O Gerenciamento de Ativos de Software, ou SAM, é uma das práticas mais importantes de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) que você pode introduzir em sua organização para controlar custos e reduzir riscos. SAM é o conjunto de processos que permite que os departamentos de TI gerenciem seus ativos de software em nível empresarial.
Uma prática eficaz de SAM pode ajudá-lo a gerenciar, proteger e controlar seu ecossistema de TI e, ao mesmo tempo, apoiar o fornecimento eficaz de serviços de TI. Ao mesmo tempo, ela ajuda a economizar dinheiro, reduzir o desperdício e apoiar as atividades de GRC (Governança, Risco e Conformidade).
No artigo a seguir, analisaremos todo o ciclo de vida do SAM, seus benefícios para o seu negócio e como o conjunto completo de recursos do InvGate Asset Management pode ajudá-lo a marcar todas as caixas ao procurar otimizar suas operações.
Pronto para saber mais sobre o SAM? Vamos começar.
Índice
- O que é o gerenciamento de ativos de software?
- Por que o SAM é importante?
- O ciclo de vida do SAM
- O processo de gerenciamento de ativos de software
- Práticas recomendadas de SAM
- Recursos obrigatórios em soluções de SAM
O que é gerenciamento de ativos de software?
SAM é a prática que cuida do gerenciamento de software e licenças. Na ITIL 4, é um subconjunto da prática de Gerenciamento de Ativos. A ITIL define SAM como "um aspecto do Gerenciamento de Ativos de TI voltado especificamente para a aquisição, o gerenciamento, a liberação, a implantação, a manutenção e a eventual aposentadoria de ativos de software. Os procedimentos de SAM fornecem gerenciamento, controle e proteção eficazes dos ativos de software."
SAM vs. HAM
Tanto o SAM quanto o gerenciamento de ativos de hardware (HAM) são dois pilares centrais de sua estratégia geral de ITAM. Pense neles como os dois lados da mesma moeda, embora tenham escopos diferentes, eles devem trabalhar juntos para manter toda a sua frota de tecnologia.
Vamos dar uma olhada:
- SAM é o processo que gerencia software, aplicativos e licenças, enquanto HAM refere-se ao processo de rastreamento e gerenciamento de ativos físicos de TI, como computadores, servidores e dispositivos de rede.
- O SAM lida com fornecedores e vendedores de software para suporte e auditorias relacionadas a ativos de software.
- O SAM usa ferramentas de medição, implementação e instalação para rastrear o uso de software e gerenciar licenças. Por outro lado, o HAM usa códigos QR e etiquetas de ativos para acompanhar fisicamente os ativos de hardware.
The Definitive Guide to Hardware Asset Management (HAM)
Por que o Software Asset Management é importante?
O SAM é importante para reduzir os custos e os riscos de sua organização. Na seção anterior, discutimos como ele faz parte da sua estratégia geral de gerenciamento de ativos, mas é importante mencionar que ele também pode dar suporte a outras práticas de ITSM, como a central de serviços e a capacitação para mudanças.
7 benefícios do gerenciamento de ativos de software
- Melhor compreensão do uso do software - Ajuda as organizações a rastrear licenças, monitorar a adoção e o uso e remover ou realocar software.
- Economia de custos - Ao controlar as licenças de software, as organizações podem identificar áreas para economizar custos. O rastreamento do uso ajuda a evitar que os ativos sejam licenciados a mais ou a menos e a reduzir o risco de multas e pagamentos adicionais devido a falhas de auditoria.
- Suporte para atividades de GRC - Ajuda as organizações a cumprir suas atividades de GRC, mantendo a conformidade com os termos de condições do fornecedor e reduzindo o risco de penalidades legais, financeiras e de reputação resultantes da não conformidade.
- Ecossistema de TI mais seguro - O SAM garante que somente versões de software autorizadas, licenciadas e seguras sejam instaladas em seu ambiente de produção. Ele permite que sua empresa rastreie versões de software e aplique atualizações e patches de segurança de forma rápida e fácil, reduzindo o risco de vulnerabilidades. Ele também ajuda a identificar softwares não autorizados ou sem suporte que possam causar riscos à segurança.
- Gerenciamento abrangente do ciclo de vida - Ao rastrear o software desde a fase de aquisição até a aposentadoria, os departamentos de TI podem garantir que comprem os produtos mais adequados e os atualizem/revitalizem no momento certo, reduzindo o risco de dívida técnica e apoiando uma prática mais proativa.
- Melhores relacionamentos com fornecedores e parceiros - O SAM facilita o rastreamento de licenças e o gerenciamento de registros mais precisos, ajudando as organizações a ter um relacionamento mais positivo com os fornecedores, em vez de um relacionamento defensivo ou reativo.
