La guía definitiva para la Gestión de Activos de Software

Sophie Danby agosto 8, 2023
- 16 min read

La Gestión de Activos de Software o Software Asset Management (SAM) es una de las prácticas de la Gestión de Activos de IT (ITAM) más importantes para introducir en tu organización, orientada a controlar los costos y reducir los riesgos. SAM constituye un conjunto de procesos que permite a los departamentos de IT gestionar sus activos de software a nivel empresarial.

Una práctica eficaz de SAM te ayudará a gestionar, proteger y controlar tu ecosistema informático, a la vez que respaldará la prestación eficaz de servicios informáticos. Como resultado, te permitirá ahorrar dinero, reducir residuos y apoyar las actividades de GRC (Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento).

En este artículo, analizaremos todo el ciclo de vida de la Gestión de Activos de Software, los beneficios que puede aportar a tu empresa y la forma en que InvGate Insight y su variedad de funciones colaborarán en la tarea de optimizar tus operaciones. 

¿Estás listo para aprender más sobre SAM? Comencemos.

Índice

¿Qué es la Gestión de Activos de Software?

SAM es la práctica que se ocupa del Software y la Gestión de Licencias. En ITIL 4, representa un subconjunto de la Gestión de Activos. 

En concreto,  ITIL define a SAM como “un aspecto de la Gestión de Activos de IT específicamente dirigido a la adquisición, gestión, lanzamiento, despliegue, mantenimiento y eventual retirada de los activos de software. Los procedimientos de SAM proporcionan una gestión, control y protección eficaces de los activos de software.” 

SAM vs. HAM

Tanto SAM como la Gestión de Activos de Hardware (HAM) son dos pilares centrales de tu estrategia global de ITAM. Piensa en ellos como las dos caras de una misma moneda. Si bien tienen alcances diferentes, deben trabajar juntos para mantener todo tu portfolio tecnológico.

Estudiemos en detalle cada uno:

  • SAM es el proceso que gestiona software, aplicaciones y licencias; mientras que HAM se refiere al procedimiento de seguimiento y gestión de activos informáticos físicos, como computadoras, servidores y dispositivos de red.
  • SAM trata con los proveedores y vendedores de software para el soporte y las auditorías relativas a los activos de software.
  • SAM utiliza herramientas de medición, despliegue e instalación para hacer un seguimiento del uso del software y para gestionar las licencias. Por el contrario, HAM usa códigos QR y etiquetas de activos para rastrear los activos de hardware.

¿Por qué es importante la Gestión de Activos de Software?

Para reducir tanto los costos como los riesgos en tu organización, resulta fundamental contar con una Gestión de Activos de Software, que forme parte de tu estrategia global de Gestión de Activos. También puede apoyar otras prácticas de ITSM, como el service desk y la Habilitación del Cambio.

7 ventajas de SAM

  • Mejor comprensión del uso del software: ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de las licencias, monitorear la adopción y el uso, y eliminar o reubicar el software.

  • Ahorro de costos: al controlar las licencias, las organizaciones detectan áreas donde es posible economizar gastos. A su vez, el rastreo del uso ayuda a evitar que los activos posean licencias excesivas o insuficientes y a reducir el riesgo de multas y pagos adicionales debidos a fallos en las auditorías.

  • Apoyo a las actividades de GRC: al asegurar el cumplimiento de las condiciones de los proveedores y reducir el riesgo de las sanciones legales, financieras y de reputación derivadas de infracciones. 

  • Ecosistema de IT más seguro: SAM garantiza que en el entorno de producción sólo se instalan versiones de software autorizadas, con licencia y seguras. Asimismo, permite realizar un seguimiento de dichas versiones y aplicar actualizaciones y parches de forma rápida y sencilla, reduciendo el riesgo de vulnerabilidades. También ayuda a identificar el software no autorizado o no compatible que puede causar amenazas.

  • Gestión Integral del Ciclo de Vida: al realizar un seguimiento del software desde la fase de adquisición hasta su retirada, los departamentos de IT se aseguran la compra de productos adecuados y que los actualizan/apartan en el momento oportuno, reduciendo el riesgo de deuda técnica y apoyando una práctica más proactiva.

