La Gestión de Garantías constituye un aspecto fundamental para asegurar el buen funcionamiento de las operaciones de IT y para maximizar la vida útil de los activos. Cuando se trata de varios equipos o dispositivos, esta práctica requiere un enfoque sistemático y bien organizado para que nada se pierda u olvide.
La implementación de InvGate Asset Management como tu herramienta de Gestión de Activos de IT te ayudará a rastrear y administrar las garantías, alertar con suficiente anticipación las fechas de vencimiento y automatizar las tareas críticas.
En las próximas líneas, repasaremos las mejores prácticas, te brindaremos consejos y desplegaremos perspectivas orientadas a transformar tu proceso de Gestión de Garantías.
¿Qué es la Gestión de Garantías?
Cuando se compran activos de IT, a menudo incluyen garantías proporcionadas por el fabricante o el proveedor. Estos documentos suelen tener una vigencia determinada durante la cual dicho proveedor se compromete a reparar o sustituir el activo si funciona mal debido a defectos o fallos.
Por lo tanto, la Gestión de Garantías se refiere a la administración sistemática de garantías y contratos de mantenimiento para los activos de hardware y software utilizados en una organización.
Se trata de un componente fundamental de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos, ya que asegura que los equipos informáticos sigan siendo funcionales, confiables y rentables durante todo su período de garantía.
Una eficaz Gestión de las Garantías también contempla que los activos de IT funcionen dentro de los niveles de servicio esperados, lo cual resulta crucial para la ejecución de las operaciones empresariales y la satisfacción de los usuarios finales de la organización.
¿Por qué es importante la Gestión de Garantías?
La Gestión de Garantías puede contribuir de varias formas a la eficiencia operativa, el ahorro financiero y la Gestión de Activos de IT (ITAM). Para empezar, esta práctica proporciona información valiosa para decidir si reparar, devolver o reciclar los equipos. De este modo, es posible tomar determinaciones eficientes sobre las alternativas más rentables que se deben ejecutar cuando los activos tienen problemas o llegan al final de su vida útil.
Al disponer de todos estos datos, seguramente reducirás el costo de mantenimiento, ya que te contactarás con el proveedor, en lugar de reparar tú mismo el dispositivo. Dicha optimización de gastos contribuye a una mejor utilización del presupuesto y de los recursos.
Beneficios y desafíos de la Gestión de Garantías
Los principales beneficios de gestionar las garantías de forma proactiva son los siguientes:
- Facilita su seguimiento: al incorporar información en una base de datos centralizada, como una solución de ITAM, asegura que no se pierdan ni olviden. Esto reduce el riesgo de desaprovechar posibles reparaciones cubiertas por la garantía. Las empresas con un sistema automatizado de Gestión de Garantías pueden reducir sus costos en ese aspecto entre un 10 y un 25%.
- Unifica y comparte los datos de los activos: una eficaz Gestión de Garantías va más allá de las IT; involucra a los departamentos Financiero y de Infraestructura, entre otros. En ese contexto, una base de datos unificada y compartida facilita la complejidad que implica incluir a toda la organización.
- Optimiza el mantenimiento de los activos: el monitoreo de las garantías permite abordar los problemas antes de que se agraven. Las reparaciones o sustituciones que se realizan bajo garantía evitan que los inconvenientes menores se conviertan en trastornos mayores, maximizando su rendimiento y vida útil, y ahorrando una cantidad significativa de tiempo y de dinero.
Sin embargo, esta práctica también conlleva los siguientes desafíos (especialmente cuando no dispones del apoyo de una herramienta para tal fin):
- Gestión de un gran volumen de garantías: sin un proceso bien definido, el seguimiento y mantenimiento de muchas garantías resulta abrumador. Al fin y al cabo, prácticamente todos los activos que se adquieren vienen con ellas. Así que es fundamental contar con un procedimiento preestablecido y automatizar algunas tareas y recordatorios para facilitar la práctica.
- Manejo de la complejidad y la variabilidad: las garantías vienen con diferentes términos, condiciones y períodos de cobertura. Por lo tanto, el rastreo de toda esta información y la aplicación correcta resulta difícil y es propensa a errores, sobre todo si se hace manualmente.
- Coordinación con varios proveedores y talleres autorizados: cada uno posee sus propios protocolos, normas y agenda, lo cual tiende a complicarse la práctica. Sin embargo, es posible incluir esos datos en tu herramienta de Gestión de Activos para resolver este obstáculo.
InvGate Asset Management: tu software de Gestión de Garantías
Una herramienta de ITAM eficiente es clave para agilizar las prácticas de Gestión de Garantías y mantener todo bajo control. En las siguientes líneas veremos cómo hacerlo con InvGate Asset Management.
La solución ofrece una categoría especial de Elemento de Configuración o Configuration Item (CI) para los contratos. Allí, registras la incorporación de las garantías y las asignas a los activos para facilitar su verificación y administración, según las necesidades de tu organización.
El proceso puede dividirse en tres etapas -que detallaremos a continuación-: primero, los añades a tu inventario centralizado; luego, categorizas esos CIs; y por último, automatizas el proceso de gestión.
Aquí, te presentamos un ejemplo práctico sobre cómo chequear la garantía de los dispositivos Dell, HP, Lenovo, Asus, Toshiba y Fujitsu.
