El etiquetado de activos IT es la práctica de asignar a los recursos identificadores únicos para su rastreo y administración a lo largo de su ciclo de vida.
En la Gestión de Activos Tecnológicos (ITAM), resulta una iniciativa esencial para mejorar la visibilidad, la seguridad y el cumplimiento. Sin él, el seguimiento del hardware, el software y otros bienes informáticos se convierte rápidamente en un caos.
En este artículo, exploramos cómo etiquetar los activos IT en la empresa de forma eficaz y por qué supone un cambio radical para el manejo de las IT.
Entremos en tema.
¿Qué son las etiquetas informáticas?
Las etiquetas informáticas (físicas o digitales) identifican de forma exclusiva un activo de IT, además de proporcionar información esencial sobre él.
Son específicas de los bienes relacionados con la tecnología, como laptops, servidores o licencias de software. A su vez, constituyen un subconjunto de las etiquetas de activos.
Definición de etiquetado de activos IT
El etiquetado de activos IT constituye el proceso de colocar identificadores únicos a los recursos tecnológicos, los cuales almacenan detalles esenciales como tipo, propietario, estado, ubicación e historial de uso.
Físicos o digitales, su función es facilitar el seguimiento y la gestión de los bienes a lo largo de su ciclo de vida.
¿Por qué son importantes las etiquetas de activos?
Las etiquetas de activos resultan esenciales para mantener todo el ecosistema organizado y fácil de administrar. También representan un signo de madurez operativa, ya que demuestran que la organización cuenta con un sistema de seguimiento, mantenimiento y control de dichos recursos a lo largo de su ciclo de vida (independientemente de que sean físicos o digitales).
Y cuando se trata de etiquetas de activos IT, su importancia va más allá. En entornos tecnológicos dinámicos, son fundamentales para garantizar la visibilidad, la seguridad y el cumplimiento de las normativas.
A su vez, este sistema crea una fuente de información confiable que permite realizar auditorías, supervisar el uso y tomar decisiones más inteligentes a lo largo del ciclo de vida de los activos.
5 ventajas de etiquetar activos en la empresa
La implementación del etiquetado de activos como parte de la estrategia de ITAM aporta las siguientes ventajas:
- Mejora la organización: un seguimiento de activos rápido y eficaz minimiza el riesgo de pérdida o extravío, lo cual garantiza un control óptimo de toda la infraestructura de IT.
- Simplificación de la gestión por grupos: cuando las etiquetas poseen un equivalente digital, es posible reunir y administrar los recursos por criterios como ubicación, departamento, estado o riesgo. Esto facilita la adopción de medidas en bloque, la supervisión de los segmentos y la organización a escala.
- Precisión en la información: este método proporciona datos valiosos y coherentes. Cuando se trata del seguimiento automatizado, el proceso se optimiza aún más porque se ejecuta por sí solo.
- Rastreo del ciclo de vida: desde la adquisición hasta la eliminación, las etiquetas de activos ayudan a supervisar cada etapa, permitiendo planificar con antelación las actualizaciones, las sustituciones o el mantenimiento.
- Mayor visibilidad y generación de reportes: gracias a la visión completa del entorno, es posible crear informes precisos sobre la utilización de los activos, el historial de mantenimiento y el cumplimiento de las normativas.
¿Qué tipos de recursos informáticos deben etiquetarse?
Si bien se puede realizar el seguimiento de todos los activos informáticos, el verdadero valor reside en centrarse en aquellos que ofrecen el mayor rendimiento para la organización.
El etiquetado de los activos adecuados permitirá ganar visibilidad, reducir riesgos y ahorrar costos (sin abrumarse en los elementos de bajo impacto).
Estos son los principales tipos de activos de IT para etiquetar:
- Hardware: tangibles, de gran valor y a menudo críticos para las operaciones, se trata de laptops, computadoras de escritorio, servidores, equipos de red y periféricos.
- Software y licencias: el seguimiento del uso, las fechas de renovación y el cumplimiento son clave en las aplicaciones, los sistemas operativos, las soluciones empresariales y las suscripciones SaaS.
- Servicios en la nube y activos virtuales: aunque no sean físicos, a veces conllevan costos recurrentes y vulnerabilidades ocultas. Son las máquinas virtuales, el almacenamiento en la nube o las prestaciones online.
