El etiquetado de activos IT es el proceso de asignar un identificador único (una etiqueta física o digital) a los recursos para su rastreo, gestión y auditoría a lo largo de su ciclo de vida. Sin este procedimiento, el seguimiento de esos bienes en entornos distribuidos se vuelve propenso a errores, pérdidas y a dificultades en esas instancias evaluatorias.
Dicha práctica se aplica a los recursos tecnológicos (laptops, servidores, monitores, periféricos, equipos de red), con la ventaja añadida de vincular cada etiqueta física a un registro digital detallado dentro de un software de Gestión de Activos de IT (ITAM).
Si bien el etiquetado también se puede llevar adelante con cualquier tipo de activo de una organización, como mobiliario de oficina, vehículos, aparatos médicos y maquinaria industrial, lo cierto es que aporta mayor valor operativo es en los ecosistemas informáticos, donde los dispositivos suelen pasar de un usuario a otro, las localizaciones cambian sin previo aviso y los requisitos de auditoría resultan constantes.
En el presente artículo abordamos los tipos de etiquetas disponibles y cómo elegir la más adecuada para cada entorno, realizamos un análisis específico sobre el etiquetado de computadoras de escritorio y laptops, y desplegamos las prácticas recomendadas que garantizan el éxito de un plan de este tipo.
Puntos clave
- El etiquetado de activos es el proceso de asignar identificadores únicos -código de barra, QR (respuesta rápida), Radiofrecuencia (RFID - Radio-Frequency Identification), Comunicación de Campo Cercano (NFC - Near Field Communication)- a cada recurso para realizar un seguimiento a lo largo de su ciclo de vida.
- Los tipos de etiquetas varían según el ecosistema: los códigos QR son los más adecuados para los equipos de oficina, mientras que la RFID es ideal para los centros de datos, y los GPS (Global Positioning System o Sistema de Posicionamiento Global) para los activos móviles.
- En el caso de las laptops y las computadoras de escritorio, una etiqueta debe incluir, como mínimo, el número de serie, el usuario asignado, la ubicación y el estado de la garantía.
- Las mejores prácticas definen qué recursos merece la pena etiquetar y qué datos recopilar antes de su impresión.
- Con InvGate Asset Management es posible generar códigos QR de forma masiva, añadir campos personalizados y crear un inventario completo desde el primer día.
¿Qué son las etiquetas de los activos?
Una etiqueta del activo (física o digital) identifica de forma única a un recurso y lo vincula a un registro en un sistema de gestión. Así, al escanearla, se obtiene una visión completa de ese bien sobre quién es su propietario, dónde se encuentra, en qué estado está y cuál es su historial.
En este aspecto el concepto es amplio, ya que cualquier organización que cuente con activos físicos (hospitales con equipo médico, colegios con dispositivos en las aulas, depósitos con inventarios) pueden implementar un plan de etiquetado. La lógica básica siempre es la misma: una etiqueta, un activo, un registro.
El etiquetado de activos IT representa un subtipo de esa práctica, centrada específicamente en los recursos tecnológicos. En ITAM se considera una iniciativa fundamental, porque facilita el seguimiento del hardware y otros bienes informáticos evitando el caos que implicaría no tener un método de este tipo, sobre todo ante un staff distribuido. Con las etiquetas, cada dispositivo cuenta con un identificador único vinculado a un perfil digital estructurado que acompaña al activo a lo largo de todo su ciclo de vida.
La diferencia resulta significativa a la hora de realizar una auditoría: sin una etiqueta, el rastreo requiere una laboriosa búsqueda manual por número de serie, placa de identificación o ubicación; que además es propensa a errores.
En cambio, gracias a la etiqueta, un técnico puede escanear el activo y aparece de inmediato el registro correcto.
Tipos de etiquetas para los activos
La elección del tipo de etiqueta depende del entorno, el alcance de lectura, el presupuesto y de cómo se utilizarán los datos en el día a día. A continuación detallamos las cinco opciones más comunes.
