La automatización del offboarding de empleados es un proceso esencial para cualquier empresa. Pero seamos honestos: sin automatización, puede ser un proceso que consume mucho tiempo, tedioso y propenso a errores. Imagina tener que desactivar manualmente accesos a sistemas, recuperar activos de la empresa, realizar entrevistas de salida, y más, para cada empleado que se va.
Ya hemos hablado sobre la automatización del onboarding de empleados, y ahora es momento de enfocarnos en el offboarding. Aunque a veces puede ser un poco descuidado, el proceso de offboarding es igual de crucial para los departamentos de Recursos Humanos (y por ende, para las empresas), principalmente por razones de seguridad y económicas.
Por suerte, puedes automatizarlo con InvGate Service Management y asegurarte de que exista un proceso de offboarding establecido en caso de que un empleado renuncie o sea despedido. Además, puedes activar ese protocolo con solo un clic. Con nuestra solución, puedes crear flujos de trabajo que agilicen la comunicación, automaticen tareas clave y garanticen el cumplimiento normativo. ¿Cómo? ¡Eso es lo que estamos a punto de descubrir!
Además, hemos creado una plantilla gratuita descargable que te guiará a lo largo del proceso.
¿Qué es el offboarding?
El offboarding de empleados consiste en formalizar el fin de una relación laboral con un empleado o contratista. Esto puede suceder como resultado de una terminación, renuncia o despido. Por lo general, implica actividades como completar papeleo, gestionar datos y notificar a otros departamentos de la empresa. Aquí es donde InvGate Service Management (y su integración con InvGate Asset Management) marca la diferencia.
Básicamente, durante el proceso de offboarding, la empresa se asegura de que el empleado ya no tenga acceso a los activos, sistemas, herramientas y datos de la empresa. Por lo tanto, es una medida de seguridad fundamental para proteger la información corporativa de accesos no autorizados.
Sin embargo, antes de continuar, es importante mencionar otro escenario donde el offboarding es esencial: cambios de rol o departamento. La terminación no es la única razón por la que un trabajador podría necesitar que se modifiquen sus permisos y equipos. Promociones u otros cambios en su estatus laboral también pueden activar un proceso de offboarding (y tal vez uno de onboarding, también).
¿Qué es la automatización del offboarding de empleados?
La automatización del offboarding de empleados es el proceso de usar tecnología para agilizar y automatizar las tareas involucradas en la salida de un empleado de una empresa. Esto puede incluir tareas como revocar accesos a sistemas, recuperar activos de la empresa y notificar a los departamentos de nómina. Al automatizar estas tareas, las empresas pueden reducir el riesgo de brechas de datos, mejorar el cumplimiento normativo y aumentar la eficiencia.
Cuando un empleado se va, el proceso de offboarding implica varios pasos críticos para garantizar una transición fluida y proteger la seguridad de los datos de la organización. Las herramientas de automatización pueden ayudar a gestionar estas tareas de manera eficiente, asegurando que no se pase nada por alto. Por ejemplo, los accesos a sistemas pueden ser revocados de manera inmediata, y los activos de la empresa, como laptops y licencias de software, pueden recuperarse sin demoras. Esto no solo protege información sensible, sino que también garantiza que la empresa cumpla con sus políticas internas y regulaciones externas.
Beneficios del offboarding de empleados
En este punto, podrías preguntarte por qué sería relevante dedicar tiempo y recursos a los empleados que están dejando tu empresa. Bueno, aquí tienes algunos beneficios del offboarding de empleados para considerar:
1. Incrementa la seguridad de los datos
Cuando los empleados se van, a menudo tienen acceso a datos sensibles de la empresa: registros de clientes, propiedad intelectual y más. Sin un proceso adecuado de offboarding, estos datos podrían estar en riesgo de exposición.
La automatización del offboarding garantiza que los accesos a sistemas se revoquen de manera inmediata, reduciendo el riesgo de brechas de datos y accesos no autorizados. Al proteger la seguridad de los datos de la organización, las empresas minimizan la posibilidad de pérdida de información y resguardan datos sensibles incluso después de la salida de un empleado.
2. Protege la propiedad intelectual
Durante su tiempo en la empresa, un empleado podría crear o tener acceso a valiosa propiedad intelectual (IP). Proteger esta IP es vital para cualquier negocio.
La automatización del offboarding asegura que los ex empleados ya no puedan acceder a aplicaciones o archivos corporativos que contengan propiedad intelectual. Esta medida protege tus activos y garantiza que la información confidencial de la empresa permanezca dentro de la organización.
