La selección de una herramienta de ITAM que se adapte a las necesidades reales de una organización resulta compleja. Para facilitar la cuestión, presentamos una plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, que constituye un sólido punto de partida, orientada a evaluar las diversas opciones existentes en el mercado.
El esquema RFP (Request for Proposal o Solicitud de Propuestas) ayuda a definir los requerimientos de la empresa, estructurar las comparaciones entre los proveedores y garantizar que se consideren los factores clave durante el proceso de elección.
Dicha matriz está disponible para su descarga gratuita y su uso inmediato en la compañía.
¿Qué es una RFP para la Gestión de Activos?
Una RFP para la Gestión de Activos es un documento que suelen crear los equipos de IT, Compras o responsables de administrar los recursos para describir claramente las necesidades y los criterios de una organización a la hora de evaluar soluciones de este tipo.
Una vez redactado, se comparte con los proveedores seleccionados, que luego envían sus propuestas teniendo en cuenta la estructura definida. Este proceso asegura que las respuestas se puedan comparar de forma coherente y transparente.
También resulta útil tanto para los prestadores como para las propias empresas: para los primeros representa un marco claro y para las segundas constituye una forma confiable de tomar decisiones informadas.
Descarga la plantilla RFP para un software de Gestión de Activos
Tras años ocupándonos de gestionar solicitudes de propuestas para organizaciones de todo el mundo, elaboramos un esquema estandarizado que simplifica el procedimiento.
Nuestra plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, completa y organizada en Excel, es el punto de partida perfecto para quienes buscan una solución de este tipo.
Aunque está diseñada pensando en ITAM, también se puede aplicar de forma más amplia a iniciativas vinculadas a la administración de otros activos.
Además, cubre todos los componentes esenciales de una Solicitud de Propuestas (que desglosaremos en las siguientes líneas), permitiendo ahorrar tiempo y esfuerzo.
Sin embargo, hay que considerar que se trata de un marco estructurado para empezar y que cada uno deberá adaptarlo a sus necesidades y objetivos específicos.
¿Por qué es importante una RFP para la Gestión de Activos de IT?
Una RFP es importante porque aporta estructura y objetividad al proceso de selección de proveedores. Ya sea orientada a la Gestión de Activos o a la Gestión de Activos de IT, dicho esquema garantiza que los requerimientos estén claramente definidos, las propuestas estandarizadas y que las decisiones se basen en criterios comparables.
Además de ahorrar tiempo, esta iniciativa reduce los riesgos y promueve la transparencia y la equidad a la hora de elegir la solución adecuada.
4 ventajas de crear una Solicitud de Propuestas para ITAM
La definición de un proceso formal de Solicitud de Propuestas ayudará a la organización en lo siguiente:
- Selección de proveedores: habilita un proceso de licitación competitivo, dando acceso a diversas opciones. Las organizaciones pueden así evaluar las propuestas basándose en criterios predefinidos, como la funcionalidad, el costo, la escalabilidad, el soporte y la reputación. Este procedimiento facilita la selección de la empresa más adecuada para las necesidades específicas de cada caso.
- Estandarización y coherencia: garantiza que todos los prestadores reciban las preguntas adecuadas y el mismo conjunto de requisitos, lo cual promueve la equidad y la consistencia en el proceso de examinación. En definitiva, ayuda a comparar las propuestas de forma equitativa.
- Soluciones personalizadas y adecuadas a los objetivos: una RFP ofrece a las compañía la oportunidad de especificar sus requisitos y preferencias únicos. Los proveedores, entonces, deben presentar alternativas que se ajusten a las demandas de la organización. En consecuencia, se simplifica la elección de la solución, la cual se amoldará perfectamente al entorno de IT, los flujos de trabajo y los procesos empresariales específicos.
- Cumplimiento normativo y mitigación de los riesgos: al evaluar la experiencia, los conocimientos y las certificaciones, la Solicitud de Propuestas bajar el umbral de riesgos asociados a la selección de un proveedor sin saberes o poco confiable. También es válido incluir términos y condiciones contractuales para garantizar el cumplimiento normativo, la seguridad, la privacidad de los datos y otras medidas de Gestión de Riesgos.
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¿Qué es una RFP y cómo redactarla?
Componentes de una Solicitud de Propuestas para la Gestión de Activos Tecnológicos
La preparación de una Solicitud de Propuestas para ITAM tiene que incluir información relevante, por lo cual es fundamental comunicar eficazmente los requisitos y las expectativas de la organización.
