El cumplimiento de licencias de software (software compliance) protege a tu organización de daños legales, normativos y de reputación. Si se ejecuta en forma correcta, constituye un pilar fundamental de tu Gestión de Activos de IT (ITAM), ya que te ayuda a realizar un seguimiento de tus activos de software y a administrar las licencias de forma eficaz.
Aquí exploraremos qué implica esta práctica y cómo beneficiará a tu empresa tanto desde el punto de vista administrativo como financiero. También presentaremos los posibles desafíos de su implementación y la manera en que InvGate Asset Management contribuye a agilizar algunos procesos clave de cumplimiento de licencias de software.
¿Estás listo para aprender más sobre el tema? Comencemos.
Definición de software compliance
El software compliance implica el despliegue y la utilización de software según las condiciones de licencia. En el ámbito de la Gestión del Cumplimiento, se trata del proceso que garantiza el uso de software autorizado y con licencia.
El proceso de cumplimiento consiste en el seguimiento de las instalaciones, la utilización y las etapas del software a lo largo de su ciclo de vida (incluye los parches, las actualizaciones y la retirada), así como el mantenimiento de los registros, la comprensión de los términos y las condiciones de las licencias.
La Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software ayuda a las organizaciones a responder a preguntas importantes del tipo:
- ¿Qué software hay instalado en tu empresa?
- ¿Qué licencias existen?
- ¿El software está autorizado, es seguro y cuenta con los parches adecuados?
- ¿Qué versión está instalada?
- ¿Quiénes y cuánto utilizan el software?
¿Por qué es importante el software compliance?
Además de evitarte problemas, el software compliance constituye una parte importante del cumplimiento general de todos los activos.
A su vez, esta práctica ayuda a las organizaciones a comprender qué posee licencia y qué se encuentra instalado. Así se garantiza que sean las correctas y que se respetan todos los requisitos contractuales entre la empresa y el proveedor.
El software compliance también contribuye a reducir el riesgo de licencias excesivas o insuficientes, así como de caer en más auditorías y en multas por incumplimiento.
Beneficios y desafíos de la Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software
La implementación de la Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software aporta una amplia gama de beneficios que van más allá de simplemente respetar la normativa.
Algunos de ellos son:
- Mayor cumplimiento: asegura que las organizaciones disponen de las licencias apropiadas y acatan todas las leyes de derechos de autor pertinentes, evitando multas y acciones legales.
- Más apoyo a la seguridad de IT: un software anticuado o sin licencia es más susceptible a los ciberataques y a la violación de datos, debido a sus vulnerabilidades. En consecuencia, la práctica ayuda a mitigar estos riesgos al garantizar que sólo se despliega software autorizado y seguro, además que se encuentra actualizado y con los parches pertinentes.
- Mejor rendimiento en las auditorías: el software compliance promueve la realización de evaluaciones internas periódicas, donde es posible identificar y solucionar problemas, antes de llegar a la instancia de una auditoría externa.
- Mayor eficacia en la Gestión de Recursos: la práctica implica el seguimiento y la administración de los activos de software a lo largo de su ciclo de vida. Esto conduce a una mejor asignación de recursos y a la eliminación de software redundante o no utilizado, lo que se traduce en un ahorro de costos y una mayor eficiencia.
- Ahorro de dinero: también permite recortar gastos y apoyar una Gestión Financiera de IT efectiva al reducir la posibilidad de sanciones y multas impuestas por incumplimiento. A su vez, evita que la organización adquiera más licencias de las necesarias.
- Aumento de la productividad de los empleados: el software compliance garantiza software actualizado, con parches y con licencia, impidiendo incidentes e interrupciones del servicio.
- Optimización de la relación con los proveedores: al adoptar una posición proactiva en el cumplimiento y la Gestión de Licencias, los prestadores estarán más comprometidos y serán más propensos a ayudar, en lugar de multar inmediatamente si encuentran discrepancias. Cuando los proveedores y socios ven que la organización cuenta con las licencias adecuadas y se encuentra involucrada en el mantenimiento y las actualizaciones, estarán más dispuestos a negociar condiciones favorables y proporcionar apoyo adicional para conservar los ingresos y la relación.
