Proceso de onboarding: ¿Cómo crear un flujo de trabajo de incorporación de empleados? [+plantilla gratuita]

Matt Beran junio 6, 2024
- 11 min read

El onboarding (incorporación de personal) puede ser una pesadilla logística si el proceso no está bien organizado. Para ello, es crucial crear un flujo de trabajo eficiente. Porque, al fin y al cabo, quieres que los nuevos empleados se queden y prosperen, no que huyan. 

Para ayudarte en este procedimiento, en este artículo desplegamos todos los matices del desarrollo de un proceso de onboarding eficaz, basándonos específicamente en las capacidades que ofrece InvGate Service Desk

Aquí descubrirás cómo configurar y personalizar dicha tarea para que el procedimiento sea fluido, sencillo y sin estrés.

Así que entremos en tema.

 

 

 

Índice de contenidos

  • ¿Qué es el proceso de onboarding?
  • ¿Por qué necesitas un flujo de trabajo para incorporar personal?
  • Descarga la plantilla gratuita del flujo de trabajo de onboarding
  • 13 pasos para diseñar el proceso de incorporación de empleados

¿Qué es el proceso de onboarding?

El onboarding es un proceso estructurado que consiste en integrar a un nuevo empleado en una organización y prepararlo para empezar a trabajar. Incluye la creación de las herramientas, así como la información y las relaciones necesarias para que comience a desempeñar sus tareas con eficacia. 

Un buen proceso de onboarding no se limita a enseñar el oficio, sino que impacta también en la satisfacción del empleado, reduce las tasas de rotación y aumenta la productividad. Porque cuando los nuevos trabajadores se sienten bienvenidos, valorados y preparados, los entusiasma contribuir y están deseosos de sobresalir. 

Y, algo que es más importante, ayuda a cultivar un sentimiento de pertenencia y propiedad desde el primer momento. Eso es lo que convierte a un novato en un activo a largo plazo.

¿Por qué necesitas un flujo de trabajo para incorporar personal?

Un flujo de trabajo para incorporar personal es crucial para garantizar su integración perfecta en los sistemas, procesos y cultura de la organización. Básicamente, proporciona una vía estructurada para que los nuevos empleados se familiaricen con sus funciones, responsabilidades y herramientas, acelerando su productividad y autonomía.

Esto también ayuda a fomentar una experiencia positiva de los trabajadores, lo cual conlleva una mejora de las tasas de retención y del rendimiento general de la organización.

Por otra parte, un flujo de este tipo facilita el cumplimiento de las políticas empresariales y las normativas del sector, además de reducir el riesgo de errores y garantizar la coherencia de las operaciones.

Por todo ello, es importante contar con una plataforma que contribuya a lograr estos resultados, la cual no requiera código ni gran aprendizaje. Porque -seamos realistas- si formas parte del departamento de RR.HH. sabes gestionar personas, pero no código. De hecho, probablemente nunca imaginaste que tu trabajo demandaría luchar con un software complicado sólo para incorporar a un nuevo empleado.

Con esto en mente, InvGate Service Desk fue diseñado con una interfaz simple, dotado de funciones de arrastrar y soltar, que permite crear, modificar y desplegar con facilidad flujos de trabajo de onboarding. A continuación encontrarás una plantilla con los pasos estándar, el diseño visual, campos personalizados, cambios y actualizaciones que pueden implementarse rápidamente y sin dolores de cabeza que suele causar la programación. 

 

Ventajas de implementar un flujo de trabajo de onboarding

 

 

Un buen flujo de trabajo de onboarding es imprescindible si quieres integrar a los nuevos empleados en tu organización de forma eficaz y sin problemas. 

¿En qué aspectos marca la diferencia este flujo? En estos: 

  • Coherencia y confiabilidad: servirá como modelo que mantendrá a todos, desde RR.HH. hasta IT, en el buen camino. Con el flujo se terminaron las variaciones en función de quién se encarga del proceso. Porque cada nuevo empleado recibe la misma introducción exhaustiva, lo cual significa que todos se inician en igualdad de condiciones. Es decir, establece una norma inmediata que dice: "Somos profesionales y nos preocupamos".

