Gestión de licencias de software: cómo disminuir costos con un inventario de software

Steve Manjaly agosto 2, 2022
- 10 minutos de lectura

En un contexto donde crecen exponencialmente las inversiones en software empresarial, contar con un inventario de software resulta fundamental. Si bien, en líneas generales, la gestión de licencias de software suele verse como una medida preventiva frente a fallas de cumplimiento, hay algunas estadísticas que ponen esto en cuestión.

Si consideramos que se espera que el gasto mundial en software empresarial sea de unos 672.000 millones de dólares (un aumento del 11% en comparación con el año anterior) y que las erogaciones en aplicaciones SaaS se duplicaron de 2018 a 2019 (con las grandes empresas registrando un aumento de casi el 100%) podemos inferir que una correcta gestión de licencias de software también traerá aparejada un ahorro sustancial de dinero para las compañías.

Para ver cómo lograrlo, en las próximas líneas profundizaremos acerca de:

  • Los distintos tipos de licencias existentes, para que puedas realizar un inventario de software preciso.
  • El impacto positivo de implementar una estrategia de gestión de licencias de software (y las desventajas de no hacerlo).
  • Consejos para el plan de implementación.

Sin más preámbulos, ¡comencemos!

¿Qué es la gestión de licencias de software?

La gestión de licencias de software es el proceso de seguimiento de:

  • los distintos programas informáticos utilizados en una organización,
  • el número de usuarios que usan este software,
  • el número de licencias de software disponibles,
  • los recursos gastados en este software. 

Al hacer esto, podrás asegurarte de que hay suficientes licencias con relación a los requerimientos de tu organización.

El objetivo final de tener un inventario de software es mantener el costo de las licencias de software a un nivel bajo, pero al mismo tiempo garantizar que los niveles de uso se ajusten al acuerdo de licencia de software. 

Es por esto que se considera parte del paraguas más amplio de la gestión de activos de IT. 

Tipos de licencias de software: propietarias y de código abierto

En pocas palabras, las licencias de software son acuerdos o permisos concedidos por los desarrolladores de software a organizaciones o individuos que les permiten utilizar el software según los términos definidos en ese contrato.

Aunque varían mucho de acuerdo a los desarrolladores y el tipo de software, suelen entrar en líneas generales en una de estas categorías: licencias propietarias (también conocidas como de código cerrado) o licencias libres y de código abierto (FOSS). 

Este dato no es menor, ya que las categorías a las que tus licencias pertenezcan impactarán en tu estrategia de gestión de activos de software.

Estas son las licencias FOSS más comunes:

  • Licencia de dominio público: cualquiera puede utilizarlas y modificarlas gratuitamente.
  • Licencia Pública General Menor (LGPL, por sus siglas en inglés): los usuarios pueden enlazar las bibliotecas de este software en sus propias aplicaciones y venderlas bajo cualquier otra condición de licencia, pero las propias bibliotecas tendrán que estar bajo una licencia LGPL. 
  • Licencias permisivas: son similares a las de dominio público pero cuentan con algunas restricciones acerca de cómo se pueden usar o modificar. Las restricciones varían según los creadores. 
  • Licencias Copyleft: son similares a las de dominio público pero si realizas alguna modificación o cambio (o si las usas dentro de tu aplicación) tendrás que hacer que el producto final esté disponible bajo la misma licencia Copyleft. 

Con lo mencionado anteriormente, aunque es recomendable incluirlas dentro de tu inventario de software, no es preciso que te preocupes demasiado por la gestión de este tipo de licencias. 

Sin embargo, las licencias propietarias son diferentes. Estas rara vez son de uso gratuito. Su uso está restringido bajo los términos y condiciones específicos del acuerdo de licencia de software. 

Por lo tanto, estas son las licencias que hay que monitorear bajo la gestión de licencias de software. El motivo es que los diferentes acuerdos de licencia ofrecen distintos tipos de sistemas de cobranza. He aquí algunas de ellas:

