¿Recuerdas esa gran auditoría de software a la que tanto temes? Sí, se acerca, y vendrá antes de lo que esperes. Pero, ¿por qué tenemos que enfrentarnos a estas inspecciones? ¿Qué tan difícil puede ser para ellos creer en tu palabra y confiar en que cada licencia de software de tu sistema está al día?
Como probablemente sepas, las cosas no funcionan de esta manera en lo que a la gestión de auditorías respecta. Por eso, a continuación veremos por qué estas auditorías son esenciales y cómo estar preparado cuando llega el momento. Porque no querrás que te agarren desprevenido: si eso ocurre puede costarte caro.
Así que primero repasemos los aspectos básicos del tema.
¿Qué es una auditoría de software (y por qué es importante)?
En términos simples, una auditoría de software es un tipo de revisión de software en el que un agente externo evalúa el cumplimiento. ¿Y qué es el cumplimiento informático? Pueden ser:
- Acuerdos contractuales
- Normas o estándares
- Especificaciones
- Licencias
- Otros criterios
- Todos los anteriores
La auditoría de software es un proceso en el que los proveedores evalúan si una organización está utilizando su software de la forma acordada. Como regla general, estos procesos tienen lugar cada 1 a 3 años, dependiendo del proveedor.
Pero, ¿qué es la "forma acordada"? En pocas palabras, significa que el cumplimiento del software (codificado en un acuerdo de licencia) debe adherirse a los estrictos parámetros de dicha licencia. Es decir, se trata de un conjunto de reglas para su uso. Además, las licencias tienen una fecha de caducidad, por lo que los proveedores también se aseguran de que no utilices una licencia caducada.
En definitiva, la auditoría de software se centra en el cumplimiento (tanto de las licencias como de las normas del sector) y en la garantía de calidad general.
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Auditoría de software interna
Hasta ahora hemos mencionado las auditorías externas, realizadas por personas ajenas a la empresa. Sin embargo, como parte de la gestión de auditorías, lo ideal es utilizar un software de gestión de auditorías para realizar tus propios análisis internos.
Al adoptar un enfoque prescriptivo, podrás abordar los problemas de cumplimiento tan pronto como aparezcan, y así también estar preparado para las auditorías externas, lo que evitará el mal momento cuando recibas la notificación. En este sentido, Aaron Davenport brindó un gran consejo en el episodio 6 de Ticket Volume, nuestro podcast de tecnología, que puede aplicar si se realizan auditorías de software internas con regularidad:
Algunos consejos adicionales para una auditoría de software interna incluyen contar con el apoyo de otros departamentos o equipos –como el Departamento de Compliance o Cumplimiento y el de Riesgos– y, como hemos mencionado antes, adquirir una herramienta de gestión de activos de software. Esta última te permitirá mapear tu inventario de hardware y software, y disponer de una estrategia de supervisión de licencias de software, entre otras cosas.
La importancia de la auditoría de software
Desde el punto de vista de los proveedores, el principal objetivo de las auditorías es detectar cualquier brecha de cumplimiento, es decir, espacios en los que un determinado software no se está utilizando según lo previsto. Y ten por seguro que, si un auditor lo encuentra, se irá con tu dinero.
Mientras tanto, una auditoría de software interna tiene propósitos adicionales vinculados a la optimización de las operaciones.
Sin embargo, como regla general, una auditoría de software te ayudará a:
- Reducir el número de licencias inactivas. Esto significa que hay dinero (que podrías estar canalizando en otra parte) que se gasta innecesariamente en licencias de software. Se trata de una estrategia de ahorro presupuestario.
- Garantizar que las licencias estén actualizadas. Las licencias obsoletas resultarán aún más costosas porque podrían dar lugar a problemas legales si te encuentran utilizando software que no deberías (por eso es tan importante el monitoreo de las licencias de software). De hecho, incluso si no estás usando el software o la licencia ha caducado, la única manera de terminar realmente un contrato es ponerse en contacto con el proveedor de software. No demores esto.
- Descubrir posibles áreas de mejora. Las auditorías pueden ayudarte a detectar si la herramienta que utilizas está en buen estado o si necesita actualizaciones. Y te permitirán conocer lo que funciona y lo que no, y actuar en consecuencia. Como sabes, la garantía de calidad no es solo un asunto interno sino algo que vas a revisar con frecuencia con tu(s) proveedor(es) de software.