Una aclaración antes de comenzar: esboza el procedimiento general para establecer cómo administrar los reclamos y las renovaciones de la garantía, así como la manera de actualizar regularmente la información sobre esto último. De este modo, sabrás qué controlar y automatizar.
Etapa 1: reúne en tu inventario los datos de la garantía
Tras añadir un nuevo activo a tu inventario de IT, reúne los datos de la garantía asociados a él. Esto incluye la duración, el costo, el soporte, el proveedor y cualquier otro aspecto financiero relacionado con el documento.
Para incorporarlo al sistema, inicia sesión en tu instancia de InvGate Asset Management, haz clic en el botón “Crear CIs”, selecciona “Contrato” y elige la categoría “Activos”. Luego, completa los datos mencionados anteriormente.
Ahora que tienes el contrato, el siguiente paso es vincularlo al activo que posee la garantía. Hay dos formas de relacionarlos: manual o automáticamente a aquellos activos que compartan la misma etiqueta.
Para la segunda alternativa, puedes crear una etiqueta inteligente para todos los equipos que tengan la misma fecha de adquisición y proveedor, o cualquier otra condición idéntica. Esto agiliza el proceso y asegura que los activos estén correctamente asociados a sus respectivas garantías.
Una vez terminado el proceso, guarda los cambios: las garantías aparecerán en tu inventario.
Paso 2: crea etiquetas para clasificar tus garantías
Si bien ya dispones de las garantías asociadas a sus respectivos activos, falta resolver el proceso de búsqueda y generación de reportes.
Para ello, asigna etiquetas a los contratos para clasificarlos en función de criterios específicos. Por ejemplo, puedes utilizar una etiqueta para agrupar activos del mismo proveedor o con condiciones de garantía similares.
Hay dos formas de hacerlo con InvGate Asset Management:
- Asignando las etiquetas mientras se crea el Contrato (explicado en el Paso 1).
- Configurando una etiqueta inteligente posteriormente: vé a Configuración >> General >> Etiquetas y haz clic en “Agregar”. Asigna un nombre, una descripción y un color para facilitar la identificación. Añade reglas y filtros para convertirlas en etiquetas inteligentes, de modo que se asignen automáticamente a los CIs que cumplan las condiciones.
Etapa 3: automatiza el proceso de Gestión de Garantías
Una vez cargada la información relevante en el sistema, la automatización es clave para estar al tanto de los detalles del contrato, evitando depender de tu memoria o de verificaciones manuales. En InvGate Asset Management, puedes activar y personalizar acciones o notificaciones basadas en diferentes factores relacionados con la garantía.
Para ello, crea la automatización en Configuración >> Activos >> Automatizaciones. Allí, completa los datos (incluyendo nombre y descripción) y elige el evento (tipo de contrato, fechas de finalización, proveedores o estado).
A continuación, sólo es cuestión de implementar la regla habitual “Si esto, entonces aquello” para desencadenar diferentes acciones en función de la condición establecida, como por ejemplo, notificar al personal cuando una garantía esté a punto de expirar o renovar un contrato en tu base de datos.
Consejos y buenas prácticas para la Gestión de Garantías
Una herramienta adecuada para la Gestión de Garantías te ayudará a agilizar tu Gestión de Activos. Para sacar el máximo partido a esta práctica, aquí te proporcionamos algunos consejos y trucos:
- Mantén un inventario de tus activos y equipos: es la base del éxito de la Gestión de Garantías (y de toda la Gestión de Activos). Tu inventario debe estar completo y actualizado, e incluir información detallada sobre cada activo, como la marca, el modelo, el número de serie, la fecha de compra y la cobertura de la garantía.
- Implementa un proceso predefinido: debe cubrir el modo de registrar las garantías, realizar un seguimiento de las fechas de caducidad, iniciar reclamos y rastrear las reparaciones o sustituciones que se encuentran bajo garantía. Un enfoque estandarizado reduce la confusión y asegura la coherencia en toda la organización.
- Registra claramente el alcance de la cobertura, aquello que no está incluido y el proceso para presentar reclamos de garantía: esta información contribuye a tomar decisiones informadas sobre el mantenimiento y las reparaciones de los activos.
- Utiliza la automatización para estar interiorizado de los próximos vencimientos: es clave para evitar el incumplimiento de los plazos. La mejor manera de lograrlo es incorporar las funciones de automatización que ofrece InvGate Asset Management.
- Pon a disposición de todo el personal los datos de la garantía: tanto las fechas de vencimiento como los detalles pertinentes deben ser accesibles a las partes interesadas que participan en la Gestión de Activos, el mantenimiento y las adquisiciones. La centralización de estos datos permite una mejor colaboración y una toma de decisiones eficaz. Con InvGate Asset Management, puedes ajustar los permisos de visibilidad para todos tus técnicos y compartir reportes y dashboards con usuarios externos.
Resumen
La Gestión de Garantías te permite sacar el máximo partido a tus activos. Para que sea eficaz, debes coordinar y organizar una gran cantidad de datos -incluidos contratos, proveedores y activos asociados-, además de administrarlos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Con un proceso bien definido, personal capacitado y una herramienta competente para agilizar las operaciones clave, aprovecharás eficazmente los beneficios de esta práctica, evitando costos innecesarios y tomando decisiones mejor informadas de ITAM.
InvGate Asset Management puede ser tu software de ITAM: transformará la forma en que tu organización maneja las garantías. Así que solicita una prueba gratuita de 30 días para comenzar ahora mismo.
