Una RFP (Request for Proposal o Solicitud de Propuesta) es uno de los documentos más importantes que deberás redactar si deseas realizar una compra importante. Ayuda a las organizaciones a establecer sus requerimientos y a relacionarse con posibles proveedores de forma transparente, estructurada y justa.
Si eres completamente nuevo en el tema o simplemente quieres ampliar tus conocimientos antes de iniciar un proceso de adquisición, arribaste al lugar indicado: este artículo repasará qué es una RFP y definirá el procedimiento de redacción, incluidos los principales componentes que no puedes pasar por alto.
¿Estás listo para aprender más sobre las RFPs? Comencemos.
Definición de una RFP
¿Qué es una RFP y para qué se utiliza? Es un documento empresarial que las organizaciones usan para anunciar proyectos, pedir ofertas o presentar nuevas líneas de trabajo a las partes interesadas y los proveedores. La Solicitud de Propuesta sirve para explicar el alcance y el objetivo del plan, documentar los requerimientos y dar a conocer los criterios de selección y las condiciones del contrato.
En definitiva, este tipo de documentación permite a las organizaciones tratar con posibles proveedores y socios de forma transparente y coherente. Una RFP otorgada a los potenciales proveedores implica que éstos deben responder con sus mejores estimaciones cómo llevarían a cabo aquello que se les solicita.
Por ejemplo, un uso común es cuando una empresa está buscando diferentes alternativas de software para satisfacer una necesidad específica. En este caso, puede crear una RFP para esta tarea y entregarla a los distintos proveedores para que la completen. De este modo, se asegura una base común para comparar y tomar la decisión correcta.
RFI vs. RFQ vs. RFA vs. BMP
¿Qué son los RFI, RFQ, RFA y BMP? Es posible que los confundas: si bien todos forman parte del proceso de contratación que lleva adelante una organización, cada uno se ocupa de aspectos diferentes.
En primer lugar, veamos los significados de los términos:
- RFI (Request for Information o Solicitud de Información): se utiliza para recabar datos preliminares y conocer los posibles proveedores, productos o servicios disponibles en el mercado para conocer el panorama general. Por lo tanto, se suele usar en las primeras fases del proceso de contratación, antes de la Solicitud de Propuesta.
- RFQ (Request for Quotation o Solicitud de Presupuesto): se presenta para obtener cotizaciones de precios u ofertas de productos o servicios específicos. La organización acude a esta instancia cuando tiene los requerimientos claramente definidos y busca los valores entre los proveedores. La solicitud debe establecer la calidad y cantidad de artículos necesarios para que todas las respuestas puedan compararse de forma coherente.
- RFA (Request for Application o Solicitud para la Aplicación): se usa para acceder a una subvención o financiación de las actividades de compra. Es un documento en el que se invita a las organizaciones o particulares a presentar solicitudes o propuestas para programas o proyectos específicos.
- BMP (Mejor Oferta Final, Mejor Propuesta Final): se indica la oferta final presentada por un proveedor tras participar de un proceso de licitación. Suele utilizarse cuando existieron varias propuestas, por lo que la organización solicita una revisión y mejora antes de tomar una decisión definitiva.
Veamos cada uno de ellos en detalle:
| Término | Significado | Objetivo | Uso |
| RFP | Solicitud de Propuesta | Proporcionar una respuesta estructurada para que exista un compromiso por parte de los proveedores potenciales. | Se utiliza en la fase intermedia de un proceso de compra como forma de entablar contacto con posibles proveedores y socios. |
| RFI | Solicitud de Información | Se usa para conocer el panorama general de los productos y servicios. | Se acude a ella en la fase inicial del proceso de contratación para conocer el mercado y sus principales actores. |
| RFQ | Solicitud de Presupuesto | Se utiliza para obtener información sobre los precios de los posibles proveedores. | Para obtener datos sobre los costos, basados en el ámbito del trabajo especificado. |
| RFA | Solicitud para la Aplicación | Es para facilitar la actividad de compra, basada en las subvenciones. | Se usa para describir los criterios de elegibilidad y evaluación, el importe de la financiación y el proceso de solicitud de una subvención. |
| BMP | Mejor Oferta Final, Mejor Propuesta Final | Obtener la propuesta final y mejorada de un proveedor potencial. | Ayudar a la organización solicitante a tomar una decisión final. |
¿Por qué es importante una RFP? 6 ventajas
Algunas ventajas de utilizar una RFP al poner en marcha una iniciativa de compra en tu empresa son:
- Facilita el trato de otros con tu organización desde el punto de vista de la contratación. Establece el marco y los datos de contacto necesarios para la participación de los proveedores.