La plantilla RFP para un software de Gestión de Activos que te proporcionamos anteriormente te ayudará a empezar a trabajar en ella, ya que abarca cuestiones claves, como las siguientes:
- Introducción: brinda una breve descripción de la empresa, sus objetivos y el propósito de la Solicitud de Propuestas.
- Descripción general del proyecto: alcance, metas y requisitos específicos del plan de Gestión de Activos de IT, incluyendo cualquier consideración o desafíos adicionales.
- Requerimientos: toda la información básica sobre el proveedor, lo cual contempla descripción general de la compañía, experiencia, casos prácticos, solución prevista, calendario de implementación y detalles de precios y licencias.
- Requisitos técnicos: capacidad de integración con los sistemas existentes (por ejemplo, LDAP, herramientas ITSM), compatibilidad con múltiples plataformas, acceso móvil, opciones de personalización, extensibilidad y características de seguridad y cumplimiento.
- Requisitos funcionales: capacidades de la solución de Gestión de Activos, como administración del hardware y el software, licencias y ciclo de vida; características de descubrimiento de activos e inventario de activos; generación de informes de inventario y análisis, integración con los sistemas financieros y de compras, y el manejo de entornos virtuales y en la nube.
- Asistencia y servicios del proveedor: disponibilidad y tiempos de respuesta del soporte técnico, oferta de capacitación y documentación, guía para la implementación y la personalización, y actualizaciones y mejoras periódicas.
- Criterios de evaluación: definición de las pautas que se usarán para examinar las propuestas de los prestadores. Estas pueden incluir el cumplimiento de los requisitos técnicos y funcionales, la experiencia y la reputación del proveedor, la metodología y el calendario de puesta en marcha, y el precio y el Coste Total de Propiedad.
- Detalles de la presentación: instrucciones sobre la fecha límite de entrega, la persona de contacto para consultas, el formato de la propuesta (por ejemplo, PDF, Word) y el método de envío (correo electrónico, portal en línea).
Etapas del plan para resolver la Gestión de Activos de IT
Antes de diseñar una Solicitud de Propuestas eficaz para resolver la Gestión de Activos de IT, es importante tener un plan. A continuación, describimos los diferentes pasos que conlleva, así como qué y quién debe participar en cada etapa.
#1: Investigación interna
La organización tiene que conformar un equipo de investigación específico, normalmente compuesto por expertos técnicos responsables de identificar las necesidades internas de ITAM y de realizar el seguimiento de todo el proceso. Dichos profesionales desempeñarán un papel clave en la evaluación de las prácticas existentes, la identificación de los puntos débiles y la determinación de los requisitos de la nueva solución.
#2: Búsqueda de las herramientas
El equipo debe explorar de forma exhaustiva las soluciones y los proveedores que ofrece la Gestión de Activos de IT, y que respondan a las necesidades identificadas. Como ayuda te dejamos esta comparación de herramientas de ITAM.
La tarea involucra revisar los sitios web de los prestadores y buscar recomendaciones de expertos del sector o colegas. También es ideal solicitar demostraciones para conocer las capacidades y funcionalidades de dichos productos.
#3: Creación de la plantilla de Solicitud de Propuestas
Tras establecer la lista de candidatos, es momento de crear la plantilla RFP para un software de Gestión de Activos, que incluirá tanto los requisitos específicos de la organización como las soluciones disponibles. También habrá que diseñar los criterios de evaluación (es decir, el presupuesto asignado y las capacidades técnicas clave).
Un sistema de puntaje contribuye a la comparación de forma sencilla. Por ejemplo, se añaden X puntos si cubren los aspectos básicos, e Y y Z si ofrecen funciones adicionales.
#4: Envío de la Solicitud de Propuestas a los proveedores
El equipo de investigación también se encarga de distribuir la Solicitud de Propuestas a los proveedores identificados, proporcionándoles un plazo claro para su presentación. Obviamente tendrán que asegurarse de que todos reciban la misma versión para mantener la equidad y la coherencia.
Como posiblemente surjan algunas preguntas, deberán poner a disposición un canal de comunicación para contactar al equipo.
#5: Proceso de evaluación y decisión final
Luego de presentar las propuestas, es momento de su evaluación basándose en los criterios predefinidos, como la rentabilidad, la alineación de las características, la experiencia del proveedor, la escalabilidad y el Coste Total de Propiedad. En esta instancia es útil utilizar matrices o sistemas de puntajes para clasificar y comparar las soluciones de forma objetiva.
Una vez tomada la decisión final, todos los proveedores serán comunicados sobre la finalización del proceso de selección. Para ello, se puede utilizar el mismo canal establecido en la etapa anterior.
Eso es todo: los procedimientos de compra e implementación comenzarán poco después.
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