- Ventaja competitiva: algunos sectores exigen un estricto respeto del cumplimiento, por lo que el software compliance actúa como un diferencial del mercado. En concreto, las empresas que lo demuestran gozarán de ventajas competitivas a la hora de presentar ofertas para contratos o asociaciones.
- Apoyo a la sustentabilidad: la práctica promueve formas de trabajo más sostenibles al reducir el gasto innecesario en licencias y minimizar el impacto medioambiental de la producción y eliminación de software.
Sin embargo, el software compliance también conlleva algunos obstáculos que enumeramos a continuación:
- Acuerdos de licencia complejos: los proveedores de software pueden tener este tipo de convenios, con términos y condiciones detallados y complicados. Para entenderlos y garantizar su cumplimiento es aconsejable la ayuda de una persona de tu equipo jurídico.
- Muchos y diversos proveedores: la gestión del cumplimiento involucra a múltiples prestadores, cada uno con sus propios modelos y condiciones de licencia, por lo que resulta un verdadero desafío. Para afrontarlo, acude al marco SIAM. Otra posibilidad es apoyarte en la Gestión de Proveedores, solicitando colaboración para mantener una relación positiva con ellos, así como con los vendedores y socios.
- Requisitos normativos cambiantes: el software compliance está sujeto a leyes y normativas que evolucionan constantemente, con lo cual es difícil mantenerse al día y ajustar tus prácticas de trabajo para que se encuentren alineados.
- Shadow IT: los empleados pueden instalar software no autorizado en sus dispositivos o dentro de la organización, lo que dificulta el cumplimiento de la normativa. Por lo tanto, debes contar con una política clara sobre las instalaciones, respaldada por un control de acceso adecuado.
- Ecosistemas complejos de servicios: las organizaciones suelen utilizar servidores, sistemas operativos, plataformas de software y dispositivos de hardware de apoyo. En ese contexto, resulta difícil garantizar el cumplimiento, por lo que es importante disponer de políticas y procedimientos que aseguren el acatamiento, independientemente del tipo de activo.
- Trabajo a distancia e híbrido: este modelo laboral así como el creciente uso de los dispositivos móviles obstaculiza el seguimiento y el control de las instalaciones y la utilización del software, especialmente si el personal posee tanto aparatos personales como corporativos.
- Errores humanos: con tanta información circulando, las confusiones u omisiones de ciertos aspectos en la adquisición, instalación y aplicación de parches de software puede dar lugar a incumplimientos.
- Dependencia de terceros: algunos programas informáticos dependen de sistemas o componentes de otras empresas, que implica que cada una tiene sus propios requisitos, lo que complica las tareas de software compliance.
- Desafíos culturales y de formación: todos tienen responsabilidades en el cumplimiento, por lo que es importante que los empleados de los diferentes niveles, desde el técnico al empresarial, sepan de ellas, así como de dónde acudir para obtener ayuda.
Si bien estos obstáculos parecen abrumadores, lo cierto es que muchos de ellos pueden abordarse con una herramienta de ITAM que incorpore funciones de software compliance. Veamos en detalle el proceso y la forma en que la solución adecuada agiliza las tareas de cumplimiento.
El proceso software compliance
Luego de repasar los beneficios y desafíos, vamos a desglosar la hoja de ruta de la implementación del proceso de software compliance:
- Planificación: describe cómo se llevará a cabo el procedimiento a lo largo del ciclo de vida del servicio, incluyendo cómo se gestiona, las funciones y responsabilidades, el alcance y la manera en que se realizan los cambios de forma que no afecten negativamente a la Gestión de Licencias y a las tareas de verificación y auditoría. Sin un plan registrado, es probable que los activos de software se pierdan, queden incompletos o causen trabajo innecesario debido a la falta de control de las versiones y los documentos.