  • Mejores relaciones con proveedores y socios: SAM facilita un seguimiento más preciso de las licencias y la gestión de registros, ayudando a las organizaciones a tener una relación más positiva con los proveedores, en lugar de defensiva o reactiva.

  • Optimización general en las formas de trabajar: permite al departamento de IT hacer más eficiente el proceso de implementación de software, automatizando su instalación, así como la aplicación de los parches o de actualizaciones posteriores. SAM proporciona a la organización una visión completa del inventario de software, de modo que es más fácil estandarizar y automatizar las prácticas laborales, reduciendo el tiempo, el esfuerzo y el potencial error humano.

Ciclo de vida de SAM

El ciclo de vida de SAM hace referencia a las etapas que intervienen en la gestión eficaz y eficiente del software dentro de tu organización. No se detiene una vez que se adquirió el activo, sino que continúa monitoreándolo en otras instancias, como el despliegue, el soporte, el mantenimiento y la retirada. 

También constituye una parte importante de la primera etapa del ciclo de vida del servicio ITIL: el diseño del servicio. En concreto, permite planificar los tipos de activos utilizados para crear servicios, negociar contratos con los proveedores para las actividades de mantenimiento y determinar qué ocurre con dicho activo o con su licencia cuando ya no se necesitan. 

El proceso de Gestión de Activos de Software: implementación de SAM

La implementación de SAM es compleja. Dependiendo del tamaño de tu organización, probablemente deberá gestionarse como un proyecto. Y resulta fundamental invertir en una herramienta ITAM, ya que te proporcionará una visión completa de tu entorno tecnológico y agilizará las principales prácticas de Gestión de Activos de Software.

A continuación se indican los pasos clave necesarios para aplicar SAM, así como las características que hay que tener en cuenta para apoyar a fondo el proceso.

1. Forma tu equipo

Una práctica de Gestión de Activos de Software eficaz necesita un equipo detrás. Puedes tener las mejores herramientas y procesos, pero nada funcionará si no cuentas con las personas adecuadas. 

Tu equipo debe estar formado por representantes de los departamentos de IT, compras, riesgos, legales y cumplimiento; responsables de implementar, gestionar y mejorar SAM en toda la empresa. 

2. Define tus metas y objetivos prácticos

Establece claramente qué quieres conseguir con tu proceso de SAM y documéntalo para que pueda ser revisado y consultado. Si bien la guía ITIL proporciona una lista de Factores de Éxito de la Práctica o Practice Success Factors (PSFs), te aconsejamos que las metas sean sencillas, sobre todo si SAM es un concepto nuevo para tu organización. 

Algunos objetivos clave posibles son el ahorro de costos, el cumplimiento de los requisitos de conformidad y el aumento de la eficiencia en la gestión del software. 

3. Crea una política de SAM

La política de SAM implica delinear las expectativas. Los puntos clave a contemplar son los siguientes:

  • Introducción y objetivo: ¿Por qué es importante SAM y cómo ayuda a la organización?
  • Alcance: ¿Qué servicios cubre? 
  • Requisitos normativos o legales que el proceso debe cumplir.
  • Cómo solicitar software a través del service desk.
  • Directrices de instalación para técnicos, de modo que los profesionales de IT conozcan los métodos de trabajo correctos.
  • Mantenimiento del software: cómo se actualiza y parchea.
  • Orientación acerca del software y las licencias no utilizadas o reasignadas.
  • Dónde acudir para obtener ayuda y más información.

4. Establece el alcance

Muchas implementaciones de la Gestión de Activos de Software fracasan porque el alcance es demasiado amplio o poco claro. Así que céntrate en el riesgo y comienza con el software en uso y aquel proporcionado por grandes proveedores como Microsoft, Adobe y Oracle.  

5. Fíjate en lo que ya tienes

Lo más probable es que tu organización cuente con algún tipo de SAM, aunque sea de manera informal. Posiblemente el departamento de compras participe en el proceso de adquisición y los equipos de soporte en el de instalación. Así que concéntrate en aquello que ya tienes en marcha y aprovéchalo.

6. Crea una base de referencia

Conoce el estado de tu software realizando un inventario de SAM. En términos generales, debes incluir los activos de software de tu empresa, así como las licencias, suscripciones e instalaciones en todo tu entorno. 