  • Por usuario: el software se cobra por número de usuarios. Por ejemplo, con un CRM facturado bajo esta modalidad, un usuario puede utilizar la versión desktop, la app de celular y la de navegador del CRM con una sola licencia. 
  • Por CPU/PC: la aplicación se cobra por el número de PCs o servidores en los que está instalada. 
  • Licencia flotante/licencia de red/licencia concurrente: es similar al licenciamiento por CPU/PC, excepto que las licencias no están ligadas a estaciones de trabajo individuales, sino que pueden ser utilizadas por cualquier CPU o estación de trabajo dentro de la red. Por ejemplo, si tienes diez estaciones de trabajo en una misma red y una licencia flotante para cinco, cualquiera de estas cinco estaciones de trabajo puede utilizar el software al mismo tiempo. 
  • Software por suscripción: en lugar de comprar el software, puedes obtener una suscripción del mismo. Aquí se incluye todo el software SaaS. Algunos modelos de suscripción brindan actualizaciones hasta el final del período de la licencia y, en caso de no decidir su renovación, es posible seguir utilizando la última versión sin más pagos. Este era el caso, por ejemplo, de la popular aplicación UI UX Sketch. Los modelos de suscripción ofrecen una alternativa más económica a los usuarios y una fuente de ingresos sostenida para los desarrolladores. 

Como puedes ver, el licenciamiento de software no es cosa sencilla. Y las organizaciones gastan muchos recursos en software. De hecho, un informe de 2016 basado en 129 empresas detectó que las empresas tienen, en promedio, un 37% de pérdidas solo en licencias de software. 

Por lo tanto, es más que posible ahorrar recursos con una gestión eficiente de licencias de software

4 beneficios de tener un inventario de software 

La gestión de activos de software (SAM, por sus siglas en inglés) es una parte muy significativa de la administración de activos de IT de una organización. En este sentido, contar con un inventario de software te ayudará a gestionar el presupuesto de los activos de IT y a tomar mejores decisiones.

Pero veamos en detalle los principales beneficios de una correcta gestión de licencias de software

1. Garantiza el cumplimiento del acuerdo de licencia

Como ya mencionamos, los distintos programas informáticos tienen diferentes tipos de acuerdos de licencia. Y no cumplir con estos contratos puede costarte caro. La gestión de licencias te preparará para una auditoría de software, y te evitará multas u otras sanciones. También te asegurará que el software utilizado por tus empleados cumple con las políticas de la organización. 

2. Optimiza tu gasto en activos de IT

En muchas organizaciones hay un enorme gasto no controlado asociado a las licencias de software. De acuerdo al estudio citado anteriormente, esto supone unos 259 dólares por computadora. 

Además, el mismo estudio señaló que ciertos programas (como AutoCAD y Visio Standard), a menudo se desperdician en más de un 50%. 

A esto se le suma que, en ocasiones, los procesos se ralentizan debido a la falta de licencias de software suficientes para las necesidades de la compañía –situación que podría resolverse fácilmente con un inventario de licencias actualizado, que permita redistribuirlas hacia las áreas que más las necesitan o señale la necesidad de adquirir licencias adicionales. 

En cualquier caso, la gestión de licencias de software te ayudará a optimizar tu presupuesto de IT y a reducir el gasto inapropiado de licencias de software. 

3. Evita el shadow IT en tu organización

Brevemente, el shadow IT sucede cuando los empleados utilizan herramientas no autorizadas por el departamento de IT. 

Si tu organización no cuenta con un sistema de gestión de licencias de software, te será muy difícil monitorear esta situación y quedarás expuesto a diversos peligros.

Incluso si el software no aprobado está libre de malware u otras amenazas aparentes, sus políticas de privacidad, almacenamiento y recopilación de datos pueden suponer un problema; especialmente en sectores muy regulados como el financiero y el sanitario. 

Al monitorear el software que utilizan tus empleados, podrás descubrir cualquier herramienta no autorizada, solicitar su desinstalación y proporcionar alternativas más seguras. 

4. Toma mejores decisiones de compra de software

Con el monitoreo de licencias y el inventario de software serás capaz de identificar las licencias concurrentes no utilizadas y comprar solo aquellas que necesitan tus empleados. 

También podrás calcular fácilmente el retorno de inversión (ROI) en las diferentes soluciones de software utilizadas en tu organización, detectando de forma rápida y eficaz aquellas que no estén aportando ningún valor adicional.

En este sentido, las estadísticas de uso del software pueden ayudarte a identificar si tus empleados no hacen uso, por ejemplo, de una herramienta de automatización del flujo de trabajo adquirida por tu organización. 

Toda esta información te permitirá tomar mejores decisiones de compra, además de brindarte una visión clara del software que necesita ser renovado o actualizado.

¿Cuáles son los riesgos asociados a una gestión ineficaz de las licencias?

El principal riesgo de una gestión de licencias ineficaz es que no se supere una auditoría de cumplimiento de licencias, lo que puede generar costos inesperados. Si los auditores descubren que estás excediendo los límites de tu licencia, deberás enfrentarte a multas o incluso a problemas legales. 

