La Gestión de Licencias de Software es una cuestión tanto de cumplimiento normativo como un imperativo estratégico para las organizaciones que buscan optimizar costos, mitigar riesgos y agilizar sus operaciones de Gestión de Activos de IT (ITAM).
Para hacerla eficazmente, es necesario conocer con detalle qué es la Gestión de Licencias de Software y qué herramientas de control de inventario de licencias de software existen y resultan esenciales. En este artículo revisaremos las principales definiciones que rodean este tema y te presentaremos cinco soluciones diferentes. De esta manera, podrás elegir la mejor de acuerdo a tus objetivos personales y a las necesidades de la organización en la que trabajes.
Empezamos por lo que probablemente viniste a buscar: el listado de las mejores herramientas para gestionar licencias de software. Luego volveremos a las principales definiciones para sumar criterio y despejar dudas.
Listado de las 5 mejores herramientas de control de licencias de software
Elegir un software para controlar efectivamente licencias de software no es una tarea sencilla. Existen varios factores a considerar y la decisión puede impactar de manera determinante en tu equipo y, en última instancia, en la organización en la que trabajes.
Con el objetivo de que la tarea sea más sencilla, seleccionamos 5 software de control de inventario para que te guíe en el inicio de tu búsqueda:
- InvGate Asset Management.
- Device42.
- ManageEngine Desktop Central.
- Freshservice.
- SolarWinds SAM (Gestión de Activos de software).
¿Qué es la Gestión de Licencias de Software?
La Gestión de Licencias de Software o Software License Management (SLM) es el proceso de seguimiento, control y gestión del uso y la distribución de licencias de software dentro de una organización. Implica su manejo sistemático, garantizando el cumplimiento de los acuerdos de licencia, optimizando su uso y minimizando los riesgos legales y financieros asociados a posibles infracciones.
La Gestión de Licencias de Software está estrechamente relacionada con otros dos prácticas: la Gestión de Activos de Software o Software Asset Management (SAM) y la Gestión de Activos de IT. Esta última se encarga de manejar todos los activos informáticos de una organización a lo largo de su ciclo de vida, abarcando el hardware, el software y otros recursos tecnológicos. Por lo tanto, SAM está incluida en ITAM, contemplando específicamente la Gestión de Activos de Software.
Qué implica la Gestión de Licencias de Software?
En concreto, la Gestión de Licencias de Software garantiza tres cuestiones fundamentales para toda organización:
- Cumplimiento de las normativas: asegura que el uso de software dentro de la organización adhiera a los términos y condiciones descriptos en los acuerdos de licencia. Esto implica monitorear su utilización, realizar un seguimiento de los derechos y evitar el software no autorizado o sin licencia.
- Mejora de los costos: maximiza el valor de las inversiones en software optimizando el uso de las licencias y minimizando los gastos innecesarios. Es decir, ayuda a identificar aquellas no utilizadas o infrautilizadas y las asigna a otros usuarios o departamentos, además de negociar acuerdos favorables con los proveedores.
- Mitigación de riesgos: tanto legales como financieros asociados con el incumplimiento y el uso no autorizado de software. Mediante el mantenimiento de registros precisos y la realización de auditorías de software periódicas, las organizaciones pueden descubrir y rectificar cualquier posible problema de cumplimiento antes de que se convierta en una disputa legal o una sanción económica.
Las 5 mejores herramientas de control de licencias de software
#1: InvGate Asset Management
InvGate Asset Management es una herramienta pensada para la Gestión de Activos de IT, con sólidas capacidades de control y seguimiento de licencias de software.
Entre sus posibilidades, la herramienta te permite crear un inventario unificado. Y, en la primera instancia de este proceso, se pueden añadir diferentes tipos de activos, incluidas las licencias de software. Esto permite completar y comenzar a seguir eficazmente tu ecosistema IT.