Códigos de barras
Los códigos de barras constituyen identificadores unidimensionales (1D) que codifican el identificador de un activo como una serie de líneas paralelas. Su producción es económica, resultan fáciles de imprimir in situ y son compatibles con la mayoría de las plataformas de Gestión de Activos. Su principal limitación es que requieren una línea de visión directa, además de una etiqueta limpia y en buen estado para poder escanearlas de forma confiable.
Ideales para entornos de oficina y depósitos con activos fijos, donde las condiciones de escaneo son predecibles y controladas; los códigos de barras funcionan para necesidades sencillas de identificación, pero se quedan cortas cuando se requiere un acceso a información más detallada y sin un escáner específico.
Códigos QR
Los códigos QR son identificadores bidimensionales (2D) capaces de almacenar una cantidad de datos significativamente mayor que los de barras estándar. Además, es posible usar cualquier smartphone para el escaneo, lo cual facilita su implementación en todos los equipos y sin tener que invertir en hardware adicional.
Para el etiquetado de activos IT, ofrecen el mejor equilibrio entre simplicidad, visibilidad y usabilidad, siendo el tipo de etiqueta más habitual para laptops, computadoras de escritorio y periféricos.
En estos casos, InvGate Asset Management genera códigos QR de forma individual o masiva, que se pueden escanear desde la aplicación móvil, abriéndose el perfil completo del activo en tiempo real. También son dinámicos: cuando se actualiza el registro en el sistema, esa nueva información está disponible al instante.
Etiquetas RFID
Las etiquetas RFID contienen un microchip y una antena que transmiten datos a un lector mediante ondas de radio. A diferencia de los códigos de barras y los QR, no requieren línea de visión, por lo cual se leen a distancia, en algunos casos a varios metros.
De ellas existen dos variantes: pasivas (sin fuente de alimentación interna, con un alcance más corto) y activas (alimentadas por batería, con un alcance mayor). La tecnología RFID se utiliza ampliamente en centros de datos y entornos industriales de gran volumen, donde los equipos pueden encontrarse en lugares reducidos u obstruidos, en tanto la velocidad de lectura masiva resulta más relevante que el costo por etiqueta.
Etiquetas NFC
Las etiquetas NFC representan una variante de corto alcance de la tecnología RFID, diseñadas para ser leídas a pocos centímetros de distancia. La mayoría de los smartphones modernos las leen de forma nativa, siendo útiles para los flujos de trabajo de mantenimiento donde los técnicos necesitan confirmar la presencia física de un activo específico antes de registrar la tarea.
Su alcance de lectura acotado es, de hecho, una ventaja en algunos entornos, ya que obliga al técnico a situarse directamente junto al activo. Esto reduce el riesgo de registro de la actividad en el dispositivo equivocado durante las auditorías o las rondas de mantenimiento.
Rastreadores GPS
Los rastreadores GPS utilizan el posicionamiento por satélite para informar la ubicación en tiempo real de los activos móviles, como vehículos, montacargas, generadores y equipos portátiles.
A diferencia de las etiquetas pasivas, estos dispositivos requieren alimentación y conectividad móvil o por satélite para transmitir los datos, siendo adecuados cuando el requisito principal es saber dónde se encuentra un activo en movimiento en un momento dado.
Para entornos típicos de oficinas de IT (donde los activos permanecen dentro de un edificio y solo se desplazan entre escritorios y usuarios), los códigos de barras y QR representan la opción más práctica.
En cambio, el seguimiento por GPS resulta útil para las laptops asignadas a trabajadores remotos o en régimen híbrido porque suelen salir de la oficina. Entonces ayudan a las organizaciones a mantener la visibilidad y mejorar las posibilidades de recuperación en caso de pérdida o robo.
Etiquetas para computadoras de escritorio y laptops
Las computadoras de escritorio y las laptop representan la categoría con mayor prioridad a la hora de realizar el etiquetado de activos IT. Las razones resultan claras: tienen un alto valor, una alta rotación entre los usuarios y son muy móviles. Así, un dispositivo que se traslada de la oficina al domicilio de un empleado que trabaja a distancia y vuelve sin una etiqueta se vuelve invisible para el equipo de Tecnología.
Un óptimo seguimiento del hardware comienza en la fase del etiquetado: cuando llega un nuevo aparato, el objetivo es crear un registro completo y escaneable antes de la asignación al usuario final.
