La Gestión de Licencias de Software es una cuestión tanto de cumplimiento normativo como un imperativo estratégico para las organizaciones que buscan optimizar costos, mitigar riesgos y agilizar sus operaciones de Gestión de Activos de IT (ITAM).
Para hacerla eficazmente, las herramientas de control de inventario de licencias de software resultan esenciales. En este artículo te presentaremos las cinco mejores soluciones y abordaremos conceptos esenciales para entender cómo elegir la que mejor alternativa de acuerdo a tus objetivos personales y a las necesidades de la organización para la que trabajes.
Las 5 mejores herramientas de control de licencias de software
Elegir un software para controlar efectivamente licencias de software no es una tarea sencilla. Existen varios factores a considerar y la decisión puede impactar de manera determinante en tu equipo y, en última instancia, en la organización para la que trabajes.
Con el objetivo de que la tarea sea más sencilla, seleccionamos 5 software de control de inventario para que te guíe en el inicio de tu búsqueda:
- InvGate Asset Management.
- Device42.
- ManageEngine Desktop Central.
- Freshservice.
- SolarWinds SAM (Gestión de Activos de software).
#1: InvGate Asset Management
InvGate Asset Management es una herramienta pensada para la Gestión de Activos de IT, con sólidas capacidades de control y seguimiento de licencias de software.
Entre sus posibilidades, la herramienta te permite crear un inventario unificado. Y, en la primera instancia de este proceso, se pueden añadir diferentes tipos de activos, incluidas las licencias de software. Esto permite completar y comenzar a seguir eficazmente tu ecosistema IT.
Con este objetivo, InvGate Asset Management proporciona las siguientes capacidades estratégicas que la convierten en la mejor opción para las organizaciones que buscan mantener el cumplimiento de las normativas y reducir los costos:
- Visibilidad del uso del software en tiempo real.
- Chequeo automatizado del cumplimiento de normativas.
- Funciones de Gestión de Contratos de los activos informáticos y de software.
- Automatización personalizada.
- Funciones simplificadas de monitoreo y elaboración de reportes.
#2: Device42
Con el seguimiento de las licencias de software como una de las características principales, Device42 constituye una solución versátil de Gestión de Activos de IT.
Esta herramienta ofrece un repositorio centralizado de las licencias, lo que le permite monitorear el uso, realizar un rastreo del cumplimiento y generar reportes detallados.
A su vez, las capacidades de integración de Device42 la convierten en una solución valiosa para organizaciones con entornos de IT complejos.
#3: ManageEngine Desktop Central
Por su parte, ManageEngine ofrece Desktop Central, una completa herramienta de Gestión de Endpoint con funciones de seguimiento de las licencias de software.
Entre sus principales características, se encuentra la detección automatizada de las licencias, el monitoreo del uso y la Gestión del Cumplimiento.
#4: Freshservice
Impulsado por de Freshworks, Freshservice es una plataforma de ITSM que incluye capacidades de Gestión de Activos de Software y de seguimiento de las licencias.
La solución permite mantener un control de inventario de licencias de software, realizar un seguimiento de su uso y garantizar el cumplimiento. Su interfaz amigable lo hace adecuado para organizaciones de todos los tamaños.
#5: SolarWinds SAM (Gestión de Activos de software)
Otra potente herramienta para el seguimiento de las licencias de software es SolarWinds, que ofrece detección automatizada, Gestión de Inventario y monitoreo del cumplimiento.
SolarWinds SAM proporciona información sobre los patrones de uso de software y ayuda a las organizaciones a tomar decisiones pensadas sobre la optimización de las licencias.
¿Cómo hacer un seguimiento de las licencias de software?
El control de inventario de licencias de software constituye una parte fundamental de cualquier estrategia de Gestión de Licencias de Software o Software License Management (SLM).
Como procedimiento general, las organizaciones deben añadir a su inventario de IT los datos de dichas licencias, incluyendo los acuerdos contractuales, los dispositivos instalados y los propietarios (entre otros posibles datos).
Con esta información (preferiblemente integrada en una plataforma de Gestión de Activos de IT), pueden monitorear las licencias, auditar su uso y conocer su estado.
Tipos de licencia de software
Entender los tipos de licencia de software es clave para gestionar correctamente su uso y cumplimiento en una organización. Las licencias determinan cómo y bajo qué condiciones se puede utilizar un software, lo que impacta directamente en los costos, la seguridad y las auditorías de cumplimiento.
Te presentamos los principales tipos:
- Licencia perpetua: Otorga el derecho a usar el software de manera indefinida tras una compra única.Licencia por suscripción: Se basa en un modelo recurrente (mensual o anual) que permite usar el software mientras se mantenga activa la suscripción.
- Licencia por usuario: Limita el uso del software a un número específico de usuarios designados.
- Licencia por dispositivo: Restringe el uso del software a un número determinado de dispositivos.
- Licencia concurrente: Permite que un número limitado de usuarios acceda al software simultáneamente, independientemente de cuántos estén registrados.
- Licencia de código abierto: Permite a los usuarios acceder, modificar y distribuir el código fuente del software bajo ciertas condiciones.
- Licencia de uso gratuito (freemium): Ofrece acceso básico gratuito, pero con características avanzadas disponibles mediante pago.
- Licencia de prueba (trial): Permite usar el software de forma gratuita por un tiempo limitado antes de requerir una compra.
¿Cuándo se necesita un software de gestión de licencias de software?
Un pilar fundamental de la Gestión de Activos de Software es contar con una herramienta de control de inventario de licencias de software que rastree e informe sobre estas cuestiones.
