El área de Recursos Humanos (RRHH) puede automatizar varios procesos para mejorar la experiencia de los trabajadores y, a la vez, aumentar su propia eficiencia. Ya hemos visto cómo se implementa con el onboarding. Ahora es momento de conocer el offboarding automatizado de empleados.
Aunque a veces es ignorado, el proceso de offboarding resulta tan crucial como cualquier otra tarea de RRHH, sobre todo por razones de seguridad y económicas. En particular, te ayuda a proteger tanto los datos como los activos de tu empresa, especialmente en entornos de trabajo remotos.
Por suerte, tienes la posibilidad de automatizarlo con 
y asegurarte de que haya un protocolo de offboarding establecido en caso de que un empleado renuncie o sea despedido; y puedes activar dicho protocolo con un solo clic. ¿Cómo? Eso es lo que estamos a punto de descubrir.
¿Qué es el offboarding?
El offboarding de un empleado consiste en formalizar el fin de una relación comercial con un trabajador o contratista, que puede ocurrir como resultado de un despido, renuncia o cesantía. Por lo general, esto implica cierto papeleo, actividades de gestión de datos y notificaciones a otros departamentos de la empresa: y ahí es donde (y su integración con 
) marca la diferencia.
Básicamente, durante el offboarding la empresa se garantiza de que el empleado ya no tenga acceso a los sistemas, herramientas y datos de la compañía. Por lo tanto, se trata de una medida de seguridad crítica para proteger su información de accesos no autorizados.
Pero antes de seguir adelante, es importante mencionar que hay otro escenario en el que la desvinculación del empleado es esencial: el cambio de funciones o departamentos. El despido no es la única razón por la que un trabajador necesita que se modifiquen sus permisos y su equipo. Los ascensos o cualquier otra modificación en la situación de un empleado pueden desencadenar un proceso de offboarding (y quizás también de onboarding).
Ventajas del offboarding de empleados
Si aún te preguntas por qué es importante dedicar tiempo y recursos a los trabajadores que abandonan la empresa, aquí te brindamos algunas ventajas del offboarding de empleados que debes tener en cuenta:
- Reduce el riesgo de pérdida o robo de datos.
- Te ayuda a proteger la propiedad intelectual de tu empresa, ya que los empleados no pueden acceder a información confidencial después de irse.
- Garantiza que los trabajadores que se van no puedan acceder a ningún sistema o software patentado, que supondría una violación de la seguridad y la privacidad.
- Proporciona una forma organizada de gestionar el proceso de offboarding y garantiza que todos los empleados reciban el mismo trato, independientemente de su función o antigüedad.
¿Cómo se hace el offboarding automatizado de empleados?
Como ocurre con cualquier proceso en el que intervienen personas, si el proceso de offboarding se hace manualmente llevará mucho tiempo y dará lugar a errores humanos. Por ello, la automatización es una forma inteligente de evitar ambas cuestiones.
Las investigaciones sugieren que sólo el 32% de las organizaciones tienen un proceso de offboarding parcialmente automatizado, y sólo el 5% cuentan con un procedimiento de salida de empleados totalmente automatizado.
Entonces, si dispones de un offboarding automatizado de empleados conseguirás lo siguiente:
- Agilizar el proceso.
- Garantizar que todos los pasos se completan correctamente y sin demora.
- Mejorar el cumplimiento de las políticas de seguridad internas y las normativas externas.
- Proteger los datos de tu empresa y garantizar una transición fluida para los empleados que se van.
No hay nada más molesto para los empleados que quedan en la empresa darse cuenta que el trabajador que se fue olvidó compartir un documento o las credenciales de una plataforma. Además, resultará muy costoso descubrir que no se recuperaron los equipos de la empresa tras su partida. Pero automatizando el proceso, todo esto se resuelve fácilmente.
En concreto, es posible extender InvGate Service Desk al departamento de Recursos Humanos (e implementar un enfoque ESM) para que el equipo cree sus propios flujos de trabajo de RRHH. De esta manera, tendrá a su disposición el offfboarding automatizado de empleados, así como el onboarding y otros procesos. Así, cada vez que un empleado abandone la organización (ya sea para siempre o para pasar a otro puesto), se activará el mismo procedimiento:
- Realizar todo el papeleo necesario (seguro médico, indemnización por despido, etc.)
