La Gestión de Activos de IT (ITAM) es el proceso que gestiona, controla y protege los activos tecnológicos de tu organización a lo largo de su ciclo de vida. El Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos (SOP - Standard Operating Procedures) permite agilizar este proceso, ya que estandariza el flujo de trabajo y promueve una experiencia coherente del usuario final.
Con un amplio alcance, esta práctica no puede depender únicamente de la tecnología de ITAM; sino que necesita un respaldo adicional tanto de las personas adecuadas como de ciertos procesos y procedimientos sólidos.
En las siguientes líneas vamos a desglosar la documentación del SOP para ITAM, además de mostrarte algunas ideas de cómo implementarlo con InvGate Insight. También tendrás la posibilidad de descargar una plantilla gratuita.
Así que comencemos con estos temas.
Tabla de contenidos
- Qué es un Procedimiento Operativo Estándar
- Por qué se necesita del SOP para ITAM
- Cómo crear un Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos
- Descargar la plantilla del SOP para ITAM
- Las siete partes del Procedimiento Operativo Estándar para ITAM
- Cómo utilizar el modelo del SOP
¿Qué es un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)?
El SOP es un conjunto de instrucciones escritas detalladas que describen paso a paso los procedimientos que deben seguirse para las tareas de la Gestión de Activos. Estos documentos garantizan que dichos trabajos se reúnan, estandaricen y compartan con las partes implicadas. De este modo, contribuyen a que las prácticas de ITAM se lleven a cabo de forma eficaz y coherente.
SOP vs. prácticas recomendadas
La diferencia entre los SOPs y las prácticas recomendadas es que los primeros proporcionan un conjunto estructurado de pasos repetitivos para llevar a cabo un proceso o resultado específico, mientras que las segundas brindan consejos, sin ser prescriptivas.
En concreto, un Procedimiento Operativo Estándar indica a los profesionales de ITAM cómo concretar un proceso específico, además de incluir las fases y los diagramas, cuando corresponda. En tanto, la práctica recomendada guía a los profesionales sobre qué deben hacer para gestionar, controlar y proteger sus entornos de IT de forma eficaz. Es decir, representa un consejo del más alto nivel.
SOP vs. política
La diferencia entre los SOPs y la documentación de políticas consiste en que los primeros esbozan instrucciones específicas para realizar actividades de ITAM. Además, están diseñados para ser utilizados por las personas que llevan adelante esas tareas como parte de su rutina cotidiana.
Una documentación de políticas, en tanto, describe las directrices, los requisitos reglamentarios y de cumplimiento, y la gobernanza a los que tienen que atenerse los profesionales involucrados en la práctica de ITAM.
¿Por qué necesitas un Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos de IT?
Los beneficios de implementar un Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos son los siguientes:
- Mejora la coherencia: los SOPs garantizan que los procesos de ITAM se lleven a cabo de forma congruente en toda la organización, ya que proporcionan un enfoque estandarizado para adquirir, probar, desplegar, mantener, gestionar y retirar activos de IT.
- Mayor eficacia: estos documentos permiten racionalizar las actividades de la Gestión de Activos al registrar claramente cada paso, y establecer funciones y responsabilidades. Esto hace que los procesos resulten más ágiles y eficientes, ya que reduce el riesgo de errores, duplicaciones y repeticiones en el trabajo.
- Apoyo a la Gobernanza, el Riesgo y el Cumplimiento (GRC): ITAM implica acatar requisitos legales y normativos, como acuerdos de licencia, contratos de asistencia y cuestiones de protección de datos. El Procedimiento Operativo Estándar respalda estos requisitos y ayuda a las organizaciones a cumplir con la gobernanza, al tiempo que reduce el riesgo de daños legales, financieros y de reputación derivados de fallos en el acatamiento.
- Respaldo a la seguridad informática: también contribuye a gestionar y proteger los activos sensibles de forma eficaz, reduciendo la posibilidad de pérdida accidental, filtraciones de datos o accesos no autorizados.
- Mejora del rendimiento de las auditorías: la falta de documentación constituye una importante señal de alarma. Por el contrario, una práctica de ITAM bien registrada y la existencia de los SOPs proporcionan los elementos adecuados para una auditoría clara y transparente, además de brindar pruebas de propiedad y de concesión de licencias, lo que permite obtener resultados positivos y optimizar el rendimiento en estas instancias.
- Apoyo a la Gestión del Conocimiento: al reunir la experiencia de las personas y compartirla con todo el equipo, el Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos ayuda a administrar los saberes. Esto implica que reduce el riesgo de su pérdida cuando los profesionales cambian de función. A su vez, promueve la colaboración al compartir los conocimientos, la experiencia y las mejores prácticas.
- Ahorro de costos: también ayuda a optimizar el uso de los activos, identificar oportunidades para economizar gastos y evitar compras duplicadas, además de ahorrar tiempo, esfuerzo y costos asociados a multas por incumplimiento.
- Mejora continua: un ciclo de revisión periódica garantiza que los SOPs sigan alineados con los resultados empresariales e incorporen nuevas prácticas recomendadas y cuestiones inherentes a la evolución del negocio.
¿Cómo se crea un Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos?
Cuando diseñes un Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos, sigue los siguientes pasos clave:
- Define el formato: si tu organización ya cuenta con un estilo corporativo para la documentación, aprovéchalo para los SOPs, de modo de mantener la coherencia.