Con este objetivo, InvGate Asset Management proporciona capacidades estratégicas que la convierten en la mejor opción para las organizaciones que buscan mantener el cumplimiento de las normativas y reducir los costos:
- Visibilidad del uso del software en tiempo real.
- Chequeo automatizado del cumplimiento de normativas.
- Funciones de Gestión de Contratos de los activos informáticos y de software.
- Automatización personalizada.
- Funciones simplificadas de monitoreo y elaboración de reportes.
En la siguiente sección explicamos específicamente cómo iniciar tu proceso de Gestión de Licencias de Software con InvGate Asset Managament. Recordá que podés pedir nuestra versión de prueba de 30 días y comenzar a explorar la herramienta por tus propios medios.
Cómo realizar una Gestión de Licencias de Software con InvGate Asset Management
El proceso de flujo de trabajo para gestionar las licencias de software utilizando InvGate Asset Management consiste en las siguientes fases:
- Crea tu inventario: incluye las licencias de software, los contratos y los activos relacionados. Para ello, es posible instalar un agente en tus computadoras para rastrear el software o importarlo manualmente a InvGate Asset Management.
- Mejora tus compras de licencias: asocia los contratos con los títulos individuales de software, los usuarios, las computadoras y las ubicaciones en InvGate Asset Management. Esto te permitirá una gestión eficiente del ciclo de adquisición y soporte de cada aplicación, ya que tendrás una mejor visión del uso y ciclo de vida del software.
- Mapea tu CMDB: al esquematizar los contratos y el software dentro de la Base de Datos de Gestión de la Configuración de InvGate Asset Management, obtienes una mejor visibilidad de las relaciones de los entornos informáticos complejos, lo cual es clave para el software que está vinculado a muchos activos en tu infraestructura.
- Rastrea el uso del software: al instalar agentes en cada equipo, obtendrás una medición del software en tiempo real, así como información precisa y actualizada sobre su utilización. Con estos datos podrás monitorear el uso de licencias, identificar áreas potenciales de ahorro de costos y detectar cualquier laguna o discrepancia en la utilización.
- Automatiza procesos, Smart Tags y notificaciones: InvGate Asset Management ofrece estas posibilidades que te ayudarán a estar al tanto de tus licencias. Establece notificaciones para alertar a tu equipo cuando las licencias se acerquen a sus límites, asegurando acciones oportunas para prevenir violaciones por incumplimiento o falta de las mismas. Configura las Smart Tags para categorizar automáticamente las licencias según atributos personalizables, facilitando el seguimiento y la generación de reportes.
#2: Device42
Con el seguimiento de las licencias de software como una de las características principales, Device42 constituye una solución versátil de Gestión de Activos de IT.
Esta herramienta ofrece un repositorio centralizado de las licencias, lo que le permite monitorear el uso, realizar un rastreo del cumplimiento y generar reportes detallados.
A su vez, las capacidades de integración de Device42 la convierten en una solución valiosa para organizaciones con entornos de IT complejos.
#3: ManageEngine Desktop Central
Por su parte, ManageEngine ofrece Desktop Central, una completa herramienta de Gestión de Endpoint con funciones de seguimiento de las licencias de software.
Entre sus principales características, se encuentra la detección automatizada de las licencias, el monitoreo del uso y la Gestión del Cumplimiento.
#4: Freshservice
Impulsado por de Freshworks, Freshservice es una plataforma de ITSM que incluye capacidades de Gestión de Activos de Software y de seguimiento de las licencias.
La solución permite mantener un control de inventario de licencias de software, realizar un seguimiento de su uso y garantizar el cumplimiento. Su interfaz amigable lo hace adecuado para organizaciones de todos los tamaños.
#5: SolarWinds SAM (Gestión de Activos de software)
Otra potente herramienta para el seguimiento de las licencias de software es SolarWinds, que ofrece detección automatizada, Gestión de Inventario y monitoreo del cumplimiento.