De hecho, la BSA (The Business Software Alliance) –formada por empresas como Microsoft y Adobe– tiene un programa de recompensas que ofrece hasta 1.000.000 de dólares por informar del uso de software sin licencia. 

Es importante destacar que estas situaciones de incumplimiento rara vez ocurren de forma intencionada. Los acuerdos de licencia son complicados de por sí; y si a eso se suma la complejidad de contar con una gran cantidad de personal que utiliza múltiples herramientas, resulta difícil hacer un seguimiento de su uso. 

Muchas veces sucede que las compañías simplemente se olvidan de renovar una licencia. Entonces, las empresas de software lo reconocen y ofrecen cláusulas de compensación en el acuerdo. En este caso, si se descubre que se utilizan más licencias de las que se han pagado, será necesario actualizar las licencias adicionales. 

De cualquier forma, recuerda que un exceso de uso no implica que necesites adquirir todas esas licencias. Tendrás que analizar en cada caso si la cantidad de licencias en uso corresponde a una necesidad o, por ejemplo, a una cuestión de comodidad. 

Por último, no olvides que un monitoreo ineficaz de las licencias también supone un gran riesgo de ciberseguridad en forma de shadow IT. 

5 mejores prácticas para la gestión de licencias de software 

1. Implementa una sólida estrategia de gestión de activos

El primer paso para hacer un seguimiento de tus licencias es desarrollar una sólida estrategia de gestión de activos a través de la conformación de un inventario de software y hardware, que permita hacer un seguimiento de su estado y uso. De este modo, obtendrás una imagen clara de las necesidades y el uso del software en tu organización que te permitirá contrastarlo con las licencias disponibles. 

2. Automatiza el monitoreo de las licencias de software

Invierte en una solución de gestión de activos que pueda realizar un seguimiento continuo del inventario de software. 

Las auditorías manuales solo llegan hasta cierto punto y no pueden ampliarse a medida que tu organización crece. Además, es imposible hacer un seguimiento manual de los patrones de uso del software. 

Con un buen software de gestión de activos, como InvGate Insight, obtendrás una mejor imagen sobre el costo real del software y el retorno de la inversión. Asimismo, podrás utilizar herramientas de descubrimiento automatizadas para detectar dispositivos no autorizados en tu red.

Estas herramientas también te ayudarán a monitorear constantemente tus activos, a mantenerlos actualizados y a emitir alertas si funcionan mal. 

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3. Normaliza tu inventario de software 

A menudo, cuando haces un inventario de software, algunos nombres pueden aparecer duplicados debido a pequeñas diferencias en sus denominaciones. Por ejemplo, Photoshop, Adobe Photoshop o incluso Adobe PS se refieren al mismo software.

Una herramienta de gestión de licencias los considera software diferentes, generando así una complicación innecesaria. La normalización resolverá este problema, al indicar al sistema los distintos nombres para el mismo software. 

4. Conecta el software con el ROI 

Correlacionar el uso del software con el retorno de inversión es una buena manera de mantener bajo el gasto en licencias de software. Las organizaciones suelen invertir en software que promete más eficiencia o flujos de trabajo más fluidos, pero no hacen un seguimiento de sus beneficios. Incluso si un software es bueno, puede suceder que no haya suficientes personas que lo utilicen o que no optimicen todos sus beneficios. 

Pero al asignarle a esa herramienta un valor, estarás en condiciones de decidir si cumple con su propósito, si realmente lo necesitas o si puedes reemplazarlo. 

5. Construye una cultura de cumplimiento de licencias 

Dispone de políticas sólidas en tu organización sobre las licencias de software. Asegúrate de que todo el software utilizado cuente con la aprobación del departamento de IT. Y de que este resuelva las solicitudes de software rápidamente, para evitar que los usuarios tomen cartas en el asunto.

Una buena práctica para evitar el shadow IT es corroborar que los empleados dispongan de las herramientas adecuadas para realizar sus tareas con facilidad y eficacia; así como también garantizar su participación a la hora de tomar decisiones de compra de software. 

Preguntas frecuentes

¿Qué es la normalización del software?

La normalización del software es un proceso mediante el cual toda la información relativa al software se hace consistente en todos tus sistemas. Por ejemplo, “Microsoft Teams”, “Teams” o “MS Teams” se refieren al mismo software, pero los diferentes nombres complican la gestión de las licencias mediante sistemas automatizados. La normalización, entonces, asegura que los sistemas de gestión de licencias conozcan las distintas denominaciones del mismo software.

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