La base de la automatización del flujo de trabajo es una premisa sencilla: los empleados no necesitan realizar tareas repetitivas manualmente. Y hay una razón para ello: El 57% de los responsables de IT afirma que la tecnología de automatización ahorra entre un 10% y un 50% de los costes empresariales asociados al procesamiento manual.
El abanico de posibilidades que ofrece la automatización es muy amplio y puede adaptarse a muchos ámbitos de la práctica. Sin embargo, en este artículo nos centraremos principalmente en cómo se ve la automatización del flujo de trabajo en la Gestión de Servicios de IT (ITSM), y cómo InvGate Service Management puede contribuir a ello.
Ya sea que recién esté comenzando o que ya esté cosechando algunos de los beneficios de la automatización, siga leyendo para aprender cómo impulsar la prestación de servicios en toda su organización.
Índice de contenidos
- ¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
- 7 ventajas de la automatización del flujo de trabajo.
- Cómo funciona la automatización de flujos de trabajo.
- Cómo automatizar flujos de trabajo en cuatro pasos.
- Mejores prácticas de automatización de flujos de trabajo.
- Cómo usar InvGate Service Management como software de automatización.
- 10 ejemplos de automatización de flujos de trabajo.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
En esencia, la automatización del flujo de trabajo implica aprovechar el software para ejecutar tareas y procesos repetitivos dentro de una organización. El objetivo es minimizar la necesidad de intervención manual en cada paso, mejorando así la eficiencia y la precisión.
En general, cualquier proceso que siga reglas y pasos claros es adecuado para la automatización.
Esta funcionalidad es altamente personalizable, por lo que puede aplicarse a diversos sectores y departamentos. Algunos ejemplos de procesos que pueden automatizarse son:
- Tareas de introducción y procesamiento de datos.
- Procesos de aprobación de documentos.
- Incorporación de empleados.
- Solicitudes de cambio.
- Gestión de inventarios.
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Automatización de flujos de trabajo ITSM
El atractivo de la automatización en ITSM radica en su capacidad para liberar a los agentes de la mesa de servicio, que son los que resuelven los problemas en primera línea.
Al eliminar las actividades repetitivas de sus listas de tareas, pueden reorientar sus esfuerzos hacia retos más complejos y estratégicos, en los que su aportación marca la diferencia. Esto se traduce en una resolución de problemas más rápida, una mejora de la calidad del servicio y, en última instancia, usuarios finales más satisfechos.
Sin embargo, el alcance de la automatización del flujo de trabajo ITSM también puede extenderse más allá de los límites de los departamentos de TI gracias al marco de gestión de servicios empresariales (ESM). Si se atiene a él, estará llevando los principios de ITSM a otras áreas de la organización aparte de TI, y contribuyendo así a una mejor prestación de servicios en todos los departamentos.
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7 ventajas de la automatización del flujo de trabajo
Las ventajas de implantar flujos de trabajo son múltiples, reconfiguran su forma de trabajar y producen beneficios tangibles que repercuten en toda su organización:
- Reducción de costes: al disminuir la necesidad de trabajo manual en tareas repetitivas, puede reasignar recursos a actividades de alto impacto que impulsan el crecimiento y la innovación. Con el tiempo, se amortiza.
- Minimización de errores - Las tareas manuales son propensas a errores humanos; la automatización los minimiza garantizando la coherencia y precisión en cada paso, reforzando la calidad general de sus operaciones.
- Mayor velocidad de resolución - La resolución de problemas se acelera al eliminar los cuellos de botella causados por la intervención manual. Tanto si se trata de atención al cliente como de procesos internos, la automatización agiliza los procesos.
- Mayor integración entre departamentos: la sinergia que proporciona permite eliminar las transferencias manuales entre departamentos, lo que facilita el flujo de información y mejora la colaboración.
- Agilización de la escalabilidad: la automatización se adapta sin esfuerzo al aumento de la carga de trabajo sin sobrecargar a los empleados. Esta adaptabilidad tiene un valor incalculable para el éxito sostenido.
