Automatización de Recursos Humanos: beneficios, desafíos y ejemplos

Celeste Mottesi diciembre 7, 2022
- 10 min read

El área de RRHH es responsable de una variedad de funciones dentro de una organización, desde la contratación y el onboarding hasta los beneficios a los empleados y liquidación de sueldos. Y, como también ocurre con IT, hay varias tareas repetitivas dentro de esas responsabilidades. Por eso, las empresas apuestan cada vez más por la automatización de Recursos Humanos para aprovechar mejor el tiempo de sus equipos.

Esto implica utilizar la tecnología para agilizar los procesos de RRHH y mejorar la eficiencia. Para ello, existen múltiples software de automatización de Recursos Humanos. Sin embargo, en este artículo, nos centraremos en una solución que seguramente ya se encuentra en tu empresa: el service desk.

Así es. Gracias a un enfoque ESM, con InvGate Service Desk automatizar la mayoría de las tareas de RRHH. Es una gran alternativa que pueden aprovechar tanto el departamento de IT como el de Recursos Humanos. Además, si ya estás utilizando ese software, no necesitarás convencer a tu gerente de que compre otra herramienta más. 

¡Sigue leyendo para ver cómo funciona!

 

 

¿Por qué es importante la automatización de Recursos Humanos? 

La importancia de la automatización de Recursos Humanos radica en varios aspectos. Por un lado, ayudará a las empresas a ahorrar tiempo y dinero eliminando procesos manuales y mejorando la eficiencia.

Si tenemos en cuenta que el 73% del tiempo de RRHH se dedica a tareas administrativas, veremos fácilmente su beneficio. Imagina cuánto puedes mejorar el trabajo de tus equipos de Recursos Humanos si esas responsabilidades se eliminan gracias a la automatización. 

 

 

 

"RRHH se encuentra ahora en el mismo punto en el que estaba IT hace 15 ó 20 años, cuando se dieron cuenta de que no podían seguir ampliando el nivel de asistencia que ofrecían. No es escalable hacerlo persona por persona. (...)

Así que se inclinan por el sistema de tickets [y] el portal. Y lo que es más, desean que algunos de sus procesos más complejos, como el onboarding, sean más sencillos para el nuevo empleado, el director y todos los implicados en el proceso."

Phyllis Drucker
Especialista en ITSM y gurú de ESM en el Episodio 31 de Ticket Volume

 

Entre las ventajas de la automatización de Recursos Humanos, podemos enumerar las siguientes:

  • Reduce la carga de trabajo del equipo al automatizar las tareas mecánicas.
  • Mejora la experiencia de los empleados al optimizar los tiempos de respuesta de las solicitudes.
  • Restringe el papeleo y los documentos físicos.
  • Baja el margen de error humano.
  • Mejora la comunicación entre los miembros del equipo y otras áreas de la empresa.
  • Adopta procesos basados en datos y los vuelve más rentables.

Sin embargo, no todo lo que reluce es oro. Si estás considerando implementar la automatización de Recursos Humanos en tu organización, también debes tener en cuenta algunas dificultades.

Desafíos de la automatización de Recursos Humanos

Aunque los departamentos de RRHH la adoptaron en los últimos años, la automatización de Recursos Humanos implica también cuatro desafíos a los que hacer frente:

  • Falta de recursos.
  • Reducción de personal.
  • Gestión de datos.
  • Gestión del cambio.

Echemos un vistazo más en profundidad a cada uno de ellos.

1. Falta de recursos

La falta de recursos debe ser el argumento más común para casi todas las empresas, y el obstáculo para numerosas mejoras. Dependiendo del software de automatización de Recursos Humanos que elijas, la inversión puede ser bastante costosa.

Sin embargo, tenemos algunos argumentos convincentes para hacer frente a este problema. Al utilizar InvGate Service Desk para IT y RRHH, estarás aumentando tu ROI. Incluso si tu organización ya usa nuestro software, mejor aún ya que no necesitas convencer a nadie sobre la compra de esta herramienta.

2. Reducción de personal

Otro de los desafíos de la automatización de Recursos Humanos es el miedo a la sustitución de personal. Pero a menos que tu departamento de RRHH sea mucho mayor de lo que tu empresa necesita, no hay ningún argumento sólido detrás de este temor. 

Al automatizar las tareas, no tendrás empleados ociosos, sino que éstos serán mejores y más eficientes, con tiempo suficiente para centrarse en actividades estratégicas en las que los humanos marcan la diferencia. Así, en lugar de redactar correos electrónicos para el proceso de onboarding, podrán activar un flujo de trabajo y notificar automáticamente las acciones necesarias a las partes implicadas. 

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3. Gestión de datos

Los departamentos de RRHH trabajan a diario con información sensible, por lo que para salvaguardarla es crucial contar con la seguridad adecuada. En términos generales, tu empresa debería disponer de una estrategia de gestión de vulnerabilidades. Pero en lo que a ti respecta, la herramienta de automatización de Recursos Humanos que elijas debe cumplir con la normativa de seguridad IT.

