Descubrimiento de activos y gestión de inventario: Mejores prácticas

InvGate septiembre 9, 2021

Mantener a tus activos de IT organizados y gestionados de manera adecuada es una práctica integral que te garantiza el éxito a largo plazo. Además, si estás informado con las últimas tendencias de la gestión de activos de IT (ITAM), sabrás que también significa tomar decisiones sutiles y bien informadas para desarrollar herramientas de IT adecuadas. Por tal motivo, es importante que mantengas tu estrategia de descubrimiento de activos de IT actualizada. 

Pero, ¿qué es y cómo puede beneficiarte a ti y a tu empresa? Este artículo te permitirá conocer todo sobre las herramientas de descubrimiento de activos de IT, ya sea que tengas muchos años de experiencia en la industria o recién hayas empezado. Además, descubrirás cómo puede traerte beneficios inmediatos en los siguientes puntos:

  • Automatizar el proceso de inventariado de aplicaciones de IT.
  • Centralizar la base de datos de activos.
  • Detectar anomalías en el software o hardware.
  • Mejorar exponencialmente la presentación de informes y análisis.
  • Acceder a una vista completa de la red de activos.

Asimismo, también hablaremos sobre la gestión de inventario, el proceso hermano del descubrimiento de activos y uno de los más importantes para un negocio eficiente. Del mismo modo, aprenderemos los siguientes temas:

  • ¿Qué es la gestión de inventario?
  • ¿Qué diferencias (y similitudes) tiene con el descubrimiento de activos de IT?
  • ¿Cómo se pueden combinar para crear una CMDB y por qué la necesitas?
  • ¿Cuáles son las mejores prácticas para el descubrimiento de activos de IT y la gestión de inventario?
  • ¿Qué buscar en un sistema de descubrimiento de activos?

Veamos el siguiente diagrama.

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Descubrimiento de activos de IT resumido

El descubrimiento de activos es el proceso mediante el cual se clasifica, organiza y supervisa la totalidad de los activos de IT de una empresa. Está claro que estos activos no son solo digitales, sino una mezcla de hardware y software. En un mundo en donde cada dispositivo, por más pequeño que sea, tiene acceso a la nube, una gestión competente no solo involucra controlar estos activos, sino también conservar la integridad de tus datos a lo largo de toda la red.

Por tal motivo, lo ideal sería utilizar una plataforma que combine herramientas de descubrimiento de software y herramientas de descubrimiento de hardware para que puedas catalogar y controlar todos estos dispositivos.

Piensa, por ejemplo, en todas las organizaciones que utilizan dispositivos móviles como laptops y smartphones. Si te detienes a pensarlo un minuto, notarás que tu equipo de IT necesita tener un panorama claro de lo que ocurre con estos dispositivos las veinticuatro horas del día.

¿Qué es la gestión de inventario?

Los negocios operan gracias a la cooperación de muchas partes; recursos como vehículos, inmuebles, finanzas, bienes en depósito, entre otros, también deben estar catalogados.

Esta tarea conocida como gestión de inventario también aplica al mundo de IT. Un software de gestión de activos de IT se encarga básicamente de organizar todos los activos de IT que encontraron diversas herramientas de descubrimiento, como por ejemplo:

  • Software de descubrimiento de IT.
  • Conectores B2B (negocio a negocio).
  • Carga manual del activo.
  • Entrada manual de datos del activo.
  • Lectores de códigos de barra

Este proceso está pensado para que se lo ejecute a la par del descubrimiento de activos de IT adecuado. El objetivo final es producir información confiable sobres los activos y garantizar que se los puede monitorear de manera adecuada mediante un software de inventario de activos de IT.

¿Cuál es la diferencia entre el descubrimiento de activos de IT y la gestión de inventario?

No es difícil notar por qué se suelen confundir estos dos términos. Sin embargo, más allá de sus similitudes, refieren a partes distintas de un proceso más amplio.

El descubrimiento de activos de IT es el proceso mediante el cual se identifican y gestionan los activos de IT, es decir toda la infraestructura de hardware y software que compone a la red de la empresa.

La gestión de inventario, por otro lado, es el proceso mediante el cual se recibe la información generada por las herramientas de descubrimiento y se crea una base de datos que unifica toda la información de distintas fuentes para brindar un panorama más general. Es importante que estas herramientas de inventario de activos de IT conecten a los activos con su información contractual y financiera, según lo establecido en las mejores prácticas de ITAM.

Sin embargo, si bien no son lo mismo, eso no significa que estén completamente aislados. Las mejores herramientas de descubrimiento de activos combinan ambos procesos para consolidar una gestión efectiva en una sola plataforma.

Mejor aún, este sistema único puede fomentar la construcción de una CMDB a la par del catálogo normalizado.

¿Qué es una CMDB?

Una CMDB es una base de datos de gestión de la configuración, es decir el eje principal del software de gestión de tecnología de la información (ITSM). Esta base de datos integral almacena información detallada sobre tus activos de IT y su relación entre ellos.