- Agentes capacitados: también ayuda a su equipo liberándoles de tareas monótonas. Con un trabajo más significativo, aumenta la satisfacción laboral (y disminuye la rotación). Esto conduce a una mayor moral y productividad.
- Mejora de la formación y la incorporación: con los flujos de trabajo automatizados, la curva de aprendizaje se acorta considerablemente. Los nuevos empleados pueden seguir procesos automatizados paso a paso, lo que reduce los gastos generales y la preparación necesarios para la formación.
¿Cómo funciona la automatización de flujos de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo funciona en un marco lógico y sistemático. Organiza una serie de pasos predefinidos para llevar a cabo una tarea o proceso específico. Imagínatelo como una cadena de montaje digital en la que las tareas pasan sin problemas de una fase a otra, guiadas por un conjunto de reglas y activadores.
Estos son los principales elementos que la componen:
- Inicio y desencadenamiento: el proceso comienza con un desencadenante, un evento o condición predefinidos que inician el flujo de trabajo. Puede tratarse de un evento temporal, como una tarea programada, o de un evento condicional, como la recepción de un correo electrónico o el envío de un formulario.
- Secuenciación de tareas - Una vez activado, el flujo de trabajo se mueve a través de una secuencia de tareas. Éstas pueden ser simples o complejas, e implicar acciones como la introducción de datos, el envío de notificaciones, la generación de informes o incluso la toma de decisiones basadas en criterios predefinidos.
- Lógica condicional: los flujos de trabajo suelen incorporar lógica condicional, lo que permite tomar decisiones dentro del proceso. Por ejemplo, si un pedido en línea supera un determinado valor, el flujo de trabajo puede activar automáticamente pasos de revisión adicionales.
- Integración de datos - Los flujos de trabajo pueden extraer datos de diversas fuentes (bases de datos, hojas de cálculo, API, etc.) para realizar tareas con precisión. También pueden actualizar datos en varios sistemas, garantizando la coherencia.
- Notificaciones y alertas: a medida que el flujo de trabajo avanza, puede enviar notificaciones o alertas a las partes interesadas en puntos críticos en forma de correos electrónicos, mensajes o incluso actualizaciones dentro de una plataforma de colaboración.
- Escalaciones y aprobaciones : en los casos en los que se requiere la intervención humana, los flujos de trabajo pueden dirigir las tareas a las personas adecuadas. Esto garantiza que el proceso fluya sin problemas y que participen las personas adecuadas en el momento oportuno.
¿Cómo automatizar los flujos de trabajo? El proceso de automatización de flujos de trabajo en 4 pasos
La creación de un proceso de automatización de flujos de trabajo satisfactorio requiere una planificación cuidadosa, las herramientas adecuadas y pruebas exhaustivas. Además, tenga en cuenta que la automatización del soporte de IT es un proceso iterativo; esté abierto a mejorar continuamente sus flujos de trabajo basándose en los comentarios de los usuarios y en las necesidades cambiantes de la empresa.
Si pone en práctica estos pasos, podrá crear un proceso de flujo de trabajo ITSM eficaz.
1. Planifique el proceso
Comience por reunir a su equipo para planificar todo el proceso. Identifique posibles puntos ciegos y oportunidades de automatización. En este punto, céntrese en debatir las tareas, los puntos de decisión, las aprobaciones y las notificaciones implicadas en el flujo de trabajo. Esta fase de planificación colaborativa garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con los objetivos y resultados.
2. Configurar la automatización
Ahora es el momento de crear el flujo de trabajo en la herramienta. Este paso consiste en planificar los pasos que deben realizarse y el orden en que deben producirse. Determine las aprobaciones y notificaciones que deben enviarse en las distintas etapas.
Aquí es donde toma forma el mapeo visual. Defina y configure o codifique los desencadenantes que inician la automatización en su herramienta. Además, especifique las condiciones que guían la ruta del flujo de trabajo y detalle las acciones que deben realizarse.
