Los flujos de trabajo constituyen una poderosa herramienta para empresas de todos los tamaños, si son lo suficientemente intuitivos como para ser utilizados por personas con y sin conocimientos de tecnología. Con esto en mente, acabamos de rediseñar el Workflow Builder sin código de InvGate Service Desk para que la experiencia sea mucho más accesible. Si bien mantuvimos todas las funciones que nuestros usuarios ya disfrutaban, simplificamos la UX/UI, redujimos la curva de aprendizaje y agregamos algunos procesos pre-construidos para que no tengas que comenzar desde cero.
¿Tienes curiosidad de saber cómo operan estos workflows news? ¡Sigue leyendo para descubrirlos!
¿Qué es el Workflow Builder?
Un Workflow Builder es una herramienta que permite definir un conjunto de pasos para realizar un proceso determinado.
Por lo general, sigue la lógica “Si esto, entonces aquello”, donde se selecciona el punto de partida de un flujo y se decide la secuencia de acciones hasta finalizar el procedimiento. Una vez establecido, los pasos se activan a medida que se realizan las tareas.
Los flujos de trabajo son ideales para fomentar el cumplimiento de los Procedimientos Operativos Estándar del service desk o para guiar procesos interdepartamentales, como el onboarding o la incorporación de nuevos empleados.
El Workflow Builder visual de InvGate Service Desk ya permitía a los usuarios arrastrar y soltar componentes en un proceso para definir sus múltiples pasos. Pero con la última actualización los workflows news se pueden generar, modificar y optimizar en minutos sin necesidad de conocimientos técnicos, lo cual es perfecto para acelerar tu estrategia de Gestión de Servicios Empresariales (ESM).
Profundicemos en el tema.
¿Qué hay de nuevo en los flujos de trabajo de InvGate Service Desk?
Workflows news prioriza una experiencia de usuario optimizada que minimiza la complejidad tradicionalmente asociada con las herramientas de Gestión de Flujos de Trabajo.
Para incrementar las tasas de adopción, es fundamental que la plataforma resulte intuitiva. Por el contrario, cuando los usuarios no se sienten cómodos con ella, la organización pierde tiempo y dinero. El software no debe parecer complejo ni anticuado. Por eso, redoblamos nuestra propuesta de valor al simplificar la tecnología.
El rediseño del Workflow Builder reduce la curva de aprendizaje y los conocimientos técnicos requeridos, lo que facilita a los usuarios la comprensión y la creación eficaz y rápida de flujos de trabajo.
Este enfoque garantiza que incluso los usuarios con saberes técnicos limitados puedan sacar el máximo provecho de la herramienta, extendiendo su uso a varios equipos y, en consecuencia, mejorando la colaboración entre los departamentos (o, en otras palabras, la adopción de un abordaje ESM).
4 ventajas del nuevo módulo Workflows
El nuevo Workflow Builder ofrece cuatro ventajas claras:
- Reducción de la curva de aprendizaje: nuevas capacidades intuitivas de diseño y configuración que facilitan a los usuarios la creación y gestión de flujos de trabajo, reduciendo los conocimientos técnicos requeridos. Algunas funciones destacadas de la herramienta son:
- Condicionales simplificados para procesos con múltiples resultados.
- Aprobaciones sencillas con varias opciones para procedimientos complejos.
- Navegación mejorada a través del minimapa y la barra de búsqueda.
- Optimización de la UX/UI: un diseño más intuitivo para visualizar tus procesos e interdependencias al momento de su creación. Ciertas características de esta función:
- Nuevo menú de Pasos.
- Nuevo diseño para las tarjetas de Pasos.
- Nuevas alertas para errores (mostradas en cada tarjeta de Paso).
- Simplificación de las herramientas de configuración: nuevas funciones para reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar tus flujos de trabajo. Algunas capacidades:
- Posibilidad de duplicar cualquier paso.
- Funciones de deshacer/rehacer.
- Nuevo panel de variables más fáciles de entender por los usuarios sin conocimientos técnicos.
- Plantillas de flujo de trabajo incorporadas: InvGate Service Desk ahora viene con algunas configuraciones pre-construidas para facilitar aún más el proceso de aprendizaje. De esta manera, ya no tendrás que comenzar desde cero, sino que podrás elegir la plantilla que mejor se adapte a tu proceso y personalizarla según tus necesidades. Aquí las siguientes opciones dentro de la lista Flujo de Trabajo:
- Flujo de trabajo de onboarding.
- Flujo de trabajo de solicitud de cambio.
- Gestión del Conocimiento - Flujo de trabajo de creación de artículos.
Impacto del nuevo Workflow Builder en ESM
Los flujos de trabajo constituyen la base del éxito de una estrategia de Gestión de Servicios Empresariales, la cual involucra tanto un centro de servicios compartidos, como la facilitación de los procesos en toda la organización.
En concreto, permiten automatizar las tareas repetitivas de los procedimientos habituales, como el onboarding y el offboarding, el referido a la creación de artículos de conocimiento o el inicio de un proceso de cambio.
Asimismo, la unificación de todas las áreas de la empresa bajo una misma herramienta facilita la colaboración en procesos interdepartamentales.
Sin embargo, los proyectos ESM suelen fracasar porque la solución resulta demasiado compleja para los usuarios sin conocimientos técnicos. Aquí es donde el nuevo Workflow Builder marca la diferencia: su tecnología sin código, su interfaz intuitiva y sus configuraciones avanzadas incentivan su empleo, independientemente de los saberes del usuario. No existe el miedo a romper algo: si eso ocurre, un simple CTRL-Z devolverá todo a su lugar, como si nada hubiera pasado.
Resumen
Los flujos de trabajo resultan esenciales para que los equipos técnicos y empresariales diseñen, ejecuten y mejoren continuamente sus procesos. Para que cumplan este propósito, el software debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a tus necesidades, además de simple para que cualquier persona de la empresa pueda utilizarlo sin perder demasiado tiempo en su configuración.
Y el Workflows news sin código de InvGate Service Desk logra exactamente eso.
Con la actualización de la versión 7.76, obtendrás un módulo más intuitivo (especialmente para quienes tengan poca o ninguna experiencia en programación), opciones de configuración simplificadas y plantillas incorporadas.
El diseño de los procesos de tu service desk es ahora aún más fácil: experiméntalo desde la sección Flujos de Trabajo de tu instancia o solicita una prueba gratuita de 30 días para verlos en acción.