¿Qué datos debe incluir la etiqueta de una computadora?
Como mínimo, la etiqueta de una computadora tiene que estar vinculada a un registro que contenga:
- Número único interno.
- Tipo y modelo.
- Número de serie del fabricante.
- Usuario asignado.
- Ubicación física.
- Fecha de compra.
- Estado y vencimiento de la garantía.
Cabe aclarar que se pueden añadir campos (centro de costos, nivel de criticidad, departamento específico) en función del entorno.
¿Qué tipo de etiqueta utilizar según la categoría del dispositivo?
- Laptops: código QR, ya que permite escanearlas al instante con cualquier smartphone (no requiere escáner específico), almacena más datos que uno de barras y enlaza directamente con un perfil completo del activo.
- Computadoras fijas: códigos de barras o QR. Ambas opciones son económicas y confiables para activos que permanecen en ubicaciones y condiciones de escaneo predecibles, donde no es necesario un seguimiento avanzado en tiempo real.
- Servidores en racks de centros de datos: código de barras o RFID. Los primeros sirven para la identificación básica durante las auditorías manuales. La segunda es ideal para entornos de racks de alta densidad, donde la velocidad del escaneo masivo constituye una prioridad.
Ejemplo de flujo de trabajo
Un técnico recibe una nueva laptop, entonces procede a añadir el registro del activo en InvGate Asset Management, el cual capta automáticamente los datos a través de un agente o mediante la detección de la red. Luego, se configuran los campos personalizados específicos dispuestos por la organización (centro de costos, departamento asignado, etc.).
El sistema genera un código QR para ese recurso, que se imprime y coloca en el dispositivo. A partir de ese momento, el escaneo (durante una auditoría física, una visita de asistencia técnica o un chequeo de offboarding) permite abrir el perfil completo con todos los datos actualizados.
¿Por qué es importante el etiquetado de activos IT?: Las ventajas principales
El etiquetado de activos IT constituye el requisito previo para ITAM. Sin él, la información que sustenta cualquier otro proceso de esta práctica -Gestión del Ciclo de Vida, seguimiento financiero, cumplimiento normativo- deja de ser confiable.
Las ventajas principales del etiquetados son:
- Visibilidad completa del inventario. Las etiquetas ofrecen a los equipos de IT un panorama claro de los dispositivos, con su ubicación, responsable y estado. Los activos fantasma (aquellos que aparecen en los registros financieros pero que no se pueden localizar físicamente) son consecuencia directa de un etiquetado inexistente o inconsistente.
- Trazabilidad del ciclo de vida de los recursos. Desde la adquisición hasta la eliminación, las etiquetas permiten supervisar cada etapa -actualizaciones, reasignaciones, mantenimiento y, finalmente, retirada del servicio-.
- Apoyo en las auditorías. Gracias a las etiquetas, es posible el escaneo y la verificación rápida, lo cual reduce significativamente los tiempos y los errores humanos, en comparación con el chequeo manual de las referencias cruzadas.
- Reducción de las pérdidas y los robos. Un plan de este tipo con titulares definidos y escaneos periódicos fomenta las responsabilidades. Los dispositivos que, de otro modo, se perderían -especialmente las laptops asignadas a empleados que trabajan a distancia- ya son localizables.
- Cumplimiento normativo. Muchos marcos exigen a las organizaciones un inventario preciso y actualizado de los activos informáticos. Un programa de etiquetado respalda directamente ese requisito.
Prácticas recomendadas para el etiquetado de activos
Las prácticas que indicamos a continuación y que están ordenadas por prioridad -las decisiones iniciales son las que tienen mayor repercusión en las fases posteriores- abordan tanto la instancia de configuración como las operaciones continuas:
- Definición del alcance antes del etiquetado. Como no todos los activos necesitan una etiqueta, hay que establecer las prioridades en función del valor, la movilidad y la importancia operativa. Así, por caso, una laptop de un empleado que trabaja a distancia es un candidato claro al etiquetado, en tanto un multitoma con enchufes en una sala de servidores no lo es. Por lo tanto, es clave empezar por los recursos más relevantes y con el tiempo ir ampliando para que resulte más sostenible.
