A medida que una organización crece, también lo hacen su negocio y su infraestructura IT. La relación entre los activos se vuelve más compleja, por lo que resulta esencial contar con un mapa de ese ecosistema para anticiparse a los problemas, optimizar el presupuesto y reducir el tiempo de inactividad. Precisamente por eso debes aprender cómo crear una CMDB (Base de Datos de Gestión de la Configuración o Configuration Management Database).
Un paso crucial para cualquier organización que busque perfeccionar sus procesos de tecnología de la información es implementar una CMDB. Lo puede hacer en forma simple, en sólo un par de pasos, con InvGate Asset Management. Una vez mapeados los activos, obtendrás una visión amplia de todos ellos, incluyendo las relaciones entre esos elementos y sus dependencias. Esto te permitirá un mayor control de la infraestructura y mejores capacidades de asistencia de servicios.
Veamos en las próximas líneas el proyecto de implementación de una CMDB y sus mejores prácticas.
¿Qué es una CMDB y para qué sirve?
En resumen, una CMDB ITIL es una base de datos que almacena toda la información relacionada con la infraestructura IT de tu organización. Esto incluye hardware, software, aplicaciones, contratos, usuarios y las relaciones entre ellos. También reúne referencias de configuraciones o líneas de base, lo cual facilita a los agentes el seguimiento de cualquier cambio que se produzca en ese entorno.
Las aplicaciones son sumamente amplias. De hecho, cada administrador encuentra nuevos casos de uso que se ajustan a sus necesidades. Pero hay algunas cuestiones comunes en las que disponer de un mapa de activos marca la diferencia, y ese puede ser un buen punto de partida para implementarla.
Aquí, algunas ventajas de la CMDB:
- Presenta el servicio (como ventas o soporte), la infraestructura de las oficinas (incluyendo la filial principal y las sucursales), el trabajo en equipo, el marco de un servidor o un software clave (como InvGate Service Management), o el tipo de CI que más te convenga.
- Ayuda en los procesos de Gestión de Cambio, ya que rastrea qué activos pueden verse afectados en caso de alguna modificación. De esta manera, es posible planificar el despliegue de ese cambio en particular y asegurarse que sea exitoso, evitando desviaciones.
- Contribuye en la Gestión de Incidentes debido a que cuenta con todos los registros de cambios y actualizaciones consignados en InvGate Asset Management para identificar la causa raíz de cualquier problema de manera más rápida, para solucionarlo y alcanzar la resolución en poco tiempo.
¿Cómo crear una CMDB? Proyecto de implementación con InvGate Asset Management
Crear una CMDB con InvGate Asset Management es un proceso sencillo que consta de tres pasos básicos:
- Generar un inventario.
- Crear una Aplicación de Negocio.
- Organizar la visualización de la CMDB.
Para poblar tu CMDB, entonces, necesitarás crear un nuevo CI ("Aplicación de Negocio") al que luego adjuntas un inventario determinado. Una vez hecho esto, podrás ver las relaciones que se entabalan dentro de ese inventario en particular y con otras Aplicaciones de Negocio, así como la versión, el proveedor y las dependencias de los CIs.
Tras estas explicaciones generales, ampliaremos sobre el checklist del proceso de cómo crear una CMDB.
1. Generar un inventario
Dado que todas las CMDB se construyen con activos existentes, el primer paso es incorporarlos a tu inventario. Tener un inventario unificado es crucial para cualquier implementación de ITAM, lo cual impactará positivamente de varias maneras.
Con InvGate Asset Management, puedes agregar activos a tu inventario de cinco maneras diferentes: manualmente, instalando un Agente, subiendo un archivo CSV o XLS, a través de servicios en la nube o API, o con la función Discovery.
El método que elijas dependerá de dónde se encuentren los datos de los activos, si deseas que tus dispositivos reporten y de cuál te resulte más cómodo.
2. Crear Aplicaciones de Negocio
Ahora que tienes tu inventario actualizado, es momento de crear la CMDB. Este es un proceso manual, así que sigue estas instrucciones: en primer lugar, haz clic en el botón "+"; a continuación selecciona la categoría "Aplicaciones de negocio" y completa los siguientes campos:
- Nombre: elige uno que sea representativo de la Aplicación de Negocio y fácil de identificar (por ejemplo, Directorio Activo, Centro de Datos, CRM, Red de Oficinas de Nueva York).
- Propietario: selecciona un usuario que actuará como responsable de la Aplicación de Negocio.
- Ubicación: elige alguna de las creadas previamente en la herramienta.
- Etiquetas: incluye todas las que sean relevantes para la Aplicación de Negocio.
Haz clic en "Guardar" y ¡listo!
3. Organizar la visualización de la CMDB
Hasta ahora, creaste un inventario de activos y lo vinculaste a una Aplicación de Negocio. Pero todavía queda un paso crucial: organizar la visualización de la CMDB. InvGate Asset Management te permite generar una representación visual de las relaciones entre los diferentes CIs, donde puedes registrar cualquier cambio que se haya realizado.
Para ello, debes ir a la pestaña "Diagrama" y agregar un nuevo CI como punto de partida. Una vez que lo veas en pantalla, añades los activos relacionados pulsando el botón "+" sobre el primero. Amplía e incorpora todos los que necesites, creando el diagrama que mejor se adapte a tu organización.
