos?
Un inventario de activos es una lista de todos los dispositivos y sistemas informáticos que se encuentran en un entorno determinado (en este caso, tu organización). También puede incluir activos fijos como mobiliario o máquinas.
La principal finalidad de un inventario de este tipo es la de rastrear y administrar los activos, a fin de garantizar que todos los equipos estén en buenas condiciones y se encuentren en el lugar correcto.
En este sentido, inventariar tus activos forma parte de una estrategia de gestión de activos de IT (ITAM, por sus siglas en inglés).
¿Qué es la gestión de activos de IT?
La gestión de activos es una práctica clave en cualquier organización que se dedique a identificar, evaluar, controlar y optimizar el uso de sus recursos. Esta gestión abarca todo tipo de bienes tangibles e intangibles que son valiosos para la compañía y que se utilizan para alcanzar los objetivos de la organización.
La gestión de activos de ITAM es un proceso continuo que abarca desde la adquisición hasta el retiro del activo. En cada paso del ciclo de vida de los activos, las empresas deben tomar decisiones informadas acerca de su uso, almacenamiento, mantenimiento y reemplazo.
Una gestión eficiente de los activos puede mejorar significativamente el rendimiento general de la compañía y reducir los costos. Por lo tanto, tener un mapa completo de todo el software y hardware de tu organización, incluyendo su ubicación en tiempo real, te permitirá tomar decisiones informadas, ahorrar tiempo y dinero en la compra de activos duplicados o innecesarios, y garantizar que tus licencias de software estén actualizadas.
Es posible que ya hayas implementado un inventario de activos mediante una hoja de cálculo de Excel, pero esto es solo el primer paso. Una hoja de cálculo puede proporcionar una imagen instantánea de los activos en un momento determinado, pero para lograr una gestión eficiente de los activos, es crucial que este inventario sea preciso y se mantenga actualizado con información detallada acerca de los dispositivos y sus usuarios. ¿Cómo puedes lograrlo? ¡Sigue leyendo!
Beneficios de hacer un inventario de activos
Mantener un inventario de los equipos de cómputo es importante por varias razones. Como ya mencionamos, su ventaja principal es que sabes qué tienes y dónde está cada dispositivo.
Pero además, te ayuda a garantizar que todos los equipos estén funcionando correctamente y se encuentren en buen estado. Si algo sale mal, es mucho más fácil encontrar el problema y solucionarlo, ya que sabes exactamente qué equipos están involucrados.
En tercer lugar, un inventario de equipos de cómputo es útil para planificar mejor el mantenimiento y las actualizaciones. Si conoces cuántos equipos tienes y cuál es su estado, puedes planificar mejor cuándo y cómo realizar actualizaciones. De esta forma, evitarás tener que hacer reparaciones urgentes o inesperadas que podrían interrumpir el flujo de trabajo.
Por último, con él podrás saber si todos los equipos están seguros y protegidos. Al tenerlos mapeados, es mucho más fácil asegurarte de que no se pierdan o sean robados. También puedes controlar que estén protegidos contra virus y otros tipos de malware.
Las 5 mejores prácticas para realizar un inventario de equipos de cómputo
Realizar un inventario de activos IT es una tarea relativamente sencilla y no requiere de grandes inversiones. Sin embargo, muchas veces se descuida esta labor o se ejecuta de manera incorrecta.
Después de ayudar a numerosos clientes en la implementación de InvGate Insight como herramienta de inventario, sintetizamos nuestra experiencia en estas cinco mejores prácticas.
1. Define correctamente tus activos
Lo primero que tienes que hacer es decidir qué vas a monitorear. No solo es cuestión de hacer una lista con todo el hardware existente en tu empresa; la enumeración tiene que tener una razón de ser. Esto cobra especial valor en la era de la Internet de las Cosas (IoT). Por ejemplo, es posible que tenga más valor hacer un seguimiento de todos los ordenadores de tu compañía que de las cámaras de seguridad ubicadas en tus oficinas.
Una vez que tengas una idea de cuáles son tus activos, podrás gestionarlos de forma más concreta.
En este punto, es importante que existan definiciones precisas que no dejen margen de error, ya que cualquier aspecto de IT que quede inconcluso supone riesgos que pueden comprometer la seguridad de las operaciones de tu empresa.
Este paso también te ayudará a seleccionar un sistema de gestión de inventario adecuado cuando llegue el momento de hacerlo (que debería ser lo antes posible).
Lee más: La importancia de una eficaz gestión de activos de hardware
2. Utiliza un software de inventarios
Como mencionamos anteriormente, es posible que en tu compañía ya exista un inventario de equipos de cómputo en una planilla de Excel. Y también es probable que haya consenso acerca de que este esfuerzo es suficiente.
Sin embargo, nos vemos en la obligación de decirte que no lo es. ¿Por qué? Primero y principal, por el propósito mismo de la herramienta. Si bien Excel es un excelente instrumento para realizar tablas de todo tipo, su función esencial es realizar cálculos. Por ende, si bien podrás confeccionar un listado de hardware, no podrás confiar en que esté actualizado –y, por lo tanto, sería peligroso tomar decisiones en base a esa información.
Es por eso que te proponemos como segunda mejor práctica para hacer un inventario de equipos de cómputo la adopción de una herramienta creada con ese propósito, como InvGate Insight. Nuestra plataforma fue confeccionada para inventariar y gestionar los activos de tu compañía. Esto quiere decir que todas sus funcionalidades están diseñadas para que tengas la mejor experiencia al utilizarlo con este fin.