- Consumibles y periféricos: si bien poseen un costo menor (teclados, cables, mouses, adaptadores), cuando fallan o se rompen suelen convertirse en un cuello de botella.
- Máquinas especializadas/específicas del sector: dispositivos con requisitos normativos, de mantenimiento o calibración (por ejemplo, equipos médicos o de laboratorio) o cualquier activo con un elevado costo de sustitución o necesidades de cumplimiento exclusivas.
5 tipos de etiquetas para los activos tecnológicos
Cuando hablamos de etiquetas para activos tecnológicos, solemos referirnos a las etiquetas físicas adheridas directamente a los dispositivos. Se trata de la forma más habitual de identificar y rastrear los equipos de IT.
Aquí, las distintas etiquetas de activos:
- Etiquetas con código de barras: rentables y fáciles de implementar, sin embargo requieren escáneres para su lectura.
- Etiquetas QR: almacenan más información y pueden escanearse con teléfonos inteligentes o tablets.
- Etiquetas RFID: utilizan ondas de radio para el seguimiento inalámbrico, por lo cual son ideales para entornos con un gran volumen de activos.
- Etiquetas NFC: una variante de la RFID con menor alcance, que suele usarse para la identificación rápida a través de dispositivos móviles.
- Etiquetas GPS: dotadas de capacidades de geolocalización, permiten el seguimiento en tiempo real de los recursos en cualquier lugar. Aunque son menos comunes en entornos informáticos tradicionales debido a su costo, resultan útiles para activos móviles o de alto valor que requieren una visibilidad constante.
Más allá de las etiquetas físicas, las plataformas de ITAM modernas también ofrecen las etiquetas digitales. No se trata de aquellas que se adhieren en los dispositivos, sino de clasificaciones dentro del sistema que ayudan a agrupar, filtrar y gestionar activos por criterios como departamento, ubicación, licencia o riesgo. Por lo tanto, si se combinan con las físicas, proporcionan el máximo nivel de control y visibilidad.
¿Cómo es el procedimiento de etiquetado de activos de información?
Si bien el etiquetado de activos IT puede hacerse manualmente, siempre es más eficaz gestionar el proceso mediante un software especializado de seguimiento.
Una plataforma de este tipo no sólo acelera las tareas, sino que también ayuda a evitar errores humanos y a automatizar partes del flujo de trabajo.
Muchas incluyen campos estandarizados para los datos de los bienes, lo cual facilita el establecimiento de una estructura de etiquetado coherente.
A continuación explicamos el paso a paso del procedimiento de etiquetado de activos de información (físicos):
- Definición de las normas para las etiquetas: decidir qué información debe contener (tipo de activo, identificador único, número de serie, ubicación, usuario asignado). A su vez hay que establecer convenciones claras de nomenclatura en pos de garantizar la coherencia en todo el inventario.
- Carga en el sistema: registro de los bienes en una plataforma, completando los perfiles con los datos básicos. Esto crea la base para un seguimiento preciso.
- Generación e impresión: crear códigos de barras, QR u otros identificadores directamente a partir de la información registrada. Luego, imprimirlas para cada equipo.
- Colocación de las etiquetas: en una zona visible y accesible, asegurándose de que son lo suficientemente duraderas y seguras como para soportar un uso regular.
- Vinculación y validación: escaneo para conectarlas a los perfiles de los activos en el sistema y comprobación que la información sea correcta y esté actualizada.
- Realización de auditorías periódicas: para chequear que las etiquetas permanecen intactas, que los datos son correctos y que los bienes retirados se eliminan del sistema.
Opcional: también es posible añadir etiquetas digitales dentro del software de Gestión de Activos. Basadas en metadatos, permiten agrupar los equipos por departamento, ubicación, estado de la licencia o fase del ciclo de vida, aportando aún más flexibilidad y visibilidad.
Ejemplos de etiquetado de activos
En términos reales, así pueden utilizar las organizaciones el etiquetado de activos IT:
- Etiquetado de laptops o computadoras con códigos QR: cada equipo que se entrega a los empleados recibe un QR. El escaneo del mismo permite abrir instantáneamente el perfil del activo y mostrar los detalles relevantes (usuario, fecha de compra y estado de la garantía). Esto facilita el seguimiento en un staff distribuido.
