Gestión de Licencias de Software: Qué es, tipos y prácticas

La Gestión de Licencias de Software o Software License Management (SLM) es un aspecto crítico de la Gestión de Activos de IT (ITAM). Para ejecutar sus operaciones diarias, las empresas dependen de su software, lo que implica que deben lidiar con los diversos modelos en los que estas licencias se concesionan y cumplir con los requisitos de conformidad. Estas tareas requieren organización, conocimiento y una herramienta competente. 

Una SLM eficaz constituye la forma más apropiada de abordar esta cuestión. Para saber cómo implementarla, en este artículo te explicaremos a fondo qué implica, su alcance, sus mejores prácticas y sus funciones imprescindibles. Luego veremos cómo InvGate Asset Management puede ayudarte durante el proceso. 

Ya sea que recién estés comenzando en esta práctica, o que busques optimizar tus métodos actuales, aquí te daremos unos valiosos consejos y una guía práctica que contribuirán a que todo sea más sencillo.

Así que vamos a descubrir qué necesitas para dominar el arte de la Gestión de Licencias de Software.

Licencias de software: cómo gestionarlas en tu organización

¿Qué es la Gestión de Licencias de Software?

La Gestión de Licencias de Software es el proceso de seguimiento, control y gestión eficaces del uso y la distribución de licencias de software dentro de una organización. Implica su manejo sistemático, garantizando el cumplimiento de los acuerdos de licencia, optimizando el uso del software y minimizando los posibles riesgos legales y financieros asociados a las infracciones.

La práctica abarca todos los aspectos de la concesión de licencias de software, incluida su adquisición, despliegue, monitoreo, mantenimiento y retirada. Esto significa que existe un inventario preciso, así como un seguimiento de su uso, asegurando el cumplimiento de los términos y las condiciones.

La Gestión de Licencias está estrechamente relacionada con otros dos abordajes: la Gestión de Activos de Software o Software Asset Management (SAM) y la Gestión de Activos de IT. Esta última se encarga de manejar todos los activos informáticos de una organización a lo largo de su ciclo de vida, abarcando el hardware, el software y otros recursos tecnológicos. Por lo tanto, SAM está incluida en ITAM, contemplando específicamente la gestión de activos de software. 

En concreto, la Gestión de Licencias de Software garantiza tres cuestiones:

• Cumplimiento: asegura que el uso de software dentro de la organización se adhiere a los términos y condiciones descriptos en los acuerdos de licencia. Esto implica monitorear su utilización, realizar un seguimiento de los derechos y evitar el software no autorizado o sin licencia.
  
  
• Mejora de los costos: maximiza el valor de las inversiones en software optimizando el uso de las licencias y minimizando los gastos innecesarios. Es decir, ayuda a identificar aquellas no utilizadas o infrautilizadas y las asigna a otros usuarios o departamentos, además de negociar acuerdos favorables con los proveedores.
  
  
• Mitigación de riesgos: tanto legales como financieros asociados con el incumplimiento y el uso no autorizado de software. Mediante el mantenimiento de registros precisos y la realización de auditorías de software periódicas, las organizaciones pueden descubrir y rectificar cualquier posible problema de cumplimiento antes de que se convierta en una disputa legal o una sanción económica.

Tipos de licencias de software

Toda licencia de software es un contrato legal que define los términos y condiciones bajo los cuales un usuario puede utilizar un programa informático. A eso nos referimos con licencia en términos de software. Las licencias establecen los derechos específicos del usuario, como la instalación, copia, distribución y modificación del software. Determina las restricciones de uso, la cantidad de dispositivos o usuarios autorizados y las condiciones de propiedad intelectual del producto.

No todas las licencias definen esos términos de la misma manera. Existen varios tipos de licencias de software, así como condiciones específicas de los distintos proveedores. A continuación se indican algunos de los modelos de licencia de software más comunes:

• Licencia nombradas: también conocida como licencia basada en el usuario, está vinculada a una persona o cuenta específica, autorizada (sólo ella) a acceder al software. Por lo tanto, es adecuada para las organizaciones que requieren un control de ingreso de dichos individuos y desean realizar un seguimiento del uso del software por usuario.
  