  • Adiós a los errores y al tiempo perdido: pasar por alto pasos cruciales como documentos legales o configuraciones de IT puede echar por tierra el primer día de cualquiera y, francamente, es vergonzoso para las personas involucradas. Con fases predefinidas y tareas automatizadas, se reducen drásticamente las probabilidades de equivocaciones. Además, la automatización te libera tiempo al dejar que el sistema se encargue de las tareas rutinarias. Como consecuencia, puedes centrarte en ayudar a que los nuevos empleados se sientan como en casa.

  • Mantiene a todos informados: no hay nada peor que un fallo en la comunicación. Con un flujo de trabajo de onboarding bien definido, todas las personas involucradas, desde RR.HH. hasta el superior directo del nuevo empleado, estarán al tanto gracias a las notificaciones automatizadas que difunden qué hacer. De este modo, te aseguras que el nuevo colaborador cuenta con el apoyo que necesita desde el primer momento. No se trata de un juego telefónico, sino de un pase de bastón de mando sin inconvenientes.

  • Los primeros días son fundamentales: es la instancia en la cual el ingresante se hace una idea de la organización. Es que la primera impresión es importante. Y un proceso de onboarding ágil e intuitivo es mucho más que completar formularios y configurar correos electrónicos: representa una cálida bienvenida y la preparación adecuada para que tenga éxito desde el inicio. En definitiva, este nivel de organización les demuestra que se los valora y que la empresa tiene las cosas claras, lo cual es fundamental para lograr su compromiso y satisfacción.

  • Ponerse al día rápidamente: nadie contrata a alguien simplemente para ocupar un puesto, sino que busca personas activas y productivas. Por eso necesita que se pongan al día rápidamente. Un flujo de trabajo de onboarding garantiza que los aspectos administrativos, técnicos y sociales estén en orden para que los nuevos empleados contribuyan de forma significativa a los objetivos sin retrasos indebidos.


Descarga la plantilla del flujo de trabajo de onboarding

Aquí puedes descargar la plantilla del flujo de trabajo de onboarding en forma gratuita. Se trata de un documento que refleja una versión estática del proceso en InvGate Service Desk, proporcionando un marco confiable que es posible personalizar según las necesidades específicas de tu organización. 

La plantilla, que describe cada etapa del proceso de onboarding, sirve como guía práctica para implementar un programa de este tipo de manera efectiva.

13 pasos para diseñar el proceso de incorporación de empleados

Captura de pantalla del creador de flujos de trabajo sin código de InvGate Service Desk.

Con InvGate Service Desk, la configuración de un flujo de trabajo de onboarding implica varios componentes clave, cada uno diseñado para agilizar y automatizar la mayor parte del proceso.

Desglosemos los pasos principales para complementar tu plantilla.

  • Inicio:

El proceso comienza cuando se incorpora formalmente a un nuevo empleado. El desencadenante puede proceder de un módulo de contratación dentro del mismo sistema o uno externo, como una actualización de la plataforma de RR.HH. que confirma el onboarding.

  • Jefe de línea:

El superior jerárquico completa un formulario que reúne información esencial sobre el nuevo empleado, como las funciones específicas del puesto, la asignación del equipo y las necesidades iniciales de acceso. Este paso garantiza que todos los datos relevantes requeridos para configurar el espacio de trabajo y el ingreso de la persona se recopilan al principio del proceso.