- Dar de baja a los usuarios, liberar las licencias de software y recuperar las credenciales.
- Restringir el acceso a las oficinas, si es necesario.
- Recuperar cualquier equipo que la empresa haya proporcionado previamente.
3 mejores prácticas para el offboarding automatizado de empleados
Para tener éxito al implementar el offboarding automatizado de empleados, debes tener en cuenta estas mejores prácticas.
1. Comunícate abiertamente
Ser transparente con tus empleados sobre el proceso de offboarding, cuánto tiempo llevará y qué se espera de ellos hará que estén más dispuestos a participar en él y a colaborar con todo lo que tu empresa necesita para terminar la relación de la mejor manera posible.
2. Sé organizado
Cuanto más organizado estés, más fluido será el proceso. Asegúrate de que todo está documentado y actualizado para evitar confusiones o retrasos a la hora de hacer firmar documentos, recuperar equipos, etc. Si automatizas todo el proceso, ¡tendrás esto cubierto!
3. Asegúrate de que los empleados están bien atendidos
El proceso de offboarding automatizado de empleados atiende la forma de tratar al personal que se va, además de ayudarlos en la transición fuera de la empresa. Como propietario de una compañía, es tu responsabilidad asegurar de que son respetados y apoyados durante este proceso, independientemente de las circunstancias.
El offboarding automatizado de empleados con InvGate Service Desk
Probablemente estés pensando: "¿Cómo voy a automatizar un proceso de RRHH con un service desk?". Estamos aquí para decirte que es posible, y que además es muy simple.
Gracias a su UX intuitiva y a su flexibilidad, InvGate Service Desk puede utilizarse en varias áreas de la empresa, además de IT. Por lo tanto, si ya lo usas, no necesitarás convencer a nadie para comprar otra herramienta. ¡Tu compañía ya la tiene!
Con InvGate Service Desk, crearás flujos de trabajo, realizarás el offboarding automatizado de empleados paso a paso y todo esto:
- Notificarás automáticamente a cada persona involucrada en el offboarding que requieres una acción de su parte.
- Supervisarás todo el proceso para garantizar que no falta nada y que se completa a todo a tiempo.
- Repetirás el mismo protocolo cada vez que un empleado deje la empresa (o el área/rol).
Además, si integras InvGate Service Desk con InvGate Insight, las capacidades de tus equipos de RRHH se ampliarán. Al hacerlo, sabrán exactamente qué activos de hardware se le entregaron al empleado cuando trabajaba en tu empresa y qué licencias de software se le asignaron. De este modo, conocerán de antemano qué equipos necesitan recuperar y qué licencias de software están disponibles nuevamente.
Conclusión
Al implementar el offboarding automatizado de empleados, simplificarás y agilizarás todo el proceso. A su vez, garantizarás que todos los trabajadores cuando se vayan sean tratados con respeto, en forma justa y profesional. Esto ayudará a tu empresa a proteger los activos y datos, a la vez que creará una buena reputación tanto con los empleados actuales como con los antiguos.
Además, le permitirá al departamento de RRHH hacer un mejor uso de su tiempo, sobre todo teniendo en cuenta que el 73% del mismo se dedica a tareas administrativas. En este contexto, el offboarding automatizado de empleados es la forma más inteligente para lo siguiente:
- Disminuir la cantidad de papeleo.
- Garantizar que el proceso se completa y la empresa recupera todos los dispositivos, información y credenciales que le pertenecen.
- Cumplir las normativas de seguridad.
- Proteger la propiedad intelectual.
Por último, al utilizar e , contarás con un software robusto que te permitirá automatizar varios procesos de RRHH. Además, al estar integrado con otras áreas de la empresa, no necesitarás recurrir a más plataformas para completar los pasos necesarios del offboarding. Y no nos olvidemos del dinero que puedes ahorrarte con la devolución del software y hardware del empleado despedido.
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