En este contexto, InvGate Service Desk te ofrece soluciones en la nube y on-premise en caso de que tu organización quiera proteger los datos.

4. Gestión del cambio

Por último, pero no menos importante, está la gestión del cambio. Al implementar la automatización de Recursos Humanos, tendrás que gestionar el período de transición de forma eficaz, con el fin de minimizar las interrupciones en la empresa y los empleados. No sólo deberán adaptarse a una nueva forma de trabajar, sino que también necesitarán tiempo para acostumbrarse a la herramienta.

Una vez más, InvGate Service Desk te ayudará a disminuir la fricción que pueda traer el cambio. La UX amigable hace que el proceso sea más fluido. Incluso si tu equipo de IT ya lo está usando, no habrá obstáculos para el cambio.

 

 

Mejores prácticas para la automatización de Recursos Humanos

Para garantizar el éxito de tu proceso de automatización de Recursos Humanos, te indicamos algunas de las mejores prácticas que debes tener en cuenta:

  1. Comenzar de a poco y luego ir escalando: selecciona un grupo de tareas iniciales para automatizar. Con el tiempo, auméntalas hasta alcanzar a todas. No lo olvides: el objetivo es automatizar tantos procesos como sea posible pero sin complicarte.
  2. Tener un plan de respaldo para cada proceso automatizado: si algo no funciona correctamente, debes poder actuar con rapidez.
  3. Planificar cuidadosamente el período de transición: otorga tiempo a tus empleados para acostumbrarse al nuevo sistema. Mantén un canal de comunicación abierto con ellos para explicarles y ayudarlos en todo lo que necesiten durante el cambio.
  4. Disponer de un sistema seguro: el cumplimiento de la normativa y el control de los datos son esenciales para la protección de tus empleados.
  5. Hacer un seguimiento de las opiniones de los empleados: controla cómo responden a los nuevos procesos y busca formas de mejorarlos con el tiempo. 

Ejemplos de automatización de procesos de RRHH

Ahora que hemos establecido su relevancia, desafíos y mejores prácticas, es hora de echar un vistazo sobre qué se puede automatizar en el departamento de RRHH.

Aquí hay tres ejemplos de automatización de procesos para implementar fácilmente con InvGate Service Desk:

  • Proceso de onboarding: la automatización de la incorporación de empleados es una manera inteligente de acelerar el proceso y mejorar la experiencia de los trabajadores, a la vez de utilizar menos recursos.
  • Proceso de offboarding: decir adiós a los empleados siempre resulta difícil. Sin embargo, puedes automatizarlo para saber exactamente qué hacer en cuanto un empleado renuncia o es despedido.
  • Flujos de trabajo de RRHH: es posible automatizar las solicitudes y los procesos relacionados con las bajas por enfermedad y los traslados de los empleados.

 

 

Puntos clave

La automatización de Recursos Humanos es una excelente forma de reducir y distribuir equitativamente la carga de trabajo entre tu equipo, mejorar la experiencia de los empleados, minimizar los errores humanos, basar la toma de decisiones en datos y ser más rentable.

Aunque algunos procesos de RRHH se adaptan mejor a la automatización que otros, cuando se hace con cuidado y con las herramientas adecuadas, resulta un activo valioso para cualquier organización. 

Es posible que te encuentres con algunos obstáculos al presentar la iniciativa a los gerentes. Sin embargo, InvGate Service Desk resulta una solución, ya que se trata de una plataforma centralizada tanto para IT como para RRHH. ¿Por qué? Porque:

  • Fomenta la adopción del software por parte de los empleados (es posible que ya estén familiarizados con nuestra herramienta si el departamento de IT lo utiliza).
  • Es fácil de adoptar (es posible implementarlo en un día y, si tu equipo de IT usa InvGate, puede ayudarte a capacitar a tus agentes).
  • Está repleto de funciones de arrastrar y soltar para comenzar con la automatización del flujo de trabajo.
  • Es rentable, ya que ampliarás el ROI de la herramienta.

Si quieres ver cómo funciona, puedes solicitar nuestra prueba gratuita por 30 días para tu organización, ¡sin compromiso! Si más adelante te resulta útil, la convertiremos en tu instancia oficial, para que no haya pérdida de datos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la automatización de Recursos Humanos?

La automatización de Recursos Humanos es el proceso de utilizar la tecnología para automatizar parte o la totalidad de los procesos del área en una organización. Esto puede incluir desde el onboarding, la supervisión del tiempo laboral y la asistencia, la gestión de la información de los empleados y la liquidación de sueldos, hasta la contratación de nuevos talentos.

¿Qué es un help desk de RRHH?

Un help desk de RRHH es una plataforma que ayuda a los equipos de esta área a agilizar su flujo de trabajo, gestionar las solicitudes de los empleados de forma más eficiente y proporcionar un mejor servicio al cliente. También simplifica la comunicación entre el equipo de Recursos Humanos y otros departamentos de una organización.

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