Las 8 mejores herramientas de automatización de RR HH

Si destinas demasiado tiempo para actualizar hojas de cálculo, enviar recordatorios o repetir siempre los mismos pasos durante el onboarding, probablemente sea el momento de adquirir una solución de automatización para Recursos Humanos (RR HH).

La mayoría de las plataformas actuales están diseñadas para simplificar tareas específicas, como aprobar permisos, realizar un seguimiento de los candidatos o mandar documentos para su firma. Otras dan un paso más allá al facilitar la colaboración entre los sectores de Recursos Humanos, IT o Finanzas dentro del mismo software.

Esta guía desglosa algunas de las herramientas de automatización de RR HH más populares del mercado para que obtengas una idea clara acerca de qué hace cada una, para quién es más adecuada y cómo satisfacen diferentes necesidades del área, como la contratación, los salarios, la gestión de los empleados o el cumplimiento normativo.

TL;DR

A continuación, presentamos una breve descripción general de las soluciones que profundizaremos con más detalle más adelante. Cada una de ellas contribuye a la automatización de RR HH de una manera diferente, desde la agilización de la incorporación del personal hasta la simplificación de la liquidación de sueldos o la conexión con IT.

Aquí, el resumen de las herramientas de automatización de RR HH:

• InvGate Service Management: ideal para organizaciones que aspiran al trabajo conjunto entre Recursos Humanos, IT, Instalaciones y Finanzas a través de una plataforma compartida. Entre sus funciones, figuran el sistema de tickets, los flujos de trabajo de automatización y la Gestión de Activos con procesos integrados de RR HH.
  
  
• Workday: suite de Gestión del Capital Humano (HCM - Human Capital Management) de nivel empresarial con automatización para la liquidación de sueldos globales, la planificación del staff y el cumplimiento normativo. Conocida por su profundidad y análisis, es adecuada para grandes empresas con estructuras complejas de RR HH.
  
  
• BambooHR: el Sistema de Información para Recursos Humanos (HRIS - Human Resources Information System) es fácil de usar para las pequeñas y medianas compañías, pero es limitado en materia de liquidación de sueldos (a menos que se utilicen complementos). En cuanto a sus capacidades, proporciona automatización de las solicitudes de vacaciones, del onboarding y de las evaluaciones de rendimiento. 
  
  
• Deel: diseñado para la incorporación internacional de personal y la gestión de contratistas, automatiza el manejo de los salarios globales, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la documentación, por lo cual resulta perfecto para equipos distribuidos que reclutan empleados en varios países.
  
  
• Zoho People: sistema modular, parte de la suite de Zoho más amplia, que brinda automatización básica del flujo de trabajo para la asistencia, las vacaciones, el onboarding y mucho más, siendo indicado para las pequeñas compañías que administran procesos sencillos.
  
  
• Recruitee: herramienta colaborativa de seguimiento de candidatos (ATS - applicant tracking system) centrada en los flujos de trabajo de contratación. En cuanto a sus tareas, ofrece automatización para la publicación de ofertas de empleo, procedimientos de selección de candidatos y respuestas por correo electrónico. Pero no cubre las necesidades de RR HH posteriores a la incorporación.
  
  
• Rippling: automatiza el onboarding en materia de sueldos, prestaciones, acceso a aplicaciones y aprovisionamiento de dispositivos.
  
  
• HiBob: moderna plataforma de Recursos Humanos diseñada en torno a la experiencia de las personas. Entre sus propuestas figuran la automatización de la incorporación, los cambios de funciones y los flujos de trabajo de retroalimentación. Es ideal para empresas medianas que valoran el compromiso de los empleados.

¿Qué es el software de automatización de RR HH?

El software de automatización de RR HH ayuda a los equipos a reducir el trabajo manual repetitivo mediante el uso de flujos de trabajo, reglas y desencadenantes para gestionar los procesos cotidianos. Este puede incluir desde programar entrevistas y recopilar documentos hasta enviar checklists en los procedimientos de incorporación de empleados o actualizar los registros de los sueldos después de un ascenso.

En lugar de depender de correos electrónicos u hojas de cálculo, estas herramientas de automatización de RR HH se encargan de esas tareas tras bastidores. Algunas ofrecen funciones muy específicas, como el seguimiento de los candidatos o la aprobación de ciertos permisos; otras forman parte de un conjunto más amplio y conectan a Recursos Humanos con el resto de los departamentos, como IT o Finanzas, para que los profesionales trabajen juntos en procesos como el onboarding o el offboarding.

No existe una solución única para todos. La plataforma adecuada depende de las actividades que necesites automatizar: contratación, sueldos, cumplimiento normativo, provisión de activos o una combinación de todo ello.