Para no perder tiempo, ahorrar esfuerzo y evitar posibles errores en la construcción manual del inventario, utiliza los métodos con y sin Agente de InvGate Insight que te permite escanear e incorporar automáticamente los activos encontrados y su información relevante. Del mismo modo que el Network Discovery es brillante para los activos de hardware, el Agente resulta perfecto para este escenario en particular, ya que te ayuda a mapear, monitorear y detectar las licencias de software.

 

 

 

Pero el proceso continúa: una vez que tengas tu inventario operativo, incorpora tus contratos y software a la CMDB (Configuration Management Database o Base de Datos de Gestión de la Configuración) para establecer las relaciones entre ellos. Esto es particularmente importante para el software vinculado a muchos activos. 

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7. Comienza a rastrear el aspecto de tu software

Los procesos de SAM sirven para rastrear el uso de software para que sea eliminado o desplegado en otro lugar aquel no usado, lo cual es fundamental para garantizar una eficiente asignación de recursos. Junto con esto, te aseguras que estás alineado con lo acordado a nivel contractual con los proveedores para mitigar los riesgos de cumplimiento. 

La herramienta de Gestión de Activos de Software se encargará del trabajo pesado a través de la automatización, que permitirá maximizar la eficiencia y el cumplimiento, a la vez de reducir errores y ahorrar tiempo. 

El Agente de InvGate Insight recopila los datos de todos los activos donde se encuentra instalado, además de encargarse de la medición actualizada del software y de obtener información sobre su uso. De esta manera, también monitoreas la utilización de licencias y detectas cualquier desviación.

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A su vez, puedes configurar notificaciones en la herramienta a través de las Reglas de Salud para alertar a tu equipo cuando las licencias se acerquen a sus límites y permitir tomar medidas para evitar infracciones. 

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8. Capacita al personal

La eficacia de la Gestión de Activos depende de las personas que participan en ella, por lo que es fundamental que reciban la formación adecuada. 

Esto incluirá:

  • Capacitación para los usuarios finales sobre cómo solicitar el software.
  • Instrucción a los técnicos acerca de cómo instalarlo adecuadamente.
  • Formación a los profesionales de IT sobre cómo responder a las solicitudes de auditoría de los proveedores de software.

9. Promueve la mejora continua

A lo largo del tiempo debes mejorar tu práctica. Esto podría incluir la revisión de las lecciones aprendidas, los comentarios de los auditores o el estudio de marcos de mejores prácticas como ITIL, que ahora ofrece una evaluación de madurez, o COBIT.

Mejores prácticas de la Gestión de Activos de Software

La implementación de la Gestión de Activos de Software requiere un enfoque bien pensado para cuidar eficazmente dichos activos en una organización. 

A la hora de aplicar SAM, debes tener en cuenta los siguientes ítems.

Comienza por tu área de mayor exposición

No intentes hacerlo todo a la vez: identifica tu mayor riesgo, céntrate en él y empieza por ahí.

Gestiona las instalaciones de software

La instalación de software representa uno de los principales puntos de control. En ese aspecto, debes asegurarte que todos los dispositivos cuenten con software autorizado, con licencia y seguro. Bloquea aquellos aparatos corporativos para que sean gestionados por el service desk. También utiliza una Biblioteca de Medios Definitiva (DML o Definitive Media Library) para comprobar, examinar e instalar todo el software desde una fuente central y segura. 

Evita trabajar en forma aislada

Tu práctica de SAM requiere alinearse con otros procesos de IT. Como mencionamos, no sólo debe estar integrada en tu ITAM, sino también con la prestación de servicios informáticos en toda la organización.

Algunas áreas en las que la Gestión de Activos de Software colaborará son:

  • El service desk, donde todas las solicitudes de software se procesan de forma centralizada a través de un procedimiento de gestión definido.
  • La Gestión de Incidentes, para que los fallos de software puedan rastrearse y manejarse desde un único lugar.
  • La Gestión de Problemas, para garantizar que cualquier inconveniente relacionado con defectos o errores del software pueda capturarse y solucionarse de forma permanente.
  • La adquisición, para asegurar la existencia de una pista de auditoría para todo el software desde la fase de solicitud hasta su retirada y eliminación. 
  • La Gestión de la Configuración, para que la base de datos de SAM y de CMDM estén alineadas.
  • La Gestión del Catálogo de Servicios, para cerciorarse que la comunidad de usuarios finales sólo pueda solicitar software aprobado.
  • Seguridad de la información, para garantizar que el software se gestiona según la política de uso aceptable de IT.
  • Habilitación de Cambio, para asegurar que se comprenden y revisan adecuadamente los requisitos de licencia.
  • Gestión de Versiones, para que el software se instale a través de una fuente central, autorizada y segura, como un DML.

