El GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento constituyen las medidas que ponemos en marcha para proteger a nuestra organización y a su gente.
Como su nombre lo indica, va más allá de la simple Gestión de Riesgos: el GRC construye un marco más amplio al incorporar requisitos de gobierno y cumplimiento para mantener protegidas a las organizaciones en su totalidad.
Si se ejecuta correctamente, garantiza una conducción adecuada, el acatamiento de las responsabilidades asumidas y el resguardo de la empresa ante las amenazas internas y externas.
En este artículo conoceremos el alcance del marco del GRC: de qué se ocupa, cómo funciona y sus principales ventajas y desafíos. Por último, veremos la forma de implementarlo y qué buscar en una herramienta con la finalidad de agilizar estas tareas.
Comencemos.
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¿Qué es el GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento?
El OCEG (conocido como “Open Compliance and Ethics Group” o “Grupo Abierto de Cumplimiento y Ética”) define el GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento como “el conjunto integrado de capacidades que permiten a una organización alcanzar objetivos de forma confiable, enfrentar la incertidumbre y actuar con integridad, para lograr un rendimiento basado en principios”.
A continuación veremos cada área con más detalle:
- Gobierno: los marcos establecidos para garantizar que las actividades se ajusten a los objetivos empresariales. Las funciones de gobierno incluyen políticas, procedimientos y estructuras para gestionar y monitorear las tareas de la organización.
- Riesgo: la forma en que se lo administra. La Gestión de Riesgos establece el posicionamiento de la empresa frente a la amenaza y la forma de trabajo para identificarlos, evaluarlos y gestionarlos adecuadamente.
- Cumplimiento: garantiza que la organización opera de una manera que se alinea con todas las leyes y reglamentos vigentes.
Seis beneficios del GRC
El GRC es vital para una organización porque mantiene a salvo el negocio, los datos y las personas. En concreto, las ventajas del marco del Gobierno, Riesgo y Cumplimiento son las siguientes:
- Mayor eficiencia en el cumplimiento legal y normativo: ayuda a las empresas a comprender los reglamentos, las normas y las leyes específicas de su sector. Esto garantiza que opera dentro del marco legal, evitando sanciones, multas y daños a la reputación.
- Mejor Gestión de Riesgos: colabora con las organizaciones en el establecimiento de un marco estructurado para identificar, priorizar y administrar dichos riesgos.
- Optimización de la eficacia operativa: los controles del GRC implican que los procesos se encuentran centralizados y, al automatizar las tareas de riesgo y el cumplimiento, se reduce el potencial del error humano, al tiempo que los recursos pueden asignarse de forma más eficiente.
- Toma de decisiones basada en información: dado que el GRC está estructurado, reúne todos los datos relacionados con el gobierno, el riesgo y el cumplimiento en un único lugar, ofreciendo una panorámica fiel, que ayuda a llegar a mejores determinaciones.
- Más confianza tanto interna como externamente: la aplicación de controles conlleva un aumento de la seguridad del personal. También actúa como un diferencial en el mercado. Al invertir en GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento, los potenciales clientes se sentirán tranquilos que sus datos e información están a salvo.
- Mejora continua: los marcos del GRC incluyen mecanismos de revisión y optimización de las prácticas de trabajo para que las organizaciones se adapten a los cambios en los requisitos normativos, así como los atinentes al estado de los riesgos y a las necesidades empresariales.
Cómo funciona el GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento
En términos sencillos, el GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento funciona protegiendo a la organización y a sus datos. Para ello, adopta un enfoque global, involucrando a toda la empresa para garantizar que se establezcan las estructuras de gobierno correctas, que los riesgos se gestionen adecuadamente y que se cumplan las cuestiones de conformidad.