  
• Licencia concurrente: permite que un número determinado y limitado de usuarios accedan y utilicen el software de forma simultánea. Esta categoría es beneficiosa para las organizaciones que disponen una gran base de personas y que necesitan controlar el máximo de usuarios que lo utilizan en forma concurrente.
  
  
• Licencia de Acceso de Cliente o Client Access License (CAL): proporciona a los dispositivos clientes o a los usuarios el derecho a acceder a un software de un servidor específico. Suelen utilizarse en entornos basados en servidores, como Microsoft Windows Server, en los que cada máquina o persona necesita una CAL distinta para ingresar a él. Pueden ser por usuario o por dispositivo, dependiendo del modelo de licencia.
  
  
• Licencia perpetua: permite al usuario utilizar el software de forma indefinida después de un único pago inicial. Una vez adquirida, el usuario tiene derecho a usar la versión específica del software sin límite de tiempo. Son comunes en software empresarial tradicional, aplicaciones de productividad o algunas suites de herramientas. Las licencias perpetuas ofrecen mayor control al usuario, pero pueden quedar desactualizadas, requiriendo pagos adicionales para actualizaciones o nuevas versiones.

Principales ventajas de la Gestión del Ciclo de Vida del Software

¿Cuál es la importancia de utilizar licencias de software? Más allá de evitar sanciones, ¿cómo impacta en la eficiencia y el presupuesto de una empresa? ¿De qué manera una mejor gestión del software puede mejorar la productividad y optimizar recursos?

Administrar correctamente el ciclo de vida del software no solo ayuda a cumplir con regulaciones, sino que también permite distribuir las licencias de manera estratégica, reducir costos innecesarios entre otras ventajas. A continuación, algunos de los beneficios clave:

• Ahorro de costos: al contar con una visión completa de la adquisición y el uso de licencias, las empresas pueden distribuirlas eficazmente entre las distintas áreas y negociar de forma más efectiva con los proveedores, lo que se traduce en una reducción del presupuesto y de los desperdicios.
• Mayor valor para los clientes y empleados: garantiza que el software está disponible para los usuarios adecuados cuando lo necesitan, lo que mejora la productividad y la eficiencia, reduce el tiempo de inactividad e incrementa la satisfacción.

• Mejor visibilidad y toma de decisiones: comprender qué software se usa realmente permite consolidar herramientas, eliminar licencias innecesarias y evitar compras duplicadas. Con una gestión centralizada, es más fácil estandarizar soluciones y mejorar la planificación de futuras adquisiciones.

• Cumplimiento y reducción de riesgos: tener un control preciso de las licencias ayuda a evitar auditorías desfavorables, multas y problemas legales. Además, permite gestionar renovaciones a tiempo y garantizar que todos los usuarios trabajen con versiones actualizadas y seguras.

Cómo realizar una Gestión de Licencias de Software con InvGate Asset Management

¿Cómo hacemos todo esto? InvGate Asset Management es un software de Gestión de Activos de IT que te permite gestionar eficazmente tus licencias de software a lo largo de su ciclo de vida. La herramienta te brinda una visión completa de todo tu entorno informático y de sus relaciones, así como un acceso claro a toda la información sobre tus activos, incluidas las licencias. 

Entonces, veamos en detalle cómo agilizar el proceso de Gestión de Licencias de Software.

El paso a paso para gestionar las licencias de software 

El proceso de flujo de trabajo para gestionar las licencias de software utilizando InvGate Asset Management consiste en las siguientes fases:

1. Crea tu inventario: incluye las licencias de software, los contratos y los activos relacionados. Para ello, es posible instalar un agente en tus computadoras para rastrear el software o importarlo manualmente a InvGate Asset Management.
   
2. Mejora tus compras de licencias: asocia los contratos con los títulos individuales de software, los usuarios, las computadoras y las ubicaciones en InvGate Asset Management. Esto te permitirá una gestión eficiente del ciclo de adquisición y soporte de cada aplicación, ya que tendrás una mejor visión del uso y ciclo de vida del software.
   
   
3. Mapea tu CMDB: al esquematizar los contratos y el software dentro de la Base de Datos de Gestión de la Configuración de InvGate Asset Management, obtienes una mejor visibilidad de las relaciones de los entornos informáticos complejos, lo cual es clave para el software que está vinculado a muchos activos en tu infraestructura.
   
