¿Qué es un gestor de activos de IT? Funciones, habilidades y plan de acción

Para los profesionales que deseen comprender mejor la función de un gestor de activos de IT y quienes necesiten mantenerse al día con las últimas tendencias en este sector, entonces llegaron al lugar correcto: en las próxima líneas analizamos las habilidades, los conocimientos y las cualificaciones fundamentales que se requieren para dicho rol en estos tiempos.

También compartimos consejos prácticos para aquellos que estén considerando asumir esta función o que aspiren a reforzar su trayectoria en la Gestión de Activos de IT.

¿Qué hace un gestor de activos informáticos?

Un gestor de activos informáticos es responsable de supervisar el entorno de IT de la organización, asegurándose de que todos los recursos estén contabilizados, optimizados y ejecutándose según lo previsto. Esto incluye el hardware, el software y cualquier otro bien tecnológico utilizado dentro de la empresa.

Más allá de mantener la visibilidad completa, el gestor de activos desarrolla y pone en marcha una estrategia integral de ITAM, lo cual implica la administración del ciclo de vida de los activos, la alineación de las herramientas informáticas con los objetivos del negocio y la dirección de un equipo específico para garantizar la eficiencia, el cumplimiento normativo y el control de los costos.

Funciones y responsabilidades de los gestores de activos

La función principal de un gestor de activos de IT es desarrollar, mantener e implementar una estrategia de ITAM que abarque todo el ciclo de vida de los recursos tecnológicos.

Dicho plan asegura que cada dispositivo, licencia y servicio se aborde como un bien valioso que contribuye a la productividad, la eficiencia y los objetivos generales de la organización.

Así es traduce en la práctica:

#1. Gestión de todo el ciclo de vida de los activos tecnológicos

Para garantizar que las inversiones en tecnología aporten un valor continuo, el gestor de activos supervisa todas las etapas del ciclo de vida de un bien, desde la planificación y la adquisición hasta la implementación, el mantenimiento y la eliminación segura.

#2. Mantenimiento de un inventario preciso y transparente

Con la intención de acceder a una visión completa del entorno, disponer de responsabilidades claras y poder tomar decisiones más inteligentes, el profesional mantiene un registro centralizado y actualizado de todos los activos de hardware, software y de la nube.

#3. Cumplimiento normativo y mitigación de los riesgos

También se ocupa de monitorear los requisitos de las licencias, la protección de los datos y la seguridad para evitar sanciones costosas, reducir las vulnerabilidades e impulsar el pleno cumplimiento normativo.

#4. Optimización de los costos y uso de los activos

El análisis de los datos de uso permite identificar los recursos infrautilizados o redundantes, reducir el desperdicio y reinvertir ese dinero ahorrado en iniciativas tecnológicas de mayor valor.

#5. Colaboración entre los departamentos

Por último, es importante que trabaje en estrecha colaboración con los equipos de Finanzas, Compras y Seguridad para alinear los objetivos de ITAM a las prioridades empresariales y así crear un enfoque unificado de la Gestión de Activos.

Certificaciones profesionales para convertirse en gestor de activos de IT

Si bien no existe un camino único para convertirse en un profesional, las certificaciones en gestor de activos de IT pueden ayudar a destacarse en un mercado competitivo. A continuación presentamos cinco títulos que suelen ser importantes para avanzar en la carrera:

1. IAITAM Certified IT Asset Manager (CITAM): uno de los más reconocidos para los profesionales de ITAM, que valida la capacidad para diseñar, implementar y administrar programas de Gestión de Activos a gran escala.
2. ITIL® Foundation Certification: se centra en alinear los servicios de IT con las necesidades empresariales, siendo útil para comprender cómo se integra ITAM con marcos más amplios de la Gestión de Servicios de IT (ITSM).
3. Certified Hardware Asset Management Professional (CHAMP): también de IAITAM, este título se focaliza en la administración de los recursos tecnológicos físicos a lo largo de su ciclo de vida.
4. Microsoft Certified IT Asset Management Professional (o certificaciones similares de otros proveedores): son conocimientos prácticos sobre la gestión de software, licencias y cumplimiento normativo en entornos específicos.
5. ISO/IEC 19770: aunque no se trata de una certificación propiamente dicha, esta norma internacional para la Gestión de Activos de IT ayuda a comprender las mejores prácticas globales que rigen la disciplina.

