Para mantener tu organización completamente protegida, existen una serie de tareas que se encuentran bajo el dominio de la Gobernanza, el Riesgo y el Cumplimiento (GRC). El marco aborda aspectos que van desde los requisitos normativos hasta las amenazas a la ciberseguridad.
En el ámbito de la Gestión de Activos de IT (ITAM), una herramienta de ITAM adecuada permite a las organizaciones tomar el control de sus activos, gestionar los riesgos y cumplir con la normativa. En este artículo vamos a explorar su ejecución, profundizando en los pasos clave para la implementación de una estrategia GRC con InvGate Insight.
Así que sigue leyendo para enterarte de todos los detalles.
¿Qué es una estrategia GRC?
Una estrategia GRC integra y ejecuta una serie de planes, herramientas y prácticas para gestionar eficazmente las funciones de gobernanza, Gestión de Riesgos y cumplimiento en una organización.
La GRC adopta un enfoque holístico que optimiza estas tres áreas críticas para garantizar que trabajan en armonía y se alineen con los objetivos del negocio y los requisitos normativos generales.
Su principal objetivo es mejorar la capacidad de una organización para identificar, evaluar y mitigar los riesgos, asegurando el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas del sector.
6 beneficios de la aplicación de un marco GRC
Además de mantener a tu organización segura y en línea con la normativa, la GRC apoya el crecimiento sostenible y el éxito. Aquí, los beneficios de implementar este marco:
- Cumplimiento legal y normativo: ayuda a garantizar la adhesión a los acuerdos y reglas, reduciendo el riesgo de multas o sanciones.
- Mejora de la Gestión de Riesgos: también contribuye a identificar, evaluar y priorizar las amenazas de forma sistemática, lo que conduce a estrategias de mitigación de riesgos más eficaces y a tomar medidas proactivas.
- Aumento de la transparencia: una mayor claridad fomenta la responsabilidad y la confianza entre los empleados y las partes interesadas.
- Más ventaja competitiva: el marco demuestra un compromiso con las prácticas éticas y el cumplimiento, lo que puede mejorar la reputación de tu organización y generar confianza entre las partes interesadas. En consecuencia, la posiciona mejor en el mercado y es capaz de adaptarse con eficacia a los cambiantes entornos normativos.
- Racionalización de las operaciones: al proporcionar un enfoque estructurado, esta práctica ayuda a eliminar procesos redundantes, aumentando la eficiencia operativa.
- Optimización de la toma de decisiones: con datos completos sobre factores de gobernanza, riesgo y cumplimiento, tu equipo arribará a determinaciones más informadas que se alineen con tus objetivos.
Los inconvenientes de implementar incorrectamente la GRC
Si implementas incorrectamente la GRC te perderás las ventajas enumeradas anteriormente y, además, provocará una serie de dificultades en tus operaciones. Estas son algunas de las posibles consecuencias de pasar por alto la práctica:
- Mayor exposición a los riesgos: tu organización es susceptible de sufrir filtraciones de datos y ciberataques, lo que podría comprometer la información sensible.
- Violación de los requisitos de cumplimiento: la falta de acatamiento de las leyes y los reglamentos somete a tu empresa a multas, a acciones legales y a daños en su reputación.
- Asignación ineficaz de recursos: las organizaciones invierten en exceso en controles innecesarios o descuidan áreas de riesgo críticas.
- Surgimiento de conflictos internos: debido a lagunas en la gobernanza es posible que aparezcan problemas, una desalineación de los objetivos y una falta de claridad en los procesos de toma de decisiones.
- Incremento en los costos de los seguros: las aseguradoras suelen ofrecer tarifas más favorables a las organizaciones que disponen de prácticas de Gestión de Riesgos y de cumplimiento normativo.
10 factores fundamentales para el éxito de la implementación de una estrategia GRC
El éxito de la implementación de una estrategia GRC depende de varios factores críticos. Así que considera los siguientes pasos y recomendaciones para garantizar un proceso fluido y eficaz:
- Comprender la necesidad de la GRC: tanto sus ventajas como los posibles desafíos; y luego debes comunicarlos a las personas involucradas.