4. Rastrea el uso del software: al instalar agentes en cada equipo, obtendrás una medición del software en tiempo real, así como información precisa y actualizada sobre su utilización. Con estos datos podrás monitorear el uso de licencias, identificar áreas potenciales de ahorro de costos y detectar cualquier laguna o discrepancia en la utilización.
   
5. Automatiza procesos, Smart Tags y notificaciones: InvGate Asset Management ofrece estas posibilidades que te ayudarán a estar al tanto de tus licencias. Establece notificaciones para alertar a tu equipo cuando las licencias se acerquen a sus límites, asegurando acciones oportunas para prevenir violaciones por incumplimiento o falta de las mismas. Configura las Smart Tags para categorizar automáticamente las licencias según atributos personalizables, facilitando el seguimiento y la generación de reportes.
   

Mejores prácticas de la Gestión de Licencias de Software

Las mejores prácticas en Gestión de Licencias de Software te ayudarán a optimizar la práctica ITAM de tu organización de la siguientes maneras:

• Designar un responsable de gestión de licencias: contar con una persona o equipo especializado en Software Asset Management (SAM) garantiza un control adecuado de las licencias, desde la adquisición hasta la renovación. La certificación como Certified Software Asset Manager (CSAM) o Certified IT Asset Manager (CITAM) valida los conocimientos en gestión de licencias, cumplimiento y estándares de la industria.
  
  
• Mantener una base de datos centralizada: disponer de un inventario actualizado y unificado facilita el seguimiento del ciclo de vida de las licencias, la identificación de software en desuso y la planificación de renovaciones. Herramientas como InvGate Asset Management permiten consolidar estos datos y garantizar el cumplimiento normativo.
  
  
• Definir una política clara de gestión de licencias: establecer pautas y procedimientos sobre adquisición, uso y renovación ayuda a evitar riesgos legales y optimizar costos. Es fundamental que esta política se comunique de manera efectiva y esté accesible para todas las áreas involucradas.
  
  
• Automatizar la solicitud y distribución de software: implementar un sistema que centralice las solicitudes de licencias permite reducir desperdicios, evitar compras innecesarias y garantizar que los usuarios tengan acceso a las herramientas que realmente necesitan. Integrar soluciones de ITSM e ITAM, como InvGate Service Management e InvGate Asset Management, facilita este proceso.
  
  
• Realizar auditorías y optimizar licencias regularmente: analizar el uso real del software permite ajustar la cantidad de licencias según las necesidades del negocio, evitar gastos innecesarios y prepararse para auditorías externas. Este monitoreo continuo ayuda a mantener el cumplimiento y mejorar la eficiencia operativa.

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Características imprescindibles del software de Gestión de Licencias

Como vimos anteriormente, necesitas ciertos elementos para agilizar tu SLM. En particular, te presentamos nueve características imprescindibles que debe tener el software de Gestión de Licencias:

• Creación de relaciones: la capacidad de asociar licencias a usuarios, computadoras o ubicaciones ayuda a realizar un seguimiento preciso de la asignación y el uso de dichas licencias. En concreto, permite a las organizaciones alinear las licencias con las partes interesadas apropiadas, garantizando la responsabilidad y la atribución de costos.
  
  
• Seguimiento financiero: las organizaciones pueden supervisar los costos y la asignación presupuestaria.
  

• Medición del software: para monitorear y evaluar su uso, identificar licencias subutilizadas, optimizar su asignación y tomar decisiones informadas con respecto a la adquisición y renovación de las mismas.
  
  
• Normalización: con la estandarización de los nombres, las versiones y los atributos del software en toda la organización, es posible mantener los datos claros y coherentes para un manejo y elaboración de reportes precisos.
  
  
• Gestión de contratos: para facilitar un seguimiento eficaz de las licencias, la supervisión del cumplimiento y la negociación.
  
  
• Implementación de Smart Tags: la categorización dinámica permite asignar y gestionar licencias en función de atributos o etiquetas personalizables, mejorando su visibilidad, permitiendo búsquedas rápidas y simplificando su gestión en función de criterios específicos, como tipos de software, derechos de uso o modelos de licencia.
  