- Garantiza que los requerimientos del nuevo producto o servicio se recopilen en un lugar único y centralizado.
- Hace que el proceso sea transparente y justo, asegurando la imparcialidad.
- Mitiga el riesgo al presentar las condiciones comerciales y los requisitos legales o reglamentarios. Reduce posibles errores y malentendidos. También garantiza que todos estén de acuerdo.
- Proporciona un registro documentado del proceso de contratación que recoge los requerimientos, los criterios de selección, las limitaciones normativas, legales o de cumplimiento y el proceso de toma de decisiones.
- Ayuda a establecer relaciones. El proceso permite a los proveedores vincularse con la organización, realizar preguntas y aclarar cualquier punto confuso. Así se implanta una cultura de colaboración, apoyo y comunicación entre ambas partes que sienta una base sólida de la relación laboral.
13 componentes de una Solicitud de Propuesta
El poder de una Solicitud de Propuesta reside en la claridad de su contenido, el cual debe definir el proyecto específico de la organización y los requisitos a comunicar a los proveedores externos.
En concreto, una RFP tiene que incluir los siguientes componentes:
- Introducción: una visión general de la organización, sus valores y qué representa.
- Objetivo del proyecto: qué se conseguirá y qué debe ocurrir para alcanzar las metas.
- Alcance: explicación en términos cuantificables de los resultados del proyecto para que el proveedor pueda proporcionar una respuesta adecuada.
- Requerimientos: detallados y específicos que establecen exactamente qué se necesita del proveedor.
- Entregables clave: qué se requiere del proveedor para llevar a buen término el proyecto.
- Plazos: un calendario claramente definido que indique los hitos y plazos fundamentales.
- Requisitos previos del proveedor: por ejemplo, la acreditación ISO 20000.
- Criterios de evaluación: cómo se examinará y puntuará a los proveedores en función de sus respuestas. Si corresponde, también los detalles del sistema de valoración que tienes previsto utilizar.
- Requisitos contractuales, legales o de cumplimiento.
- Presupuesto y detalles de pago.
- Calificaciones del proveedor: puedes pedir muestras de trabajos anteriores y pruebas de éxito de otros proyectos.
- Directrices de presentación: cómo debe enviarse la respuesta, el formato y los detalles de los portales o buzones de correos compartidos.
- Información de contacto: el punto de contacto para cualquier consulta.
Proceso de Solicitud de Propuesta
Si bien cada organización es única y siempre habrá requerimientos específicos para ella y su personal, he aquí los pasos básicos de un proceso de Solicitud de Propuesta:
- Forma tu equipo: involucra a todas las partes interesadas clave y al cliente. Como este grupo se encargará de redactar la RFP, debe incluir a expertos en la materia, conocedores de los datos financieros para garantizar que los costos son aceptables y también contar con el apoyo del equipo jurídico.
- Redacta el documento de la RFP: basándote en los apartados que vimos en la sección anterior (en particular, los objetivos, las limitaciones y el presupuesto del proyecto). Establece un ciclo de revisión para disponer del nivel de supervisión adecuado.
- Distribuye apropiadamente: una vez creada la Solicitud de Propuesta, la remites a los posibles proveedores, vendedores y socios para que puedan revisarla. Las formas más comunes de difusión son el correo electrónico o un portal específico en el sitio web corporativo.
- Crea tu lista de preseleccionados: con las respuestas en mano, genera una nómina con los elegidos, basada en aquellos que mejor se ajustan a tus requerimientos. Evalúa a cada candidato en función de tus criterios de valoración.
- Adjudica el contrato: asegúrate de hacer las diligencias debidas; pide muestras de trabajos anteriores, comprueba las referencias y habla con los clientes existentes.
¿Cómo redactar una RFP?
Una RFP eficaz requiere tiempo y esfuerzo al momento de redactarla. Ya esbozamos qué debe contener y dimos algunos ejemplos. Pero el mejor consejo es que mires dentro de tu empresa: ¿Qué resultados aspiran tener en tu organización y tus clientes? ¿Cuáles son tus requerimientos? ¿Con qué tipos de vendedores y proveedores quieres trabajar? ¿Cuáles son tus valores fundamentales?
Cuando redactes tu documento de la RFP y repases los distintos componentes, ten presentes las siguientes preguntas que te guiarán por los puntos principales:
- ¿Qué te diferencia como proveedor o socio? ¿Qué te hace distinto de la competencia?
- ¿Qué experiencia tienes en nuestro sector? ¿Cuentas con algún cliente con el que podamos hablar o algún sitio de referencia?
- ¿Qué miembros de tu equipo trabajarán con nosotros en este proyecto? ¿Tienen una formación adecuada?