3. Limita el acceso a sistemas y software
Uno de los principales beneficios de la automatización del offboarding es que limita el acceso a sistemas y software. Cuando un empleado deja una empresa, es fundamental revocar su acceso a información y sistemas sensibles para prevenir brechas de seguridad y accesos no autorizados. Las herramientas de automatización pueden garantizar que este proceso se complete de manera rápida y eficiente, reduciendo el riesgo de amenazas a la seguridad.
Además de revocar accesos, la automatización puede ayudar a gestionar la devolución de activos de la empresa, como laptops, dispositivos móviles y licencias de software. Esto asegura que toda la propiedad de la empresa esté contabilizada y pueda reasignarse o desactivarse según sea necesario. En general, la automatización del proceso de offboarding mejora la seguridad y garantiza que no queden cabos sueltos cuando un empleado se va.
4. Garantiza un proceso estandarizado
Un proceso de offboarding bien definido es crucial para el cumplimiento normativo, la seguridad y transiciones fluidas. Automatizar este proceso asegura que sea estandarizado, con desencadenantes de flujo de trabajo que activan pasos específicos según condiciones como la fecha de salida del empleado, minimizando errores humanos.
Con la automatización, todo el proceso de offboarding se gestiona de manera consistente, asegurando una experiencia completa y adecuada. No más tareas olvidadas ni inconsistencias entre departamentos: la automatización aporta uniformidad a esta función tan importante.
La importancia de un proceso de offboarding fluido
Un proceso de offboarding fluido es crucial para mantener una relación positiva con los ex empleados y proteger la seguridad de los datos de la organización. Cuando un empleado deja la empresa, es fundamental garantizar que su salida se gestione adecuadamente para evitar riesgos de seguridad potenciales. Además, un proceso de offboarding bien llevado puede mejorar la experiencia general de los empleados y reducir el riesgo de recibir comentarios o reseñas negativas. Por eso, un offboarding fluido es clave:
1. Empatía con el empleado
Gestionar adecuadamente la salida de un empleado implica mucho más que revocar accesos a sistemas y recuperar activos de la empresa. También se trata de asegurarse de que el empleado que se marcha se sienta respetado y valorado. Esto puede tener un impacto significativo en la reputación de la empresa e influir en cómo los ex empleados hablan sobre su experiencia.
2. Protección de datos
Un proceso de offboarding fluido también ayuda a proteger la seguridad de los datos de la organización al garantizar que todos los puntos de acceso se cierren y que la información sensible esté protegida. Asimismo, asegura el cumplimiento de las políticas internas y las regulaciones externas, reduciendo el riesgo de problemas legales.
Al automatizar el proceso de offboarding, las empresas pueden garantizar que todos los pasos necesarios se completen de manera eficiente y efectiva, proporcionando una transición sin problemas tanto para el empleado que se marcha como para la organización.
¿Cómo automatizar el offboarding de empleados?
Como en cualquier proceso que involucra personas, hacerlo manualmente puede ser innecesariamente laborioso y propenso a errores humanos. Por eso, la automatización es una forma inteligente de evitar ambos problemas.
Los estudios sugieren que solo el 32 % de las organizaciones tienen un proceso de offboarding parcialmente automatizado, y solo el 5 % cuenta con un procedimiento de salida de empleados completamente automatizado.
Al automatizar el offboarding de empleados, podrás:
- Agilizar el proceso.
- Asegurarte de que todos los pasos se completen de manera correcta y oportuna.
- Mejorar el cumplimiento con políticas de seguridad internas y regulaciones externas.
- Proteger los datos de la empresa y garantizar una transición fluida para los empleados que se marchan.
Nada resulta más molesto para los empleados restantes que descubrir que la persona que dejó la empresa olvidó compartir un documento o las credenciales de una plataforma. Además, puede ser muy costoso darse cuenta de que un empleado no devolvió los equipos de la empresa tras su partida. Pero al automatizar todo el proceso, estos problemas pueden solucionarse fácilmente.
Con InvGate Service Management, puedes expandir los procesos al departamento de Recursos Humanos e implementar un enfoque de Enterprise Service Management (ESM), permitiendo que el equipo de HR cree sus propios flujos de trabajo. Así, podrán automatizar no solo el offboarding, sino también el onboarding y otros procesos. De esta forma, cada vez que un empleado deje la organización (ya sea definitivamente o para pasar a otro rol), el mismo proceso se activará:
- Realizar todo el papeleo necesario (seguro médico, indemnización, etc.).
- Cerrar cuentas de usuario, liberar licencias de software y recuperar credenciales.