- Pregunta a los equipos técnicos en qué áreas hay que centrarse: al ser los responsables de abordar los activos de IT a diario, estos profesionales resultan los más indicados para asesorar sobre qué Procedimientos Operativo Estándar son necesarios y qué actividades deben reunirse.
- Establece objetivos claros para el proceso: así te aseguras que todos saben cuál es la finalidad del SOP.
- Enumera todos los componentes requeridos: para seguir correctamente el procedimiento, hay que tener en cuenta las necesidades previas y los elementos.
- Házlo adaptable: cuando redactes el SOP, sobre todo los primeros que crees, escríbelo en formato de esquema para que sea más fácil introducir cambios a futuro.
- Solicita una revisión por parte del personal técnico: así te aseguras que todo se encuentra como se debe, que se reunieron las actividades clave y que los pasos están en orden. Tras la revisión técnica, haz los cambios que sean necesarios.
- Presenta la documentación al personal: publica el SOP en tu sistema o portal de Gestión del Conocimiento para que resulte de fácil acceso y uso.
- Crea ciclos de revisión: para ser eficaz, el Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos debe mantenerse actualizado.
Los momentos en los que se requiere un SOP en el ciclo de vida de la Gestión de Activos son el inicio, la transición y la eliminación de los mismos. Posiblemente los equipos de desktop y hardware ya disponen de una checklist u otra guía para estas partes del proceso. Esto se hace por dos razones:
- Garantizar que no se omita ni un solo paso durante estas complejas transiciones.
- Documentar las etapas para futuras referencias y análisis.
Una vez finalizados los períodos de transición, los equipos cargarán el SOP completo en el registro del activo en InvGate Insight. Este documento acompaña al activo durante todo su recorrido.
Otro registro fundamental fácil de crear, firmar y cargar es el inherente a la destrucción o transferencia de la propiedad del activo.
Descargar la plantilla del SOP para la Gestión de Activos
Junto a la plantilla del Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos, recibirás un ejemplo del SOP para reunir información sobre los mismos. Contiene los siguientes aspectos del proceso de recolección de activos:
- Recepción del activo
- Etiquetado
- Introducción en la base de datos de ITAM
- Despliegue del activo
- Actualización
- Retiro
- Eliminación
Las siete partes del SOP para ITAM
La plantilla está estructurada de la siguiente manera:
- Portada: expone el Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos. Además, garantiza la presencia de los logotipos adecuados.
- Control del documento: una breve tabla que explica el historial de dicho documento, así como las fechas y detalles de cualquier cambio.
- Índice: enumera los subtítulos del procedimiento. Idealmente debe incluir enlaces para facilitar la navegación por el documento.
- Ámbito de aplicación: explica qué abarca el SOP y cualquier parámetro operativo que requiera mencionarse.
- Introducción a ITAM: ofrece una breve visión general de la práctica y para qué se utiliza la herramienta.
- Procedimiento: el contenido real del SOP.
- Lecturas complementarias: cualquier documentación de apoyo o procesos relacionados, como las políticas de seguridad, finanzas y medio ambiente.
¿Cómo utilizar el modelo del Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos?
Los profesionales de ITAM deben utilizar el Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos cuando tengan que actualizar la base de datos. Al acudir al SOP, ten en cuenta lo siguiente:
- Los SOPs se crean para apoyar actividades prácticas clave, así que trabaja con tu equipo de soporte para entender cuáles son, y prioriza la documentación en consecuencia.
- Establece funciones y responsabilidades claras en tus SOPs para que todos estén al tanto de sus roles al momento de llevar a cabo la actividad.
- Incorpora circuitos de retroalimentación en los ciclos de revisión de los SOPs para que sigan evolucionando y mejorando con el tiempo.
Conclusión
La incorporación de un Procedimiento Operativo Estándar a tu estrategia de ITAM impactará en forma significativa en la eficiencia y coherencia de los procesos gracias a la estandarización de ciertas tareas rutinarias y repetidas. Algunos ejemplos comunes en ese sentido son la actualización de la base de datos de los activos, su seguimiento a lo largo del ciclo de vida y la preparación para las auditorías.
Una vez establecidas las directrices, solo debes incorporarlas a tu solución de ITAM para que estén disponibles y accesibles para todos los miembros del equipo. Y, como mencionamos, es muy simple hacerlo con InvGate Insight.
Si estás listo para mejorar tu Gestión de Activos, reserva una prueba gratuita y explora por tí mismo la solución.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las cinco partes de los SOPs?
Las cinco partes de los SOPs son la portada, el índice, el propósito, el procedimiento, la garantía de calidad y la documentación de apoyo.
¿Cuáles son los tres tipos del SOP?
Los tres tipos del SOP son los simples, los basados en el flujo de trabajo y los jerárquicos.
¿Qué ejemplo posible existe del Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos?
Un ejemplo del Procedimiento Operativo Estándar para la Gestión de Activos es la actualización del registro con nueva información sobre los mismos, asegurándose de que refleja con exactitud las instalaciones del entorno.
¿Cuál es la diferencia entre un plan y un SOP?
Un plan es un esquema estratégico de objetivos y metas, que establece aquello que hay que hacer a alto nivel. Un SOP, en tanto, presenta instrucciones del paso a paso que definen cómo deben ejecutarse tareas o procesos específicos para alcanzar esos objetivos.
