A la hora de gestionar el hardware y el software de tu organización, el etiquetado de activos IT actúa como punto de partida al garantizar que todo esté correctamente identificado y sea fácil de rastrear. Así se evitan registros de inventario inexactos, pérdidas no anotadas o dispositivos infrautilizados.
Esta práctica proporciona un enfoque sistemático para taggear y reconocer los activos con el fin de acceder fácilmente a la información relevante a lo largo de todo su ciclo de vida.
En este artículo, vamos a explorar acerca del etiquetado de activos IT, los distintos tipos de tags y qué datos incluir. También brindaremos una guía práctica para saber cómo etiquetar de manera efectiva y la forma de hacerlo en InvGate Asset Management.
Comencemos.
¿Qué es el etiquetado de activos IT?
El etiquetado de activos IT se refiere a la práctica de marcar los activos informáticos con identificadores únicos que contienen información relevante sobre cada uno de ellos.
Este procedimiento desempeña un papel crucial en el establecimiento de una estrategia de Gestión de Activos de IT (ITAM) bien organizada y eficiente, al simplificar las siguientes prácticas: identificación, seguimiento y manejo de los activos. En este sentido, contribuye a mejorar la eficacia operativa y la optimización de los costos.
Principalmente, existen dos tipos de etiquetas:
- Etiquetas físicas: fijadas al activo, que contienen información relevante -nombre, número de serie y de inventario, código QR o de barras- que permite reconocer y recuperar los datos relacionados con dicho hardware o software.
- Etiquetas digitales: integradas en tu solución de ITAM, pueden asignarse a activos que entran dentro de determinadas categorías o condiciones. Facilitan su seguimiento, simplifican la gestión del inventario y promueven procesos eficientes de mantenimiento y asistencia.
¿Por qué es importante el etiquetado de activos IT?
Para comprender la importancia del etiquetado de activos IT, debemos remontarnos a los fundamentos de ITAM. Básicamente, al emplear tags únicos en los software y los hardware, los identificarás de forma rápida, fácil y eficaz.
Las etiquetas bien diseñadas también ofrecen información clara y concisa sobre el activo, que facilita a los empleados su lectura. Esto agiliza tareas como la notificación de incidentes, la solicitud de mantenimiento o la realización de auditorías, ahorrando tiempo y reduciendo errores del proceso.
Además, se alinea con una ITAM proactiva, ya que la información disponible les permite a los agentes planificar las actualizaciones de hardware y software, garantizar el cumplimiento de las licencias, gestionar los calendarios de mantenimiento y optimizar la asignación de recursos.
Como contrapartida, los dispositivos etiquetados pueden convertirse en objetivos atractivos para el robo o el acceso no autorizado. Por lo tanto, debes aplicar medidas de seguridad adicionales y establecer políticas y directrices claras para mitigar estos riesgos y proteger los datos confidenciales.
4 beneficios de taggear los activos
Como parte de tu estrategia de ITAM, el etiquetado de activos IT ofrece varios beneficios:
- Mejora la organización: porque permite hacer un seguimiento rápido y eficiente de los activos, minimizando el riesgo de pérdida o extravío, y garantizando un mejor control de toda la infraestructura IT.
- Ofrece información más precisa: agiliza tareas como la Gestión de Inventarios, las auditorías y el mantenimiento.
- Brinda una Gestión Completa del Ciclo de Vida de los Activos de IT: posibilita el rastreo de sus datos, desde su adquisición, despliegue, utilización y mantenimiento, hasta su retirada. Con esta información, las organizaciones toman mejores decisiones sobre su sustitución, actualizaciones y programas de mantenimiento, así como para aplicar protocolos en las distintas fases de su existencia.
- Da lugar a visibilidad optimizada y reportes precisos: un panorama claro sobre la utilización de los activos, el historial de mantenimiento y el cumplimiento de las normativas.
Recuerda que el etiquetado de activos IT puede realizarse físicamente o en entornos digitales. En las siguientes secciones, profundizaremos en las consideraciones específicas y las mejores prácticas de cada método.
¿Cómo etiquetar físicamente los activos informáticos?
El etiquetado físico de los activos de hardware constituye una parte fundamental de la Gestión del Inventario de Hardware. Consiste en colocar tags de identificación en cada uno de dichos dispositivos.
Es posible hacerlo con InvGate Asset Management. Veamos los diferentes tipos de etiquetas que se pueden utilizar en los activos de hardware:
- Códigos QR o de barras bidimensionales: capaces de almacenar grandes cantidades de información. Se escanean fácilmente con smartphones o dispositivos especiales para acceder a los detalles de los activos.
- Códigos de barras: son líneas verticales de ancho variable que representan datos, normalmente codificados con números. Se necesitan escáneres de códigos de barras para leer y decodificar la información.
- Etiquetas RFID (radio frequency identification): utilizan ondas de radio para transmitir datos de forma inalámbrica. Se suelen usar para el seguimiento de los activos en entornos a gran escala, ya que los lectores RFID son capaces de capturar información de varias etiquetas simultáneamente.
Al etiquetar activos de hardware, es necesario incluir el nombre o denominación del inventario, que debe contener el tipo de activo y un número distintivo, la etiqueta del código y cualquier otro detalle pertinente que ayude a identificarlo y rastrearlo.
Aunque las etiquetas físicas suelen crearse con herramientas de terceros, InvGate Asset Management permite generar códigos QR directamente desde tu instancia. De esta manera, accedes a los perfiles de los activos apenas los escaneas, lo que te da la posibilidad de realizar diversas acciones, como cambiar su estado, actualizar sus datos o crear un ticket relacionado a través de la integración con InvGate Service Management.