Las herramientas de automatización de RR HH más destacadas del mercado

2. Workday

Basada en la nube, Workday es una suite de HCM utilizada principalmente por las medianas y grandes empresas. Entre sus funciones destacan la planificación del staff, los sueldos, la gestión del talento y la formación. Además, es conocida especialmente por la automatización de los procesos financieros de RR HH y el análisis predictivo de las tendencias de los empleados.

Características

• Marco de procesos empresariales para automatizar las aprobaciones, los traspasos de tareas y los flujos de trabajo de cumplimiento normativo.
• Descripciones de puestos laborales y herramientas de clasificación de candidatos basadas en IA.
• Seguimiento automatizado de las vacaciones y los permisos integrado con los sueldos.
• Tableros dinámicos para mostrar las tendencias en materia de contratación, rotación y compromiso.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Automatización profunda para las grandes organizaciones que gestionan operaciones de RR HH globales y complejas.
• Combinación de los datos financieros con los del personal para una mejor planificación.

Desventajas:

• Altos costos de implementación y suscripción.
• Configuración con asistencia especializada.

Precios

No se divulgan públicamente. Normalmente se vende a través de contratos empresariales.

Opiniones y valoraciones de los usuarios

• Puntaje de Gartner: 4,5-5.

Si bien es elogiado por su valor a largo plazo en entornos empresariales, las opiniones son dispares con respecto a su facilidad de uso, siendo intuitivo para los directivos, pero complejo para los administradores de RR HH. Sin embargo, el rendimiento mejora una vez configurado por completo.

Así lo manifiesta un usuario:

“Una herramienta sólida para gestionar todas las tareas de RR HH. Muy fácil de navegar, ya que todo está en un solo lugar. Esto me ayuda a mantenerme organizado. Si bien puede costar un poco acostumbrarse, en general simplifica mucho la gestión.”

Opinión de un usuario de Gartner, asociado de Seguridad y Riesgos de IT

3. BambooHR

Diseñado para pequeñas y medianas empresas, BambooHR es un HRIS basado en la nube, conocido por su interfaz limpia y su simplicidad, que se centra en las necesidades básicas de RR HH, como el onboarding, el seguimiento de las vacaciones y la gestión del rendimiento.

Características

• Flujos de trabajo personalizados para la configuración de nuevas contrataciones, bajas y cambios internos.
• Autoservicio para las solicitudes de vacaciones con ruta de aprobación automatizada.
• Checklist de onboarding que se activa automáticamente por fecha de contratación.
• Ciclos de revisión del rendimiento con recordatorios por correo electrónico y seguimiento del progreso.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Rápido de configurar y fácil de aprender.
• Buen equilibrio entre características y asequibilidad para las Pymes.

Desventajas:

• Automatización de los sueldos y las prestaciones limitada o mediante la subcontratación de terceros.
• No es aconsejable para equipos globales o entornos de cumplimiento normativo complejos.

Precios

Las tarifas se basan en presupuestos, pero las estimaciones la sitúan en torno a los US$ 6-8 por empleado al mes. Los módulos opcionales para ATS y rendimiento se cobran por separado.

Opiniones y valoraciones de los usuarios

• Puntaje de Gartner: 4,3-5.

Los usuarios suelen mencionar la interfaz accesible, útil servicio de asistencia, fácil onboarding y seguimiento del tiempo. Sin embargo, algunos manifiestan que los informes son demasiado básicos.

“Necesitábamos una plataforma de HRIS que nos ayudara a gestionar el onboarding y el offboarding, las vacaciones, las bajas por enfermedad, etc. Esta fue una gran solución para nuestro pequeño equipo de RR HH. Además, creció con nosotros que alcanzamos los 500 empleados en varias regiones.”

Opinión de un usuario de Gartner, director de Servicios de IT

4. Deel

Otra de las herramientas de automatización de RR HH es Deel, que se centra en la contratación internacional y la gestión de contratistas. Basada en la nube, es elegida especialmente por empresas remotas o distribuidas para automatizar el cumplimiento normativo, los pagos y la documentación.

Características

• Generación automatizada de contratos sustentada en la legislación laboral local.
• Automatización global de los sueldos con cumplimiento de impuestos y prestaciones del lugar.
• Flujos de trabajo de firma electrónica para acuerdos de confidencialidad y de propiedad intelectual, así como documentos de contratación.
• Tableros en tiempo real para la gestión en varios países y con diversas divisas.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Extremadamente útil para equipos globales o empresas que se expanden rápidamente a nivel internacional.
• Simplifica el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la conversión de divisas.

Desventajas:

• No es un HRIS completo, ya que carece de herramientas de gestión del rendimiento o de compromiso.
• El precio aumenta rápidamente con el volumen o los servicios añadidos.

Precios

A partir de US$ 49 al mes por contratista. Los servicios completos de empleado registrado (EOR - employee-of-record) y sueldos tienen tarifas más altas, específicas para cada ubicación.