SolarWinds SAM proporciona información sobre los patrones de uso de software y ayuda a las organizaciones a tomar decisiones pensadas sobre la optimización de las licencias.
Clasificación general de las licencias de software
Existen múltiples maneras de clasificar las licencias de software, dependiendo de su modelo de uso y condiciones legales. A continuación, te presentamos las más comunes:
1. Licencia perpetua
Permite el uso indefinido del software tras realizar un único pago inicial. Es ideal para empresas que desean evitar costos recurrentes y necesitan estabilidad a largo plazo.
2. Licencia por suscripción
Funciona bajo un modelo recurrente (mensual o anual), donde el acceso al software se mantiene mientras la suscripción esté activa. Este modelo es común en soluciones basadas en la nube y ofrece flexibilidad.
3. Licencia de código abierto
Otorga acceso al código fuente del software, permitiendo a los usuarios modificarlo y redistribuirlo bajo ciertas condiciones. Es una opción popular en proyectos colaborativos y desarrollos personalizados.
4. Licencia de uso gratuito (freemium)
Proporciona acceso básico al software sin costo, pero con funcionalidades avanzadas disponibles mediante pago. Es común en herramientas SaaS.
5. Licencia de prueba (trial)
Permite a los usuarios utilizar el software de forma gratuita durante un tiempo limitado, generalmente para evaluar sus características antes de decidir una compra. De hecho, nuestras soluciones en InvGate tienen versiones de prueba que podés explorar sin costos.
Enfoque en licencias empresariales
Para empresas y organizaciones con necesidades específicas, algunos modelos de licencias son más adecuados. Aquí te explicamos las más utilizadas en entornos corporativos:
1. Licencia por usuario identificado
También conocida como licencia basada en el usuario, está vinculada a una persona o cuenta específica. Sólo el usuario identificado tiene derecho a acceder al software, lo que facilita el seguimiento individual del uso. Es ideal para empresas que requieren control sobre quién accede y cómo se utiliza el software.
2. Licencia concurrente
Permite que un número limitado de usuarios acceda y utilice el software simultáneamente, sin importar cuántos usuarios estén registrados. Es una opción rentable para empresas donde no todos los empleados necesitan acceder al software al mismo tiempo.
3. Licencia de Acceso de Cliente (Client Access License o CAL)
Otorga a dispositivos o usuarios el derecho de acceder a un software instalado en un servidor. Estas licencias son comunes en entornos como Microsoft Windows Server y pueden configurarse como por usuario o por dispositivo, dependiendo de los requerimientos del negocio.
8 características de los software de gestión de licencias
A la hora de seleccionar una herramienta, siempre debes buscar una con características que se adapten a las necesidades de tu organización (diseñar una RFP de ITAM es muy útil para este proceso).
Sin embargo, las cualidades esenciales de cualquier solución de control de inventario de licencias de software son las siguientes:
- Inventario de licencias: es la base de cualquier SLM (o ITAM, nos atreveríamos a decir). Debe incluir detalles como el tipo de licencia, la versión y la capacidad de relacionarla con otros activos.
- Gestión de contratos: un seguimiento eficaz de las licencias implica la administración de varios acuerdos con los proveedores. La solución debe facilitar este proceso, almacenando los términos del contrato, las fechas de renovación y los requisitos de cumplimiento.
- Gestión de usuarios: te ayudará a comprender quién posee qué. Por caso, los elementos de configuración en tu entorno de IT.
- Medición del software: la capacidad de realizar un seguimiento de su uso a nivel granular proporciona información para identificar las licencias infrautilizadas.
- Chequeo automatizado de cumplimiento: la solución de control de inventario de licencias de software debe comparar el uso de este último con los acuerdos para alertar a los administradores cuando se detecte cualquier incumplimiento.
- Alertas y notificaciones automatizadas: se usan para las renovaciones de las licencias, los plazos de cumplimiento y los posibles excesos. Estos avisos ayudan a los gestores de activos a adoptar una postura proactiva a la hora de afrontar cualquier problema relacionado con las licencias.
