Crear un plan de negocio es difícil, pero mantenerlo durante una crisis lo es aún más y requiere un alto grado de experiencia. Por suerte, puedes preparar a tu empresa de antemano para situaciones disruptivas, con la ayuda de un plan de continuidad del negocio.
A partir de la pandemia nos volvimos más conscientes sobre cómo las catástrofes y las interrupciones de las actividades pueden afectar a todos: cualquier sector, de cualquier manera o forma. La irrupción del Covid-19 cortó las cadenas de suministro, obligó a la mayoría de los trabajadores a trabajar desde sus casas e introdujo un rápido cambio de estilo de vida en todo el mundo.
La pandemia, en síntesis, mostró la importancia de contar con un plan de continuidad del negocio y de recuperación de las crisis. Así pues, ¡exploremos cómo hacerlo!
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad del negocio permite preparar a la organización frente a cualquier interrupción de los procesos y facilita una rápida puesta en marcha de todo. Por ejemplo, las empresas pueden planificar un incendio que acabe con sus centros de datos, un cese del Service Desk o un ciberataque que derribe toda su red.
El objetivo del plan de continuidad del negocio es desarrollar respuestas contra cualquier evento que impida la normal prestación de servicios. En este sentido, el plan trata de mitigar los efectos de tales eventos, evitar la pérdida de ingresos y seguir brindando sus servicios con el menor número de interrupciones.
Esta capacidad de una organización para resistir los efectos de su entorno se ha denominado resiliencia o resiliencia estratégica.
¿Qué suele incluir un plan de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad del negocio detalla los pasos e instrucciones a seguir en caso de que se produzca una interrupción de las actividades. Suele incluir listas de comprobación exhaustivas sobre los equipos disponibles, los procedimientos de emergencia y las copias de seguridad de los datos. También enumera las responsabilidades asignadas al personal, así como la información de contacto en caso de emergencia.
Asimismo, el plan contiene una lista de los procesos más críticos de la organización para destinar los recursos en consecuencia. Debe contar, al mismo tiempo, con estrategias probadas para mitigar los riesgos de cada uno de estos componentes clave.
Es esencial que el plan incluya estrategias aplicables antes de que se produzca la crisis, o incluso antes de que se sepa que es inminente.
Por ejemplo, puedes mantener una lista actualizada de proveedores de servicios esenciales en caso de que tu proveedor no pueda hacerlo. O hacerte de una copia de seguridad de tus datos cada semana, en un lugar seguro, por si se produce un ciberataque.
Por supuesto, los componentes exactos del plan varían en función de la escala y el tipo de negocio. Si una empresa gestiona varios centros de datos, el plan de continuidad del negocio tendrá múltiples redundancias para cubrir esos espacios. Pero si una empresa utiliza la nube pública, el proveedor mitiga los riesgos de un fallo del centro de datos porque es quien asume ese riesgo.
5 beneficios del plan de continuidad del negocio
En resumen, los beneficios del plan de continuidad del negocio son los siguientes:
- Mantiene los procesos de negocio durante y después de un evento disruptivo.
- Ayuda a prevenir las pérdidas y la interrupción de los flujos de ingresos.
- También mejora la satisfacción de los clientes y la reputación de la empresa.
- Reduce la exposición a riesgos financieros o legales.
- Puede llegar a salvar vidas.
Veamos en detalle cada una de ellas.
1. Mantiene los procesos empresariales durante y después de un acontecimiento disruptivo
Este es el principal objetivo del plan de continuidad del negocio y recuperación de las crisis, ya que ayuda a las organizaciones a ponerse en marcha sin tener que dedicar tiempo a desarrollar un plan azaroso, justo después de un desastre.
2. Ayuda a prevenir las pérdidas y la interrupción de los flujos de ingresos
Las interrupciones del negocio suelen ser costosas. Aparte de los posibles daños a la propiedad de la empresa, una crisis también puede interrumpir los flujos de ingresos, ya que los clientes no acceden a los servicios.
Asimismo, las interrupciones en el lugar de trabajo, como las que ocurrieron durante la pandemia, ponen un freno a las tareas del personal, lo que implica la pérdida de dinero.