Pasos siguientes tras la implementación de la CMDB
La creación de la Aplicación de Negocio y su diagrama constituyen la fase de implementación de la CMDB, una poderosa herramienta que te ayudará en muchos procesos IT, como la Gestión de Incidentes, Gestión de Cambio, entre otros.
Una vez que hayas completado el diagrama CMDB, es hora de comenzar a usarlo para mejorar los procesos de tu organización, tales como:
- Planificación: permite identificar posibles puntos únicos de fallo en el entorno IT, observando cómo se relacionan los activos.
- Gestión de incidentes y problemas: al leer el mapa y los registros de cambios para reconocer rápidamente la ubicación y las dependencias de un CI específico.
- Gestión de cambios: posibilita registrar posibles conflictos con otros CI antes de implementar un cambio.
- Optimización: apoya la planificación y optimización de la capacidad mediante la identificación de la utilización de los recursos.
5 mejores prácticas de implementación de una CMDB
Cuanto más amplias son las posibilidades de utilizar una CMDB, más fácil es perderse en el proceso. Pero no te preocupes, aquí te traemos algunas de las mejores prácticas de implementación de CMDB para que no te sientas perdido.
1. Establece su alcance
Esto es lo primero que debes hacer antes de crear la Aplicación de Negocio. Aplica el principio ITIL de mantenerlo simple, y recuerda que cuantos más atributos CI añadas ahora, más detalles deberás tener en el futuro. Así que elige un único servicio de negocio y constrúyelo en tu CMDB.
Una forma posible de hacerlo es comenzar por el servicio más conocido y mapearlo de principio a fin. Así te acostumbrarás al proceso, al mapeo de CI y a reunir todos los atributos y la información relacionada. De este modo ganarás confianza y el siguiente servicio no te parecerá complejo.
2. Trabaja de forma inteligente
Otro principio de ITIL es iniciar por donde uno se encuentra. Tal vez no tengas una CMDB perfecta y completa, pero contarás con información sobre activos o bases de datos, hojas de cálculo con detalles técnicos o cuestiones de soporte en tu herramienta ITSM. Así que empieza con eso, y ve construyendo con el tiempo y añade ítems a medida que avanzas.
3. Todo gira en torno a los datos
Para asegurarte de que tu CMDB está actualizada y refleja con precisión tu entorno activo, incorpora puntos de control. La forma más rápida y sencilla de comprobar si los datos son correctos es incentivar a la gente para que los use.
He aquí algunos ejemplos:
- Pide a tus analistas del service desk que intenten clasificar los incidentes y las solicitudes de servicio utilizando la CMDB.
- Pide a los equipos de soporte que planteen cambios con los servicios afectados marcados en la CMDB.
- Pide a tus equipos de Habilitación de Cambio que impacten y evalúen los cambios con relación a la información del servicio en la CMDB.
- Pide a Gestión de Problemas que utilice la CMDB para apoyar el análisis de problemas y errores conocidos.
Una vez que los empleados empiecen a usar la CMDB, incluye algunos pasos en el proceso para proteger la integridad de los datos, por ejemplo:
- Haz que el service desk actualice los datos de CI incorrectos en el momento, al registrar incidentes o solicitudes.
- Trabaja con tu práctica de habilitación de cambio y acuerda algunos criterios de éxito que respalden la gestión de la configuración. Un ejemplo sería un cambio sólo se cierra como exitoso cuando se actualiza la información de CI o servicio.
- Trabaja con tus equipos de seguridad para que cualquier incidente de seguridad se vincule automáticamente a un servicio para que puedan ser gestionados de manera más eficaz
4. Seguimiento de los CI a lo largo de su ciclo de vida
Cada CI tiene una vida útil, por lo que al mantener tu CMDB, necesitarás un proceso para registrar e informar del ciclo de vida de cada elemento de configuración. Al incorporar la contabilidad de estado en tus prácticas de trabajo de la CMDB, te aseguras de que todos los CI que componen la línea de base del servicio fueron reunidos, al igual que todos los cambios, los cuales fueron reflejados en la CMDB.
5. Sigue avanzando
Construye tu CMDB con el tiempo. Utiliza ese primer servicio como prototipo. Una vez que lo tengas, cuentas con una idea de cómo funciona. Así que repítelo para la siguiente prestación, y así sucesivamente. Sigue así hasta que hayas reunido todos tus sistemas más críticos y, antes de que te des cuenta, dispondrás de una CMDB eficaz.
Puntos clave
Para tener organizado tu entorno IT es clave contar con una CMDB, que brinda soporte para diferentes procesos, desde la gestión de incidentes hasta la gestión de cambios, entre otros.
¿Cómo crear una CMDB? Con InvGate Asset Management es tan simple que puedes tenerla funcionando en un par de horas. El plan del proyecto de implementación de la CMDB incluye sólo tres pasos:
- Identificar los activos relacionados con el servicio (asegúrate de que estén en tu inventario).
- Crear la Aplicación de Negocio.
- Construir tu diagrama.
Una vez implementada la CMDB, podrás empezar a utilizarla para trabajar de forma más inteligente, de modo de optimizar tu entorno e identificar posibles puntos únicos de fallo. Sólo recuerda seguir las mejores prácticas para evitar perderte en el proceso.
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