Opiniones y valoraciones de los usuarios

• Puntaje de Gartner: 4,5-5 (Gestión de Prestaciones) 4,7-5 (soluciones de sueldos).

Apreciado por la automatización del cumplimiento normativo y la fiabilidad de los pagos, aunque algunos usuarios consideran que la interfaz es menos personalizable y que los informes podrían ser más detallados.

“Deel simplifica todo lo que, de otro modo, dificultaría la contratación de personal en más de una docena de países, desde los contratos hasta los sueldos. Mi equipo tiene la tranquilidad de saber que recibirá su salario sin sorpresas gracias a esta solución.”

Opinión de un usuario de Gartner, GM Nuevos Productos

5. Zoho People

Zoho People es un HRIS para pequeñas y medianas empresas, orientado a las operaciones básicas de Recursos Humanos, siendo utilizado mayormente por equipos que desean una automatización básica sin invertir en plataformas completas de HCM. La solución forma parte del paquete más amplio de Zoho.

Características

• Flujos de aprobación basados en reglas para el otorgamiento de las vacaciones, la asistencia y la programación de turnos.
• Flujos de trabajo de onboarding que asignan tareas a RR HH, IT y gerencia.
• Alertas y correos electrónicos automatizados para la caducidad de los documentos, los períodos de prueba, etc.
• Formularios y activadores personalizados para gestionar las solicitudes internas.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Modular y económico.
• Fuerte integración con el resto del ecosistema de Zoho (CRM, Finanzas, etc.).

Desventajas:

• Escalabilidad limitada.
• Interfaz de usuario poco clara e informes acotados en comparación con la competencia.

Precios

A partir de US$ 1,25/empleado/mes. La mayoría de las empresas utilizan los niveles de US$ 2,50 o US$ 3,50 para desbloquear funciones como los flujos de trabajo y la automatización.

Opiniones y valoraciones de los usuarios

• Puntaje de Gartner: 4,4-5.

Las personas elogian su asequibilidad y flexibilidad para equipos pequeños. Sin embargo, algunas plantean cuestiones relacionadas con la complejidad de la interfaz y la atención al cliente.

“Solución de Gestión del Capital Humano rentable y escalable, ideal para empresas en crecimiento con hasta 1.000 empleados. Ofrece conexiones esenciales de RR HH, como la administración de los trabajadores, el seguimiento de la asistencia, la evaluación del rendimiento y el abordaje del aprendizaje, con su perfecta integración en el ecosistema de Zoho.”

Opinión de un usuario de Gartner, gerente de Atención al Cliente

6. Recruitee

Por su parte, Recruitee es un ATS diseñado para agilizar los procesos de contratación. Si bien no funciona como un HRIS completo, automatiza gran parte del ciclo de vida inicial de esa instancia.

Características

• Publicación automatizada de ofertas de empleo en múltiples bolsas de trabajo.
• Flujos de trabajo de los candidatos con transiciones automáticas entre etapas.
• Automatización del correo electrónico para invitaciones a entrevistas, rechazos y seguimientos.
• Asignación de tareas al equipo durante la contratación.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Ideal para equipos de contratación colaborativos.
• Flujos de trabajo y evaluaciones personalizadas.

Desventajas:

• No sirve para la gestión de RR HH posterior a la contratación.
• Requiere la integración con sistemas de HCM completos para una automatización más amplia de Recursos Humanos.

Precios

A partir de US$ 269/mes para el plan “Launch” (10 puestos activos). Las tarifas por niveles aumentan con el número de puestos y usuarios.

Opiniones y valoraciones de los usuarios

• Puntaje de Gartner: 4,2-5.

En general, recibe buenas críticas por su interfaz, flujo de trabajo de reclutamiento, herramientas de coordinación de entrevistas y proceso de selección de candidatos mediante arrastrar y soltar.

“Es un ATS estupendo, con muchas funciones y un rápido desarrollo. Sería genial que mejoren el análisis de las solicitudes y los CVs, así como las herramientas de evaluación con IA.”

Opinión de un usuario de Gartner, director de Adquisición de Talento

7. Rippling

Ideal para las empresas que buscan vincular los datos de los empleados con los controles de la tecnología, Rippling combina el HRIS con las operaciones de IT, permitiendo a los equipos de RR HH automatizar no solo los procesos relacionados con el personal, sino también la gestión de dispositivos y el acceso a las aplicaciones. 

Características

• Onboarding automatizado que activa la configuración de los sueldos, la inscripción en las prestaciones y el suministro de laptops.
• Flujos de trabajo personalizados para ascensos, aumentos salariales y cambios de equipo.
• Aplicación de políticas mediante reglas automatizadas vinculadas al puesto, la ubicación o al departamento.
• Automatización del acceso a aplicaciones como Slack, Zoom o Google Workspace.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Fuerte conexión entre los datos de RR HH y los sistemas de IT.
• Útil para empresas que crecen rápidamente y contratan trabajadores remotos.

