Una auditoría de software es una revisión formal de la manera en que una organización utiliza y gestiona sus licencias de las soluciones de IT, es decir, comprueba si son legales, tienen las licencias adecuadas y cumplen con todos los requisitos.
¿Por qué es importante? Porque en el caso de no superar esta instancia, la organización deberá afrontar problemas legales, gastos inesperados, riesgos en la seguridad y daños a su reputación.
De hecho, según el informe Chaos & Control: The State of GRC 2025, las empresas que abordan de forma deficiente el cumplimiento saben que se someten a a perjuicios en su nombre (68%), multas reglamentarias (65%) y pérdida en los ingresos (44%).
En otras palabras, las auditorías de software no solo se vinculan al acatamiento, sino también a la protección de la compañía frente a costos innecesarios, riesgos y posibles daños en la marca.
¿Qué es una auditoría de software?
Una auditoría de software constituye una revisión estructurada del entorno de soluciones de IT de una organización para verificar que las aplicaciones cuenten con las licencias adecuadas, sean seguras y estén alineadas con los requisitos de cumplimiento.
Por lo general, esta iniciativa contempla la creación de un inventario del software instalado, la validación de las licencias, la comparación del uso con los derechos y la identificación de los riesgos, como aplicaciones no autorizadas o versiones obsoletas.
Si bien este proceso se puede realizar manualmente con hojas de cálculo y checklists, la mayoría de las empresas recurren a herramientas de auditoría de software para automatizar la detección, la generación de reportes y las comprobaciones de acatamiento.
Incluso las soluciones modernas permiten realizar dichos estudios de forma periódica y automática, lo cual garantiza una supervisión continua, en lugar de tener que esperar a las revisiones impulsadas por los proveedores o a los chequeos anuales.
¿Por qué es necesario auditar el software?
La razón principal para realizar una auditoría de software es garantizar que la organización cumpla con todos los requisitos de modo de evitar riesgos y costos innecesarios.
En vez de esperar a una revisión externa, las auditorías periódicas contribuyen a tomar el control del entorno de las soluciones de IT. De esta manera se adopta una posición proactiva, previniendo posibles multas, interrupciones o problemas con la seguridad.
Ventajas de la auditoría de software
- Garantía de cumplimiento: la práctica verifica que todo el software se ajusta a los acuerdos con los proveedores, las políticas internas y las normativas del sector.
- Reducción del riesgo financiero: evita sanciones inesperadas, multas o costosos cambios durante las auditorías externas.
- Optimización del uso de las licencias: identifica las no ejecutadas o infrautilizadas para reasignarlas y así reducir gastos.
- Refuerzo de la seguridad: detecta aplicaciones no autorizadas u obsoletas que podrían exponer a la organización a vulnerabilidades.
- Mejora de la gobernanza: crea registros e informes claros que respaldan a la dirección así como la toma de decisiones en IT.
- Aumento de la eficiencia: es clave automatizar las tareas repetitivas de una auditoría con herramientas para ahorrar tiempo y reducir los errores humanos.
Tipos de auditorías de software
No todas estas instancias son iguales, ya que varían en función de quién las realice y por qué, el alcance y el enfoque. Para prepararse adecuadamente y evitar sorpresas resulta esencial conocer los diferentes tipos de auditorías de software:
- Auditoría de software interna: realizada por la propia organización para comprobar proactivamente el cumplimiento, optimizar las licencias y prepararse para posibles revisiones por parte de los prestadores.
- Auditoría de proveedores externa: iniciada por un prestador de software (como Microsoft, Oracle o Adobe) para verificar el acatamiento de las licencias. A menudo son obligatorias y pueden dar lugar a multas si se detectan deficiencias.
- Auditoría normativa: centrada en garantizar que el uso de las soluciones de IT respete las reglas generales del sector o los marcos legales, como el RGPD, la HIPAA o la ISO.