- Designar un equipo competente: tiene que ser interdisciplinario, con experiencia en procesos y tecnología del marco, además de incluir un líder y miembros con las competencias adecuadas.
- Definir objetivos y procedimientos claros: los primeros tienen que ser específicos y mensurables. Por ejemplo, ¿qué esperas conseguir y cómo medirás el éxito? Además, elabora una hoja de ruta detallada que describa los pasos, el calendario y las responsabilidades en cada fase.
- Ser flexibles y adaptables: la implementación de la estrategia GRC debe requiere de esas dos características para enfrentarse a los cambiantes requisitos normativos y a la evolución de los riesgos.
- Analizar las amenazas: para establecer los planes de mitigación de riesgos, lleva a cabo una evaluación exhaustiva de los mismos para identificar aquellos potenciales y priorizarlos en función de su impacto y probabilidad de ocurrencia.
- Planificar el cumplimiento: asegúrate de que tu marco está en consonancia con las leyes y normativas aplicables. Para ello, estudia y toma nota del panorama legal de tu sector y en tu país.
- Seleccionar la tecnología: elige el software o la solución adecuados que se ajusten a las necesidades de tu organización. Si bien este ítem lo abordaremos en las próximas líneas, una herramienta competente tiene que ofrecer las capacidades de recopilación de datos, elaboración de reportes y automatización para agilizar los procesos clave.
- Implementar una eficiente Gestión de Datos y Documentación: tu estrategia GRC debe integrarse a la perfección con las fuentes de información existentes, además de asignar la documentación.
- Capacitar a tus empleados: ofrece formación y concientiza sobre la importancia del marco, sus funciones, protocolos y soluciones.
- Realizar auditorías y revisiones periódicas: como mencionamos, la GRC se adapta y cambia sus normas constantemente. Revisar tu sistema periódicamente garantizará que tus objetivos y procesos siguen siendo eficaces y están alineados con los objetivos de la organización.
7 pasos para llevar adelante la estrategia GRC con InvGate Insight
El marco GRC implica gestionar simultáneamente una serie de reglas, procesos y actividades diferentes. Para mantener todo bajo control, debes vigilar de cerca tus activos de IT y sus requerimientos.
En ese sentido, InvGate Insight es capaz de apoyar el proceso de implementación de la estrategia GRC. Veamos el procedimiento.
1. Crear un inventario unificado
Para poner en marcha una GRC se requiere conocer de antemano qué gobernar, gestionar y cumplir. Por lo tanto, el primer paso es crear un inventario unificado de activos de IT a través de InvGate Insight.
El inventario proporciona visibilidad de tu infraestructura de tecnológica, así como un lugar confiable para comenzar a tomar medidas para implementar el marco.
Insight te ofrece múltiples formas de añadir activos al inventario, desde ejecutar el descubrimiento hasta instalar un agente o añadirlos manualmente. Y también te permite incorporar varios tipos, como hardware, software, contratos e incluso activos no informáticos.
2. Construir una Base de Datos de la Gestión de Configuración (CMDB)
Para mejorar aún más la visibilidad de tu entorno de IT, una CMDB (Configuration Management Data Base) proporciona un mapa gráfico de tus aplicaciones de negocio. De este modo, accederás a los posibles riesgos, defectos y oportunidades para una correcta implementación de la estrategia GRC.
Si bien puedes agregar prácticamente cualquier aplicación a InvGate Insight, las que definitivamente debes crear desde el inicio son los entornos de red, los servicios de directorio y la nube, ya que resultan los más sensibles a las amenazas. Para ello, sólo tienes que añadir los CIs y establecer sus relaciones y dependencias. Una vez hecho esto, Insight mostrará automáticamente todos los cambios que realices en tus activos, así como un gráfico completo de tu estructura.
3. Asociar CIs
Además de lo reunido por la CMDB, los activos establecen otro tipo de relaciones. Por ejemplo, las licencias se asignan a una computadora o a un dispositivo, este último es propiedad de un empleado específico o dispone de una ubicación, o las garantías que se vinculan a los activos.