3. Pruebe el flujo de trabajo
Antes de desplegar el flujo de trabajo para su uso regular, pruébelo a fondo. Para ello, ejecute la automatización paso a paso para asegurarse de que cada acción se ejecuta según lo esperado. Verifique que el flujo de trabajo recopila los datos necesarios con precisión, activa las notificaciones correctas y completa las tareas con éxito. Esto le permitirá detectar cualquier problema o discrepancia antes de que afecte a las operaciones.
4. Adáptese a las necesidades de su equipo
A lo largo de la fase de prueba, recopile información del equipo que utiliza el flujo de trabajo automatizado. Valide que la automatización se ajusta a sus requisitos y expectativas. A continuación, realice los ajustes necesarios para perfeccionar el flujo de trabajo y garantizar que se adapta perfectamente a sus operaciones diarias.
Mejores prácticas de automatización del flujo de trabajo
Para garantizar el éxito, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas de automatización de flujos de trabajo al embarcarse en esta empresa:
- Utilice las herramientas adecuadas - Automatizar un flujo de trabajo es una tarea compleja. Para simplificarla, debe contar con un creador de flujos de trabajo con una interfaz de usuario intuitiva. También debe permitirle crear un mapa visual de su proceso, personalizar los pasos, integrarse con sus herramientas y adaptarse a sus necesidades específicas.
- Cree documentación para la formación: es importante proporcionar directrices claras sobre el funcionamiento de los flujos de trabajo, incluidos sus desencadenantes, acciones y puntos de decisión. De este modo, sus equipos podrán utilizarlos con eficacia y solucionar los problemas.
- Diseñe sus flujos de trabajo teniendo en cuenta la escalabilidad: a medida que su organización crece, sus procesos automatizados deben adaptarse sin problemas. Del mismo modo, considere la posibilidad de prepararse para el futuro incorporando flexibilidad a sus flujos de trabajo para adaptarse a la evolución de las necesidades empresariales.
- Implemente la colaboración entre departamentos - Involucre a las partes interesadas de diferentes departamentos en el diseño y la implementación de flujos de trabajo automatizados. Esto garantiza que la automatización se adapte a los diversos requisitos de los distintos equipos, lo que conduce a un enfoque holístico alineado con ESM.
- Contar con planes de respaldo y contingencia - Incluso los flujos de trabajo mejor diseñados pueden encontrarse con contratiempos inesperados. Para evitarlo, establezca planes de copia de seguridad y medidas de contingencia que garanticen la continuidad de la empresa en caso de fallo de la automatización.
- Realice pruebas periódicas: las revisiones frecuentes ayudan a identificar los problemas en una fase temprana y ofrecen la oportunidad de actualizar sus prácticas en respuesta a las necesidades cambiantes o los avances tecnológicos. En general, esto garantiza que todo funcione según lo previsto.
- Manténgala actualizada: la automatización no es una tarea de "configúrela y olvídese". Revise, actualice y mantenga periódicamente sus flujos de trabajo para mantenerlos alineados con los objetivos cambiantes de su organización.
Uso de InvGate Service Management como software de automatización de flujos de trabajo
Seleccionar la herramienta correcta hará que su proceso de automatización del flujo de trabajo sea un éxito o un fracaso; sí, es así de importante. Por lo tanto, debes estar atento a una serie de características que te pongan en el camino correcto desde el principio.
Aquí hay cinco cosas que hacen del editor de flujo de trabajo No-Code de InvGate Service Management un aliado absoluto para tener éxito.
1. Formularios personalizables
Cualquier flujo de trabajo ITSM se dispara por una solicitud. Para que este proceso sea más eficiente, en InvGate Service Management se puede personalizar el formulario que inicia el flujo de trabajo para recolectar toda la información necesaria de antemano, mejorando así la precisión del proceso.
2. Editor gráfico del flujo de trabajo
Aunque la construcción del flujo de trabajo no debería ser una tarea compleja, muchas herramientas son lo suficientemente complejas como para requerir un empleado dedicado con conocimientos suficientes para construir, probar y mejorar los flujos de trabajo en toda la organización.
