Gestion de Servicios Empresariales
Gestión de Servicios de RRHH: ¿Cómo utilizar el service desk para el área de Recursos Humanos?
Si no sabes qué es la Gestión de Servicios de RRHH (Recursos Humanos) o tus equipos siguen dependiendo de procesos manuales, como la búsqueda de firmas en el departamento de Legales o la solicitud de hardware en IT, llegaste al lugar correcto para iniciar el cambio.
Claramente, estos procedimientos resultan ineficientes. Pero, afortunadamente, existe un enfoque más ágil que conduce a mejorar las capacidades del sector y la satisfacción de los empleados. Se trata de la Gestión de Servicios de RRHH o Human Resources Service Management (HRSM).
Aquí profundizamos en dicho concepto y su importancia, qué implica exactamente este abordaje, cómo funciona y cómo aplicarlo. También exploramos las herramientas que facilitan las tareas y la forma de poner en marcha el proceso.
Spoiler alert: InvGate Service Management se destaca como tu gran aliado en este viaje transformador. También te contamos por qué.
Cómo configurar una mesa de ayuda para Recursos Humanos en 10 minutos
¿Qué es la Gestión de Servicios de RRHH?
La Gestión de Servicios de RRHH es un enfoque estratégico que permite a los equipos agilizar los procesos y ofrecer prestaciones de forma organizada y eficiente, con el objetivo de optimizar las operaciones, la experiencia de los empleados y la productividad general.
Este enfoque requiere una planificación cuidadosa, el establecimiento de objetivos que se ajusten tanto a las metas particulares de los departamentos como a las más amplias de la empresa, una ejecución coherente y una mejora continua de los procedimientos.
Cuando mencionamos “procesos” y “prestaciones”, nos referimos a la diversa gama de tareas asociadas a Recursos Humanos que pueden beneficiarse de la optimización y la automatización. Entre ellas se incluyen el reclutamiento y la selección de personal; el onboarding; la capacitación y el desarrollo; la Gestión de los Datos; el acceso a herramientas y sistemas internos; y el aprovisionamiento de hardware, etc.
¿Cómo funciona la HRSM?
De forma similar a otras áreas dentro de las empresas, el área de Recursos Humanos comenzó a adoptar metodologías, herramientas y conceptos orientados a agilizar sus operaciones y procesos.
La Gestión de Servicios de RRHH funciona de forma similar a ciertos principios que se definieron originalmente para la Gestión de Servicios de IT (ITSM), y luego se adaptaron a este sector.
Dicha práctica se denomina Gestión de Servicios Empresariales (ESM - Enterprise Service Management), la cual facilita la adopción de las mejores prácticas diseñadas inicialmente para los departamentos de IT por parte de otros equipos, incluyendo Legales, Instalaciones, Finanzas y, por supuesto, Recursos Humanos. La adaptación particular para esta última se conoce como Gestión de Servicios Empresariales de Recursos Humanos (HR ESM - HR Enterprise Service Management).
Esto puede contemplar desde el manejo de un help desk hasta la creación y despliegue de una base de conocimiento y la implementación de la automatización en el flujo de trabajo empresarial.
Así que la información que presentamos aquí es de interés tanto para un gerente de RRHH que busca mejorar la prestación de servicios como para un director de IT o del help desk que desea extender sus herramientas de ITSM a toda la organización.
Lectura recomendada
Los 5 mejores software de gestión empresarial 2025
Beneficios de implementar un sistema para gestionar los servicios en RRHH
La puesta en marcha de un sistema de Gestión de Servicios de RRHH conlleva múltiples ventajas orientadas a mejorar la eficacia de la organización y la satisfacción de los empleados.
Estos son los cinco principales beneficios:
- Mayor satisfacción y productividad de los trabajadores: la HRSM ayuda a elevar la experiencia al proporcionar un portal de autoservicio y asistencia para las tareas cotidianas, como la actualización de información personal, la solicitud de días libres y el acceso a las políticas de la empresa.
