Una plantilla de Solicitud de Propuesta (RFP) o Request for Proposal de Gestión de Activos establece las pautas para poder comparar las múltiples ofertas que mejor se ajusten a tus expectativas y necesidades al momento de adquirir una herramienta.
En la búsqueda de una solución de Gestión de Activos de IT (ITAM), cada proveedor proporciona opciones y beneficios particulares. Por lo tanto, el panorama para elegir resulta confuso, porque muchas veces existen capacidades similares que funcionan con procesos diferentes, o quienes presentan las propuestas utilizan denominaciones distintas para las mismas características de la herramienta.
Una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos te permitirá definir claramente cuáles son tus requerimientos (no puedes comparar u optar por una solución si no sabes qué quieres). Luego, con las propuestas de los proveedores sobre la mesa, sabrás cuál se acerca más a tus expectativas.
Con esta guía, iniciarás el proceso de compra con confianza, garantizando la claridad de tus requisitos y evaluando eficazmente las propuestas de los proveedores. No sólo te brindaremos una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, sino también algunos lineamientos para el procedimiento de adquisición de la herramienta.
Así que sigue leyendo para conocer más detalles y obtener la plantilla gratuita.
Descarga la plantilla RFP para un software de Gestión de Activos
Tras años gestionando RFPs para organizaciones de todo el mundo, creamos un modelo estandarizado que simplifica el proceso de compra. Nuestra completa plantilla RFP para un software de Gestión de Activos en Excel es el punto de partida perfecto para quienes buscan una solución de ITAM.
La experiencia acumulada a lo largo del tiempo se sintetiza en una planilla exhaustiva que cubre todos los componentes esenciales que debe tener una RFP (los desglosaremos en las siguientes secciones). Este esquema te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de definir y clasificar tus requerimientos, y también al momento de seleccionar al proveedor adecuado.
No obstante, se trata de un marco estructurado para comenzar: es fundamental que lo adaptes a tus necesidades y objetivos específicos.
¿Qué es una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos?
Cuando las organizaciones requieren de un software, pueden elaborar una Solicitud de Propuesta para reunir de forma estandarizada toda la información de los proveedores. Una vez creada la RFP, se ponen en contacto con las empresas potenciales en ofrecer el producto para que lo presenten. Entonces, estas últimas deben completar la planilla. Así, el análisis y la comparación de las diversas herramientas resulta más sencillo, ya que los datos se despliegan en categorías fijas.
En este caso, una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, que se entrega a los proveedores de ITAM, describe los requerimientos del proyecto, el alcance, el calendario y los criterios de evaluación.
En síntesis, este modelo establece una base común, al estandarizar la variedad de las ofertas, funcionalidades o terminologías, lo cual facilita la evaluación y la comparación de las diversas herramientas o servicios, así como de los proveedores.
El uso de una planilla de Solicitud de Propuesta también contribuye a la equidad, la transparencia y la coherencia en el proceso de valoración, además de garantizar que las organizaciones tomen decisiones informadas basadas en criterios objetivos. Básicamente, una RFP ayuda a mitigar riesgos, optimizar costos y asegurar que la solución seleccionada se adapte a tu entorno de IT, flujos de trabajo y procedimientos empresariales particulares.
¿Por qué es importante una RFP para la Gestión de Activos de IT?
Profundizando un poco más, una RFP para la Gestión de Activos de IT te ayudará con lo siguiente:
- Selección de proveedores: ejecuta un proceso de licitación competitivo, accediendo a una variedad de opciones. Puedes evaluar las propuestas basándote en criterios predefinidos, como la funcionalidad, el costo, la escalabilidad, el soporte y la reputación del proveedor. Este proceso de evaluación sistemática permite seleccionar al que es más adecuado para las necesidades de la organización.
- Estandarización y coherencia: garantiza que todos los proveedores reciban el mismo conjunto de requisitos y directrices, y que sean evaluados con idénticos criterios. Esto promueve la equidad y la coherencia en el proceso de valoración, ya que las organizaciones comparan las propuestas en pie de igualdad.
- Personalización y soluciones adaptadas: una RFP ofrece la oportunidad de especificar las preferencias y requisitos específicos. Entonces, los proveedores pueden proponer soluciones personalizadas que se ajusten a las necesidades de la organización. Así, seleccionan una herramienta que se adapte a su entorno informático, flujos de trabajo y procesos empresariales.