La comprensión de estas relaciones entre los CIs es crucial para una estrategia GRC integral, y esa es otra área en la que puede ayudarte InvGate Insight.
Una vez que tengas mapeadas las dependencias mencionadas anteriormente, accederás fácilmente a los CIs vinculados con un activo específico revisando su perfil. Esto te permitirá navegar de uno a otro para analizar si están alineados con tus políticas o necesitan ser modificados.
4. Automatizar el monitoreo
Una vez que tengas completo el inventario de IT, es hora de comenzar a monitorear los CIs. Para ello es fundamental contar con la herramienta adecuada, que permita automatizar las tareas de la GRC para que no haya confusiones ni olvidos.
InvGate Insight incluye varias funciones para aprovechar la automatización:
- Reglas de salud: para recibir alertas cada vez que la salud de tus activos de IT se vea comprometida (puedes personalizar los disparadores para que coincidan con las regulaciones de tu organización).
- Etiquetas inteligentes: para marcar rápidamente cualquier activo que cumpla o no las normas, según prefieras.
- Módulo de automatización: con la orden “si esto, entonces aquello” en la que estableces las condiciones y los desencadenantes para que los gestores de activos reciban alertas cuando algo cambie.
5. Ejecutar escaneos periódicos de Discovery
La ejecución cada tanto de la función descubrimiento en tu red es una manera de detectar shadow IT y activos no autorizados. Por suerte, InvGate Insight te permite automatizar el escaneo para que no tengas que recordar cada vez que haya que hacerlo.
Una vez finalizado el proceso con Discovery, recibirás un reporte sobre todos los activos conectados a tu perímetro de IT. De este modo, podrás identificar posibles amenazas y actuar sobre ellas antes de que se agraven.
6. Aprovechar los reportes
Los reportes desempeñan un papel crucial en la estrategia GRC, ya que proporcionan información sobre el cumplimiento y los riesgos, así como sobre las tendencias.
Dependiendo de tus objetivos, InvGate Insight te ofrece las siguientes herramientas para utilizar desde tu instancia:
- Los paneles brindan a los agentes una visión rápida de la situación diaria. Es posible personalizarlos para que muestren las métricas de ITAM más relevantes para tu negocio, y así tomar medidas urgentes en caso de ser necesario.
- Los reportes se utilizan para ver el estado de un conjunto determinado de KPIs durante un período específico. Son ideales para analizar el rendimiento pasado, detectar tendencias e identificar puntos débiles y ciegos, así como oportunidades de mejora.
- El módulo Software Compliance es especialmente relevante para realizar un seguimiento de la alineación de las licencias. Además, dado que combina la información de los contratos con los datos de medición del software, es perfecto para la recolección de licencias.
7. Implementar la mejora continua
La estrategia GRC es un proceso permanente: la mejora continua constituye su esencia. En primer lugar, la práctica tiene un alcance muy amplio, por lo que posiblemente algo se haya dejado afuera o debas ajustar ciertos procesos para que encajen en forma más adecuada. Además, las normas y requisitos están constantemente sujetos a modificaciones que hay que incorporar a tu implementación.
Así que periódicamente vuelve sobre tus pasos para detectar oportunidades de mejora. Quizá necesites incorporar nuevos CIs, reorganizar tu CMDB u optimizar tu automatización. Todo ello hará que tu proceso de GRC sea más sólido y eficaz.
Notas finales
La implementación exitosa de la estrategia GRC es difícil: hay que vigilar tantas cosas que, al principio, puede parecer abrumador.
Sin embargo, te aconsejamos dos cuestiones fundamentales: disponer de una hoja de ruta clara (que presentamos aquí) y de un ayudante para agilizar el proceso. En ese sentido, InvGate Insight es capaz de hacer mucho por ti. Ahora, es momento de que lo veas con tus propios ojos. Aquí está el enlace a la prueba gratuita de 30 días -¡nos lo vas a agradecer más adelante!-
