O Gerenciamento de Ativos de Software, ou SAM, é uma das práticas mais importantes de Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM) que você pode introduzir em sua organização para controlar custos e reduzir riscos. O SAM é o conjunto de processos que permite aos departamentos de IT gerenciarem seus ativos de software em nível corporativo.
Uma prática eficaz de SAM pode ajudá-lo a gerenciar, proteger e controlar seu ecossistema de IT enquanto apoia a entrega eficaz de serviços de IT. Ao mesmo tempo, ajuda a economizar dinheiro, reduzir desperdícios e apoiar atividades de GRC (Governança, Risco e Conformidade).
No artigo a seguir, examinaremos todo o ciclo de vida do SAM, seus benefícios para seus negócios e como o conjunto completo de capacidades do InvGate Insight pode ajudá-lo a marcar todas as caixas ao procurar otimizar suas operações.
Pronto para aprender mais sobre SAM? Vamos começar.
Índice
- O que é Gerenciamento de Ativos de Software?
- Por que o SAM é importante?
- O ciclo de vida do SAM
- O processo de Gerenciamento de Ativos de Software
- Melhores práticas de SAM
- Recursos essenciais em soluções de SAM
O que é Gerenciamento de Ativos de Software?
SAM é a prática que cuida do Gerenciamento de Software e Licenças. No ITIL 4, é um subconjunto da prática de Gerenciamento de Ativos. O ITIL define SAM como "um aspecto do Gerenciamento de Ativos de IT especificamente voltado para a aquisição, gerenciamento, liberação, implantação, manutenção e eventual aposentadoria de ativos de software. Os procedimentos do SAM fornecem gerenciamento, controle e proteção eficazes dos ativos de software."
SAM vs. HAM
Tanto o Gerenciamento de Ativos de Software (SAM) quanto o Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM) são duas colunas centrais de sua estratégia geral de ITAM. Pense neles como os dois lados da mesma moeda, embora tenham escopos diferentes, eles devem trabalhar juntos para manter toda a sua frota de tecnologia.
Vamos dar uma olhada:
- SAM é o processo que gerencia software, aplicativos e licenças, enquanto HAM se refere ao processo de rastreamento e gerenciamento de ativos físicos de IT, como computadores, servidores e dispositivos de rede.
- SAM lida com fornecedores de software e vendedores para suporte e auditorias relacionadas a ativos de software.
- O SAM usa ferramentas de medição, implantação e instalação para rastrear o uso de software e gerenciar licenças. Por outro lado, o HAM usa códigos QR e etiquetas de ativos para rastrear fisicamente os ativos de hardware.
Por que o Gerenciamento de Ativos de Software é importante?
O SAM é importante na redução de custos e riscos para sua organização. Na seção anterior, discutimos como ele faz parte de sua estratégia geral de Gerenciamento de Ativos, mas é relevante mencionar que também pode apoiar outras práticas de ITSM, como o service desk e a Change Enablement.
7 benefícios do Gerenciamento de Ativos de Software
- Melhor compreensão do uso de software - Ajuda as organizações a rastrear licenças, monitorar a adoção e o uso, e remover ou realocar software.
- Economia de custos - Ao controlar as licenças de software, as organizações podem identificar áreas para economizar custos. Rastrear o uso ajuda a evitar que os ativos sejam licenciados em excesso ou em quantidade insuficiente e reduz o risco de multas e pagamentos adicionais devido a falhas em auditorias.
- Suporte para atividades de GRC - Ajuda as organizações a cumprir suas atividades de GRC ao manter a conformidade com os termos e condições dos fornecedores e reduzir o risco de penalidades legais, de reputação e financeiras decorrentes da não conformidade.
- Ecossistema de IT mais seguro - O SAM garante que apenas versões de software autorizadas, licenciadas e seguras sejam instaladas em seu ambiente de produção. Isso permite que sua empresa rastreie versões de software e aplique atualizações de segurança e patches rapidamente e facilmente, reduzindo o risco de vulnerabilidades. Também ajuda a identificar software não autorizado ou não suportado que pode causar riscos de segurança.
- Gerenciamento abrangente do ciclo de vida - Ao rastrear o software desde a fase de aquisição até a aposentadoria, os departamentos de IT podem garantir que comprem os produtos mais adequados e os atualizem ou aposentem no momento adequado, reduzindo o risco de dívidas técnicas e apoiando uma prática mais proativa.
- Melhores relacionamentos com fornecedores e parceiros - O SAM facilita o rastreamento mais preciso de licenças e a gestão de registros, ajudando as organizações a ter um relacionamento mais positivo com fornecedores em vez de defensivo ou reativo.