- Línea de base: toma una instantánea del estado del software (comercial, de código abierto y aplicaciones desarrolladas internamente) para incorporarlos a tu inventario de activos de IT para su gestión. En dicha etapa se determina dónde está instalado el software, así como la información sobre la versión y la licencia.
- Evaluación de las licencias: revisa los acuerdos para comprender los diferentes términos y condiciones. También compara las instalaciones de software con las licencias disponibles para comprobar el cumplimiento y asegurarse de que cuentas con las licencias adecuadas.
- Control de cambios: la instalación de software es un punto importante para examinar. Si dispones de prácticas de Habilitación de Cambio y Gestión de Lanzamiento, puedes apoyarte en ellas para garantizar que la instalación se ejecute de forma eficaz, eficiente y segura. También implementa controles físicos y virtuales para evitar aquellas no autorizadas. Por ejemplo, bloquea dispositivos o utiliza políticas de grupo para verificar los permisos de instalación. Asimismo, usa un punto único de instalación o una biblioteca de medios para impulsar el software de forma centralizada.
- Monitoreo del uso: para evitar licencias en exceso, es fundamental la supervisión regular. Si dispones de un equipo específico de Gestión de Incidentes, pregunta si pueden examinar el cumplimiento como parte de sus tareas habituales.
- Mantenimiento y aplicación de parches: esta práctica garantiza que el software se encuentre actualizado y que existe un proceso para gestionar las renovaciones de certificados a tiempo. Con la intención de reducir el riesgo operativo, considera la posibilidad de automatizar las actividades de Gestión de Riesgos de modo que las actualizaciones se instalen rápidamente.
- Gestión de Proveedores: establece y mantiene relaciones positivas con los prestadores de software. Para ello, organiza reuniones periódicas de revisión del servicio para gestionar posibles problemas y para estar informado sobre los cambios en los términos y condiciones de las licencias.
- Comunicación: genera reportes periódicos de cumplimiento para la dirección y las partes interesadas de modo que el proceso sea transparente.
- Registro del estado: realiza un seguimiento de las licencias y sus activos vinculados a lo largo de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su retirada y eliminación, no únicamente cuando se adquiere y se instala el software.
- Desmantelamiento y retirada del software y las licencias asociadas: desarrolla procedimientos para esas instancias de manera de evitar errores.
- Verificación: lleva adelante auditorías periódicas de software compliance, tanto internas como en respuesta a las iniciadas por el proveedor. Para ello, debes prepararte manteniendo registros y documentación precisos. Luego, aborda con rapidez cualquier problema de cumplimiento descubierto durante las auditorías internas para resolverlo antes de la externa.
- Mejora continua: incorpora actividades de optimización a tu práctica para asegurarte de que se ajusta a las necesidades de la empresa, revisa y actualiza periódicamente las políticas y procedimientos de cumplimiento, y busca formas de mejorar los procesos en base a las lecciones aprendidas y los cambios en el panorama de software compliance.
Cómo hacer el software compliance con InvGate Asset Management
Para garantizar el cumplimiento en todos los activos de software de tu organización, es necesario supervisar muchos proveedores, requisitos y fechas diversas. Con la intención de facilitar este proceso y evitar posibles errores o confusiones, la función de Software Compliance de InvGate Asset Management te ayuda a monitorear tanto el cumplimiento como el uso de software, todo desde el mismo lugar.
Este módulo opera cruzando diferentes fuentes de datos para constatar que el software adquirido coincide con el instalado en tu entorno de IT. A continuación, informa sobre elementos como las instalaciones no utilizadas o que incumplen la normativa y las posibles oportunidades de ahorro de costos. De este modo, la función te permite identificar y abordar estos problemas con celeridad, evitando consecuencias innecesarias.