¿Cómo etiquetar digitalmente los activos informáticos?
El etiquetado digital de los activos IT está orientado a gestionar el software, adjuntándoles tags digitales (o metadatos).
Las más comunes para utilizar en InvGate Asset Management son:
- Categorías: los activos pueden etiquetarse en función de las clasificaciones establecidas por la organización. Suelen ser estáticas, como software de productividad, herramientas de diseño, aplicaciones de comunicación, ubicación o antigüedad del hardware. En cualquier caso, ayuda a organizarlos y agruparlos para una mejor visibilidad y gestión.
- Información sobre licencias: sirven para indicar el estado de las licencias (si la tienen o no, si son versiones de prueba, o si caducaron). Incluso es posible automatizar las notificaciones para recibir una alerta cuando está a punto de vencer. Obviamente que esto resulta útil para la Gestión de Licencias.
- Uso o departamento: es ideal para el seguimiento del reparto de software dentro de una organización. Permite una mejor asignación de recursos y optimización de los costos.
- Versión o lanzamiento: es útil para la Gestión de Software, incluida la gestión de actualizaciones y parches.
Aunque las etiquetas digitales se relacionan principalmente con activos de software, no significa que no se puedan utilizar también en hardware. De hecho, InvGate Asset Management permite ambas opciones. Además, ofrece la posibilidad de convertir cualquier tag en una Smart Tag para que, una vez diseñadas sus condiciones, se asigne automáticamente a los CIs que las cumplan, proporcionando visibilidad de los activos en tiempo real.
Mejores prácticas del etiquetado de activos IT
La implementación de las mejores prácticas para el etiquetado de activos IT garantiza la correcta identificación de tus CIs y ahorra mucho tiempo a los agentes. Así que, antes de comenzar, toma en cuenta los siguientes consejos:
- Utiliza una única plataforma de ITAM: centraliza el etiquetado y la gestión de activos en una solución para mejorar las operaciones y aumentar el retorno de la inversión (ROI). Dicha plataforma debe ofrecer funciones determinadas, como escaneo automatizado, rastreo de activos digitales y generación de reportes para conocer el desempeño general (por supuesto, todas estas tareas son realizadas por InvGate Asset Management).
- Define normas coherentes de etiquetado: crea directrices claras para diseñar los tags, precisando la información que deben incluir y su colocación para garantizar la uniformidad y la facilidad de interpretación. Si bien esto puede variar con cada tipo de activo, las etiquetas suelen reunir datos, como nombre, número de serie, propietario, ubicación y fecha de compra, entre otros detalles pertinentes.
- Genera identificadores únicos: utiliza una combinación exclusiva de caracteres alfanuméricos, marcas y un código QR para cada activo a fin de evitar confusiones en las etiquetas físicas (InvGate Asset Management lo hace por ti). En el caso de las digitales, es posible nombrarlas y asignarles un color para diferenciarlas mejor.
- Realiza auditorías periódicas internas: ayudan a verificar la exactitud de la información de los activos y la integridad de las etiquetas. Los reportes y paneles de InvGate Asset Management son ideales para identificar cualquier tag inapropiado o extraviado y garantizar que el registro del hardware y el software se mantenga actualizado.
- Implementa medidas de seguridad: mantén un equilibrio entre la visibilidad de los activos y las acciones de seguridad para evitar incluir información sensible en las etiquetas que suponga un riesgo. Así que aplica medidas adicionales para protegerlos de robos o accesos no autorizados.
Resumen
El etiquetado de activos IT preciso es una forma de simplificar y organizar el seguimiento de los activos, asegurándose de que todo está correctamente identificado y es fácil de localizar y acceder. Funciona como punto de partida en tus procesos de ITAM para gestionar tus dispositivos y el software a lo largo de todo su ciclo de vida.
Es posible ejecutarlo tanto con etiquetas tanto físicas como digitales, en función de los activos y la información que necesites conocer.
Para comenzar a implementar el etiquetado de activos IT, solicita la prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management. Y no te preocupes por perder ningún dato, ¡ya que luego puedes convertirlo en tu instancia de trabajo!
Preguntas frecuentes
¿Cómo es un ejemplo de etiquetado de activos IT?
Un ejemplo de etiquetado de activos IT es colocar una etiqueta de código de barras en una PC o una etiqueta RFID en un servidor para facilitar su identificación y seguimiento.
¿Qué activos deben etiquetarse?
En general, hay que etiquetar tanto el software como el hardware. Esto incluye computadoras, servidores, dispositivos móviles, aplicaciones y otros componentes de la infraestructura IT.
¿Qué debe contener un registro de activos IT?
Un registro de activos IT debe contener información esencial sobre cada activo, como nombre, identificador único, descripción, propietario, ubicación, fecha de compra, detalles de la garantía y cualquier otro dato relevante sobre licencias o mantenimiento.
¿Cómo se etiqueta una computadora?
Para taggear una computadora, puedes pegar una etiqueta física o adhesiva que contenga un código de barras o un QR, que debe incluir información esencial como nombre, número de serie y cualquier otro dato relevante.
¿En qué consiste el proceso de etiquetado?
El proceso de etiquetado consiste en asignar a los activos etiquetas de identificación únicas, como códigos de barras, QR o etiquetas RFID. Éstas se asocian a la información pertinente de los activos en un sistema de Gestión de Activos, lo que facilita su identificación, seguimiento y manejo.