- Melhoria geral das formas de trabalho - Ele permite que a TI torne o processo de implementação de software mais eficiente, automatizando a instalação do software e os patches ou atualizações subsequentes. O SAM oferece à organização uma visão abrangente do inventário de software para facilitar a padronização e a automatização das práticas de trabalho, reduzindo o tempo, o esforço e a possibilidade de erro humano.
Ciclo de vida do Software Asset Management
O ciclo de vida do SAM refere-se aos estágios envolvidos no gerenciamento eficaz e eficiente do software em sua organização. Ele não termina quando o ativo de software é adquirido, mas continua a monitorar esse ativo por meio da implementação, do suporte, da manutenção e da aposentadoria.
O ciclo de vida do SAM também forma uma parte importante do primeiro estágio do ciclo de vida do serviço da ITIL, o design do serviço. Ao planejar os tipos de ativos usados para criar serviços, negocie contratos com fornecedores para considerar as atividades de manutenção e o que acontecerá com o ativo ou sua licença quando ele não for mais necessário.
Implementação do SAM: o processo de gerenciamento de ativos de software
A implementação do SAM não é um empreendimento pequeno. Dependendo do tamanho da sua organização, ele provavelmente precisará ser gerenciado como um projeto.
Como parte de suas operações gerais de TI, investir em uma ferramenta ITAM lhe dará visibilidade abrangente do seu ambiente de tecnologia e simplificará as principais práticas de SAM.
Veja a seguir as principais etapas necessárias para implementar a SAM e os principais recursos a serem observados para dar suporte completo ao processo.
1. Forme sua equipe
Uma prática de SAM eficaz precisa de uma equipe por trás dela. Você pode ter as melhores ferramentas e processos brilhantes, mas nada funcionará se não tiver as pessoas certas envolvidas. Sua equipe deve ser composta por colegas que implementam, gerenciam e aprimoram a SAM em toda a empresa. Ela precisará de conhecimento especializado dos departamentos de TI, compras, risco, jurídico e conformidade.
2. Defina as metas e os objetivos de sua prática
Defina claramente o que você deseja alcançar com o processo de SAM e documente-o para que possa ser revisado e analisado. A orientação da ITIL fornece uma lista de Fatores de Sucesso da Prática (PSFs), mas recomendamos que você mantenha a simplicidade, principalmente se o SAM for um conceito novo para sua organização. As principais metas a serem estabelecidas seriam a economia de custos, o cumprimento dos requisitos de conformidade e o aumento da eficiência do gerenciamento de software.
3. Crie uma política de SAM
Defina claramente as expectativas em uma política de SAM. Os principais itens a serem incluídos são:
- Introdução e objetivo - por que o SAM é importante e como ele apoia a organização?
- Escopo - quais serviços são cobertos?
- Requisitos regulatórios ou legais aos quais o processo precisa dar suporte.
- Como solicitar software por meio da central de serviços.
- Diretrizes de instalação para técnicos, para que os colegas de TI conheçam os métodos de trabalho corretos.
- Manutenção de software - como o software é atualizado e corrigido.
- Orientação para software que não está mais em uso e orientação para licenças não utilizadas ou realocadas.
- Onde procurar ajuda e obter mais informações.
4. Definir o escopo
Muitas implementações de SAM fracassam porque o escopo é muito grande ou pouco claro. Concentre-se no risco e comece com o software em uso em toda a organização e fornecido por grandes fornecedores, como Microsoft, Adobe e Oracle.
5. Observe o que você já tem em vigor
É provável que haja algum tipo de SAM em andamento em sua organização, mesmo que seja informal. Provavelmente, o departamento de compras está envolvido no processo de compra e suas equipes de suporte no processo de instalação. Veja o que você já tem em vigor e aproveite-o.
6. Crie uma linha de base
Tenha um controle sobre o estado do seu software realizando um inventário de SAM. Em termos gerais, ele deve incluir os ativos de software, as licenças, as assinaturas e as instalações de sua empresa em seu ambiente.
Para evitar o tempo, o esforço e os possíveis erros de criar o inventário manualmente, você pode usar a combinação de métodos com e sem agente do InvGate Asset Management para examinar todo o ambiente e incorporar automaticamente os ativos encontrados e suas informações relevantes. O Network Discovery é brilhante para os ativos de hardware, enquanto nesse cenário específico, o Agent será seu melhor amigo para mapear, monitorar e detectar licenças de software.
Mas não é só isso: depois de ter o inventário em funcionamento, incorpore os contratos e o software ao CMDB (Configuration Management Database, banco de dados de gerenciamento de configuração) para estabelecer as relações entre eles. Isso é particularmente importante para o software vinculado a muitos ativos.