- Creación de una convención de nomenclatura. El número interno del recurso debe seguir un estándar coherente; por ejemplo, un prefijo del tipo de bien seguido de un número secuencial (LPT-0042 para laptops, SRV-0011 para servidores). Esto facilita la búsqueda, el filtrado y la elaboración de reportes en inventarios de gran tamaño.
- Generación de los campos de datos esenciales por etiqueta. Antes de imprimirla, se tiene que definir la información a reunir. Como mínimo: el número de serie, el tipo de activo, el usuario asignado, la ubicación, la fecha de activación y el estado. Para datos específicos del sector se pueden añadir campos personalizados.
- Elección del tipo de etiqueta para cada entorno. Códigos QR para dispositivos de oficina y de los usuarios finales, de barras para depósitos y RFID para centros de datos. El intercambio de tipos de etiquetas en distintos entornos es correcto siempre que la elección sea deliberada y esté documentada.
- Integración del etiquetado con el sistema del inventario. Una etiqueta física sin un registro digital no es más que una pegatina. El valor real de la práctica radica en vincularla a un perfil del recurso en el sistema. Las mejores prácticas descubrimiento e inventario de activos de IT consideran el etiquetado y la incorporación de los datos en la plataforma como un único proceso simultáneo, y no como dos pasos separados.
- Planificación de auditorías periódicas. Los escaneos regulares permiten detectar activos no registrados, retirados del servicio que nunca se actualizaron en el sistema o reasignaciones no documentadas. La frecuencia depende del tamaño del inventario: los entornos más pequeños pueden realizar chequeos trimestrales, mientras que los más grandes se benefician de un rastreo automatizado continuo combinado con auditorías programadas puntuales y manuales.
Si te encuentras en la fase de creación o revisión de un plan de etiquetado de activos IT, InvGate Asset Management cubre todo el flujo de trabajo, desde la generación del inventario hasta los códigos QR y la clasificación automatizada.
Para conocer la herramienta en acción y ver cómo se adapta a tu entorno, solicita una demostración de InvGate Asset Management.
¿Cómo etiquetar activos IT con InvGate Asset Management?
Códigos QR para la Gestión de Activos: Cómo seguir tus activos con InvGate Asset Management
Si bien InvGate Asset Management está diseñado para entornos de IT, lo cierto es que gestiona cualquier tipo de activo físico o digital que sea relevante para la organización. Los pasos que indicamos a continuación reflejan el flujo de trabajo real dentro de la plataforma.
Paso 1: Creación del inventario inicial
InvGate Asset Management ofrece la posibilidad de completar el inventario mediante diversos métodos: un agente instalado en los endpoints (que capta automáticamente los datos del hardware y el software para enviarlos a la plataforma de forma continua); la detección de la red sin agente a través de SNMP, WMI e integraciones API; la importación masiva en formato CSV de los registros existentes y la incorporación manual.
El resultado es un inventario centralizado desde el primer día, que no requiere una fase previa de descubrimiento para poder comenzar el etiquetado. Además, esto constituye la base para el seguimiento automatizado de los activos una vez que figuran en el sistema.
Paso 2: Configuración de los campos de las etiquetas
Más allá de los campos estándar (tipo, número de serie, ubicación, usuario asignado), InvGate Asset Management permite añadir otros espacios personalizados para reunir datos específicos de la empresa o del sector, como fecha del último mantenimiento, centro de costos o referencias de la orden de compra. Estos completan el perfil del activo que aparece al escanear un código QR.
Además, Atlas, la función de enriquecimiento basada en IA de InvGate Asset Management, ayuda a sumar datos y contextualizar automáticamente la información de los activos, incluida el final de la vida útil y del soporte para mejorar la precisión y la visibilidad del inventario.
Paso 3: Generación de los códigos QR
La herramienta genera códigos QR para cualquier activo del inventario, tanto de forma individual como masiva. Luego, las etiquetas se imprimen y adhieren directamente para facilitar su identificación y seguimiento. Así, al escanear dicho código con la aplicación móvil, el perfil se abre completo en tiempo real.