- Melhores formas de trabalho em geral - Ele permite que o IT torne o processo de implantação de software mais eficiente, automatizando a instalação de software e patches ou atualizações subsequentes. O SAM fornece à organização uma visão abrangente do inventário de software, facilitando a padronização e a automação das práticas de trabalho, reduzindo tempo, esforço e potencial para erro humano.
Ciclo de vida do Gerenciamento de Ativos de Software
O ciclo de vida do SAM refere-se às etapas envolvidas na gestão eficaz e eficiente do software em sua organização. Não termina quando o ativo de software é adquirido, mas continua a monitorar esse ativo por meio de implantação, suporte, manutenção e aposentadoria.
O ciclo de vida do SAM também faz parte importante do primeiro estágio do ciclo de vida do serviço ITIL, o design de serviço. Ao planejar os tipos de ativos usados para construir serviços, negocie contratos com fornecedores para considerar atividades de manutenção e o que acontece com o ativo ou sua licença quando não é mais necessário.
Implementando SAM: o processo de Gerenciamento de Ativos de Software
Implementar o SAM não é uma tarefa pequena. Dependendo do tamanho de sua organização, provavelmente precisará ser gerenciado como um projeto.
Como parte de suas operações de IT em geral, investir em uma ferramenta de ITAM fornecerá uma visibilidade abrangente de seu ambiente tecnológico e otimizará as principais práticas de SAM.
Aqui estão os principais passos necessários para implementar o SAM e os recursos-chave a serem observados para apoiar completamente o processo.
1. Construa sua equipe
Uma prática eficaz de SAM precisa de uma equipe por trás dela. Você pode ter as melhores ferramentas e processos brilhantes, mas nada funcionará se não tiver as pessoas certas envolvidas. Sua equipe deve ser composta por colegas que implementam, gerenciam e melhoram o SAM em toda a empresa. Será necessário conhecimento de TI, compras, risco, jurídico e departamentos de conformidade.
2. Defina seus objetivos e metas de prática
Defina claramente o que você deseja alcançar com seu processo de SAM e documente-o para que possa ser revisado e analisado posteriormente. A orientação do ITIL fornece uma lista de Fatores de Sucesso da Prática (PSFs), mas aconselhamos a mantê-la simples, especialmente se o SAM for um novo conceito para sua organização. Metas-chave a estabelecer seriam economia de custos, atendimento aos requisitos de conformidade e aumento da eficiência de gerenciamento de software.
3. Crie uma política de SAM
Estabeleça expectativas claramente em uma política de SAM. Coisas importantes a incluir são:
- Introdução e propósito - por que o SAM é importante e como ele apoia a organização?
- Escopo - quais serviços estão cobertos?
- Requisitos regulatórios ou legais que o processo precisa atender.
- Como solicitar software via service desk.
- Diretrizes de instalação para técnicos, para que colegas de IT conheçam os métodos de trabalho corretos.
- Manutenção de software - como o software é atualizado e corrigido.
- Orientações para software que não está mais em uso e orientações para licenças não utilizadas ou realocadas.
- Onde procurar ajuda e obter mais informações.
4. Defina o escopo
Muitas implementações de SAM falham porque o escopo é muito grande ou não está claro. Concentre-se no risco e comece com software usado em toda a organização e fornecido por grandes fornecedores como Microsoft, Adobe e Oracle.
5. Veja o que você já tem
Provavelmente, haverá algum tipo de SAM acontecendo em sua organização, mesmo que informal. Compras provavelmente estão envolvidas no processo de compra e suas equipes de suporte no processo de instalação. Veja o que você já tem e construa a partir daí.
6. Crie uma linha de base
Entenda o estado de seu software conduzindo um inventário de SAM. Em termos gerais, deve incluir os ativos de software, licenças, assinaturas e instalações da empresa em todo o ambiente.
Para evitar o tempo, esforço e possíveis erros de construir seu inventário manualmente, você pode usar uma combinação de métodos com e sem agente do InvGate Insight para escanear todo o seu ambiente e incorporar automaticamente os ativos encontrados e suas informações relevantes. A Descoberta de Rede é excelente para ativos de hardware, enquanto, neste cenário específico, o Agente será seu melhor amigo para mapear, monitorar e detectar licenças de software.
Mas não acaba aí, uma vez que você tenha seu inventário em funcionamento, incorpore seus contratos e software ao CMDB (Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração) para estabelecer as relações entre eles. Isso é particularmente importante para software vinculado a muitos ativos.