- Reportes y análisis personalizados: los datos resultan cruciales para tomar decisiones informadas. La herramienta debe ofrecer detalles sobre el uso de las licencias, el estado de cumplimiento y las tendencias de costos.
- Implementación de las Smart Tags: la categorización dinámica permite asignar y gestionar licencias en función de atributos o etiquetas personalizables, mejorando su visibilidad, permitiendo búsquedas rápidas y simplificando su gestión en función de criterios específicos, como tipos de software, derechos de uso o modelos de licencia.
¿Cómo es un proceso general seguimiento de las licencias de software?
El control de inventario de licencias de software constituye una parte fundamental de cualquier estrategia de Gestión de Licencias de Software o Software License Management (SLM).
Como procedimiento general, las organizaciones deben añadir a su inventario de IT los datos de dichas licencias, incluyendo los acuerdos contractuales, los dispositivos instalados y los propietarios (entre otros posibles datos).
Con esta información (preferiblemente integrada en una plataforma de Gestión de Activos de IT), pueden monitorear las licencias, auditar su uso y conocer su estado.
¿Cuándo se necesita un software de Gestión de Licencias de Software?
Un pilar fundamental de la Gestión de Activos de Software es contar con una herramienta de control de inventario de licencias de software que rastree e informe sobre estas cuestiones.
Una solución de estas características es importante fundamentalmente en los siguientes casos:
- Entornos de software complejos: a medida que las empresas crecen, su ecosistema de software se vuelve cada vez más intrincado. Al tratar con numerosas aplicaciones, versiones y licencias, una herramienta de seguimiento resulta esencial para mantener una visión general organizada.
- Auditorías de software: muchos proveedores las llevan a cabo para confirmar el cumplimiento. Algunas empresas realizan auditorías internas con el mismo fin. Una herramienta te ayudará en este proceso proporcionándote reportes precisos para presentar en esa instancia y asegurarte de que acatas los acuerdos de conformidad.
- Implementación de la Gestión de Cambios: al introducir un nuevo software o retirar aplicaciones existentes, las soluciones de control ofrecen visibilidad sobre el impacto en las licencias existentes. Esto permite tomar decisiones informadas sobre si sacar o reasignar las mismas.
- Planificación del presupuesto de IT: al contar con los costos de las licencias de software y las tendencias de uso, es posible elaborar un presupuesto realista. Una herramienta de ITAM genera reportes y perspectivas sobre estos ítems.
Resumen
La Gestión de Licencias de Software no solo es un requisito esencial para cumplir con normativas, sino también una herramienta estratégica para optimizar recursos, reducir costos y mitigar riesgos legales y financieros. Al entender los diferentes tipos de licencias y contar con herramientas específicas para su control, las organizaciones pueden lograr una administración más eficiente de su ecosistema IT, potenciando tanto su productividad como su seguridad.
Invertir en soluciones como InvGate Asset Management y otras herramientas destacadas no sólo facilita el seguimiento y control de licencias, sino que también promueve una toma de decisiones informada basada en datos. El éxito en la gestión de licencias radica en elegir la opción más adecuada a las necesidades particulares de cada organización, asegurando un equilibrio entre cumplimiento, ahorro y eficiencia operativa.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor manera de hacer un control de inventario de las licencias de software?
La mejor manera de hacer un control de inventario de las licencias de software es utilizando herramientas específicas para tal fin, que automatizan el proceso, brindan información en tiempo real y ayudan a mantener el cumplimiento.
¿Cómo realizan las empresas el seguimiento de las licencias de software?
Las empresas suelen utilizar procesos de Gestión de Licencias de Software, incluidas herramientas específicas como el software de Gestión de Activos de IT, que automatiza el rastreo de las licencias, audita el cumplimiento y optimiza los costos.
