El monitoreo de impresoras en red, la Gestión de Impresoras o la Gestión de Impresión implica el control estratégico de todo el portfolio de este tipo de equipos, elementos y soluciones en una organización (hardware, software y consumibles) con el fin de reducir los costos operativos y reforzar la seguridad.
Así, en lugar de realizar un mantenimiento reactivo, dicha práctica utiliza herramientas centralizadas para hacer un seguimiento de los patrones de uso, automatizar los pedidos de suministros y aplicar políticas de acceso, transformando un entorno caótico en un flujo de trabajo seguro y eficiente.
¿Qué es la Gestión de Impresoras?
La Gestión de Impresoras es la administración centralizada de todo el ecosistema de equipos vinculados a la impresión en una organización.
La práctica excede el mantenimiento básico o la resolución de los problemas: abarca las impresoras físicas, el software, los controladores de impresión, los servidores, las filas, los permisos de usuario y los consumibles necesarios para el funcionamiento diario.
En términos operativos, el monitoreo de impresoras en red se basa en una plataforma o solución de software específica que proporciona una visibilidad completa del entorno.
Esto permite a los equipos de IT identificar las impresoras, estandarizar las configuraciones, aplicar políticas de seguridad y acceso, rastrear el uso en todas los lugares, automatizar la compra de suministros y minimizar los gastos derivados de los dispositivos no gestionados. Como resultado se obtiene una infraestructura de equipos y soluciones de impresión controlada, predecible y rentable.
Componentes básicos de la gestión de impresoras en red
Una estrategia completa de gestión de impresoras en red incluye varios elementos interconectados que deben supervisarse, configurarse y optimizarse conjuntamente. Son los siguientes:
- Dispositivos de impresión, como impresoras en red, equipos multifunción y aparatos especializados, utilizados en todos los departamentos.
- Controladores de impresión, que garantizan la compatibilidad, el rendimiento y las configuraciones estandarizadas en todos los sistemas operativos.
- Servidores de impresión, que se encargan del procesamiento de los trabajos, el enrutamiento y la aplicación centralizada de las políticas.
- Filas de impresión, donde se retienen los trabajos, se priorizan y se supervisan para detectar fallos o cuellos de botella.
- Políticas de impresión, que definen quién puede imprimir qué, dónde y con qué controles de seguridad o de costos.
- Acceso y permisos de los usuarios, que garantizan un uso seguro de los recursos de este tipo y evitan las impresiones no autorizadas.
- Consumibles, como tóner, tinta y papel, cuyo seguimiento permite evitar la escasez y optimizar los ciclos de sustitución.
En conjunto, estos componentes constituyen la base de un entorno de impresión escalable y seguro.
Monitoreo básico de impresoras vs. Gestión de Impresoras
El monitoreo básico de impresoras se centra en la visibilidad a nivel superficial. Por ejemplo, la confirmación si un equipo está conectado o si falló un trabajo. Se trata de una práctica reactiva, de alcance limitado y, en general, insuficiente para entornos con múltiples dispositivos o altas demandas de impresión.
La Gestión de Impresoras, por otro lado, es una disciplina proactiva y estratégica, que proporciona información sobre los patrones de uso, el comportamiento de los usuarios, el rendimiento de los aparatos y las tendencias de los costos.
También incorpora la automatización, como la reposición de suministros, las actualizaciones de los controladores o las reglas de impresión basadas en políticas. Y, lo más importante, introduce la gobernanza, lo cual impulsa seteos estandarizados, una mayor seguridad y unos gastos operativos predecibles.
¿Cómo implementar una estrategia de monitoreo de impresoras en red?
La transición de un entorno caótico, dispositivo por dispositivo, a uno controlado y optimizado requiere estructura, herramientas y una gobernanza clara. Una estrategia de monitoreo de impresoras en red debe comenzar con un conocimiento preciso del portfolio existente, seguido de la estandarización, luego la centralización para finalmente aplicar la supervisión continua.
El objetivo es crear un sistema predecible para que el departamento de IT pueda gestionar la demanda, minimizar los costos e implementar condiciones de seguridad en todos los recursos de impresión.
En las siguientes líneas repasamos las instancias.
