La automatización de flujos de trabajo es una ayuda para aumentar el ROI, maximizar la inversión e incrementar la eficiencia. Además, es una gran manera de mejorar la experiencia de los empleados. Todos los trabajadores han tenido que lidiar alguna vez con una tarea repetitiva (o diez). En general realizar data entry, por ejemplo, puede resultar tedioso. Y si se les diera a la gente la opción de no hacerlo, la mayoría lo aceptaría.
Ahí es donde la automatización de flujos de trabajo empresarial les brinda a los empleados -y a tu empresa- una gran ventaja. En esencia, puede optimizar el flujo de trabajo en todas las áreas, desde las finanzas hasta los recursos humanos, además de destinar a tus empleados a funciones donde puedan aprovechar al máximo sus capacidades.
Veamos a continuación cómo afecta la automatización de flujo de trabajo al proceso empresarial en general.
¿En qué procesos se puede aplicar la automatización de flujos de trabajo?
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Facturación
La creación de facturas es una tarea que demanda mucho tiempo. Igual de importante es contar con un calendario para enviarlas a término. La automatización de los flujos de trabajo ayuda precisamente en eso: automatizando el calendario para que las facturas lleguen siempre a su destino cuando corresponda.
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Creación de tareas
La creación de un sistema de gestión de tareas eficiente es casi tan importante como la ejecución de las mismas. ¿Por qué? Porque con cualquier tarea manual se corre el riesgo de pasar por alto las cuestiones importantes, especialmente cuando hay mucho trabajo.
Con la automatización de flujos de trabajo, estas cosas se simplifican porque puedes crear un sistema que asigne la tarea a determinado usuario, le pida que confirme los recibos y le informe sobre en qué punto se encuentra del proceso.
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Incorporación de los empleados
La automatización del flujo de trabajo puede ayudar en el onboarding, o la incorporación de empleados, a través del proceso de ingreso de datos o acelerando cuestiones, entre otros.
En concreto, los empleados introducen su información y la herramienta de automatización la envía directamente a RRHH. Y ¡listo!
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Gestión de clientes potenciales
¿Quién no ha perdido clientes potenciales debido a una mala gestión, a la escasez de personal o a que las cosas simplemente se le escapan? Un flujo de trabajo automatizado ayudará en estos casos.
La esencia de la automatización en estas cuestiones es que las tareas "inferiores" pueden ser automatizadas, liberando a los empleados para que realicen un seguimiento de las etapas posteriores del embudo de ventas. Por ejemplo, una buena herramienta de automatización de flujos de trabajo ayudará a completar el CRM con las consultas de clientes y en el proceso de seguimiento para que nada se pierda en el camino.
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Solicitudes de vacaciones
Cuando llega la época estival es muy común verse desbordado por las solicitudes de vacaciones. Normalmente, el proceso se realiza de forma manual: los empleados envían correos electrónicos a los gerentes y éstos, a su vez, tienen que aprobar cada pedido. A continuación, los jefes deben remitir dicha solicitud aprobada a Recursos Humanos… El trámite parece interminable.
Las solicitudes de vacaciones son muy simples de automatizar e involucra la creación de formularios fáciles de completar, que luego son revisados por el director. Esto implica que no hay más entrada de datos y no se pierde más tiempo en todo el proceso.
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Redacción de documentos legales
La automatización de flujos de trabajo no va a dejar sin trabajo al departamento jurídico. Pero sí puede agilizar el proceso empresarial mediante la autogeneración de documentos rutinarios. Y créenos, los empleados de esta área pueden escribirlos sin problemas, pero eso no significa que quieran hacerlo.
Un software de flujo de trabajo es capaz de generar acuerdos de confidencialidad o contratos generales creando una plantilla que tu equipo legal puede completar y luego revisar antes de enviarla.
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Gestión de tickets de soporte
Con frecuencia, los tickets de soporte pueden abrumar al departamento de IT (algo de lo que hablamos a menudo en este blog) o también perderse. Además, hacerlo manualmente resulta ineficiente.