Las tareas cotidianas del GRC son las siguientes:
| Gestión de la Documentación | Creación de las políticas, procesos y procedimientos adecuados para asegurar que todos los empleados aplican de forma coherente el marco del GRC. |
| Revisiones de riesgos | Garantizar que los riesgos organizacionales se evalúan, se priorizan y se actúa sobre ellos de forma eficaz, eficiente y segura. |
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Monitoreo del cumplimiento |
Supervisar el acatamiento de las leyes, las normas y los reglamentos específicos de la organización y del sector, así como investigar para detectar cualquier cambio. |
| Gestión de las Partes Interesadas | Actualizar a la alta dirección y a los empleados de la empresa sobre el estado general de la función del GRC. |
| Gestión de Incidentes | Disponer de un plan para hacer frente a los incidentes de seguridad de la información y de los datos del GRC, además de garantizar un plan de respuesta adecuado. |
| Capacitación y concientización | Crear contenidos de formación y concientización para que todos los empleados comprendan el GRC y sepan cuáles son sus funciones y responsabilidades. |
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Controles internos |
Garantizar que los controles internos sean adecuados para su finalidad y uso. Esto implica revisar las inspecciones existentes, someterlas a pruebas de estrés para asegurar que siguen satisfaciendo la demanda, identificar las áreas débiles y mejorarlas cuando se requiera. |
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Gestión de Proveedores |
Trabajar con vendedores y proveedores para asegurar que se cumplen los requisitos del GRC y se codifican en Acuerdos de Nivel de Servicio y en contratos. |
| Elaboración de reportes | Los informes presentarán el estado general del GRC y la eficacia de los controles existentes. |
| Auditorías | Realización de auditorías internas para verificar que los controles existentes funcionan como deberían y colaboración con equipos de toda la empresa para preparar auditorías externas. |
| Mejora continua | Revisión de las políticas, procedimientos y métodos de trabajo existentes contrastándolos con las mejores prácticas vigentes en búsqueda de oportunidades de optimización. |
Los principales involucrados en el GRC son:
| La Alta Dirección | Toma decisiones estratégicas a la vez que equilibra el riesgo organizativo. |
| El Equipo del GRC | Proporciona experiencia en la materia. |
| El Equipo Jurídico | Asesora en todos los asuntos legales y reduce la exposición legal de la organización. |
| El Equipo de RR.HH | Se ocupa de la protección de los datos y de la información privada de los empleados. |
| El Equipo de IT | Garantiza la seguridad del ecosistema de IT y la protección de los datos corporativos. |
Componentes del marco del GRC
El GRC es un enfoque holístico que no funciona de forma aislada, sino que interactúa con todas las funciones y equipos de tu organización. Sus actividades son a gran escala y complejas. En ese contexto, el modelo de capacidades y la escala de madurez trabajan conjuntamente para garantizar que el marco funcione con eficacia.
Modelo de capacidades del Gobierno, Riesgo y Cumplimiento
El modelo de capacidades del GRC es el marco que deben seguir los profesionales que se ocupan de este tema. Se trata de un conjunto de conocimientos que ayudará a dicho personal a comprender y cumplir con sus responsabilidades. También se conoce como el “libro rojo” del OCEG.
En concreto, el modelo de capacidades consta de cuatro componentes:
- Aprendizaje: comprender el contexto organizacional y las principales partes interesadas para establecer y fundamentar los objetivos, el alcance, la estrategia y las acciones. Es la fase de planificación para garantizar que el resto de los procesos del marco funcionen con eficacia.
- Alineación: implica que la estrategia global definida en la etapa de aprendizaje esté en concordancia con las metas de la empresa. Esto se consigue mediante una adecuada toma de decisiones que tenga en cuenta los valores, las oportunidades, las amenazas y los requisitos operativos del negocio.
- Ejecución: las acciones que promueven y recompensan los comportamientos deseables, a la vez que es necesario identificar y corregir de forma rápida y eficiente aquellas inadecuadas.
- Revisación: garantiza el diseño y la eficacia operativa de la estrategia y las acciones, buscando al mismo tiempo formas de mejorar el ecosistema del GRC.
Niveles de madurez del Gobierno, Riesgo y Cumplimiento
Los niveles de madurez se refieren a las etapas de desarrollo que una organización alcanzó en la implementación y gestión de sus prácticas del Gobierno, Riesgo y Cumplimiento. Los ayuda a evaluar en qué punto se encuentran y qué pueden mejorar.
El siguiente recuadro muestra cómo funciona el modelo de madurez de los procesos:
| Puntaje | Definición |
| 1: Inicial | El proceso no está claramente definido y la Gestión de Riesgos es ad hoc. El éxito del GRC depende de individuos, más que de las buenas prácticas colectivas. |
| 2: Preliminar | El riesgo puede definirse, pero no de forma coherente. Existen algunos procesos, pero el entorno operativo se encuentra aislado. |
| 3: Definido | El riesgo se gestiona mediante un marco común de evaluación y respuesta. El equipo directivo recibe la visión sobre el tema. Luego, se ponen en marcha planes de acción en respuesta a los riesgos prioritarios. |
| 4: Integrado | Las actividades del GRC, que se coordinan en toda la empresa, se sustentan en el monitoreo, la medición y la elaboración de reportes. |
| 5: Optimizado | Los riesgos se gestionan en consonancia con los objetivos de la organización. Además, las consideraciones del GRC se integran en la planificación estratégica, la asignación de capital y otros procesos. Existen sólidos sistemas de alerta temprana y umbrales de riesgo. A su vez, el riesgo se incluye en los debates sobre estrategia y rendimiento. |
Cuatro desafíos de la implementación del GRC
Como dijo una vez Ted Lasso: “Asumir un desafío es muy parecido a montar a caballo, ¿no? Si estás cómodo mientras lo haces, probablemente lo estás haciendo mal”. Implementar o mejorar el GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento conlleva algunos retos, que mencionamos a continuación:
- Aceptación de las partes interesadas: es necesaria para que el GRC resulte efectivo. Comienza por la alta dirección para contar con su apoyo desde el principio.