Asimismo, alberga información de diversas fuentes (internas y externas) y te permite acceder a estos datos valiosos desde un único lugar. De este modo, puedes obtener un panorama completo de la infraestructura de la red desde cualquier ubicación.

¿Qué beneficios trae esta base de datos integral en tiempo real? Agilizar tu vida con una gestión de activos de IT simplificada en órdenes de magnitud.

Mejores prácticas para el descubrimiento de activos de IT y la gestión de inventario

Como todo en la vida, el éxito empieza desde lo más básico. El descubrimiento de activos de IT y la gestión de inventario, por suerte, no son la excepción. Echémosle un vistazo.

Mejores prácticas para el descubrimiento de activos de IT

¿Qué activos se descubren?

Primero, define qué tipos de activos de IT querrás descubrir con el software. Es mejor empezar por dispositivos como laptops, computadoras de escritorio, teléfonos móviles y software, y puedes seguir avanzando hacia elementos más complejos.

¿Qué herramientas utilizas?

Tal como lo mencionamos más arriba, puede que todos los caminos conduzcan a Roma, pero no todas las herramientas de descubrimiento de activos de IT son iguales. De hecho, se recomienda implementar múltiples herramientas de descubrimiento, como soluciones de software, lectores de códigos de barra, introducción manual de datos y programas integrados con funcionalidades de descubrimiento. Algunas pueden funcionar mejor para hardware y dispositivos, mientras que otras pueden ser más adecuadas para software de centros de datos.

Planifica un proceso

Ser organizado trae sus ventajas. En tal sentido, es recomendable que crees un mapa de ruta o, en otras palabras, definas un proceso de descubrimiento. Si lo haces, podrás identificar a los activos de manera precisa y registrarlos en una base de datos de gestión de inventario cuando los hayas encontrado.

Una vez terminado esto, podrás documentar todos los cambios en el ciclo de vida de tus activos. Si se ejecuta de manera adecuada, tu personal de IT tendrá una visión clara de las fechas en las que se compraron los activos, cuándo fueron enviados y recibidos, y cuándo entraron en servicio.

Implementa el mismo sistema

Muchas herramientas de descubrimiento de activos de IT suelen enviar información a las bases de datos de los inventarios de diversas maneras. Por tal motivo, mantener la coherencia entre los informes de activos puede ser un gran dolor de cabeza y podría llevar a que se cometan errores vergonzosos (y costosos) en el futuro. 

La normalización de datos a través de scripts de base de datos o herramientas de normalización de software pueden servir para sortear potenciales obstáculos y constituye uno de los pilares fundamentales de las mejores prácticas de ITAM. 

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Mejores prácticas para la gestión de inventario

Define el ciclo de vida de tus activos

Nada es para siempre (ni siquiera el universo) y los activos de IT no son la excepción a este axioma. Llevar un registro del ciclo de vida de cada activo puede ahorrarte mucha confusión en el futuro. De esta manera, los administradores de IT podrán acceder a información relacionada a la actividad, guardado, disponibilidad, uso o retiro de un activo o dispositivo en cualquier momento.

Es importante recordar que las mejores prácticas sugieren que se documente el ciclo de vida completo de los activos de principio a fin, es decir desde su compra hasta su retiro. De esta manera, los administradores de IT pueden saber por adelantado si cuentan con un activo para determinado proyecto, si necesitan renovar un dispositivo o licencia, o si deben planificar otras compras de IT.

¿Gestionado o no gestionado?

Cuanto más importante es un activo de IT, más cerca de la categoría “gestionado” se encuentra. Los discos rígidos, laptops, tarjetas de memoria y otras unidades de almacenamiento siempre deben encontrarse en esta categoría.

Por el contrario, aquellos activos que son necesarios para requisitos operacionales, pero que no contienen información, tales como impresoras, monitores, entre otros, deben figurar como no gestionados.

Para garantizar un mayor nivel de control, los dispositivos gestionados pueden contar con un software de “registro” que se comunique con la base de datos pertinente con regularidad y que cree una alerta en caso de que no lo haga.

Si tienes activos sensibles en el depósito, deberías considerar agregarles una capa adicional de información para rastrearlos, como por ejemplo un código de barras (RFID) que te permita de manera inmediata saber si alguien movió dicho activo. Rastrear un elemento en una red es una cosa, pero rastrear un elemento físico requiere pasos extras.

Los detalles importan

Tener una estrategia de descubrimiento de activos es una práctica extremadamente buena. Puedes evitar confusiones etiquetando a todos los activos con información relevante: dueño, departamento, proyecto, base de datos, ubicación y responsabilidad. 

Esto ayuda a los administradores (y a las mejores herramientas de descubrimiento de activos de IT) para que realicen informes de activos de IT de mejor calidad.

Automatiza donde sume

Incluso el ser humano más productivo es propenso a cometer errores. Sin embargo, un buen sistema de descubrimiento de activos rara vez lo hace. Muchas veces, todas esas tareas repetitivas de baja complejidad y valor necesitan estar automatizadas. De este modo, tus empleados podrán dejar atrás tareas redundantes y concentrarse en aquellas que más necesiten de sus habilidades.