- ¿Ofreces licencias de prueba para que podamos hacernos una idea de tu producto y de cómo podría apoyar nuestros objetivos?
- ¿Cuál es tu proceso de implementación habitual? ¿Ofreces períodos de garantía o asistencia al inicio de la vida útil del producto? ¿Cuánto demora normalmente la transición a la asistencia BAU?
- ¿Qué tipo de formación y Gestión del Conocimiento proporcionas?
- ¿Cómo es tu modelo de atención al cliente? ¿Cómo procedes cuando algo no funciona?
- ¿Cómo son los períodos de lanzamientos y actualizaciones?
- ¿Tienes capacidad para realizar revisiones periódicas del servicio? ¿Ofreces SLAs, OLAs y XLAs para que podamos medir la experiencia y el rendimiento técnico?
- ¿Cómo incorporas la Mejora Continua a tu oferta?
Solicitud de Propuesta de IT: plantillas de RFP
Cuando se realizan grandes compras en tecnología, es esencial participar en el proceso de una RFP para asegurarse de obtener un resultado de calidad. La búsqueda de soluciones informáticas es común entre las empresas, pero puede resultar bastante complicado. Esto se debe no sólo a la gran variedad de opciones existentes, sino también al lenguaje técnico implicado.
Dos ejemplos importantes de adquisición de IT son las herramientas de ITSM e ITAM. Así que veamos cada una de ellas en detalle. Incluimos parte de la información básica que debe contener tu documento de una RFP si deseas comprar alguna de estas soluciones.
Plantilla de Solicitud de Propuesta para la herramienta de Gestión de Servicios de IT
Además del contenido estándar que comentamos anteriormente, la RFP para las herramientas de ITSM debe contemplar lo siguiente:
- ¿Cómo se cubren las prácticas básicas de ITSM?
- ¿Tiene capacidades de autoservicio?
- ¿Posee funciones de automatización e Inteligencia Artificial?
- ¿La solución es fácil de instalar y modificar? ¿No tiene código?
- ¿La herramienta es simple para integrar? ¿Y las API?
Plantilla de Solicitud de Propuesta para la herramienta de Gestión de Activos de IT
La RFP para una herramienta de ITAM no deben omitir la siguiente información:
- ¿Cómo se cubren las prácticas básicas de ITAM?
- ¿Es fácil integrar la herramienta en la infraestructura de IT existente? ¿Podemos comunicarnos con Microsoft AD, por ejemplo? ¿Qué API se incluyen?
- ¿Cómo funciona el ítem de descubrimiento?
- ¿Qué soporte existe para la Gestión de Licencias y Activos de Software?
Resumen
Las RFPs constituyen una estructura para que los vendedores asuman un compromiso con un cliente potencial. Si estás comenzando un nuevo proyecto y necesitas comparar diferentes alternativas antes de comprar, este documento te ayudará a organizar y estandarizar el proceso y te asegurará que tu elección final está alineada con tus requerimientos.
Básicamente, una RFP significa ubicar tus necesidades en un lugar central. También resulta una forma transparente y justa de evaluar a los posibles proveedores y socios.
Aunque para que funcione mejor debe captar claramente tus intereses empresariales, existen algunos componentes principales y directrices útiles que contribuirán a guiar el proceso y garantizar que se incluyen todas las cuestiones importantes.
Si deseas obtener más orientación con tus RFPs de ITSM o ITAM, recuerda que contamos con un equipo de expertos listos para ello: ¡Sólo tienes que coordinar una llamada!
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de una RFP?
El objetivo de una RFP es establecer los requerimientos y facilitar a los proveedores el contacto contigo. En ella se describen los objetivos de la organización, las necesidades de productos o servicios, los criterios de evaluación y los términos y condiciones.
A través de este procedimiento, se espera que los proveedores presenten propuestas en las que expongan cómo se ajustarán a lo establecido en la RFP.
¿Cuánto dura una RFP típica?
Tanto como sea necesario. No hay un modelo único; la duración de la RFP depende del tamaño y la complejidad del proyecto.
¿Qué ocurre después de la Solicitud de Propuesta?
Hay una instancia de revisión y luego la decisión de la adjudicación.
¿Cuándo no utilizar una RFP?
Si los requerimientos de tu proyecto son sencillos y ya tienes un proveedor o socio en mente.
¿Quién suele redactar la RFP?
Lo ideal es que la redacte un equipo para que tengan en cuenta las múltiples perspectivas.
¿Qué elementos hacen que una RFP sea incorrecta?
Si no sabes lo que quieres. Parece sencillo, pero si no tienes claros tus requerimientos, no obtendrás las mejores respuestas.