7. Comece a rastrear os aspectos do software
Use seus processos de SAM para rastrear o uso de software e garantir que o software não utilizado possa ser removido ou implantado em outro lugar. Isso é fundamental para garantir que você esteja alocando recursos de forma eficiente. Além disso, é fundamental garantir que você esteja alinhado com o que foi acordado com os fornecedores em nível contratual para reduzir os riscos de conformidade.
Se você tiver uma ferramenta de SAM implementada, deixe que ela faça o trabalho pesado. Os recursos de automação são a melhor maneira de reduzir erros e tempo, garantindo eficiência e conformidade.
O agente do InvGate Asset Management coleta dados de todos os ativos em que foi instalado, incluindo medição de software atualizada e informações sobre o uso do software. Dessa forma, você pode monitorar a utilização da licença e detectar qualquer desvio.
Também é possível definir notificações na ferramenta por meio de Health Rules para alertar a sua equipe quando as licenças se aproximarem dos limites e permitir que eles tomem medidas para evitar violações ou falta de licenças.
8. Estabeleça treinamento e educação
O SAM é tão eficaz quanto o envolvimento das pessoas, portanto, garanta que seus colegas tenham o treinamento adequado. Isso incluirá:
- Treinamento para usuários finais sobre como solicitar software.
- Treinamento para técnicos sobre como instalar o software adequadamente.
- Treinamento para colegas de TI sobre como responder a solicitações de auditoria de fornecedores de software.
9. Desenvolva a melhoria contínua
Veja como melhorar sua prática ao longo do tempo. Isso pode incluir a revisão das lições aprendidas, o feedback dos auditores ou a análise das estruturas de práticas recomendadas, como a ITIL, que agora tem uma oferta de avaliação de maturidade, ou o COBIT.
The Definitive Guide to ITSM Frameworks [+Free Downloadable Cheat Sheet]
Práticas recomendadas de gerenciamento de ativos de software
A implementação do Gerenciamento de Ativos de Software precisa de uma abordagem bem pensada para cuidar dos ativos de software em uma organização de forma eficaz. Ao implementá-lo, aqui estão alguns aspectos a serem considerados.
Comece com sua maior área de exposição
Não tente fazer tudo de uma vez. Respire fundo, identifique e concentre-se em seu maior risco e comece a partir daí.
Gerencie as instalações de software
Implementação de software é um dos principais pontos de controle, e é importante garantir que somente software autorizado, licenciado e seguro seja instalado nos seus dispositivos. Bloqueie os dispositivos corporativos para que todas as instalações passem pela central de serviços e use uma biblioteca de mídia definitiva ou DML para verificar, examinar e instalar todos os softwares de uma fonte central e segura.
Everything You Need to Know About Software License Management
Não trabalhe de forma isolada
Alinhe sua prática de SAM com outros processos de TI. Como mencionamos, ele não só deve ser integrado ao ITAM, mas também deve trabalhar em conjunto com todo o escopo das atividades de TI, especialmente a prestação de serviços de TI em toda a organização.
Algumas ideias para seu SAM começar a colaborar incluem:
- A central de serviços, onde todas as solicitações de software são processadas de forma centralizada por meio de um processo de gerenciamento de solicitações definido.
- Gerenciamento de incidentes, para que todas as falhas de software possam ser rastreadas e gerenciadas de forma centralizada.
- Gerenciamento deproblemas para garantir que todos os problemas relacionados a defeitos ou bugs de software possam ser capturados e contornados ou resolvidos permanentemente.
- Aquisição, que garante a existência de uma trilha de auditoria para todos os softwares, desde o estágio de solicitação até a retirada e o descarte.
- Gerenciamento de configuração para que o banco de dados SAM e o CMDM estejam alinhados.
- Gerenciamento docatálogo de serviços para garantir que somente o software aprovado possa ser solicitado pela comunidade de usuários finais.
- Segurança das informações para garantir que o software seja gerenciado de acordo com a política de uso aceitável de TI.
- Change Enablement para garantir que todos os requisitos de licenciamento sejam compreendidos e revisados adequadamente.
- Gerenciamento de versões, pois elas podem ajudá-lo a garantir que o software seja instalado por meio de uma fonte central, autorizada e segura, como um DML.
Recursos obrigatórios das ferramentas de gerenciamento de ativos de software
Usada de forma eficaz, a ferramenta certa o ajudará a tornar sua prática de SAM mais enxuta e mais eficaz. Alguns dos recursos mais importantes a serem observados e que ajudarão a apoiar seu processo incluem:
- Um banco de dados de ativos centralizado para capturar um inventário detalhado de todos os ativos de software, com uma API ou um link para o seu CMDB para apresentar todo o mapa de relacionamentos.