7. Comece a rastrear os aspectos de seu software
Use seus processos de SAM para rastrear o uso de software e garantir que o software não utilizado possa ser removido ou implantado em outro lugar. Isso é fundamental para garantir que você esteja alocando recursos de maneira eficiente. Além disso, é vital garantir que você esteja alinhado com o que concordou com fornecedores em um nível contratual para mitigar os riscos de conformidade.
Se você tiver uma ferramenta de SAM em funcionamento, deixe-a fazer o trabalho pesado. Os recursos de automação são a melhor maneira de reduzir erros e tempo, garantindo eficiência e conformidade.
O agente do InvGate Insight coleta dados de todos os ativos em que está instalado, incluindo medição de software atualizada e informações sobre uso de software. Dessa forma, você pode monitorar a utilização de licenças e detectar qualquer desvio.
Você também pode configurar notificações na ferramenta por meio de Regras de Saúde para alertar sua equipe quando as licenças se aproximarem de seus limites e permitir que eles tomem medidas para evitar violações ou escassez de licenças.
8. Estabeleça treinamento e educação
O SAM é tão eficaz quanto as pessoas envolvidas, portanto, certifique-se de que seus colegas tenham o treinamento adequado. Isso incluirá:
- Treinamento para usuários finais sobre como solicitar software.
- Treinamento para técnicos sobre como instalar o software corretamente.
- Treinamento para colegas de IT sobre como responder a solicitações de auditoria de fornecedores de software.
- Construa a melhoria contínua
- Veja como melhorar sua prática ao longo do tempo. Isso pode incluir revisar lições aprendidas, feedback de auditores ou analisar estruturas de melhores práticas como ITIL, que agora tem uma oferta de avaliação de maturidade, ou COBIT.
Melhores práticas de Gerenciamento de Ativos de Software
Implementar o Gerenciamento de Ativos de Software requer uma abordagem bem pensada para cuidar efetivamente dos ativos de software dentro de uma organização. Ao implementá-lo, aqui estão algumas coisas a serem consideradas.
Comece com sua maior área de exposição
Não tente fazer tudo de uma vez. Respire fundo, identifique e concentre-se no seu maior risco e construa a partir daí.
Gerencie instalações de software
A implantação de software é um ponto importante de controle, e é importante garantir que apenas software autorizado, licenciado e seguro seja instalado em seus dispositivos. Bloqueie dispositivos corporativos para que todas as instalações passem pelo service desk e use uma biblioteca de mídia definitiva ou DML para verificar, examinar e instalar todo o software de uma fonte central e segura.
Não trabalhe isoladamente
Alinhe sua prática de SAM com outros processos de IT. Como mencionamos, não apenas deve ser integrado ao seu ITAM, mas também funciona junto com todo o escopo de atividades de IT, especialmente a entrega de serviços de IT em toda a organização.
- Algumas ideias para seu SAM começar a colaborar incluem:
- O service desk, onde todas as solicitações de software são processadas centralmente por meio de um processo de gerenciamento de solicitações definido.
- Gestão de Incidentes para que todas as falhas de software possam ser rastreadas e gerenciadas centralmente.
- Gestão de Problemas para garantir que quaisquer problemas relacionados a defeitos ou bugs de software possam ser capturados e contornados ou resolvidos permanentemente.
- Compras, que garantem que haja um rastro de auditoria para todo o software desde o estágio de solicitação até a aposentadoria e descarte.
- Gerenciamento de Configuração para que o banco de dados SAM e CMDM estejam alinhados.
- Gestão do Catálogo de Serviços para garantir que apenas o software aprovado possa ser solicitado pela comunidade de usuários finais.
- Segurança da informação para garantir que o software seja gerenciado conforme a política de uso aceitável de IT.
- Change Enablement para garantir que quaisquer requisitos de licenciamento sejam entendidos e revisados adequadamente.
- Gestão de Liberação, pois podem ajudá-lo a garantir que o software seja instalado por meio de uma fonte central, autorizada e segura, como uma DML.
Recursos essenciais em soluções de Gerenciamento de Ativos de Software
Usada de forma eficaz, a ferramenta certa ajudará você a tornar sua prática de SAM mais enxuta e eficaz. Alguns dos recursos mais importantes a serem observados e que ajudarão a apoiar seu processo incluem:
- Um banco de dados de ativos centralizado para capturar um inventário detalhado de todos os ativos de software, com uma API ou link para seu CMDB para estabelecer todo o mapa de relacionamentos.