Un plan de continuidad del negocio reduce la posibilidad de que se produzcan interrupciones en la actividad: por ejemplo, previene fallos de hardware mediante una supervisión periódica. Y, en caso de interrupciones inevitables, el plan puede mitigar los daños financieros.
3. Mejora la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa
Los clientes esperan de sus proveedores una cierta calidad de servicio. De hecho, las empresas B2B especifican los estándares requeridos. Incluso dentro de estos estándares, las interrupciones del servicio crearán una mala experiencia para el cliente.
Asimismo, las interrupciones frecuentes del servicio pueden afectar la reputación de la empresa. Y si los clientes ya no creen en la capacidad de tu empresa para proporcionar servicios fiables, esto puede significar el fin de tu negocio.
En este caso, un plan de continuidad del negocio permitirá garantizar la disponibilidad de los servicios de acuerdo al SLA (Service Level Agreement), incluso en caso de catástrofe grave. Además, puede conferirte una ventaja comercial sobre tu competencia. Y una sólida reputación como proveedor de servicios fiable para los clientes y negocios.
4. Reduce la exposición a riesgos financieros o legales
Además de la posible pérdida de activos y el agotamiento de los flujos de ingresos, deberás ser responsable de compensar a tus clientes si la interrupción del servicio supera los límites especificados en el SLA.
Es más, podrías tener problemas legales si la interrupción del servicio pone en riesgo a tus clientes o usuarios finales. En realidad, sectores como el médico o instituciones financieras tienen leyes y reglamentos específicos que obligan a la prestación de servicios. El incumplimiento de estas normas puede exponer a la organización a graves multas e incluso a un proceso penal.
5. Puede salvar vidas
Las catástrofes naturales son una de las causas habituales de interrupción de la actividad empresarial y suelen estar contempladas en un plan de continuidad del negocio.
Las respuestas a las catástrofes naturales abarcan tanto los activos de la organización como los empleados. Y contemplan planes para evacuarlos de forma segura en el menor tiempo posible y evitar pérdida de vidas.
Además, implican medidas para reducir la posibilidad de accidentes como los incendios, que pueden traer como consecuencias muertos.
¿Cuáles son los posibles inconvenientes de un plan de continuidad del negocio?
El principal inconveniente de un plan de continuidad del negocio es su costo. El proceso puede requerir mucho tiempo y recursos. Además, necesita profesionales altamente capacitados, lo que significará la necesidad de contratar expertos en continuidad empresarial o trabajar con consultores externos. En cualquier caso, el plan resultará caro.
Además, insumirá gastos adicionales para su puesta en marcha, en forma de nuevo almacenamiento de datos redundante, equipos, locales, etc. También habrá que invertir en la formación de los empleados para que respondan adecuadamente en caso de que se produzca una interrupción.
Mientras que estos gastos pueden ser fácilmente asumidos por las grandes empresas, resultan prohibitivos para las pequeñas y medianas empresas.
También hay otros inconvenientes, aunque están relacionados con una mala ejecución más que con el propio plan.
Si el plan de continuidad del negocio es malo dará una falsa sensación de seguridad. Y en caso de cualquier interrupción, esto supondría un desastre para la organización.
Lo mismo ocurre cuando los empleados no participan en el proceso de planificación. El plan de continuidad debe asignar responsabilidades, pero también es importante que la mitad de las personas de la organización no se queden mirando mientras la otra mitad corre para apagar el fuego.
Otro problema es si los planes no cubren todas las instancias. Esto suele ocurrir cuando giran en torno a eventos específicos, en lugar de componentes o procesos críticos. Por ejemplo, la mayoría de la gente no esperaba enfrentarse a una pandemia durante su vida. Así que si se basan en eventos determinados -como terremotos, inundaciones o incendios-, el plan puede no cubrir las pandemias, por ejemplo. En consecuencia, la organización tendrá que trabajar en su lucha cuando se produce un acontecimiento no contemplado en el plan.
Para evitar este problema, el plan de continuidad del negocio debe girar en torno a las posibles interrupciones o fallos de los componentes de los procesos.
5 pasos para desarrollar un plan de continuidad del negocio para pequeñas y medianas empresas
Si estás pensando en implementar un plan de continuidad del negocio, aquí tienes cinco pasos clave que debes seguir.
1. Identificar el alcance del plan de continuidad del negocio y crear un inventario de activos
Antes de empezar, define el alcance del plan de continuidad del negocio: qué aspectos de tu empresa quieres incluir y el presupuesto de implementación.
