Mantenerse al día con los requisitos de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC) dentro de una organización puede ser un reto, ya que implica una serie de prácticas que van desde el cumplimiento de las normas reglamentarias hasta hacer frente a las amenazas de ciberseguridad. En este contexto, aprender cómo automatizar GRC se convierte en esencial para agilizar la protección y el cumplimiento generales.
La importancia de este tema es innegable, especialmente porque se espera que el gasto mundial en Seguridad y Gestión de Riesgos crezca un 14% en 2024. A medida que el entorno normativo y tecnológico sigue evolucionando, según Gartner, las organizaciones buscan "asegurar nuevos entornos, protegerse contra el ataque expandido, consumir capacidades de seguridad de nuevas maneras y crear mejores eficiencias a través de la automatización."
En este artículo, profundizaremos en cómo automatizar GRC, exploraremos cómo esta práctica se relaciona con la Gestión de Activos de IT (ITAM) y te mostraremos cómo implementarla con InvGate Insight en unos pocos pasos.
¡Comencemos!
¿Qué es la automatización de GRC?
En resumen, la automatización GRC implica aprovechar la tecnología para agilizar actividades clave, haciéndolas más precisas y eficientes y, por tanto, ayudando a las organizaciones a evitar consecuencias como la interrupción del servicio o sanciones.
En particular, en GRC, algunas prácticas requieren un único proceso de configuración, mientras que muchas otras exigen una supervisión y un seguimiento continuos para evitar, por ejemplo, brechas de ciberseguridad o incidentes de cumplimiento normativo. Para ello, aprender cómo automatizar GRC puede cambiar las reglas del juego.
Este enfoque incluye un conjunto de funciones integradas, que normalmente se encuentran en un software ITAM completo, diseñadas para supervisar los requisitos de cumplimiento de una organización, los protocolos de Gestión de Riesgos y las políticas de gobierno de forma eficaz en todos los departamentos.
¿Por qué es necesario automatizar la Gestión de GRC?
En el acelerado panorama empresarial actual, la automatización va más allá de ser una mera herramienta útil; es una necesidad para las organizaciones que pretenden mantener la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento en todos los departamentos, no sólo en IT.
En este sentido, la automatización de la GRC ofrece ventajas significativas, ya sea para pequeñas y medianas empresas que supervisan activos, para organizaciones a gran escala que navegan por intrincados entornos normativos en distintas regiones o para organizaciones sin ánimo de lucro que pretenden minimizar los errores humanos y las amenazas a la ciberseguridad.
Ventajas de la automatización GRC
Es evidente que la automatización de las prácticas de GRC aumenta la eficacia y la seguridad. Pero hay más: veamos las principales ventajas de aplicar estas medidas:
- Continuidad del negocio garantizada – Por ejemplo, la automatización de la detección de activos facilita las exploraciones periódicas de la red, alertando sobre hardware y software no autorizados que podrían interrumpir tus operaciones.
- Mayor eficacia – Agiliza los procesos, reduce los esfuerzos manuales y permite a los equipos concentrarse en iniciativas estratégicas, al tiempo que minimiza los errores humanos.
- Cumplimiento más consistente – Garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos, las obligaciones contractuales, las fechas de vencimiento y las normas obligatorias en toda la organización.
- Gestión de Riesgos más sólida – Identifica y aborda rápidamente los riesgos potenciales, reforzando la resistencia de la organización y reduciendo los esfuerzos de Gestión de Incidentes.
- Mayor transparencia – Ofrece información en tiempo real y sólidas funciones de elaboración de informes, mejorando la visibilidad de las actividades de GRC.
- Ahorro de costes – Reduce los costes operativos relacionados con los procesos manuales y las posibles sanciones por incumplimiento.
Retos de la automatización de GRC
Aunque la automatización de la GRC ofrece numerosas ventajas, pueden surgir algunos retos durante este proceso. He aquí algunos obstáculos comunes (y formas de superarlos):
- Falta de procedimientos claros – Una dificultad importante a la hora de implantar la automatización de GRC es la ausencia de procedimientos establecidos dentro de una organización. Antes de lanzarse a la automatización, es crucial contar con procesos bien documentados.