Una solución de estas características es importante fundamentalmente en los siguientes casos:
- Entornos de software complejos: a medida que las empresas crecen, su ecosistema de software se vuelve cada vez más intrincado. Al tratar con numerosas aplicaciones, versiones y licencias, una herramienta de seguimiento resulta esencial para mantener una visión general organizada.
- Auditorías de software: muchos proveedores las llevan a cabo para confirmar el cumplimiento. Algunas empresas realizan auditorías internas con el mismo fin. Una herramienta te ayudará en este proceso proporcionándote reportes precisos para presentar en esa instancia y asegurarte de que acatas los acuerdos de conformidad.
- Implementación de la Gestión de Cambios: al introducir un nuevo software o retirar aplicaciones existentes, las soluciones de control ofrecen visibilidad sobre el impacto en las licencias existentes. Esto permite tomar decisiones informadas sobre si sacar o reasignar las mismas.
- Planificación del presupuesto de IT: al contar con los costos de las licencias de software y las tendencias de uso, es posible elaborar un presupuesto realista. Una herramienta de ITAM genera reportes y perspectivas sobre estos ítems.
7 beneficios del seguimiento de las licencias
Algunos de los beneficios del seguimiento de las licencias son los siguientes:
- Aprovechamiento de la Gestión del Ciclo de Vida del Software: desde la adquisición hasta la eliminación, las licencias pasan por diferentes etapas. Su rastreo garantiza que se compren, utilicen y retiren de forma eficiente.
- Optimización del uso de los activos: el control de inventario de licencias de software proporciona información sobre cuál se utiliza y dónde reasignar aquellas que no están operativas, lo que evita las compras excesivas y asegura un uso óptimo de los recursos.
- Mitigación de riesgos: las licencias no gestionadas pueden exponer a las organizaciones a amenazas en la seguridad debido a versiones de software vulnerables u obsoletas. El seguimiento ayuda a paliarlas con las actualizaciones oportunas.
- Ahorro de tiempo: la gestión manual lleva mucho tiempo. En cambio, la implementación de un sistema de rastreo automatiza procesos, liberando recursos de IT para que se ocupen de tareas más estratégicas.
- Mejora del cumplimiento: también garantiza que la organización acata los acuerdos con los proveedores de software y los términos de las licencias. Esto contribuye a evitar disputas legales y posibles sanciones económicas.
- Ahorro de costos: la identificación de las licencias no utilizadas o infrautilizadas posibles de redistribuir evita el gasto excesivo.
- Optimización de la rendición de cuentas: el control de inventario de licencias de software asigna la propiedad de las mismas a usuarios o departamentos específicos, dejando claro la responsabilidad en cuanto a los costos, la rendición de cuentas y el uso del software.
7 características esenciales de las soluciones de control de inventario de licencias de software
A la hora de seleccionar una herramienta, siempre debes buscar una con características que se adapten a las necesidades de tu organización (diseñar una RFP de ITAM es muy útil para este proceso).
Sin embargo, las cualidades esenciales de cualquier solución de control de inventario de licencias de software son las siguientes:
- Inventario de licencias: es la base de cualquier SLM (o ITAM, nos atreveríamos a decir). Debe incluir detalles como el tipo de licencia, la versión y la capacidad de relacionarla con otros activos.
- Gestión de Contratos: un seguimiento eficaz de las licencias implica la administración de varios acuerdos con los proveedores. La solución debe facilitar este proceso, almacenando los términos del contrato, las fechas de renovación y los requisitos de cumplimiento.
- Gestión de Usuarios: te ayudará a comprender quién posee qué. Por caso, los elementos de configuración en tu entorno de IT.
- Medición del software: la capacidad de realizar un seguimiento de su uso a nivel granular proporciona información para identificar las licencias infrautilizadas.
- Chequeo automatizado de cumplimiento: la solución de control de inventario de licencias de software debe comparar el uso de este último con los acuerdos para alertar a los administradores cuando se detecte cualquier incumplimiento.
- Alertas y notificaciones automatizadas: se usan para las renovaciones de las licencias, los plazos de cumplimiento y los posibles excesos. Estos avisos ayudan a los gestores de activos a adoptar una postura proactiva a la hora de afrontar cualquier problema relacionado con las licencias.
- Reportes y análisis personalizados: los datos resultan cruciales para tomar decisiones informadas. La herramienta debe ofrecer detalles sobre el uso de las licencias, el estado de cumplimiento y las tendencias de costos.
Resumen
El seguimiento eficaz de las licencias de software no sólo es una práctica recomendada, sino un imperativo para garantizar una óptima Gestión de los Activos de IT. Por lo tanto, resulta esencial elegir una herramienta sólida que se alinee con los objetivos y requisitos específicos de tu organización.
La implementación de una solución de control de inventario de licencias de software mejorará el cumplimiento y contribuirá a lograr mayor agilidad y supervisión, optimizando los gastos en este rubro.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor manera de hacer un control de inventario de las licencias de software?
La mejor manera de hacer un control de inventario de las licencias de software es utilizando herramientas específicas para tal fin, que automatizan el proceso, brindan información en tiempo real y ayudan a mantener el cumplimiento.
¿Cómo realizan las empresas el seguimiento de las licencias de software?
Las empresas suelen utilizar procesos de Gestión de Licencias de Software, incluidas herramientas específicas como el software de Gestión de Activos de IT, que automatiza el rastreo de las licencias, audita el cumplimiento y optimiza los costos.