#1. Evaluación para dimensionar adecuadamente el portfolio de impresoras
El primer paso consiste en comprender qué tiene la organización y cómo se utiliza. Esto implica:
- Realizar un inventario de todos los dispositivos, incluidas las impresoras en red, los equipos multifunción y las unidades específicas de cada filial.
- Mapear la ubicación y los propietarios, aclarando quién utiliza cada uno y para qué tipo de trabajo.
- Analizar los patrones de uso, es decir, el volumen, las horas pico, el comportamiento de los usuarios y la demanda por departamento.
- Identificar las redundancias o los aparatos infrautilizados, que pueden unificarse, reubicarse o eliminarse.
- Adaptar la capacidad a las necesidades reales, asegurando de que cada área cuente con el tipo de impresora adecuado, y no solo “la que haya por allí”.
Dicho proceso reduce el desperdicio, estandariza los tipos de dispositivos y ayuda al departamento de IT a recuperar el control sobre los equipos dispersos o antiguos.
#2. Centralización del control con herramientas y políticas
Una vez conocido el tamaño del portfolio, el siguiente paso es obtener un control operativo total, para lo cual se precisa una herramienta para el monitoreo de impresoras en red, que debe proporcionar:
- Un único tablero para supervisar todos los aparatos, filas, controladores y alertas.
- Supervisión y reposición automatizadas de suministros. Esto garantiza que el tóner, la tinta y el papel estén disponibles antes de que se interrumpa el trabajo.
- Políticas basadas en roles y grupos, que definen qué pueden imprimir los usuarios, dónde y en qué condiciones.
- Funciones de impresión segura, como autenticación, pull printing y transferencia de datos cifrada.
- Registros de cumplimiento y auditoría, que realizan un seguimiento de las acciones de los usuarios y la actividad de los dispositivos para reforzar la gobernanza y la seguridad.
- Reportes y análisis, que ofrecen información sobre los patrones de uso, los costos, el estado de los equipos y las áreas de optimización.
Las herramientas centralizadas no solo agilizan las operaciones, sino que también reducen el esfuerzo manual, impulsando la coherencia en varios departamentos o filiales.
Prácticas recomendadas de la gestión de impresoras en red
La implementación de la Gestión de Impresoras es solo el principio. Para mantener un entorno eficiente, seguro y con los costos controlados a lo largo del tiempo, las organizaciones requieren gobernanza, una propiedad clara y una revisión continua de los datos y los procesos.
Estas mejores prácticas ayudan a garantizar que la estrategia siga siendo eficaz a medida que los equipos crecen, las herramientas evolucionan y las necesidades empresariales cambian:
Gobernanza, propiedad y alineación entre los equipos
Una estrategia de monitoreo de impresoras en red requiere responsabilidades claras, procesos coherentes y una colaboración fluida entre IT, Operaciones, Instalaciones y Compras.
Una gobernanza sólida es clave porque asegura que las impresoras se gestionen como parte de un ecosistema de IT más amplio, y no como dispositivos aislados.
Veamos el detalle:
- Asignación de la propiedad y las responsabilidades: definir los departamentos que se encargan de la configuración técnica, el mantenimiento físico, la compra de suministros y las relaciones con los proveedores para evitar gaps o duplicidades.
- Integración con los flujos de trabajo de la Gestión de Servicios de IT (ITSM): alinear los incidentes relacionados con los equipos y soluciones de impresión, las solicitudes de prestaciones y las tareas de cambios con los procesos de ITSM existentes para asegurar un abordaje coherente y una resolución más rápida.
- Acuerdos internos de los servicios: establecer expectativas en cuanto a tiempos de respuesta, vías de escalamiento y calidad de la prestación, especialmente entre IT, Instalaciones y otras unidades del negocio.
- Configuraciones y controladores estandarizados: utilizar versiones de controladores, configuraciones de seguridad y seteos predeterminados aprobados en todos los dispositivos para minimizar la complejidad en la resolución de los problemas y reducir la variabilidad.
- Alineación de la seguridad y las políticas: garantizar que las normas de impresión, los métodos de autenticación, las políticas de retención y los controles de protección de los datos sean coherentes con el marco general de seguridad de IT de la organización.
Métricas, revisiones y mejora continua
La medición es esencial para mantener la eficacia de una estrategia de gestión de impresoras en red a lo largo del tiempo. Aunque los KPIs varían en función de los objetivos y la madurez de cada organización, el seguimiento de los datos de rendimiento ayuda al departamento de IT a identificar el desperdicio, detectar problemas de forma temprana y perfeccionar las políticas basándose en el uso real, en lugar de apelar simplemente a suposiciones.