En este caso, implantar Procedimientos Operativos Estándar (SOP) de Gestión de Activos como primer paso tiene un valor incalculable para sistematizar las prácticas de trabajo, garantizando una experiencia coherente para agentes y usuarios finales. Con una visión clara de los pasos de los procedimientos de tu organización, será más fácil ver cuáles deben automatizarse. - Obstáculos de implantación – La introducción de la automatización de GRC puede enfrentarse a obstáculos como la resistencia al cambio, las complejidades de la integración de sistemas y la garantía de adopción por parte de los usuarios en todos los equipos. Los pasos cruciales para el éxito de la implantación de GRC incluyen la formación de un equipo eficaz, el establecimiento de objetivos claros y la selección de la tecnología GRC adecuada.
- El software GRC adecuado – Existen muchas soluciones GRC completas, por lo que puede resultar difícil saber cuál elegir. Es vital que la que elijas satisfaga tus necesidades. Algunas características fundamentales que debes buscar son la Gestión de Inventarios, las funciones de cumplimiento del software, la gestión del ciclo de vida de los contratos y las capacidades de elaboración de informes, entre otras.
Las organizaciones también se enfrentan a retos a la hora de salvaguardar datos confidenciales. Por lo tanto, cuando busques la herramienta adecuada, asegúrate de que el sistema de automatización de GRC que elijas ofrezca funciones sólidas de gobernanza, evaluación de riesgos y cumplimiento normativo, además de ofrecer opciones cloud y on-premise para adaptarse a los requisitos de gobernanza de datos de tu organización.
¿Cómo automatizar la GRC de IT?
La automatización de la Gobernanza, el Riesgo y el Cumplimiento de IT se basa en una serie de elementos cruciales. Debes tener en cuenta los siguientes pasos antes de implantar la automatización de GRC para asegurarte de que aplicas un proceso sin fisuras dentro de tu organización:
- Evaluar y planificar – Evalúa los procesos GRC actuales de tu organización, identifica áreas de mejora y define objetivos específicos para la automatización.
- Seleccionar las herramientas de automatización GRC adecuadas – Debes elegir plataformas GRC que se ajusten a los requisitos de tu organización, centrándote en funciones como la Gestión de Riesgos, la supervisión del cumplimiento, las capacidades de elaboración de informes y la integración con los sistemas existentes.
- Configurar y personalizar – Adapta las herramientas de automatización GRC seleccionadas para satisfacer las necesidades específicas de tu organización, configurando los flujos de trabajo, las plantillas y los mecanismos de elaboración de informes para alinearlos con los requisitos normativos y las políticas internas.
- Formar para la adopción por parte de los usuarios – Proporciona formación completa a los miembros pertinentes de la organización, incluido el personal de IT, los responsables de cumplimiento y los equipos de gestión, para garantizar el uso eficaz de las herramientas de automatización de GRC.
- Seguir mejorando – Implementa procesos regulares de supervisión y evaluación con informes exhaustivos para analizar la eficacia de las iniciativas GRC automatizadas, identificar áreas de mejora y realizar los ajustes necesarios para optimizar el rendimiento de forma continua.
Herramientas de automatización GRC
A esta altura, es probable que hayas entendido que la automatización de GRC requiere una evaluación exhaustiva y una plataforma GRC eficiente que abarque algunas funcionalidades clave. Como mencionamos, un software exhaustivo de Gestión de Activos de TI es la forma más completa de proteger y automatizar las funciones de Gestión de GRC.
Exploremos cómo InvGate Insight puede ayudarte a tener éxito en tu proceso de automatización de GRC a través de las siguientes funciones:
- Consolidación del inventario – La automatización de GRC comienza con el establecimiento de un inventario completo de activos de IT, un proceso que se agiliza gracias a las funciones de InvGate Insight. En 24 horas, puedes asegurarte de que cada componente de tu entorno esté catalogado y gestionado eficazmente.
- Función de cumplimiento de software – El monitoreo de los activos de software es integral para la automatización de GRC. El módulo Software Compliance de InvGate Insight examina las implementaciones de software, señalando cualquier sistema que no cumpla con las normas o que esté subutilizado, mejorando así la optimización de licencias y el cumplimiento de las normas.