- Capacidades de descoberta e inventário automatizadas para identificar e rastrear instalações de software em todo o seu ambiente a serem adicionadas ao seu banco de dados. Isso é particularmente importante para reduzir operações manuais e garantir que nada seja ignorado ou negligenciado.
- Capacidades de Gerenciamento de Licenças que recebem o feed do inventário de seus ativos para rastrear status, uso e conformidade da licença. Novamente, a automação é sua melhor aliada. Centralizar informações relevantes sobre seus ativos e configurar notificações para alertá-lo ajudará a simplificar:
- Gestão de Liberação e Implantação - Fique por dentro das mudanças, manutenção ou novas versões de seus ativos de software. Isso é fundamental para apoiar uma abordagem proativa ao ITAM.
- Uso de software - Monitoramento e acompanhamento para ficar de olho no uso de software e otimizar a administração de licenças realocando licenças de software não utilizadas para onde são necessárias.
- Suporte à conformidade e auditoria - Recursos para reconciliar os direitos de licença com o uso real e gerar relatórios de conformidade. Isso garantirá que sua organização esteja adequadamente protegida e preparada para possíveis auditorias.
- Integração com seu service desk, para que você possa vincular dados de incidentes e solicitações a ativos de software para uma resolução mais rápida e eficiente.
- Capacidades de relatórios e análises para acompanhar métricas-chave de ITAM relacionadas ao SAM. Compartilhando-os entre os principais membros da equipe, você pode tomar decisões baseadas em dados para melhorar suas práticas.
Ao procurar uma ferramenta de ITAM que inclua todos esses recursos essenciais, não se preocupe, o InvGate Insight tem tudo o que você precisa. Através de seu recurso de Agente e Descoberta de Rede, você pode construir um inventário de ativos de IT unificado em apenas 24 horas, incluindo todos os seus ativos de software.
Os recursos de automação e notificações da ferramenta também permitem que você acompanhe seus ativos de software e seus requisitos de uso e conformidade. E, além disso, para analisar seu cenário de trabalho, você pode personalizar relatórios para atender às suas necessidades, automatizá-los para serem executados periodicamente e exportá-los e compartilhá-los com quem você considerar adequado.
Por último, mas definitivamente não menos importante, o InvGate Insight é integrado nativamente ao InvGate Service Desk para ajudá-lo a combinar o poder de suas práticas de ITAM e ITSM, garantindo que suas operações de IT como um todo sejam coordenadas e eficientes.
Conclusão
O Gerenciamento de Ativos de Software é o processo que ajuda você a gerenciar, controlar e proteger seu ambiente de TI. Ele trabalha junto com o HAM para compor uma estratégia abrangente de Gerenciamento de Ativos de TI que mantém as organizações seguras e eficientemente organizadas.
Os benefícios do SAM incluem otimização de custos, suporte e manutenção de software mais eficazes e mitigação de riscos. Mas é praticamente impossível fazê-lo funcionar em seu pleno potencial sem a ferramenta de ITAM correta. Alguns recursos-chave a serem observados são capacidades de descoberta e inventário automatizadas e alocação automatizada de uso e licenças e conformidade.
Se você está pronto para começar a otimizar suas operações de ITAM com o InvGate Insight, dê uma olhada no que ele pode fazer com nosso teste gratuito de 30 dias, sem compromisso!
Perguntas frequentes
Como funciona o Gerenciamento de Ativos de Software?
Ele funciona gerenciando seu software e aplicativos para que a organização esteja devidamente licenciada e apenas software autorizado e seguro seja implantado.
Como elaborar uma política eficaz de Gerenciamento de Ativos de Software?
Não trabalhe isoladamente. Envolve outras equipes, por exemplo, segurança da informação e service desk, para que ela apoie outras políticas de IT que possam existir e como as solicitações de software são processadas.
Por que o SAM é importante?
É importante para garantir que você esteja licenciado corretamente e para que apenas software seguro seja implantado em seus dispositivos, reduzindo o risco de violações de segurança e auditorias.
Quais são os benefícios do Gerenciamento de Ativos de Software?
Além de garantir que sua organização esteja adequadamente licenciada e protegida, ele também pode levar a uma economia de custos significativa, redução de riscos e melhor compreensão do uso de software.
Posso implementar o Gerenciamento de Ativos de Software em minha organização sem uma ferramenta de ITAM?
Tecnicamente, você pode, mas seria incrivelmente desafiador e trabalhoso, especialmente em organizações maiores. Uma ferramenta de ITAM é uma parte fundamental do processo de SAM moderno.