- Servidores con códigos de barras: durante las auditorías de rutina, los técnicos los escanean para confirmar la ubicación, el historial de mantenimiento y los detalles de configuración, lo cual ayuda a garantizar la precisión sin necesidad de intervención manual.
- Equipos de red con RFID: conmutadores o firewalls se etiquetan con chips de este tipo, que facilitan a los equipos la reunión de información sobre múltiples dispositivos a la vez. En consecuencia, se agilizan los controles del inventario a gran escala y se reducen los riesgos de extravíos.
InvGate Asset Management, el software de etiquetado de activos IT
Cómo crear códigos QR para inventarios de IT
InvGate Asset Management elimina la complejidad del etiquetado de activos IT al proporcionar todo lo necesario para crear y mantener un inventario confiable.
Se trata de una herramienta que funciona perfectamente como sistema de etiquetado e incluso ofrece capacidades para llevar la estrategia de ITAM al siguiente nivel.
He aquí cómo apoya el proceso:
- Inventario completo de activos tecnológicos: con múltiples formas de captar datos (detección automática de redes, agentes de software, importaciones masivas o ingreso manual), la solución aporta flexibilidad y garantiza una visibilidad completa, rápida y precisa del entorno.
- Campos personalizados: más allá de los espacios estándar (tipo, número de serie, ubicación o usuario), es posible generar otros en función de las necesidades del sector. En consecuencia, se puede emitir etiquetas muy específicas, lo cual resulta valioso en las primeras etapas del proceso, cuando hay que definir la información correcta.
- Códigos QR: tanto para activos de IT como los que no lo son, constituye un método ideal para rastrear cualquier recurso. Los mismos se crean de forma individual o masiva, facilitando la ampliación del procedimiento de etiquetado.
- Garantía de actualización: los QR no son etiquetas estáticas, sino que se ajustan a cualquier cambio de información. Así, cada vez que un activo se actualiza en el sistema -por ejemplo, si se modifica su ubicación- esos datos están disponibles al momento del escaneado.
- Etiquetas inteligentes para una organización avanzada: un paso más de las etiquetas físicas, esta categorización permite agrupar y clasificar automáticamente los activos -físicos, digitales, informáticos o no informáticos- en base a reglas que se definen en la plataforma. Esto garantiza la máxima organización, sin necesidad de una intervención manual, así como una capa adicional de control.
- Reportes y tableros: cada detalle captado a través del etiquetado se convierte en una fuente valiosa para la generación de informes. InvGate Asset Management brinda la opción de crear tableros personalizados para visualizar el estado de los activos, detectar riesgos e identificar oportunidades de mejora.
- Aplicación móvil: el escaneo de los QRs resultan sencillos y accesibles para el equipo de IT. En consecuencia, las auditorías, las actualizaciones y el seguimiento diario de los activos son rápidos y se realizan sin complicaciones.
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5 mejores prácticas para etiquetar activos en la empresa
Para sacar el máximo provecho de la estrategia del proceso, ya que no se trata sólo de adherir las etiquetas a los dispositivos, aquí cinco prácticas recomendadas que ayudan a alcanzar el éxito:
- Estandarizar las etiquetas: deben respetar el mismo formato con información esencial como ID, tipo y ubicación. La coherencia evita confusiones y facilita las auditorías.
- Focalizar en los activos de alto valor y críticos: laptops, servidores y equipos de red son los equipos prioritarios. Las etiquetas en este tipo de dispositivos que poseen el mayor impacto proporcionarán el máximo rendimiento.
- Usar etiquetas adhesivas duraderas: tienen que soportar el desgaste diario, las condiciones ambientales y la manipulación. Las mejores son las que permanecen legibles e intactas con el paso del tiempo.
- Integrar la Gestión de Etiquetas de Activos en la plataforma de ITAM: no solo hay que imprimir, sino que es clave vincular dichas etiquetas a un sistema de Gestión de Activos para realizar un seguimiento del ciclo de vida, el uso y la propiedad. Esto garantiza que proporcionen un valor real y actualizado.
- Planificar la impresión y las auditorías: la creación de un proceso para imprimir, aplicar y revisar las etiquetas con regularidad constituye otra práctica recomendada. Las auditorías, a su vez, ayudan a confirmar que dichas etiquetas siguen siendo precisas y que no se escapa ningún equipo.
