O Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI é muito complexo, mesmo para pequenas organizações com 20 ou 30 funcionários. Quando as empresas ficam maiores, manter o controle de todos os laptops, impressoras e outros dispositivos torna-se ainda mais difícil, semelhante a montar um quebra-cabeça com milhares de peças.
No entanto, temos boas notícias: com as estratégias e ferramentas certas, é possível superar esses obstáculos e obter o controle do seu inventário de hardware, maximizando seu valor e reduzindo os custos.
Dois componentes-chave são essenciais para o Gerenciamento eficaz do Inventário de Hardware: um inventário preciso dos ativos de TI e uma estratégia de Gestão de ativos de TI (ITAM).
O primeiro forma a espinha dorsal do Gerenciamento eficiente de Hardware. E, quando complementado pelo segundo, fornece uma abordagem holística para gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de TI, abrangendo a aquisição, a implementação, a manutenção e o descarte.
Aqui vamos nos aprofundar no que é um inventário de hardware, sua importância e boas práticas. E também como fazer o inventário de equipamentos de TI com o InvGate Asset Management, bem como os aspectos mais importantes a considerar em um software específico para tarefas de inventário.
Software de Gestión de Activos
4.4
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O que é o Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI?
O Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI é o processo sistemático de rastreamento, organização e controle de ativos de hardware dentro de uma organização.
Isso inclui todos os dispositivos físicos e equipamentos essenciais para a operação de uma infraestrutura de TI, como laptops, telefones, servidores, roteadores, impressoras e todos os instrumentos eletrônicos pertencentes à empresa.
No escopo mais amplo da Gestão de Ativos de Hardware (HAM), que é parte integrante das práticas eficazes da Gestão de Ativos de TI (ITAM), o Gerenciamento de Inventário de Hardware desempenha um papel fundamental.
Dessa forma, o processo serve como base para o HAM bem-sucedido, fornecendo um registro abrangente e preciso de todos os ativos de hardware pertencentes e usados pela organização. Ele também reúne informações sobre as especificações, os locais, as garantias e o status de uso dos dispositivos durante todo o seu ciclo de vida.
Com tudo isso, é possível gerenciar com eficiência os recursos de hardware, garantir a utilização ideal, reduzir custos e simplificar as operações de TI.
Inventário de hardware x Inventário de software
Embora os inventários de hardware e software devam ser considerados em conjunto e sejam dois aspectos essenciais da Gestão de Ativos de TI, também é essencial conhecer suas diferenças.
Nesse sentido, o primeiro refere-se ao rastreamento e ao gerenciamento dos dispositivos físicos em uma organização, enquanto o segundo trata do gerenciamento dos vários aplicativos e licenças de software instalados no hardware.
Por que o Gerenciamento de Inventário de Hardware é necessário?
Um sistema de Gerenciamento de Inventário de Hardware é muito importante porque permite:
- Otimizar os recursos.
- Cumprir as licenças de software.
- Garantir a segurança e a proteção dos dados.
- Fazer o orçamento e o planejamento financeiro.
- Garantir um suporte e manutenção eficientes de TI.
Vantagens e desvantagens do inventário de hardware
Embora o Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI traga várias vantagens para as organizações, ele também traz alguns desafios para sua execução bem-sucedida.
Vamos dar uma olhada em seus prós e contras.
Prós do Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI
- Otimização de custos: ao rastrear seus ativos de hardware, as organizações identificarão aqueles que não estão em uso ou que são subutilizados. Essas informações permitirão que elas tomem decisões melhores sobre o orçamento de TI, compras futuras, atualizações e substituições.
- Conformidade regulatória: as organizações poderão cumprir as regras do setor, os requisitos de licenciamento e os padrões de segurança.
Segurança de ativos: ajuda a monitorar o uso autorizado de hardware, identificar dispositivos não autorizados ou não contabilizados e implementar medidas de segurança adequadas para proteger aqueles que são valiosos.
Contras do Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI
- Consome tempo: requer recursos dedicados para rastrear, documentar e atualizar o banco de dados do inventário. Além da alocação adequada desses recursos, é necessário o uso de ferramentas automatizadas para simplificar a tarefa.
Escalabilidade: o rastreamento e o gerenciamento de um grande número de dispositivos em vários locais podem ser esmagadores se não houver sistemas e processos robustos em vigor.
