¿Cómo es el editor de flujos de trabajo de InvGate Service Management?

Si bien los flujos de trabajo facilitan las tareas cotidianas, sólo resultan efectivos cuando las personas tienen la posibilidad de crearlos y utilizarlos sin dificultades. Además, no deben depender de habilidades técnicas o de un propietario específico para que el proceso exista o tenga sentido.

Considerando estas cuestiones, el editor de flujos de trabajo de InvGate Service Management se centra en la accesibilidad: los equipos los generan con el método de arrastrar y soltar, usan bloques de construcción reutilizables y disponen de conectores de acciones sin código. En conjunto, estas capacidades facilitan el seguimiento y las modificaciones de cada paso.

Así, cualquier individuo puede construir un flujo y -con los permisos requeridos- actualizarlo según corresponda. Como resultado de este sencillo diseño, dichos flujos siguen siendo comprensibles, flexibles y simples de mantener por todos los departamentos.

¿Te interesa esta herramienta? Entonces sigue leyendo para conocerla más en detalle.

¿Qué es el Workflow Builder?

Un editor de flujos de trabajo consiste en un instrumento orientado a definir un conjunto de pasos para realizar cualquier proceso determinado.

Por lo general, sigue una lógica del tipo “si sucede esto, entonces pasa aquello”, en la cual se selecciona el punto de partida y se decide la secuencia de acciones hasta finalizar la operación. Una vez configurado, los pasos se activan a medida que se completan las tareas.

Los flujos resultan ideales para fomentar el cumplimiento de los Procedimientos Operativos Estándar (SOP - Standard Operating Procedure) del service desk o para guiar procesos interdepartamentales, como la incorporación de nuevos empleados.

El editor de flujos de trabajo de InvGate Service Management permite a los usuarios arrastrar y soltar componentes para definir sus múltiples pasos. Además, pueden crearlos, modificarlos y optimizarlos en cuestión de minutos sin necesidad de contar con conocimientos técnicos.

El diseño de nuestro editor reduce la curva de aprendizaje y los saberes especializados, lo cual les facilita más que nunca a los usuarios la comprensión y la generación eficaz de flujos de trabajo de forma rápida.

Este enfoque, que implica la simplificación del ingreso, garantiza que incluso las personas con un know how técnico limitado saquen el máximo provecho de la herramienta, ampliando su uso a varios equipos y, en consecuencia, mejorando la colaboración entre las diversas áreas. En definitiva, resulta perfecta para acelerar la estrategia de Gestión de Servicios Empresariales (ESM - Enterprise Service Management). 

Características principales del módulo de flujos de trabajo

El módulo de flujos de trabajo incluye un conjunto de características concebidas para facilitar el diseño claro de los procesos, sin añadir complejidad. En lugar de centrarse en los resultados, las siguientes secciones describen las capacidades de la herramienta y su funcionamiento.

Capacidades de la configuración y navegación del flujo

El editor de flujos de trabajo de InvGate Service Management reúne varias funciones que hacen más sencilla la configuración y revisión de los procedimientos, aun cuando dichos flujos contemplen múltiples rutas o aprobaciones:

• Condicionales simplificados para admitir flujos con más de un resultado posible.
• Aprobaciones con múltiples opciones, lo cual permite que un único paso de aprobación se ramifique en diferentes rutas.
• Minimapa y una barra de búsqueda para desplazarse rápidamente por los flujos más grandes.
• Capacidad de duplicar cualquier paso.
• Acciones de deshacer y rehacer para corregir rápidamente los cambios.
• Tablero de variables que presenta los datos de una manera más fácil de entender para los usuarios sin conocimientos técnicos.
• Asignación de tareas a varios help desks en un solo paso del flujo.

Bloques de construcción reutilizables y conectores de acciones integrados

El módulo también contiene bloques de construcción reutilizables que ofrecen la posibilidad de usar la misma configuración en varios flujos. Así, en lugar de setear el mismo paso repetidamente, se crea un bloque una vez y se añade donde sea necesario.

Estos bloques incluyen conectores de acciones integrados, que proporcionan tareas predefinidas para herramientas externas. Así, los usuarios los incorporan a un flujo mediante arrastrar y soltar, y completan un pequeño conjunto de parámetros, sin tener que generar servicios personalizados.

Un bloque puede representar una actividad específica, como el envío de un mensaje a un canal de Slack o la adición de un evento en Google Calendar, para luego volver a usar en diferentes flujos.

A su vez, cabe la alternativa de mantener el bloque vinculado, de modo que las actualizaciones se apliquen en todos los lugares donde se utiliza; o desvincularlo y ajustarlo localmente para un flujo específico.

En conjunto, estas funciones impulsan la creación de flujos coherentes, al tiempo que garantizan una configuración y una gestión sencillas.

Plantillas de flujos de trabajo

Otra de las características del módulo es que dispone de plantillas de flujos de trabajo del help desk preconfiguradas para simplificar la configuración inicial. Estas se seleccionan de la lista de flujos y se personalizan según se requiera, sin tener que empezar desde cero.

Algunas plantillas disponibles son:

• Flujo de trabajo de onboarding.
• Flujo de trabajo de offboarding.
• Flujo de trabajo de solicitud de cambio.
• Flujo de trabajo de creación de artículos para la gestión del conocimiento.
• Flujo de trabajo de préstamo de activos.

El impacto del editor de flujos de trabajo en la ESM

Los flujos de trabajo constituyen la base de una estrategia exitosa de Gestión de Servicios Empresariales. La ESM no solo consiste en proporcionar un centro de servicios compartidos, sino también en agilizar los procesos de toda la compañía.

En ese punto, los flujos se vuelven indispensables, ya que automatizan las tareas repetitivas dentro de los procedimientos habituales, como el onboarding y el offboarding, la creación de artículos de conocimiento o el inicio de una iniciativa de cambio.

La centralización de las diferentes áreas de la organización bajo una única herramienta asegura la colaboración en procesos interdepartamentales. Sin embargo, los proyectos de ESM a menudo fracasan porque la solución resulta demasiado compleja para los usuarios no técnicos.

Es ahí donde el editor de flujos de trabajo de InvGate Service Management marca la diferencia: su tecnología sin código, su interfaz intuitiva y sus configuraciones avanzadas incentivan a los usuarios a utilizarlo independientemente de sus conocimientos técnicos.

No deben temer estropear nada, porque con solo pulsar CTRL-Z, todo vuelve a estar como antes, como si nada hubiera pasado.

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Resumen

Los flujos de trabajo son esenciales para que los equipos técnicos y comerciales diseñen, ejecuten y mejoren continuamente sus procesos. Para cumplir este propósito, el software debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a sus necesidades y también sencillo como para que cualquier persona de la empresa pueda utilizarlo sin perder demasiado tiempo en su configuración.

El editor de flujos de trabajo de InvGate Service Management consigue precisamente esas cuestiones. Como consecuencia, la generación de los procedimientos del service desk ahora resulta más fácil.

Si estás interesado en dicha capacidad, ingresa a la sección Flujos de Trabajo de tu instancia o solicita una prueba gratuita de 30 días para verlos en acción.