- Auditoría externa o independiente: realizada por un auditor contratado por la organización para obtener una visión objetiva y reforzar la defensa de la auditoría de software.
¿Qué desencadena una auditoría de soluciones de IT?
Una auditoría de software se desencadena por varios factores, algunos bajo control de la organización y otros impuestos por terceros. Para anticiparse a esta instancia y crear una sólida defensa, aquí enumeramos algunas causas comunes:
- Sospechas o señales de alerta por parte de los proveedores: si presumen implementaciones sin licencias o detectan una actividad inusual en las mismas, o patrones de uso que no se ajustan a los derechos adquiridos, los prestadores pueden iniciar una auditoría.
- Obligaciones contractuales: muchos acuerdos de licencia otorgan explícitamente a los proveedores el derecho a realizar estas prácticas periódicamente, lo cual significa que están habilitados para programar una aún sin sospechas.
- Requisitos normativos: en sectores como el sanitario, el financiero o el gubernamental, los marcos de cumplimiento (por ejemplo, el RGPD, la HIPAA o la SOX) suelen dar lugar a iniciativas de este tipo para garantizar que el manejo del software cumple con los estándares del rubro.
- Fusiones y adquisiciones: durante la diligencia debida, las empresas compradoras realizan estas prácticas para confirmar el acatamiento y evitar heredar riesgos.
- Gobernanza interna: las organizaciones organizan sus propias evaluaciones como parte de la Gestión de Activos de IT, ya sea según un calendario establecido o como preparación para una posible auditoría reglamentaria o de los proveedores.
- Incidentes de seguridad: una violación de los datos o el descubrimiento de software no autorizado impulsa un estudio específico para identificar vulnerabilidades y confirmar el acatamiento.
- Historial de incumplimiento: si una empresa suspendió instancias de este tipo anteriormente o mostró dificultades para respetarlas, es más probable que los proveedores vuelvan a realizar una evaluación para verificar las medidas correctivas.
¿Cómo se realiza una auditoría de software?
Si bien está estrechamente relacionada con cualquier otra auditoría de IT, una evaluación del software tiene un alcance más limitado al centrarse específicamente en las aplicaciones. La primera, en cambio, estudia todo el panorama, desde los sistemas y las redes hasta los datos y los controles.
El objetivo de la auditoría de software es garantizar que dichas soluciones de IT cuenten con licencia, cumplan con los requisitos y estén libres de riesgos innecesarios.
El proceso de auditoría de software sigue una serie de pasos estructurados, muchos de los cuales reflejan los de un estudio tecnológico completo (el desglose está disponible en nuestra guía de auditoría de IT):
- Planificación: definir el alcance, los objetivos y los recursos de este estudio.
- Inventario y recopilación de los datos: identificar todas las aplicaciones instaladas en el entorno.
- Revisión de las licencias y del cumplimiento: comparar el uso real con los derechos, los contratos y los requisitos de acatamiento.
- Determinación de los riesgos: señalar el software no autorizado u obsoleto y evaluar su impacto.
- Pruebas y validación: verificar los resultados mediante revisiones de documentos, entrevistas y herramientas de auditoría.
- Análisis y evaluación: consolidar los resultados para descubrir gaps, redundancias o problemas de cumplimiento.
- Reportes: elaborar un informe de auditoría de software con los resultados, los riesgos y las recomendaciones.
- Seguimiento: implementar medidas correctivas y establecer controles para garantizar el acatamiento continuo.
Checklist con 18 pasos para las auditorías de software
El objetivo de una auditoría de software es sencillo: confirmar que todas las piezas de las soluciones tecnológicas del entorno cuentan con las licencias adecuadas, cumplen los requisitos y están protegidas contra los riesgos. A continuación, ofrecemos una checklist paso a paso para esta instancia.
#1: Planificación
- Definir el alcance de la auditoría (sistemas, departamentos o proveedores).