Precisão dos dados: o Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI requer um esforço contínuo para manter informações precisas, incluindo atualizações periódicas à medida que novos ativos são adicionados, ativos existentes são substituídos ou aposentados e também quando as configurações de hardware mudam.
Como fazer o inventário de equipamentos de TI com o InvGate Asset Management
Um inventário de ativos de TI é essencial para um Gerenciamento eficiente do Inventário de Hardware. Embora esta tarefa possa parecer assustadora, o InvGate Asset Management facilita a tarefa ao oferecer a capacidade de criar um inventário de ativos unificado em apenas 24 horas.
O segredo do InvGate Asset Management é que permite preencher o inventário de várias maneiras, dependendo das necessidades do seu negócio e da informação prévia. Vamos dar uma olhada mais de perto nas diferentes alternativas para carregar e rastrear ativos.
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1. Instale um agente em seus dispositivos
O agente instalado em computadores, servidores e dispositivos móveis é uma das maneiras mais simples e rápidas de atualizar seu inventário. Esse método adiciona ativos automaticamente e fornece informações de status detalhadas e regulares.
Ele também apresenta alertas, configurações de regras de integridade e monitoramento em tempo real.
2. Aproveite as vantagens do recurso Discovery
A função Discovery do InvGate Asset Management utiliza um servidor proxy para escanear a rede e identificar os dispositivos conectados à Internet. Ao configurar o intervalo de IP, as organizações mapeiam gradualmente seus ativos, segmentando-os por sub-rede ou localização.
Esse processo pode ser automatizado para rastreamentos periódicos, garantindo que o inventário seja mantido atualizado. Além disso, é ideal para detectar dispositivos não autorizados na rede de sua empresa!
3. Use a integração na nuvem
O InvGate Asset Management permite adicionar dispositivos móveis a partir do serviços de nuvem, como Azure, AWS ou JAMF. Ao fazer o login, as organizações sincronizam e acessam os ativos junto com outros dados de inventário.
4. Faça upload de um arquivo .xls ou .csv
Se não quiser usar agentes, você tem a opção de criar um inventário de ativos físicos baixando o modelo .xls, preenchendo-o e carregando-o no Asset Management. Esse método é particularmente útil para migrar de um inventário existente em planilha do Excel . Também é ideal se você precisar controlar os materiais de escritório e outros ativos que não sejam de TI.
5. Crie ativos manualmente
Embora não seja ideal para um grande número de ativos, a criação manual de um inventário é um método básico para adicionar itens. Ele também oferece flexibilidade para personalizar as informações de entrada e é adequado para atualizar os ativos existentes.
6. Importe usuários e locais
Também é possível unificar o inventário importando usuários e locais de um arquivo .xls ou do armazenamento em nuvem. Esses ativos são vinculados aos dispositivos correspondentes para uma gestão completa dos ativos.
Para melhorar sua estratégia de Gestão de Ativos de TI, aproveite os seguintes recursos adicionais fornecidos pelo InvGate Asset Management:
- Atribuia códigos QR aos ativos para acesso rápido às suas informações.
- Incorpore a geolocalização para recuperá-los em caso de perda.
- Crie alertas para receber notificações sobre problemas específicos dos ativos.
- Configure regras de integridade para dispositivos com agentes instalados que lhe permitam monitorar o status deles.
- Gerencie contratos vinculando informações de ativos a garantias, dados de fornecedores e dados financeiros.
- Acompanhe a depreciação de ativos configurando o registro financeiro.
- Gere e agende relatórios para monitorar os principais indicadores de desempenho.
- Use painéis de controle para obter uma representação visual das métricas dos ativos.
10 Boas práticas de Gerenciamento de Inventário de Hardware
Veja a seguir algumas boas práticas de Gerenciamento de Inventário de Hardware de TI que darão suporte e otimizarão o processo.
1. Use um software de Gerenciamento de Inventário de Hardware
Uma planilha do Google ou um arquivo do Excel é suficiente para um pequeno número de dispositivos e uma pequena organização. No entanto, o software de Gestão de ativos de TI transformará e melhorará completamente seu inventário de hardware e sua prática geral de ITAM, ajudando-o a acompanhar seus dispositivos, certificando-se de que eles estejam protegidos e tenham as atualizações mais recentes, tudo isso sem exceder seu orçamento de TI.