Mira las video demostraciones de InvGate Insight (en inglés)
3. Asigna un responsable
Lo ideal es que, al momento de implementar un inventario de activos de cómputo, designes (al menos) a una persona encargada de la carga, denominado gestor de activos IT, y mantenimiento de la base de datos. De esta manera evitarás errores y olvidos.
El gestor de activos IT debe ser alguien conocedor del tema con acceso a todos los dispositivos. También debe revisar periódicamente todos los equipos de cómputo para asegurarse de que estén funcionando correctamente y actualizar el inventario cuando se compren nuevos dispositivos o se retiren otros del servicio.
Claro que podrás automatizar este paso con InvGate Insight mediante la instalación de un agente en tus equipos de cómputo. Este reportará periódicamente, según tu necesidad, el estado del hardware y software, si se produjo algún cambio o si hay alguna alerta que requiera tu atención.
4. Revisa y normaliza la información
Otra buena práctica al realizar tu inventario de equipos de cómputo es revisar y normalizar tu base de datos. ¿Qué significa esto? Pues sencillamente que los activos cargados no estén repetidos, tengan la información correcta y, si son iguales, lleven el mismo nombre.
Es que, cuando se realiza esta tarea, es muy común que haya incoherencias, especialmente si partes de un archivo existente. En este caso particular, si bien limpiar todo puede llevarte un buen rato, es algo que debes realizar ya que, de lo contrario, tarde o temprano tendrás que perder tiempo en la tediosa tarea de control de daños. Y así y todo, nunca resultará tan eficiente como empezar de nuevo.
Lo bueno es que InvGate Insight hace buena parte de esto por ti. Al ingresar nuevos equipos de cómputo, la plataforma te avisará si existe otro activo similar, para que puedas decidir si hay un solapamiento. Además, normalizará tu inventario automáticamente.
5. Actualiza tu inventario de activos periódicamente
Dado que la tecnología está en constante evolución, es importante mantener el inventario lo más actualizado posible. De esta forma, podrás saber exactamente qué equipos tienes y cuáles necesitas para que tu negocio funcione de manera óptima. Los inventarios deben actualizarse de forma periódica, ya que los dispositivos pueden cambiar de ubicación o ser sustituidos por otros nuevos.
Una vez más, con InvGate Insight este proceso será mucho más rápido y preciso, brindándote métricas fidedignas y dándote la confianza suficiente para tomar decisiones basadas en la situación real de tu compañía.
Lee mas: 10 tareas indispensables para realizar una gestión de activos de IT proactiva
Cómo hacer un inventario de equipos de cómputo con InvGate Insight
Se puede crear un inventario en InvGate Insight de distintas maneras, según las necesidades o preferencias de cada usuario. Sin importar el método que elijas, siempre podrás modificar las cualidades y agregar nuevas.
Formas de carga de activos en InvGate Insight:
- Carga manual - Esta modalidad consiste en rellenar un formulario por cada activo nuevo. Es importante destacar aquí que los campos son completamente personalizables.
- Documento .xls/.csv - Este método es ideal para quienes quieren migrar de un inventario en Excel a InvGate Insight. Simplemente tendrás que completar la plantilla (que puedes descargar desde la misma plataforma) y cargar el archivo en la herramienta.
- Discovery - Permite detectar todos los equipos conectados a un rango de IP predeterminado y seleccionar cuáles se quieren agregar en el inventario.
- Agente - Se trata de instalar un agente en cada equipo de cómputo para inventariarlo y que reporte cambios y actualizaciones en tiempo real.
- Cloud - Al configurar un servidor cloud, se detectan todos los equipos de cómputo vinculados a él; luego solo tendrás que seleccionar aquellos que desees añadir al catálogo.
Además, ten en cuenta que los usuarios y locaciones que necesites vincular a los equipos pueden importarse tanto manualmente como mediante archivos .xls o .csv.
Reporte de inventario de equipos de cómputo
Como ya mencionamos, InvGate Insight provee la posibilidad de generar reportes personalizados que te ayudarán a ahorrar tiempo y te permitirán tomar decisiones acertadas sobre los equipos de cómputo de tu compañía. Podrás hacerlo con apenas unos clicks desde nuestra plataforma:
Además, ten en cuenta que es posible automatizar los reportes, e incluso crear alertas ante un cambio en los estados de tus equipos de cómputo.
Antes que te vayas
Contar con un inventario y hacer un seguimiento de tus activos pueden ser las mejores formas de asegurarte de que estás tomando decisiones de la manera más informada posible.
Lo cierto es que hay muchas razones por las que es importante llevar un inventario de equipos de cómputo. Nuestras favoritas son:
- Conocer el número de dispositivos que se tienen y dónde están ubicados.
- Saber qué dispositivos están siendo utilizados y cuáles no.
- Tener una lista actualizada de todos los dispositivos, incluyendo los datos de contacto de los responsables de cada uno.
- Poder planificar la adquisición de nuevos equipos y la reubicación de los existentes.
- Si algo sale mal, poder identificar fácilmente el problema y buscar una solución.
Y lo mejor es que no necesitas buscar más: InvGate Insight será un gran aliado para lograr todo esto (¡y más!). Si quieres ver por tí mismo cómo funciona nuestra herramienta de gestión de activos, puedes explorar la demo online o solicitar una prueba gratuita por 30 días.
Comienza a crear tu inventario de equipos de cómputo hoy mismo. Con un poco de organización, podrás estar seguro de que estás tomando las mejores decisiones para tu negocio.