En resumen, no es necesario realizar todos los cursos para conseguir un trabajo como gestor de activos de IT, pero completar uno o dos (y sumar experiencia real en IT o Compras) puede marcar la diferencia y contribuir a construir una trayectoria profesional a largo plazo en dicha actividad.

Habilidades de los gestores de activos tecnológicos

Además de ocuparse de hacer un seguimiento del hardware y el software, un gestor de activos de IT debe contar con conocimientos técnicos, pensamiento analítico y conciencia empresarial. Dado que esta función conecta las operaciones tecnológicas, las finanzas y las compras, el profesional tiene que mostrar una visión estratégica combinada con una ejecución práctica y disponer de sólidas habilidades para la comunicación.

En concreto, estas son las capacidades clave:

1. Pensamiento analítico: interpretar los datos para identificar las tendencias de uso, prever las necesidades y optimizar los costos.
2. Conocimientos técnicos: comprender la infraestructura de IT, los modelos de licencias y el software de Gestión de Activos tecnológicos para administrar y resolver los problemas de forma eficaz.
3. Habilidades para la negociación: manejar las relaciones con los proveedores y las renovaciones para garantizar el mejor valor.
4. Presupuestación y control de los gastos: planificar y supervisar los presupuestos relacionados con los activos para maximizar el retorno de la inversión y reducir el desperdicio.
5. Habilidades en la comunicación: tender puentes entre los equipos técnicos, los ejecutivos y los proveedores externos mediante una comunicación clara y optimizada.
6. Atención al detalle: asegurar la precisión en la documentación, el seguimiento y la presentación de informes sobre los activos.
7. Resolución de los problemas: abordar de forma rápida y eficiente los desafíos diarios, como las discrepancias en las auditorías, los inconvenientes en las configuraciones o la escasez de hardware.

En definitiva, un buen gestor de activos de IT combina la visión estratégica con la precisión operativa, convirtiendo los datos y los procesos en valor empresarial real.

Preguntas posibles en una entrevista para el puesto de gestor de activos

Un gestor de activos de IT debe atender varias cuestiones: la estrategia, la ejecución del ciclo de vida de los recursos, el riesgo y el cumplimiento, la alineación de los proveedores/finanzas y las herramientas. A continuación presentamos los ítems principales de una entrevista laboral, cada una con una breve descripción, así como ejemplos de preguntas prácticas.

#1. Estrategia y modelo operativo

Un buen candidato puede diseñar y ejecutar una estrategia de ITAM que se ajuste a los objetivos empresariales. Estas serían las preguntas durante una entrevista:

• ¿Cómo elaboraría una estrategia de Gestión de Activos de IT para una empresa que se está pasando a la nube híbrida?
• ¿A qué KPI asignaría las métricas de ITAM y por qué?
• ¿Cuál es su plan a 90 días para madurar una función de Gestión de Activos de baja visibilidad?
• Cuénteme alguna ocasión en la cual los datos de ITAM cambiaron una decisión de compra frente a una de ampliación o retirada de activos.

#2. Gestión del Ciclo de Vida de los Activos (hardware, software, nube/SaaS)

La habilidad de realizar un control integral de los recursos desde la solicitud hasta la eliminación segura también es importante. Aquí, las preguntas posibles:

• Explíqueme las etapas del ciclo de vida y los controles clave en cada paso.
• ¿Cómo planifica los ciclos de actualización sin desperdiciar la vida útil?
• ¿Cómo gestiona el shadow IT y el SaaS no autorizado?
• Aporte un ejemplo de reasignación o reutilización de los activos para reducir los costos.

#3. Inventario, descubrimiento y Gestión de la Configuración en un contexto de base de datos/servicios

Un inventario confiable, fuentes conciliadas y relaciones conscientes del servicio constituyen otros aspectos fundamentales de las tareas de un gestor de activos. Las preguntas:

• ¿Qué métodos de descubrimiento combina para alcanzar una cobertura superior al 95%?
• ¿Cómo concilia los escaneos de los agentes, el descubrimiento de las redes y los datos de las compras?
• ¿Cómo modela las aplicaciones empresariales y las dependencias en la CMDB?
• A un servicio crítico le faltan Elementos de Configuración (CI - Configuration Items). ¿Cómo resuelve este inconveniente para que vuelva a ser preciso?