  
• Notificación y automatización: para ejecutar acciones predefinidas a partir de disparadores, agilizando los flujos de trabajo y reduciendo el esfuerzo manual.
  
  
• Despliegue y scripting: automatizar el procesos, aplicar configuraciones de licencias y mantener su coherencia en toda la red.
  
  
• Integración CMDB: ayuda a tener una visión holística de los activos de software, sus relaciones y dependencias dentro de la infraestructura de IT. 

Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software

La Gestión del Cumplimiento de Licencias de Software implica varias estrategias de modo de mitigar los riesgos legales y financieros: 

• Utilizar capacidades de medición de software para monitorear su uso y evitar superar el umbral de las permitidas. Además, es necesario establecer procedimientos controlados de instalación de software para impedir las aplicaciones que no se posean o no estén debidamente licenciadas. Acompañar el proceso con auditorías internas para evaluar el cumplimiento de las licencias, implementar medidas para garantizar el acatamiento e identificar discrepancias. 
• Aplicar paneles de control en tiempo real para realizar un seguimiento diario de las métricas útiles de ITAM y actuar ante cualquier anomalía.

Aunque parezca demasiado complicado, la Gestión del Cumplimiento se puede hacer fácilmente con InvGate Asset Management, ya que cuenta con las características mencionadas más arriba. Por ejemplo, es posible habilitar Smart Tags para categorizar el software según los atributos de la licencia y controlar los procedimientos de instalación. O crear tableros personalizables para rastrear los KPIs que más te interesan, mientras automatizas reportes periódicos para realizar auditorías internas.

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Conclusión

La Gestión de Licencias de Software permite a las organizaciones minimizar los riesgos y maximizar el valor de sus inversiones en software. En concreto, mantienen un inventario de licencias centralizado para supervisar el uso e identificar oportunidades de ahorro de costos. 

Se trata de un proceso que requiere un seguimiento, una evaluación y una adaptación continuos para acompañar la evolución de los entornos de software y los modelos de concesión de licencias.

Para comenzar a implementar tu estrategia de Gestión de Licencias de Software, solicita la prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management. 

Preguntas frecuentes

¿Por qué es importante la Gestión de Licencias de Software?

La SLM es esencial para el cumplimiento, la optimización de costos y la mitigación de riesgos. Garantiza que las organizaciones se adhieran a los acuerdos de licencia, maximicen las inversiones en software y minimicen las contingencias legales y financieras.

¿Qué es el proceso ITIL de la Gestión de Licencias de Software?

El proceso ITIL de la SLM incluye actividades como la adquisición, el seguimiento, el monitoreo del cumplimiento y la retirada. Su objetivo es garantizar el cumplimiento, optimizar el uso del software y alinearse con las mejores prácticas de ITIL.

¿Qué es un gestor de licencias de software?

Un gestor de licencias de software es una función o una herramienta responsable de monitorear y gestionar las licencias de software. Mantienen inventarios, rastrean el uso, aseguran el cumplimiento y optimizan la utilización de licencias para ahorrar costos y reducir riesgos.

¿Cómo gestionar las claves de las licencias de software?

Implica mantener un repositorio centralizado, implementar controles de acceso seguros, auditar y conciliar periódicamente las claves de las licencias. Obviamente que es fundamental utilizar herramientas de Gestión de Licencias de Software.

¿Cuál es la diferencia entre la propiedad del software y las licencias de software?

La propiedad se refiere a poseer una copia del software, mientras que una licencia otorga el derecho a utilizar el software bajo condiciones específicas.

¿Una licencia de software es un activo?

Las licencias de software se consideran activos intangibles, ya que tienen valor y pueden contabilizarse en los registros financieros de una organización.

¿Una licencia de software puede ser un activo fijo?

Las licencias de software no suelen clasificarse como activos fijos, ya que no son físicas ni tangibles. Como decíamos, son activos intangibles o parte de la propiedad intelectual de una organización.

¿Cómo sé si un software tiene licencia?

Para determinar si un software tiene licencia, revisa su documentación o el acuerdo de usuario, contactar al proveedor para verificarlo, realizar una auditoría o pedir ayuda a expertos legales o en licencias.