As soluções de Gestão de Ativos como InvGate Asset Management foram projetadas para expandir sua equipe de TI, mas reduzir sua carga de trabalho, pois inclui recursos automatizados de descoberta e rastreamento de ativos e também ajuda a gerenciar suas compras e despesas.
2. Adicione todas as informações relevantes
Para que um inventário de hardware seja eficaz, aplica-se a frase "menos é mais". No entanto, as lacunas de dados podem prejudicar sua eficácia.
Portanto, é essencial saber o que incluir. De fato, o tipo de informação pode variar de acordo com o tipo de dispositivo. Por exemplo, o sistema operacional é relevante para um laptop, mas não para um roteador.
Mas, como orientação, os detalhes indispensáveis para todos os dispositivos são aqueles relacionados ao provedor, onde ele está localizado, quem o usa, histórico de serviços etc.
Além disso, essas informações devem ser constantemente atualizadas: se novos dispositivos forem adicionados, os antigos forem substituídos ou atualizações de software forem introduzidas, esses detalhes devem ser refletidos em sua ferramenta o mais rápido possível para evitar problemas.
3. Normalize seus dados
A normalização de dados é o processo de organização e estruturação de informações em um formato padronizado em todo o inventário de hardware. Esse procedimento garante a consistência e a precisão e facilita a análise e a geração de relatórios eficazes. Ele também evita situações em que os mesmos ativos têm nomes diferentes ou são contados como itens diferentes.
Com o software avançado de Gerenciamento de Inventário de Hardware, como o InvGate Asset Management, a normalização dos dados é realizada automaticamente, eliminando o esforço manual, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.
4. Marque seus dispositivos
Todos os dispositivos devem ser etiquetados, especialmente os dispositivos móveis, como laptops, smartphones ou tablets. A maioria das organizações usa adesivos. Mas uma opção mais rápida e eficaz é usar códigos QR ou etiquetas RFID.
Essas últimas são ideais para rastrear e evitar perdas no caso de dispositivos caros ou dispositivos com arquivos ou informações confidenciais. Ambas as opções são seguras, fáceis de escanear e simplificam a tarefa de manter os dados dos ativos atualizados.
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5. Use a automação
A automação é sua aliada quando se trata de manter o inventário de hardware. As soluções modernas vêm com vários recursos de automação, inclusive o que permite criar inventário.
Assim, por exemplo, o InvGate Asset Management faz a varredura da rede e gera uma lista detalhada de todo o hardware conectado a ela, juntamente com informações relacionadas, como software, status do dispositivo e dados financeiros de cada máquina.
Outras finalidades da automação são as seguintes: permite o cuidado e o rastreamento dos ativos durante todo o seu ciclo de vida, facilita o monitoramento proativo com alertas de status em tempo real, gera relatórios abrangentes sobre a utilização do hardware, garantia e histórico de manutenção.
6. Integrar, integrar e integrar
Para obter os melhores resultados, integre seu inventário de hardware a outras ferramentas e softwares usados pela equipe de TI. Por exemplo, ao conectar a ferramenta ITAM com a solução de central de serviços, você manterá o inventário atualizado e, ao mesmo tempo, proporcionará uma melhor experiência por meio da central de serviços. Ao integrar o software de Gestão de Ativos à sua solução de ERP, as partes interessadas podem planejar com precisão os projetos futuros.
A Gestão de Ativos também desempenha um papel importante em outras atividades organizacionais, simplificando o fluxo de trabalho e reduzindo as dependências.
Por exemplo, na integração, quando os novos funcionários precisam receber seus equipamentos. Nesse contexto, o departamento de RH pode planejar esse processo com eficiência, integrando o software de Gestão de Ativos à base de conhecimento da organização.
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7. Monitore continuamente
Como acontece com a maioria dos problemas de TI, o inventário de hardware não é feito de uma vez por todas. É importante atualizá-lo periodicamente para garantir que todo o hardware esteja em boas condições e funcionando corretamente. O monitoramento contínuo evitará a perda ou o roubo de dispositivos, bem como quaisquer ameaças à segurança cibernética.