- Más eficiencia del tiempo: la optimización, automatización y mejora general de los procesos suelen reducir los períodos en que los equipos de Recursos Humanos dedican a trabajos de rutina. En consecuencia, pueden centrarse más en iniciativas estratégicas, como el desarrollo del talento y el aumento del compromiso de los empleados.
- Ahorro de los costos: mediante la automatización de las tareas y la mejora de la eficiencia operativa, las organizaciones registran un ahorro y tienen la posibilidad de asignar recursos de forma más estratégica.
- Garantía de cumplimiento y una adecuada Gestión de los Riesgos: el seguimiento automatizado de los datos y la documentación de los empleados ayuda a mitigar los riesgos asociados al incumplimiento normativo, a la vez de optimizar los protocolos de seguridad de la información.
- Toma de decisiones estratégica basada en datos: gracias a los tableros y los reportes, los líderes de RRHH acceden a detalles relevantes para poder decidir cuestiones relevantes, como la mejora de los niveles de dotación de personal, la identificación de las necesidades de capacitación o el fomento de un entorno de trabajo más productivo.
Software de ITSM
4.5
Gartner
¿Cómo empezar con la gestión y entrega de prestaciones de Recursos Humanos?
Si decidiste implementar la gestión y entrega de servicios de RRHH, pero no sabes por dónde empezar, esta guía te guiará para dar tus primeros pasos:
- Evaluación y planificación: no podrás mejorar los procesos de Recursos Humanos si no se conoces cuáles existen y cómo se están aplicando. Por lo tanto, examina los procedimientos actuales (un buen consejo es comenzar a definir un catálogo de servicios con todos los que ofrece tu equipo) e identifica los puntos débiles, las ineficiencias y las áreas de optimización.
- Metas y objetivos: desde elevar la eficiencia y la experiencia de los empleados o garantizar el cumplimiento, es importante esbozar los propósitos. El establecimiento de éstos debe hacerse de forma correcta para conseguir resultados a un ritmo rápido y para asignar correctamente los recursos.
- Estrategia de implementación: desarrolla un plan detallado que incluya plazos, asignación de recursos, y establecimiento de funciones y responsabilidades. Esto servirá de hoja de ruta para todo el equipo.
Recordatorio rápido: parte de la puesta en marcha consistirá en elegir la solución de ITSM adecuada para el trabajo, que tendrá que ser lo suficientemente flexible y escalable como para adaptarse a las necesidades del software de ESM.
Sólo te anticipamos lo siguiente: InvGate Service Management posee todos los requerimientos para una eficaz Gestión de Servicios de RRHH.
Lectura recomendada
6 pasos para crear una mesa de ayuda para Recursos Humanos
¿Qué buscar en un software de Gestión de Servicios de RRHH?
La herramienta que elijas para la Gestión de Servicios de RRHH debe ayudarte a alcanzar tus objetivos a largo plazo, a la vez de ajustarse a las necesidades y al presupuesto de tu organización.
Como esta decisión es difícil, reunimos una lista de requerimientos imprescindibles que tiene que cumplir tu software de HRSM:
- Interfaz intuitiva y UX accesible: al ser configurado y gestionado por el equipo de RRHH y también operado por los empleados, es vital que sea lo suficientemente amigable para todos, incluso aquellos sin conocimientos en tecnología.
- Personalización y escalabilidad: la herramienta se adaptará a las tareas y operaciones específicas de Recursos Humanos. Además, si la utilizas para otros equipos, en pos de maximizar su ROI, deberá ser capaz de expandirse a diferentes departamentos mediante la función de múltiples help desks.
- Sistema de tickets robusto: para la creación, asignación y seguimiento de las solicitudes a lo largo de todo su ciclo de vida, lo cual garantizará una resolución de incidentes más rápida y eficiente.
- Automatización del flujo de trabajo: permitirá ganar tiempo y esfuerzo. Por ejemplo, en InvGate Service Management es posible personalizar fácilmente los flujos según las necesidades de cada organización gracias a la función de edición sin código. Además, incluye plantillas prediseñadas (como una para la incorporación de nuevos empleados) de modo que no tengas que empezar siempre desde cero.
- Capacidades de integración: es absolutamente indispensable para que la plataforma se anexe a los sistemas y soluciones actuales; y así simplificar los procesos.