- Averiguar si necesitas nuevas herramientas. Esta parte consiste en evaluar la salud de las herramientas existentes, así como otras que podrían llenar los huecos vacíos. También es el momento de realizar comprobaciones de compatibilidad para asegurarte de que las nuevas incorporaciones se llevarán bien con tus sistemas actuales.
- En definitiva, se trata de ahorrar dinero. Reducirás los costos eliminando el software que no funciona bien (o que no funciona en absoluto), y obtendrás un software más nuevo y mejor que minimizará las pérdidas a largo plazo.
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5 pasos para planificar una auditoría de software
La siguiente parte es prepararse para esa auditoría de software. Cuando llegue el momento, este checklist te ayudará a estar listo y a entender que has hecho lo correcto con respecto al cumplimiento y la gestión del software.
Echemos un vistazo.
1. Mantén una línea de comunicación abierta con tu proveedor
La comunicación es clave para entender las necesidades y los puntos débiles de cada uno. Por eso, debes seguir hablando con tu proveedor para que comprenda lo que necesitas.
Además, si alguna vez requieres de su ayuda (algo que sin dudas sucederá), tendrás un tiempo de respuesta mucho más rápido y menos preguntas cuando las cuestiones apremian. Por ejemplo, si estás ampliando (o recortando) parte de tu compañía, tu proveedor será capaz de responder con más precisión si está informado de lo que sucede.
2. Realiza tus propias auditorías
No deberías esperar a que esa auditoría de software externa te respire en la nuca para ponerte en marcha. La proactividad es una estrategia de supervivencia: definitivamente deberías verlo así. De hecho, si las auditorías externas son una vez al año, te recomendamos que realices tu propia auditoría mensualmente.
Recuerda, la proactividad ahorra dinero y lágrimas.
3. La propiedad es más que una palabra de moda
Los auditores van a exigir pruebas de propiedad, y es mejor estar preparado para ello. No tomes decisiones a la ligera, busca asesoramiento antes de empezar a comprar licencias a lo loco solo porque crees que las necesitas. Esta es una de las partes en las que quizá quieras emplear a auditores externos para que te ayuden a mantenerte en el buen camino y a no tomar decisiones precipitadas e improvisadas.
Lo que nos lleva al siguiente punto.
4. Asóciate
Un socio de gestión de activos es una buena manera de estar a salvo. Si estás un poco perdido sobre cómo realizar una auditoría de software adecuada, ellos te ayudarán a aclarar cualquier duda –pagando un precio, por supuesto.
En cualquier caso, contar con un socio que conozca todo lo relativo a la normativa de licencias y cada paso del proceso es probablemente más valioso de lo que podemos expresar aquí.
5. La gestión de activos de software juega un papel clave
Una herramienta de gestión de activos de software (SAM por su sigla en inglés) es fundamental para medir el presupuesto de software y el seguimiento de tus licencias. No solo te permitirá reducir los gastos excesivos sino que también evitará que debas pagar más dinero si tienes una licencia caducada.
En cierto modo, verás las herramientas de SAM como una especie de socio externo que te informará sobre cuestiones cruciales y te proporcionará informes precisos cuando sea necesario.
InvGate Asset Management es una de esas herramientas inestimables. Al ayudarte a controlar todas las licencias, tanto las activas como las inactivas, podrás ver fácilmente si necesitas ajustar las tuercas, actualizar las licencias o mantener las cosas como están. Además, te brindará una visión completa de todos tus activos de IT, lo que la convierte no solo en un aspecto fundamental para el cumplimiento de la normativa, sino también para ITAM en general.
Pero ver es creer, y también pensamos que mereces una oportunidad justa para mejorar tu gestión de software. Pruébalo durante treinta días y sabrás que hablamos en serio.
Conclusión
La auditoría de software forma parte de la vida de cualquier organización de IT. Y eso significa que hay que estar preparado para cuando llegue el momento. Las medidas proactivas te ahorrarán el tiempo y el dinero que necesitas desesperadamente para que tu empresa siga creciendo y mejorando.
Y no solo eso, también pueden considerarse una forma de mitigar los riesgos cuando las cuestiones funcionan mal. Gracias a ellas tendrás contentos a los auditores, al tiempo que podrás llevar adelante comprobaciones constantes para detectar errores o debilidades estructurales.
La mejor manera de entender las auditorías de software es tomarlas como una parte más del juego que te permitirá funcionar de forma inteligente y sostenible, y no como algo que se realice solo porque se tenga derecho a ello por ley.
Por tanto, acéptalas. Si haces las cosas bien, funcionarán a tu favor y no en tu contra.