Deve-se observar que, se os funcionários trabalharem em horários diferentes, nem todos os dispositivos estarão on-line enquanto o inventário automatizado de hardware estiver sendo realizado.
8. Planeje seu orçamento com cuidado
O planejamento do orçamento é uma atividade essencial na manutenção de um inventário, pois garante que a sua organização tenha os ativos certos nas quantidades certas. Isso o ajuda a fornecer um serviço de TI de qualidade sem exceder o orçamento de TI.
Ao planejar, considere não apenas o custo inicial de compra do hardware, mas também os custos associados ao longo de seu ciclo de vida. O TCO (Total Cost of Ownership, custo total de propriedade) inclui várias despesas, como aquisição, implementação, manutenção, reparos, licenças de software (incluindo sistemas operacionais) e eventual descarte seguro.
Uma solução de software avançada oferece ferramentas de planejamento financeiro para facilitar o planejamento de orçamentos pelos gerentes de TI. Por exemplo, as ferramentas de medição de software ajudam a garantir que as licenças sejam usadas de forma eficiente.
9. Use dados e informações
A maioria dos softwares de Gerenciamento de Inventário fornece muitas informações, o que torna o gerenciamento de ativos mais eficiente em termos de recursos. Ele pode mostrar tendências e padrões, como a vida útil de um determinado dispositivo ou o número de licenças de software que você terá de comprar em um ano. Além disso, você pode usar esses dados para planejar atividades de reparo ou manutenção sem interromper o serviço ou sofrer tempo de inatividade do equipamento.
E, como mencionado acima, você também pode aproveitar os dados do inventário de hardware para planejar orçamentos e tomar decisões de compra. Por sua vez, as informações mostrarão a subutilização de recursos e os gargalos do fluxo de trabalho causados por dependências de hardware.
10. Não comprometa a segurança
O inventário de hardware desempenha um papel fundamental para manter sua organização protegida contra ameaças cibernéticas. Mas também é essencial garantir a segurança no processo de inventário. Portanto, toda a comunicação de dispositivos e servidores durante a descoberta e o monitoramento de ativos deve ser criptografada.
Um inventário que não segue as práticas de segurança adequadas funciona como uma lista de compras inutilizável. Além disso, as ameaças cibernéticas podem obter acesso aos dispositivos do inventário e causar estragos na rede. Concluindo, você deve garantir que seu sistema de Gerenciamento de Inventário seja seguro.
Recursos obrigatórios do software de Gerenciamento de Inventário de Hardware
O software que você escolher deve ter vários recursos obrigatórios que ajudarão a melhorar a capacidade da sua empresa de rastrear, gerenciar e otimizar seus ativos e seu uso. Aqui estão alguns deles.
Banco de dados de ativos centralizado
Para armazenar todas as informações relevantes sobre os ativos, um software de Gerenciamento de Inventário de Hardware precisa oferecer um banco de dados centralizado, incluindo especificações do dispositivo, datas de compra, número de série, dados de garantia, localização e usuários atribuídos.
Um banco de dados único e abrangente permite fácil acesso a informações precisas e atualizadas com o clique de um botão.
Rastreamento automatizado de ativos
A automação é um recurso crucial que economiza tempo e melhora a precisão do seu inventário. O software deve rastrear automaticamente as alterações de status dos ativos, inclusive a alocação de dispositivos, a realocação de locais ou o histórico de manutenção.
A instalação de um agente como o InvGate Asset Management permite que você receba informações regulares e em tempo real sobre seus ativos de hardware, eliminando o risco de erro humano e minimizando o esforço manual desnecessário.
Leitura de código de barras ou código QR
Seu software deve oferecer suporte a recursos de leitura de código de barras ou QR para simplificar o processo de adição de novos ativos ao inventário e atualização do status. Isso automatiza a entrada de dados e minimiza os erros manuais, tornando os processos de rastreamento e gerenciamento mais rápidos e eficientes.
Com o InvGate Asset Management é possível criar e atribuir um código QR diretamente aos seus dispositivos, de modo que não é necessário utilizar software de terceiros ou hardware específico para a impressão.