- Establecer objetivos claros (cumplimiento, optimización de los costos, reducción de los riesgos).
- Reunir al equipo de auditoría adecuado y asignar las responsabilidades.
#2: Recopilación de los datos
- Utilizar herramientas de detección para crear un inventario completo del software.
- Recopilar registros de compras, acuerdos de licencias y derechos.
- Documentar las versiones del software, las instalaciones y los datos de uso.
#3: Revisión del cumplimiento
- Comparar el software instalado con las licencias y los derechos.
- Chequear la alineación con los acuerdos de los proveedores, las políticas internas y las normativas del sector.
- Identificar las aplicaciones informáticas no autorizadas u ocultas.
#4: Evaluación de los riesgos y del uso
- Señalar el software obsoleto o sin soporte que podría introducir vulnerabilidades.
- Analizar el uso para detectar licencias infrautilizadas o sin ejecutar.
- Evaluar los posibles riesgos financieros y de seguridad.
#5: Verificación y presentación de informes
- Comprobar los datos y si es necesario entrevistar a los inviolucrados.
- Preparar un informe de auditoría de software que resuma las deficiencias, los riesgos y las recomendaciones.
- Compartir los resultados con la dirección y las partes interesadas.
#6: Corrección y seguimiento
- Tomar medidas correctivas para resolver las deficiencias de cumplimiento.
- Actualizar las políticas y los controles internos.
- Establecer auditorías periódicas y automatizadas con una herramienta para mantener un acatamiento continuo.
Quienes estén interesados en el tema pueden descargar nuestra checklist de auditoría de IT.
Ejemplos de auditorías de soluciones de IT
A veces, las definiciones parecen abstractas, así que desplegamos algunos ejemplos reales de auditorías de software, donde se muestran las diferentes situaciones en las que se llevan a cabo estas prácticas y qué suelen descubrir:
- Chequeo del cumplimiento: el equipo de Gestión de Activos de IT de una organización realiza una auditoría de software interna utilizando una herramienta de detección para confirmar que todas las licencias de Microsoft Office 365 se encuentran asignadas correctamente y que no se instalaron copias sin autorización.
- Estudio impulsado por el proveedor: Oracle inicia una auditoría de software externa tras detectar patrones de uso inusuales en el entorno de la base de datos de un cliente. Esta instancia revela varios casos de implementaciones con licencias insuficientes que requieren una costosa actualización.
- Auditoría normativa en el sector sanitario: un hospital se somete a una instancia de este tipo como parte de una verificación más amplia del cumplimiento de la HIPAA. En ese contexto, se revisan todas las aplicaciones que manejan los datos de los pacientes para asegurarse de que cuentan con las licencias necesarias, se encuentran actualizadas y están protegidas adecuadamente.
- Diligencia debida en fusiones y adquisiciones: el comprador lleva a cabo una auditoría de software en los sistemas de la empresa objetivo. El proceso descubre varias aplicaciones de IT ocultas sin las licencias, que se señalan como riesgos financieros y legales.
- Motivos de seguridad: tras un incidente de ransomware, una empresa de servicios financieros lleva a cabo una auditoría interna urgente para detectar aplicaciones obsoletas o sin soporte que puedan haber sido el punto de entrada de los atacantes.
InvGate Asset Management, la herramienta de auditoría de software
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InvGate Asset Management proporciona a los equipos de IT la visibilidad y el control que necesitan para realizar auditorías de software sin complicaciones. En lugar de buscar hojas de cálculo o informes de proveedores, obtendrán una única fuente de información veraz sobre todas sus aplicaciones, licencias y estado de cumplimiento, siempre listas para la auditoría.
Características clave de InvGate Asset Management para las auditorías de software
- Inventario centralizado del software: el usuario crea un catálogo completo y confiable de todas las soluciones de IT del entorno utilizando múltiples métodos de recopilación (agentes, detección de redes e importaciones, etc.).