- Gestión del ciclo de vida de los contratos – Garantizar el cumplimiento contractual es fundamental en la automatización de GRC. InvGate Insight permite una gestión proactiva de los contratos de activos, mitigando los riesgos de cumplimiento y evitando posibles sanciones mediante renovaciones y supervisión oportunas.
- Sólidas capacidades de generación de informes – La automatización de GRC se nutre de la toma de decisiones informadas, con una necesidad de funcionalidades integrales de generación de informes. InvGate Insight consolida los datos pertinentes, permitiendo evaluaciones holísticas para identificar vulnerabilidades, brechas y vías de mejora, que son invaluables para la preparación de auditorías.
4 ideas de automatización de GRC para proteger su organización
Ahora que hemos explicado algunas de las capacidades de InvGate Insight para automatizar GRC, aquí presentamos algunas funcionalidades adicionales para proteger a tu organización a través de InvGate Insight y, al mismo tiempo, mejorar tu práctica de GRC.
1. Automatizar el descubrimiento de activos de IT
Una piedra angular en el ámbito de la automatización de GRC es la función de descubrimiento de activos de IT, vital para las organizaciones que buscan agilizar la Gestión de su Infraestructura de IT y, al mismo tiempo, documentar la continuidad del negocio y brindar soporte de recuperación ante desastres.
Este aliado clave opera de forma autónoma, identificando y catalogando los componentes de hardware y software a lo largo de su ciclo de vida dentro de la organización. Al aprovechar esta automatización, no sólo te permite crear un inventario de activos centralizado, sino también evitar las tediosas tareas manuales de seguimiento e introducción de datos, al tiempo que protege a tu organización de dispositivos no deseados.
2. Generar informes
El monitoreo exhaustivo y la generación de informes son las únicas maneras de ver realmente todo el panorama de GRC dentro de tu organización. La buena noticia es que InvGate Insight te brinda la posibilidad de adaptar estas funciones para obtener una visión integral de la información de gobierno, cumplimiento y riesgo, así como de las tendencias, que recibirás directamente en tu bandeja de entrada.
Algunas formas valiosas de aprovechar las funciones de informes GRC de InvGate Insight:
- Panel de Control de Gestión de Activos – Obtiene una instantánea diaria de lo que sucede en tu organización, personalizable para mostrar las métricas pertinentes de ITAM y GRC, permitiéndote tomar acciones urgentes cuando sea necesario.
- El cuadro de mandos de cumplimiento de software – Especialmente importante para mantener el cumplimiento, esta función destaca por supervisar la alineación de las licencias, integrar a la perfección los detalles de los contratos con los datos de medición del software y facilitar una gestión eficaz de las licencias.
- Perspectivas fiables – Los informes pueden centrarse en KPI específicos durante períodos definidos, lo que ayuda a analizar el rendimiento pasado, reconocer tendencias y señalar áreas de mejora. Se puede automatizar su distribución y enviarlos periódicamente a las partes interesadas.
3. Automatizar la Gestión de Riesgos 
Otra medida importante para garantizar la GRC es utilizar la automatización de la Gestión de Riesgos a través de distintas funciones diseñadas para mejorar la protección y la eficiencia.
Exploremos cómo utilizar InvGate Insight para automatizar la Gestión de Riesgos:
- Reglas de salud de activos – Estas reglas proporcionan una evaluación inmediata del estado de tus dispositivos, indicando su cumplimiento y estado. Mediante el uso de criterios predefinidos, supervisan aspectos como la integridad del cortafuegos, la funcionalidad del antivirus, el espacio en disco, el cifrado, etc. El sistema de códigos de colores simplifica la identificación: el verde indica seguridad, el amarillo precaución y el rojo problemas críticos. Personalizables en función de la criticidad de los activos, estas reglas permiten una supervisión y alerta personalizadas.