Funciones imprescindibles de las herramientas de SAM

Una solución adecuada te ayudará a que tu práctica de SAM sea más ágil y eficaz. La misma deberá tener las siguientes características:

  • Una base de datos de activos centralizada para reunir un inventario detallado de todos los activos de software, con una API o enlace a tu CMDB para trazar todo el mapa de relaciones.

  • Capacidades automatizadas de descubrimiento e inventario para identificar y realizar un seguimiento de las instalaciones de software en todo tu entorno para añadirlas a tu base de datos. Esto es importante para reducir las operaciones manuales y asegurarse de que nada se pasa por alto. 

  • Funciones de Gestión de Licencias que se alimentan del inventario de tus activos para realizar un seguimiento del estado de las licencias, el uso y el cumplimiento. Nuevamente, la automatización es tu mejor aliada. Centralizar la información relevante sobre tus activos y establecer notificaciones para alertarte te ayudará a agilizar los procesos de:

-Gestión de Versiones y Despliegues: puedes mantenerte al tanto de los cambios, el mantenimiento o las nuevas versiones de tus activos de software. Esto es clave para apoyar un enfoque proactivo de ITAM.

-Supervisión del uso del software: permite optimizar la administración de licencias, reasignando aquellas no utilizadas a donde sean necesarias.

-Soporte de cumplimiento y auditoría: posibilita conciliar los derechos de licencia con el uso real. También genera reportes de cumplimiento, lo cual garantizará que tu organización esté debidamente protegida y preparada para las auditorías.

Una herramienta de ITAM con todas estas características esenciales es InvGate Insight. A través de su función de descubrimiento de agentes y redes, puedes construir un inventario unificado de activos de IT en sólo 24 horas, incluyendo todo el software.

Por último, pero no menos importante, InvGate Insight se integra de manera nativa con InvGate Service Desk para ayudarte a combinar el poder de tus prácticas de ITAM e ITSM, asegurándote de que tus operaciones generales de IT estén coordinadas y sean eficientes.

Conclusión

La Gestión de Activos de Software es el proceso que te ayuda a gestionar, controlar y proteger tu entorno de IT. Funciona junto con HAM para conformar una estrategia integral de Gestión de Activos de IT que mantiene a las organizaciones seguras y eficientemente organizadas. 

Entre las ventajas de SAM se incluyen la optimización de los costos, un soporte y mantenimiento de software más eficaces y la mitigación de riesgos. Pero es prácticamente imposible sacarle el máximo partido sin la herramienta ITAM adecuada. Ésta debe tener varias características clave, como la detección automatizada y las capacidades de inventario, así como la automatización del uso y la asignación de licencias, y el cumplimiento normativo.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona la Gestión de Activos de Software? 

Funciona gestionando tu software y aplicaciones para que la organización cuente con las licencias adecuadas y sólo se despliegue aquel que esté autorizado y sea seguro.

¿Cómo redactar una política eficaz de SAM? 

Evita trabajar de forma aislada: involucra a otros equipos, por ejemplo, los de seguridad de la información y el service desk, para que sea compatible con otras políticas de IT que ya existan en tu organización.

¿Qué hace la Gestión de Activos de Software? 

Gestiona, controla y protege el estado del software informático.

¿Qué es un especialista en SAM? 

Es la persona responsable del funcionamiento diario de tu práctica de SAM.

¿Qué habilidades se requieren para la Gestión de Activos de Software? 

Entre las aptitudes importantes se incluyen la orientación al detalle, la comprensión de las complejidades de las licencias y la capacidad de colaborar eficazmente con otros equipos.

¿La Gestión de Activos de Software forma parte de ITIL? 

Sí. SAM forma parte de la Gestión de Activos.

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