Desventajas:

• Caro con los complementos.
• Excesivo para empresas que no necesitan integraciones de IT.

Precios

A partir de US$ 8 por empleado/mes para el sistema básico de RR HH. Cada módulo (sueldos, IT, prestaciones, etc.) tiene una tarifa independiente.

Opiniones y valoraciones de los usuarios

• Puntaje de Gartner: 4,9/5.

Si bien es muy bien valorado por su automatización y facilidad de uso, se registran quejas sobre la complejidad de los precios y los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente. Por caso:

“Como gerente, Rippling me parece intuitivo y fácil de navegar. Lo utilizo para aprobar permisos, solicitar nuevas contrataciones, navegar por el organigrama, etc. También es fácil pasar de la cuenta administrativa a la personal y viceversa.”

Opinión de un usuario de Gartner, gerente de Operaciones

8. HiBob

Dirigida a medianas empresas que priorizan el compromiso de los trabajadores, la cultura y la personalización, HiBob (también conocida como “Bob”) es otra de las herramientas de automatización de RR HH centrada en la experiencia de los empleados y la flexibilidad organizacional.

Características

• Flujos de onboarding personalizados en función del departamento, la ubicación o la antigüedad.

• Encuestas automatizadas y evaluación del compromiso.

• Flujos de trabajo de cambio de funciones para ascensos, modificaciones de los equipos o actualizaciones de los gerentes.
  
  
• Flujos de trabajo de permisos y documentos con cadenas de aprobación personalizadas.

Ventajas y desventajas

Ventajas:

• Ideal para equipos de RR HH centrados en la cultura y la experiencia.
• Potentes funciones de personalización y branding.

Desventajas:

• Carece de gestión integrada de sueldos y formación.
• Informes limitados para los usuarios que manejan grandes cantidades de datos.

Precios

Las tarifas son personalizadas en base al tamaño de la empresa.

Opiniones y valoraciones de los usuarios 

• Puntaje de Gartner: 4,6-5.

Muy bien valorado por su diseño, personalización y onboarding. Sin embargo, algunos señalan limitaciones en la profundidad de los análisis y la falta de gestión integrada de los sueldos.

“Nos pasamos a HiBob y nos resultó muy útil para mejorar nuestra capacidad de generar reportes de personal/sueldos, realizar un seguimiento del rendimiento y llevar a cabo encuestas en toda la empresa. Nos gusta en especial que automatizamos las revisiones mensuales de la performance, ya que ahorramos horas de reuniones fuera de la planta de ventas para poder tener conversaciones más productivas entre los directivos y los empleados.”

Opinión de un usuario de Gartner, director de RR HH

¿Cómo elegir un software de automatización de Recursos Humanos?

Para empezar, analiza tus procesos actuales de RR HH de modo de detectar dónde suelen producirse los retrasos o los pasos adicionales. Por ejemplo, si los nuevos empleados tienen que esperar para acceder al departamento de IT, una herramienta que conecte Recursos Humanos con otras áreas podría ser más adecuada que una centrada exclusivamente en documentos y formularios.

También es útil tener en cuenta cómo trabaja el equipo de RR HH:

• ¿Necesita una fuerte integración con plataformas de sueldos o prestaciones?
• ¿Los profesionales desempeñan sus tareas de forma remota o están repartidos por diferentes países?
• ¿Participarán en estos procesos departamentos ajenos a Recursos Humanos?

Algunas plataformas son más fáciles de configurar y se adaptan mejor a equipos pequeños. Mientras que otras están diseñadas para grandes organizaciones con un cumplimiento normativo estricto o flujos de trabajo complejos. En cualquier caso, verifica que la solución sea capaz de escalar o adaptarse sin obligarte a realizar una migración completa en el futuro.

Y, por último, comprueba cuánto soporte y configuración necesitarás al inicio. Un software puede ser potente, pero si demora meses en ponerse en marcha, no es la adecuada para tu equipo.

Conclusión

La automatización del área de Recursos Humanos no solo consiste en ahorrar tiempo, sino también en garantizar la coherencia. Tanto si gestionas nuevas contrataciones, renovaciones de contratos o traslados internos, un sistema que mantenga el proceso bajo control significa menos retrasos y confusión para todos los involucrados.

En cuanto a las herramientas de automatización de RR HH, hay muchas en el mercado, pero lo que funciona para una empresa puede no tener sentido para otra. Por eso es útil examinar detenidamente qué ofrece cada una, cómo gestiona el tipo de tareas que deseas automatizar y cuál es la configuración y el soporte técnico.