- Smart tags – Diseñadas para categorizar los Elementos de Configuración (CI), las etiquetas inteligentes ofrecen una vista de inventario racionalizada. Una vez configuradas, estas etiquetas personalizadas permiten realizar búsquedas rápidas, de modo que los usuarios puedan localizar los activos que coinciden con criterios específicos. Para activarlas, los usuarios deben ir a Configuración, definir campos obligatorios como el nombre, la descripción y el color, y establecer parámetros de activación. Una vez guardadas, las etiquetas inteligentes se asocian automáticamente a los CI que cumplen los criterios establecidos.
- Gestión de la conformidad – InvGate Insight facilita la gestión automatizada de la conformidad mediante el etiquetado de dispositivos que requieren la adhesión a normas específicas como la Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Gracias a esta automatización, factores como la configuración de seguridad, los niveles de cifrado y las versiones de software se someten a una verificación continua, lo que facilita los procesos de auditoría.
4. Mejorar los flujos de trabajo mediante la automatización
GRC va más allá de simplemente proteger sus activos e infraestructura. Al integrar ITSM con ITAM, específicamente combinando InvGate Insight con InvGate Service Desk, se pueden establecer flujos de trabajo automatizados que se alinean perfectamente con un programa GRC robusto.
Dicho esto, la automatización de flujos de trabajo agiliza los procesos organizativos mediante el uso de software para manejar tareas repetitivas, con el objetivo de aumentar la eficiencia y la precisión.
Existen varios flujos de trabajo clave que destacan en el ámbito de la automatización de GRC:
- Flujo de trabajo de Gestión de Activos de IT – La implementación de la automatización en la Gestión de Activos de IT agiliza los procesos de seguimiento, mantenimiento y ciclo de vida, optimizando la utilización de los recursos y reduciendo los costes.
- Flujo de trabajo de Gestión de Contratos – Automatiza los procesos de creación, aprobación y renovación de contratos para mitigar los retrasos y garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones estipulados.
- Flujo de trabajo de Gestión de Riesgos – InvGate Service Desk simplifica el reporte inicial de riesgos tales como ataques, brechas o fallas del sistema por parte de los empleados. A continuación, estos registros se integran perfectamente en flujos de trabajo predefinidos, garantizando un manejo sistemático y eficiente de los riesgos identificados. Al categorizar un ticket relacionado con un riesgo, se activan los pasos automatizados del flujo de trabajo, proporcionando coherencia y flexibilidad para que los equipos se adapten según sea necesario.
- Flujo de trabajo de Gestión de Cambios – Automatiza la aprobación y ejecución de modificaciones en la infraestructura, las aplicaciones y los servicios de IT. Esto garantiza un seguimiento, prueba e implantación eficaces de los cambios, al tiempo que se protegen los datos confidenciales.
Como se puede ver, la belleza de la automatización del flujo de trabajo radica en su adaptabilidad. InvGate Service Desk se destaca en este campo por sus características de personalización Low-Code/No-Code, que hacen que su implementación sea intuitiva para los usuarios.
También vale la pena mencionar que InvGate Service Desk ofrece funciones robustas para garantizar la protección de datos personales y sensibles. Por ejemplo, dentro de un flujo de trabajo de onboarding que puede necesitar números de seguridad social, sólo el personal de RRHH, que supervisa este flujo de trabajo, puede acceder a dicha información confidencial.
Además, la facilidad de administración de la plataforma permite a las organizaciones integrar sin esfuerzo requisitos GRC específicos en el sistema. Esto permite a los equipos establecer, apoyar y hacer cumplir eficazmente los controles sobre los procesos de IT.
Por qué necesitas integrar tu mesa de ayuda con un sistema de gestión de activos
GRC y Gestión de Activos
Aunque la automatización es vital, hay otros aspectos críticos de ITAM que pueden beneficiar y reforzar tu gestión GRC. He aquí los más significativos:
Base de Datos de la Gestión de Configuración (CMDB)
La implementación de la automatización GRC exige una visión clara de su panorama de IT, que es donde la creación de una Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB) se convierte en vital. Esta CMDB sirve como representación visual de tus CI y sus relaciones, permitiéndote identificar riesgos, vulnerabilidades y áreas de mejora.