- Cumplimiento y mitigación del riesgo: al evaluar a los proveedores en función de su experiencia, conocimientos y certificaciones, se mitigan los riesgos asociados a la elección de alguien inexperto o poco confiable. La RFP también puede incluir términos y condiciones contractuales para garantizar el cumplimiento, la seguridad, la privacidad de los datos y otras medidas para paliar cualquier amenaza.
Las etapas del plan de una RFP para ITAM
Para diseñar una eficaz plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, es importante primero tener un plan. A continuación, esbozamos las diferentes etapas que lo componen, así como qué y quién debe participar en cada una de ellas.
1. Investigación interna
Forma un equipo de investigación específico, compuesto por expertos técnicos responsables de identificar las necesidades internas de ITAM de la organización y de hacer un seguimiento de todo el proceso. Este grupo de personas desempeñará un papel clave en la evaluación de las prácticas existentes, el reconocimiento de los puntos débiles y la determinación de los requisitos de la nueva solución.
2. Búsqueda de herramientas
El equipo debe llevar a cabo una búsqueda exhaustiva de herramientas y proveedores de Gestión de Activos que inicialmente parezcan responder a las necesidades identificadas -si necesitas un poco de ayuda, ¡prueba con esta lista comparativa de herramientas ITAM!-. Esto implica explorar varias opciones, revisar los sitios web y buscar recomendaciones de expertos o colegas del sector.
También tiene que solicitar demostraciones del producto para conocer sus capacidades y funcionalidades en acción. Por eso, InvGate Asset Management ofrece una prueba gratuita durante 30 días que pueden pedirla en cualquier momento. Al evaluar cuidadosamente las opciones, el equipo de investigación reducirá las alternativas y se quedará con las mejores.
3. Creación de una plantilla RFP
Una vez conformada la lista de proveedores preseleccionados, es hora de crear la plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, la cual debe incorporar tanto los requisitos específicos de tu organización como las soluciones disponibles y el criterio de evaluación (el presupuesto disponible y las capacidades técnicas clave).
Para ello, puedes diseñar un sistema de puntaje que te ayude a comparar a los proveedores de forma sencilla. Por ejemplo, suma X cantidad de puntos si cubren lo básico, e Y y Z si tienen algunas funcionalidades extra útiles.
4. Envío de la RFP a los proveedores
El equipo de investigación también es responsable de distribuir la RFP a los proveedores identificados, proporcionándoles un plazo claro para presentar sus propuestas. Es crucial asegurarse de que todos reciben la misma versión para mantener la imparcialidad y la coherencia.
Posiblemente algunos de ellos necesiten hacerte preguntas para completar la RFP. Por lo tanto, proporciona un canal de comunicación para resolver esas dudas.
5. Evaluación y decisión final
Una vez que los proveedores presentan sus propuestas, llega el momento de examinar cada una en función de los criterios de evaluación predefinidos. Ten en cuenta factores como la rentabilidad, la alineación de las características con tu organización, la experiencia del proveedor, la escalabilidad y el Coste Total de Propiedad (TCO). Te resultará útil la utilización de matrices o sistemas de puntaje para clasificar y comparar las opciones de forma objetiva.
Para el proceso de evaluación, el equipo de investigación debe colaborar con las partes interesadas de IT y otros responsables pertinentes para incorporar sus opiniones y puntos de vista.
Una vez tomada la decisión final, es necesario que informes a todos los proveedores que el proceso de selección se encuentra cerrado, tanto si decidiste comprar su solución como si no. Para ello, usa el mismo canal de comunicación que estableciste en la fase anterior.
Y listo. Los procesos de compra e implementación tienen que comenzar poco después de esta instancia.
¿Qué debe incluir una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos?
A la hora de preparar una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, es esencial incluir la información adecuada para comunicar los requisitos y expectativas de tu organización.
Para facilitarte el proceso, descarga la plantilla que te proporcionamos más arriba, que abarca las secciones clave para garantizar un documento completo y detallado:
- Introducción: describe brevemente a tu organización, los objetivos y la finalidad de la Solicitud de Propuesta.
- Explica el proyecto de ITAM: escribe el alcance, los objetivos y los requisitos específicos, incluidas las consideraciones o desafíos.
- Requisitos de la propuesta: incluye información esencial sobre el proveedor, como la descripción general de la empresa, la experiencia, los casos prácticos, la solución propiamente dicha, el calendario de implementación y los detalles sobre precios y licencias.