  • Aprobación de RR.HH:  

El departamento de Recursos Humanos revisa la información enviada por el superior jerárquico para asegurarse de que cumple las políticas de la empresa y las necesidades del puesto. Tienen autoridad para:

  • Aprobar: seguir adelante con el proceso de onboarding.
  • Rechazar/Cancelar: detenerlo si hay discrepancias o si hay que reevaluar la contratación.
  • Envío de datos a ADP (servicio web):

Tras la aprobación de RR.HH., la información del empleado se envía automáticamente a ADP para el registro del sueldo y los beneficios. Este paso utiliza una integración del servicio web para transferir los datos de forma segura y precisa, garantizando que todas las configuraciones legales y relacionadas con la compensación se gestionen de forma eficiente.

  • Tareas de registro de RR.HH:

El departamento de Recursos Humanos se encarga de varias acciones de seguimiento, como finalizar los contratos de trabajo, inscribir al nuevo empleado en los programas de beneficios e introducirlo en los sistemas internos. Para ello, se realiza un rastreo de cada tarea para mantener la supervisión y garantizar que nada se pase por alto.

  • Traspaso de la información de IT (formulario):

El área de IT o el nuevo empleado envían información crítica sobre la configuración tecnológica a través de un formulario. Esto incluye preferencias de hardware, necesidades de software y requisitos de acceso especiales para asegurar que el entorno tecnológico esté preparado antes de que el empleado comience a trabajar.

  • Creación de una cuenta Azure AD (servicio web):

Este paso involucra la generación automática de una cuenta Azure Active Directory para el nuevo empleado, lo cual resulta fundamental, ya que proporciona una identidad única en el ecosistema tecnológico de la organización, además de facilitar el acceso al correo electrónico, los recursos de la red y las aplicaciones.

  • Tareas de IT:

El departamento de IT lleva a cabo una serie de tareas para preparar el espacio de trabajo digital del nuevo empleado, incluyendo la instalación del software, la configuración del hardware y la garantía que la red y el acceso a los datos cumplen las políticas de seguridad.

  • Generación de eventos en el calendario (servicio web):

Para estructurar los primeros días del nuevo empleado y garantizar que todas las partes relevantes estén informadas, programa automáticamente reuniones iniciales como presentaciones, capacitaciones y otros eventos importantes.

  •  Confirma la recepción del equipo:

Una vez finalizada la instalación del equipo, el nuevo empleado (o su responsable) debe confirmar que se encuentra en buenas condiciones y cumple los requerimientos del puesto.

  • Aceptado: el proceso continúa.
  • Rechazado/Cancelado: activa una tarea para que IT revise y rectifique cualquier problema con el equipo.
  • Activo: asignación de propietario, estado y ubicación:

Este paso consiste en registrar el equipo a nombre del nuevo empleado en el sistema de Gestión de Activos y actualizar su estado. Si hay problemas con los dispositivos, se inscribe el incidente y se toman medidas para resolverlo.

  • Envío de un correo electrónico al superior jerárquico una vez completado el proceso:

El correo electrónico automático es para confirmar que el proceso de onboarding fue completado o para notificar cualquier problema pendiente que pueda retrasar este procedimiento.

  • Finalización:

Es la culminación del flujo de trabajo de incorporación, cuando se considera que el nuevo empleado está totalmente integrado a los sistemas de la empresa y listo para comenzar a desempeñar su función.

Resumen

A esta altura, deberías tener una idea clara de por qué un flujo de trabajo de onboarding bien definido es esencial para el éxito de la integración de los empleados. 

Un proceso de onboarding robusto no sólo asegura una introducción sin problemas, sino que también sienta las bases para su futuro éxito y satisfacción dentro de la empresa.

InvGate Service Desk permite personalizar y automatizar los flujos de trabajo, alineándolos perfectamente con tus necesidades organizacionales. Además de simplificar su creación, la herramienta garantiza que dichos flujos sean eficientes y eficaces.

Si aprovechas esta plantilla gratuita, podrás agilizar aún más la configuración de tu flujo de trabajo de incorporación del personal. Está diseñada para ayudarte a estandarizar el proceso, garantizando la coherencia y la eficacia en todos los ámbitos.

¿Quieres ver cómo funciona? Accede a una prueba gratuita de 30 días y compruébalo cuando quieras.

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