A continuación mostramos algunos ejemplos de métricas útiles para comenzar:
- Volumen de impresión por usuario o departamento: permite descubrir las áreas de uso intensivo, evaluar si la demanda se ajusta a la capacidad de los dispositivos y revelar oportunidades de optimización o consolidación.
- Costo por página y por dispositivo: facilita la elaboración de presupuestos y previsiones al mostrar qué impresoras son más caras de operar y dónde se utilizan los consumibles de forma ineficiente.
- Incidentes y errores por equipo: destaca los problemas técnicos recurrentes, los aparatos poco fiables o las configuraciones que requieren ajustes para evitar interrupciones repetidas.
- Tiempo de inactividad y repercusión en la productividad: mide la frecuencia en la que no están disponibles los dispositivos y cómo afecta a los flujos de trabajo. Esto ayuda al departamento de IT a priorizar el mantenimiento, las sustituciones o las reubicaciones.
Las revisiones periódicas de estas métricas contribuyen al ajuste de las políticas, la redistribución de los equipos y la mejora de la seguridad y la experiencia del usuario a lo largo del tiempo.
Las organizaciones que deseen estructurar aún más sus procesos pueden beneficiarse de las soluciones ITSM e ITAM (Gestión de Activos de IT) que centralizan los flujos de trabajo de los servicios y los datos de los activos.
¿Cómo InvGate Asset Management simplifica la Gestión de Impresoras?
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InvGate Asset Management es una plataforma de Gestión de Activos de IT sin código, de fácil implementación, uso intuitivo y lo suficientemente potente como para administrar entornos complejos.
En lo que respecta a la Gestión de Impresoras, la herramienta centraliza la visibilidad, automatiza la detección y proporciona a los equipos de IT la información detallada que necesitan para mantener estos dispositivos en buen estado, seguros y plenamente operativos.
Así funciona la herramienta:
#1. Detección al instante las impresoras conectadas a la red y por USB
Con la función de detección de red de InvGate, los departamentos de IT identifican automáticamente las impresoras que se encuentran en la red corporativa.
La plataforma también descubre los dispositivos conectados por USB a laptops o computadoras de escritorio y, si no aparecen en el inventario, los añade de forma automática.
Esto asegura que todas las impresoras, independientemente de cómo estén conectadas, se rastreen, supervisen y gestionen adecuadamente.
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#2. Monitoreo del estado de las impresoras, los consumibles y los niveles de tinta
Una vez detectada una impresora, InvGate Asset Management muestra la información operativa clave directamente desde el perfil de dicho equipo. Dependiendo de cómo se haya identificado, los equipos de IT accederán a datos sobre:
- Niveles de tinta y tóner.
- Estado del tambor OPC.
- Vida útil de la unidad de revelado.
- Vida útil de la unidad de fusión, transferencia y limpieza.
- Capacidad del depósito de la tinta residual.
- Tiempo de actividad de la impresora, fuente de detección, solicitudes asociadas y campos personalizados.
La supervisión de estos detalles ayuda a los profesionales a anticipar fallos, programar el mantenimiento de forma proactiva y evitar tiempos de inactividad inesperados o la escasez de suministros.
En resumen, transforma el mantenimiento de las impresoras de reactivo a totalmente predictivo.
#3. Uso de etiquetas inteligentes para una agrupación visual y automatizada
Las etiquetas inteligentes de InvGate facilitan la clasificación de las impresoras en función de ciertas condiciones, como “bajo niveles de consumibles”.
Estas etiquetas automatizadas y codificadas por colores contribuyen a identificar rápidamente los equipos en riesgo y a priorizar las intervenciones, convirtiendo grandes portfolios en grupos organizados y manejables.
#4. Creación de tableros para realizar un seguimiento del rendimiento de los equipos
Los tableros personalizados permiten visualizar la actividad de las impresoras, la disponibilidad de los suministros, las tendencias de los incidentes y el estado operativo en tiempo real. Dicho panorama proporciona al departamento de IT una visión general clara del rendimiento del portfolio, a la vez de facilitar la detección de patrones, cuellos de botella o dispositivos que requieren atención.
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