Por ejemplo, si tienes varias sedes físicas, puedes centrarte sólo en las que son clave, o abarcar toda la empresa. También decidirás contra qué quieres estar protegido, por ejemplo, catástrofes naturales, interrupciones de la cadena de suministro, huelgas de la fábrica, etc. Esto te ayudará a mantener tu plan en el buen camino y evitar el desvío del objetivo.
2. Realizar un análisis del impacto en la empresa
En esta fase es momento de explorar cómo serán afectadas las áreas clave de la empresa a raíz de los acontecimientos críticos. Por ejemplo, si se trata de una aplicación para reservar citas con el dentista, los cambios en las tasas impositivas del gobierno pueden impactar en el flujo de ingresos.
También tendrás que identificar las funciones empresariales clave para garantizar la continuidad del negocio, así como el tiempo de inactividad aceptable para cada una. Y no olvides incluir los recursos necesarios para cada proceso en el análisis del impacto empresarial.
3. Diseñar la solución o estrategia de recuperación
Aquí es donde se construye la estrategia real basada en la información de la fase anterior. En este paso, es importante obtener una imagen clara de lo necesario para que la organización resista, siga funcionando, y aproveche lo que ya está disponible. Esto incluye activos, recursos humanos, capacidades de software y otros.
Por ejemplo, si todo tu equipo tuviera que trabajar desde su casa al día siguiente, ¿podrías soportarlo? Es posible que tengas equipos para los empleados, pero ¿qué pasa con una solución de puesto de trabajo digital?, ¿Cómo se mitigan los riesgos de seguridad? Explóralos y reúne lo que sea necesario.
Una vez que tengas todo esto en marcha, el siguiente paso es documentar las estrategias. Diseña cuidadosamente los pasos y los procesos de emergencia para mantener el negocio en marcha con contingencias.
4. Implementar y testear
Ahora es el momento de formar a los equipos para la recuperación de desastres y a los empleados para que puedan hacer frente a los diferentes eventos.
La fase de implementación también incluye la puesta en marcha de medidas de mitigación para evitar las interrupciones o reducir su impacto. Esto incluye tareas como el establecimiento de las cadenas de suministro redundantes, creación de relaciones comerciales con múltiples proveedores y vendedores, copias de seguridad en la nube y seguros en las instalaciones.
También tendrás que formar a tus empleados y darles a conocer el plan de continuidad del negocio durante esta fase.
En la fase de testeos se evalúa la capacidad de la organización para hacer frente a diferentes amenazas. Puede ser tan sencillo como leer en voz alta diferentes escenarios y que los participantes respondan cómo actuarían frente a ellos. O ser tan complicado como una brecha de seguridad simulada en la que el departamento de IT tendrá que intentar aislar diferentes redes.
5. Mantener y actualizar
La continuidad del negocio y la recuperación de desastres no deben implementarse y olvidarse. A medida que las condiciones del mercado cambian, y la empresa y la tecnología evolucionan, hay que actualizar constantemente el plan de continuidad del negocio. Además, es necesario poner a prueba los planes con regularidad y mantener a los empleados preparados. Al igual que los simulacros de incendio y los seminarios de seguridad.
Conclusión
El plan de continuidad del negocio es una herramienta costosa pero eficaz para mantener activas las funciones críticas de la empresa y reducir las pérdidas en caso de que se produzca un evento perturbador. Las organizaciones lo utilizan para garantizar la continuidad de la prestación de servicios en caso de catástrofes naturales, problemas en la cadena de suministro, inflación acelerada, amenazas de ciberseguridad, etc.
Aunque los componentes del plan varían según la escala y el tipo de empresa, en general deben contener:
- Una explicación exhaustiva de los pasos a seguir si se produce una interrupción.
- Una lista de los procesos más críticos de la empresa.
- Estrategias probadas para mitigar los riesgos de cada uno de estos componentes críticos.
- Estrategias para aplicar antes de que se produzca un desastre.
Por muy difícil que sea su puesta en marcha, sus beneficios lo compensan, ya que evita la interrupción de los procesos, previene las pérdidas de dinero, mejora la satisfacción de los clientes y reduce la exposición a riesgos financieros o legales.