- Recursos automatizados de descoberta e inventário para identificar e rastrear instalações de software em todo o ambiente a ser adicionado ao seu banco de dados. Isso é particularmente importante para reduzir as operações manuais e garantir que nada seja esquecido ou ignorado.
- Recursos de Gerenciamento de Licenças que se alimentam do inventário de seus ativos para rastrear o status, o uso e a conformidade das licenças. Mais uma vez, a automação é sua melhor aliada. A centralização de informações relevantes sobre seus ativos e a definição de notificações para alertá-lo o ajudarão a simplificar:
- Gerenciamento de versões e implementações - Fique por dentro das alterações, manutenções ou novas versões de seus ativos de software. Isso é fundamental para apoiar uma abordagem proativa do ITAM.
- Uso de software - Uso e monitoramento para ficar de olho no uso de software e otimizar a administração de licenças, realocando as licenças de software não utilizadas para onde elas são necessárias.
- Suporte à conformidade e à auditoria - Recursos para conciliar os direitos de licença com o uso real e gerar relatórios de conformidade. Isso garantirá que sua organização esteja devidamente protegida e preparada para possíveis auditorias.
- Gerenciamento de versões e implementações - Fique por dentro das alterações, manutenções ou novas versões de seus ativos de software. Isso é fundamental para apoiar uma abordagem proativa do ITAM.
How to Conduct an IT Audit in 2024
- Integração com a central de serviços, para que você possa vincular os dados de incidentes e solicitações aos ativos de software para obter uma resolução mais rápida e eficiente.
- Recursos analíticos e de geração de relatórios para rastrear as principais métricas de ITAM relacionadas ao SAM. Ao compartilhá-los com os principais membros da equipe, você pode tomar decisões baseadas em dados para aprimorar suas práticas.
Ao procurar uma ferramenta ITAM que inclua todos esses recursos essenciais, não se preocupe, o InvGate Asset Management tem tudo o que você precisa. Por meio do recurso Agent and Network Discovery, você pode criar um inventário unificado de ativos de TI em apenas 24 horas, incluindo todos os seus ativos de software.
Os recursos de automação e as notificações da ferramenta também permitem que você fique por dentro de seus ativos de software e seus requisitos de uso e conformidade. Além disso, para analisar seu cenário de trabalho, você pode personalizar os relatórios de acordo com suas necessidades, automatizá-los para serem executados periodicamente, exportá-los e compartilhá-los com quem desejar.
Por último, mas definitivamente não menos importante, InvGate Asset Management se integra nativamente com InvGate Service Management para ajudá-lo a combinar o poder de suas práticas ITAM e ITSM, garantindo que suas operações gerais de TI sejam coordenadas e eficientes.
Conclusão
OSoftware Asset Management é o processo que ajuda a gerenciar, controlar e proteger o seu ambiente de TI. Ele funciona junto com o HAM para compor uma estratégia abrangente de gerenciamento de ativos de TI que mantém as organizações seguras e organizadas com eficiência.
Os benefícios do SAM incluem otimização de custos, suporte e manutenção de software mais eficazes e redução de riscos. Mas é praticamente impossível fazer com que ele funcione em todo o seu potencial sem a ferramenta ITAM correta. Alguns dos principais recursos a serem observados são os recursos de descoberta e inventário automatizados, uso de automação, alocação de licenças e conformidade.
Se você está pronto para começar a simplificar suas operações ITAM com InvGate Asset Management, dê uma olhada no que ele pode fazer com o nosso teste gratuito de 30 dias, sem compromisso!
Perguntas frequentes
Como funciona a Gestão de Ativos de Software?
Ele funciona gerenciando seus softwares e aplicativos para que a organização seja licenciada adequadamente e somente softwares autorizados e seguros sejam implementados.
Como elaborar uma política eficaz de gerenciamento de ativos de software?
Não trabalhe de forma isolada. Envolva outras equipes, por exemplo, a segurança da informação e a central de serviços, para que ela dê suporte a outras políticas de TI que já possam existir em sua organização.
O que o Gerenciamento de Ativos de Software faz?
Ele gerencia, controla e protege o estado do software de TI.
O que é um especialista em gerenciamento de ativos de software?
É a pessoa responsável pela execução diária de sua prática de SAM.
Quais são as habilidades necessárias para o gerenciamento de ativos de software?
Entre as habilidades importantes estão a orientação para detalhes, a compreensão das complexidades do licenciamento e a capacidade de colaborar efetivamente com outras equipes.
O Gerenciamento de Ativos de Software faz parte da ITIL?
Sim, faz. O SAM faz parte da prática de gerenciamento de ativos.