- Qué buscar en una herramienta: el mercado del GRC está repleto de soluciones. Al definir los requerimientos, siéntate con todas las partes interesadas para priorizar las funciones requeridas en tu empresa y por el personal.
- Establecer el ámbito de aplicación: si es demasiado amplio, se corre el riesgo de que las personas se sientan abrumadas; y si es muy limitado, podrían pasarse por alto problemas graves. Así que a la hora de establecer el alcance, comienza por los requisitos legales y reglamentarios. Siempre es posible ampliarlo en el futuro, cuando tus procesos estén más consolidados.
- Integración de los datos: el panorama del GRC resulta complicado, especialmente si debes revisar datos de múltiples fuentes. Si tienes que manejar numerosas herramientas, busca formas de centralizar la información para facilitar su visualización y comunicación.
Herramientas y funciones imprescindibles del GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento
La implementación del software del GRC - Gobierno, Riesgo y Cumplimiento suele implicar instalaciones que involucran al proveedor así como la coordinación de los datos entre el equipo técnico de este último y los múltiples departamentos de la organización (como negocios, IT, seguridad, cumplimiento y auditoría).
Así, la herramienta del GRC tiene que permitirte manejar una amplia gama de actividades, orientadas a la seguridad y la protección. Por lo tanto, requiere muchas funciones específicas, además de capacidad para escalar y personalizar.
En concreto, un software del GRC debe incluir lo siguiente:
- Flujos de trabajo centrados en el negocio que habiliten la participación de varios departamentos para analizar y gestionar el riesgo en toda la organización.
- Una Base de Datos de Gestión de la Configuración o CMDB (Configuration Management Database) para trazar y obtener un acceso claro a las dependencias de los servicios.
- Un módulo de Incidentes para la correcta gestión de aquellos relacionados con la seguridad.
- APIs e integraciones con otras herramientas para sincronizar tus datos y fomentar la colaboración y comunicación entre los equipos.
- Una versión app para poder utilizar la solución en dispositivos móviles.
- Funciones de automatización para ocuparse de preguntas o tareas frecuentes, reduciendo tanto los errores como la carga de trabajo.
- Reportes y análisis integrados para hacer un seguimiento del rendimiento y realizar las mejoras correspondientes. En particular, cuando se trabaja con varios equipos, es importante que los datos sean fáciles y rápidos de exportar y compartir entre varias plataformas en función de las preferencias de las partes interesadas.
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Puntos clave
El GRC es un conjunto generalizado de prácticas que permite a las organizaciones gestionar adecuadamente sus obligaciones de gobierno, riesgo y cumplimiento, al tiempo que se alcanzan de forma confiable los objetivos empresariales, se afronta la incertidumbre y se actúa con integridad. El OCEG administra el cuerpo de conocimientos del sector y establece las directrices que deben seguirse al momento de su implementación.
Como mencionamos, el marco requiere la coordinación de diferentes tareas y equipos. Y para hacerlo, se necesita un software robusto que sea lo suficientemente intuitivo como para que puedan acceder a él personas con distintos niveles de conocimientos técnicos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué significa el GRC?
El GRC es la sigla en inglés de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento.
¿Por qué es importante el gobierno, el riesgo y el cumplimiento?
El GRC es importante porque protege a la organización de sanciones financieras, daños a la reputación y acciones legales. En síntesis, el marco resguardará a tu empresa y a tu gente de cualquier daño.
¿Qué son las herramientas del GRC?
Las herramientas del GRC son servicios de software que pueden ayudarte a automatizar tu oferta de gobierno, riesgo y cumplimiento.
¿Cómo convertirse en analista del GRC?
Comienza a comprometerte con el OCEG para explorar las opciones profesionales para obtener la certificación.
¿Qué hace un analista del GRC?
Un analista del GRC normalmente facilitará el cumplimiento de los requisitos normativos, evaluará el riesgo y desarrollará reportes sobre métricas del Gobierno, Riesgo y Cumplimiento.
¿Merece la pena una certificación GRC?
Sí, si quieres hacer carrera en el GRC. La certificación te proporciona una base sólida y un lenguaje común.