Mejores prácticas para el cumplimiento de software
Al momento de su implementación, ten en cuenta las siguientes mejores prácticas de software compliance:
- Establece tu alcance. La Gestión del Cumplimiento del Software es una empresa compleja, por lo que no se puede hacer todo a la vez. Así que resulta fundamental fijar un alcance. Habla con tus equipos de IT, jurídico y de riesgos, comienza por el área de mayor exposición y trabaja a partir de ahí. En caso de duda, focaliza en las licencias proporcionadas por grandes proveedores, como Microsoft, Adobe y Oracle.
- Busca apoyo en otras prácticas. No reinventes la rueda: fíjate en aquello que ya existe. Por ejemplo, tu política de seguridad de la información te orientará sobre qué es posible instalar; mientras que el service desk actuará como punto de contacto para las consultas sobre licencias, y la Gestión y Habilitación de Cambio garantizará que se utilice sólo el software autorizado.
- Asegúrate de que tu documentación es adecuada. Todas tus políticas, procesos y procedimientos deben estar actualizados, revisarse periódicamente y almacenarse en una ubicación central.
- Garantiza formación y educación. El software compliance involucra a todos, desde el becario en su primer día hasta el director general. Así que ofrece programas de capacitación para que el personal esté interiorizado sobre sus responsabilidades. Una de las mejores medidas es que lo acepten como parte de su trabajo diario. De esta manera, los usuarios finales entenderán qué hacer y aquello que no en la inducción, y lo mismo el equipo de cumplimiento que ejecuta el proceso o el de riesgos que comprueba si existen excepciones.
- Dispone de un plan para responder a las solicitudes de auditoría. Define el proceso de las auditorías en tus procedimientos; crea plantillas para cuestiones como correos electrónicos de respuesta, pedidos de reuniones y comunicaciones; asegúrate de que sólo el personal autorizado y con la formación adecuada habla con los proveedores de software/auditores externos para evitar cualquier confusión; y realiza auditorías internas periódicas para que, si tu organización pasó algo por alto, pueda corregirse inmediatamente.
¿Qué es una auditoría de software compliance?
Los proveedores de software llevarán a cabo una auditoría de software compliance para garantizar que las organizaciones llevan a cabo las tareas de cumplimiento, que se ajustan a las normas y que respetan los términos acordados. Dependiendo del prestador, este proceso puede tener lugar cada uno o tres años.
Con las medidas de cumplimiento adecuadas y, en particular, planificando y realizando auditorías internas periódicamente, serás capaz de detectar cualquier problema a tiempo, solucionarlo y evitar interrupciones o multas.
Notas finales
La Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software no es una tarea fácil. Para garantizar que las organizaciones acatan sus obligaciones legales, reglamentarias y financieras, tienen que examinar el estado del software para asegurarse de que se gestiona, controla y protege a fondo.
Con todas las tareas, procesos y consejos que presentamos en este artículo, el software compliance puede simplificarse utilizando la herramienta InvGate Asset Management, que te ayuda tanto al cumplimiento de los requisitos de software, como también a agilizar tus procedimientos generales de ITAM.
Para conocer su funcionamiento, accede a la prueba gratuita. Y si necesitas asistencia personalizada, reservar una llamada con nuestros expertos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la función del software compliance?
Garantiza que sólo se instala software autorizado, seguro y con licencia, y también que la organización cumple sus requisitos legales y normativos.
¿Cómo te aseguras el cumplimiento?
A través de la implementación, ejecución y mejora de las tareas de Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software; además de trabajar con las partes interesadas, empleados y proveedores para garantizar el funcionamiento correcto de todo.
¿Qué hace la Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software?
Gestiona la provisión de software mediante el cumplimiento de las normativas sobre licencias y uso.
¿Qué es un reporte de software compliance?
Establece la responsabilidad de la seguridad de los datos para las empresas que operan dentro de ciertas normativas del sector, informa sobre el estado actual del cumplimiento del software, señala las excepciones y recomienda tareas de corrección.
¿Cómo llevar a cabo planes de auditoría de software compliance?
Debes contar con un calendario de auditorías externas, sustentado en auditorías internas para poder abordar cualquier problema.