- Restringir el acceso a oficinas, si es necesario.
- Recuperar cualquier equipo proporcionado por la empresa.
Enterprise Service Management y la automatización del offboarding
Nada resulta más frustrante para los empleados que quedarse con tareas pendientes porque un compañero que se fue no compartió información o devolvió activos importantes. Además, puede ser un riesgo económico y de seguridad que un empleado no devuelva equipos o deje accesos abiertos. Sin embargo, todo esto se resuelve al automatizar el proceso completo.
La mejor manera de automatizar el offboarding de empleados (o cualquier otro proceso dentro de una empresa) es mediante Enterprise Service Management (ESM). ESM extiende las prácticas de IT Service Management a otros departamentos, como Recursos Humanos. Este enfoque agiliza el proceso y asegura que los equipos de HR no omitan ningún paso al realizar el offboarding.
Existen herramientas específicas de automatización y software de offboarding para simplificar este proceso. Pero aquí está el punto: puedes ampliar InvGate Service Management desde el departamento de IT al de Recursos Humanos para implementar este enfoque ESM. Así, el equipo de HR podrá crear flujos de trabajo personalizados para automatizar no solo el offboarding, sino también el onboarding y otros procesos. Cada vez que un empleado deje la organización, se activará automáticamente el siguiente flujo:
- Completar todos los trámites necesarios (seguro médico, finiquitos, etc.).
- Cerrar cuentas de usuario, liberar licencias de software y recuperar credenciales.
- Restringir accesos físicos a oficinas, si corresponde.
- Recuperar los equipos proporcionados por la empresa.
Beneficios de la automatización del offboarding de empleados
1. Transición fluida para los empleados que se marchan
La automatización asegura que los empleados que dejan la empresa tengan una transición sin contratiempos. Desde entrevistas de salida rápidas hasta una comunicación clara sobre la devolución de equipos y activos, cada paso está contemplado.
2. Ahorro de tiempo y esfuerzo para los equipos de HR
El offboarding manual consume tiempo y recursos. La automatización libera a los equipos de HR de tareas repetitivas, permitiéndoles enfocarse en actividades estratégicas en lugar de rastrear laptops o asegurarse de que se han revocado los accesos.
3. Garantiza el cumplimiento de políticas de la empresa
Cumplir con las políticas internas y los requisitos legales es fundamental durante el offboarding. Los flujos de trabajo automatizados garantizan que no se omita ningún paso, asegurando el cumplimiento en cada etapa, desde la revocación de accesos hasta la finalización de la documentación.
4. Reduce los riesgos de seguridad
La automatización minimiza el riesgo de errores humanos, reduciendo las posibilidades de tareas fallidas que puedan derivar en brechas de seguridad. Esto incluye revocar accesos a sistemas sensibles, prevenir la pérdida de datos y garantizar que la información no quede accesible para ex empleados.
Retos comunes en el offboarding de empleados
El offboarding puede ser un proceso complejo y consumir mucho tiempo. Entre los retos más comunes se encuentran:
1. Asegurar la recuperación de activos de la empresa
Rastrear y recuperar equipos y licencias de software puede ser un desafío, especialmente si el empleado trabajaba de forma remota.
2. Revocar accesos a sistemas y prevenir brechas de datos
Es crucial garantizar que el empleado que se va ya no tenga acceso a sistemas o información sensible para proteger los datos de la organización.
3. Gestionar el offboarding de varios empleados a la vez
Manejar el proceso para varios empleados simultáneamente puede ser abrumador e incrementar el riesgo de errores.
4. Cumplir con leyes y regulaciones
Las empresas deben garantizar que el proceso de offboarding cumpla con las políticas internas y regulaciones externas para evitar problemas legales.
5. Mantener una relación positiva con los ex empleados
Lograr que los empleados que se marchan se sientan respetados y valorados puede impactar la reputación de la empresa e influir en cómo hablen sobre su experiencia.
Descarga tu plantilla gratuita de flujo de trabajo para Offboarding
Te ofrecemos una plantilla gratuita de flujo de trabajo de Offboarding para que inicies este proceso sin complicaciones. Diseñada para guiarte paso a paso, esta herramienta asegura que el proceso de offboarding sea sencillo, eficiente y efectivo.
Automatización del proceso de Offboarding con InvGate Service Management
El flujo de trabajo de offboarding está diseñado para garantizar una transición segura y eficiente cuando un empleado deja la organización. Este proceso involucra departamentos clave como Recursos Humanos, TI y Seguridad, asegurando que todas las tareas administrativas, la devolución de equipos y la revocación de accesos se manejen de manera adecuada.