#4. Gestión de Licencias de Software y cumplimiento

El candidato tiene que estar interiorizado sobre las licencias para las auditorías y las formas de optimizar los costos. Aquí, algunas preguntas posibles:

• ¿Cómo normaliza los títulos, las ediciones y las métricas entre los distintos proveedores?
• Tiene 30 días antes de una auditoría del proveedor. ¿Cuál es su plan?
• Comparta alguna ocasión en la que redujo el gasto en las licencias sin perjudicar a los usuarios.
• ¿Cómo gestiona los modelos de licencias que cambian rápidamente (de usuario a consumo)?

#5. Optimización de los proveedores, los contratos y las finanzas

La disciplina comercial es clave para el gestor de activos, ya que alinea las compras con las realidades del ciclo de vida. Las preguntas:

• ¿Cómo evalúa el coste total de propiedad frente al precio?
• ¿Qué cláusulas impulsan en los contratos de hardware y SaaS (Fin de la Vida Útil, exportación de los datos, ajustes)?
• Describa una renovación que haya renegociado utilizando datos de uso.
• Alquiler vs. compra de dispositivos para los usuarios finales: ¿Cómo decide?

Plan de acción para gestionar activos en un nuevo trabajo

Para convertirse en un gestor de activos de IT exitoso se necesita algo más que conocimientos técnicos: se requiere una amplia comprensión de la forma en que dichos recursos se relacionan con el valor empresarial, así como la capacidad de poner en práctica estrategias claras y eficaces desde el primer día. A continuación indicamos cómo sentar bases sólidas en un nuevo puesto.

#1. Comunicar y establecer políticas sobre los activos

El profesional debe definir políticas claras y accesibles sobre los activos: qué se considera un activo de IT, cómo comprarlo y quién es responsable de gestionarlo.

Además, es menester que colabore estrechamente con los equipos de Finanzas y Compras para ajustar los presupuestos y las opciones de los proveedores, y realice un seguimiento de la propiedad de los recursos entre los empleados para justificar las renovaciones y las necesidades operativas.

#2. Aplicar las políticas de forma coherente

Tras establecer las políticas, el siguiente paso es acatarlas. En ese sentido, el gestor de activos tiene que exigir la aprobación previa para cualquier instalación de software, incluso las herramientas gratuitas, a fin de evitar riesgos de seguridad o problemas con las licencias.

Las auditorías periódicas y los chequeos de cumplimiento ayudan a detectar aplicaciones no autorizadas y a hacer cumplir la responsabilidad de todos los equipos.

#3. Identificar y evaluar los riesgos

La visibilidad constituye la piedra angular de la gestión de los riesgos. Al comprender cómo se distribuyen y utilizan los activos, el gestor identificará rápidamente las vulnerabilidades que podrían dar lugar a violaciones de los datos o a problemas de cumplimiento.

La evaluación de los riesgos en función de su posible impacto en el negocio permite priorizar las medidas correctivas.

#4. Mitigar los riesgos de forma proactiva

Una vez identificados los riesgos, actuará en consecuencia: eliminará el software no compatible o riesgoso, reforzará los controles de acceso e implementará medidas de seguridad, como el cifrado o los firewalls.

La supervisión continua y la generación de reportes en tiempo real facilitan la detección de problemas de forma temprana y la reducción de la exposición a las amenazas.

#5. Documentar y compartir los resultados

La documentación debe estar siempre completa y ser accesible. Para crear transparencia y ofrecer a las partes interesadas una visión clara del estado de los activos de la organización, es mejor utilizar tableros de ITAM, en lugar de hojas de cálculo estáticas.

Además, el profesional tiene que compartir periódicamente las métricas que demuestren el progreso (como la reducción de los costos, la mejora del cumplimiento normativo o el incremento del uso de los activos) para mantener a los equipos alineados y comprometidos.