Las capacidades de Software Compliance en InvGate Asset Management aportan una visión clara del estado de cumplimiento normativo de las soluciones de IT con respecto a los contratos de la organización. Así, desde un único lugar es posible comprobar rápidamente si se usan más licencias de las adquiridas, qué aplicaciones se infrautilizan y cuándo vencen los acuerdos. Esto ayuda a adelantarse a los riesgos de una auditoría y a tomar decisiones basadas en datos precisos.
Más allá del cumplimiento, el módulo también se centra en el impacto financiero al mostrar el costo estimado del incumplimiento y el ahorro potencial que se obtendría al recuperar las licencias no ejecutadas o al redistribuir el software que no se opera de forma activa.
De esta forma, además de reducir las contingencias negativas, se optimiza el gasto en aplicaciones y se obtiene más valor por cada licencia.
¿Por qué es necesario el cumplimiento normativo en materia de software?
El cumplimiento normativo en materia de software permite respetar los requisitos establecidos en los contratos de licencia de dichas soluciones de IT firmados por la organización. El incumplimiento de esos términos y condiciones puede acarrear consecuencias legales y multas innecesarias.
Además, ayuda a supervisar el uso del software y a optimizar tanto la asignación de los recursos como el presupuesto en tecnología.
En cuanto a las capacidades de Software Compliance en InvGate Asset Management, éstas contribuyen a mantener un registro de las licencias adquiridas, lo cual garantiza que se ajusten al número de instalaciones, a la vez de identificar las infrautilizadas o que rara vez son ejecutadas. De esta manera, se las puede retirar o reasignar y tomar decisiones más inteligentes.
4 ventajas de las nuevas capacidades de Software Compliance en InvGate Asset Management
Las capacidades de Software Compliance en InvGate Asset Management conllevan las siguientes ventajas orientadas a mejorar tanto la gestión de dichas soluciones tecnológicas como de las licencias:
- Seguimiento optimizado de las licencias: ayudan a supervisar y controlar todos los aspectos de las licencias de software, garantizando que cada instalación se ajuste perfectamente a las que fueron adquiridas.
- Monitoreo integral del cumplimiento: permite realizar un rastreo de varios tipos de licencias, desde las basadas en dispositivos hasta las que se sustentan en los usuarios. Esto asegura el acatamiento de los términos y condiciones específicos de cada acuerdo.
- Control avanzado de los costos: proporciona información sobre los gastos anuales en software, estima los correspondientes a ajustes necesarios para el cumplimiento e identifica posibles ahorros mediante la reasignación de los bienes.
- Uso eficiente de los recursos: en consonancia con el ítem anterior que contribuye a indicar las instalaciones de bajo uso, la organización puede recuperar las licencias vacantes o infrautilizadas para redistribuirlas o retirarlas.
¿Cómo funciona el módulo de Software Compliance?
Tras repasar las áreas de aplicación, ahora exploramos cómo funciona el módulo de Software Compliance en InvGate Asset Management. Dicha herramienta aprovecha los datos de los contratos registrados en la instancia y los combina con el uso notificado del software en el entorno.
Al cruzar las dos fuentes, InvGate calcula aspectos como el valor anual de las licencias. Para ello, divide los totales de los costos especificados por cada una por el número de licencias del contrato.
Veamos cómo activar esta función.
¿Cómo configurar la función de Software Compliance?
Para que comiencen a operar las capacidades de Software Compliance en InvGate Asset Management, primero hay que confirmar que la Medición de Software esté habilitada en la instancia de la siguiente manera:
Ingresar en Configuración > CI > Medición de Software y verificar que el botón esté activado. Esta función proporciona información sobre el software pago detectado en el entorno.
Para acceder al módulo de cumplimiento, cliquear en Contratos > Cumplimiento de Software. ¡Y listo!
A partir de ahora, se procesarán los datos de los módulos Contratos y Medición de Software, para luego clasificarlos de la siguiente manera:
- Instalaciones en incumplimiento: el software asociado a un contrato que no tiene la licencia correspondiente. Esta sección se divide en tres categorías según el tipo de acuerdo, incluyendo las instalaciones en dispositivos, el CPU o núcleo del procesador y las licencias del usuario.
- Costo de regularización por incumplimiento: importe estimado (calculado anualmente en la moneda que se haya configurado) que la organización debe gastar para normalizar su situación.
- Baja utilización: número de instalaciones con licencias que no registraron ninguna ejecución en los últimos 30 días.
- Ahorro potencial: previsión del ahorro anual (en la moneda configurada) que se conseguiría redistribuyendo las licencias de las instalaciones de bajo uso.
Debajo de estas métricas, se encuentra otra sección en el tablero de Software Compliance: el Explorador de Contratos. Lo vemos más detenidamente en las próximas líneas.
¿Cómo utilizar el Explorador de Contratos?
De forma predeterminada, el Explorador de Contratos ofrece una vista rápida y detallada de la siguiente información:
- Nombre y tipo de contrato.
- Bajo uso (explicado anteriormente).
- Ahorro potencial (explicado anteriormente).
- Licencias asignadas (desde el contrato).
- Licencias disponibles (para asignar).
- Costo asignado (costo estimado de las licencias asignadas).
- Costo total (estimado del contrato).
- Fecha de vencimiento (del contrato).
Quien desee obtener más detalles sobre un contrato en particular, siempre es posible hacer clic en él para ingresar a su perfil.
Cabe aclarar que la configuración predeterminada del Explorador de Contratos agrupa la información por contrato. Sin embargo, se puede personalizar la clasificación de los datos para ajustarla a las necesidades específicas de cada organización.
Así, otras variables son:
- Nombre del software.
- Versión.
- Categoría.
- Centro de costos.
- Proveedor del contrato.
En cualquier caso, los detalles que se muestran en el Explorador de Contratos seguirán incluyendo el bajo uso, el ahorro potencial y las licencias, y el costo asignado, junto con lo siguiente:
- Sin licencia (número de contratos que no tienen una licencia asociada).
- Costo sin licencia (costo anual estimado que debe cubrirse para que las entidades cumplan con las licencias).
Además, los criterios de agrupación "Centro de costos" y "Proveedor del contrato" mostrarán la columna "Disponible", con el número de licencias disponibles en el contrato.
Resumen
Con cada nueva característica, función y capacidad, siempre perseguimos el mismo objetivo: mejorar las operaciones de IT para mantenerlas alineadas con las metas empresariales. Y estas nuevas capacidades de Software Compliance en InvGate Asset Management apunta exactamente a eso.
Dicho módulo ayuda a que los activos de software cumplan con la legislación y la normativa, así como a optimizar los recursos, controlar los costos y tomar decisiones estratégicas informadas para futuras mejoras.
Para conocerlas en acción, los interesados deben solicitar una prueba gratuita de 30 días o contactar a nuestro equipo de Ventas quienes les mostrarán el modo en que InvGate Asset Management contribuye con la estrategia de cumplimiento de software.
