Cuando busques una herramienta de Gestión de Servicios de IT (ITSM) confiable para tu organización, es crucial determinar si elegir una basada en la nube u on premise, dependiendo de tus necesidades particulares.
Si bien la rápida evolución de la tecnología produce un cambio hacia soluciones basadas en la nube, que resultan más flexibles, también existen numerosas organizaciones que deben controlar sus servidores, por lo que prefieren mantener la información confidencial dentro de sus propias instalaciones.
El on premise help desk software suele ofrecer características similares a su homólogo en la nube para la Gestión de Tickets, la Gestión de Cambio, los flujos de trabajo y otras funciones. Sin embargo, la distinción clave radica en el hecho de que la primera requiere de infraestructura para instalar, alojar y administrar la solución.
Para las organizaciones que se manejan con requisitos específicos de cumplimiento, como las oficinas gubernamentales, o que necesitan proteger datos sensibles, como los bancos; la vía on premise resulta la más segura.
En este artículo, vamos a explorar todo sobre esta cuestión, enumerando sus ventajas y desventajas. Además, proporcionaremos una lista de los cinco principales proveedores que siguen ofreciendo software eficientes de este tipo.
¿Estás preparado para sumergirte en el mundo de los on premise help desk software? Entonces sigue leyendo las próximas líneas.
¿Quién necesita un on premise help desk software?
Un on premise help desk software se diferencia de una solución basada en la nube en que tanto el software como los datos permanecen en las propias instalaciones de la empresa, sin la participación de terceros. Teniendo en cuenta esto, las organizaciones suelen elegir esta alternativa por dos motivos principales.
Uno de ellos es que necesitan tener un control total sobre sus datos, como los casos de las agencias gubernamentales o los bancos. En efecto, se manejan con estrictos requisitos de seguridad y privacidad de la información, con una vigilancia completa de los activos y la responsabilidad de la atención al cliente interno. Como consecuencia, los datos sensibles deben almacenarse en los propios servidores de la organización. Para estos escenarios, el software en la nube es inadecuado.
En segundo lugar, los requisitos de cumplimiento específicos pueden llevar a la adopción de una solución on premise. Por ejemplo, hay organizaciones sanitarias que deben operar en servidores conformes con la HIPAA o empresas que tienen que acatar las políticas GDPR. Para ellos, resulta inviable el software basado en la nube.
Con una alternativa on premise, las organizaciones gestionan directamente su seguridad, los servidores y el hardware, garantizando el cumplimiento de los requisitos específicos. Por lo tanto, suele ser la elección de las empresas muy reguladas, dotadas de equipos de soporte propios y de los recursos necesarios para el mantenimiento.
6 ventajas de utilizar una solución on premise
Si todavía no estás seguro qué tipo de solución necesita tu organización, aquí tienes algunas ventajas clave de elegir un on premise help desk software:
- Control y seguridad de los datos: tu eres el propietario total de la información, lo que garantiza la máxima seguridad y el cumplimiento de las normas del sector y de privacidad. Esto es clave si gestionas datos confidenciales, como números de la seguridad social o cuentas bancarias.
- Rendimiento y confiabilidad: al no depender de factores externos, el funcionamiento es más ágil, proporcionando una alta performance y confiabilidad.
- Garantía de cumplimiento: los requisitos del GDPR (un reglamento sobre la privacidad de la información en la UE y el Espacio Económico Europeo) o de la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos) son más fáciles de acatar con las soluciones locales.
- Gestión de costos: los software de este tipo pueden ser rentables si la organización ya dispone de un centro de datos o hosting. Las aplicaciones suelen tener menores costos de licencia y gastos continuos porque no es necesario actualizar constantemente las cuotas de suscripción.
- Personalización y control: la instalación del software dentro de las instalaciones proporciona un mayor manejo sobre los requisitos de tiempo de actividad y el ciclo de vida de las actualizaciones. Esto permite una mayor personalización e integración con los sistemas y flujos de trabajo existentes.
- Opciones sin conexión: el on premise help desk software funciona independientemente de la conectividad a Internet, lo que garantiza la continuidad del negocio, incluso en zonas con un acceso poco confiable a la red.
4 desafíos que conllevan las soluciones on premise
Si bien las soluciones de ITSM on premise presentan múltiples ventajas, también existen algunos desafíos que debes tenerse en cuenta, como los siguientes:
- Mayores costos iniciales: este tipo de herramientas suelen requerir una importante inversión en hardware, licencias de software y configuración de la infraestructura, lo cual supone un obstáculo para las organizaciones más pequeñas o con limitaciones presupuestarias.
- Mantenimiento y conservación: las organizaciones son responsables de mantener y actualizar la infraestructura de software y hardware, tarea que demanda tiempo y requiere conocimientos especializados. Esto incluye aplicar parches de seguridad y gestionar copias, así como garantizar la confiabilidad del sistema.