- Requisitos técnicos: especifica las capacidades de integración con los sistemas existentes (por ejemplo, LDAP, herramientas de ITSM), la compatibilidad con varias plataformas, el acceso móvil, las opciones de personalización, la extensibilidad y las funciones de seguridad y conformidad.
- Requisitos funcionales: presenta claramente las capacidades que se requieren en la solución de Gestión de Activos, incluida la Gestión de Activos de Hardware y Software, la Gestión de Licencias, las funciones de descubrimiento e Inventario, la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos, la elaboración de reportes y análisis, la integración con sistemas financieros y de compra, y la Gestión de Entornos Virtuales y en la Nube.
- Soporte y servicios del proveedor: describe la asistencia y las prestaciones esperables, contemplando la disponibilidad y los tiempos de respuesta del soporte técnico, la oferta de formación y documentación, el apoyo en la implementación y personalización, y las actualizaciones y mejoras periódicas.
- Criterios de evaluación: define los parámetros de valoración de las propuestas de los proveedores. Por ejemplo, el cumplimiento de los requisitos técnicos y funcionales, la experiencia y reputación, la metodología y el calendario de implementación, y el precio y el Coste Total de Propiedad.
- Detalles de la presentación: proporciona instrucciones claras a los proveedores, como los plazos, la persona de contacto para consultas, el formato (por ejemplo, PDF, Word) y el método (correo electrónico, portal en línea).
¿Qué debes esperar de una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos?
Cuando difundas una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, es importante saber qué tipo de respuestas recibirás de los proveedores.
Aquí, algunas pautas que te ayudarán a comprender mejor las propuestas y qué debes buscar durante el proceso de análisis:
- Evaluación clara: recibirás un documento que describe claramente la herramienta de Gestión de Activos, lo cual te permitirá saber si la propuesta satisface o no las necesidades de tu organización. En concreto, la respuesta tiene que brindarte los elementos para realizar una evaluación sobre la adecuación de la solución a tus requisitos y objetivos específicos.
- Consideración del cumplimiento parcial: en algunos casos, los proveedores indican que sólo satisfacen una parte de los requerimientos. Por lo tanto, evalúa detenidamente estos casos y determina si los aspectos que no se cumplen totalmente son críticos para tus objetivos de Gestión de Activos o si pueden abordarse mediante soluciones alternativas o una personalización.
- Modelo de licencias: las respuestas deben incluir información detallada sobre este ítem. Evalúa si la estructura de precios y licencias se ajusta al presupuesto y los requisitos de tu organización, si es flexible y escalable para adaptarse al crecimiento futuro y a las necesidades cambiantes.
- Pruebas de cumplimiento: examina las pruebas o la documentación del proveedor que demuestren que su solución cumple los requisitos establecidos. Busca ejemplos concretos, casos prácticos o testimonios que validen sus afirmaciones; pide referencias o contacta a los clientes para obtener información adicional sobre el historial del proveedor a la hora de satisfacer las necesidades de cumplimiento.
Aunque no existe un plazo estándar para recibir las respuestas a la Solicitud de Propuesta, es razonable dar a los proveedores tiempo suficiente para preparar y presentar sus propuestas.
El plazo puede variar en función de la complejidad del proyecto y el alcance de los requisitos de la RFP. No obstante, es aconsejable fijar un período de tiempo realista que permita a los proveedores responder de forma exhaustiva.
Conclusión
Una RFP es una herramienta valiosa para poder comparar y evaluar con los mismos criterios distintas soluciones de Gestión de Activos. Al emitir una, es importante hacer un seguimiento de lo siguiente:
- Características y requerimientos imprescindibles.
- Características útiles, pero a las que estás dispuesto a renunciar a cambio de otras ventajas.
- Otros aspectos a tener en cuenta (soporte, costos de licencia, etc.).
Esto te ayudará a tomar decisiones informadas y a seleccionar una solución que cumpla con los objetivos específicos de tu organización y maximice el valor de tus activos.
No olvides descargar nuestra plantilla RFP para software de Gestión de Activos para utilizarla como punto de partida. Realmente te facilitará mucho el proceso.
Para elegir a InvGate Asset Management como tu solución de Gestión de Activos de IT, concierta una reunión con nuestros expertos y conoce a fondo el producto.