- Reportes e información: el análisis y la mejora en profundidad de los procedimientos constituye otra necesidad a la hora de implementar la HRSM. Esto ayudará a los equipos a identificar cuellos de botella y optimizar el rendimiento general del servicio.
- Valor a un costo razonable: es importante que el sistema elegido se ajuste a tu presupuesto, sin comprometer funciones y características clave.
¿Adónde quieres llegar? Está claro que requieres un sistema de Gestión de Servicios. Pero no cualquiera: tiene que cumplir todas estas cuestiones que son específicas del departamento de Recursos Humanos y, por qué no, también satisfacer las demandas de otras áreas de la empresa.
Ahora, exploremos algunos consejos de implementación de InvGate Service Management.
4 mejores prácticas de la HR ESM
Como adelantamos, la HR ESM es la aplicación de los principios de la ESM en el sector de Recursos Humanos de una organización. La pregunta es: ¿Qué podemos aprender de IT para implementarlo en RRHH? Todas estas iniciativas:
Selección de un equipo y concepción de un plan de implementación
El equipo creado debe contar con diversas habilidades que se complementen entre sí, con funciones y responsabilidades claramente definidas.
Complementariamente es necesaria la formación continua en principios de Gestión de Servicios, plataformas de software y tecnologías emergentes para mejorar las capacidades de los profesionales.
Luego, habrá que delinear un plan para poner en marcha la Gestión de Servicios de RRHH.
Desarrollo de un catálogo de servicios y un portal de autoservicio
Un sólido catálogo de servicios de RRHH resulta fundamental para la ESM del sector, lo cual implica identificar todas las prestaciones, desde la contratación y el onboarding hasta el offboarding, la Gestión del Rendimiento y el desarrollo de los empleados.
La implementación de un portal fácil de usar es igualmente importante, ya que permite a los trabajadores acceder de forma independiente a las prestaciones de Recursos Humanos, enviar solicitudes (para pedir permisos o actualizaciones de los datos personales), y realizar un seguimiento de su estado.
Debido a su interfaz intuitiva, InvGate Service Management brinda la posibilidad de crear y personalizar un catálogo de servicios sin fisuras.
Estandarización y automatización estratégica de los procesos
La automatización y estandarización de los procedimientos de RRHH mejora significativamente la eficiencia, reduce los errores y promueve la coherencia en toda la organización.
Esto significa identificar las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como el procesamiento de los sueldos, la administración de los beneficios y las revisiones de desempeño, que pueden beneficiarse de la automatización.
Además, la estandarización de los flujos de trabajo garantiza una prestación de servicios uniforme para todos los empleados, lo cual conlleva una mejora de la equidad y asegura el cumplimiento de las políticas organizacionales y los requisitos normativos.
Recopilación de los comentarios de los empleados para una mejora continua
El proceso de implementación de la HR ESM no concluye una vez creados el catálogo y el portal de autoservicio: es crucial establecer mecanismos de feedback para reunir las opiniones de los empleados sobre sus experiencias con las prestaciones de RRHH.
Dicha información ayuda a identificar áreas de mejora, abordar los puntos débiles y elevar la oferta de servicios. Mediante el análisis de estos datos, los equipos de Recursos Humanos podrán tomar decisiones estratégicas, implementar optimizaciones específicas y alinear sus planes con la evolución de las necesidades organizacionales y las expectativas de los empleados.
Conclusión
La Gestión de Servicios de RRHH es un enfoque estratégico para que el área optimice sus operaciones y mejore la oferta de prestaciones a los empleados. Además de elevar la eficiencia y la coherencia, refuerza la satisfacción y la productividad de los trabajadores.
Para llevarlo adelante, es clave seleccionar una solución adecuada: InvGate Service Management constituye una alternativa ideal por su flexibilidad y UX intuitiva, que facilita su uso en otras áreas de la empresa.
Para experimentar la herramienta, accede hoy mismo a una prueba gratuita de 30 días. Y si tienes dudas, agenda una llamada con nuestro equipo que te ayudará con aquello que necesitas.