Dado que los códigos QR son dinámicos, las actualizaciones de estado, ubicación, propietario y etiquetas se reflejan inmediatamente la próxima vez que se escanea, sin necesidad de volver a imprimir la etiqueta.
Paso 4: Aplicación de las Etiquetas Inteligentes para la clasificación automática
Las Etiquetas Inteligentes de InvGate Asset Management asignan categorías dinámicas a los activos en función de condiciones predefinidas. Por ejemplo, una regla posible indica clasificar automáticamente cualquier activo con una fecha del final de la vida útil en los próximos 90 días, o marcar cualquier dispositivo sin usuario asignado como “stock sin asignar”.
Esto automatiza el trabajo de clasificación que en otros sistemas requiere intervención manual, a la vez de mantener el inventario organizado a medida que cambia el entorno.
Paso 5: Conexión del inventario con el service desk
La integración de InvGate Asset Management con InvGate Service Management vincula cada activo etiquetado a los tickets de asistencia, los registros de los cambios y los reportes de los incidentes. Así se cierra el círculo entre el dispositivo físico y los eventos operativos que lo afectan.
Por caso, un usuario notifica que la laptop está averiada, entonces el técnico que gestiona el ticket accede al historial completo, el estado de la garantía y la configuración, sin salir de la interfaz del service desk.
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Etiquetado de activos vs. seguimiento de activos: ¿Cuál es la diferencia?
Si bien el etiquetado y el seguimiento de activos son términos que suelen utilizarse indistintamente, lo cierto es que describen actividades diferentes.
El etiquetado consiste en asignar un identificador físico o digital único a un activo. Se trata de una acción que se realiza una sola vez por dispositivo (o que se repite cuando se vuelve a configurar uno). El resultado es un recurso etiquetado con un registro correspondiente en el sistema.
El seguimiento de activos consiste en el proceso continuo de supervisar la ubicación, el estado, la condición y la custodia a lo largo del tiempo. Entonces, es un procedimiento permanente, no puntual, y depende del etiquetado previo.
En conclusión, la relación entre ambos es secuencial y dependiente: el etiquetado representa el requisito anterior. Sin una etiqueta, el seguimiento no puede asociar datos de movimiento o cambios de estado. Es imposible realizar el seguimiento de lo que no fue etiquetado.
Una forma práctica de verlo es considerar la etiqueta como una identidad. El seguimiento registra qué hace esa identidad a lo largo del tiempo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué es una etiqueta en una computadora?
Se trata de una etiqueta física -por lo general, códigos de barras, QR o RFID- que se coloca en el dispositivo para identificarlo de manera única en el sistema del inventario. Al escanearla, aparece el perfil del activo: usuario asignado, número de serie, estado de la garantía e historial de mantenimiento.
¿Qué información debe incluir una etiqueta de un activo IT?
Los campos mínimos recomendados son el número único del activo, tipo de dispositivo, número de serie del fabricante, usuario asignado, ubicación, fecha de activación y estado actual. Pero se pueden agregar otros, como centro de costos, nivel de criticidad y vencimiento de la garantía, dependiendo del entorno y los requisitos de cumplimiento.
¿Cuál es el mejor tipo de etiqueta para laptops?
Los códigos QR representan la opción más práctica para las laptops, porque se pueden escanear con cualquier smartphone, almacenan más datos que un código de barras estándar y enlazan directamente con un perfil completo del activo sin necesidad de hardware de escaneo especializado.
¿Cuál es la diferencia entre el etiquetado y el seguimiento de activos?
El etiquetado consiste en el proceso de asignar un identificador único a cada activo. Mientras que el seguimiento es la supervisión continua de la ubicación, el estado y la propiedad a lo largo del tiempo. Así, el etiquetado representa el requisito previo: sin una etiqueta, el seguimiento no puede asociar datos a un recurso específico.
¿Cómo se implementa un sistema de etiquetado de activos IT?
Los pasos clave son la definición de qué recursos se van a etiquetar, el tipo de etiqueta adecuado para el entorno y los campos de datos. Luego hay que integrar el proceso con un sistema de inventario y planificar auditorías periódicas para mantener los registros actualizados. Es clave comenzar por los activos de mayor valor y más móviles para garantizar un retorno más rápido de la inversión.