Relatórios e análises de inventário
Um software robusto de Gerenciamento de Inventário de hardware deve oferecer recursos abrangentes de relatório e análise, que precisam ser personalizáveis e fornecer informações sobre a utilização de ativos, histórico de manutenção, depreciação e outras métricas importantes.
Essas estatísticas o ajudarão a tomar decisões informadas, identificar tendências, otimizar a alocação de recursos e planejar as necessidades futuras de hardware.
Com o InvGate Asset Management, você pode personalizar seus painéis de controle com base nas principais métricas ITAM mais relevantes para a sua organização. Além disso, os relatórios personalizados podem ser gerados, baixados e compartilhados de acordo com as suas preferências.
Categorização e agrupamento de ativos
O software deve permitir que você gerencie, categorize e agrupe seus ativos de acordo com vários critérios, como tipo de dispositivo, departamento, local ou status. Dessa forma, você pode organizar o inventário de acordo com suas necessidades específicas, facilitando a localização e a análise desses dispositivos quando necessário.
O InvGate Asset Management tem a capacidade de gerar etiquetas inteligentes para identificar automaticamente os ativos, os movimentos não autorizados ou as mudanças.
Interface fácil de usar
Naturalmente, uma interface amigável é ideal para o usuário dessas ferramentas. Seus principais recursos incluem um bom design, visualmente atraente e fácil de entender, mesmo para usuários não técnicos. Ao mesmo tempo, ela deve oferecer menus, ícones e rótulos claros que simplifiquem tarefas como adicionar um novo dispositivo, atualizar relatórios ou gerar relatórios.
Uma interface responsiva e intuitiva melhora a adoção do usuário, reduz o tempo de treinamento e aumenta a produtividade.
Integração com outros sistemas
A integração perfeita com outros sistemas, como ferramentas de compras, help desk ou Gerenciamento de Serviços, é essencial.
Em vez de inserir informações manualmente em várias plataformas, as integrações cuidam do fluxo de dados. Elas também permitem que você aproveite os sistemas e processos existentes, mantendo dados precisos e consistentes em todos os departamentos.
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Segurança
A segurança é um aspecto fundamental do Asset Management, considerando que ele contém informações confidenciais. Ao escolher uma solução de software, é importante que ela inclua recursos de segurança que protejam seus dados e garantam a integridade de sua infraestrutura de TI.
Com as funcionalidades de InvGate Asset Management, é possível detectar dispositivos em sua rede que executam software não autorizado, receber alertas para aqueles com versões de software desatualizadas e fora de moda e verificar se a garantia de um dispositivo está prestes a expirar.
Alertas e notificações
Você precisa de recursos de alerta e notificação para ficar por dentro de eventos e alterações importantes relacionados ao inventário, como tarefas de manutenção programadas ou quaisquer outros problemas críticos que exijam atenção.
Os alertas e as notificações o ajudam a gerenciar proativamente os ativos de hardware e a tomar medidas oportunas para evitar interrupções.
Suporte
Um atendimento ao cliente confiável e ágil é fundamental. Portanto, procure fornecedores que ofereçam isso, inclusive acesso a uma base de conhecimento, documentação, tutoriais e materiais de treinamento.
Escolha uma ferramenta que lhe permita oferecer suporte rápido ao cliente por meio de vários canais, como e-mail, bate-papo ou telefone.
Isso também garante que você possa aproveitar ao máximo os benefícios do software e solucionar quaisquer problemas durante a implementação ou o uso diário.
Conclusão
O Gerenciamento de Inventário de Hardware é fundamental para que as organizações possam rastrear, gerenciar e otimizar seus ativos com eficiência.
Para estabelecer uma base sólida para um Gerenciamento de Inventário simplificado, é fundamental implementar as práticas recomendadas, incluindo o uso de software de Gerenciamento de Inventário de Hardware, monitoramento contínuo e manutenção da segurança.
Embora a criação de um inventário unificado de hardware possa parecer uma tarefa árdua, o InvGate Asset Management torna tudo mais simples. Graças aos seus recursos, ele ajuda a aumentar a eficiência, a precisão e a acessibilidade, permitindo que você tome decisões informadas e otimize a utilização do seu inventário de ativos. Portanto, solicite uma avaliação gratuita de 30 dias ou explore a demonstração ao vivo para ver com seus próprios olhos.
