Las impresoras parecen una parte poco importante de la infraestructura de IT. Sin embargo, su gestión adecuada es clave, especialmente cuando la organización dispone de múltiples oficinas, hardware compartido o un uso intensivo de dichos equipos.
De hecho, cuando no se controlan, los problemas con las impresoras pueden provocar cuellos de botella, costos innecesarios y tickets de soporte técnico que se repiten de forma constante.
Entonces, ¿cómo se realiza un adecuado monitoreo de impresoras en red sin que implique un trabajo arduo a tiempo completo para una persona?
En este artículo, abordamos las tareas fundamentales que conlleva esta práctica, qué tipo de software existe en el mercado para apoyar el proceso y cómo hacerlo con herramientas más amplias de Gestión de Activos de IT (ITAM).
También presentamos qué ofrece InvGate Asset Management en este ámbito, en particular para los equipos que ya lo utilizan para administrar otros activos.
Así que comencemos aclarando qué significa gestionar impresoras.
¿Qué es la gestión de impresoras en red?
La gestión de impresoras en red se refiere al control operativo, la supervisión y el mantenimiento de esos equipos en toda una organización, lo cual incluye todas las actividades necesarias para que estén disponibles, resulten seguros y sean rentables. Esto abarca desde la instalación y la configuración hasta el mantenimiento, el seguimiento del uso y, finalmente, la eliminación o la sustitución.
El alcance de la práctica es muy diferente, dependiendo del tamaño de la empresa y de sus necesidades de impresión. Así, por caso, un solo aparato en una oficina pequeña requiere un mínimo monitoreo. Pero en compañías con dispositivos distribuidos, salida frecuente de documentos u obligaciones de cumplimiento, el manejo adecuado resulta indispensable.
En concreto, algunas de las responsabilidades típicas de la gestión de impresoras en red son:
- Registro y documentación de los nuevos equipos.
- Asignación y supervisión de los mismos.
- Aplicación de normas de configuración coherentes.
- Solución de problemas de rendimiento o de conectividad.
- Planificación del mantenimiento y sustitución de los consumibles.
- Revisión de los patrones de uso y los costos relacionados.
- Aplicación de los controles de acceso para garantizar las responsabilidades y la seguridad.
- Retirada o reutilización de las impresoras antiguas según las políticas del ciclo de vida.
Si bien no todas las organizaciones necesitan herramientas específicas para el monitoreo de impresoras en red, a medida que aumenta su número, la formalización del proceso es fundamental.
¿Qué es el software de gestión de impresión?
El software está diseñado para ayudar a los equipos de IT o de Instalaciones a supervisar, controlar y analizar las actividades de impresión en toda la infraestructura.
A menudo proporciona informes detallados sobre el uso por trabajador o departamento, así como las herramientas para aplicar las políticas de impresión.
Algunas de las funciones clave suelen ser:
- Monitoreo en tiempo real del estado y la disponibilidad de los dispositivos.
- Acceso y autenticación basados en el usuario (por ejemplo, impresión mediante tarjeta magnética).
- Seguimiento y auditoría de los trabajos de impresión.
- Cuotas o reglas (por caso, copiado a doble faz por defecto, solo en escala de grises, etc.).
- Gestión centralizada de las filas.
- Alertas sobre los niveles de consumibles o problemas del hardware.
- Reportes sobre el volumen y los costos de impresión.
Estas plataformas se utilizan habitualmente en sectores con grandes cantidades de trabajos de estas características, como la educación, la salud o el ámbito jurídico, pero también son útiles en cualquier entorno donde sea necesario mejorar la visibilidad de los costos de impresión y la disponibilidad de dichos equipos.
No obstante, el software específico tiene un enfoque limitado, al estar diseñado para optimizar la impresión, no para gestionar el hardware en sí mismo en relación con el resto del ecosistema informático.
¿Cuándo considerar el uso de un software de Gestión de Activos de IT?
Si ya administras laptops, computadoras de escritorio, monitores y otros equipos a través de una plataforma de ITAM, es posible que no desees añadir otra herramienta exclusiva para el monitoreo de impresoras en red, especialmente si no necesitas políticas de impresión avanzadas o desgloses de costos.
El software de Gestión de Activos de IT puede ayudar a administrar esos aparatos desde el punto de vista del hardware y del ciclo de vida. Aunque no permitirá realizar un seguimiento de los trabajos de impresión por usuario, contribuirá a centralizar tu inventario, detectar problemas y abordar los dispositivos a lo largo de toda su existencia.
Por caso, InvGate Asset Management admite impresoras como parte de sus capacidades de detección en redes y seguimiento del ciclo de vida. Así, cualquier equipo de este tipo conectado se descubre y se añade al inventario de IT junto con sus metadatos, como el modelo, la dirección MAC, la ubicación y el usuario o departamento asignado.
En concreto, la plataforma ofrece:
- Detección de las impresoras de la red en forma automática. Olvídate de la incorporación manual de los datos: esta función recopila los aparatos conectados, por lo que siempre contarás con un inventario actualizado.
- Registro de los detalles importantes como el modelo, el número de serie, la dirección IP y la ubicación. Esta información específica proporciona contexto a cada activo y facilita la localización o la resolución de los problemas a futuro.
- Programación y realización de un seguimiento del mantenimiento o la sustitución de los consumibles. Configura recordatorios para estas tareas, supervisa los niveles del tóner y evita tiempos de inactividad debido a inconvenientes posibles de prevenir.
- Asociación de incidentes o solicitudes de servicio con dispositivos específicos. Vincula los tickets a la impresora correcta, facilitando la identificación de patrones en problemas recurrentes o deficiencias en la prestación.
- Análisis del tiempo de operación de las impresoras y la frecuencia del requerimiento de reparaciones. Una visión más clara del rendimiento del hardware a lo largo del tiempo permite tomar decisiones estratégicas sobre arreglos, actualizaciones o sustituciones, lo cual garantiza una performance óptima y una mayor rentabilidad.
- Cumplimiento normativo y preparación para las auditorías. El mantenimiento de registros precisos de los activos de impresión, incluidas sus configuraciones y su uso, garantiza el acatamiento de las políticas de la organización y de las reglas del sector.
Conclusión
El monitoreo de impresoras en red no requiere un software específico para todos los casos, en especial si ya utilizas herramientas de Gestión de Activos de IT para supervisar el hardware. Para este supuesto, debes aplicar la misma lógica con dichos equipos. Esto proporciona un seguimiento centralizado, una visibilidad del ciclo de vida y los enlaces indicados para respaldar los flujos de trabajo.
Cuando la impresión en sí es más compleja o se encuentra más regulada, puede valer la pena explorar la posibilidad de un software de gestión de impresión. Sin embargo, para muchas organizaciones, una plataforma de ITAM sólida como InvGate Asset Management ofrece el nivel adecuado de control sin incurrir en más complejidad.