Pero ese no es el caso de nuestra herramienta ITSM. Queremos extender la automatización a toda la empresa (y no sólo al departamento de TI). Por ello, ofrecemos un editor gráfico fácil de usar que permite diseñar flujos de trabajo con funciones de arrastrar y soltar. Así, todo el mundo puede definir secuencias de tareas, puntos de decisión, aprobaciones y notificaciones independientemente de sus conocimientos tecnológicos.
3. Capacidades Low-Code/No-Code
En la misma línea, las capacidades Low-Code/No-Code de InvGate Service Management se adaptan a todos los niveles de habilidad. Tanto si eres un desarrollador experimentado como si eres nuevo en la automatización, puedes construir flujos de trabajo complejos sin conocimientos de codificación, haciendo que el proceso de automatización sea accesible a un público más amplio.
4. Plantillas prediseñadas
También en línea con nuestra misión de simplificar y hacer más sencilla la automatización de flujos de trabajo, hemos diseñado plantillas preconstruidas y personalizables. Esto significa que no tiene que empezar desde cero; puede elegir la plantilla que mejor se adapte a su proceso y personalizarla según sus necesidades.
5. Integración de información sobre clientes, ubicaciones y activos
Una de las características destacadas de InvGate Service Management es su capacidad para almacenar y referenciar información de clientes, detalles de ubicación e información de activos dentro de los flujos de trabajo. Su objetivo es mejorar la eficacia de la automatización aprovechando los datos relevantes.
Esto se puede hacer porque InvGate Service Management se integra con muchos sistemas diferentes, incluyendo servicios de directorio, herramientas de gestión de acceso, soluciones de gestión de identidad y acceso, y software de gestión de activos de IT.
6. Integración API abierta de 2 vías
Sabemos que cada caso de uso es único y, por lo tanto, la herramienta que elija debe ser lo suficientemente flexible como para abordar la personalización.
Por esa razón, y aunque InvGate Service Management te brinda una amplia gama de funcionalidades incorporadas, también puede conectarse con otras herramientas a través de su API abierta de 2 vías para que puedas ampliar el alcance y la funcionalidad de tus flujos de trabajo automatizados.
Nuevo editor de flujos de trabajo no-code de InvGate Service Management
10 ejemplos de automatización de flujos de trabajo
Como mencionamos, la automatización del flujo de trabajo no se limita a un departamento o rol específico: tiene el potencial de beneficiar la prestación de servicios en diferentes áreas de la empresa.
He aquí algunos ejemplos clave de flujos de trabajo para iniciar su proceso de automatización:
- Automatización del flujo de trabajo de RR.HH.: agilice los procesos de incorporación y desincorporación de empleados con la automatización y asegúrese de que las nuevas contrataciones se integran perfectamente en la organización y de que los empleados que se marchan tienen el acceso y los activos correctamente gestionados.
- Automatización del flujo de trabajo de gestión de cambios: puede automatizar la aprobación e implementación de cambios en la infraestructura, las aplicaciones y los servicios de TI, garantizando que las modificaciones se controlan, prueban e implementan de forma eficaz.
- Automatización del flujo de trabajo de gestión de problemas: cree un flujo de trabajo para identificar, categorizar, investigar y resolver problemas recurrentes de TI, reducir el impacto de los incidentes y evitar que se produzcan en el futuro.
- Automatización del flujo de trabajo de Gestión de Activosde IT: cree un proceso para automatizar el seguimiento, el mantenimiento y la gestión del ciclo de vida de los activos de TI. De este modo, optimizará la asignación de recursos y reducirá los costes.
- Automatización del flujo de trabajo de Gestión de Activosde IT: cree un proceso para automatizar el seguimiento, el mantenimiento y la gestión del ciclo de vida de los activos de TI. De este modo, optimizará la asignación de recursos y reducirá los costes.