InvGate Insight te permite incorporar una amplia gama de aplicaciones de negocio, como sus entornos de red y de nube. Al agregar CIs y establecer relaciones y dependencias entre ellos, puede construir una CMDB estructurada que, una vez configurada, puede reflejar cualquier modificación a sus activos y presentar un diagrama integral de la arquitectura.
Seguridad de los puntos finales
Otra forma de mitigar el riesgo es mejorar la seguridad de los puntos finales. InvGate Insight protege tus activos a través de su última función beta, software deployment, que permite a los equipos de IT acceder a funciones específicas como el bloqueo de puertos USB o la ejecución de scripts remotos en dispositivos Windows para garantizar su seguridad.
Auditorías internas
Otro elemento útil de ITAM relacionado con GRC se refiere a la realización de auditorías internas para asegurarte de que cumples con las licencias de software.
Si asocias los contratos con los activos correspondientes y el software instalado en tu red, el módulo de cumplimiento de software de InvGate Insight muestra rápidamente dónde tienes licencias insuficientes y dónde tienes licencias excesivas, ayudándote también a ahorrar dinero en el proceso.
Aspectos operativos de GRC
Como se mencionó anteriormente, la integración de InvGate Insight con InvGate Service Desk proporciona varias herramientas necesarias para obtener una estrategia GRC robusta.
No hace falta decirlo, pero la gestión y respuesta eficiente ante incidentes es una necesidad bastante común para las prácticas de GRC, e InvGate Service Desk facilita a los usuarios capturar o subir fotos o documentos tan pronto como identifican riesgos, fallas del sistema y phishing, entre otras preocupaciones de seguridad.
Con sólo unos clics, los empleados pueden informar de peligros en el lugar de trabajo, lo que facilita a los equipos el seguimiento de incidentes mediante flujos de trabajo predefinidos o salirse del guión y resolverlos manualmente. Y, ya que hablamos de automatización, todos estos informes de incidentes pueden automatizarse, por lo que en el futuro, estos pasos ya están preconstruidos y pueden resolverse inmediatamente.
Puntos clave
En un entorno organizativo en constante cambio, no se pueden pasar por alto los requisitos de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento. Las organizaciones deben evaluar sus prácticas de GRC y aprender cómo automatizar GRC con un poco de ayuda de un software ITAM exhaustivo.
Profundicemos en los puntos principales para comprender los porqués y los cómos de la automatización de GRC:
- Automatización GRC en pocas palabras – La automatización GRC no es simplemente una opción, sino una necesidad para las organizaciones, ya que garantiza la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento en diversos sectores. Engloba prácticas que van desde el cumplimiento de la normativa hasta los mecanismos de defensa de la ciberseguridad.
- Ventajas de la automatización – La automatización de las prácticas de GRC ofrece numerosas ventajas, como garantizar la continuidad del negocio, mejorar la eficiencia, garantizar un cumplimiento coherente y facilitar la evaluación y mitigación de riesgos.
- Desafíos y soluciones – Si bien el camino hacia la automatización de la GRC presenta su cuota de dificultades (como la selección de software, las complejidades de la integración y la garantía del gobierno de los datos), la planificación estratégica, una herramienta adecuada y las estrategias de mejora continua surgen como soluciones.
- Mejorando GRC con InvGate Insight – InvGate Insight emerge como una plataforma robusta para la automatización de GRC, ofreciendo características como consolidación de inventarios, monitoreo de cumplimiento de software, gestión del ciclo de vida de contratos y capacidades integrales de generación de informes. Su integración con InvGate Service Desk amplifica aún más su utilidad, particularmente en los flujos de trabajo de Gestión de Incidentes y Gestión de Cambios de IT.
En esencia, la automatización de GRC es fundamental para las organizaciones que buscan navegar por los intrincados paisajes de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento sin problemas. Aprovechar plataformas como InvGate Insight facilita este viaje al proporcionar soluciones a medida y funcionalidades sólidas.
¿Quieres mantener tu organización segura y en cumplimiento? Recuerda que puedes inscribirte en la prueba gratuita de 30 días de InvGate Insight y comenzar tu viaje de automatización de GRC.