Si sigues estas reglas, podrás evitar muchos errores comunes. O, viéndolo de otro modo, tendrás acceso a herramientas completamente automatizadas que harán la mayor parte de este trabajo por ti.

¿Qué buscar en una herramienta de descubrimiento de activos de IT?

Esperamos haber destacado la importancia del descubrimiento de activos de IT. Pero más importante aún, esperamos haber dejado en claro por qué un sistema de descubrimiento de activos puede ser el factor diferencial entre el trabajo adicional engorroso y la frescura de procesos automatizados que requieren poco esfuerzo humano y reparaciones innecesarias.

Analicemos punto por punto cuales son las funciones de una herramienta de descubrimiento de activos de IT. 

Automatizar procesos de inventario de aplicaciones de IT

No es ninguna sorpresa que mejoramos mucho en la automatización de procesos que requerían mucho tiempo y dinero. Por eso, las mejores herramientas de inventario de activos brindan una ayuda inmediata, ya que permiten etiquetar automáticamente a todos los activos de IT y dispositivos con direcciones IP de una sola vez. Eso incluye a todos los teléfonos, laptops, computadoras de escritorios, enrutadores, conmutadores, servidores, impresoras y escáners conectados a tu red que proveen de manera eficiente información de software y hardware valiosa para tu equipo de IT.

Centralizar tu base de datos de activos 

A todos nos gustaría evitar los sucesos inesperados, pero sabemos que es una parte inevitable de la vida. Si la pandemia nos enseñó algo, es esperar lo mejor, pero prepararse para lo peor. El descubrimiento de activos de IT es la mejor manera de estar listos para encontrar fallas y problemas inesperados.

¿Cómo? Una vez que la herramienta de activos de IT analiza toda la red, el resultado se guarda en una base de datos independiente. Si surge un problema inesperado en uno de tus dispositivos, podrás enterarte de inmediato y tu equipo podrá desplegar soluciones rápidas y eficientes. Además, la base de datos cuenta con un historial de todas las actualizaciones de software, así como también de los cambios que se hicieron en el hardware, lo que permite eliminar las conjeturas al momento de encontrar qué parte de la cadena de eventos falló.

Detectar anomalías a nivel de software y hardware

Todo aquel que esté familiarizado con las mejores prácticas de gestión de activos empresariales debería contar con políticas de seguridad sólidas en su organización. Sin embargo, es muy difícil (y propenso a presentar errores) que los equipos de IT inspeccionen cada elemento con sumo detalle para aprobarlos. 

Las herramientas de descubrimiento de activos de IT permiten eliminar estos obstáculos por medio de una inspección profunda de cada activo, ya sea cuando se los agrega a la red, o cuando se los analiza periódicamente para detectar problemas antes de que escalen hacia algo más grande. Además, lo hacen mejor que cualquier humano.

Mejorar exponencialmente la presentación de informes y análisis.

Una herramienta de descubrimiento de activos de IT que vale lo que cuesta inspeccionará cada activo de tu red con regularidad. Esto tiene el beneficio de eliminar software o dispositivos redundantes (¿quién no se olvidó de borrar el teléfono de un antiguo empleado de una red con información confidencial?) y ayudar a planificar actualizaciones en toda la red.

Por otro lado, gestionar todas tus licencias de software desde un mismo lugar es una mejora que te hará preguntar cómo hacías para vivir sin ella antes.

 Acceder al inventario completo de tu red de activos 

Solo puedes controlar lo que conoces. Una herramienta de descubrimiento de activos de IT es la manera perfecta para obtener un mapa completo y dinámico de lo que está ocurriendo en tu red. ¿Por qué dinámico? Porque los dispositivos entran y salen constantemente y es una necesidad tener una imagen coherente de la geolocalización, la cantidad, el estado y el tipo de dispositivos que constituye tu red.

Además, si tienes pensado hacer una migración completa de estándares, tener un panorama general no es solo un complemento, sino una necesidad.

Mejorar la gestión de costos y la toma de decisiones

Un sistema de descubrimiento de redes genera información sobre hardware y software que puede mejorar radicalmente la gestión de costos y la toma de decisiones informadas. Esto permite obtener mejores resultados a diario e incrementar íntegramente las competencias de soporte de IT. 

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Una vista unificada de tu inventario de activos

Descubre y centraliza todo lo que necesitas saber sobre tus activos, crea una CMDB y un catálogo normalizado.

Conclusión 

El conocimiento es solo una parte de la batalla. Y por eso querrás elegir en cuáles participar. Realizar un descubrimiento de activos de IT adecuado con las herramientas correctas puede marcar la diferencia entre un negocio próspero y uno en que el esfuerzo de los empleados se desperdicia con procesos subóptimos.

Al final del día, siempre es mejor tener un plan e invertir en herramientas que te ayuden a transformar el descubrimiento y la gestión de activos.

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