- Módulo de cumplimiento: además de descubrir el software, la herramienta ayuda a gestionarlo y realizar un seguimiento para identificar aplicaciones no autorizadas o no utilizadas, asignar y recuperar licencias e incluso calcular los costos. También es posible automatizar acciones, como marcar o eliminar las soluciones no aprobadas cuando son rastreadas.
- Ciclo de vida y trazabilidad: supervisa el estado del software, los cambios de versión, las transferencias de propiedad y los registros de uso para mantener una visibilidad y un control total.
- Informes y tableros listos para las auditorías: genera reportes automáticos con todos los datos necesarios para una evaluación de este tipo. En combinación con los tableros y los gráficos personalizados, la plataforma ofrece a las partes interesadas una visión clara y al momento del cumplimiento y del uso.
- Alertas y notificaciones en tiempo real: ofrece la posibilidad de estar a la vanguardia de los riesgos configurando avisos para casos de incumplimiento, software no autorizado o aplicaciones obsoletas.
- Amplio ecosistema de integraciones: InvGate Asset Management se sincroniza con el portfolio existente para optimizar las auditorías de software de principio a fin. Más allá de las herramientas de identidad y acceso (Active Directory, Entra ID, Okta), también se anexa con soluciones de ITSM (como InvGate Service Management, Jira, ServiceNow), MDM (Intune, Jamf, Kandji), de escritorio remoto (TeamViewer, AnyDesk) y mucho más, lo cual garantiza la coherencia en todos los sistemas.
Aunque existen plataformas específicas de Gestión de Activos de Software en el mercado, el uso de una herramienta de ITAM completa como InvGate Asset Management proporciona mucho más que el simple seguimiento de las soluciones de IT.
Desde la gestión del hardware y SaaS hasta la integración con los flujos de trabajo de ITSM, aporta una visión completa del panorama tecnológico, lo cual ayuda tanto a superar las auditorías, como también a mejorar la gobernanza, la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones estratégicas.
¿Estás listo para simplificar tu próxima auditoría de software? Entonces comienza tu prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management y comprueba lo fácil que puede ser el cumplimiento normativo y la preparación para esas instancias de evaluación.
Certificación para hacer auditorías de software
En lo que respecta a las auditorías de software, no existe una certificación única y universal requerida para llevarlas adelante. De hecho, los equipos internos de IT, los consultores o los representantes de los proveedores pueden hacerlas sin necesidad de ser “auditores autorizados”.
Sin embargo, existen títulos profesionales y marcos que añaden mayor credibilidad y estructura:
- Certificaciones SAM (Software Asset Management o Gestión de Activos de Software): programas como el Certified Software Asset Manager (CSAM) o el Certified IT Asset Manager (CITAM) de IAITAM se centran en desarrollar conocimientos especializados en la Gestión del Ciclo de Vida del Software y la preparación para las auditorías.
- Normas ISO/IEC: marcos como la norma ISO/IEC 19770 establecen estándares para la Gestión de Activos de Software y las prácticas de auditoría. Las organizaciones a veces se alinean con estos parámetros para demostrar su madurez en materia de cumplimiento.
- Certificaciones de auditoría y cumplimiento: los títulos más amplios, como CISA (Certified Information Systems Auditor) o CRISC (Certified in Risk and Information Systems Control), suelen estar en manos de profesionales que realizan auditorías normativas o de IT, que pueden incluir la de software como parte de su ámbito de actuación.
¿Son necesarias?
- Para auditorías internas: no se requiere ninguna certificación, pero contar con personal formado o profesionales con títulos en SAM garantiza la fiabilidad del proceso.
- Para auditorías externas/de proveedores: los prestadores las realizan con sus propios auditores certificados/autorizados, por lo cual las organizaciones auditadas no necesitan certificación.
- Para consultores/terceros: los títulos constituyen una ventaja para la credibilidad, especialmente si ofrecen servicios de auditoría a los clientes.