- Automatización del flujo de trabajo de Gestión de Riesgos: puede automatizar la evaluación y la identificación de riesgos potenciales en proyectos, procesos y sistemas. Este proceso puede mejorar la gestión global de riesgos y la toma de decisiones.
- Automatización del flujo de trabajo de gestión de inventarios: para garantizar unos niveles óptimos de existencias y minimizar las roturas de stock o el exceso de existencias, automatice los procesos de seguimiento de inventarios y reposición de existencias.
- Automatización del flujo de trabajo de Gestión de Contratos: reduzca los retrasos relacionados con los contratos y garantice el cumplimiento de los términos y condiciones automatizando los procesos de creación, aprobación y renovación de contratos.
- Automatización del flujo de trabajo de restablecimiento de contraseñas y desbloqueo de cuentas - Automatice los procesos de restablecimiento de contraseñas y desbloqueo de cuentas, permitiendo a los usuarios recuperar el acceso sin intervención manual.
- Automatización del flujo de trabajo de solicitudes de infraestructura: el proceso automatizado para aprovisionar recursos de infraestructura basados en la nube puede garantizar una asignación de recursos rápida y coherente para diversos proyectos.
- Automatización del flujo de trabajo de transferencias a proveedores e instalaciones de reciclaje: este proceso garantizará la eliminación adecuada y el cumplimiento de la normativa medioambiental. Para ello, automatice la transferencia de propiedad de activos informáticos a proveedores o instalaciones de reciclaje.
En resumen
La belleza de la automatización del flujo de trabajo reside en su adaptabilidad. Cada solicitud tiene su propio proceso de resolución, y su herramienta debe ser capaz de ajustarse a cada caso. Esto le permitirá reducir errores y liberar valiosos recursos humanos para centrarse en actividades de mayor valor.
Para lograrlo, el creador de flujos de trabajo de InvGate Service Management te permite personalizar tu proceso para adaptarlo a las necesidades de tu organización. Entre sus funcionalidades, podemos destacar:
- Formularios personalizables.
- Editor gráfico de workflow.
- Capacidades Low-Code/No-Code.
- Integración de información de clientes, ubicaciones y activos.
- Integración API abierta bidireccional.
Entonces, si quiere optimizar la automatización de flujos de trabajo en sus operaciones ITSM, solicite la prueba gratuita de 30 días de InvGate Service Management y comience hoy mismo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas, acciones o procesos diseñados para lograr un resultado u objetivo específico de forma estructurada.
¿Cuáles son los tres tipos de flujos de trabajo?
Los tres tipos de flujos de trabajo son los flujos de trabajo secuenciales, los flujos de trabajo estado-máquina y los flujos de trabajo basados en reglas, cada uno de los cuales representa diferentes patrones de ejecución de tareas y toma de decisiones.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en utilizar la tecnología para agilizar y ejecutar tareas, acciones o procesos con una intervención manual mínima, aumentando la eficacia y reduciendo los errores.
¿Cuál es la diferencia entre automatización de flujos de trabajo y automatización de procesos?
La automatización de flujos de trabajo se centra en orquestar tareas en una secuencia predefinida, mientras que la automatización de procesos abarca una gama más amplia de actividades, como la toma de decisiones y la integración de datos, para optimizar procesos completos.
¿Qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo es una herramienta que permite el diseño, la ejecución y la gestión de flujos de trabajo automatizados, a menudo con funciones como la secuenciación de tareas, la integración de datos y las notificaciones.
¿Cuáles son los distintos tipos de automatización de flujos de trabajo?
Los distintos tipos de automatización de flujos de trabajo incluyen la automatización basada en documentos, la automatización basada en tareas, la automatización basada en aprobaciones y la automatización basada en la integración de sistemas, que responden a distintos requisitos de proceso.
La automatización del flujo de trabajo, ¿es lo mismo que la RPA?
No, están relacionados pero son distintos: la automatización de flujos de trabajo se centra en la orquestación de tareas, mientras que la automatización robótica de procesos (RPA) implica el uso de robots de software para automatizar tareas repetitivas que imitan las acciones humanas.