Siguiendo este flujo, la empresa protege su información confidencial, asegura que todos los activos estén contabilizados y proporciona una experiencia estructurada al empleado que se despide.
Flujo de trabajo del proceso de Offboarding:
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Inicio:
El proceso comienza cuando se identifica al empleado para offboarding, ya sea por renuncia, despido o finalización de contrato. -
Recursos Humanos - Entrevista de salida:
El equipo de HR programa y realiza una entrevista de salida. Esto permite recopilar comentarios sobre la experiencia del empleado y abordar asuntos pendientes como compensaciones o beneficios finales. -
Recursos Humanos - Tareas administrativas:
Tras la entrevista, HR actualiza registros, gestiona la terminación de beneficios y prepara el procesamiento final de nómina. -
Paso condicional administrativo:
Aquí se verifica si el empleado aún tiene acceso físico a las oficinas.- Si tiene acceso, se revocan los permisos del edificio.
- Si no, el proceso continúa con los pasos de seguridad informática.
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Seguridad - Revocación de acceso al edificio:
El equipo de Seguridad desactiva accesos físicos, como credenciales de entrada o nombres en listas de control. -
Seguridad TI - Deshabilitar cuentas:
El equipo de TI desactiva cuentas digitales del empleado, como correos, sistemas internos y herramientas externas. -
Eliminar cuenta de Azure AD:
Se elimina la cuenta de Azure Active Directory para bloquear servicios en la nube. -
TI - Recuperación de activos:
TI gestiona la recuperación de todos los activos de la empresa y asegura que se devuelvan en buenas condiciones. -
Aprobación - Devolución de equipos:
Los gerentes revisan y aprueban la devolución de equipos asignados, como laptops o teléfonos:- Aceptada: El proceso continúa al siguiente paso.
- Rechazada: Se toman medidas necesarias y se notifica al empleado.
- Cancelada: No se requieren más acciones.
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Documentación de devolución:
Una vez devueltos los equipos, se registra su estado y condición en InvGate Asset Management. -
Actualizar activos:
Se actualizan los detalles de los activos devueltos en el sistema, incluyendo propietario, estado y ubicación. -
Notificación al gerente:
Se envía un correo automatizado al gerente directo del empleado, informando que el proceso de offboarding está completo.
Este flujo de trabajo asegura una transición fluida mientras protege los recursos e información de la empresa, involucrando a HR, TI y Seguridad en cada paso necesario.
Conclusión
Implementar la automatización del offboarding en tu organización simplificará y optimizará todo el proceso. Además, garantizará que todos los empleados sean tratados con respeto, equidad y profesionalismo al dejar la empresa. Esto ayudará a proteger los activos y datos de la empresa mientras mejora su reputación con empleados actuales y anteriores.
Adicionalmente, permitirá que el equipo de Recursos Humanos dedique su tiempo a actividades más estratégicas. Según estadísticas, el 73 % de su tiempo se invierte en tareas administrativas. Por eso, automatizar procesos como el offboarding es una decisión inteligente para:
- Reducir la cantidad de papeleo.
- Asegurarse de completar el proceso y recuperar dispositivos, información y credenciales.
- Cumplir con regulaciones de seguridad.
- Proteger la propiedad intelectual de la organización.
Finalmente, con herramientas como InvGate Service Management, contarás con un software robusto que permite automatizar múltiples procesos de Recursos Humanos. Además, al estar integrado con otras áreas, no será necesario usar otras plataformas para completar los pasos necesarios. ¡Sin mencionar el ahorro que supone recuperar el software y hardware de los empleados que se marchan!
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Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Qué es la automatización del offboarding de empleados?
Es el uso de herramientas que automatizan tareas como revocar accesos y recuperar activos de la empresa cuando un empleado se marcha.
2. ¿Por qué es importante la seguridad de datos en el offboarding?
Es crucial para prevenir brechas de seguridad y accesos no autorizados a información confidencial tras la salida del empleado.
3. ¿Cómo protege la automatización la propiedad intelectual?
Asegura que los ex empleados no puedan acceder a sistemas con información confidencial, protegiendo los activos de la empresa.
4. ¿Qué beneficios ofrece InvGate Service Management para el offboarding?
InvGate simplifica el proceso de offboarding, asegurando que se revoquen accesos, se recuperen activos y se cumpla con las normativas, todo desde una única plataforma.
5. ¿Cómo mejora la automatización el proceso de offboarding?
Estandariza el proceso, reduce errores humanos, ahorra tiempo y garantiza que se sigan todos los pasos necesarios.