- Dificultades para escalar: para adaptarse al crecimiento -que es difícil predecir con exactitud-, las empresas deben invertir en hardware e infraestructura adicionales.
- Mayor tiempo de instalación: dado que la configuración del hardware requiere mucho tiempo, las soluciones on premise suelen tardar más en implementarse que aquellas basadas en la nube.
Los 5 mejores on premise help help desk software
Si tu organización necesita un on premise help desk software, el mercado ofrece muchos proveedores con propuestas que debes evaluar en base a tus requisitos de seguridad y cumplimiento.
Estos son algunos de los prestadores más eficientes para una instalación interna:
InvGate Service Desk
Con opciones de hosting en la nube y on premise, InvGate Service Desk ofrece un período de implementación de tan solo 2 a 4 semanas, un plazo mucho más corto en comparación con otros proveedores.
La solución proporciona una amplia gama de funciones, como un sólido sistema de tickets, capacidades de automatización, reportes completos de ITSM, una amplia gama de opciones de integración (que puedes explorar a fondo en esta guía completa de integraciones), y mucho más.
Además, es fácilmente adaptable y escalable para satisfacer las necesidades de los departamentos de toda la organización, por lo que resulta adecuado para las iniciativas de Gestión de Servicios Empresariales (ESM - Enterprise Service Management).
Al elegir InvGate Service Desk on premise, tus datos privados permanecerán dentro de tus propias instalaciones. También brinda un rendimiento rápido, garantía de cumplimiento y, como te adelantamos, seguridad para la información sensible.
Si quieres saber más sobre el proceso de implementación, las medidas de seguridad y todas las capacidades que presenta la herramienta, no dudes en reservar una llamada rápida con nuestros expertos para poder resolver cualquier inquietud.
2. SysAid
Orientada al espacio de trabajo digital híbrido, SysAid constituye una solución de help desk que permite a los usuarios finales acceder a los servicios de IT desde cualquier lugar.
Con SysAid on premises, las organizaciones pueden instalar el software en servidores locales, garantizando que sus datos permanecen a resguardo y bajo el control del departamento de IT.
Para explorar sus funciones, ofrece una prueba gratuita de 30 días.
3. Cherwell Service Management
Con alternativas tanto on premise como en la nube, Cherwell Service Management es una sólida solución de ITSM que proporciona a las organizaciones sencillas tareas de mantenimiento y configuración de los procesos de IT, al tiempo que permite a los equipos adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes de los diversos departamentos, como los casos de Tecnología, Instalaciones y RR.HH.
Desafortunadamente, no cuenta con pruebas gratuitas.
4. ManageEngine Service Plus
Por su parte, ServiceDesk Plus de ManageEngine es una plataforma de Gestión de Servicios de IT y Empresariales con opciones basadas en la nube y on premise.
La solución posee módulos para la Gestión de Problemas y Gestión de Cambio, entre otros.
Cabe destacar que dispone de la posibilidad de realizar una prueba gratuita durante 30 días.
5. TOPdesk
Otro de los on premise help desk software es TOPdesk, una herramienta de ITSM que presenta como ventajas la configuración rápida, orientación personal, características fáciles de usar y las mejores prácticas para la gestión de tickets, el seguimiento de activos y el intercambio de conocimientos.
TOPdesk ofrece una prueba gratuita de 30 días para explorar sus funciones.
Resumen
Aunque la mayoría de los proveedores se están pasando a una oferta exclusivamente en la nube, todavía hay organizaciones que necesitan una solución de Gestión de Servicios de IT on premise.
Son aquellas que requieren un control de sus datos, como las agencias gubernamentales, los bancos, las instituciones sanitarias, así como las que tienen requisitos de cumplimiento específicos: todas ellas prefieren un on premise help desk software.
Algunas cuestiones clave a tener en cuenta sobre este tipo de soluciones son:
- Ofrecen ciertas ventajas, como el control y la seguridad de los datos, el rendimiento y la confiabilidad, la garantía de cumplimiento, el manejo y la gestión de costos, la personalización y el control total, y las opciones offline.
- Los desafíos, en tanto, incluyen costos iniciales más elevados, responsabilidades de mantenimiento y problemas para escalar.
- Entre los principales proveedores que brindan on premise help desk software se encuentran InvGate Service Desk, SysAid, ManageEngine Service Plus, Cherwell Service Management y TOPdesk.
Si este tipo de servicio se ajusta a las necesidades de tu organización, considera la posibilidad de probar esta versión de InvGate Service Desk, capaz de mejorar tu privacidad y seguridad a la vez que mantiene el foco en brindar una Gestión de Servicios de IT de primer nivel.
Puedes solicitar tu prueba de 30 días, ¡sin compromiso!