En lugar de que los empleados se pongan en contacto en forma manual con el personal de IT cada vez que se rompe algo, la automatización permite completar un formulario, enviarlo y esperar. Tener todo centralizado en un sistema de automatización del flujo de trabajo hace que los tickets sean más fáciles de seguir y resolver.
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Reembolso de gastos
Otra tarea tediosa es el reembolso de gastos a los empleados, ya que involucra varios pasos: un gestor tiene que aprobar el reembolso, luego enviarlo manualmente a finanzas (que también tiene que completar un formulario a mano) y, finalmente, el empleado recibe su cheque.
La automatización del flujo de trabajo hace que este proceso sea más sencillo y rápido, ya que contempla el formulario que debe completar el empleado, el cual es revisado por el gestor, quien lo remite al departamento de finanzas. A su vez, este chequea la información y reembolsa el importe.
Además, si algunos gastos son recurrentes se puede crear una forma para aprobar automáticamente el reembolso.
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Visibilizar los problemas informáticos ocultos
A veces, los programas informáticos ocultos -que no tienen conocimiento el equipo de IT- pueden perjudicar el proceso empresarial general (ya hemos hablado sobre la gestión de activos de IT). En consecuencia, estar al tanto de todos los programas que utiliza tu equipo no es sólo una buena higiene de IT, sino una necesidad para la seguridad de tu red.
Por lo tanto, una buena herramienta de automatización te ayudará, ya sea prohibiendo directamente el software shadow o avisando cuando aparezca algo extraño.
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Mejor atención al cliente
La automatización de flujos de trabajo no sólo ayuda a la gestión de clientes potenciales, sino también a mantener un alto nivel de satisfacción del cliente. Por mucho que los clientes quieran y necesiten en forma urgente, hay una cantidad limitada de mano de obra a su disposición.
Por tanto, el flujo de trabajo automatizado puede mejorar significativamente la experiencia, incluidos los tiempos de respuesta de la asistencia al cliente.
La principal forma de hacerlo es mediante el envío de formularios: se crea un ticket de soporte en el sitio web, que implica su generación automática, y adicionalmente se puede dar un seguimiento fácil de la tarea.
Soluciones de automatización de flujos de trabajo
Como hemos señalado en este artículo, la automatización de flujos de trabajo es esencial para una organización. Ahora queda elegir el software de flujo de trabajo, que hay muchos en el mercado. Es posible que te sientas tentado a optar por uno a precio de ganga, lo que podría conducir a otros problemas más adelante.
Por lo tanto, acá aconsejamos InvGate Service Desk, la manera perfecta de agilizar el soporte de IT en general, y la automatización de flujos de trabajo en particular. Garantiza una gran capacidad de personalización al proporcionar un visualizador de flujos de trabajo para poder mapear los procesos más fácilmente.
La automatización de flujos de trabajo garantiza mejoras al:
- Reducir los cuellos de botella.
- Permitir a los agentes centrarse en lo importante, dejando las tareas repetitivas al Service Desk, lo que implica un trabajo más inteligente, no más intenso.
- Tener plena compatibilidad con InvGate Insight.
- Decenas de otras funcionalidades, como la gestión de problemas, la gestión de tickets, una amplia base de conocimientos, análisis exhaustivos y sistemas de gamificación.
En definitiva, la automatización de flujos de trabajo ofrece un enfoque basado en la eficiencia y la confiabilidad, cubriendo ampliamente todas las características enumeradas en este artículo, y lo hace con creces.
Reflexiones finales
La automatización de flujos de trabajo implica maximizar la eficiencia, manteniendo los costos bajos y la productividad alta. Cuando se dirige una empresa, operar con niveles de eficiencia mínimos al principio puede ser viable, pero cuando surge la necesidad de optimizar deja de serlo; y esto ocurre antes de lo que imaginamos.
